Uppdragsbeskrivning för Systemgranskning av sex bidragsmottagande medlemsorganisationer i Svenska missionsrådet

Transkript

1 SIDA 1 av 8 Uppdragsbeskrivning för Systemgranskning av sex bidragsmottagande medlemsorganisationer i Svenska missionsrådet Bakgrund Svenska missionsrådets funktion som bidragsförmedlande ramorganisation regleras utifrån de avtal som tecknas med Sida samt därtill kopplade styrande dokument (strategi och riktlinjer). Svenska missionsrådet förmedlar krav och regler vidare genom avtalsskrivande med respektive medlemsorganisation och ansvarar vidare för att kvalitetssäkra de bidrag man förmedlar. Ett led i denna kvalitetssäkring är att granska medlemsorganisationernas organisation, kompetens och resurser samt tillförlitligheten och giltigheten i deras system för verksamhets- projekt- och ekonomistyrning. Här beskrivs den systemgranskning som nu ska genomföras och omfattar sex av Svenska missionsrådets medlemsorganisationer. Dessa organisationer är Frälsningsarmén, Folk och Språk, Lepramissionen Sverige, Life and Peace Institute, Operation Mercy samt Svenska Bibelsällskapet. Övergripande syfte med uppdraget Uppdraget utgör ett led i Svenska missionsrådets kvalitetssäkring av de medel man förmedlar till medlemmarna i Svenska missionsrådet utifrån avtal med Sida-Civsam för utvecklingssamarbete i syd och öst. Uppdraget syftar till att ge Svenska missionsrådet, och i förlängningen Sida, en komplett bild av medlemsorganisationernas organisation, beslutsfattande, kompetens, resurser samt tillförlitligheten och giltigheten i system för verksamhets- projekt- och ekonomistyrning. Av särskild vikt är att granska och bedöma medlemsorganisationernas kapacitet att

2 SIDA 2 av 8 självständigt planera, genomföra, följa upp, redovisa och analysera resultaten av sin verksamhet som finansieras genom medel från Sida kanaliserade genom Svenska missionsrådet. Ett ytterligare syfte med uppdraget är att rekommendera organisationerna och Svenska missionsrådet åtgärder i sådana aspekter där utrymme för förbättringar föreligger. Uppdragets delar Granskningen inbegriper kartläggning av medlemsorganisationerna vad gäller organisation, beslutsfattande och kompetens/resurser/system för verksamhets- projekt- och ekonomistyrning kopplat till hantering av alla medel från Sida kanaliserade genom Svenska missionsrådet. Uppdraget inkluderar inläsning av dokumentation, intervjuer med Svenska missionsrådet samt medlemsorganisationernas ledning och personal, analys, rapportering och att rekommendera åtgärder i sådana aspekter där utrymme för förbättringar föreligger. Styrdokument Granska och bedöm medlemsorganisationernas styrdokument (visioner, mål, strategier, policys och handlingsplaner etc.) som relaterar till organisationerna som helhet samt specifikt för utvecklingssamarbetet. Samarbeten Beskriv samarbeten med andra organisationer som finns etablerade och om/hur dessa bidrar till organisationernas utvecklingssamarbete. Organisation, beslutsfattande, resurser Granska och bedöm medlemsorganisationernas organisation och beslutsfattande funktioner (inklusive ansvarsutkrävande), särskilt i fråga om demokratiska aspekter (öppenhet, transparens, delaktighet) och möjligheter att agera rättvist och effektivt för den verksamhet som man är ansvarig för, inklusive utvecklingssamarbetet. I detta ingår att beskriva och bedöma styrelsens och den anställda ledningens roller och mandat i

3 SIDA 3 av 8 styrningen av organisationen, inklusive hur uppgifter och ansvar delegeras och dokumenteras. Granska och bedöm medlemsorganisationerna tillgängliga kompetens och resurser för att planera, genomföra, följa upp, redovisa och analysera resultaten av verksamhet, detta med specifikt fokus på verksamhet som finansieras av Sida-medel kanaliserade genom Svenska missionsrådet. Särskild betoning bör ligga på granskningen av vilka funktioner/tjänster som bidrar till utvecklingssamarbetet och hur dessa är organiserade samt en bedömning av hur detta överensstämmer med verksamhetens omfattning och volym. Granska och bedöm rekryteringsrutiner och personalpolicys, former för anställning och kontrakterande av personalresurser samt personalens utvecklingsmöjligheter. Här inkluderas även regler för och hantering av säkerhetsaspekter vid tjänsteresor och stationering av personal utomlands. Granska och bedöm medlemsorganisationerna system för organisatoriskt lärande. Medlemsorganisationerna verksamhetsstyrning Granska och bedöm medlemsorganisationerna system och rutiner för, samt dokumentation av (vad gäller utvecklingssamarbetet): - verksamhetsplanering inklusive budgetering - målformuleringar - insatsbedömning - hantering och val av landkontor och lokala partners (organisationsbedömning, inhämtning av årsredovisning, revisionsberättelse och revisionsrapport) - uppföljning av insatser - återföring av erfarenheter - utfasning av insatser - resultatredovisning Granska och bedöm hur rekommendationer och åtgärdsplaner som organisationen formulerat utifrån tidigare genomförda utvärderingar och revisioner har följts upp.

4 SIDA 4 av 8 Medlemsorganisationerna projekt- och ekonomistyrning utifrån Svenska missionsrådet regler för bidrag Avtal Granska och bedöm om organisationerna har lämpliga, relevanta och realistiska avtal med samtliga sina samarbetsorganisationer och vilka rutiner och system de har för att föra vidare tillämpliga delar av Sidas/Svenska missionsrådets regler för bidrag i alla led. Granska och bedöm tillvägagångssätt för att skapa sådana avtal samt rutiner och system för att säkra efterlevnad. Granska och bedöm hur organisationerna efterlever och följer sina avtal med Svenska missionsrådet vilka system och rutiner som finns för det. Rekvisition och utbetalning av medel Beskriv hur organisationernas rutinerer för rekvisition och utbetalning av SMR/Sida-medel ser ut. Administration av medel Granska och bedöm organisationernas hantering av medel från givare (separata konton, särredovisningsmöjligheter). Granska och bedöm systemen som garanterar att samarbetsorganisationer har medel på separata bankkonton (eller på annat sätt säkerställer särredovisning om så krävs). Återbetalning av medel Granska och bedöm organisationernas mekanismer för redovisning, beräkning och återbetalning av ej förbrukade medel från givare och ränteinkomster på sådana medel. Resultatredovisning och ekonomisk redogörelse Granska och bedöm organisationernas uppfattning om Sidas och Svenska missionsrådet rapporteringskrav. Granska och bedöm hur revision och redovisning sker idag och om man avser vidta andra eller ytterligare åtgärder (hur förvaras revisioner, redovisningar och dokumentation?).

5 SIDA 5 av 8 Granska och bedöm vilka system som finns för att underlätta och säkerställa uppföljning av samarbetsorganisationer. Granska och bedöm hur revisioner rapporteras inom organisationen och till samarbetsorganisationer. Granska och bedöm hur organisationernas egna och givares revisionsinstruktioner efterlevs (vilka system finns för kontroll av revisorer och revisioner utförda av samarbetsorganisationer?). Valutakursdifferenser Granska och bedöm vilka system/tillvägagångssätt som finns för att hantera valutakursdifferenser. Upphandling Granska och bedöm hur upphandling sker (verkliga fall) och efter vilka regler. Registrering och arkivering Granska och bedöm om/hur organisationerna registrerar och förvarar viktig korrespondens och dokumentation (t ex samarbetsavtal och den ekonomiska bokföringen). Bedömningar och undersökningar genomförda av organisationen Granska och bedöm på vilket sätt organisationerna säkerställer att samarbetsorganisationer efterföljer sina egna och givares regler och krav. Omdisponering och förändringar Granska och bedöm vilka regler och system finns för att hantera omdisponeringar och förändringar inom eller mellan verksamheter/program/projekt. Felaktig användning av medel och otillbörligt beteende Granska och bedöm vilka system som finns för att hantera otillbörligt beteende. Granska och bedöm vilka system som finns för att främja god ordning och förhindra korruption och felaktig användning av medel. Riskanalys Granska och bedöm hur organisationerna hanterar risker i

6 SIDA 6 av 8 utvecklingssamarbetet både vad avser intern kontroll och ledning och risker att aktiviteter inte leder till avsedda resultat i verksamheter/program/projekt. Egeninsats Granska och bedöm vilka insamlingssystem som finns och varifrån organisationerna samlar in medel till egeninsats i utvecklingssamarbetet (vilka insamlingsetiska principer finns?). Granska och bedöm hur egeninsatsen i Sida-finansierade insatser redovisas. Rekommendationer Uppdraget ska resultera i rekommendationer till medlemsorganisationerna och Svenska missionsrådet i de aspekter ovan där utrymme för förbättringar föreligger. Genomförande av uppdraget Uppdraget genomförs av konsult/er med relevant kompetens. Konsulten anlitas av Svenska missionsrådet. Konsulten stöds av kontaktperson inom Svenska missionsrådet och inom respektive organisationer. Metod Uppdraget genomförs genom granskning av tillgänglig dokumentation hos medlemsorganisationerna och Svenska missionsrådet, samt genom intervjuer med Svenska missionsrådet och medlemsorganisationerna ledning, personal och i tillämpligt fall, kontakter med organisationens revisorer. Tillgängliga och nyligt genomförda granskningar ska beaktas särskilt, så att onödig duplicering undviks. I samband med detta blir det även viktigt att kontrollera hur rekommendationer och åtgärdsplaner kopplat till dessa har följts upp. En bedömning görs individuellt för var och en av medlemsorganisationerna.

7 SIDA 7 av 8 Uppdraget ska ske i god samverkan med Svenska missionsrådet och medlemsorganisationerna och med respekt för medverkandes tid. Uppdraget genomförs i en anda av konstruktivitet och lärande. I övrigt ska upplägg och metod presenteras i anbuden och specificeras i inception report. Rapportering av uppdraget Uppdraget rapporteras till Svenska missionsrådet i en samlad rapport, samt i sex separata rapporter, en för varje medlemsorganisation. I samband med att preliminära slutrapporter skrivs, görs en presentation för Svenska missionsrådet och de som berörs av respektive deluppdrag. Efter genomgång av de preliminära rapporter, som medlemsorganisationerna fått ta del av, skrivs slutliga rapporter som lämnas till Svenska missionsrådet. Rapporterna ska innehålla: sammanfattning; beskrivning av metod; resultat; analys; slutsatser; rekommendationer; bilagor. Språket är engelska. Rapporterna skickas i elektronisk fil till Svenska missionsrådet. Svenska missionsrådet äger rapporterna och hanterar dem konfidentiellt i relation till medlemsorganisationerna och omvärlden. Konsulten/rna ska betrakta all information erhållen genom uppdraget som konfidentiell. Tidsplan Uppdraget innefattar max 54 dagars arvoderat arbete inom följande tidsramar. 5 oktober 2015 Inbjudan till anbud 27 oktober 2015 Sista dag att lämna anbud

8 SIDA 8 av 8 3 november 2015 Beslut om upphandling 16 november 2015 Uppstartsmöte, upplägg och planering 31 mars 2016 Slutlig rapportering av uppdrag Anbud Anbudet disponeras på följande sätt: Fakta om anbudsgivaren (namn, adress, telefon, fax, e-post, företag, etc.) Beskrivning av hur uppdraget ska genomföras Fullständig budget inklusive arvode (tid x pris per tidsenhet) CV skall bifogas. Arvoden För arvode skall anges om utbetalning skall ske till företag med F-skatt eller till fysisk person (A-skatt). Arvode till företag beräknas inklusive sociala avgifter. Arvode till fysisk person beräknas exklusive arbetsgivaravgift, som kommer att betalas av Svenska missionsrådet. Prövningsrätt Svenska missionsrådet förbehåller sig fri prövningsrätt av erhållna anbud och kan komma att ingå i förhandling med anbudsgivare. Anbudsgivare kan dock ej för sin del påfordra förhandling. Anbudstid Anbudet skall vara Svenska missionsrådet tillhanda senast den 28 oktober Anbudshandlingar sänds per e-post till: anders.malmstigen@missioncouncil.se För frågor hänvisas till Anders Malmstigen (via mejl eller tel ).