Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16191/07 SID 1 (6) 2007-11-09 SSA 2007:18 HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS S TADSHOLMEN AB Närvarande från Stadsholmen AB: Klas Heldesten Chefsjurist Svenska bostäder, arkivansvarig Christina Lillieborg Affärsomårdeschef/Stadsholmen Närvarande från stadsarkivet: Sara Naeslund Inspektionsförrättare Karin Arvidsson Protokollförare SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade 2007-10-23 Stadsholmen. Inspektionen avsåg bolagets allmänna handlingar - pappersbaserade och digitala. Bolaget inspekterades senast 2000-06-16. Stadsarkivet bedömer att bolaget i stor utsträckning har goda rutiner för sin hantering av allmänna handlingar. Inom bolaget finns en stor förståelse för att allmänna handlingar ska bevaras och hanteras utifrån regelverket och endast enstaka åtgärder behöver genomföras för att nå upp till arkivlagstiftningens krav. Merparten av åtgärderna handlar om att redovisa vilken information som finns vid bolaget. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger bolaget att: B O & 22063, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: 08-508 28 300, F A &: 08-508 28 301
SID 2 (7) Anta stadens nya akrivregler vid styrelsemöte Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. Bevaka vilka konsekvenser som införandet av Fasad kan innebära för hanteringen av de allmänna handlingarna. Rapportera till stadsarkivet vilka åtgärder som kommer att vidtas. Revidera och uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i handledningen Att redovisa digital information Revidera och uppdatera arkivförteckningen så att den är ett inventarium över all information vid bolaget och vilken information som kan sökas vid Svenska bostäder. Förvara allmänna handlingar skyddade. Bolaget måste själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Bolaget ska senast den 2008-12-31 inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Bolaget ska 2008-06-01 inkomma med en delrapport. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar bolaget att: Ge nyanställd personal tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar. Säkerställa att all post öppnas och tas om hand samma dag den kommer in framför allt e-post Registrera e-post och fax i högre grad. Kontrollera att dokumenthanteringsplanen görs känd och tillämpas. Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av dokumenthanteringsplanen.
SID 3 (7) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Bolaget har fastställt ansvaret i en skriftlig instruktion vilken är antagen av styrelsen 1999 och senast uppdaterad 2007. Arkivansvarig för bolaget är chefsjuristen vid Svenska bostäder. Vid Stadsholmen har sedan affärsområdensansvarig ansvaret för de allmänna handlingar som uppkommer inom verksamheten. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats För det praktiska arbetet, så som gallring uppdatera arkivförteckning, finns ett arkivombud utsett. Vid större förändringar eller utredningar tas arkivkonsulter in. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivansvarig och arkivombuden har god kunskap om hur allmänna handlingar ska hanteras. Inom bolaget finns goda kunskaper om att allmänna handlingar ska hanteras utifrån regelverket. Arkivfrågor tas regelbundet upp vid bolagets kontorsmöten. Bolaget har dock inga fastställda rutiner för att informera nyanställd personal om hur man vid bolaget hanterar allmänna handlingar. Vid ex. förändringar ses arkivfrågorna över och utbildningsinsatser görs för berörda medarbetare med hjälp av konsultinsatser. Rekommendation Ge nyanställd personal tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar. ARKIVREGLER FÖR STOCKHOLMS STAD Bolaget har sedan tidigare antagit stadens arkivregler (Kfs 1995:50). Fullmäktige har därefter antagit nya arkivregler som ska gälla fr.o.m. 1 jan. 2008. Föreläggande Bolaget ska anta stadens nya akrivregler (Kfs 2007:102). vid styrelsemöte HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Bolaget förvaltar och bevarar fastigheter. I fastigheterna hyrs lägenheter och lokaler ut. För denna verksamhet uppkommer handlingar kring:
SID 4 (7) - fastighetsdrift - dokumentation av fastigheter och trädgårdar - hyreskontrakt - korrespondens med hyresgäster Flera centrala funktioner så som diarieföring, ekonomiredovisning och personalfrågor sköts av Svenska bostäder som är moderbolaget. Fastställda diarieföringsrutiner finns Stora delar av bolagets post kommer direkt till Svenska bostäder och registreras i moderbolagets diarium. Handlingar som har diarieförts skickas vidare till bolaget i kopieform. I de fall handlingar skickas direkt till bolaget eller upprättas vid bolaget skickas handlingarna i original till moderbolaget för diarieföring. Bolaget diarieför förhållandevis lite av sina handlingar. Istället hålls de sorterade på annat sätt. Bolaget har inte mycket information som omfattas av sekretess. Sekretessbelagd information kan vara information knutet till en hyresgäst eller i vissa fall upphandlingsärenden. Upphandlingsärenden diarieför medan den information som är knutet till en hyresgäst inte diarieförs. Detta är en medveten avvägning eftersom det kan vara svårt att från fall till fall avgöra om informationen vid given tidpunkt omfattas av sekretess. Att informationen finns vid bolaget framgår av arkivförteckning och dokumenthanteringsplanen och vid varje utlämnande görs en sekretessbedömning om information kring en hyresgäst kan lämnas ut eller ej. Policyn inom bolaget är att all vanlig post öppnas om det inte är uppenbart att det är av privat natur. Dock har man inte skapat rutiner för att bevaka handläggares e-postbrevlådor. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Stora delar av bolagets handlingar sorteras fastighetsvis och därunder per lägenhet alt. lokal. Bolaget har en dokumenthanteringplan från 2001 som omfattar handlingar inom bolagets verksamhetsområden. Dokumenthanteringsplanen tar dock inte upp bolagets digitala handlingar. Enligt bolaget tillämpas dokumenthanteringsplanen i princip men detta kunde enligt bolaget göras i en större utsträckning än i dag. Att det finns en dokumenthanteringsplan kan göras mer känd inom organisationen.
SID 5 (7) Bolaget ska uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. Rekommendationer Bolaget bör säkerställa att all post öppnas och tas om hand samma dag den kommer in, framför allt gäller detta e-post Registrera e-post och fax i högre grad. Kontrollera att dokumenthanteringsplanen görs känd och tillämpas. Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av dokumenthanteringsplanen. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Bolaget kommer i en snar framtid att gå med i ett samarbete mellan stadens fastighetsbolag. Samarbetet syftar till att skapa ett gemensamt fastighetssystem Fasad. Detta kommer på ett eller annat sätt att påverka bolagets arkivbildning bl.a. genom att alla kontraktsnummer kommer att ändras. Bolaget bör tänka på att säkerställa att handlingar från de olika bolagen inte sammanblandas. Bolaget ska bevaka vilka konsekvenser som införandet av Fasad kan innebära för hanteringen av de allmänna handlingarna ex. gränsdragning mellan Stadsholmen/Svenska bostäder och Familjebostäder. Rapportera till stadsarkivet vilka åtgärder som kommer att vidtas. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Bolaget har flertalet myndighetsspecifika gallringsbeslut vilket det senaste är fattat 2005 och rör fastighetssystemet. Bolaget har också flera lokala gallringsbeslut vilka omfattar meddelanden i röstbrevlådor, flexsystem m.m. Bolaget ser för närvarande inget behov av nya gallringsbeslut utan de som finns är heltäckande.
SID 6 (7) Gallringsbeslut tillämpas Arkivsamordnaren är den som praktiskt utför gallringen och följer då den dokumenthanteringsplan som finns. Bolaget uppger att man ligger väl i fas med gallringen och handlingar bevaras inte i onödan. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bolaget har inga egna digitala system utan personal- och ekonomiadministration går via Svenska bostäder. Detta gäller även för administration av bolagets fastigheter som sköts via Svenska bostäders fastighetssystem. Arkivfrågor för dessa system ansvarar således moderbolaget för. Bolaget använder arkivbeständiga produkter Kontorsmaterial köps in av moderbolaget vilket har en fastslagen policy att de papper, pennor och teknisk utrustning som köps in ska hålla gällande arkivkrav. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En fullständig arkivbeskrivning finns Bolaget har en arkivbeskrivning som senast uppdaterades 2000. Beskrivningen innehåller den information som krävs men små korrigeringar behöver göras. Vad?? Arkivförteckningen behöver kompletteras Bolaget har en arkivförteckning. Denna omfattar inte hela arkivet och digitala handlingarna, ritningar, fotografier, fastighetsanknutna handlingar, redovisas inte i arkivförteckingen. Bolaget har inte upprättat rutiner för att hålla arkivförteckningen uppdaterad. Bolaget ska revidera och uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i handledningen Att redovisa digital information Bolaget ska revidera och uppdatera arkivförteckningen så att den är ett inventarium över all information vid bolaget och vilken information som kan sökas vid Svenska bostäder.
SID 7 (7) ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokal Bolaget har en arkivlokal som sedan tidigare är godkänd. Vid inspektionen genomfördes ingen kontroll av arkivlokalen eller på det material som förvaras i denna. Bolaget planerar att under 2008 färdigställa en ny arkivlokal i närmare anslutning till det nya kontoret. Stadsarkivet informerade om att arkivlokalen ska besiktigas innan den kan tas i bruk. Dokumentskåp används På kontoret förvarar man huvuddelen av bolagets handlingar i godkända arkivskåp. En central serie förvaras dock medvetet oskyddad av tillgänglighetsskäl. I detta fall rör det sig om fastighetsinventeringar. Frågan är om denna version är att anse som original då bolaget har köpt en version av stadsmuseet som bevarar fastighetsinventeringar i sin helhet. Bolaget ska förvara allmänna handlingar skyddade. Bolaget måste själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Stockholms stadsarkiv 2007-11-05 Inspektionsförrättare Sara Naeslund