VÄLKOMNA TILL 2017 ÅRS BOKSLUTSINFORMATION

VÄLKOMNA TILL 2017 ÅRS BOKSLUTSINFORMATION

Dagens meny: En god blandning av lite av varje som kan vara nyttigt och bra att känna till

SAMLAD ÅRSUPPFÖLJNING 2017

Mål: Samordnade uppföljningsrapporter till universitetets ledning och styrelse Februari: ÅRSREDOVISNING Målgrupp: Universitetsstyrelsen, regeringen Mars: + DIALOGUNDERLAG + Målgrupp: Universitetsledningen Juni/aug: JÄMFÖRELSE- RAPPORT Målgrupp: Universitetsstyrelsen Delrapport Delrapport Delrapport FÖRDJUPANDE DELRAPPORTER (mars) Målgrupp: Universitetsledningen

Samlad årsuppföljning en gemensam process MÅL: Vi vill samla och samordna universitetets årliga uppföljningar, både på universitetsgemensam nivå och för fakulteten/institutionen/enheten. Ett led i att underlätta för mottagarna av uppföljningarna. METOD: Anvisningar, mallar och information kommuniceras samlat. Uppföljningarna lämnas in vid ett gemensamt datum i en gemensam kanal. Vi arbetar för att samordna och effektivisera uppföljningsarbetet

Samlad årsuppföljning flera olika uppföljningar Uppföljning verksamhetsplan Uppföljning riskanalyser, underlag rektors intygande Årsredovisning och intern uppföljning Uppföljning säkerhet Uppföljning miljö och hållbar utveckling Uppföljning systematiskt arbetsmiljöarbete GURIA ÅR VP = Förändringar i uppföljningen 2017 Samlad årsuppföljning

Hela universitetet måste bidra rollfördelning Fakultet, institution Leverera underlag från uppföljning av årets verksamhet. Rapportera data i rätt tid, med hög kvalitet (ekonomi, personal, student). Fakultet Sammanställa och kvalitetssäkra informationen för fakulteten. Leverera uppföljningsinformation enligt anvisningar och återrapporteringskrav. Processgrupp GF Ledning, styrelse Sammanställa och kvalitetssäkra informationen per område. Göra avvägningar mellan områden för att skapa en samlad återrapportering. Underlag för samlad uppföljning av verksamhet och ekonomi. Intyga att ÅR ger rättvisande bild av universitetets resultat och ställning, betryggande intern styrning och kontroll. Underlag för regeringens uppföljning och dialog om universitetets verksamhet.

Samlad årsuppföljning 2017 viktiga tidpunkter 21 sep: Avstämn. ledningen 23 okt: Info GF 27 okt: Startmöte fakulteter 7 nov: Info institutioner 29 nov: Info nationella enheter 17 jan: Inlämn. material 22 feb: ÅR till regeringen 21 feb: Beslut ÅR styrelsen 2 mar, 16 mar: Uppföljning arbetsmiljö Sep Okt 2017 Nov Dec Uppföljningsarbete Jan Feb 2018 Mars April Verksamhetsdialoger: Dialogunderlag Mallar, anvisningar finns på Medarbetarportalen: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi-goteborgsuniversitet/folja-upp/folja-upp-under-aret/samlad-arsuppfoljning-2017/

FÖLJA UPP INKÖP EKONOMIENHETEN

Inköp 2015 Inköp 2016 8% 25% 17% 50% 9% 22% 16% 53% 2015 2016 Differens Avtalsleverantör 577 000 000 658 000 000 81 000 000 Köp stat, kommun, landsting 193 000 000 199 000 000 6 000 000 Ej upphandlingsbart 94 000 000 108 000 000 14 000 000 Övriga inköp 284 000 000 277 000 000-7 000 000 Totalt 1 148 000 000 1 242 000 000 94 000 000

2016 inkl. diarieförda direktupphandlingar 2% 20% 9% 16% 53% Avtalsleverantör Köp stat, kommun, landsting Ej upphandlingsbart Direktupphandlingar Övriga inköp Avtalsleverantör 658 000 000 Köp stat, kommun, landsting 199 000 000 Ej upphandlingsbart 108 000 000 Direktupphandlingar 26 000 000 Övriga inköp 251 000 000 Summa 1 242 000 000

Vad gör vi med leverantörsfakturorna? EKONOMIENHETEN

Leverantörsfakturor Fakturor som avser år 2017 måste ha inkommit för skanning senast den 5/1 2017 till fakturaadress: Göteborgs universitet Inst/ motsv namn Box 115 405 30 Göteborg Korrekt beställarid = snabbare hantering Rekvisition med statlig motpart ska vara helt klar den 28/12 Obs! ändra förfallodatum till senast den 28/12! För att få en faktura bokförd på 2017 måste den vara belastningsattesterad senast 9/1 kl 20 2018 Fakturor med fakturadatum 20171231 eller tidigare läses in på år 2017

Internfakturor Ställ ut internfaktura som avser 2017 senast 12/1 2018 Följ upp internfakturor både som leverantör och beställare Alla internfakturor gällande 2017 ska vara godkända/attesterade senast 12/1 2018

EKONOMIENHETEN GÖTEBORGS UNIVERSITET Kundfakturorna då?

Kundreskontra att tänka på Värdering kundfodringar skall skickas in till ekonomienheten (4040@gu.se) senast 14 december. Rapporten tas ut tidigast 3 december och är på förfallna kundfordringar per 30 november. Konto 1584 Vidarefaktureras snarast Rensa bort valuta-/öresdiffar. Ni hittar dem genom: Egen meny/utdata/kund/åldersfördelat kundsaldo. Kontrollera regelbundet status på utställda fakturor för att undvika att ärenden går till inkasso.

Utredningskonton 25991 25992 25995 saldo: 92 061 kr saldo: 27,7 mnkr saldo: 26,8 mnkr Kontrollera om det är några belopp som ni känner igen och meddela oss så omför vi till rätt verksamhet (4040@gu.se). Medel med statlig motpart skall omföras löpande till resp. verksamhet.

EKO att tänka på Rekvisitioner med statlig motpart - måste hanteras omgående i båda riktningarna Fakturor och rekvisitioner till statlig motpart skickas senast 14/12 för motpartsavstämningarna. Fakturor och rekvisitioner till statlig motpart efter 15/12 Motparten måste kontaktas så att de kan bokföra innan sista dag. Registrera kontrakt så fort ni kan, prioritera statliga för att inbetalningar skall kunna bokas rätt. Kontrakt/gåvohandlingar inkomna diarieåret 2017 ska registreras senast 5/1. Den 10/1 kan nya kontrakt/gåvohandlingar inkomna 2018 börja registreras. Inga motpartsproblem inom staten

och även anläggningarna måste omhändertagas

Anläggningstillgångar EKONOMIENHETEN

Kontrollera att: Poster i Skapa anläggningar från fakturor töms löpande Nyttjandekontering är korrekt Underlag för utrangering har inkommit till ekonomienheten innan 14/12 Anskaffningsvärdet på anläggningar konterade på konto 10001 och 39941 inte understiger 20 000 kr

Stiftelse- och donationsmedel Några korta komihåg

Rekvirering av stiftelse- och donationsmedel Rekvisitioner för medel ur universitetets anknutna stiftelser och donationer måste vara ekonomienheten tillhanda senast den 22 december. För rekvisition krävs, förutom beslut från behörig person eller nämnd: Rekvisitioner på över 50 000 kr Eko rekvisition Utbetalning av stipendier Undertecknad rekvisitionsblankett (originalet skickas till ekonomienheten) Vid frågor, kontakta Patrik Jansson Patrik.jansson.2@gu.se ankn 3052

Verksamheter med saldon på både tillgångsoch skuldsidan får vi inte ha! Varför...? Vi får inte ha upplupna bidragsintäkter när vi samtidigt har oförbrukade bidrag på samma verksamhet men olika ansvar.

Verksamheter med både upplupna intäkter och oförbrukade bidrag Detta uppstår främst när det bokförs poster med olika ansvar på en och samma verksamhet. Medför en felaktig redovisning då vi ser ut att ha mer oförbrukade medel och upplupna intäkter än vi faktiskt har.

Så var det, det här med periodiseringar nu igen, varför gör vi det och vad ska vi göra?

Periodiseringar Periodisering är grundläggande bokföring Periodisering innebär att inkomster och utgifter bokförs på den period som de intjänats respektive förbrukats. Om en intäkt eller kostnad har bokförts i period 1 men avser period 2 ska den periodiseras. Detta innebär att resultaträkningens poster hamnar i rätt period, vilket ger ett rättvisande resultat. Periodiseringar är en del av Riksrevisionens granskning som alltid återkommer och vi behöver därför se till att vi har rätt i vår bokföring gällande detta.

GÖTEBORGS UNIVERSITET Delårsrapporten tas bort Kravet på delårsrapport tas bort fr o m 2018 Ökat krav på perodiseringar GU:s rekommendation: månatligen

Vid periodisering gäller följande: Ska göras för poster över 50 000 kronor för kostnader och över 500 000 kronor för intäkter Balanskonton som används är 16*, 27* Resultatkonton som används slutar normalt på 9 Underlag ska bifogas verifikationen, digitalt Intäkter av anslag ska aldrig periodiseras! http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/periodiseringar/

Fick vi ha verksamheter med underskott som inte kan finansieras? Svar: Nej

Upplupna intäkter/underskott Upplupna intäkter/underskott får inte uppgå till ett större belopp än det som finns kvar att rekvirera/fakturera enligt skriftligt avtal med extern givare. Är beloppet högre eller att det saknas avtal så måste ett avtal registreras i EKO eller så måste beloppet samfinansieras eller resultatavräknas. Ekonomienheten granskar alla upplupna intäkter över 500 000 kronor vid T1, T2 samt novemberavslutet. De verksamheter som helt eller delvis saknar skriftliga avtal för finansiering av de upplupna intäkterna, får en uppmaning att åtgärda detta. Detta måste åtgärdas till bokslutet.

Checklistor Ska skickas in senast 26/1 2018 Skickas till 4040@gu.se Döp checklistan till Checklista A9151 bokslut

Specifikationer till bokslut 2017 Specifikationer ska mejlas in som pdf senast den 17/1 2018 Specifikationerna ska nu mejlas till 4040@gu.se Specifikationer för upplupna bidragsintäkter och oförbrukade bidrag mejlas senast den 26/1 2018 Ska vara döpta till Axxxx Kxxxxx, ex. A9151 K25995

) Specifikationer, forts Konto 1571 och 25929 ska nu specas av institutionen Underlag som faktura, arvodesräkning eller annat som styrker det bokförda beloppet måste bifogas i pdf:n. Räcker inte med ett utdrag från Agresso.

För specifikation av balanskonton och periodiseringskonton används flikarna i checklistan Spec balanskonton, konto 15* och 259* Spec period av utg och ink, periodiseringskonto 16* och 27*, där ni själva har bokfört en periodisering Till övriga konton som 1431 Varulager, 1432 Boklager, 27112 Övertidsskuld med flera finns det inga mallar så för dessa får ni göra en egen tydlig specifikation med underlag till.

GÖTEBORGS UNIVERSITET Innan vi äter julbordet, tänk på: Fr o m 20170701, ej momsavdrag Beloppsgränsen: 500:- exkl moms Julbordet räknas som en av de två personalfester per person och år som är skattefria. Vill man äta mer=förmånsbeskattad Julgåvan: max 450:- inkl moms=skattefritt

Bra att tänka på! Finansiering av transfereringar, ska vara 0 i saldo Rätt konto och rätt motpart Rätt konto och rätt verksamhet Blanda inte interna och externa motparter i samma verifikation Internhandel - omföringar http://medarbetarportalen.gu.se/organisation/universitetetsorganisation/gemensamma-forvaltningen/administrativtstod/ekonomienheten/informationsmoten/

Tidplanen: Följer vi den och gör enligt den kan inget gå fel!

Tyvärr försöker andra ibland att lura oss EKONOMIENHETEN

Falska utbetalningsinstruktioner EKONOMIENHETEN

Dåliga affärer Inköp av värdelösa renhållningsprodukter Attityder kring inköp Förståelsen av innebörden av attestering

Förebygg oegentligheter Handla via GU:s avtal så långt det är möjligt Kontakta upphandlingssektionen vid frågor Sunt förnuft

Tack för oss och LYCKA TILL med bokslutsarbetet! EKONOMIENHETEN Kontaktuppgifter: 4040@gu.se Webbsida: Bildspelet ligger på webben http://medarbetarportalen.gu.se/organisation/universitetetsorganisation/gemensamma-forvaltningen/administrativtstod/ekonomienheten/informationsmoten/