Bakgrund Skatteverket i Sverige har kommit med nya momsregler för resebranschen som börjar gälla 2010. Bl.a. ska arvoden momsbeläggas på olika sätt. T.ex. om man säljer en resa till en näringsidkare och resan går inom EU ska resebyråns arvode vara 25%. Går resan utanför EU ska resebyråns arvode vara 0%. Problem De nya reglerna för moms på avgifter föranleder att vi vill att Rebus ska kunna hjälpa till med automatiska avgifter så att rätt arvoden väljs vid resa till resmålen, d.v.s. Rebus ska kunna välja mellan momspliktiga arvoden respektive momsfria arvoden beroende på om resan går inom eller utom EU. Lösning Detta kan enkelt lösas genom att varje företag lägger upp två arvodesartiklar i Rebus artikelregister, en med 0% moms och en med 25% moms och använda dem manuellt efter eget förnuft. Men för att kunna använda Rebus funktion för automatiska avgifter i Resebyrå-modulen, och därmed inte alltid förlita sig på säljarnas geografikunskaper för att använda momspliktiga eller icke momspliktiga avgifter på rätt sätt, har förbättringar gjorts i Rebus olika rutiner för orter och dess grupperingar. 1. Vi har registrerat cirka 6500 IATA-koder i vårt system som vi skickar med till Rebus version 177 (februari 2010). Tidigare fanns cirka 1000 med och ortsregistret byggdes ut då de orter som saknades användes via trailer från flygbolag och tåg, t.ex. från Amadeus. Vår uppgradering med nya orter finns i en medskickad textfil som ska läsas in i Rebus. 2. Vi skickar även med SJ:s textfil för samtliga stationsorter i Sverige, cirka 3000 stycken. Vi har inte med några utländska stationsorter i den här versionen. 3. Alla orter kommer att kopplas om, för det första kopplas de mot aktuellt land och även mot en kategori. Följande kategorier kommer att finnas. 1 = Inrikes 2 = Norden EU 3 = Norden ej EU (t.ex. Norge) 4 = Europa EU 5 = Europa ej EU (t.ex. Schweiz) 6 = Övriga världen
Att göra När den nya Rebus-versionen är installerad och Res-Front eller Res-Back startas skrivs alla länder automatiskt in i ett nytt register i Rebus. Det är 234 stycken. Följande ruta kommer då upp. När länderna är inskrivna uppmanar Rebus kunderna att gå in i Res-Back: Grunduppgifter/Ortsförkortningar. Där ska de läsa in en textfil för att uppdatera sitt ortsregister.
I den här bilden ser man att det just nu finns 1027 orter. Klicka på knappen Läs in ortsfil. Då kommer följande bild fram. Ortsfilen har under installationen lagts under Rebus Import-katalog och heter citycode2010.txt. Välj den filen och klicka på Hämta. Då kommer följande fråga: Svarar man Ja på frågan om att läsa in filen kommer ytterligare en fråga: Här ska man bestämma sig för om man vill behålla namnet på de orter man redan har i sitt register eller om de namn som står i importfilen ska användas. Svarar man Ja på frågan uppdateras alla orter med de landsnamn som finns i filen. Svarar man Nej skrivs endast nya orter med namnen från filen. Vi har valt att i importfilen använda orternas namn på engelska (utom de svenska orterna) enligt IATA-standard t.ex. ATH = Athens istället för Aten. Så det här valet måste ni själva göra. När importfilen läses in kopplas varje ort som finns där automatiskt mot korrekt land och kategori. När orterna har lästs in kommer ett fönster upp som visar hur många orter den läst in.
Nu ser man hur många orter registret innehåller, i mitt fall 6566 orter, och att varje ort har tilldelats ett landsnamn. Vilka orter finns på vilka länder? Om man vill se vilka orter som finns på vilka länder så finns det en valruta längst upp till vänster som heter Land:. Klicka och välj land i den rutan så visas alla orter som är kopplade mot det landet. I exemplet nedan väljer vi Spanien och ser att det finns 62 orter där och att alla är kopplade mot gruppen Europa EU.
Väljer vi istället Norge ser det ut så här: Norge har 63 orter och alla är kopplade mot gruppen Norden ej EU. Orter där länder saknas? Nu kan det vara så att flera orter som fanns i ert ortsregister inte fanns med i importfilen. Då är dessa orter inte kopplade mot något land. Den kopplingen får man då göra manuellt. I Land -rutan högst upp väljer man koden XX. Då visas de orter som saknar landskoppling.
I exemplet finns det en del busskoder för marktransporter man fått in via flygtrailer samt andra koder. Välj en i taget och koppla ihop dessa mot rätt land och Grupp/Kontinent. Om man istället väljer att radera dem kommer de att läggas in på nytt så fort de kommer in från en flygtrailer. SJ:s stationsregister Vill man även ha in SJ:s svenska stationsregister klickar man på knappen Läs in SJ-orter. Filen ligger också under Rebus Import-katalog och heter citycode2010sj.txt. Samma fråga kommer här om man vill skriva över eller behålla benämningen på de orter som redan finns i Rebus-databasen. SJ:s koder är femsiffriga t.ex. 00130 = Örebro C. Vissa av dessa orter har även en tresiffrig IATAkod, t.ex. 00002 = Göteborg som även har IATA-koden XWL. Båda koderna läggs in i Rebus ortsregister. Inläsning klar När inläsningen av ortsfilerna är gjorda har vi ett ganska hyfsat ortsregister där varje land har sina orter kopplade och även kategori, d.v.s. om landet och därmed orterna är inrikes i Sverige eller om de ligger i Norden, Europa och om de tillhör EU eller inte, eller övriga världen. Rebus-användare utanför Sverige För de av våra kunder som inte finns i Sverige, vi har ganska många resebyråer på Åland som använder Rebus, får de manuellt ändra om orterna i Sverige till Norden EU och orterna i Finland till Inrikes. Det finns tyvärr ingen automatik i detta just nu.
Automatiska avgifter Tack vare de här kopplingarna, ort, land och grupp/kontinent, kan man i rutinen Automatiska avgifter enkelt koppla önskade avgiftsbelopp och avgiftsartiklar antingen mot ett helt land, vissa orter eller vissa grupper/kontinenter. Säljarna ska alltså inte behöva tänka på om resan går inom eller utom EU eller Norden, Europa eller övriga världen. Prissättningen på avgifterna kan då automatiseras. Läs mer om det i manualen som beskriver avgiftshanteringen. Inläsning av flygtrailer i Res-Front Om man i Res-Front tar in en flygbolagstrailer (t.ex. från Amadeus) där det finns en ort som saknas i Rebus ortsregister lägger Rebus in den automatiskt i Rebus ortsregister. För att komplettera orten frågar Rebus efter vilket land orten ska tillhöra istället för grupp/kontinent som det var tidigare. Det beror på att orten först måste kopplas mot rätt land, sedan läser Rebus vad de andra orterna som finns i det landet har för gruppering och sätter samma grupp även på den nya orten. Skulle det inte finnas någon annan ort på det land man väljer kommer man även få välja grupp. Ortsregistret växer alltså automatiskt då Rebus stöter på ortskoder som inte redan finns.