Förfrågningsunderlag

Datum: 2011-05-20 Sista anbudsdag: 2011-06-17 Anbudets giltighet: 2011-09-30 Diarienummer: ITN-2011-00059 Förfrågningsunderlag Linköpings universitet genomför en upphandling av Eye Tracking-utrustning till VR-laboratoriet vid Institutionen för teknik och naturvetenskap, Linköpings universitet. Härmed inbjuds Ni att lämna anbud i enlighet med de förutsättningar som är angivna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor.

1. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1.1 INLEDNING BAKGRUND Institutionen för Teknik och Naturvetenskap (ITN), avdelningen för Medie- och Informationsteknik (MIT) vid Linköpings universitet, Norrköping avser att köpa in utrustning för Eye Tracking (ögonspårning). MIT bedriver undervisning inom Medieteknik och Avancerad Datorgrafik. Syftet med inköp av utrustningen är att erbjuda studenter möjligheten att lära sig tekniken och genomföra ögonspårningsstudier i vissa kurser på dessa program, på såväl grundläggande som avancerad nivå, och i examensarbeten och mastersuppsatser. Syftet är också att lärare ska kunna utvärdera och förbättra det pedagogiska värdet av visst undervisningsmaterial med denna teknik. 1.2 OMFATTNING Utrustningen som nämns ovan ska omfatta hårdvara för ögonspårning samt mjukvara för design, utförande och analys av ögonspårningsstudier. Linköpings universitet, Institutionen för teknik och naturvetenskap (ITN), inbjuder samtliga intresserade att lämna anbud på sådan Eye Tracking utrustning. 1.3 UPPHANDLANDE ENHET Linköpings universitet Institutionen för teknik & naturvetenskap 601 74 NORRKÖPING KONTAKTPERSON AVSEENDE FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET Marcus Toll E-mail: upphandling@itn.liu.se 1

1.4 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 1.4.1 FÖRTECKNING Detta förfrågningsunderlag består av: Upphandlingsföreskrifter, kravspecifikation och kommersiella villkor Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran (bilaga 1) Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att denne erhållit fullständigt material. 1.4.2 FRÅGOR AVSEENDE FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET Om anbudsgivare önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall förtydligas eller kompletteras eller har frågor om uppdragets innehåll skall sådan begäran ställas skriftligen via e-post till upphandling@itn.liu.se. Begäran skall ställas senast 2011-06-10. Frågor ställda senare kommer inte att besvaras. Eventuella förtydliganden/kompletteringar av förfrågningsunderlaget kommer att presenteras på http://www.liu.se/upphandlingar. Anbudsgivaren är själv skyldig att hålla sig uppdaterad om information av förtydliganden/kompletteringar. 1.5 UPPHANDLINGSFORM Denna upphandling är en förenklad upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU, 2007:1091). 2

1.6 FORMELLA KRAV PÅ ANBUDET 1.6.1 DISPOSITION AV ANBUDET Anbudsgivaren skall insända komplett ifyllt underlag. Anbudet bör följa förfrågningsunderlagets struktur. Ofullständiga anbud kan medföra att anbudet inte tas upp till prövning. 1.6.2 ANBUDETS FORM OCH GILTIGHET Anbud skall: vara undertecknat av behörig företrädare för företaget, se bilaga 1 Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran. vara inkommet till Linköpings universitet, senast 2011-06-17. Anbudsgivare svarar för att anbud kommer in i rätt tid. Anbud som kommer in för sent tas ej upp till prövning vara bindande till och med 2011-09-30, vilket skriftligen skall bekräftas i anbudet, se bilaga 1 Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran vara skrivet på svenska innehålla företagsnamn, kontaktperson, adress, telefonnummer och organisationsnummer vara inkommet i slutet kuvert/paket vara tydligt märkt med Anbud Dnr: ITN-2011-00059 inges i original och en (1) kopia innehålla fullständigt ifylld blankett Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran (bilaga 1) Innehålla aktuellt registreringsbevis utfärdat av behörig myndighet. Intyget skall visa vem som är firmatecknare för företaget. Anbudet bör följa förfrågningsunderlagets struktur för att säkerställa likabehandling och underlätta utvärdering av anbud. Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. Anbud via e-post, telegram eller telefax accepteras inte eftersom sekretessen inte kan garanteras. 1.6.3 ANBUDSINLÄMNANDE Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud. Postadress: Besöksadress: Linköpings universitet Linköpings universitet ITN Marcus Toll Bredgatan 33-34 (Öppettider: mån-fre 09.00-15.30) 601 74 Norrköping 602 21 Norrköping En bekräftelse om mottaget anbud kommer att skickas per e-post till anbudsgivare i samband med anbudets öppnande. 3

2. UTVÄRDERING 2.1 FORMELLA KRAV ENLIGT UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Först kontrolleras att de formella kraven på anbudet enligt upphandlingsföreskrifterna är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från vidare bedömning. 2.2 PRÖVNING AV ANBUD MOT SKALLKRAV Nästa steg är prövning av anbud mot skallkrav. I detta steg kontrolleras att samtliga skallkrav som anges i kravspecifikationen, är accepterade av leverantören. Om anbudsgivaren inte accepterar samtliga skallkrav kommer anbudsgivaren att uteslutas från vidare utvärdering. 2.3 KRITERIER FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT Tilldelningskriteriet för den här upphandlingen är lägsta pris med ett budgettak på 400 000 SEK. 2.4 LEVERANTÖRSKVALIFICERING Efter prövning av anbud kommer den anbudsgivare som offererat lägst pris, att gå till det andra steget i utvärderingsprocessen, leverantörskvalificering. Här kontrolleras anbudsgivarnas juridiska- och ekonomiska ställning. Observera att anbudsgivare som ej uppfyller ställda leverantörskrav kommer att uteslutas från utvärderingen. Juridisk ställning Skattekontroll Anbudsgivaren skall vara fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Kontroll kommer att ske hos Skatteverket. Utländska anbudsgivare skall efter begäran insända intyg från behörig myndighet i det land där företaget är etablerat som visar att anbudsgivaren där betalat föreskrivna skatter och avgifter. Intyget skall vara skrivet på eller översatt till svenska. Registreringsbevis Intyget skall visa vem som är firmatecknare för företaget. 2.5 BESLUT Beslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen via e-post 10 dagar innan avtal tecknas med antagen leverantör. Under avtalsspärren, 10 dagar, kan en begäran om överprövning av tilldelningsbeslutet lämnas till Förvaltningsrätten i Linköping. Adress: Box 406, 581 04 Linköping E-post: forvaltningsrattenilinkoping@dom.se Tilldelningsbeslutet utgör inte ett civilrättsligt bindande avtal. 4

2.6 SEKRETESS/OFFENTLIGHET I UPPHANDLINGSÄRENDEN Linköpings universitet är en offentlig myndighet och omfattas av den svenska offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att alla handlingar ska vara tillgängliga för den som önskar ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd med att denna aspekt ingår som en förutsättning. Möjligheten för anbudsgivare att med stöd av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) erhålla sekretess för uppgifter i handlingar som ingår i ett anbud är allmänt sett mycket begränsade. Vissa uppgifter kan dock omfattas av sekretess med stöd av Offentlighets- och sekretesslagen, sk kommersiell sekretess. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter krävs att uppgifter avser affärs- eller driftförhållanden samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet omfattas av kommersiell sekretess, bör anbudsgivaren i sitt anbud inkomma med önskemål om kommersiell sekretess inklusive precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Därefter gör LiU en självständig prövning om kommersiell sekretess kan anses föreligga. Beslut om att hemlighålla uppgifter enligt Offentlighets- och sekretesslagen kan överklagas i första hand till Kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig lämnas. Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifter. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg Anbud som lämnas till LiU omfattas av anbudssekretess till dess beslut om leverantör fattas eller ärendet dessförinnan slutförts, det vill säga i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats. 5

3. KRAVSPECIFIKATION Upphandlingen avser utrustning för ögonspårning (Eye tracking). Utrustningen gör det möjligt att studera och analysera blickbeteende över en bildskärm/yta, samt interaktionen med det som visas. Detta ger kunskap om hur blickbeteendet uppfattas och används. Utrustning upphandlas för att kunna förbättra grundutbildningen inom detta område på institutionen. 3.1 HÅRDVARA SKÄRM 3.1.1 Skall ha en storlek av minst 22 tum 3.1.2 Skall klara en upplösning av minst 1400x1050 pixlar 3.1.3 Skall ha en inbyggd kamera 3.1.4 Skall ha följande anslutningar: DVI/VGA 3.2 HÅRDVARA ENHET FÖR ÖGONSPÅRNING 3.2.1 Skall vara integrerad med skärmen, men också gå att koppla bort och användas fristående 3.2.2 Det skall kunna gå att observera vad som sker på skärmen för ögon-spårning på en annan, fristående skärm 3.2.3 Skall ha ingång för mikrofon 3.2.4 Skall ha ett brusreduceringsfilter som går att inaktivera 3.2.5 Skall tillåta rörelser hos användaren under inspelning, samt ha en arbetsvolym på minst 35cm x 15cm vid normalt betraktelseavstånd 3.2.6 Skall ha en sampling rate på minst 300Hz 3.2.7 Skall ha en systemlatens på högst 16ms 3.2.8 Skall vara möjligt att kalibrera systemet per användare. Kalibreringsparametrarna ska kunna sparas till fil 3.2.9 Skall ha en gaze accuracy på max 0.7 grader Uppfyllt Ja Nej Uppfyllt Ja Nej 6

3.3 MJUKVARA Följande mjukvara skall levereras tillsammans med hårdvaran. Mjukvaran skall klara: 3.3.1 Att Registrera input från mus och tangentbord 3.3.2 Att Registrera ljud och video från användaren 3.3.3 Att någon manuellt registrerar händelser under inspelning 3.3.4 Att visa stimuli av följande typ: bild, film, webb, mjukvara, frågeformulär, pdf dokument, extern video 3.3.5 Att Tillåta flera stimuli i en och samma datainsamling 3.3.6 Att Tillåta kombination av olika typer av stimuli i en och samma datainsamling 3.3.7 Att Tillåta definition av areas of interest (AOIs) och även grupper därav från olika stimuli och olika test 3.3.8 Att Kunna filtrera inspelad data enligt variabler som specificerats i designen men också kunna skapa nya vid analys 3.3.9 Att Kunna visualisera data på följande sätt för analys och presentation: gaze plot, heat map, cluster, bee swarm, animation av visualiseringar 3.3.10 Att Ha inbyggt verktyg för att beräkna och presentera statistik från grundläggande ögonspårningsdata (inklusive metriker från mus och tangentbord) 3.3.11 Att Ha tabeller och diagram för presentation och jämförelse av flera metriker 3.3.12 Att Kunna exportera data till statistik programmet SPSS för vidare analys 3.3.13 Att Tillåta specifikation av vilka parametrar som ska sparas i textfil alternativt skickas till utdataström Uppfyllt Ja Nej 4. PRIS: Nedan skall totalpris inkl. leverans, installation, utbildning, telefonsupport, dokumentation och garanti specificeras. Priset skall anges i SEK exkl. moms. Totalpris: 5. LEVERANSTID: Leveranstiden skall inte överskrida 6 veckor. Ange tid för komplett leverans:... 7

6. KOMMERSIELLA VILLKOR Samtliga nedan ställda kommersiella villkor skall accepteras i sin helhet. Kravet uppfylls Ja q Nejq 6.1 LEVERANS 6.1.1 LEVERANSTID Leverans, installation och provning av utrustning skall ske i laboratoriet så snart som möjligt. Leveranstiden får inte överskrida 6 veckor. 6.1.2 LEVERANSVILLKOR Leveransvillkor skall vara: DAP på plats vid Institutionen för teknik och naturvetenskap (ITN), Linköpings universitet, Sandgatan 31 i Norrköping enligt INCOTERMS2010. Leveransadress Linköpings universitet Att. Camilla Forsell Sandgatan 31 602 21 NORRKÖPING 6.1.3 LEVERANSANMÄLAN ITN skall hållas informerad om leveransen. Leveransanmälan skall skickas till ITN senast (1) en vecka innan leverans. Leverans skall ske under vardagar mellan 9 till 16. 6.1.4 FÖRSENAD LEVERANS Om entreprenören anser att den avtalade leveranstiden inte kan uppfyllas eller knappast kommer att uppnås, skall uppdragstagaren utan dröjsmål underrätta köparen om detta skriftligen. Sådan anmälan skall innehålla orsak(er) för förseningen och förväntad tidpunkt när leverans kan göras. 8

6.1.5 VITE Om leveransen inte har utförts inom avtalad tid och tiden för leveransen inte har utvidgats i enlighet med avsnitt Anmälan om försenad leverans, har ITN rätt att erhålla skadestånd på 1%, av det totala kontraktsvärdet per vecka. ITN har rätt att erhålla det upplupna skadeståndet, antingen genom att dra av skadestånd från den fakturerade summan, eller genom att fakturera leverantören på skadeståndssumman. Om ITN fakturerar leverantören, skall betalning erläggas inom 30 dagar från fakturadatum. ITN maximala rätt till vite enligt ovan är 10% av priset för försenad leverans, exklusive moms. 6.2 INSTALLATION Särskilda tekniska krav för installation i laboratoriet skall anges i anbudet. Kraven för el (spänning, ström, värmebelastning, kablage, kyla etc) måste specificeras............. Leverantören måste ta fullt ansvar för installation och uppstart av den levererade utrustningen, inom ramen för den angivna kostnaden av systemet. 6.3 UTBILDNING En introduktion av systemet på plats hos köparen efter att systemet är installerat (vid installationstillfället eller på annan tid enligt överenskommelse mellan köpare och säljare), ska vara inkluderad i köpesumman (och inkludera alla tillhörande kostnader). Utbildningen ska täcka hela systemet, från allmänt användande till mer detaljerade aspekter av hårdvaran och komponenter i mjukvaran 6.4 TEST 6.4.1 INSTALLATIONSTEST Tester av utrustningen görs på plats i laboratoriet av ITNs personal. Tester görs för att kontrollera att överenskommen specifikation stämmer med den levererade utrustningen. Om testerna visar att den levererade utrustningen fungerar enligt specifikation, är utrustningen godkänd. 6.5 GARANTI Garanti-tid för levererad utrustning skall vara minst 2 år från godkänd installation av systemet. Garantin skall vara en fullständig garanti på plats vid ITN för brister i material och utförande för den levererade utrustningen. Alla kostnader i samband med garantiåtgärder skall betalas av entreprenören inklusive resekostnader, exklusive förbrukningsvaror. 9

6.6 SERVICE OCH SUPPORT Under år 1 måste säljaren erbjuda fri support via telefon på svenska och/eller engelska. Supporten måste inkludera såväl hård som mjukvara. 6.7 MJUKVARA Ett års fri uppgradering skall ingå i anbudspriset. 6.8 SERVICEAVTAL Serviceavtal bör kunna tecknas efter garantitidens utgång. 6.8.1 RESERVDELAR Fyra (4) år tillgång till reservdelar skall garanteras. 6.9 SÄKERHETSKRAV ELSÄK-FS 2000:2 eller motsvarande europeisk standard gäller. All utrustning måste vara utformad för att passa det svenska elsystemet. Anslutningar måste vara för 400 V AC eller 230 V AC, 50 Hz. Eventuella nödvändiga transformatorer skall ingå. 6.9.1 CE-MÄRKNING Utrustningen ska uppfylla alla tillämpliga EU-direktiv, inklusive CE-märkning (vid behov). 6.10 DOKUMENTATION All dokumentation som behövs för driften och för löpande underhåll/uppdatering av mjukvara, manualer och tekniska specifikationer för utrustningen skall finnas på engelska och/eller svenska. Dokumentationen betraktas som en del av utrustningen, och måste medfölja utrustningen vid leverans. Utrustningen kan inte godkännas förrän all dokumentation är levererad. 10

6.11 BETALNING 6.11.1 KONTRAKTSPRIS Det totala priset skall inkludera leveransvillkor enligt DAP ITN (inkl. transport-och försäkringskostnader till ITN), utbildning, telefonsupport, dokumentation och garanti. 6.11.2 BETALNINGSVILLKOR Betalningsvillkoren är följande: Full betalning efter godkänd besiktning från ITN. Faktureringsavgift och/eller andra ej överenskomna tillägg godkännes ej. Betalning sker 30 dagar netto, under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen. 6.11.3 FAKTURAADRESS Fakturor och ordererkännande skall skickas till följande adress: Linköpings universitet Att. 2500 Marcus Toll Fakturasupport 581 83 LINKÖPING SVERIGE 6.12 UPPSÄGNING OCH HÄVNING Båda parter äger rätt att säga upp avtalet om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden enligt avtalet och ej inom rimlig tid vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägningen skall ske skriftligt. ITN har dessutom rätt att häva ingånget avtal med tre (3) månaders uppsägningstid om leverantören: om leverans inte utförs inom en månad från överenskommet leveransdatum och detta inte beror på ITN eller omständigheter på deras sida, eller om utrustningen inte kan accepteras efter installationstest, förutsatt att detta inte orsakas av ITN, eller om leverans är felaktig och detta inte beror på ITN och felet kan anses utgöra en väsentlig överträdelse av avtalet, eller om leverantören underlåter att fullgöra annat villkor i kontraktet och detta kan anses utgöra ett väsentligt avtalsbrott, eller leverantören är i konkurs eller likvidation, leverantören är under tvångsförvaltning eller i föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, leverantören är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. I övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på service och kvalitét. 11

6.13 LAGSTIFTNING Leverantören skall i sin yrkesverksamhet följa samtliga för denna upphandling relevanta direktiv, lagar, förordningar och andra bestämmelser. Leverantören är medveten om att beställaren är en offentlig myndighet och lyder under de regler som gäller för dem. 6.13.1 TVIST Eventuell tvist i anledning av ingånget avtal skall avgöras i första hand genom förhandling mellan parterna och i andra hand av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Första instans skall vara Förvaltningsrätten i Linköping. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår. 6.14 FORCE MAJEURE Part är ej ansvarigt för dröjsmål eller skada som beror på lagbud, myndighetsåtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet eller händelse. Förbehållet i fråga om händelser på arbetsmarknaden gäller om leverantören självt vidtager eller är föremål för sådan konflikt eller därmed liknande omständighet. Vid force majeure fritas parterna från rätt att kräva skadestånd med anledning av att avtalet inte går att fullfölja. 6.15 MARKNADSFÖRING Leverantören får ej uppge Linköpings universitet som referens i marknadsföring utan LiU:s samtycke enligt Lag om namn och bild i reklam. 12