ADMINISTRATIONEN VID IKV
Sammanställning Eknmifrågr Siv Utterberg Katarina Lindrth Siv Anderssn Carina Lindberg Persnalfrågr Karin Jhanssn Higran Saghir Siv Anderssn Kursadministratin Isabel Erikssn Vestin Annika Häger Prjektadministratin Katja Anderssn Birgitta Haglund Frskarutbildning (registrering i Ladk) Elin Erikssn Katja Anderssn Carina Lindberg IT-administratin/supprt Håkan Petterssn Bernth-Erik Erikssn
Var sitter vi? Kntaktuppgifter: Läkarskeppet Siv Utterberg siv.utterberg@surgsci.uu.se Telefn: 018-611 48 55 Katarina Lindrth katarina.lindrth@surgsci.uu.se Karin Jhanssn karin.jhanssn@surgsci.uu.se Telefn: 018-611 31 03 Higran Saghir higran.saghir@surgsci.uu.se Telefn: 018-611 49 27 Katja Anderssn katja.anderssn@surgsci.uu.se Telefn: 018-611 29 44 Isabel Erikssn Vestin isabel.erikssn.vestin@surgsci.uu.se Telefn: 018-611 31 02 Annika Häger annika.hager@radil.uu.se Telefn: 018-611 45 99, 070-167 90 66 Röntgenavdelningen Siv Anderssn siv.anderssn@surgsci.uu.se Telefn: 018-611 26 16 Carina Lindberg carina.lindberg@surgsci.uu.se Telefn: 018-6171695 Elin Erikssn elin.erikssn@surgsci.uu.se Telefn: 018-611 45 69 Birgitta Haglund birgitta.haglund@surgsci.uu.se Telefn: 018-611 46 76 Håkan Petterssn hakan.petterssn@radil.uu.se Telefn: 018-611 47 33, 070-338 12 80
Siv Utterberg Eknmisamrdnare Huvudsakliga arbetsuppgifter Övergripande institutinseknmi Budget, budgetuppföljning Årsbkslut, delårsbkslut Presentatiner för institutinsstyrelsen Ser till att intäkter ch kstnader hamnar rätt Knteringsfrågr Råd ch stöd till lärare ch frskare Kntaktuppgifter: siv.utterberg@surgsci.uu.se Telefn: 018-611 48 55
Katarina Lindrth Eknm Katarina är nyanställd eknm, hn började den 1 ktber 2018 Huvudsakliga arbetsuppgifter Kntaktuppgifter: katarina.lindrth@surgsci.uu.se Telefn: 018-611 48 55
Vanliga frågr gällande eknmi Finansiering Vilka pengar bör jag göra slut på först? Har jag råd att? Samfinansiering av lön med ALF-medel Kalkyler Vad kstar min frskare per månad/per år? Vilka pålägg blir det på arvdes-/lönekstnader? Hur länge räcker pengarna? Övriga frågr Hur hög är verheaden? Vad går verheaden till? Kan jag ge NN stipendium? När får jag pengar för handledning av studenten XX? Hur skaffar jag ett mbilabnnemang via UU? Ersättning för undervisning på annan institutin, inte arvde
Siv Anderssn Eknmi- ch persnaladministratör Huvudsakliga arbetsuppgifter Eknmisk redvisning vid IKV. Fakturering, budget ch bkslutsarbete. Ordnar betalningar till EPN ch hanterar utlandsfakturr. Rekvirerar in beviljade anslag ch bidrag till frskningskntn. Tittar på eknmin i samband med en datrbeställning, så Rudbeck kan beställa. Sammanställer alla sökande till graduerade medel tillsammans med Elin ch ser till att alla får sina pengar på eget knt (kan sökas fyra ggr under dktrandtiden). Administratin kring Erikssn/Berghlms fnder sm finns för kirurgen, IKV. Inventering av anläggningar. Ordnar passerkrt till universitetsanställda vid institutinen. Skyddsmbud för administratinsgruppen på IKV. Backup för persnalsamrdnare/persnal admin. Kntaktuppgifter: : siv.anderssn@surgsci.uu.se Telefn: 018-611 26 16
Vanliga frågr till Siv A Hur ser saldt ut på mitt knt? Hur sköter jag betalning av knferenser eller betalning för att publicera artiklar? (Detta kan ibland göras med ett institutinskrt m pengarna finns hs ss på IKV. Ni får då kmma till Siv A ch lgga in på hennes datr.) Vilken faktureringsadress ch referens ska jag använda? Hur går jag till väga för att beställa en datr? Frågr sm rör representatin. Resefrågr allmänt. Siv kan ckså hjälpa er att: Siv tar emt reseräkningsblanketter ch timersättningsblanketter för vidarebefrdran till prefekt ch lönenheten. Registrera artiklar ch uppsatser i DiVA vid behv (sköts i huvudsak av Elin). Ta emt ch skicka in resebidrag för VFU till studenter på röntgenprgrammet ch SSK-prgrammet vid IKV. Siv kan låna ut UL-krt, kstnaden kmmer sedan på faktura debiteras ert knt.
Karin Jhanssn Persnalsamrdnare Bakgrund PA-linjen vid UU med examen 1991. Har arbetat vid IKV med PA frågr i 16 år. Före universitetsanställningen arbetade jag sm klinikadministratör vid Anestesikliniken i sex år. Innan dess 17 år med förståndshandikappade, under många år kmbinerat med studier ch ett år på stålverk ckså. Huvudsakliga arbetsuppgifter för Karin Rekryteringar Anställningar Avslut av anställningar Arbetsmiljö Lika villkr Registrering i AKKA för knt ch e-pstadress vid institutinen. Kntrll av prgramvarulicenser (Statistica ch SPSS främst). Tar fram persnalrelaterade uppgifter för lika redvisningar tex årsrapprter, årlig frskningsrapprt samt uppgifter sm krävs in från fakultet, universitetet centralt ch arbetsförmedling etc. Diarieföring Kntaktuppgifter: karin.jhanssn@surgsci.uu.se Telefn: 018-611 31 03
Vanliga frågr till Karin Frågr m den egna anställningen. Frågr m rekrytering av nya medarbetare. Frågr m avslut av anställningar. Frågr m arbetsmiljö ch lika villkr. Behv av universitetsknt i AKKA ch e-pstadress. Många frågr sm jag får hänvisar jag numera vidare till andra sm lönenheten, SPV ch Rudbecks IT-stöd. Kntaktuppgifter till dessa finns under Tips från administratinsgruppen.
Higran Saghir Persnaladministratör Bakgrund Examen från PA-prgrammet vid Uppsala Universitet 2014. Anställd på institutinen sedan juni 2017. Jbbade innan dess sm rekryterare ch persnal admin på Lernia, receptinist på SANDVIK ch banksäljare på Frex, Arlanda. Arbetsuppgifter Higran kmmer allteftersm att ha samma arbetsuppgifter sm Karin. Om fördelningen av arbetet kmmer att göras på arbetsmråde eller grupp återstår att se. Kntaktuppgifter: higran.saghir@surgsci.uu.se Telefn: 018-611 49 27
Isabel Erikssn Vestin Kurssamrdnare Huvudsakliga arbetsuppgifter Isabel har arbetat på institutinen sedan 1992. Hn är kursadministratör ch kurssamrdnare för: Läkarprgrammet T6 ch T11. Specialistsjuksköterskeprgrammen; inriktning Amb/An/Iva/Op/Kir. Fysiterapiprgrammet. Kirurgi ch Ortpedi. Fristående kurser. Kntaktuppgifter: isabel.erikssn.vestin@surgsci.uu.se Telefn: 018-611 31 02
Annika Häger Kursadministratör Huvudsakliga arbetsuppgifter Kursadministratör för: Röntgensjuksköterskeprgrammet. Radilgikurserna på Läkarprgrammet. Masterprgrammet i avancerad medicinsk avbildning. Annika hanterar studiedkumentatin ch kursadministratin samt ansvarar för schemaläggning ch lkalbkning för sina kurser. Kntaktuppgifter: annika.hager@radil.uu.se Telefn: 018-611 48 15 ch 070-167 90 66
Katja Anderssn Prjektadministratör Huvudsakliga arbetsuppgifter Prjektadministratör Sekreterare åt Sten Rubertssn. Sekreterare i Svenska Intensivvårdssällskapet. Administratin av SK-kurser, PG-utbildningar samt Hedenstiernasympsiet. Administratin kring T5 S-HLR samt T6 Anestesi. Administratin kring disputatiner, licentiatexamen. Sekreterare ANIVAs FUU-råd. Registrerar i Ladk ch tar fram intyg från Ladk till dktrander. Kntaktuppgifter: katja.anderssn@surgsci.uu.se Telefn: 018-611 29 44
Elin Erikssn Administratör Huvudsakliga arbetsuppgifter Administratör ch webbplatsansvarig Registrerar i Ladk ch tar fram intyg från Ladk till dktrander. Registrerar publikatiner i DiVA. Administrerar graduerade medel till dktrander (tillsammans med Siv A). Sammanställer material från frskargrupperna inför årsredvisningen. Administrerar utbildningar ch SK-kurser i klrektal kirurgi. Inventerar anläggningar. Inköpsansvarig Ansvarar för institutinens hemsida. Kntaktuppgifter: elin.erikssn@surgsci.uu.se Telefn: 018-611 45 69
Birgitta Haglund Prjektadministratör Huvudsakliga arbetsuppgifter Prjektadministratör inm endkrinkirurgin ch åt prfessr, prefekt Per Hellman. Arbetar ckså sm sekreterare för KUB-kansliet, Svensk Kirurgisk förening. Bistår prefekt med diverse administrativa arbetsuppgifter. Har hand m alla ansökningar till de lika KUB-kurserna samt övriga kurser sm ges i Svensk Kirurgisk Förenings regi, t ex bakjurskurser, BKT-kurser. Sköter central ansökan (från hela landet) med väntelistr ch tillsättande av kursplatser. Ansvarar för fakturering av kurserna, deltagaravgifter, leverantörsfakturr ch bkföring. Antal ST-läkare sm är aktuella i dagsläget är drygt 1100. Behjälplig vid disputatiner, beställning av förtäring, dukning mm. Arbetar fn ca 20% för IKV (främst mt prefekten). Kntaktuppgifter: birgitta.haglund@surgsci.uu.se Telefn: 018-611 46 76
Carina Lindberg Administrativ assistent Huvudsakliga arbetsuppgifter Administrativt stöd till allmänna administratinen på institutinen med varierande arbetsuppgifter, exempelvis: Administratin ch planering kring disputatiner Registrering i Ladk Eknmiadministratin Kund- ch leverantörsreskntra, utlandsfakturr, beställning av passerkrt mm Administratin specialistsjuksköterskeprgrammet Scheman, bkning lkaler, beställning nycklar ch passerkrt mm Kntaktuppgifter: carina.lindberg@surgsci.uu.se Telefn: 018-617 16 95 Nyanställd sedan 2018-09-03 ch frtfarande under utbildning
Håkan Petterssn Tekniker Huvudsakliga arbetsuppgifter Grafisk design, ftgrafering, layut ch tryckhantering av bl.a.: Avhandlingar, pstrar, prgramblad ch presentatiner för undervisning ch föredrag. Bildmaterial sm ska publiceras. Innefattar allt från röntgenbilder till diagram ch illustratiner. Webbplatsansvarig (WPA) för Radilgidelen av surgsci.uu.se Sköter prgramhantering ch supprt av enhetens ch de anställdas datautrustning ch digitala enheter. Ansvarar för enhetens utbildningslkaler med elev- ch lärardatrer f.n. 33 datrer. Ansvarar för mycket av det tekniska ch delar av det administrativa runt undervisning, föreläsningar ch möten av lika slag. Exempelvis datr-prjektr-kpplingar, videknferenskpplingar ch datr- ch webbhantering av föreläsningsfiler. Ger teknisk supprt i samband med möten i vår föreläsningssal. Ger supprt på flera av UUs administrativa system främst gällande inlggningar. Registrerar i DIVA inm mrådet radilgi. Kntaktuppgifter: hakan.petterssn@radil.uu.se Telefn: 018-611 47 33
Tips från administratinsgruppen Rekryteringar tar tid! Även m det bara gäller lön för någn i 4 månader så tar det flera veckr innan prcessen är klar. Så gtt sm 100% av alla rekryteringar/anställningar vi gör måste numera annnseras. Pensinsfrågr För alla frågr runt pensin kntakta SPV, tel 060-187600 eller e-pst uu@spv.se. Lönärenden Kntakta lönenheten, tel 018 471 66 77 under förmiddagar eller e-psta ln@uadm.uu.se. IT-stöd, inköp av datrer ch prgramvara Kntakta Rudbecklabratriets IT-stöd (med filial i 70 huset några förmiddagar/vecka) e-pst: helpdesk@rudbeck.uu.se. Katalgen e-pstadresser För att kunna anmäla sig till dktrandutbildning eller göra andra anmälningar inm UU (dcenturansökan, ansökan att gå pedaggiska kursen mm) krävs en e-pst via institutinen. Vissa har en studentadress men den fungerar inte för detta. Titta på era uppgifter i katalgen. Stämmer de? Hör av er till Karin Jhannsn så ändrar hn i den mån systemet tillåter. Tänk på att m ni har en universitetsadress så är den en myndighetsadress på samma sätt sm sjukhusadressen ch måste kntinuerligt bevakas.
Fler tips från administratinsgruppen Reseräkningar ch blanketter för lika utlägg Blanketter för reseräkning, utlägg ch timersättning för dig sm inte är anställd hittas på: www.mp.uu.se (utan inlggning). Klicka på Stöd ch service, välj Anställning ch därefter passande blankett. Betalning med institutinens krt Vid betalning av knferenser ch viss övrig krtbetalning kan institutinens krt användas. Vänd dig då till Siv Anderssn eller Siv Utterberg för hjälp.