FÖREDRAGNINGSLISTA. Socialnämnden. Tid: onsdag 21 november, kl. 09:00. Plats: Socialförvaltningen, Vikhyttegatan 14, vån 4, (ingång vårdcentralen)

FÖREDRAGNINGSLISTA Socialnämnden Tid: onsdag 21 november, kl. 09:00 Plats: Socialförvaltningen, Vikhyttegatan 14, vån 4, (ingång vårdcentralen) Anders Nilsson Ordförande ÄRENDEN FÖREDRAGANDE 1. Närvaro 2. Val av justerare-förslag Christer Olsson 3. Individärende 1 Åsa Andersson, 5 min 4. Individärende 2 Åsa Andersson, 5 min 5. Verksamhetsuppföljning januari-oktober Kristina Steijner & Malin Karlsson, 10 min 6. Utredningsuppdrag att utreda om fattade beslut, medger omprövningar och att biståndet säkerställs/uppdateras utifrån varje individs individuella behov. Kristina Steijner & Katarina Hammargren, 5 min 7. Ny dokument-och gallringsplan. Marie Eriksson, 5 min 8. Ej verkställda beslut Kristina Steijner, 5 min 9. Statistik Kristina Steijner 10. Sjukfrånvaro Kristina Steijner 11. Anmälningsärende Pärm 12. Delgivningar Pärm 13. Kurser och konferenser Pärm 14. Förvaltningschefen informerar inkl. aktuell uppdragsplanering Kristina Steijner

FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Socialnämnden 2018-11-21 Individärenden Socialnämnden beslutar i varje enskilt ärende enligt bilaga Sekretess Utdragsbestyrkande

FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Socialnämnden 2018-11-21 Individärenden Socialnämnden beslutar i varje enskilt ärende enligt bilaga Sekretess Utdragsbestyrkande

FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Socialnämnden 2018-11-21 Dnr 2018/47 Verksamhetsuppföljning 10 månader Socialförvaltningen har upprättat en resultatuppföljning för verksamheterna efter 10 månader. Prognosen för året har beräknats till ett underskott med 4 920 tkr (-2 855 tkr), en försämring med 2 065 tkr. De stora avvikelseposterna finns inom placeringskostnader och försörjningsstöd. Bilaga verksamhetsuppföljning jan-okt Socialnämnden föreslås besluta att ta del av uppföljningen Utdragsbestyrkande

Verksamhetsuppföljning Januari Oktober 2018 Socialförvaltningen

TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2018-11-08 Diarienummer 2018/47 Sida 1(2) Verksamhetsuppföljning Januari Oktober 2018 Förslag till beslut att ta del av uppföljningen. Sammanfattning av ärendet Socialförvaltningen har upprättat en resultatuppföljning för verksamheterna efter 10 månader. Prognosen för året har beräknats till ett underskott med 4 920 tkr ( -2 855 tkr), en försämring med 2 065 tkr. De stora avvikelseposterna finns inom placeringskostnader och försörjningsstöd. Socialnämnden redovisar en balanserad budget. Förvaltningsledning (Gemensam administration) redovisar ett prognostiserat överskott på 400 tkr (400 tkr). Avvikelsen mot budget beror på att arbetskläder ej inhandlats än samt att kapitalkostnaderna är lägre än budgeterat. Färdtjänst redovisar ett prognostiserat underskott med 400 tkr (-400 tkr). I budgeten ligger en förväntad återbetalning för resor 2017 med 700 tkr. Återbetalningen för 2017 blev 360 tkr. En avvikelse mot budget med -340 tkr. Tidigare år har Filipstads kommun erhållit återbetalning med lägst 700 tkr, därav budgeterad intäkt. Individ- och familjeomsorgen (IFO) redovisar totalt ett prognostiserat underskott med 10 570 tkr (-8 141 tkr). Underskottet finns inom placeringskostnader samt försörjningsstöd. Försörjningsstödet visar en avvikelse på 2 972 tkr. Prognosen är ändrad till 28 700 tkr. I den totala kostnaden för försörjningsstöd ingår även VNRärenden (våld i nära relation) och den uppskattas hamna på över 1 000 tkr.

2 I oktober betalades det ut ca 200 tkr i reparationskostnader för förstörda/skadade lägenheter där hyresgästerna innehar bostadssocialt kontrakt. Inför 2018 höjdes riksnormen markant vilket syns i utfallet nu. Barn och unga bedöms ge ett underskott med 2 700 tkr. Prognosen är försämrad på grund av 2 nya HVB-placeringar samt en akut familjehemsplacering. Administrationskontot har en försämrad prognos på grund av att en lön som betalats ut under fel ansvar. Rätt ansvar ska vara 211. Felet är korrigerat från oktober. Kontona för kontaktpersoner samt kontaktfamiljer visar ett underskott vilket beror på att insatserna används mer utökat för att undvika heldygnsplaceringar. En stor utmaning inom IFO är ärenden som rör heder samt våld i nära relation. Ärendena är komplexa och tar mycket resurser i anspråk. Vård och omsorg redovisar ett prognostiserat överskott med 4 350 tkr (4 100 tkr) Överskottet beror till största delen på att det finns vakanta tjänster som inte behövts tillsättas på grund av ett förändrat behov hos brukare. Flera brukare med mycket insatser är inlagda på sjukhus samt bortresta. Vilket medför att turer kan tas bort vid till exempel sjukdom bland personal. Uppföljning av besökstider i besökslogg medför en ökad effektivisering av personalens arbetstid. Prognosen är lagd utifrån nuvarande avvikelser och kända händelser under året. Kommunrehab redovisar ett prognostiserat överskott på 900 tkr (700 tkr). Verksamhet bostadsanpassning har en positiv avvikelse på 489 tkr som beror på att ett omfattande barnärende har lagts vilande i väntan på att den sökande ska ansöka om bygglov. Det finns 10 st pågående ärenden som beräknas kosta 660 tkr. Prognosen bygger på idag kända ärenden. Utöver prognosen finns det 9 nya ärenden som inte påbörjats. Av dessa finns en ansökningar om trapphiss. Verksamhet arbetsterapi/sjukgymnastik (fysioterapi) redovisar en positiv avvikelse på 1 305 tkr. Avvikelsen beror på beslutet om att inte tillsätta de två nya fysioterapeuttjänsterna. Beslutet ger en besparing på 1 100 tkr. Lön för rehabassistent har under två månader belastat fel konto. Hjälpmedelsverksamheten har under sommaren haft höga kostnader för hjälpmedel då behovet har varit mycket stort. Rehab- och korttidsenheten inkl. nattpatrull redovisar ett prognostiserat underskott på -300 tkr (0 tkr). Underskottet beror på extra personalförstärkningar under året samt höga kostnader för sjukvårdsmaterial. Hemsjukvården redovisar ett prognostiserat underskott med -800 tkr ( 800 tkr). Verksamheten har för närvarande två vakanta tjänster och inom en månad blir det ytterligare en som kommer att tillsättas med vikarier. 1 tjänst kommer att tillsättas under november. Rekrytering till de vakanta tjänsterna

3 pågår. Bemanningsföretag kommer att anlitas under november och december för att bemanna den vakanta nattjänsten. Funktionsstöd (LSS) redovisar ett prognostiserat överskott på 1 500 tkr (1 286 tkr). I avvikelsen är eftersläpet av LASS-intäkter från Försäkringskassan på drygt 5 000 tkr medräknade. Verksamheten har erhållit 1 081 tkr från staten då ett ärende gått från kommunal assistans till LASS. Denna intäkt kommer även under 2018 finansiera förstärkningen på daglig verksamhet. Verksamheten har ett överskott på personalkostnader på grund av stabil personalsituation under sommaren samt att en brukare har haft en längre sjukhusvistelse. Investeringar Prognosen för investeringar 2018 beräknas till 700 tkr. Beslutsunderlag Resultatuppföljning, prognos och kommentarer för verksamheterna. Kristina Steijner Socialchef Malin Karlsson Ekonom

SOCIALNÄMND Period: Januari - Oktober 2018 Budget Utfall Avvikelse Årsbudget Prognos Avvikelse i perioden i perioden period 270 762 272 296-1 534 323 294 328 214-4 920 Kommentarer: Sammanfattning socialförvaltningen: Utfall avvikelse: -1 534 tkr Prognos: -4 920 tkr Soc s avvikelse i perioden uppgår till -1 534 tkr (-5 096 tkr) en förbättring med 3 562 tkr vilket beror på att de LASS-intäkter på drygt 5 000 tkr som eftersläpar från Försäkringskassan nu är medräknade. För försörjningsstöd och placeringar har kostnaderna ökat. Soc s prognos visar ett underskott på -4 920tkr (-2 855 tkr) efter tio månader. En försämring med 2 065 tkr. Främsta orsaken till försämringen är fler placeringar samt ökat behov av försörjningsstöd. Socialnämndens ordförande Utfall avvikelse: 14 tkr Prognos: 0 tkr Socialnämndens ordförande redovisar en balanserad budget. Förvaltningsledning/färdjänst Utfall avvikelse: 528 tkr Prognos: 0 tkr Förvaltningsledning visar en avvikelse på 859 tkr (766 tkr) då arbetskläder inte inhandlats än samt att kapitaltäckningskostnaderna för avskrivningar är lägre än budgeterat. Färdtjänst visar en avvikelse på -331 tkr (-312 tkr) på grund av att 2017 års återbetalning blev 340 tkr lägre än budgeterat samt att kostnaderna för färdtjänst har ökat Förvaltningsledning/färdjänst beräknar en prognos på 0 tkr (0 tkr) vilket är lika som föregående uppföljning. Individ- och familjeomsorgen (IFO) inkl barn och unga Utfall avvikelse: -8 767 tkr Prognos: -10 570 tkr IFO visar en avvikelse -8 767 tkr ( -7 289 tkr) då kostnader för placeringar och försörjningsstöd har ökat. IFO beräknar en prognos på -10 570 tkr ( -8 141 tkr) en försämring med 2 429 tkr på grund av 2 st nya HVB-placeringar och en akut familjehemsplacering. Vård och omsorg Utfall avvikelse: 4 928 tkr Prognos: 4 350 tkr Vård och omsorg visar en avvikelse på 4 928 tkr (5 209 tkr) då kostnader för personal har minskat på grund av att det finns vakanta tjänster som inte behöver tillsättas då behovet hos brukare är förändrat.

Vård och omsorg beräknar en prognos på 4 350 tkr (4 100 tkr) en förbättring med 250 tkr då personalkostnader minskat. Hälso- och sjukvård (HSV) Utfall avvikelse: 902 tkr Prognos: -200 tkr HSV visar en avvikelse på 902 tkr (919 tkr) då ett omfattande barnärende lagts vilande samt att det beslutats om att två fysioterapefter inte ska tillsättas. HSV beräknar en prognos på -200 tkr (- 100 tkr), en försämring på 100 tkr då antalet pågående bostadsanpassningsärenden har ökat. Funktionsstöd (LSS) Utfall avvikelse: 959 tkr Prognos: 1 500 tkr LSS visar en avvikelse på 959 tkr (-4 310 tkr). En förbättring med 5 269 tkr på grund av att eftersläpet av LASS-intäkter från försäkringskassan på drygt 5 000 tkr nu är medräknade. LSS beräknar en prognos på 1 500 tkr (1 286 tkr), en förbättring med 214 tkr då personalkostnader har minskat. Verksamheten har erhållit 1 081 tkr från staten då ett ärende gått från kommunal assistans till LASS. Underskrift: Kristina Steijner

SOCIALNÄMND Period: Oktober 2018 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Prognos Avvikelse period period periodbudget Socialnämndens ordförande 463 449 14 556 556 0 Stab/gemensam administration 9 970 9 111 859 11 934 11 534 400 Färdtjänst 1 500 1 831-331 1 800 2 200-400 Summa 11 470 10 942 528 13 734 13 734 0 Individ- och familjeomsorg Vuxna 33 784 41 209-7 425 40 514 48 384-7 870 Individ- och familjeomsorg Barn o Unga 30 091 31 433-1 342 36 082 38 782-2 700 Summa 63 875 72 642-8 767 76 596 87 166-10 570 Handläggare SoL och LSS 2 571 2 669-98 3 075 3 075 0 Älvkullen 22 808 22 842-35 26 840 26 840 0 Nykroppa 15 867 14 126 1 741 18 680 17 380 1 300 Lesjöfors 23 593 21 472 2 121 27 904 25 404 2 500 Gullvivan och Tallhöjden 7 761 7 344 417 9 145 8 945 200 Hemtjänsten Sparbanksgruppen 10 014 10 594-580 11 850 12 550-700 Hemtjänsten Stora Torgetgruppen 10 973 9 371 1 602 12 950 11 250 1 700 Hemtjänsten Södra 13 086 13 507-421 15 460 16 060-600 Hemtjänsten Norra 13 427 13 366 61 15 822 15 822 0 Assistent- och bemanningscentral ABC 3 588 3 566 22 4 180 4 230-50 Summa 121 117 116 189 4 928 142 831 138 481 4 350 Kommunrehab 7 807 6 318 1 489 9 345 8 445 900 Rehab- och korttidsenheten 8 184 8 400-216 9 797 10 097-300 Hemsjukvård 9 761 10 132-371 12 882 13 682-800 Summa 25 752 24 850 902 32 024 32 224-200 LSS 2151 Daglig verksamhet, elevhem 17 536 19 115-1 579 20 986 20 986 0 LSS 2152 Personliga assistansärenden 8 378 11 408-3 030 10 020 9 620 400 LSS 2153 Gruppbostäder, fritids, korttis 11 353 11 841-488 13 586 13 186 400 LSS 2156 Stödinsatser 4 223 3 296 927 5 068 4 368 700 LSS 2157 Social psykiatri 4 024 3 929 95 4 818 4 818 0 Eftersläp LASS-intäkter -5 034 5 034 Summa 45 514 44 555 959 54 478 52 978 1 500 Summa socialförvaltningen 270 762 272 296-1 534 323 294 328 214 Diff mot budget -4 920

Uppföljning: SOCIALNÄMNDEN Ansvar. 20000 Period: Oktober 2018 Infoga i B6 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognos period period budget årsbudget 2018 2019 Socialnämnden (10400) 386 395-10 463 68 463 Pensionärsråd (10410) 49 29 20 59 30 59 Handikappråd (10430) 28 24 4 34 10 34 Summa SOCIALNÄMNDEN 463 449 14 556 107 556 Diff mot budget 0 0 Kommentarer: Ansvaret redovisar en budget i balans Åtgärder: Underskrift Malin Karlsson

Uppföljning: FÖRVALTNINGSLEDNING Ansvar 21 Period: Oktober 2018 Infoga i B6 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognos period period budget årsbudget 2018 2019 Gemensam administration (50000) 9 224 8 436 788 11 040 2 604 10 660 Anhörigvård (50200) 219 192 27 262 70 242 Färdtjänst (53000) 1 500 1 831-331 1 800-31 2 200 Verksamhetsbidrag (53540) 527 483 43 632 149 632 Summa STABEN 11 470 10 942 528 13 734 2 792 13 734 Diff mot budget 0 0 Kommentarer: Avvikelsen mot periodbudget är + 528 tkr. För gemensam administration har budgeten för arbetskläder inte utnyttjats än därav överskott samt att kapitalkostnaderna är lägre än budgeterat. Avvikelsent för färdtjänst avser till största delen slutavstämningen 2017 där återbetalningen uppgick till ca 360 tkr. Budgeterad återbetalning är 700 tkr baserat på tidigare års återbetalningar. Prognosen för ansvaret är +/- 0 tkr. Åtgärder: Underskrift Malin Karlsson

Uppföljning: INDIVID- OCH FAMILJEOMSORGEN (IFO) Period: Oktober 2018 Ansvar 211 Infoga i B6 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognos period period budget årsbudget 2018 2019 55110 Administration, IFO 7 732 7 489 243 9 252 1 763 8 970 55210 HVB Vuxna enl SoL 2 986 8 060-5 074 3 584-4 476 8 647 55220 HVB vuxna enl LVM 133 22 111 160 138 360 55810 Öppen missbr.vård SoL Vux 951 959-8 1 138 179 1 110 55821 Kontaktpersoner, ind beho 124 99 25 149 50 110 57520 Vårdförbundet 29 0 29 35 35 37 57530 Försörjningsstöd 21 238 24 210-2 972 25 490 1 280 28 700 58530 FAMILJERÅDGIVNING 146 0 146 175 175 0 60100 Administration flyktingar 444 371 73 531 160 450 60200 Försörjningsstöd flykting 0-1 1 0 1 Summa IFO 33 784 41 209-7 425 40 514-695 48 384 Diff mot budget -7 870 0 Kommentarer: Prognosen efter oktober är - 7 870 000:- mot lagd budget. Prognosen är försämrad sedan föregående uppföljning. Periodens avvikelse är något högre än lagd prognos. Prognosen för försörjningsstöd är försämrad något. Efter uppföljningen vid 9 månader såg förvaltningen en möjlighet att lagd prognos skulle hålla då kostnaden gick ner något. Efter oktober månads uppföljning bedöms prognosen som försämrad då utbetalningarna i oktober hamnade högt. Den totala summan som betalas ut varje månad varierar beroende på antal aktuella hushåll som söker samt hur många barn som finns i varje hushåll. Detta gör att det är svårt att veta från månad till månad exakt hur stor månadens totala utbetalning blir. I den totala kostnaden för ekonomiskt bistånd ingår även kostnaden för VNR (våld i nära relation) och den uppskattas i år hamna på över 1 000 000:-. I oktober betalades det ut ca 200 000:- i reparationskostnader för förstörda/skadade lägenheter där hyresgästerna innehar bostadssocialt kontrakt. Denna kostnad är bokförd på administrationskontot. Inför 2018 höjdes riksnormen markant mot tidigare år vilket också syns i utfallet nu. Tidigare år har inte höjningen varit så stor och inte heller lika märkbar. Underskrift Åsa Andersson

Uppföljning: INDIVID- OCH FAMILJEOMSORGEN (IFO) Period: Oktober 2018 Barn och unga Ansvar 212 Infoga i B6 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognos period period budget årsbudget 2018 2019 55120 Admin, IFO Barn & Unga 7 489 7 658-169 8 961 1 303 9200 55140 Särskild förårdnad vårdnadshav 164 285-121 197-88 320 55410-20 HVB BARN/UNGD ENL SoL/LVU 4 457 5 137-680 5 350 213 7600 55710-20 FAM,H BARN O UNGD SoL/LVU 14 945 15 785-840 17 937 2 152 18 600 56810 ÖPPEN V BARN/UNGD IND BEV 646 448 198 774 326 500 56811 KONTAKTPERSONER BARN/UNGD 133 376-243 160-216 440 56812 KONTAKTFAMILJER BARN/UNGD 270 733-463 324-409 920 60110 Adm Nyanlända Barn&Unga 1 057 1 003 54 1 264 261 1 200 60410 HVB Barn/ungdom NAL SOL 175 75 100 210 135 76 60420 HVB Barn/ungdom NAL LVU 250 0 250 300 300 0 60710 Familjehemsvård B/U SOL 458-93 552 550 643-100 60720 Familjehemsvård B/U LVU 46 1 44 55 54 1 60813 Kontaktpers/fam Nyanl B&U 0 24-24 0-24 25 Summa IFO 30 091 31 433-1 342 36 082 4 649 38 782 Diff mot budget -2 700 0 Kommentarer: Prognosen efter oktober visar - 2 700 000:- mot lagd budget. Periodens avvikelse är lägre och det beror på att vissa kostnader är kända men inte uppkomna än (bl a nya placeringar). Prognosen på administrationskontot är försämrat och det beror på en lön som utbetalats under fel ansvar. Rätt ansvar ska vara 211. Felet är korrigerat från oktober. Prognosen är försämrad sedan uppföljningen efter 9 månader och det beror på 2 nya HVB-placeringar samt en akut familjehemsplacering. I dagsläget är placeringslängd och form oklar på 2 av placeringarna. Kontona för kontaktpersoner samt kontaktfamiljer visar ett underskott och det beror på att insatserna används mer utökat för att undvika heldygnsplaceringar. Barn och unga arbetar effektivt med att stärka upp med olika former av öppna insatser för att barn och ungdomar ska kunna bo kvar hemma. En stor utmaning inom Barn och unga samt hela IFO är ärenden som rör heder samt våld i nära relation. Ärendena är komplexa och tar mycket resurser i anspråk. Åtgärder: Underskrift Åsa Andersson/Johanna Elfgren

Uppföljning: HANDLÄGGARE SoL och LSS Ansvar: 213 Period: September 2018 Infoga i B6 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognos period period budget årsbudget 2018 2019 Handläggare SoL (51010) 1 597 1 785-189 1 910 124 1910 Handläggare LSS (51310) 974 884 90 1 165 281 1165 Övrigt Summa 2 571 2 669-98 3 075 405 3 075 Diff mot budget 0 Kommentarer: Avvikelse mot budget avser intäkter i form av beslutade statsbidrag IBIC som ska tillföras verksamheten. Verksamheten har ett balanserat resultat mot budget. Åtgärder: Underskrift Katarina Hammargren

Uppföljning: ÄLVKULLEN Ansvar. 21401 Period: Oktober 2018 Infoga i B6 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognos period period budget årsbudget 2018 2019 Administration (51001-51003) 440 450-10 526 76 526 Servicehus (51021) 14 840 15 012-172 17 458 2 446 17 458 Demensboende (51026) 7 527 7 381 147 8 856 1 476 8 856 Summa Älvkullen 22 808 22 842-35 26 840 3 997 26 840 Diff mot budget 0 0 Kommentarer: Periodavvikelsen ligger med ett underskott på -35 tkr och prognosen är lagd utifrån nuvarande kända händelser under året. Förklaring till avvikelse: Ökade personalkostnader för fyllnadslön, övertid samt sjuklön motsvarande 840 tkr. En demensavdelning har haft förstärkning på c.a 50 timmar i veckan. Förstärkning på två avdelningar pga parboende och hög vårdtyngd har gjorts med ca 50 timmar. Åtgärder: Förstärkningen ses över kontinuerligt. Underskrift: Kristina Larsson

Uppföljning: NYKROPPA Ansvar 21403 Period: Oktober 2018 Infoga i B6 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognos period period budget årsbudget 2018 2019 Administration (51001) 453 460-7 542 82 542 Servicehus (51021) 6 461 6 199 262 7 572 1 374 7 500 Hemtjänst (51030) 7 741 6 762 979 9 114 2 352 8 068 Nattpatrull (51032) 834 458 376 999 540 900 Matdistribution (51033) 33 11 22 40 29 20 Inhandling (51034) 58 42 16 70 28 60 Städ (51036) 149 106 43 179 73 150 Tvätt (51037) 128 75 53 154 79 120 Trygghetslarm (51051) 8 13-4 10-3 20 Summa NYKROPPA 15 867 14 126 1 741 18 680 4 554 17 380 Diff mot budget 1 300 0 Kommentarer: Periodavvikelsen ligger med ett överskott på +1 741 tkr och prognosen är lagd utifrån nuvarande och kända händelser under året. Förklaring till avvikelsen: Kostnader för fyllnadslön, övertid och sjuklön motsvarar -554 tkr för hela ansvaret 21403. Förstärkning på en avdelning på grund av parboende då de ordinarie resurserna inte räcker till. Åtgärder: Förstärkningen utvärderas löpande. Underskrift Carina Andersson

Uppföljning: LESJÖFORS Ansvar 21404 Period: Oktober 2018 Infoga i B6 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognos period period budget årsbudget 2018 2019 Administration (51001) 440 451-11 526 75 530 Servicehus (51021) 4 344 4 056 288 5 158 1 102 4 640 Gruppboende (51023) 2 592 2 597-5 3 066 468 3 209 Hemtjänst (51030) 12 058 9 988 2 070 14 172 4 184 12 045 Anhörigvård (51031) 148 152-3 178 27 178 Nattpatrull (51032) 3 246 3 757-512 3 886 128 4 100 Matdistribution (51033) -54-99 45-65 34-97 Inhandling (51034) 121 85 36 145 60 117 Städ (51036) 324 235 89 389 154 334 Tvätt (51037) 377 253 124 452 199 351 Trygghetslarm (51051) -2-3 1-3 0-3 Summa LESJÖFORS 23 593 21 472 2 121 27 904 6 432 25 404 Diff mot budget 2 500 0 Kommentarer: Periodavvikelsen ligger med ett överskott på + 2 121 tkr och prognosen är lagd utifrån nuvarande avvikelser och kända händelser under året. Förklaring till avvikelsen: Ökade personalkostnader för fyllnadslön, övertid samt sjuklön motsvarande 391 tkr för samtliga verksamheter. Ugglan har fyra tomma lägenheter vilket ger mindre intäkter. Enheten har en förstärkning under september och oktober till en extra kostnad av 62 tkr men är nu avslutat Nattpatrullen har förstärkning med 0,73 åa pga av lång resväg till brukare vilket ligger med i prognosen Inom Ugglan och hemtjänsten finns det i dagsläget vakanta tjänster motsvarande cirka 2,0 åa som inte är tillsatt på grund av minskat behov. De totala kostnaderna för serviceinsatserna ser ut att hållas inom budgetramen Åtgärder: Underskrift Ulla Olsson

Uppföljning: HÖJDEN Ansvar:21405 Period: Oktober 2018 Infoga i B6 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognos period period budget årsbudget 2018 2019 Administration (51001) 453 451 3 542 91 542 Tallhöjden (51022) 3 624 3 120 504 4 265 1 145 4 065 Gullvivan (51023) 3 684 3 773-89 4 338 565 4 338 Summa Tallhöjden o Gullvivan 7 761 7 344 417 9 145 1 801 8 945 Diff mot budget 200 0 Kommentarer: Periodavvikelsen ligger med ett överskott med 417 tkr och prognosen är lagd utifrån nuvarande och kända händelser under året. Förklaring till avvikelsen: Ökde personalkostnader för fyllnadslön, övertid samt sjuklön motsvarande 303 tkr. Har haft en tom lägenhet under en längre period. Underskrift Lotti Berg

Uppföljning: SPARBANKSGRUPPEN Ansvar:21410100 Period: Oktober 2018 Infoga i B6 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognos period period budget årsbudget 2018 2019 Administration (51001-51002) 453 451 2 542 91 542 Hemtjänst (51030) 9 017 9 555-538 10 656 1 100 11 132 Anhörigvård (51031) 84 48 36 100 52 100 Matdistribution (51033) -8 10-18 -10-20 50 Inhandling (51034) 102 126-24 123-3 170 Städ (51036) 148 140 8 178 38 181 Tvätt (51037) 185 185 0 222 37 251 Trygghetslarm (51051) 32 79-47 39-40 124 Summa hemtjänst Filipstad 10 014 10 594-580 11 850 1 256 12 550 Sparbanksgruppen Diff mot budget -700 0 Kommentarer: Periodavvikelsen ligger på ett underskott -580 tkr och prognosen är lagd utifrån nuvarande avvikelser och kända händelser under året. Förklaringen till resultatet Ökad personalkostnader för fyllnadslön, övertid samt sjuklön motsvarar 302 tkr under året. Brukarbesöken har blivit tyngre och mer dubbelgång Ökade kostnader för servicinsatser med cirka 200 tkr vilket inte ryms inom ramen. Underskrift: Monika Esbjörnsson

Uppföljning: STORA TORGET GRUPPEN Ansvar:21410200 Period: Oktober 2018 Infoga i B6 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognos period period budget årsbudget 2018 2019 Administration (51001-51002) Hemtjänst (51030) 10 429 8 944 1 486 12 298 3 355 10 624 Matdistribution (51033) 50 3 47 60 57 37 Inhandling (51034) 68 81-13 82 1 109 Städ (51036) 208 145 63 250 105 198 Tvätt (51037) 183 165 18 220 55 223 Trygghetslarm (51051) 33 33 0 40 7 59 Summa hemtjänst Filipstad 10 973 9 371 1 602 12 950 3 579 11 250 Stora Torget gruppen Diff mot budget 1 700 0 Kommentarer: Periodavvikelsen ligger med + 1 602 tkr och prognosen är lagd utifrån nuvarande avvikelser och kända händelser under året Förklaring till resultatet Personalkostnad för fyllnadslön, övertid samt sjuklön motsvarar 282 tkr under året En omfördelnig av personalresurser sker kontinuerligt mellan de olika hemtjänstgrupperna Då brukarantalet håller sig på en jämn nivå så har behovet av vikarier vid sjukdom och semestrar minskat. De totala kostnaderna för serviceinsatser ser ut att hållas inom ram. Underskrift Monika Esbjörnsson

Uppföljning: HEMTJÄNSTEN SÖDRA Ansvar:21411100 Period: Oktober 2018 Infoga i B6 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognos period period budget årsbudget 2018 2019 Administration (51001-51002) 454 456-2 543 87 545 Hemtjänst (51030) 11 862 12 359-496 13 993 1 634 14 581 Anhörigvård (51031) 151 81 70 181 101 170 Matdistribution (51033) -22 10-32 -26-36 14 Inhandling (51034) 121 77 43 145 68 93 Städ (51036) 311 286 24 373 87 342 Tvätt (51037) 236 242-6 283 41 288 Trygghetslarm (51051) -27-4 -23-32 -28 27 Summa hemtjänst Filipstad 13 086 13 507-421 15 460 1 953 16 060 Södra gruppen Diff mot budget -600 0 Kommentarer: Periodavvikelsen ligger med ett underskott på - 421 tkr och prognosen är lagd utifrån nuvarande och kända händelser under året. Förklaring till avvikelsen: Ökade personalkostnader inom hemtjänsten för fyllnadslön, övertid samt sjuklön motsvarande 455 tkr. Ökat samarbete mellan planering ytterdistrikt, sen de delar arbetsrum, för ökad effektivisering. Samhalls faktura för december 2017 belastar budget 2018 med 138 tkr vilket ligger med i prognosen. Stor minskning av antal brukare inom lagd bemanning och schemaperiod. Stor minskning plåtskador bilar efter regnr i laps införts. Ökade kostnader i samband med utbildning digital signering, utbildning våld mot äldre samt digital delegering. Underskrift Nathalie Lindqvist

Uppföljning: HEMTJÄNSTEN NORRA Ansvar:21411200 Period: Oktober 2018 Infoga i B6 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognos period period budget årsbudget 2018 2019 Administration (51001-51002) 1-68 69 0 68 36 Hemtjänst (51030) 12 709 12 757-48 14 961 2 204 14 938 Matdistribution (51033) 82 54 27 98 44 60 Inhandling (51034) 97 97 0 117 20 115 Städ (51036) 249 267-18 299 32 321 Tvätt (51037) 225 212 13 270 58 260 Trygghetslarm (51051) 64 46 19 77 31 90 Summa hemtjänst Filipstad 13 427 13 366 61 15 822 2 456 15 822 Norra gruppen Diff mot budget 0 0 Kommentarer: Periodavvikelsen ligger med ett överskott på 61 tkr och prognosen är lagd utifrån nuvarande och kända händelser under året. Förklaring till avvikelsen: Ökade personalkostnader inom hemtjänsten för fyllnadslön, övertid samt sjuklön motsvarande 220 tkr. Ökade personalkostnader i samband med övervak nattetid periodsvis mellan 180820-180926, sammanlagt 6 nätter i september. Mindre antal sjuktimmar bland personal. Stort minskning av plåtskador bilar efter regnr i laps införts. Flera brukare med mycket insatser inlagda på sjukhus, samt bortresta. Vilket medför att turer kan tas bort om de ej behövs, vid sjukdom bland personal. Ökat samarbete mellan planering ytterdistrikt, sen de delar arbetsrum, för ökad effektivisering. Uppföljning av besökstider i besökslogg, vilket medför ökad effektivisering av personals arbetstid. Samhalls faktura för december 2017 belastar budget 2018 med 137 tkr vilket ligger med i prognosen. Underskrift Nathalie Lindqvist

Uppföljning: ABC Ansvar:21411300 Period: Oktober 2018 Infoga i B6 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognos period period budget årsbudget 2018 2019 Assistent- och bemanningscentral 1 641 1 758-117 1 936 178 1966 Administration (51001) 416 307 110 498 191 448 Pool (51013) 1 530 1 501 29 1 745 244 1 816 Summa ABC 3 588 3 566 22 4 180 614 4 230 Diff mot budget -50 0 Kommentarer: Periodavvikelsen ligger med ett överskott på 22 tkr och prognosen är lagd utifrån nuvarande avvikelser och kända händelser under året. Förklaring till avvikelsen: Ökade personalkostnader ABC för fyllnadslön, övertid samt sjuklön motsvarande 27 tkr. Ökade personalkostnader Pool för fyllnadslön, övertid samt sjuklön motsvarande 153 tkr. Underskrift Andreas Nilsson

Uppföljning: KOMMUNREHAB Ansvar:21414 Period: Oktober 2018 Infoga i B6 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognos period period budget årsbudget 2018 2019 Administration (52001) Bostadsanpassning (52010) 1 087 598 489 1 305 707 1 305 Arbetsterapi/sjukgymnastik (52501) 5 093 3 788 1 305 6 091 2 303 4 708 Hjälpmedelsverksamhet (52502) 1 305 1 573-268 1 564-9 2 000 Sinnesträning (52503) 321 358-37 384 26 432 Summa KOMMUNREHAB 7 807 6 318 1 489 9 345 3 027 8 445 Diff mot budget 900 0 Kommentarer: Avvikelse bostadsanpassning: prognosen bygger på idag kända ärenden. 10 pågående ärenden beräknas kosta ca 660 tkr. Ett pågående omfattande barnärende har lagts vilande i väntan på att den sökande ska ansöka om bygglov för en ombyggnation i samband med bostadsanpassningen. 9 nya ärenden är inte påbörjade och därmed inte medräknade i prognosen, av dessa finns en ansökan om trapphiss. Avvikelse arbetsterapi/sjukgymnastik: En arbetsterapeuttjänst har varit vakant under ca 2 månader. SN har fattat beslut om att inte tillsätta de två nya tjänsterna som fysioterapeut, under 2018. Det ger en besparing på 1 100 tkr. Lön för en rehabassistent har under två månader belastat fel konto. Avvikelse hjälpmedel: Kostnad för inköp av hjälpmedel oktober 97 tkr saknas i redovisningen. Avvikelsen blir - 365 tkr Behovet av inköp av hjälpmedel har varit stort under sommarmånaderna, många sängar har köpts in. Juni - aug har hjälpmedel köpts in för 457 tkr. Om det ökade behovet kvarstår så bedöms resten av året kosta minst 100 tkr/mån i snitt för inköp av hjälpmedel Verksamheten har ingen budget för vikarie till hjälpmedelsteknikern. Sommarsemestern går inte att klara utan en vikarie. Dessutom måste en vikarie nyrekryteras i år vilket medför behov av introduktion, sammanlagd kostnad ca 55 tkr. Verksamheten har under sommaren haft höga kostnader för hjälpmedel. Åtgärder: Före inköp av kostsamma hjälpmedel ska alltid verksamhetschefen konsulteras Underskrift Ulla Kjellemar

Uppföljning: Rehab- o korrtidsenhet/nattpatrull Ansvar:21414100 Period: Oktober 2018 Infoga i B6 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognos period period budget årsbudget 2018 2019 Administration (51001) 147 140 6 176 35 176 Nattpatrull (51032) 2 437 2 437 0 2 919 482 2919 Rehab-korrtidsenheten (52507) 5 600 5 822-222 6 702 880 7002 Summa 8 184 8 400-216 9 797 1 397 10 097 Diff mot budget -300 0 Genomsnittlig beläggning: 9,9 Kommentarer: Underskottet beror på extra förstärkning av personal under året. Senaste månaden har beläggningen varit låg men under delar av sommaren var det överbeläggning i varierande grad som medförde personalförstärkning Verksamheten har också haft höga kostnader för sjukvårdsmaterial. Åtgärder: Gemensamt ansvar att följa rutiner för beslut om korttidsboende. Beslut om insatser nattetid ska följas upp regelbundet. Underskrift Rebecka Johansson

Uppföljning: HEMSJUKVÅRDEN Ansvar. 21416 Period: Oktober 2018 Infoga i B6 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognos period period budget årsbudget 2018 2019 Administration (51004) 176 227-51 233 7 233 Hemsjukvård (51040) 9 559 9 906-347 12 614 2 708 13 414 Utskrivningsklara (51025) 26 0 26 35 35 35 Summa HEMSJUKVÅRDEN 9 761 10 132-371 12 882 2 750 13 682 Diff mot budget -800 0 Kommentarer: Avvikelse personal: För att klara bemanningen under sommarsemestern erhöll timvikarier 300 kr/tim. Ordinarie personal som flyttade en del av sommarsemestern erhöll 10 tkr för en vecka. Sammanlagt erhölls ersättning för 12 veckor. För arbetade extrapass erhölls en extra ersättning med 125 kr/timme utöver ordinarie lön. Sammanlagt erhölls ersättning för 7 extrapass Denna ersättning fortsätter att gälla tom september månad pga svårigheter att rekrytera sjuksköterskor till vakanta tjänster Verksamheten har för närvarande två vakanta tjänster men inom en månad ytterligare en vakant tjänst som tillsätts med vikarie Dessutom har en tjänstledighet beviljats from början av oktober, och en sjuksköterska är föräldraledig. 1 av de vakanta tjänsterna är tillsatt from november. Rekrytering pågår till de två vakanta tjänsterna. Bemanningsföretag kommer att anlitas för att bemanna den vakanta natttjänsten under november och december i första hand, till en beräknad kostnad av 136 tkr. exkl. OB-tillägg. Avvikelse utskrivningsklar: hittills har verksamheten inte haft några kostnader för utskrivningsklara patienter Underskrift: Marie Berggren

Uppföljning: LSS Ansvar 2151 Period: Oktober 2018 Infoga i B6 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognos period period budget årsbudget 2018 2019 LSS administration (51300) 453 451 2 542 91 542 Gruppboende vuxna (51311) 6 600 6 622-22 7 902 1 280 7 902 Personlig ass enl LASS/FK (51330) 3 604 4 812-1 207 4 312-500 4 312 Kommunal assistans (51332) 1 211 1 306-95 1 451 145 1 451 Daglig verksamhet (51350) 4 269 4 568-299 5 103 535 5 100 Korttidsföräldrar (51393) 936 1 327-391 1 123-204 1 649 Fritidstillsyn (51398) 463 31 432 554 523 30 Summa LSS ansvar 2151 17 536 19 115-1 579 20 986 1 871 20 986 Diff mot budget 0 0 Kommentarer: Ansvaret visare en budget i balans. Avvikelsen under personlig assistans LASS beror på eftersläp av LASS intäkter från Försäkringskassan med 3 månader ca 529tkr. Avvikelsen under daglig verksamhet är främst sjuk - och semesterlöner plus att från 1/9-31/12 görs förstärkning på 0,75åa på grund av volymökning. Avvikelse korttidsföräldrar avser sommarkollo plus personalförstärkning på grund av volymökning. Inom LASS har vi fått en större intäkt då ett ärende gått från kommunal assistans till LASS. Verksamheten tillförs 1,081mkr från staten. Denna intäkt kommer även att för 2018 finansiera förstärkningen på daglig verksamhet. Åtgärder: Underskrift Susanne Persson

Uppföljning: LSS Ansvar. 2152 Period: Oktober 2018 Infoga i B6 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognos period period budget årsbudget 2018 2019 LSS adm (51300) 483 470 14 578 109 578 Personlig ass enl LASS/FK (51330) 4 706 8 087-3 381 5 616-2 470 5 216 Kommunal ass (51332) 3 189 2 852 337 3 826 974 3 826 Summa LSS ansvar 2152 8 378 11 408-3 030 10 020-1 388 9 620 Diff mot budget 400 0 Kommentarer: Ansvaret visare ett plus på 350 tkr. Ett Lass ärende är avslutat vilket ger ett plus på 76,5 tkr resten av året. Överskott personalkostander på 250 tkr på grund av stabil personalsituation under sommaren. Eftersläp lass intäkter med två till fyra månader. Beräknade intäkter lass tom oktober 3 700 tkr. Åtgärder: Underskrift Susanne Persson

Uppföljning: LSS Ansvar 2153 Period: Oktober 2018 Infoga i B6 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognos period period budget årsbudget 2018 2019 LSS administration (51300) 453 452 1 542 90 542 Gruppboende vuxna (51311) 8 943 8 808 135 10 713 1 905 10 613 Personlig ass enl LASS/FK (51330) 1 956 2 581-625 2 331-250 2 031 Summa LSS ansvar 2153 11 353 11 841-488 13 586 1 745 13 186 Diff mot budget 400 0 Kommentarer: Avvikelser på LASS/FK är intäkter/assistansersättning som betalas ut i efterskott med två till tre månaders eftersläp och kommer att justera minus i uppföljningen. Förväntade intäkter t.o.m okt är 805 101:- En brukare har haft längre sjukhusvistelse vilket genererar lägre personalkostnader samt lägre intäkter. Åtgärder: Underskrift Susanne Werner

Uppföljning: LSS Ansvar: 2156 Period: Oktober 2018 Infoga i B6 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognos period period budget årsbudget 2018 2019 Kontaktpersoner SoL (51012) 1 411 1 094 317 1 693 599 1408 Administration (51300) 0 0 0 0 0 0 Elevhem (51314) 237 40 197 284 244 244 Familjehem (51315) 171 84 86 205 121 121 Ledsagning (51391) 539 379 160 646 267 459 Avlösarservice (51392) 766 554 212 919 366 741 Kontaktpersoner (51394) 1 100 1 145-45 1 320 175 1 395 Summa LSS 2156 4 223 3 296 927 5 068 1 772 4 368 Diff mot budget 700 0 Kommentarer: Inga placeringar på Elevhem och familjehem hösten 2018 Kontaktpersoner, Restrektivare biståndsbedömmningar och sänkt omkostnadsersättning Avlösarservice, Brukare har ej lyft timmar enligt beslut Åtgärder: Underskrift Susanne Werner

Uppföljning: SOCIAL PSYKIATRI Ansvar:2157 Period: Oktober 2018 Infoga i B6 Budget Redovisning Avvikelse mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognos period period budget årsbudget 2018 2019 Paradisgården (51024) 4 024 3 929 95 4 818 889 4 818 Övrigt Summa social psykiatri 4 024 3 929 95 4 818 889 4 818 Diff mot budget 0 0 Kommentarer: Ansvaret 2157 har en budget i balans. Åtgärder: Underskrift Susanne Persson

FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Socialnämnden 2018-11-21 Dnr 2018/59 Utredningsuppdrag att utreda om fattade beslut, medger omprövningar och att biståndet säkerställs/uppdateras utifrån varje individs individuella behov Socialnämnden beslutade 2018-06-18 att rubricerat utredningsuppdrag ska återrapporteras åter till nämnden avseende följande: För att ytterligare snabba på processen att ställa om insatser när brukaren förbättrar sina funktioner, så behöver förvaltningen ytterligare förankra i verksamheterna att även verkställare kan avsluta insatser i ett gynnande beslut. Ändringar i ett gynnande beslut måste dock alltid ske i samförstånd med brukaren (och/eller dess företrädare). Orsaken till avslutet ska dokumenterat i personakt och ett meddelande om avslutad insats ska skickas till biståndsbedömaren. Det är viktigt att ändringar i ett gynnande beslut mot brukarens egen vilja alltid utreds och beslutas av biståndsbedömare för att kunna ställa behov mot aktuell rättspraxis och ge en möjlighet till överklagan (ur tjänsteskrivelse SN 180618). Nämnden ville säkerställa att information når ut i organisationen om möjligheten att som verkställare kunna avsluta/minska en insats i samråd med brukaren. Verksamhetschefen träffade samtliga gruppledare 2018-10-15 för information. Vid samtal med gruppledarna 2018-11-08 framkommer att denna information har varit med på agendan vid påföljande arbetsplatsträffar med hemtjänstpersonalen i samtliga distrikt. Bilaga: Tjänsteskrivelse Socialnämnden föreslås besluta att godkänna utredningen

TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2018-11-08 Diarienummer 2018/59 Sida 1(1) Slutrapport Utredningsuppdrag att utreda om fattade beslut, medger omprövningar och att biståndet säkerställs/ uppdateras utifrån varje individs individuella behov Förslag till beslut att godkänna utredningen Ärendet Socialnämnden beslutade 2018-06-18 att rubricerat utredningsuppdrag ska återrapporteras åter till nämnden avseende följande: För att ytterligare snabba på processen att ställa om insatser när brukaren förbättrar sina funktioner, så behöver förvaltningen ytterligare förankra i verksamheterna att även verkställare kan avsluta insatser i ett gynnande beslut. Ändringar i ett gynnande beslut måste dock alltid ske i samförstånd med brukaren (och/eller dess företrädare). Orsaken till avslutet ska dokumenterat i personakt och ett meddelande om avslutad insats ska skickas till biståndsbedömaren. Det är viktigt att ändringar i ett gynnande beslut mot brukarens egen vilja alltid utreds och beslutas av biståndsbedömare för att kunna ställa behov mot aktuell rättspraxis och ge en möjlighet till överklagan (ur tjänsteskrivelse SN 180618). Nämnden ville säkerställa att information når ut i organisationen om möjligheten att som verkställare kunna avsluta/minska en insats i samråd med brukaren. Verksamhetschefen träffade samtliga gruppledare 2018-10-15 för information. Vid samtal med gruppledarna 2018-11-08 framkommer att denna information har varit med på agendan vid påföljande arbetsplatsträffar med hemtjänstpersonalen i samtliga distrikt. Kristina Steijner Socialchef Katarina Hammargren Verksamhetschef Biståndsbedömning vård och omsorg Beslutet ska skickas till: Verksamhetschef Myndighetsutövning Verksamhetschef Vård och omsorg

FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Socialnämnden 2018-11-21 Dnr 2018/123 Dokument-och gallringsplan för socialförvaltningen Enligt arkivlagen ska myndigheter ordna sina allmänna handlingar genom att upprätta en systematiska arkivförteckning, en så kallad dokumenthanteringsplan. Socialförvaltningen har nu genomfört en översyn av tidigare antagen dokument - och gallringsplanen som senast uppdaterades 2007. Grundstommen är baserad på SKL:s/Riksarkivets råd för bevara och gallra. Vi har även gjort en omvärldsanalys hur andra kommuners antagna gallringsråd ser ut. Dokument och gallringsplanen har nu uppdelats i förvaltningens olika delar och förhoppningen är att planen lättare ska kunna användas då den är mer tillgänglig. Dokumenthanteringsplanen ska fungera som ett styrdokument för flödet av allmänna handlingar inom verksamheten och anger vilka handlingar som får gallras, tidpunkt när detta ska ske, vilka handlingar som ska bevaras och förvaringsplatser för handlingarna. Övergripande funktioner regleras inom ramen för kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen har granskats av förvaltningschefer inom respektive enhet samt av tillsynsteamet. Bilaga: Tjänsteskrivelse Dokument-och gallringsplan 2018 dokument-och gallringsplan 2007 Socialnämnden föreslås besluta att godkänna upprättad dokument-och gallringsplan daterad 2018 att den nya ändringen ska gälla from 2019-01-01 att tidigare dokument- och gallringsplan daterad 2007 gäller tom 181231 Utdragsbestyrkande

TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2018-11-08 Diarienummer 2018/123 Sida 1 Dokument- och gallringsplan för socialförvaltningen Förslag till beslut att godkänna upprättad dokument-och gallringsplan daterad 2018 att den nya ändringen ska gälla from 2019-01-01 att tidigare dokument- och gallringsplan daterad 2007 gäller tom 181231 Sammanfattning av ärendet Enligt arkivlagen ska myndigheter ordna sina allmänna handlingar genom att upprätta en systematiska arkivförteckning, en så kallad dokumenthanteringsplan. Socialförvaltningen har nu genomfört en översyn av tidigare antagen dokument - och gallringsplanen som senast uppdaterades 2007. Grundstommen är baserad på SKL:s/Riksarkivets råd för bevara och gallra. Vi har även gjort en omvärldsanalys hur andra kommuners antagna gallringsråd ser ut. Dokument och gallringsplanen har nu uppdelats i förvaltningens olika delar och förhoppningen är att planen lättare ska kunna användas då den är mer tillgänglig. Dokumenthanteringsplanen ska fungera som ett styrdokument för flödet av allmänna handlingar inom verksamheten och anger vilka handlingar som får gallras, tidpunkt när detta ska ske, vilka handlingar som ska bevaras och förvaringsplatser för handlingarna. Övergripande funktioner regleras inom ramen för kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen har granskats av förvaltningschefer inom respektive enhet samt av tillsynsteamet. Bilaga: Dokument och gallringsplan för socialförvaltningen Kristina Steijner Förvaltningschef Marie Eriksson Nämndadministratör

Dokument- och gallringsplan för socialförvaltningen Antagen av socialnämnden 2018-1

INNEHÅLL 1. Introduktion. 3-4 2. Administration- Nämnd och ledning... 5-8 3. Administration Ekonomi.. 9-10 4. Administration Avgiftshandläggning... 11 5. Vård och omsorg Handläggning och handlingar.. 12-15 6. Vård och omsorg Verkställighet och genomförande... 16-17 7. Hälso- och sjukvårdslagen Dokumentation och journaler... 18-20 8. Lag om bostadsanpassning Handläggning och handlingar.., 21-22 9. Lagen om stöd och service (LSS) Handläggning och handlingar 23-26 10. Lagen om stöd och service (LSS) Verkställighet. 27-29 11. Individ och familjeomsorgen Handläggning barn och unga 30-35 12. Individ och familjeomsorgen Familjehem, kontaktperson/familj 36-37 13. Individ och familjeomsorgen Placeringsärenden barn. 38-40 14. Individ och familjeomsorgen Familjerätt, adoptioner.. 41-42 15. Individ och familjeomsorgen - Vårdnad, boende och umgänge. 43-46 16. Individ och familjeomsorgen Faderskap och föräldraskap.. 47-48 17. Individ och familjeomsorgen Vård av vuxna och missbrukare 49-52 18. Individ och familjeomsorgen Försörjningsstöd 53-57 19. Individ och familjeomsorgen Dödsboanmälan 58 20. Individ och familjeomsorgen Budget och skuldrådgivning. 59 2

INTRODUKTION Denna dokumenthanteringsplan gäller för Socialförvaltningen i Filipstads kommun. Grundstommen är baserad på SKL/Riksarkivets råd för att bevara och gallra, Filipstads kommunstyrelses dokument och gallringsplan samt befintliga gallringsråd från andra kommuner. Syftet med nedanstående dokument-och gallringsplan är att tjäna som samlat beslutsdokument om gallring, återlämnande och bevarande av socialförvaltningens allmänna handlingar. Den ska även stödja och underlätta för handläggare, chefer eller annan personal gällande dokumenthantering och gallring. Dokumenthanteringsplanen är indelad i olika verksamhetsområden. UPPDATERING AV PLANEN Planen måste hållas aktuell. Arkivansvarig/nämndsekreteraren tar i första hand initiativ till att planen ska uppdateras. Förslag till förändringar i dokumenthanteringsplanen ska göras i samarbete med arkivansvarig/nämndsekreteraren. Årlig revidering är ett krav samt vid behov. Så snart en ny arbetsrutin eller ett nytt verksamhetssystem införs ska planen uppdateras. BEGREPP OCH FÖRTYDLIGANDE Handling Framställning i skrift, bild eller upptagning. Kan läsas av, avlyssnas eller uppfattas med tekniska hjälpmedel och som upprättats hos en myndighet. Originalhandlingar kan vara i pappersform eller elektroniskt. Allmän handling Bevara Gallring En handling som inkommit till eller upprättats hos kommunen, enligt de definitioner som anges i 2 kap. tryckfrihetsförordningen. Att spara för all framtid Gallring innebär att allmänna dokument eller uppgifter i dessa tas bort och förstörs i enlighet med på förhand fastställda kriterier. Gallring är också åtgärder med handlingar som orsakar förlust av betydelsefull information. 3

Forts Gallring Medium Anmärkning Till C-arkiv Förvaringsplats Närarkiv Tjänsterum Diarieförs När det anges att en handling kan gallras efter tex 5 år betyder det att 5 kalenderår måste förflyta efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades. Ett exempel är: handlingar med 5 års gallringsfrist som upprättats 2010 gallrades då tidigast i januari 2016. Hur informationen ser ut, t.ex. papper, elektroniskt, m.m. Viktiga upplysningar eller förtydligande. Här anges om och när en handling ska levereras till centralarkivet. Före leverans dit ska gem, plast, kopior, ar och sådant som ej hör till ärendet vara bortrensat. Handlingarna ska även läggas i speciella arkivboxar och det ska medfölja en reversal (ett kvitto för handlingarna). Vid ett pågående ärende förklarar detta var handlingarna förvaras. Handlingarna ska förvaras säkert d.v.s. brandsäkra skåp, samt obehöriga inte får tag i dem. Det kan stå tex personakt och procapita under förvaringsplats vilket kan vara att det oftast görs en journal i och med arbetet kring en klient/vårdtagare. Betecknar arkivlokal eller särskilda skåp/lådor för arkivering av pappershandlingar. Handlingar av tillfälligt intresse som förvaras hos respektive handläggare. Tjänsterum kan även innefatta digital förvaring beroende på handlingen går att använda digitalt. Förvaringsplats för en klients/vårdtagares inkommande/utgående handlingar. Registrering av en ingående, utgående eller upprättad handling. 4

ADMINISTRATION-nämnd och ledning Rutiner Gemensam server - Vid inaktualitet Pärm Information och Broschyrer Gemensam server - Vid inaktualitet Blanketter Gemensam server - Vid inaktualitet Närvarolistor från sammanträden Tjänsterum - Vid inaktualitet Justerade protokollsocialnämnd Ja Närarkiv Efter Bevaras samt Individutskott Diabas inbindning Bilaga (SN)- beslut om Tjänsterum - Gallras efter 2 år anställning genom delegation Bilaga (SN samt IU)- Ja Närarkiv Efter 5 år Bevaras delegeringslistor Diabas Kommunala Pensionärs-och Pärm i närarkiv - Bevaras Handikapprådets protokoll MBL-protokoll med bilagor Pärm i närarkiv - Bevaras Fullmakter Ja Närarkiv - Bevaras Diabas Samverkansgrupp Pärm - Bevaras protokoll Minnesar Gemensam server - Vid inaktualitet ledningsgrupp Statistik, övrigt Närarkiv - Vid inaktualitet 5

ADMINISTRATION-nämnd och ledning Statistik som innehåller unik information om verksamheten Protokoll eller minnesar från t.ex. referensgrupper, medborgarråd samrådsgrupper etc. Ja Närarkiv Diabas Efter 5 år Bevaras I pärm - Bevaras T.ex. Kontaktpersonsgrupp Minnesar APT Gemensam server - Vid inaktualitet Domar Närarkiv - Bevaras Original i personakt hos ansvarig handläggare Anmälningar enl. lex Sarah 14 kap 2 SoL Ja Närarkiv Diabas Efter 5 år 5 år Bevaras, se anmärkning 5, 15, 25 bevaras. Tillbudsrapporter I pärm - 10 år Justeringsanslag Digitalt På protokoll - Digitalt anslag Sekretessbelagda handlingar + diarieförda sekretesshandlingar Ja Närarkiv Diabas Avtal Ja Närarkiv Diabas Efter 5 år Efter 5 år Bevaras Bevaras 6

ADMINISTRATION-nämnd och ledning Avtal, rutinmässiga Närarkiv - 2 år efter inaktualitet E-post, registrerad knutet Ja Närarkiv Efter 5 år Bevaras till ärende Diabas Registrerad diarieförd Ja Närarkiv Efter 5 år Bevaras originalhandling, knutet till Diabas ärende. T.ex. leasing av kopiator etc. E-post, ej knutet till ärende Pärm - Vid inaktualitet Registrerad originalhandling Pärm - Vid inaktualitet ej knutet till ärende E-post som vidarebefordras Mailsystem - Vid inaktualitet utan registrering Arbetsdokument Tjänstekontor - Vid inaktualitet Ej av ringa betydelse Enkäter svar Gemensam server Tjänstekontor - Vid inaktualitet T.ex. socialstyrelsen, SKL. Enkäter sammanställning eller rapport Ja Närarkiv Diabas Efter 5 år Bevaras (egna) del av t.ex. kvalitetsarbete. Revisionsrapporter Ja Närarkiv Efter 5 år Bevaras Diabas Utvärderingar Ja Närarkiv Diabas Efter 5 år Bevaras 7

ADMINISTRATION-nämnd och ledning Dokumenthanteringsplan, Ja Närarkiv Efter 5 år Bevaras gallringsbeslut Diabas Leveransreversal Pärm - Bevaras Utfärdas i två ex varav den ena förvaras i centralarkivet Budget, internkontroll, verksamhetsplan, årsberätterättelser, delegationsordning, policys etc. Ja Närarkiv Diabas Efter 5 år Bevaras Klagomål och synpunkter och medborgarförslag Ja Närarkiv Diabas Klagomål och synpunkterav rutinartad allmän karaktär Remisser/remissvar Ja Närarkiv Diabas Närarkiv - 2 år Efter 5 år Bevaras Samt svar från tillsynsteam/grupp -ledare Efter 5 år Bevaras Ingår ofta i diarieförda handlingar 8

ADMINISTRATION-ekonomi Budget, antagen Ja Närarkiv Efter 5 år Bevaras Diabas Budget, (förslag) från Närarkiv Efter 5 år Bevaras nämnden Budgetuppföljning Ja Närarkiv Efter 5 år 2 år Diabas Attestförteckning Ja Närarkiv - 10 år Diabas Avräkningsböcker, Närarkiv - 2 år bokföringsunderlag Avstämningar, delårs-och Närarkiv - 10 år årsbokslut Bokföringsorder, med Närarkiv - 10 år Även rättelser bilagor och kontoutdrag Bokföring Närarkiv - 10 år Bokslutsbilagor Närarkiv - 10 år Bilagor till årsbokslut bevaras Delårsbokslut Ja Närarkiv Bevaras 10 år Årsredovisning/Bokslut Ja Närarkiv Bevaras 10 år Årsredovisning, noter (1kap 5 LKR) Ja Närarkiv Bevaras 10 år I förekommande fall inbindes med årsbokslutet 9

ADMINISTRATION-ekonomi Betalningsförslag/betalning Raindance - 2 år av leverantörsfakturor Kundfakturor Raindance - 2 år Endast digitalt original 10

ADMINISTRATION-avgiftshandläggning Beslut om avgifter - 5 år efter avslutat ärende Inkomstförsäkran - 2 år efter avslutat ärende Endast digitalt original Registerkontroll som utgör underlag för beslutet - Vid inaktualitet Tex FK, pensionsmyndigheten Underlag för debitering av avgift /underlag från utförare - 2 år efter avslutat ärende 11

VÅRD OCH OMSORG- handläggning Ansökan från enskild med eventuella bilagor Anmälningar som föranleder en utredning eller bifogas en redan existerande personakt Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter Utredning i enskilt ärende Överklagande med bilagor Vid avslut Vid avslut Vid avslut Vid avslut Vid avslut 12

VÅRD OCH OMSORG- handläggning Beslut/domar i förvaltningsdomstol Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner, vårdplaner. Vid avslut Vid avslut Fullmakter Vid avslut Anmälan om beslut om ställföreträdande/ombud Vid avslut 13

VÅRD OCH OMSORG-handläggning Överenskommelser Vid avslut Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Vid avslut Vid avslut Vid avslut Vid inaktualitet Vid avslut Vid inaktualitet 14

VÅRD OCH OMSORG-handläggning Registerkontroll som utgör underlag för beslut. Registerkontroll som endast har tillfällig betydelse. Vid avslut.. Ska tillföras akten i läsbar form. - Vid inaktualitet 15

VÅRD OCH OMSORG- verkställighet Genomförandeplaner hos utföraren Inkomna, utgående och upprättade handlingar som tillför sakuppgifter i ärendet (ex yttranden, kopia av fullmakter) original hos den enskilde. E-postmeddelande m.m. Inkomna handlingar från utländska vårdgivare Samtycke och menprövning Register över innehavare av trygghetslarm hos utförare hos utföraren Vid avslut Vid avslut - 5, 15, 25 bevaras Händelser av vikt dokumenteras i verksamhetssystemet. hos utförare Vid avslut - Vid inaktualitet När innehavet upphör 16

VÅRD OCH OMSORG- verkställighet Handlingar som rör avvikelsehantering Original i fysiskt akt, för verkställighet i låst skåp hos ansvarig chef - 5 år Rapporter/handlingar som blir en del av Lex Sarah-ärende bevaras med ärendeakten. Avtal om handhavande med privata medel (SÄBO) Planering av genomförande av insatser Original i fysiskt akt, för verkställighet i låst skåp hos ansvarig chef Respektive enhet Laps Care Vid avslut 5 år Bevaras, se anmärkning - Vid inaktualitet Register över vårdtagares nycklar Nyckelkvittenser, vårdtagares nycklar Nyckelkvittenser, personal, till verksamhetens lokaler Riskbedömningar för arbete i annans hem. Original i låst skåp hos verksamheten Original i låst skåp hos verksamheten Original i låst skåp hos verksamheten - Vid inaktualitet Uppdateras kontinuerligt - 2 år efter avslut - 2 år efter återlämnande Respektive enhet Vid avslut. 17

HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSLAGEN- dokumentation och journaler Patientjournal (rapportblad, IVP, ADLbedömningar, checklistor av betydelse, epikris, I infusion/injektionslistor, ord av hjälpmedel, sårvårdsjournal etc. Förbrukningsjournaler, narkotika, epikriser, sondmat, remisser/svar, ADL-bedömningar, vändschema m.m. Webbsesam Fysisk akt Journalhandlingar i pappersformat förvaras hos behörig personal (Ssk, Dsk, sjukgymnast etc.) Signeringslistor De senaste tre månaderna förvaras hos behörig personal (Ssk, sjukgymnast) efter det närarkiv. Delegeringar inkl. återkallande av delegeringar Hos utfärdande legitimerad HSLpersonal Vid avslut Vid avslut 10 år efter inaktualitet 5 år efter inaktualitet - 10 år From 1/1-2019 digitalt Till personalakt ett år efter sista giltighetsdatum 10 år efter sista giltighetsdatum From 1/1-2019 digitalt Avser även beslut om ändring i delegering 18

HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSLAGEN- dokumentation och journaler Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter Anmälningar och inkomna beslut om vårdskador, inklusive Lex Maria, läkemedelskador m.m. Ja Närarkiv Diabas Avvikelserapporter Respektive verksamhet Vid avslut Vid avslut 5 år efter inaktualitet Bevaras 10 år efter sista om de inte behövs för vårdgivarens uppföljningar eller vid utredning Förbrukningsjournal narkotika förrådsadministration I bas- och närförråd för läkemedel Loggar och loggkontroller Tillsynsteamet 10 år Om uppgift i logg lett till åtgärd så ska loggen bevaras tillsammans med det ärendet som då bildas. 5 år 19

HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSLAGEN- dokumentation och journaler Patientsäkerhetsberättelse Ja Stratsys Diabas Kvalitetskontroller medicintekniska produkter Register över medicintekniska produkter Nyckelhantering läkemedelskåp Händelse och riskanalys Efter 5 år Bevaras Original hos nämndsekreteraren Respektive verksamhet - 3 år efter att produkten avyttrats Respektive verksamhet Vid avslut Bevaras Webbsesam Ansvarig på - 3 år efter respektive återlämnande enhet Respektive verksamhet - Gallras efter 10 år Beslut egenvård Respektive verksamhet Vid avslut Bevaras 20

LAG OM BOSTADSANPASSNING handläggning Ansökan och beslut om bostadsanpassningsbidrag/ återställningsbidrag Överklagande med bilagor Registreras av handläggare i eget system, se förvaringsplats BAB Original till rätten. Kopia till fysisk akt Vid avslut - 10 år efter att beslutets är taget 10 år efter att beslutet är taget Kopia av domslut Fysisk akt - 10 år efter att beslutet är taget Under förutsättning att beslutet finns i myndighetens protokoll. Om den sökande bor kvar i lgh kan gallringsfristen förlängas Pappersakt/handlingar förvaras i pärmar i handläggarens rum. Gallring utförs av handläggaren Pappersakt/handlingar förvaras i pärmar i handläggarens rum. Gallring utförs av handläggaren 21

LAG OM BOSTADSANPASSNING handläggning Kopia av protokoll från socialnämnd/iu Fysisk akt - 10 år efter att beslutet är taget Originalprotokoll finns hos arkivansvarig/ nämndsekreterare Register över åtgärdade BAB Vid avslut Bevaras fastighetsbeteckningar Offerter Vid inaktualitet Pappersakt/handlingar förvaras i pärmar i handläggarens rum. Gallring utförs av handläggaren Dokumentation om material och installationer som behövs för framtida reparationer och underhåll Övrig information tex intyg från legitimerad personal Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter 10 år efter att beslutet är taget 10 år efter att beslutet är taget Vid avslut 22

LAGEN OM STÖD OCH SERVICE (LSS)- handläggning Ansökan från enskild med eventuella bilagor Ärendeblad journalblad Utredningar utlåtande procapita Verksamhetssystem Verksamhetssystem Vid avslut Vid avslut Vid avslut Sammanställning över andra insatser Beslut om insats Vid avslut Vid avslut 23

LAGEN OM STÖD OCH SERVICE (LSS)- handläggning Överklagande med bilagor Vid avslut Beslut/domar i förvaltningsdomstol Vid avslut Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. arbetsplaner, individuella planer Anmälan om beslut om ställföreträdare eller ombud Inkomna eller utgående handlingar av betydelse i ärendet Vid avslut Vid avslut Vid avslut 24

LAGEN OM STÖD OCH SERVICE (LSS)- handläggning Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Vid avslut Fullmakter Vid avslut Inkomna eller utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Ansökan om ekonomiskt stöd enl. 9 LSS, ersättning för personlig assistans respektive sjukvikarier Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid avslut 25

LAGEN OM STÖD OCH SERVICE (LSS)- handläggning Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter Kallelser till tex individuellplan, genomförandeplan Vid inaktualitet 26

LAGEN OM STÖD OCH SERVICE (LSS)- verkställighet Bedömningar Låst skåp hos varje verksamhet Fullmakt I fysisk akt i låst skåp hos respektive verksamhet Samtycke Muntligt dokumenteras i. Skriftligt i personakt Avtal om handhavande av privata medel Låst skåp i respektive verksamhet Vid avslut Vid avslut Vid avslut Vid avslut 27

LAGEN OM STÖD OCH SERVICE (LSS)- verkställighet Underrättelse från myndighet Avtal uppdragstagare/stöd familj Tidsredovisningar LASS, utbetalningsbesked, kopior på beslut från Försäkringskassan Vid avslut Låst skåp hos verkställaren Originalet skickas till försäkringskassan. Kopior i fysisk akt i låst skåp hos respektive verksamhet Riskbedömningar Original i fysisk akt i låst skåp hos chef. Vid avslut Vid avslut Vid avslut Efter 2 år. T.ex. debiteringsunderlag 28

LAGEN OM STÖD OCH SERVICE (LSS)- verkställighet Arbetsar Gallras efter införandet i verksamhetssystem Korrespondens av tillfällig betydelse Original i fysisk akt hos respektive verksamhet 2 år Efter återlämnande Arbetsplan, genomförandeplan, vårdplan, individuellplan etc Vid avslut Social journal Vid avslut 29

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN - handläggning barn & unga Protokoll och mötesar från samarbetsgrupp mellan socialtjänst, skola, polis eller liknande, individärende Avtal med enskilda utförare Korrespondens med enskilda utförare Anmälningar avseende barn och ungdomar SoL 14:1 Ansökan från enskild med eventuella bilagor Diariepärm Utredningar i enskilt ärende Om de inte ingår i diarieförda handlingar Om de inte ingår i diarieförda handlingar dag 5,15, 25 bevaras 30

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN - handläggning barn & unga Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Överklagande med bilagor Domslut Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. arbetsplaner, behandlingsplaner, vårdplaner Ansökningar till institutioner om vård dag 5,15, 25 bevaras 31

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN - handläggning barn & unga Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättande av handlingar av betydelse i ärendet Registerkontroller som utgör underlag för beslut Fullmakter Remisser till t.ex. BUP Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Vid inaktualitet Vid inaktualitet dag 5,15, 25 bevaras 32

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN - handläggning barn & unga Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Meddelande från hyresvärd (hyresskulder, uppsägning m.m.) Polisrapporter om brott eller misstanke om brott Vid inaktualitet Vid inaktualitet Diariepärm Vid inaktualitet Om den ligger till grund för beslut om insats inom socialtjänst Yttrande i körkortsärende Yttrande till åklagare, andra myndigheter och allmän domstol. 33

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN - handläggning barn & unga Yttrande i vapenärenden. Begäran om handräckning Efterlysningar Slaskpärm dag 5,15, 25 bevaras Pärm-om det ej gäller barn i kommunen. Meddelande om förundersökning Meddelande om åtalsunderlåtelse/att åtal ska väckas Domar Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet 34

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN - handläggning barn & unga Rapporter och meddelande som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Meddelande om placering inom kommunen av barn från annan kommun Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Pärm 2 år Tex polisrapporter LOB-ar meddelande om avhysning. Hyresskuld. Diarieförs eller registreras på annat sätt enligt sekretesslagens regler Pärm När placeringen upphört Diariepärm Akt om det finns ett ärende Om man inte får kännedom om när en placering upphör kan meddelande gallras 5 år efter sista notering 5 år Tex anmälningar enl. 14 kap 1 SoL. Diarieförs 35

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN - familjehem, kontaktperson/familj Ansökan om att bli familjehem, kontaktperson/familj Ärendeblad journalblad Utredningar av familjehem, kontaktperson/familj Avtal med ex kontaktperson Verksamheten KP:s personakt Ansvarsförbindelser för kostnader Förteckning över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem 5, 15, 25 bevaras 5, 15, 25 bevaras Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras Pärm Vid inaktualitet När ny förteckning upprättas 36

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN - familjehem, kontaktperson/familj Förteckning över familjehem Förteckning över kontaktpersoner/familjer Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter Pärm Verksamheten Vid inaktualitet Vid inaktualitet När ny förteckning upprättas När ny förteckning upprättas 37

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN - placeringsärenden barn Anmälningar från polis, skola etc. Diariepärm Ärendeblad journalblad Dokumentation av planering som rör barnet t.ex. vårdplaner, genomförandeplaner, SIP Uppföljning av placering Beslut och beslutsunderlag Handlingar rörande underställning till förvaltningsrätt Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Om det inte lett till placering Om det lett till placering 38

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN - placeringsärenden barn Ansökningar om vård (till förvaltningsrätt) med bilagor Bevaras Anmälningar om behov av vård (till institutioner) Bevaras Eftergift av förälders ersättningsskyldighet för barns vård i annat hem än det egna Vårdnadsutredningar Utredningar om lämpligt familjehem för den placerade Yttrande till åklagare, tingsrätt etc. Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Dock inte utredningar om familjehemmet som sådant, som har en egen akt 39

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN - placeringsärenden barn Domar Bevaras Meddelande från institution om utskrivning Bevaras Ansvarsförbindelser Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Placeringsmeddelande från Statens institutionsstyrelse Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras 40

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN familjerätt adoptioner Yttrande från nämnden, socialstyrelsen, läkare Inkomna och utgående handlingar av betydelse för ärendet Beslut medgivande (olika språk) Ansökan till tingsrätt om dom, tingsrättens dom, kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Överklagande med bilagor Beslut/domar i förvaltningsdomstol Återkallelse av medgivande Uppföljningsrapporter (t.ex. från hembesök) Bevaras på barnet samt akt på de som adopterar. Bevaras på barnet samt akt på de som adopterar. Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras på barnet samt akt på de som adopterar. på barnet samt akt på de som adopterar. på barnet samt akt på de som adopterar. på barnet samt akt på de som adopterar. på barnet samt akt på de som adopterar. på barnet samt akt på de som adopterar. 41

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN familjerätt adoptioner Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig eller rutinmässig karaktär Medgivande till socialnämnden för att hämta uppgifter ur andra register, sekretesseftergifter Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter - Vid inaktualitet - Vid inaktualitet 42

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN - vårdnad, boende och umgänge Tingsrättens begäran om utredning Utdrag ut socialregister/polisregister Personbevis Överenskommelse tex umgängesresor Upprättad handling av betydelse i ärendet 43

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN - vårdnad, boende och umgänge Motivering och beslut att nämnden inte godkänt avtal Remiss från tingsrätt om samarbetsavtal Av socialnämnden godkänna avtal om boende, vårdnad och umgänge Domar från tingsrätten (senast 5 år efter att barnet fyllt 18) Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Uppdrag att utse umgängesstöd, se anmärkning 44

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN - vårdnad, boende och umgänge Meddelande till skatteverket, CSN, försäkringskassan om avtal. Äktenskapslicens Ansökan om umgängestöd Rapporter från kontaktperson och umgängestöd Påtalan om godman till tingsrätten (senast 5 år efter att barnet fyllt 18), se anmärkning Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år Bevaras 45

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN - vårdnad, boende och umgänge Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Inkomna och utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter Pärm - Vid inaktualitet - Vid inaktualitet 46

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN - faderskap och föräldraskap Underrättelse från skatteverket om nyfödda Underrättelse från skatteverket om inflyttat barn Ärendeblad, journalblad, Protokoll för utredande av faderskap/avser sambo, mor och far) Identitetsstyrkande handling Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär i ärendet Rättsgenetiska och rättskemiska undersökningar Bevaras Om båda föräldrarna är överens, upprättas ingen akt. Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras - Vid inaktualitet - Vid inaktualitet Bevaras 47

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN - faderskap och föräldraskap Underlag och beslut rörande nedläggning av faderskaps/föräldraskapsutredning-ärende Ärende rörande hävande av faderskap eller föräldraskap Beslut/domar Anmälan om gemensam vårdnad Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Begäran om hjälp av utrikesdepartementet Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras - Vid inaktualitet 48

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN-vård av vuxna och missbrukare stödinsatser riktande mot vuxna, dokumentation och handläggning Ansökan från enskild med eventuella bilagor Anmälningar som tillhör eller ger upphov till ärende Ärendeblad, Journalblad (senast 5 år efter att barnet fyllt 18) Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Utredningar i enskilt ärende, se anmärkning 49

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN-vård av vuxna och missbrukare Beslut och beslutsunderlag Överklagande med bilagor Beslut/domar i förvaltningsdomstol stödinsatser riktade mot vuxna, dokumentation och handläggning Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. arbetsplaner, behandlingsplaner, genomförandeplaner, SIP. (senast 5 år efter att barnet fyllt 18), se anmärkning Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. 50

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN-vård av vuxna och missbrukare Remisser till t.ex. arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare, beroendevård Ansökningar till institutioner om vård Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse och/eller rutinmässig karaktär Fullmakter Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Droganalyser, se anmärkning Bevaras 51

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN-vård av vuxna och missbrukare Meddelande om utskrivning från vårdhem eller likande Vid inaktualitet Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Meddelande från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc.) Underrättelse från kronofogdemyndighet om avhysning Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten Pärm Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet 2 år efter att kontraktet upphört att gälla. Under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkningar inte kvarstår 52

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN-försörjningsstöd Ansökan från enskild med eventuella bilagor Ärendeblad, journalblad, ekonomiska beräkningar Utredningar i enskilt ärende Beslut i enskilt ärende om bistånd (senast 5 år efter att barnet fyllt 18) Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Överklagande med bilagor, se anmärkning 53

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN-försörjningsstöd Beslut/domar i förvaltningsdomstol, yttrande till förvaltningsrätten Återkravshandlingar Dokumentation av planering som rör den enskilde tex överenskommelser, handlingsplaner, arbetsplaner Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärendet (senast 5 år efter att barnet fyllt 18) Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. 54

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN-försörjningsstöd Registerkontroll som utgör underlag för beslut Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Meddelande från hyresvärd, elbolag, kronofogdemyndighet om skulder, uppsägning och avhysning Kallelser till möte med handläggare m.m. Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Pärm -vid ärende Pärm- ej ärende Fullmakter Vid avslut Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Om det inte finns något ärende. 55

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN-försörjningsstöd Orosanmälningar Vid avslut Om inte ärende inleds (pärm) Pärm Kostnadsförslag Kopior läkarintyg Senaste deklarationen/slutskattsedel Vid avslut Vid avslut Vid avslut Remisser och remissvar Vid inaktualitet Aktualiseringar som inte Diariepärm Vid inaktualitet leder till utredning Handlingsplaner från AF Vid inaktualitet. 56

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN-försörjningsstöd Kontoutdrag/kontoförteckning från bank Vid inaktualitet Utdrag ur bilregister Vid inaktualitet Värderingsuppgifter fordon Vid inaktualitet Boendekalkyl Vid inaktualitet Jobbsök enkät/aktivitetsrapport Vid inaktualitet Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten Pärm 2 år efter att kontraktet upphört att gälla. Under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkningar inte kvarstår 57

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN-dödsboanmälan Dödsfallsintyg och släktutredning Ansökan/boutredningar/ underlag för beslut Ekonomisk redovisning (underlag dödsboets tillgångar, betalningar m.m.) Korrespondens som har betydelse för ärendet, t.ex. avskrivning av skuld etc. Kopior på dödsboanmälan Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter Kopia gallras när registrerad dödsboanmälan inkommer från skatteverket 58

INDIVID OCH FAMILJEOMSORGEN-budget och skuldrådgivning Ärende rörande budgetrådgivning Ärende rörande skuldrådgivning, ej prövade enligt skuldsaneringslagen Ärenden rörande skuldsanering prövade enligt skuldsaneringslagen BOSS BOSS BOSS Vid avslut Vid avslut T.ex. ärendeblad, minnesar, skuldöversikt, kalkyler, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelser med fordringsägare T.ex. ärendeblad, minnesar, skuldöversikt, kalkyler, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelser med fordringsägare T.ex. ärendeblad, minnesar, skuldöversikt, kalkyler, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelser med fordringsägare. Kopior av ansökan till och beslut från kronofogdemyndighet samt beslut från rätten. 59