Diarieföring rekryteringsärenden i Public 360 För diarieföring av rekryteringsärenden i Public ska först ett antal underlag och uppgifter hämtas i Reach Mee (RM). Klicka på Projekt i den ljusblå rubriken. Här söker du fram rätt projektnummer dvs RM-numret och öppnar ärendet. Om du har ärendets diarienummer och inte vet vilket projektnummer ärendet har i Reach Mee kan du hitta det genom att öppna sökfiltret och söka på diarienumret. Här nedan utgår jag från att du har ärendets RM-nummer. 1(5)
Rekryteringsärendets dnr hittar du genom att klicka på Beskrivning, välj sedan Projektdefinition. Klicka på symbolen Editera till vänster så visas en ny bild där du hittar ärendets dnr. Notera diarienumret. Välj sedan avbryt för att stänga bilden. Nästa steg är att spara annonsen. Klicka på Annons och sedan på Exportera till PDF som finns till höger i bilden. Döp filen och lägg till ärendets RM-nummer ex Annons RM 490 dvs Reach Mee-ärende 490. Välj sedan Publicering för att se vilket datum tjänsten har annonserats. Notera datum. Ibland har tjänsten endast annonserats internt, notera även detta. Nästa stag är att ta ut en sammanställning av kandidater. Öppna Kandidater och välj Kandidatförteckning. 2(5)
Bocka i rutan till vänster om Id på rubrikraden. Om antalet kandidater är fler än de tio som ryms på sidan får man ändra antalet rader per sida. Lägg gärna in 35 rader per sida om det ex är 33 sökande så kommer alla med. Den/de kandidater som fått tjänsten är grönmarkerade i status och process. Längst ner till vänster hittar du knappen Åtgärder. Klicka på den och välj Exportera kandidatinformation. Även i nästa bild väljer du Exportera kandidatinformation. Nu öppnas sidan och du får lite olika valmöjligheter. Kryssa i ansökningsdatum, förnamn och efternamn. 3(5)
Klicka på Generera excel som finns längst ner till vänster och sedan på Exportera kandidatinformation som visas på höger sida. Informationen kommer i en excelfil som du sparar som Kandidater RM 490. Observera att filen ska sparas som pdf. Notera gärna ansökningsdatum för den kandidat som fick tjänsten. Gå in på den kandidat som fick tjänsten och spara CV och personligt brev. Namnet på filerna kan ibland behöva ändras lite. Spara dem som CV Anna Andersson RM 490 och Personligt brev Anna Andersson RM 490. Nu är allt klart i Reach Mee. När du sen ska lägga in allt i Public 360 har du nytta av de noteringar du har gjort. Läs gärna den lathund som registraturen har gjort om diarieföring. Följande underlag ska diarieföras Annonsen som Sammanställningen av kandidater som CV och personligt brev som l Anställningsbeviset Kungörelsen läggs in med publiceringens datum läggs in med sista ansökningsdatum äggs in med personens ansökningsdatum läggs in med bevisets datum läggs in med kungörelsen datum men det kan hända att en kungörelse inte finns, vilket ska noteras i Public, se nedan. Det dnr som du sökte fram i början är rekryteringsärendets nummer i Public. Ärendet ska fyllas med de filer och uppgifter och du nyss har sparat och noterat. Ärendet ska även fyllas på med anställningsbeviset som ska vara underskrivet samt kungörelsen. Observera att de ska sparas som pfd. Anställningsbeviset kan du oftast hitta som en referens till ärendet i Public. Öppna detta ärende och sök fram rätt anställningsbevis eftersom det kan finnas flera olika anställningsbevis på personens i fråga. Hittar du inget här får du gå in på G, HRs mapp Tillsättningar för aktuellt år eller söka i akten. Om tjänsten annonserats internt och endast en sökande finns hängs ingen 4(5)
kungörelse upp. Då noterar du i Publics kommentarsfält En sökande därmed ingen kungörelse så syns det varför ingen kungörelse finns diarieförd. Klipp från Public 360 ärende Ä 2016-001416 dvs (RM 490) När allt är på plats kan ärendet avslutas i Public 360. Notera detta i filen Rekryteringar, kolumnen längst till höger, som finns under Löne och PAadm. 5(5)