Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-10208/2016 Sida 1 (8) 2016-10-27 SSA 2016:10 Hantering av allmänna handlingar hos S:t Erik Försäkring AB Närvarande från bolaget: Jan Willgård VD, arkivansvarig Said Tabari IT-ansvarig David Bergling Ekonomiansvarig, S:t Erik Livförsäkring AB Petter Sävström Arkivarie (konsult) Louise Högberg Arkivarie (konsult) Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg Inspektionsförrättare Jonas Engardt Protokollförare Anna Ruthström Arkivarie, åhörare SAMMANFATTNING S:t Erik Försäkring inspekterades 2016-09-28. Bolaget S:t Erik Livförsäkring AB har närliggande verksamhet och delar lokaler och andra resurser med bolaget. Därför genomfördes inspektion av detta bolag vid samma tillfälle. Hanteringen av allmänna handlingar hos bolaget är till stor del god. Vid inspektionstillfället konstaterades att bolaget behöver uppdatera sin informationsredovisning samt att förvaringen av arkivhandlingar uppvisar brister. Bolaget använder sig av externa arkivkonsulter som stöd för sin informationshantering. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 2 (8) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Förelägganden Stadsarkivet förelägger S:t Erik Försäkring AB att: Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex RISK, webbplats och bevarandematerial på filserver) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge den ska finnas kvar. Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Detta gäller kompletteringar gällande uppgifter om gallringsbeslut och IT-stöd. Uppdatera bevarandeförteckningen (PIR) så att den kan används för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningens ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Slutförteckna tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat. S:t Erik Försäkring AB ska senast den 2017-03-31 inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.
Sida 3 (8) Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar S:t Erik Försäkring AB att: Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. Detta gäller i första hand nyanställda. Registrera allmänna handlingar i större utsträckning, dvs inte bara registrera på ärendenivå, utan även på handlingsnivå och att detta görs retroaktivt. Fastställa rutiner för att säkerställa att personlig e-post blir läst vid frånvaro. Kontrollera att hanteringsanvisningar tillämpas avseende att handlingar på filserver lagras i den framtagna processbaserade mappstrukturen.
Sida 4 (8) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivregler är antagna av styrelsen Bolaget antar stadens arkivregler vid styrelsemöte årligen enligt bolagets beslutsprocess. Arkivansvaret är fastställt Bolaget har tagit fram en arkivinstruktion som beskriver bolagets arkivorganisation och ansvarsfördelning på ett bra sätt. Bolaget har utsett VD Jan Willgård till arkivansvarig. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats Bolaget tydliggör i arkivinstruktionen arkivansvariges och arkivariens uppgifter. Som arkivarie köps tjänsten av Stadsarkivet inom ramen av ett abonnemangsuppdrag. Bolaget är en liten organisation och det är väl känt inom bolaget vem som ansvarar för vad inom arkivorganisationen. Bolaget anser att arkivorganisationen fungerar på ett bra sätt. Bevaka arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Bolaget meddelade att en tidigare diskuterad flytt tillsvidare inte är aktuell. Bolaget äger stadens incidentrapporteringssystem RISK. Detta ska tas ur bruk och ersättas av ett nytt som AFA tillhandahåller, benämnt KIA. Detta system ska tas i bruk i staden årsskiftet 2016/2017. Frågan har lyfts hur arkivering ur RISK ska ske. Bolagets arkivkonsult arbetar med den frågan och har kontakt med Stadsarkivet. Leverans till stadens e-arkiv kan bli aktuell. I övrigt väntas inga förändringar som kan komma att påverka arkivfrågorna. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån är god Bolaget upplever att kunskapsnivån gällande hantering av allmän handling är god hos verksamheten. Bolaget uppger att personal inom bolaget har kunskap om offentlighet och sekretess och hur allmänna handlingar ska hanteras. Det finns dock utbildningsbehov hos nyanställd personal. Stadsarkivet rekommenderar bolaget att genomföra informationsmöten och/eller utbildningstillfällen regelbundet för att upprätthålla den goda kunskapsnivån hos alla medarbetare. Rekommendationer Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. Detta gäller i första hand nyanställda.
Sida 5 (8) HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Diarieföring och posthantering Bolaget har liten mängd inkommande post i pappersform. Man turas om att öppna, ankomststämpla och dela ut posten. Diarieföring sker i ett register i Excel. Handlingar till diariet förvaras i pappersakter. Ansvaret ligger på den anställde att göra bedömningen om inkommen handling ska diarieföras. Diariet innehåller uppgifter om ärenden, men handlingarna i ärendena är inte registrerade. Stadsarkivet rekommenderar bolaget att även registrera handlingar i diariet och att detta görs retroaktivt. Bolaget tar även emot handlingar via funktionsbrevlådor samt via de anställdas personliga e-postbrevlådor. Vad gäller den personliga e-postbrevlådan ansvarar den anställde för att göra en bedömning om eventuell diarieföring bör ske. Fullmakter för postöppning finns inte Bolaget har i dagsläget inte fullmakter för öppnande av inkommande post. Vid semester används autosvar, alternativt så bevakar den anställde sin e-post under frånvaron. Stadsarkivet rekommenderar bolaget att ta fram en rutin för att säkerställa att personlig e-post blir läst vid medarbetares frånvaro. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Bolaget har tagit fram hanteringsanvisningar som täcker bolagets verksamhetsområden och handlingstyper. Hanteringsanvisningarna är upplagda efter klassificeringsstrukturen. En mappstruktur för lagring av dokument på filserver finns också upplagd som följer samma struktur som klassificeringsstrukturen. Bolaget har dock ännu inte fullt ut börja lagra dokument i denna mappstruktur. Stadsarkivet rekommenderar bolaget att göra detta. Stadsarkivet påtalade vikten av att hanteringsanvisningarna hålls uppdaterade och regelbundet ses över. Rekommendationer Registrera allmänna handlingar i större utsträckning, dvs inte bara registrera på ärendenivå, utan även på handlingsnivå och att detta görs retroaktivt. Fastställa rutiner för att säkerställa att personlig e-post blir läst vid frånvaro. Kontrollera att hanteringsanvisningar tillämpas avseende att handlingar på filserver lagras i den framtagna processbaserade mappstrukturen.
Sida 6 (8) TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Generella gallringsbeslut Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas av bolaget. De generella gallringsbesluten reglerar information inom styr- och stödverksamheten samt information av tillfällig eller ringa betydelse. Gallringsbeslut finns Bolaget har tre bolagsspecifika gallringsbeslut (SSA 2003:5, SSA 2013:14 och SSA 2015:25) som reglerar gallring av analog information och information i IT-system inom kärnverksamheten. Bolaget uppger att alla verksamhetsområden har utretts gällande behov av gallringsbeslut och att inga ytterligare behov av informationsvärdering finns. Gallringsbeslut tillämpas Bolaget uppger att de ligger i fas med verksamhetens gallring. Gallring genomförs årligen under kontrollerade former. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarnas skydd I bolagets lokaler finns ett förrådsrum som används som arkiv med två säkerhetsskåp, vilka uppfyller godkänd brandklass. Utöver dessa skåp förvaras arkivhandlingar på hyllor i lokalen som inte uppfyller kraven på en arkivlokal. Stadsarkivet informerade om att handlingar med en längre gallringsfrist än två år ska förvaras skyddade enligt stadens arkivregler och Riksarkivets föreskrifter. Diskussion fördes angående alternativa lösningar för att uppnå detta. Stadsarkivet förde fram två alternativ. Ett alternativ är att bolaget gör en dispensansökan till Stadsarkivet för att förvara handlingar i kompletterande dokumentskåp i brandklass EI 60, vilket är lägsta godtagbara brandklass. Ett annat alternativt är att möjligheten att leverera handlingar till Stadsarkivet undersöks. Förelägganden Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare.
Sida 7 (8) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Information i digital form Bolaget äger stadens incidentrapporteringssystem RISK. Detta ska tas ur bruk och ersättas av ett nytt systemstöd som AFA tillhandahåller benämnt KIA. Detta system ska tas i bruk i staden årsskiftet 2016/2017. Frågan har lyfts inom bolaget hur arkivering ur RISK ska ske. Bolagets arkivkonsult arbetar med frågan och har kontakt med Stadsarkivet. Leverans till stadens e-arkiv kan bli aktuell. Bolaget vill så tidigt som möjligt börja använda stadens ärende- och dokumenthanteringssystem edok. Bolaget arkiverar idag sin webbplats som skärmdumpar. Diskussion fördes angående möjligheten att övergå till en digital webbarkivering via en robotinsamling, enligt en befintlig lösning som används för leveranser till e-arkivet. Staden har en upphandlad partner som tillhandahåller en sådan tjänst och som redan arkiverat webbplatser åt flera bolag och stiftelser. Metoden tillämpas exempelvis på stockholm.se. Godkända produkter Bolaget använder godkända pennor, papper, aktomslag och arkivboxar. Förelägganden Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex RISK, webbplats och bevarandematerial på filserver) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge den ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivning finns men behöver uppdateras Bolaget har en arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen beskriver bolagets verksamhet och arkivbildning från grundandet 1986. Arkivbeskrivningen behöver uppdateras med uppgifter om gällande gallringsbeslut och nuvarande IT-stöd. Arkivförteckning finns men behöver uppdateras Arkivförteckningen för bolagets verksamhet 1986-2012 är i princip färdigställd. Arkivförteckningen behöver slutföras och kompletteras med de handlingar som saknas.
Sida 8 (8) Bevarandeförteckning enligt PIR Bolaget har en bevarandeförteckning enligt den stadsgemensamma redovisningsmodellen PIR. Denna löper från 2013 och är pågående. Bolaget behöver komplettera denna då alla handlingstyper inte finns med i bevarandeförteckningen. Förelägganden Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Detta gäller kompletteringar gällande uppgifter om gallringsbeslut och IT-stöd. Uppdatera bevarandeförteckningen (PIR) så att den kan används för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningens ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Slutförteckna tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat. 2016-10-27 Christina Moberg Inspektionsförrättare