Administration, kvalitetssäkring och effektivisering
Innehåll Syfte Aktörer och rollfördelning Styrdokument Bidragssystem och bidragshantering Upphandling Spridningskontroll Datalagring Effektivisering 2015-09-14 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 2
Syfte Att få en så effektiv verksamhet med så hög kvalitet som möjligt för skattebetalarnas pengar. eller Största möjliga miljönytta för pengarna. 2015-09-14 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 3
Aktörer och rollfördelning Havs- och vattenmyndigheten Vattenmyndigheterna Länsstyrelsen Huvudmannen Entreprenörer och konsulter 2015-09-14 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 4
Styrdokument Förordningen (1982:840) om statsbidrag till kalkning av sjöar och vattendrag. Föreskrifter och allmänna råd. Handbok 2010:2 Kalkning av sjöar och vattendrag. HaV:s beslut om bidrag till länsstyrelserna för åtgärder för havs- och vattenmiljön. Regionala åtgärdsplaner. Länsstyrelsernas beslut om statsbidrag till huvudmännen. 2015-09-14 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 5
Bidragssystem Anslaget 1:12 Åtgärder för havs- och vattenmiljön. Totalt 667 milj. 2014 och 2015 varav ca 166 milj. användes till kalkningsverksamheten 2014. Länsstyrelserna får lämna statsbidrag till: Kalkning Biologisk återställning i kalkade vatten Planering, utvärdering, utredningar och undersökningar Normalt till 85 % av totalkostnaden, i särskilda fall en högre bidragsandel som då beslutas av HaV. 2015-09-14 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 6
Övrig finansiering Egeninsats från huvudmän Länsstyrelsernas ramanslag EU-medel (Life, Leader, landsbygdprogrammet) 2015-09-14 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 7
Bidragshantering Huvudmannen ansöker om statsbidrag årligen till länsstyrelsen. Olika rutiner i olika län för: Ansökan Beslut Utbetalning i efterhand eller i förskott efter genomförd upphandling Redovisning 2015-09-14 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 8
Upphandling Arbetsgången Lagen om offentlig upphandling Att tänka på vid upphandling av kalkningsåtgärder Direktupphandling (Ramavtal) 2015-09-14 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 9
Arbetsgång vid upphandling 1. Annonsering av anbudsförfrågan 2015-09-14 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 10
Anbudsförfrågan Omfattning Kommersiella villkor Administrativa bestämmelser Krav på: Varan Leverantören Tjänsten Vilka bevis som skall medfölja anbudet för resp. krav Hur anbudsprövningen går till 2015-09-14 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 11
Lagen om offentlig upphandling Öppen upphandling Annonseras i hela EU i minst 52 dagar Ovan Tröskelvärde (ca 1,8 milj kr för kommuner och 1,1 milj kr för statliga myndigheter) Nedan Förenklad upphandling eller urvalsupphandling Annonseras i skälig tid, minst 10 dagar 2015-09-14 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 12
Arbetsgång vid upphandling 1. Annonsering av anbudsförfrågan 2. Anbudsförfrågan finns tillgänglig 3. Anbud kommer in 4. Anbudsöppning 5. Anbudsprövning och anbudsutvärdering 2015-09-14 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 13
Exempel på utvärderingsmatris Varje utvärderingskriterie betygssätts 1-3: 1 = Tillfredställande (enligt kraven) 2 = Bra 3 = Mycket bra (bäst) 2015-09-14 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 14
Arbetsgång vid upphandling 1. Annonsering av anbudsförfrågan 2. Anbudsförfrågan finns tillgänglig 3. Anbud kommer in 4. Anbudsöppning 5. Anbudsprövning och anbudsutvärdering 6. Tilldelningsbeslut 7. Tid för överklagan i 10 dagar (avtalsspärr) 8. Avtal tecknas 2015-09-14 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 15
Upphandling av kalkningsåtgärder Var ute i god tid Samordna med flera huvudmän och mellan län Flerårsupphandling Tillåt att uppdraget delas upp Ställ villkor på funktionen Hänvisa till de allmänna bestämmelserna KALK 02 och ange avvikelserna Ange hur mycket kalkmängderna kan förändras med oförändrat pris Ange vilken framförhållning som gäller för definitiv tidsplan 2015-09-14 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 16
Direktupphandling mindre än 505 000 kr När förenklad upphandling medför orimligt stora kostnader Inget krav på annonsering och skriftliga anbud Gör ändå prisjämförelse, ställ miljökrav, dokumentera och skriftliga avtal 2015-09-14 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 17
Ramavtal Upphandlingen är redan klar Myndighetsgemensam Gör ändå en prisförfrågan och skriftligt avtal Finns inga för kalkning, vattenkemianalyser eller biologiska undersökningar 2015-09-14 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 18
Spridningskontroll Allmänt Huvudmannen ansvarig Kan med fördel samordnas med flera huvudmän, gärna inom hela länet Viktigt med framförhållning från entreprenören om tidsplanen Viktigt att vara tillgänglig för entreprenören Värdefull kontakt mellan huvudman och entreprenör 2015-09-14 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 19
Spridningskontroll forts. Kontroll av spridning Stickprov i fält dagligen, kan ersättas med GPS-spår Först kontroll och sedan dialog med entreprenören Prioritera ytor som: Är svåra att avgränsa och hitta i terrängen Gränsar till naturreservat eller anda känsliga områden Kräver lång flygsträcka från depån Prioritera de större sjöarna 2015-09-14 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 20
Spridningskontroll forts. Utnyttja spridningskontrollen för inspektion av våtmarksytor som piloten bedömer som dåliga eller med tveksam avgränsning. Uppmana piloten att ange på spridningsjournalen om en våtmarksyta inte längre är lämplig. 2015-09-14 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 21
Datalagring En effektiv och säker datalagring är en förutsättning för en effektiv verksamhet med hög kvalitet Genomförda och planerade kalkningar lagras i Nationella kalkdatabasen (http://kalkdatabasen.lansstyrelsen.se/) Effektuppföljningsdata lagras hos nationella datavärdar om sådana finns utsedda (https://www.havochvatten.se/hav/samordning-- fakta/data--statistik/miljoovervakningsdata-datavardskap-ochatkomst-av-data.html). Om inte ansvarar länsstyrelserna för datalagringen 2015-09-14 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 22
Effektivisering Koncentration av resurser till större enheter Arbetsfördelningen behöver anpassas till de förutsättningar som råder Undvik dubbelarbete Viktigast är att den som utför arbetet har nödvändig kompetens och erfarenhet 2015-09-14 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 23