grupp beskrivning med exempel på handlingar 1 STYRA, LANERA och FÖLJA U 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete Här ligger det politiska arbetet. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos styrelsen. Omfattar även övergripande styrdokument och uppdrag. Tjänsteutlåtanden, delegationsbeslut och protokollsutdrag utgör del av ärende och hanteras i berörd process. 1.2 lanera, förvalta och följa upp verksamheten Befattnings-/uppdragsbeskrivning för sjukhuschef, Stadgar och ev. permutationer, Dagordningar, Föredragslistor, Kallelser, Attesträtt/fullmakt, Fullmäktigebeslut om valberedningsfrågor, rotokoll, Bilagor till protokoll, Kungörelser, Anmälningsärenden, Yrkanden, Arkivreglemente för Göteborgs stad, Centralt samverkansavtal m m en följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultat. Underlag till budget hanteras i 2.4.1. Utforma och följa upp ekonomi. Budgetskrivelser, Detaljbudgetar, Årsredovisningar, Delårsrapporter, Årsbokslut, Undersökningar, Kompetensförsörjningsplaner, Kompetensutvecklingsplaner, Mål- och inriktningsdokument, Verksamhetsplaner, Uppföljning av aktivitetsplan m m 1.3 Utföra internt ledningsarbete en omfattar det styrande arbetet inom stiftelsens ledningsgrupp och stab inklusive möten på avdelnings- eller enhetsnivå. I processen ingår även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bl.a. inom ramen för myndighetens ledningssystem för kvalitet och miljö samt brandskyddsoch säkerhetsarbete (inkl. arbete med informationssäkerhet). Mötesanteckningar med bilagor från ledningsgrupp, Arkivorganisation, Arbets- och delegationsordningar, Olika policydokument, Riktlinjer, Strategier (t ex Upphandlingsstrategi) samt Mallar och andra hjälpmedel (t ex Manualer och Lathundar), Klassificeringsstrukturer, Dokumenthanteringsplaner, Risk- och konsekvensanalyser, Brandskyddsredogörelser, Lokala samverkansavtal, Metodböcker, M, Styrande och redovisande dokument, delegeringar m m 1.4 Utveckla verksamheten en omfattar de projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t ex nya verksamhetssystem eller organisationsförändringar. Interna utredningar, Medarbetarförslag, rojekthandledningar avseende myndighetsgemensamma projekt (t ex rörande systemutveckling och processkartläggning). 1.5 Hantera revision och granskning en omfattar årlig granskning av verksamheten genom intern och extern tillsyn/revision samt interkontroll. Revisionsrapporter, Internkontrollplaner, Brandsynsprotokoll, Inspektionsprotokoll (t ex Arbetsmiljöverket, I, Regionarkivet) 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare en omfattar myndighetens förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t ex dialogmöten) samt att hantera arbetsplatsträffar (AT). rotokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och AT med eventuella bilagor, Kallelser, Dagordningar, MBLprotokoll 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete en omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetsmiljöarbetet på myndigheten. Skyddsrondsprotokoll, Handlingsplaner, Riskbedömningar, Instruktioner för allvarliga risker, Årliga sammanställningar, Medarbetar- och ledarenkäter m m 1.8 Besvara remisser och enkäter en omfattar remisshantering, statistikbegäran och enkäter från andra organisationer (myndigheter, förvaltningar, bolag etc.) inom såväl som utanför staden. Enkäter, Enkätsvar, Statistik, Remisser, Remissvar 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål en omfattar myndighetens handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Övriga arbets-, verksamhets- och samverkansmöten redovisas i den process de hör hemma. Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete. Handlingar kring fysisk säkerhet redovisas under 2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd. Övergripande upphandlingsstrategi eller inköpspolicy hanteras i denna process. Upphandlingsstrategi för en viss specifik upphandling hanteras i 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Det systematiska patientsäkerhetsarbetet är en del av myndighetens ledningssystem och består bl.a. av strategier och rutiner för avvikelsehantering, riskanalyser, patientenkäter, punktprevalensmätningar osv. Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. Myndighetens arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete. Förvaltningsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. Arbetsskador, friskvård och rehabilitering m.m. redovisas under processgruppen 2.3 Hantera personalsociala frågor. Myndighetens egna enkäter och remisser hanteras i berörd process. Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process. Synpunkter, Klagomål, Avvikelsehantering, Händelseanalyser 1.10 Samverka med andra organisationer en omfattar myndighetens samverkan med andra myndigheter, organisationer och näringsliv m.fl. rojekthandlingar från samverkansprojekt, Mötesanteckningar från möten med andra organisationer (t ex Nationella nätverk) Carlanderska, Administration Sida 1 (8) Madeleine Andrén/2017-10-17
grupp beskrivning med exempel på handlingar 2 GE VERKSAMHETSSTÖD 2.1 Administrera anställning och löner 2.1.1 Rekrytera en omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst inklusive spontanansökningar. Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Spontanansökningar, Sökandeförteckning, Dokumentation av referenstagning, Anställningsintervjuer och tester, Rekryteringsbeslut, Anställningsavtal 2.1.2 Hantera anställning en omfattar handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Här ingår även att hantera omställning, disciplinåtgärder och entlediganden. 2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension Tjänstgöringsbetyg, Tjänstgöringsintyg, Arbetsgivarintyg, Uppgifter rörande uppsägning, Kvittenser, Fullmakter avseende sekretessinformation, Dokumentation från utvecklingssamtal samt lönesamtal, Dokumenterade överenskommelser, Individuella lönebeslut, Disciplinärenden, Gratifikationer, Individuella utvecklingsplaner, Sekretessförbindelser, Underrättelse till lokal facklig organisation om tilltänkt åtgärd, Underlag till LAS- och MBL-protokoll, Underlag till HR Lön, Beslut om Lönebidrag, Begäran om avgång en omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Ytterligare exempel på aktiviteter i processen är att genomföra lönegrundande samtal, upprätta betyg och intyg, hantera egen uppsägning, uppsägning från arbetsgivaren, upphörande av tidsbegränsad anställning, tjänstepension, avtalspension, dödsfall. Underlag för löneberäkning, Egna utlägg, Tjänstgöringsrapporter, Tillägg, Rättelser och löneuppgifter, Ersättning för utlägg via lön 2.2 Hantera bemanning en omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänstledighet och föräldraledighet. Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut angående beviljad ledighetsansökan 2.3 Hantera personalsociala frågor 2.3.1 Kompetensutveckla en omfattar myndighetsövergripande kompetensutvecklingsplanering samt att anordna eller delta i personalutbildningar. Anmälningar, Deltagarlistor, Kursintyg, laneringsunderlag, resentationsmaterial, rogram, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial 2.3.2 Tillhandahålla friskvård en omfattar att tillhandahålla personalen friskvård och administrera friskvårdsersättning. Utbildningar som myndigheten administrerar och som är en del av kärnverksamheten hanteras i berörd kärnprocess. Friskvårdsavtal hanteras under 2.5.1 Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla). 2.3.3 Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan Kvitto på utlägg, Riktlinjer för friskvårdsersättning en omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud, arbetsskador och otillåten påverkan. Med otillåten påverkan avses här t ex trakasserier, hot och våld i syfte att påverka myndighetsutövningen. Anmälningar om arbetsskador, Avvikelse- och tillbudsrapporter, Åtgärdsbeslut 2.3.4 Rehabilitera en omfattar handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. Förstadagsintyg, rotokoll, Rehabmöte, Handlingsplan, Arbetsförmågebedömning, Utlåtanden, Utredning, Arbetsgivarens anpassningsåtgärder, rotokoll om avslutad rehabilitering, Kompetenskartläggning, Kompletterande läkarutlåtande, Anteckning, Avslut av rehab ärende 2.4 Administrera ekonomi 2.4.1 Utforma och följa upp ekonomi en omfattar att upprätta budget och verksamhetsplan, redovisa och följa upp resultat samt genomföra internkontroll. Ekonomisk uppföljningsrapport, Budgetunderlag, rognoser 2.4.2 Hantera intäkter från kund en omfattar handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar. Budgetskrivelse, Årsredovisning och Årsbokslut är dokument som hör hemma under 1.2 lanera, förvalta och följa upp verksamheten. Kundregister, Avbetalningsplaner, Kundfakturor, Fakturaunderlag, Listor över inbetalningar, Makuleringar, Avskrivning av fordran 2.4.3 Hantera kostnader från leverantör en omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar. Leverantörsfakturor, Följesedlar, Listor över utbetalningar, Inkasso, Utbetalningsallegat Carlanderska, Administration Sida 2 (8) Madeleine Andrén/2017-10-17
grupp beskrivning med exempel på handlingar 2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning en omfattar att löpande stämma av och redovisa ekonomin och sköta kodplanen. Bokföringsorder med underlag, Kontoavstämningar, Kodplan, Förteckning över anläggningstyper (avskrivningstyp), Underlag för periodisk avskrivning, Beslut om investering, Anläggningsregister, Avtal rörande tjänst, Kassarapport, Dagrapport, Underlag till årsredovisning med resultat- och balansräkning, Finanseringsanalys, Noter, Underlag till delårsbokslut 2.4.5 Hantera skatteredovisning en omfattar hanteringen av frågor rörande deklarationer och jämkning av moms. Underlag till momsredovisning, Ansökan om redovisning av moms, Momsrapport, eriodisk sammanställning 2.4.6 Hantera försäkringar en omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda myndigheten. Försäkringsbrev, Försäkringshandböcker, Handlingar rörande ansvarsfrågor, Ansvarsskador och egendomsskador, Avtal, Förfrågningsunderlag, ersonalförsäkringshandlingar, Skadeärenden 2.4.7 Hantera stiftelser, fonder och gåvor en omfattar att förvalta kapital och administrera gåvor och donationer. 2.5 Köpa in och upphandla 2.5.1 Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Testamenten, Gåvobrev en omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst och direktupphandla samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Underlag på vad som ska direktupphandlas, Offerter/anbud, Svar på förfrågningar, Utvärdering av inkomna anbud/offerter, Tilldelningsbeslut, Beställningar, Order-, Uppdrags- och Beställningsbekräftelser m m en omfattar arbetet med att genomföra upphandlingar i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandling. Upphandlingsstrategi, Förfrågningsunderlag, Annonsunderlag, Frågor/svar samt rättelser och förtydliganden under anbudstiden, Anbud med bilagor, Intyg/bevis för kontroll av leverantör, Öppningsprotokoll, Utvärderingsunderlag, Tilldelningsbeslut 2.5.3 Förvalta och följa upp ingångna avtal en omfattar de affärsmässiga frågorna efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Inventarier och anläggningar godkännande av investeringar, inköp av investeringar, aktivering, månadsvisa avskrivningar samt avyttring av inventarier och anläggningar. Finansiering av verksamhet försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift. Likviditet hantera likvidkonton (bankkonton) samt försäljningskassor Bokslut att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva årsredovisning med kommentarer. Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: ansvar, tjänsteresa, olycksfall, miljö och rättskydd. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skaderegleringen sker. I hantera stiftelser, fonder och gåvor ingår: -mottagande av gåvor/donationer Avtal avseende faktiskt handlande (t ex städtjänster, service på maskiner) behöver vanligtvis inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. Avtal som handlar om genomförande (t ex utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t ex i en kärnprocess). Övergripande upphandlingsstrategi eller inköpspolicy hanteras i 1.3 Utföra internt ledningsarbete. Upphandlingsprocesser avslutas med att avtal tecknas. Upphandlingsärenden bör avslutas i samband med underrättelse om tilldelningsbeslut. Upphandlingar som leder till: 1) Avtal avseende faktiskt handlande (t ex städtjänster, service på maskiner) behöver inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. 2) Avtal som handlar om genomförande (t ex utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t ex en kärnprocess). Överprövning/överklagandeärenden hanteras här men ska diarieföras som i separata ärenden. Tilläggsavtal, Villkorsändringar, Information om parters ändrade kontakt- eller adressuppgifter, Uppsägningar. 2.6 Administrera allmänna handlingar 2.6.1 Registrera handlingar och hantera post en omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. 2.6.2 Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv Diarium, Diarieplan, ostlista, Fullmakt för postöppning, ostöppningsoch registreringsrutiner, Rek-böcker osten m m en omfattar att samråda med arkivmyndigheten i arkivfrågor, upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. Arkivbeskrivning, Arkivförteckning, IT-förteckning, Arkivinventering, Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan m m 2.6.3 Ta emot arkiv en omfattar planering inför och mottagande av arkivhandlingar från överlämnande myndighet Fullmäktigebeslut om avhändande av allmän handling, Förteckning över arkivhandlingar som mottagits, Mottagandekvittenser 2.6.4 Överlämna arkiv en omfattar planering och överlämnande av arkivhandlingar samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring). Fullmäktigebeslut om avhändande av allmän handling, Förteckning över arkivhandlingar som överlämnas, Kopia av mottagningskvittens Carlanderska, Administration Sida 3 (8) Madeleine Andrén/2017-10-17
grupp beskrivning med exempel på handlingar 2.6.5 Hantera utlämnande av handlingar en omfattar sekretessprövning/menprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av myndigheten vid ev. nekande av utlämnande. Samtycken, Fullmakter, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut om vägran att utlämna allmän handling, Överklagan, Avtal rörande skanning, Utlån av journaler, Korrespondens, Utredningshandlingar 2.7 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar en omfattar hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt ul samt anmälan av personuppgiftsombud. Samtycke/återtagande till utlägg på webbplats, Förteckning över personuppgiftsbehandlingar, Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag enligt 26 ul, Anmälan om personuppgiftsombud, Förteckning enligt 39 ul 2.8 Hantera och förvalta IS/IT 2.8.1 Införa IT-system en omfattar, från initiering till avslut och överlämnande, arbetet med införandet av systemstöd i verksamheten. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. I denna process hanteras tjänsteutlån av handlingar. Fr o m maj-2018 ersätts ul av Dataskyddsförordningen. Upphandlingar av IT-system hanteras under 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Införandeplan, Förstudierapport, Beslut, Uppdragshandlingar, Kravspecifikation, Korrespondens, rojektdirektiv, Slutrapport, Aktivitetslista, Leveransgodkännande, rotokoll, Systemdokumentation 2.8.2 Förvalta, drifta och utveckla IT-system en omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster. Avvikelserapporter, Åtgärdsrapport, Beställningar, Användarhandlingar, Lathundar för system, Förvaltningsuppdrag (systemförvaltning), Objektplan 2.8.3 Hantera IT-behörigheter en omfattar att tilldela och upphäva/återkalla behörigheter i systemstöden och anskaffning av e-certifikat Beställningar, Bekräftelser, Register 2.8.4 Säkerhetsskydda information en omfattar att säkerställa att informationssäkerhetsincidenter och svagheter hos informationssystem rapporteras på ett sådant sätt att korrigerande åtgärder kan vidtas i rätt tid. Incidentrapporter, Rutiner för incidentrapportering, Rutinbeskrivning, Uppgifter om genomförd åtgärd (åtgärdsprotokoll), Statistik, Risk- och konsekvensanalyser, Servicenivåavtal (SLA), Krypteringsnycklar, Lösenord, Loggar, VN-avtal 2.8.5 Avveckla IT-system en omfattar arbetet med att säkerställa att avveckling av tjänster och enskilda driftuppdrag görs på ett kontrollerat sätt. Genomförs vanligen som uppdrag eller projektform. Beslut om avveckling av tjänst, lan för avveckling, Checklista, Utvärderingar, Konsekvensanalyser, Tidplan, Systemdokumentation 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet 2.9.1 Förvalta fastigheter och inventarier en omfattar att hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier m m. Här ingår även att hantera löpande drift och underhåll, reparation av lokalerna. Handlingar rörande lokalbesiktningar. arkeringsfrågor, lokalvårdsfrågor, frågor rörande avfalls- och återvinningshantering. Förse myndigheten med konst. Hyresavtal, Felanmälan av lokaler, Lokalbokningar och bokningsbekräftelser, Ansökan om parkeringstillstånd, Inventarielistor över konst, Besiktningsprotokoll, Utredningar rörande fastighetsutnyttjande, Driftmötesprotokoll m m 2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd en omfattar att hantera frågor kring fysisk säkerhet, t ex larm och inpassering samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i myndighetens lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. Kvittenser för passerkort/behörighetskort och nycklar, olisanmälningar rörande stöld/hot/olaga intrång, Handlingar rörande bevakning/larm/koder 2.9.3 Genomföra byggprojekt en omfattar hantering av ny-, om- och tillbyggnad utifrån myndighetens behov. Gäller avställning av system/systemstöd Investeringar hanteras under 2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning. Handlingar rörande miljöarbete, redovisas under 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete. Handlingar rörande brandskyddsarbete, se processen 1.3 Utföra internt ledningsarbete. Bevakningsavtal och säkerhetstjänsteavtal hanteras under 2.5.1 Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla). Bygglovsansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygghandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppsmötesprotokoll Carlanderska, Administration Sida 4 (8) Madeleine Andrén/2017-10-17
grupp 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka beskrivning med exempel på handlingar en omfattar marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation genom användning av olika kommunikationskanaler samt omvärldsbevakning. Delta i nätverk hanteras i 1.10 Samverka med andra organisationer. Hemsidor, Inlägg på sociala medier, Chatt, ressklipp, ressmedelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, Bilder m m 2.11 Tillhandahålla bibliotek en omfattar att hålla bibliotekskatalog och låntagarregister aktuella samt hantera in- och utlån av media till myndighetens referensbibliotek. Bibliotekskatalog, och -databas, Låntagarregister, avtal rörande tillgång till databaser och informationsresurser, Handledningar 2.12 Bedriva internt miljöarbete en omfattar miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier, livsmedel samt läkemedel. Miljöredovisningar, Tillsynsrapporter, Miljömanualer, Certifikat för grön el Broschyrer som syftar till marknadsföring hanteras under 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka. Miljöledningssystem, policy för miljö, policy för resor och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. Handlingar rörande miljöarbete i förhållande till nybyggnation redovisas under 2.9.3 Genomföra byggprojekt. Carlanderska, Administration Sida 5 (8) Madeleine Andrén/2017-10-17
grupp beskrivning med exempel på handlingar 3 TILLHANDAHÅLLA HÄLSO- OCH SJUKVÅRD 3.1 Vårda patient Omfattar processen med att ta emot och fördela vårdbegäran, sända kallelser/svar samt ta emot patienter för undersökning (inklusive konsultation av andra vårdgivare), utredning, vård, behandling, rehabilitering och uppföljning. Vårdbegäran kan inkomma inom vårdgaranti/fria vårdvalet, från andra regioner, försäkringsbolag och privatpatienter. I processen ingår även att dokumentera genomförda eller planerade insatser. Möjliga alternativ för att söka som patient till Carlanderska. I processen ingår att ta emot patienter i både öppen och sluten vård. Remisser, Konsultremisser, Egenremiss från patient, Remiss från Mina vårdkontakter, Registrering i patientadministrativa system, Beställningar, Laboratoriesvar, Röntgensvar, Utlåtanden, Datortomografibilder, Band, Långtidsregistreringar, Remissbekräftelse, Kallelser till patient, Brev, Vårdplan, Läkemedelslista, Journalanteckning, Funktionsbedömning, Informationsblad, m m 3.2 Ta emot patienter i reception Omfattar processen med patientmottagning i reception, kassaredovisning/kassahantering och telefonservice. Tidböcker, In- och utskrivningsliggare, Kontokortsslipar (kvitton), Makulerade kvittofakturor, Återbetalningskvitton, Kreditfakturor, Kassaavstämning dagssaldo, Insättningshandlingar bevakningsföretag 3.3 Transportera patienter Omfattar processen kring patienttransporter i ex vis akut- och/eller avtalsvård via ambulans- eller sjuktransport eller färdtjänst. Regionservice sköter administration, utbetalning m m för sjukresor inom VGR. Ambulansjournal, Beställningar och bekräftelse på beställningar, Besökskvitton, Intyg om vård/behandling m m 3.4 Hantera tolktjänster Omfattar processen kring tolktjänst vid behov. Teckentolk eller språktolk anlitas enligt avtal. 3.5 Hantera läkemedel 3.5.1 Styra läkemedelshantering och läkemedelsanvändning Tolkkvitton, Beställning, Bekräftelse på beställning Omfattar processen att ta fram och hantera styrande dokument avseende läkemedelshantering och läkemedelsförbrukning samt att analysera, planera och följa upp på en strategisk sjukhusövergripande nivå. Utbildning i läkemedelshantering hanteras under 2.3.1 Kompetensutveckla. Mötesanteckningar från läkemedelsrådet, Instruktioner för läkemedelshantering 3.5.2 Hantera läkemedelsförsörjning Omfattar processen från att vid inventering identifiera ett behov av läkemedel till beställning, mottagande av leverans, distribution till vårdnära och patientnära lager, administration till patient eller kassering vid hållbarhetskontroll. Rutindokument, Orderbekräftelse, Följesedlar, Inventeringslistor, Förbrukningslistor, Signaturlistor 3.5.3 Utveckling av läkemedelshantering Omfattar processen med att utveckla läkemedelshantering och läkemedelsförsörjning. Från uppdrag till genomfört projekt och implementering av nytt arbetssätt eller utrustning. 3.6 Besluta om delegation och återkallande av delegation för medicinska arbetsuppgifter 3.7 Hantera avvikelser och anmälningar i vården 3.7.1 Hantera anmälningar och tillsynsärenden i vården Uppdragshandlingar, Rapporter, rojekthandlingar Hälso- och sjukvårdspersonal, som är formellt kompetent för en medicinsk arbetsuppgift, t ex att dela ut läkemedel till patient, överlåter den till någon som saknar formell kompetens för uppgiften (SOSFS 1997:14) efter skriftligt delegeringsbeslut. Beslut om delegering av medicinska arbetsuppgifter Anmälningsärenden och tillsyn i vården inklusive utredningar och händelseanalyser gällande patienter enligt Lex Maria till ansvarig myndighet och andra parter, t ex I, atientnämnderna m fl Synpunkter och klagomål som inte berör ett särskilt patientärende eller en specifik process hanteras under 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål. Utredningar, Korrespondens, Beslut, Händelseanalyser 3.7.2 Hantera avvikelser i vården Tillbud och avvikelser i vården och det systematiska kvalitetsarbetet att utreda orsak, åtgärd samt följa upp händelser. Avvikelsehanteringssystem, Enskilda avvikelserapporter, Utredningar, Sammanställningar/resultat av analyserade enskilda avvikelserapporter 3.7.3 Hantera försäkringsärenden i vården Utredning och bedömning av patientens skada efter vård efter patientens ansökan till ansvarig myndighet. Korrespondens med LÖF (Landstingens Ömsesidiga Försäkringsbyrå), Utredningshandlingar, m m Carlanderska, Administration Sida 6 (8) Madeleine Andrén/2017-10-17
grupp 3.8 Tillhandahålla och hantera medicinteknisk utrustning beskrivning med exempel på handlingar en omfattar hela den medicintekniska produktens livscykel, från utbytesbehov/investeringsbehov till framtagning av kravspecifikation, provuppställning, utvärdering, anskaffning, installation och drifttagning, förebyggande och avhjälpande underhåll, drift, service samt utrangering. Upphandling ligger under 2.5 Köpa in och upphandla. Rutin för ärendehantering, Utbytesplan, Investeringsspecifikation, Förteckning över medicintekniska inventarier, rovuppställningsavtal, Hyresavtal, Testprotokoll, Serviceavtal, Funktionskontroll, Kvalitetskontroll, Rutindokument, Bruksanvisningar 3.9 Bedriva instrumentvård Genomföra och dokumentera sterilisering av instrument i autoklav, diskdesinfektor, spoldesinfektor m m för att skapa spårbarhet till sterila enheter. Hantering av autoklav, diskdesinfektor och liknande medicinteknisk utrustning hanteras under 3.7 Tillhandahålla och hantera medicinteknisk utrustning. Autoklavdokumentation med spårbarhet till sterila enheter, Batchlappar efter operation, Gallerlistor, förlopp/autoklavlistor, Instrumentlistor, Kodlapp, Rutindokument 3.10 Hantera journalförstöringsärenden Utredning och bedömning av journalförstöring av enskilda patienters journaler efter ansökan till ansvarig myndighet. Ansökan om journalförstöring, Korrespondens med I, Utredningshandlingar, Beslut om journalförstöring, Korrespondens med systemleverantörer 3.11 Kvalitetsgranska vården Journalgranskning och rapportering till kvalitetsregister rotokoll och utvärderingar, Underlag för kvalitetsgranskning, Kvalitetsregister Carlanderska, Administration Sida 7 (8) Madeleine Andrén/2017-10-17
grupp 4 FORSKA OCH UTVECKLA Forskningshandlingar 4.1 Utveckla och hantera samverkansrelationer för forskning beskrivning med exempel på handlingar en omfattar att inom definierat forskningsområde skapa och upprätthålla externa kontakter inom forskning. en omfattar även administration av olika samverkansformer, t.ex. forskningscentra, forskningsplattformar o sv. Samverkansavtal, Konceptbeskrivningar, Korrespondens, Överenskommelser om samverkan, Tilläggsavtal, Slutrapport för samverkansform 4.2 Bedriva forskning i vården 4.2.1 Administrera och planera forskning en omfattar det administrativa arbetet inom ett forskningsprojekt från uppstart/initiering till löpande avstämning och avrapportering och avslutande av forskningsprojekt. Anslagsansökningar, Beslut om beviljade medel, Kontrakt, Referensgruppsprotokoll, Styrgruppsprotokoll, Information till forskningspersoner, Budget (utifrån tilldelade medel), Beslut rörande tillståndsprövning, Ekonomisk slutrapport, Samtycken, rojektplan, Korrespondens m m 4.2.2 Genomföra forskning en omfattar det faktiska genomförandet av ett forskningsprojekt vid myndigheten, från inhämtande av data till bearbetning och sammanställning. Om relationerna leder till samarbete i form av forskningsprojekt redovisas det under 4.2 Bedriva forskning i vården. Forskningsstudien genomförs/bedrivs vanligtvis i projektform. Det faktiska genomförandet av forskningsstudien redovisas under 4.2.2 Genomföra forskning. Forskningsstudien genomförs/bedrivs vanligtvis i projektform. De administrativa handlingarna i forskningsstudien redovisas under 4.2.1 Administrera och planera forskning. Forskningsrapport, Avhandling, rojektdagböcker, Mät- och testresultat, Försöksprotokoll, Statistik, Forskningsjournaler, Laboratoriedagböcker, Rådata i forskningsdatabaser, Ljud-, bild- och filmupptagningar, Blod-, vävnads- och organprover m m 4.2.3 Tillgängliggöra resultat av forskning en omfattar att tillgängliggöra forskningsresultaten genom undervisning, föreläsningar, informera vid konferens, seminarier och olika former av publikationer. Vetenskapliga del- och slutrapporter, Föreläsningsanteckningar, Konferensmanus, resentationsmaterial, Artiklar, Böcker, Kurskompendier, Affischer m m 5 UTBILDA 5.1 Bedriva klinisk utbildning Omfattar hela processen, från beslut om antagning/placering till avslutad utbildning. Att bedriva klinisk utbildning av olika yrkeskategorier, både i egen regi och i samarbete med t ex högskolor, yrkesskolor och andra lärosäten. Beslut om antagning/placering, Schema och sekretessförbindelser, Utbildningsplaner, Handbok för handledare, Checklista för handledare, Intyg/betyg, Faktureringsunderlag Sekretessförbindelse för anställda hanteras under 2.1.2 Hantera anställning. Kompetensförsörjningsplaner redovisas under 1.2 lanera, förvalta och följa upp verksamheten. Övrig utbildning som inte är klinisk hanteras under 2.3.1 Kompetensutveckla. Carlanderska, Administration Sida 8 (8) Madeleine Andrén/2017-10-17