S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-08-11 DNR 9.3-6862/08 SSA 2008:3 AB Stockholmshem Att: Bengt Kylerud HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS AB STOCKHOLMSHEM Närvarande från AB Stockholmshem: Bengt Kylerud IT-chef/arkivansvarig Närvarande från stadsarkivet: Mattias Hammarlund Martin Ståhl Inspektionsförrättare Protokollförare Vid inspektionen deltog även Hanna Johansson och Katrin Askergren från Bra Arkivkonsult AB. SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade 2008-06-03 AB Stockholmshem. Inspektionen avsåg bolagets allmänna handlingar - pappersbaserade och digitala. Bolaget inspekterades senast den 9 november 2000. Stadsarkivet bedömer att bolaget har mycket bra rutiner för sin hantering av allmänna handlingar. Detta inte minst p.g.a. att tillgång till utbildad kompetens på området har funnits under en kontinuerlig tidsperiod, på senaste tiden från en konsultfirma. Styrdokument är framtagna (de uppdateras för närvarande) och kunskapen i verksamheten om allmänna handlingar bedöms som god. Dock finns det utrymme för förbättringsåtgärder på vissa områden, t.ex. rörande arkivredovisningen och rutinerna för långsiktigt bevarande. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad. Box 22063, 104 22 Stockholm. Telefon 08-508 28 300. Fax 08-508 28 301 stadsarkivet@ssa.stockholm.se Besöksadress Kungsklippan 6 www.ssa.stockholm.se
SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER FÖRELÄGGANDEN Stadsarkivet förelägger bolaget att: - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. - Upprätta rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling. - Upprätta rutiner för arkivering av minnesanteckningar, utkast och koncept av betydelse och som tillför ärendet sakuppgifter. - Omedelbart upphöra med oreglerad gallring. - Utreda möjligheten att gallra analoga och digitala bilder och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. - Ta fram en strategi för digitalt bevarande enligt anvisningar i handledning om att bevara digital information. - Försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. - Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i stadsarkivets handledning Att redovisa digital information. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Bolaget ska senast den 2009-02-28 inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats.
REKOMMENDATIONER Stadsarkivet rekommenderar bolaget att: - Förutom de krav som finns i arkivreglerna bör hanteringsanvisningarna omfatta: - sekretess - hur handlingarna ska lagras under olika faser. - Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. - Försäkra sig om att diariet och diarieplanen bevaras för framtida sökning. ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Bolaget har fastställt en skriftlig ansvarsfördelning år 2008. Instruktionen har antagits på styrelsemöte och lever upp till kraven i regelverket. Arkivansvarig för bolaget är Bengt Kylerud, som i egenskap av IT-chef sitter i ledningsgruppen och som därmed har möjlighet att påverka budget och andra resurser. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats AB Stockholmshem har en väl fungerande arkivorganisation. Arkivombud har utsetts på bolagets samtliga sju avdelningar. Vissa av arkivombuden fungerar även som registratorer. Stockholmshem hade tidigare en arkivarie vars tjänst inte har ersatts. Idag köper bolaget arkivtjänster från konsultfirman Bra Arkivkonsult AB. ARKIVREGLER FÖR STOCKHOLMS STAD AB Stockholmshem har antagit de nya arkivreglerna för Stockholms stad (Kfs 2007:26) på styrelsemöte 2008-03-06. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån på alla nivåer i organisationen anses vara mycket god. Rutiner för att informera nyanställda finns, som bl.a. täcker offentlighet och sekretess. Bolaget bedriver kontinuerligt utbildningsinsatser på olika områden. Utbildningen sköts numera av externt anlitade konsulter. Arkivorganisationen inklusive konsulterna tillfrågas vid behov av verksamheten. Sekretess prövas enligt dokumenterad rutin.
HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR AB Stockholmshem förvaltar och hyr ut ca 30.000 lägenheter i 550 fastigheter i Stockholm. Till den dokumentation som uppstår i kärnverksamheten hör t.ex. hyreskontrakt, byggprojektsdokumentation och fastighetssystemet Faster. Digital information förekommer men merparten av handlingarna arkiveras på papper. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Stockholmshem har en dokumenthanteringsplan som lever upp till de obligatoriska kraven. Dock saknas uppgifter om sekretess och när handlingarna ska föras till arkivet (dvs. information om lagringen under handlingarnas olika faser). Dokumenthanteringsplanen finns som databas och kan därför sorteras efter olika behov. Dokumenthanteringsplanen är kommunicerad och tillämpas av berörda personer i verksamheten och den revideras i regel vid behov. Bolaget uppgav dock att planen måste uppdateras med vissa handlingstyper, speciellt digitala. Övriga anvisningar för hanteringen av allmänna handlingar i form av lathundar och policydokument finns och är utlagda på en utpekad plats på intranätet. Fastställda diarieföringsrutiner finns AB Stockholmshem har bra rutiner för sin diarieföring. Postöppningen sker centralt. Bolaget har en central e-postadress och fullmakter har utfärdats. Rutiner för att ta hand om kollegers e-post vid frånvaro finns. Bolaget tillämpar decentraliserad diarieföring och handlingarna registreras samma dag av de tio registratorerna i diariesystemet Caradoc. Detta görs såväl för inkommande som utgående handlingar. Diarieföringen sker i enlighet med en ärendebaserad diarieplan (som nu uppdateras) och bolaget registrerar på ärendenivå. Alternativ registrering förekommer också i några av bolagets system. Akterna stäms av mot diariet vid avslut av ärenden. Däremot var det inte helt klart hur rensning av handlingar genomförs. Vidare ska bolaget ta ställning till om fler mellanprodukter i ärenden ska arkiveras. AB Stockholmshem ska uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. Stockholmshem ska upprätta rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling. Bolaget ska upprätta rutiner för arkivering av minnesanteckningar, utkast och koncept av betydelse och som tillför ärendet sakuppgifter.
Rekommendationer Förutom de krav som finns i arkivreglerna bör hanteringsanvisningarna omfatta: - sekretess - hur handlingarna ska lagras under olika faser. Bolaget bör fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. Bolaget bör försäkra sig om att diariet och diarieplanen bevaras för framtida sökning. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Det förekommer ständiga affärsmässiga överväganden kring olika typer av förändringar av verksamheten. Framförallt finns planer på att gå med i ett samarbete kring ett gemensamt fastighetssystem Fasad. Det nuvarande systemet Faster med kringsystem kommer då att läggas ner, med påföljande arkivfrågor att ta hänsyn till. AB Stockholmshem kommer att hålla stadsarkivet informerat. Inga andra förändringar i verksamheten väntas. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Gallringsbehovet för bolagets samtliga handlingar, både digitala och analoga, är utrett. Det finns flera specifika gallringsbeslut för Stockholmshem. Dessutom omfattas bolaget av gallringsbeslutet för fastighetsdata (SSA 2006:6) från de kommunala fastighetsbolagen. I övrigt gäller de generella gallringsbeslut som är tillämpliga för bolagen. Bolaget har flera lokala gallringsbeslut, som även fortsättningsvis kan användas, men nya sådana kan inte längre tas fram. Gallringsbeslut tillämpas Bolaget uppgav att man gallrar i enlighet med befintliga gallringsbeslut och att man ligger i fas med gallringen. Destruktion av handlingar sker på ett betryggande sätt. Det villkor som ställdes då ovanstående beslut för fastighetsdata fattades var att digitala leveranser skulle ske årligen från vart och ett av bolagen. Stockholmshem har genomfört leveranser ur systemet Faster för år 2005 och 2006, men har ännu inte levererat materialet för år 2007 till stadsarkivet. Om systemet skriver över data så att leveransen inte kan göras retroaktivt så innebär detta oreglerad
(otillåten) gallring. Stockholmshem måste snarast se till att leveranserna återupptas. Det finns en risk för att gallringsbeslutet annars kommer att upphävas. Hanteringen av både analoga och digitala bilder inom bolaget är under diskussion (se även nedan). AB Stockholmshem ska omedelbart upphöra med oreglerad gallring. Utreda möjligheten att gallra analoga och digitala bilder och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Stockholmshem har ett flertal verksamhetskritiska system. Dessutom förekommer både analoga och digitala bildupptagningar. Det finns ingen dokumenterad strategi för digitalt bevarande. Leverans av information ur personalsystem arbete pågår. Bolaget använder arkivbeständiga produkter Bolagets företrädare uppgav att arkivbeständiga produkter används. Inga handlingar binds in. Stockholmshem ska ta fram en strategi för digitalt bevarande enligt anvisningar i handledning om att bevara digital information. Bolaget ska försäkra sig om att och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En arkivbeskrivning finns Stockholmshem har en arkivbeskrivning som uppdaterades i år. Beskrivningen behöver dock uppdateras betr. anvisningar om gallring och gällande beslut. En arkivförteckning finns Bolaget har upprättat en arkivförteckning och fått dispens för ett alternativt förteckningssätt. Ett arbete med att uppdatera förteckningen pågår, för digital information bl.a. ritningar. Föregångarnas arkiv är dock färdigförtecknade.
Stockholmshem ska uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i stadsarkivets handledning Att redovisa digital information. Bolaget ska uppdatera sin arkivförteckning så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas delvis i arkivlokal AB Stockholmshem har ett centralarkiv på Hornsgatan 128 samt flera närarkiv ute på de olika avdelningarna. En separat arkivlokal finns på Kristinehovsgatan. Kontoret i Solberga samt mindre lokalkontor har också närarkiv. Vid inspektionstillfället fanns bara möjlighet att se på de förstnämnda samt ett par närarkiv på Centralkontoret. Man har byggt lokalerna enligt regelverket. Dokumentskåp används Bolaget förvarar enligt uppgift handlingar i skåp med godkänd brandklass. Digitala media förvaras i enlighet med stadens IT-säkerhetsinstruktion. Stockholms stadsarkiv 2008-08-11 Inspektionsförrättare Mattias Hammarlund