INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning 2 1 Inledning 1:1 Bakgrund och uppdrag 3 1:2 Metod 3 2 Granskade rutiner 2:1 Registrering och utbetalning av resebidrag 4 2:2 Månadsredovisning egna chaufförer 6 2:3 Bokning av sjukresa med taxi 8 2:4 Bokning av sjukresa med flyg eller tåg 8 2:5 Kvittning av sjukresebidrag mot patientavgift 9 2:6 Rutin leverantörsfakturor 10 2:7 Rutin total fakturering 11
SAMMANFATTNING Syftet med granskningen har varit att identifiera interna kontroller och granska och bedöma redovisnings- och förmögenhetskontrollen samt göra en bedömning av rationaliteten i redovisnings- och betalningsrutinerna. Granskningen visar att administrativa systemet Royal Profile har vissa brister främst vad det gäller framtagande av underlag till redovisningen. Underlag till utanordning för taxiutbetalning och underlag till fakturering beräknas till största delen manuellt. Beräkningarna är både omständiga och tidskrävande.. Faktureringsrutinen är omfattande och har många manuella moment och få interna kontroller. En brist enligt vår mening är att systemet inte ger information om ofakturerade belopp. Vi anser det vara av värde att se över faktureringsrutinen och om möjligt förenkla den. Vidare finns det risker i systemet att resebidrag kan betalas ut flera gånger för samma resa. De stickprovskontroller som görs hindrar inte en patient att söka bidrag flera gånger för samma resa. I Royal Profile finns ingen spärr som meddelar att samma resa registreras en gång till. Vid utbetalningen av sjukresebidrag råder osäkerhet om betalningsfil går att skicka för betalning flera gånger. Vi anser att det bör göras en uppföljning om det är möjligt att skicka fil för utbetalning mer än en gång. I rutinen egna chaufförer finns en brist att betalningsuppföljning inte görs av fordringar på egenavgifter. Vid kontroll av leverantörsfakturor avseende tåg/flyg resor saknas det enligt vår mening kontroll av att sjukreseenheten endast betalar för utförda resor. Vi har vid vår granskning inte funnit något som tyder på att sjukresebidragen nettoredovisas i bokföringen. Övriga noteringar är att alla mobiltelefoner inte har specificerad räkning samt att körjournal saknas i egna fordon. Sida 2 (11)
1 INLEDNING 1:1 Bakgrund och uppdrag Landstingets sjukreseverksamhet hanteras av Sjukreseenheten inom serviceförvaltningen Emefte. Enheten samordnar sjukresor, riksfärdtjänst och färdtjänst med hjälp av en beställningscentral, taxi- och bussentreprenörer samt har 4 egna fordon och 4 chaufförer för sjukresor i egen regi. Enheten administrerar den nyss nämnda verksamheten samt den numera privatägda landstingsbussen som utför sjukresor enligt en särskild turlista. Verksamheten administreras med hjälp av ett IT system, Royal Profile, som infördes 1999. Systemet är delvis integrerat med landstingets ekonomisystem Prosit. Deloitte & Touche har på uppdrag av Jämtlands läns landstings revisionskontor granskat och bedömt redovisnings- och förmögenhetskontrollen inom landstingets sjukreseverksamhet. Vi har även till viss del bedömt rationaliteten i redovisningsoch betalningsrutinerna. Granskningen har avgränsats till sjukreseenheten och administrativa rutiner kring Royal Profile. Granskningen har utförts enligt god revisionssed. 1:2 Metod Granskningen har genomförts med hjälp av intervjuer med berörda personer och slumpvisa stickprov i räkenskapsmaterial. Granskningen innefattar besök på avdelningen för sjukreseverksamheten på Östersunds sjukhus där 11 personer arbetar. Följande personer har medverkat i intervjuer Anna-Karin Mattsson chef sjukresor, Gunnel Åkerblom administration, Elenore Gabrielsson egb registrering och bokningar av tåg och flyg, Annelie Nyh redovisning egna chaufförer, Stefan Söderstrand taxibokning. Andra personer som medverkat i intervjuer är Anders Sellman ekonom Emefte Göviken, Anna-Maria Jönsson läkarsekreterare medicinmottagningen, Lars-Erik Strömqvist ekonom medicinmottagningen och Alvy Holm administration Emefte Göviken. ar upprättade av sjukresechefen har varit utgångspunkt för granskningen. Rutinerna återfinns i bilagor 1-7. Sida 3 (11)
2 GRANSKADE RUTINER Följande rutiner har granskats: 2:1 Registrering och utbetalning av resebidrag 2:2 Månadsredovisning egna chaufförer 2:3 Bokning av sjukresa m taxi 2:4 Bokning av sjukresa m flyg eller tåg 2:5 Kvittning av sjukresebidrag mot patientavgift 2:6 Rutin leverantörsfakturor 2:7 Rutin total fakturering 2:1 Registrering och utbetalning av resebidrag Inkommande resebidragsblankett ankomststämplas. Därefter görs en beräkning av resebidraget med hjälp av manual där det framgår vilka orter som berättigar till bidrag. I förekommande fall om uppgifter saknas återsänds blankett till patient alt, sjukvårdsinrättning. Vid återsändning av blankett sker ingen registrering av sjukresor och ingen uppföljning görs om blanketten kommer tillbaka riktigt ifylld. Bidragen registreras i administrativa systemet Royal Profile. Varje registrering får ett eget verifikatnummer och varje registrerare har en egen nummerserie i systemet. När alla dagens bidrag är registrerade tas en dagrapport ut och kontrolleras mot de instansade blanketterna vilka har kontrollsummerats på en slagremsa. Om slagremsa och dagrapport stämmer signerar registreraren på dagrapporten. Dagrapporter lämnas dagligen till Gunnel som en gång i veckan vidaresänder de registrerade bidragen till centralförvaltningen. Vid utbetalning tas ur Royal Profile en asci-fil som sparas lokalt på hårddisken hos den som skapar filen. Gunnel öppnar filen, rimlighetskontrollerar bank, postgironummer samt Nordeas personnummer konton. I detta läge kan man i filen ändra de uppgifter som önskas. Rent teoretiskt kan man byta ut namn som ska få utbetalningen och ändra bankkonto nummer m m. Gunnel kontrollerar alltid att slutsumman är densamma som hon läste över från Royal Profile och också antal poster. Efter denna genomgång läses filen över till servern O:. Därefter går Gunnel till Tords maskin och öppnar filen. Slutsumman kontrolleras igen, antal poster samt första och sista namnet på listan. Sida 4 (11)
Filen skickas till centralförvaltningen som i sin tur skickar filen till Opera som bearbetar filen, skickar tillbaka filen till centralförvaltningen som sedan läser in filen i Prosit. För det mesta är det två personer som står bredvid varandra när filen skickas. En bekräftelse fås på skärm att filen skickats iväg och filen finns också kvar på servern. Ett mail skickas till centralförvaltningen där slutsumma och eventuella ändringar framgår. Centralförvaltningen tar kontakt om uppgifterna i filen och mailet inte stämmer. Gunnel vet inte om samma fil går att skicka en gång till från servern eller om den på något sätt spärras som redan skickad för utbetalning. Hon vet inte om kansliet fångar upp att filen kommer två gånger. Detta har inte följts upp av oss i denna utredning. Vid skapandet av ascifil tas alltid en säkerhetskopia som sparas på hårddisk och som gör att det går att läsa in filen på nytt om ascifilen har skadats. Från kopian kan en ny ascifil skapas. Kopia sparas en vecka till nästa kopia läses över. Dagrapporter per registrerare från Royal Profile samlas i pärm tillsammans med girolink lista. Listor attesteras av sjukresechef. Attest motsvarar kontroll att slutsumma och antal poster stämmer mellan listorna. Inga stickprov görs mot namnen som står som utbetalare. Alla som kan registrera egb resor kan gå in på en skickad bokning och ändra status från att vara skickad girolink till att bli endast inlagd igen. Detta gör att filen går att skapa om till ascifil och skicka en gång till för utbetalning. Interna kontroller Dagrapport från Royal Profile kontrolleras mot slagremsa avseende summa resebidragsblanketter. Sjukresebidraget stickprovs kontrolleras att de inte betalas ut flera gånger. Attest av sjukresechef före utbetalning. Stickprovs kontroll av att bidrag inte betalas ut flera gånger görs från mottagningarnas listor som skickas upp varje dag till sjukresor. De kontrolleras mot Royal Profiles boknings / betalningssystem där det framgår på varje utbetald resa vilket datum betalning gick från systemet. Stickprovskontrollen utförs på känsla och följer inget statistisk urval. Vid kontrollen görs ingen attest vilket gör att kontroll i efterhand om stickprov utförts inte går att verifiera. Övriga noteringar är att i systemet kan en resa registreras två gånger. Dataprogrammet känner inte av att samma resa registreras flera gånger. Resan kan först kvittas på en mottagning sedan går patienten till annan mottagning och begär där en blankett. Patienten skickar in denna blankett och söker bidrag en gång till. Sida 5 (11)
Möjligheten finns också att ta två blanketter på samma dag på samma mottagning av olika personal. Dataprogrammet känner inte heller av felaktiga kombinationer när resebidrag ej ska utgå. Det är helt upp till den som registrerar att göra bedömning och skriva in rätt zoner, konton m m Det finns en viss självkontroll i systemet eftersom bidragssökande kan fråga om pengar inte betalas ut. I rutinen finns risker att bidrag betalas ut felaktigt. 2:2 Månadsredovisning egna chaufförer Det finns 4 egna chaufförer som bokas via beställningscentralen. De har ansvar för att ta betalt av resenärerna för resan. Det kostar 50 kr i egenavgift enkel resa om man inte ingår i Komilag projektet då kostar det 60 kr. Barn och ungdomar, dialys, Remonthagen med mera är kostnadsfritt. Alla resor bokas via beställningscentralen som gör en transportlista för varje chaufför till varje dag. Chaufförerna har ett kvittensblock som de kvitterat ut på sjukresor i en speciell bok. De signerar att de tagit ut blocket och Gunnel noterar vilka nummer som ingår i blocket. För varje resa skrivs ett kvitto som lämnas till kunden. När kvittensblock tar slut eller när pengar överstiger 4000 kr åker chaufförerna ner till Göviken och lämnar in redovisning. Pengar räknas mot de kvitton som finns i blocket och ett insättningskvitto lämnas till varje chaufför. Chaufförerna har inga växelkassor. Pengarna konteras som intäkt egna chaufförer på sjukresors konto och underlag till detta lämnas till bokföring. Pengarna läggs i väska för insättning till bank och hämtas av ett vaktbolag. Chauffören lämnar ca en gång i månaden in sitt kvittensblock och insättningskvitto till sjukresor. Anneli Nyh tar emot och tar ut en transportlista ( dagkörningsrapport) per transportör. Hon stämmer av att inlämnade pengar motsvarar de egenavgifter som finns redovisade i bokningssystemet dvs. transportlistan. Hon kontrollerar att inlämnade pengar stämmer mot kvitton och körda resor enligt bokningssystemet. Om detta visar sig vara fel brukar hon ändra dessa uppgifter i Royal Profile. Det kan vara så att bokningen gjort fel och lagt egenavgifter på ett barn. Anneli kontrollräknar också antal zoner mot vad som står i beställning mot resa på kvitto. Ibland stämmer inte heller detta varvid hon ändrar beloppen även här och kör sedan ut en ny dagrapport. Sida 6 (11)
När pengar stämmer mot transportlista sätter hon fast ett exemplar av kvittot på baksidan av transportlista per transportör och sparar detta i en pärm. Hon kontrollerar att alla nummer finns i kvittensblocket och att eventuellt makulerade notor finns sparade. Det brukar inte stå orsak till makulering. Varje kvittensblock har fått ett löpnummer. Blocken sparas i nummer ordning och på detta sätt kan man följa att alla blocken kommer tillbaka. När transportlistan är i sin ordning finns den klar för fakturering i systemet. De kunder som inte hade pengar till egenavgiften finns nu på listan med underkonto. Vid fakturering tas en sådan lista ut och dessa resenärer krävs på ersättning av sjukresor. Ett inbetalningskort och ett följebrev skickas till resenären. Vid fakturering till respektive vårdinrättning som ska stå för kostnaden drar Gunnel av egenavgiften som om patienten redan betalat. Detta för att det ska bli rätt mot vården. Sjukresor har att fordra egenavgiften tills patienten betalar in med inbetalningskortet. Det finns ingen uppföljning om patienten verkligen betalar in pengarna eller inte. Enligt ekonom Anders Sellman görs ingen uppföljning att samtliga egenavgifter är betalda. Anneli stämmer varje månad av att inlämnade kvitton stämmer mot inlämnade pengar och transportlista per transportör. Nummerkontroll att inlämnade kvitton finns i obruten nummerföljd. Nummerkontroll att alla kvittensblock kommer tillbaka. Varje chaufför har en mobiltelefon men alla har inte specificerad telefonräkning. Varje chaufför har också två bensinkort p g a att vissa system kräver två kort i kombination. Det finns ingen direkt kontroll av vad som tankas på korten förutom när det är extra saker som exempelvis godis och tidningar. Bensinen följs inte upp. Rent teoretiskt kan korten användas för privat tankning. Det finns inga körjournaler i bilarna. En årlig uppföljning görs av körda mil vilken används till statistikjämförelser. Vi kontrollerade att kvittensblocken sparades i nummer ordning. Jan 2001-mars 2001 nr 764-799 alla var i obruten nummerföljd. De kontroller som finns främjar god internkontroll. Det underlag som genererar utskick av inbetalningskort på ej kontant betalda egenavgifter fordringsförs aldrig. Den här rutinen omöjliggör kontroll i efterhand att samtliga egenavgifter betalas. Ett sätt att åtgärda problemet att normal faktureringsrutin tillämpas. Sida 7 (11)
2:3 Bokning av sjukresa med Taxi Bokningen görs i Royal Profile och efter varje arbetsdag tas en dagrapport ut som skickas till de olika taxiföretagen. De har själva ansvar för att kontrollera om bokningarna stämmer med utförda tjänster. Det finns överenskommet att om inga ändringar är aktuella behöver taxiföretagen ej bekräfta. De hör endast av sig när fel uppstått. Egenavgiften på taxiresor är taxiföretagens ansvar att kräva in. Om patienten inte betalar får taxibolagen själva kräva ersättning av patienten. Utbetalning till taxiföretagen sker en gång i månaden. Rutinen börjar med en genomgång av rättelser från taxiföretagen. Därefter utförs kontroll av att kostnaden belastar rätt kostnadsställe. Ur Royal Profile tas följande listor: faktureringsfil, kundstatistik, färdsättsstatistik, transportörstatistik, månadsrapport och överflyttningsresor samt länssjukvårdsresor. Moms beräknas och en utanordning skrivs i manuellt och konteras. Sjukresechefen attesterar och utanordning skickas till administration för utbetalning. Ett följebrev skickas tillsammans med månadsrapport till respektive taxiföretag. Kopior av utanordningar, följebrev och månadsrapporter arkiveras i avsedd pärm. Attest av sjukresechef vid utanordning. Framtagande av underlag för utbetalning görs i en rad manuella moment i systemet. Konteringen som görs på utanordningen upprättas manuellt från statistikuppgifter och månadsrapporten. Detta arbete är både omständigt och tidskrävande. 2:4 Bokning av sjukresa med tåg eller flyg Bokning ( läkarintyg fordras) via telefonsamtal eller fax till beställningscentralen. Resan kan bokas direkt mot smart-link, Z-resor. Bokningen görs sedan också i Royal Profile. Här används schablonprissättning. Sida 8 (11)
Schablonprissättningen har hittills i år blivit justerad 1 gång och kollad ca 3 gånger. Det finns ingen rutin för att kontrollera schablonprissättningen med regelbundenhet. När en ändring ska ske i systemet är Gunnel ansvarig. Även transportör 34 Umeå har en schablonberäkning. Det finns ingen egentlig uppföljning vad verklig kostnad är och inget bestämt hur ofta kontroll ska ske. Kontrollräkning har hittills blivit någon gång per år. Avtalen med transportörerna görs av sjukresechefen samt avdelningen för upphandling. Bevakning av avtal görs dels av sjukresechefen och dels av upphandlingsavdelningen. I god tid före avtalens utgång meddelas upphandling att nytt avtal kan förhandlas. Det är ytterst upphandlingsavdelningen som ansvarar för bevakning av avtalen. Taxiföretagen däremot måste själva justera/ aktivera färdtjänst index för att få en ny prislista. De inkommer då med en skriftlig begäran som Gunnel har som underlag till ändring av priser. Resan utförs och följesedel på resan kommer till sjukresor. Följesedlar anländer varje vecka och läggs ihop och prickas sedan mot samlingsfaktura var 14:e dag. Se rutin leverantörsfaktura. Läkarintyg erfordras för bokning av resa. Vi har endast muntligt frågat om läkarintyg finns vid bokning. Stickprovskontroll ej utförd. Rutin bör finnas för när schablonprissättning ska justeras. Detta saknas idag. 2:5 Kvittning av sjukresebidrag mot patientavgift När patienten kommer till mottagningen registreras besöket i Vanja. Här finns uppgift om vad patienten ska göra på mottagningen samt var han/hon är skriven. I de fall då enkel resa uppgår till mer än 5 mil är man berättigad resebidrag. En beräkning görs direkt i luckan då patienten får frågan hur han/hon åkt till mottagningen, egen bil eller kollektivtrafik. Högsta ersättning som utbetalas är billigaste färdsätt oftast buss. Mottagningen har en manual med zoner där det framgår vad ersättning ska vara från varje ort. Detta kräver god kunskap om geografi i länet. Sida 9 (11)
Egenavgiften räknas först bort i de fall denna är aktuell. För tur och retur resa i vanliga fall 100 kr. Därefter räknar man ut vad resebidraget verkligen blir. Exempelvis busskort 200 kr minus egenavgift 100 kr. Kvar till patienten 100 kr i sjukresebidrag. Patientavgiften räknas ut 200 kr och denna avgift reduceras då med resebidraget. Patienten i detta fall betalar 100 kr i kassan. Till bokföringen däremot redovisas patientavgiften brutto med 200 kr och resebidrag som kostnad 100 kr. Ingen kontroll identifierad I systemet Vanja finns ingen möjlighet för mottagningarna att kontrollera om patienten kvittat eller begärt reseersättning för samma resa flera gånger. Det finns som tidigare påpekats flera möjligheter att få resebidrag utbetalt för samma resa. Vi har vid vår granskning inte funnit något som tyder på att sjukresebidragen nettoredovisas i bokföringen. 2:6 Rutin leverantörsfakturor Fakturan anländer till Göviken, ankomstnumreras och skickas för attest till sjukresechef. Vad det gäller resor med tåg/flyg kontrolleras leverantörsfaktura mot följesedel. Följesedel är inte kontrollerad mot bokningssystemet Royal Profile. Övriga leverantörsfakturor rimlighets kontrolleras och slutattesteras av sjukresechef. Vid krediteringar av resor sker bevakning på olika sätt. Biljett som skickas från patient i retur till sjukresor noteras med namn och bokningsnummer på en lista, biljett returneras till Z-resor och kreditering bevakas av ansvariga för tåg/flyg bokning. När patient ej hämtar ut biljett sker en automatisk kreditering från Z-resor. Resebyrån ringer ibland och meddelar att biljett ej hämtats ut. Patienter som skickar biljett i retur direkt till Z-resor och inte avbokar resan via sjukresor finns ingen kontroll idag. Efter slutattest skickas fakturan tillbaka till ekonomiavdelningen som bokför och betalar fakturan. Attest av följesedel mot samlingsfaktura. Samtliga fakturor slutattesteras av sjukresechef. Sida 10 (11)
Vi har kontrollerat att underskriven attestinstruktion finns på ekonomiavdelning i Göviken. Enligt vår mening saknas kontroll av att sjukreseenheten endast betalar för utförda resor. 2:7 Rutin total fakturering Rutin kring total fakturering finns utförligt beskriven i dokument ( se bilaga 8). Vid varje faktureringstillfälle tar Gunnel fram faktureringsinstruktionen och gör steg för steg. Hela hanteringen är helt manuell och inga egentliga kontroller finns inbyggda i systemet. Rutinen utförs i många steg och enligt Gunnel skulle det vara lätt att glömma någon del. Hon har därför en egen checklista där de viktigaste momenten framgår och som hon prickar av för varje månad ( se bilaga 9). Fakturaunderlaget är en manuellt framtagen mall som används varje månad. Det sker ingen automatisk överföring från bokningssystemet till fakturaunderlaget och inga konteringsförslag ges. Det blir heller ingen markering i bokningssystemet att resan blivit fakturerad. Sjukresechef attesterar underlag för faktura. Därefter skickas underlagen till ekonomiavdelningen i Göviken för färdigställande av faktura. Kravhanteringen sköts av ekonomiavdelningen. Sjukresechef attesterar fakturaunderlag.. En brist enligt vår mening är att systemet inte ger information om ofakturerade belopp. Rutinen är omständig, innehåller få kontroller och är tidskrävande. Vi anser att det är av värde att se över rutinen och om möjligt förenkla faktureringen. Östersund den 19 december 2001 Carina Ringdahl Revisor Mats Henriksson Auktoriserad revisor Sida 11 (11)