1 / 12 Plats och tid Flataklocken kl. 09:00 ande ledamöter Övriga närvarande Utses att justera Stiven Wiklund (S) (ordförande) Mikael Johansson (S) Ingeborg Torung (S) Mikael Granlund (S) ersätter Karin Dahlstedt (S) (vice ordförande) Tomas Milling (M) ersätter Björn Magnusson (C) Agneta Frenell (arbetstagarrepresentant) Tommy Gustafsson (arbetstagarrepresentant) Torbjörn Westberg (controller, ÅFA) Catharina Norberg (ekonomichef Ånge kommun) 57 Fredrik Gunnarsson (ekonom, Ånge kommun) Kristina Kamsten (sekreterare) Ingeborg Torung Justeringens plats och tid Ånge kommunkontor, 2018-09-21 08:00 Protokollet omfattar 56-64 Underskrifter Sekreterare... Kristina Kamsten Ordförande.... Stiven Viklund Justerande.... Ingeborg Torung ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Ånge Fastighets & Industri AB Sammanträdesdatum 2018-09-14 Datum för anslags uppsättande 2018-09-21 Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för ÅFA protokollet Underskrift... Kristina Kamsten 2018-10-15
2 / 12 ÄRENDELISTA 56 Kontroll av jäv/intressekonflikt 57 Uppföljning av budget 2018 58 Delårsrapport 2018 59 Verksamhetsplan 2019 60 GDPR-policy för Ånge Fastighets och Industri AB 61 Rapport från vd 62 Antal styrelseledamöter i Ånge Fastighets- och Industri AB 63 Ärendelogg 64 Övriga frågor
3 / 12 56 Kontroll av jäv/intressekonflikt (ÅFA 18/1) Ingen anmäler jäv eller intressekonflikt. Ordförande ställer frågan om någon närvarande ska lämna jäv eller intressekonflikt under mötet. Samtliga nämnds- och styrelsemöten inleds med en kontrollfråga om jäv inför mötet. Jäv enligt Kommunallagen 24-26 : En förtroendevald eller en anställd som är jävig i ett ärende hos en nämnd får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet, men får vidta åtgärder som inte någon annan kan vidta utan att det blir förseningar. Som förtroendevald eller anställd hos kommunen eller landstinget är jag jävig om: saken angår mig själv eller min make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för mig själv eller någon närstående, jag eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång, ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som jag själv är knuten till, jag har fört talan som ombud eller mot ersättning hjälpt någon i saken, eller det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till min opartiskhet i ärendet. Om jag känner till något som kan antas göra att jag är jävig, ska jag självmant ge det till känna. Den som jävet gäller får delta i prövningen av jävsfrågan endast om nämnden inte är beslutför utan hen och någon annan inte kan tillkallas utan förseningar
4 / 12 57 Uppföljning av budget 2018 (ÅFA 18/2) 1. Uppdra till vd att presentera en handlingsplan för rivning och försäljning av lägenheter för att komma tillrätta med vakansgraden för bostäder. 2. Godkänna skrivelse till Migrationsverket, om möjligheter till samarbete kring flyktingboenden. 3. Godkänna redovisning av ekonomiskt läge till och med augusti 2018. Information om budget 2018 och inför budget 2019 för kommunkoncernen. Kommunens ekonomi redovisas av Catharina Norberg, ekonomichef. Prognosen för kommunens resultat 2018 är -1,5 miljoner kr. Befolkningen är den 11 september 9 390 personer. Minskning av befolkningen från 1 november 2017 är - 88 personer. Information om förutsättningar för budget 2019. Ny prognos på bidraget välfärdsmiljarder 2019 är enligt SKL 4,8 miljoner jämfört med 12.300 miljoner, som kom till Ånge kommun 2018. Välfärdsmiljarderna är ersättning från staten för att hantera flyktingströmmen 2015-2016. Uppföljning av budget 2018 för bolaget. Vd Joakim Persson presenterar ekonomiskt läge för bolaget. Vakansgraden stiger och påverkar ekonomin genom förlorade hyresintäkter. Migrationsverket har sagt upp sammanlagt 14 lägenheter hittills. Totalt 48 lediga lägenheter, en ökning med 30 sedan förra året. Vakansgraden är drygt 6 %. Åtgärder som pågår Styrelseordförande och vd skickar en skrivelse till Migrationsverket om möjlighet till samarbete för att kunna fortsätta hyra ut lägenheter till asylsökande. Innehållet i skrivelsen föredras och godkänns av styrelsen. Avtal med Boverket om rivning av lägenheter löper ut 2021. 16 lägenheter är kvar att riva i det avtalet. Lokalutredningen, PWC förordar större enheter för kostnadseffektivitet och kompetensmässig effektivitet för verksamheterna inom bland annat skola och äldreomsorg. Vd och kommunens förvaltningschefer utreder de omstruktureringar som behövs för att klara framtiden. Ett exempel är att förskolor förs samman till större enheter. Ett annat exempel är strävan att renodla trygghetsboende och särskilt boende inom äldreomsorgen.
5 / 12 En enkät har skickats till 1600 boende i Ånge kommun, boende i villa, bostadsrätt, lägenhet. Enkäten ger en fingervisning om hur man vi bo, vad man värdesätter i närheten av bostaden och i bostaden. Enkäten genomfördes tillsammans med andra bostadsbolag i området och svarsfrekvensen i Ånge kommun blev 44 %. Enkätens resultat kan ge vägledning om framtida prioriteringar. Ekonomiskt resultat för bolaget till och med augusti redovisas av Torbjörn Westberg, controller.
6 / 12 58 Delårsrapport 2018 (ÅFA 18/25) 1. Godkänna den ekonomiska redovisningen för delårsrapporten, januari - augusti 2018. 2. Delårsrapporten skickas till styrelsen när den är färdig. Bolaget ska göra en delårsrapport för januari augusti 2018. Delårsrapporten innehåller periodens större händelser och viktiga förändringar, avstämning av ekonomiska resultatet jämfört med budget för perioden, prognos för helår och kommentarer. Styrelsen har tagit del av det ekonomiska resultatet till och med augusti 2018, se 57. Delårsrapporten skickas till styrelsen när den är klar i sin helhet. Expedieras till Ekonomienheten Ånge kommun
7 / 12 59 Verksamhetsplan 2019 (ÅFA 18/26) Utgår och tas upp vid nästa möte. Verksamhetsplan 2019 för Ånge Fastighets- och Industri AB presenteras.
8 / 12 60 GDPR-policy för Ånge Fastighets och Industri AB (ÅFA 18/28) Godkänna GDPR-policy för Ånge Fastighets och Industri AB. GDPR-policy för hantering av personuppgifter inom bolaget presenteras för godkännande av styrelsen.
9 / 12 61 Rapport från vd (ÅFA 18/3) 1. Tacka för informationen. 2. Se över uthyrningspolicy för bolaget. Vd Joakim Persson rapporterar om verksamheten. Vakanser - bostäder redovisades under 57 - lokaler finns lediga, men förfrågningar kommer också in. En ledamot ställer fråga om vad som gäller för nya hyresgäster när det gäller lägenheter. Reglerna finns på bolagets hemsida. Hyresförhandlingar med hyresgästföreningen pågår inför renoveringar på Hemskogsvägen. Personalfrågor redovisas. Expedieras till Vd
10 / 12 62 Antal styrelseledamöter i Ånge Fastighets- och Industri AB (ÅFA 18/24) Lyfta frågan till ägaren Ånge kommun. Ordförande och vd initierar frågan om hur många styrelseledamöter som ska ingå i bolagets styrelse från och med nästa årsstämma och hur ersättare ska delta i arbetet. Enligt bolagsordningen ska styrelsen bestå av lägst fem och högst nio ledamöter med tre eller fyra ersättare. Styrelsen utses av kommunfullmäktige i Ånge kommun. Idag är antalet ledamöter sju, med tre ersättare. Ersättare deltar vanligen i styrelsens möten. Exempel från grannkommuner visar goda resultat i styrelsearbetet efter att man införde fasta ledamöter. Expedieras till Kommunstyrelsen
11 / 12 63 Ärendelogg (ÅFA 17/26) Komplettera ärendeloggen med nya ärenden vid dagens möte. Genomgång av ärendelogg med pågående ärenden vid varje styrelsemöte. Loggen kompletteras med beslut vid dagens möte. sunderlag Ärendelogg för ÅFA 2018
12 / 12 64 Övriga frågor (ÅFA 18/4) Inga övriga frågor. Övriga frågor.