Tillämpning av klassificeringsstruktur

Transkript

1 Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer PVV Kansliavdelningen Handläggare: Johanna Rolfson Telefon: E-post: johanna.rolfson@vgregion.se Till Primärvårdsstyrelsen Tillämpning av klassificeringsstruktur Förslag till beslut Primärvårdsstyrelsen beslutar följande: 1. Primärvårdsstyrelsen beslutar om tillämpning av klassificeringsstruktur för Primärvårdsstyrelsen i verksamheten från och med Sammanfattning av ärendet Arkivnämnden har fattat beslut om nya riktlinjer till arkivreglemente för Västra Götalandsregionen avseende redovisning och gallring av allmänna handlingar (Dnr RA 185/15 72). Riktlinjerna innebär bland annat att styrelsen ska fatta beslut om myndighetens klassificeringsstruktur. En klassificeringsstruktur är ett systematiskt sätt att beskriva myndighetens uppdrag och verksamhet, beskriver myndighetens verksamhet ordnad efter verksamhetsområden och processer och ska upprätthålla samband mellan verksamheten och dess handlingar. Beredning Klassificeringsstrukturen för Primärvårdsstyrelsen är godkänd för Regionarkivets del , diarienummer 659/16. Närhälsan Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Hans Lilja Kanslichef Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, Hisings Backa, växel

2 Västra Götalandsregionen 2 (2) Bilaga 1. Klassificeringsstruktur för Primärvårdsstyrelsen. Dnr PVV Regionarkivets beslut om godkännande av klassificeringsstruktur för Primärvårdsstyrelsen Dnr 649/16. Beslutet skickas till Mats Buskas, Regionarkivet. Diariet. Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, Hisings Backa, växel

3 Klassificeringsstruktur för Primärvårdsstyrelsen 1 Datum: Version: 01:2016 Dnr: PVV VO PG P Nr Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar VO 1. STYRA, PLANERA OCH FÖLJA UPP P 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete Här ligger det politiska arbetet. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos nämnden/styrelsen. Omfattar även övergripande styrdokument och uppdrag för nämnder och bolag. Exempel på handlingar: Dagordningar, Föredragningslistor, Kallelser, Anmälda delegationsbeslut till nämnden, Protokoll, Bilagor till protokoll, Kungörelser, Anmälningsärenden, Yrkanden, Nämndreglemente, Arkivreglemente för Göteborgs Stad, Centralt samverkansavtal m.m. Övriga kommentarer Tjänsteutlåtanden, delegationsbeslut och protokollsutdrag utgör del av ärende och hanteras i berörd process. P 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten Processen följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Exempel på handlingar: Budgetskrivelser (till KS och RS), Detaljbudgetar (till egna nämnden, Årsredovisningar, Delårsrapporter, Årsbokslut, Undersökningar, Kompetensförsörjningsplaner, Kompetensutvecklingsplanr, Mål- och inriktningsdokument, Verksamhetsplaner, Uppföljning av aktivitetsplan m.m. P 1.3 Utföra internt ledningsarbete Processen omfattar det styrande arbetet inom förvaltning/bolag/stiftelse, exempelvis ledningsgruppens arbete inkl. koncernledning etc. inklusive möten på avdelnings- eller enhets nivå. I processen ingår även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bl.a. inom ramen för myndighetens ledningssystem (t.ex. miljöledningssystem) och systematiskt kvalitetsarbete ex. brandskydds- och säkerhetsarbete (inkl. arbete med informationssäkerhet). Exempel på handlingar: Mötesanteckningar med bilagor från ledningsgrupp, Arkivorganisation, Arbets- och delegationsordningar, Planer (t.ex. Kris- och Likabehandlings-planer), Riktlinjer, Strategier samt mallar och andra hjälpmedel t.ex. Manualer och Lathundar (övergripande), Klassificeringsstrukturer, Dokumenthanteringsplaner, Risk- och sårbarhetsanalyser, Brandskyddsredogörelser, Lokala samverkansavtal m.m. Övriga arbets-,verksamhets- och samverkansmöten redovisas i den process de hör hemma Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Handlingar kring fysisk säkerhet redovisas under "Hantera fysisk säkerhet och skalskydd". Det systematiska patientsäkerhetsarbetet är en del av myndighetens ledningssystem och består bl.a. av strategier och rutiner för avvikelsehantering, riskanalyser, patientenkäter, punktprevalensmätningar osv. P 1.4 Utveckla verksamheten Processen omfattar de projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t.ex. nya verksamhetssystem eller organisationsförändringar. Exempel på handlingar: Interna utredningar, Medarbetarförslag, Projekthandlingar avs myndighetsgemensamma projekt (t.ex. rörande systemutveckling och processkartläggning). P 1.5 Hantera revision och granskning Processen omfattar årlig granskning av verksamheten genom intern och extern tillsyn/revision samt internkontroll. Exempel på handlingar: Revisionsrapporter, Internkontrollplaner, Brandsyneprotokoll, Inspektionsprotokoll (t.ex. Arbetsmiljöverket, IVO, Regionarkivet) Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" P 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare Processen omfattar myndighetens förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t.ex. FSG och MBL) samt att hantera arbetsplatsträffar (APT). Exempel på handlingar: Protokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och APT med eventuella bilagor, Kallelser, Dagordningar, MBL-protokoll P 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Processen omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetsmiljöarbetet på myndigheten Myndighetens arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Förvaltningsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Arbetsskador, friskvård och rehabilitering m.m. redovisas under processgruppen 2.3 "Hantera personalsociala frågor". Exempel på handlingar: Skyddsrondsprotokoll, Handlingsplaner, Riskbedömningar, Instruktioner för allvarliga risker, Årliga sammanställningar, Medarbetar- och ledarenkäter m.m. P 1.8 Besvara remisser och enkäter Processen omfattar remisshantering och enkäter från andra organisationer, myndigheter, förvaltningar, bolag etc. Myndighetens egna enkäter och remisser hanteras i berörd process. Exempel på handlingar: Enkäter, Enkätsvar, Remisser, Remissvar P 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål Processen omfattar myndighetens handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process. Exempel på handlingar: Synpunkter, Klagomål, Avvikelsehantering, Händelsanalyser, P 1.10 Samverka med andra organisationer Processen omfattar myndighetens samverkan med andra myndigheter, organisationer och näringsliv m.fl. Exempel på handlingar: Projekthandlingar från samverkansprojekt, Mötesanteckningar från möten med andra organisationer (t.ex. Nationella nätverk).

4 Klassificeringsstruktur för Primärvårdsstyrelsen 2 Datum: Version: 01:2016 Dnr: PVV VO 2. GE VERKSAMHETSSTÖD PG 2.1 Administrera anställning och löner P Rekrytera Processen omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst inkl. spontanansökningar. Exempel på handlingar: Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Spontanansökningar, Sökandeförteckning, Dokumentation av referenstagning, anställningsintervjuer och tester, Rekryteringsbeslut, Anställningsavtal P Hantera anställning Processen omfattar handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Här ingår även att hantera omställning, disciplinåtgärder och entlediganden. Exempel på handlingar: Tjänstgöringsbetyg, Tjänstgöringsintyg, Arbetsgivarintyg, Uppgifter rörande uppsägning, Kvittenser, fullmakter avseende sekretessinformation, dokumentation från utvecklingssamtal samt lönesamtal, dokumenterade överenskommelser, Individuella lönebeslut, Disciplinärenden, Gratifikationer, Individuella utvecklingsplaner, Sekretessförbindels, Underrättelse till lokal facklig organisation om tilltänkt åtgärd, Underlag till LAS- och MBL-protokoll, Underlag till HR Lön, Beslut om Lönebidrag, Begäran om avgång P Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension Processen omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Exempel på handlingar: Underlag för Löneberäkning, Egna utlägg, Tjänstgöringsrapporter, Tillägg, Rättelser och löneupppgifter, Ersättning för utlägg via lön P 2.2 Hantera bemanning Processen omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänstledighet och föräldraledighet. Exempel på handlingar: Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut ang beviljad ledighetsansökan PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P Kompetensutveckla Processen omfattar myndighetsövergripande kompetens-utvecklingsplanering samt att anordna eller delta i personal-utbildningar. Klinisk utbildning hanteras under 5.1. Exempel på handlingar: Anmälningar, Deltagarlistor, Kursintyg, Planeringsunderlag, Presentationsmaterial, Program, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial, P Tillhandahålla friskvård Processen omfattar att tillhandahålla personalen friskvård och administrera friskvårdsersättning. Friskvårdsavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". Exempel på handlingar: Kvitto på utlägg, Riktlinjer för friskvårdsersättning. P Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan Processen omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud, arbetsskador och otillåten påverkan. Exempel på handlingar: Anmälningar om arbetsskador, Avvikelse- och tillsbudsrapporter, åtgärdsbeslut Med otillåten påverkan avses här trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka myndighetsutövningen P Rehabilitera Processen omfattar handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. Exempel på handlingar: Förstadagsintyg, Protokoll, Rehabmöte, Handlingsplan, Arbetsförmågebedömning, Utlåtanden, Utredning, Arbetsgivarens anpassningsåtgärder, Protokoll om avslutad rehabilitering, Kompetenskartläggning, Arbetsförmågebedömning, Kompletterande läkarutlåtande, Anteckning, avslut av rehabärende. PG 2.4 Administrera ekonomi P Utforma och följa upp ekonomi Processen omfattar att upprätta budget och verksamhetsplan, redovisa och följa upp resultat samt genomföra internkontroll Budgetskrivelse, Årsredovisning och Årsbokslut är dokument som hör hemma under 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten Exempel på handlingar: Ekonomisk uppförljningsrapport, Budgetunderlag, Prognoser P Hantera intäkter från kund Processen omfattar handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar Exempel på handlingar: Kundregister, Avbetalningsplaner, Kundfakturor, Fakturaunderlag, Listor över inbetalningar, Makuleringar, Avskrivningar av fordran

5 Klassificeringsstruktur för Primärvårdsstyrelsen 3 Datum: Version: 01:2016 Dnr: PVV P Hantera kostnader från leverantör Processen omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar Exempel på handlingar: Leverantörsfakturor, Följesedlar, Listor över utbetalningar, Inkasso, Utbetalningsallegat P Hantera löpande ekonomiredovisning Processen omfattar att löpande stämma av och redovisa ekonomin och att sköta kodplanen. Exempel på handlingar: Bokföringsorder med underlag, Kontoavstämningar, Kodplan, Förteckning över anläggningstyper (avskrivningstyp), Underlag för periodisk avskrivning, Beslut om investering, Anläggningsregister, Avtal rörande tjänst, Kommunbidrag, Kassarapport, Dagrapport, Underlag till årsredovisning med resultaträkning och balansräkning, Finanseringsanalys, Noter, Underlag till delårsbokslut I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Inventarier och anläggningar godkännande av investeringar, inköp av investeringar, aktivering, månadsvisa avskrivningar samt avyttring av inventarier och anläggningar. Finansiering av verksamheten genom kommun-, region- och statsbidrag, försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift Likviditet hantera likvidkonton (bankkonton) samt försäljningskassor Bokslut att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva årsredovisning med kommentarer P Hantera skatteredovisning Processen omfattar hanteringen av frågor rörande deklarationer och jämkning av moms. Exempel på handlingar: Underlag till momredovisning, Ansökan om redovisning av moms, Momsrapport, Periodisk sammanställning P Hantera försäkringar Processen omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda myndigheten Exempel på handlingar: Försäkringsbrev, Försäkringshandböcker, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Avtal, Förfrågningsunderlag, Personalförsäkringshandlingar, Skadeärenden Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: ansvar, tjänsteresa, olycksfall, miljö och rättskydd. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skaderegleringen sker. P Hantera stiftelser, fonder och gåvor Processen omfattar att förvalta kapital och administrera stiftelser, fonder och gåvobrev Exempel på handlingar: Bedömningskriterier för urval sökande, Fondansökningar, Beslut om utdelning ur fond, Beslut att ta emot gåva, Stiftelseårsredovisning I hantera stifrelser, fonder och gåvor ingår: - mottagande av gåvor/donationer som ligger till grund för inrättande av stiftelse - utredning och beslut att skapa/inrätta och avveckla stiftelse - förvalta stiftelser och fonder - utlysning av medel (ansökning av stipendier) PG 2.5 Köpa in och upphandla P Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) Processen omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst och direktupphandla enligt LOU samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Exempel på handlingar: Underlag på vad som ska direktupphandlas, Offerter/anbud, Svar på förfrågningar, Utvärdering av inkomna anbud/offerter, Tilldelningsbeslut, Beställningar, Order-, Uppdrags-, och Beställningsbekräftelser m.m. Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver vanligtvis inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. i en kärnprocess). P Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Processen omfattar arbetet med att genomföra upphandlingar i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandling. Exempel på handlingar: Förfrågningsunderlag, Annonsunderlag, Frågor/svar samt rättelser och förtydliganden under anbudstiden, Anbud med bilagor, Intyg/bevis för kontroll av leverantör, Öppningsprotokoll, Utvärderingsunderlag, Tilldelningsbeslut. Upphandlingsprocesser avslutas med att avtal tecknas. Upphandlingsärenden bör avslutas i samband med underrättelse om tilldelningsbeslut. Upphandlingar som leder till: 1) Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. 2) Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. en kärnprocess). Överprövnings/överklagandeärenden hanteras här men ska diarieföras som i separata ärenden. P Förvalta och följa upp ingångna avtal Processen omfattar de affärsmässiga frågorna efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Exempel på handlingar: Tilläggsavtal, Villkorsändringar, Information om parters ändrade kontakt- eller adressuppgifter, Uppsägningar. Hit hör avtalsregistret/avtalsdatabasen. PG 2.6 Administrera allmänna handlingar P Registrera handlingar och hantera post Processen omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. Exempel på handlingar: Diarium, Diarieplan, Postlista, Fullmakt för postöppning, Postöppnings- och registreringsrutiner, Rek-böcker Posten m.m. P Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv Processen omfattar upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Exempel på handlingar: Arkivbeskrivning, Arkivförteckning, IT-förteckning, Arkivinventering, Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan m.m. Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. P Ta emot och/eller överlämna/leverera arkiv Denna process avser kontakt med den överlämnande/mottagande verksamheten, ifyllande av leveransframställan/leveransreversal och mottagande av leveransgodkännande/signerad leveransreversal Exempel på handlingar: Leveransframställan, Leveransreversal, Leveransgodkännande Processen omfattar även planering och överlämnande av arkivhandlingar samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring eller genom överlämnande till arkivmyndigheten).

6 Klassificeringsstruktur för Primärvårdsstyrelsen 4 Datum: Version: 01:2016 Dnr: PVV P Hantera utlämnande av handlingar Processen omfattar sekretessprövning/menprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av myndigheten vid ev. nekande av utlämnande. Exempel på handlingar: Samtycken, Fullmakter, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut om vägran att utlämna allmän handling, Överklaganden Utlämnande av journalhandling hanteras här. I denna process hanteras även tjänsteutlån av handlingar. P 2.7 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar Processen omfattar hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt PuL samt anmälan av personuppgiftsombud. Exempel på handlingar: Samtycke/återtagande till utlägg på webbplats, Förteckning över personuppgiftsbehandlingar, Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag enligt 26 PuL, Anmälan om personuppgiftsombud, Förteckning enligt 39 PuL PG 2.8 Hantera och förvalta IS/IT P Utveckla IS/IT-system Processen omfattar arbetet med att utveckla förvaltningsprodukter i syfte att göra det lättare för våra verksamheter. All uveckling ska hanteras som projekt. Exempel på handlingar: Projektdirektiv, Projektplan, Slutrapport, Leveransgodkännande P Förvalta, drifta och utveckla it-system Processen omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster. Exempel på handlingar: Avvikelserapporter, Åtgärdsrapport, Beställningar, Användarhandledningar, Lathundar för system, Förvaltningsuppdrag (systemförvaltning), Objektplan PG 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet P Förvalta fastigheter och inventarier Processen omfattar att hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier m.m. Här Investeringar hanteras under Hantera löpande ingår även att hantera löpande drift och underhåll, reparation av lokalerna. ekonomiredovisning Handlingar rörande lokalbesiktningar. Parkeringsfrågor, lokalvårdsfrågor, frågor rörande avfalls- och återvinningshantering. Förse myndigheten med konst. Exempel på handlingar: Hyresavtal, Felanmälan av lokaler, Lokalbokningar och Bokningsbekräftelser, Ansökan om parkeringstillstånd, Inventarielistor över konst, Besiktningsprotokoll, Utredningar rörande fastighetsutnyttjande, Driftmötesprotokoll mm P Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Processen omfattar att hantera frågor kring fysisk säkerhet, t.ex. larm och inpassering samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i myndighetens lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. Exempel på handlingar: Kvittenser för passerkort/behörighetskort och nycklar, Polisanmälningar rörande stöld/hot/olaga intrång, Handlingar rörande bevakning/larm/koder. Handlingar rörande miljöarbete, redovisas under 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Handlingar rörande brandskyddsarbete, se processen 1.3 Utföra internt ledningsarbete Bevakningsavtal med Securitas och säkerhetstjänsteavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)" P Genomföra byggprojekt Processen omfattar hanteringen av ny-, om- och tillbyggnad utifrån förvaltningens behov. Exempel på handlingar: Bygglovsansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygghandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppmötesprotokoll P 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka Processen omfattar marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation genom användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av frågasvar-karaktär som inte rör ärende i kärnverksamheten samt omvärldsbevakning. Exempel på handlingar: Hemsidor, Inlägg på sociala medier, Chatt, Pressklipp, Pressmeddelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, Bilder mm, Deltaga i nätverk hanteras i 1.10 "Samverka med andra organisationer" P 2.11 Tillhandahålla bibliotek Processen omfattar att hålla bibliotekskatalog och låntagarregister aktuella samt hantera in- och utlån av media Broschyrer som syftar till marknadsföring hanteras under 2.10 Exempel på handlingar: Bibliotekskatalog och -databas, låntagarregister, avtal rörande tillgång till databaser och informationsresurser, handledningar P 2.12 Bedriva internt miljöarbete Processen omfattar miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier, livsmedel samt läkemedel Exempel på handlingar: Miljöredovisningar, tillsynsrapporter och miljömanualer, certifikat för grön el, Miljöledningssystem, miljöpolicyer, resepolicyer och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. Handlingar rörande miljöarbete i förhållande till nybyggnation redovisas under Genomföra byggprojekt. VO 3. VÅRDA PG 3.1 Vårda, undersöka och behandla Vårdprocess Enligt Socialstyrelsens nationella informationsstruktur 2015:1 P Ta emot vårdbegäran för egen räkning Omfattar processen vårdbegäran. Vårdbegäran behandlas enligt VGR:s tillämplingsansviningar för vårdgaranti (RS 118/2013). Exempel på handlingar: Remisser, konsultremisser, egenremiss från patient, remiss från mina vårdkontakter P Bedöma behov av utredning Mottagen vårdbegäran ankomststämplas och registreras i patientadministrativ system, skickas vidare till den funktion som ska bedöma och prioritera vårdbegäran. Exempel på handlingar: Register i patientadministrativa system (journalsystem)

7 Klassificeringsstruktur för Primärvårdsstyrelsen 5 Datum: Version: 01:2016 Dnr: PVV P Utreda Bedömd vårdbegäran tas om hand och behandlas enligt tillämplingsansvingar för vårdgaranti. P Bedöma behov av åtgärder Utredningar eller vårdtillfällen. Exempel på handlingar: Remissbekräftelse, kallelser till patient, brev, utredning, journalanteckning Exempel på handlingar: Konsultremisser och svar, laboratoriesvar, röntgensvar, journalanteckning P Åtgärda Utredningar eller vårdtillfällen, vårdplanering. Här remitteras patienten till annan vårdenhet (inom Närhälsan) eller vårdgivare. Exempel på handlingar: Interna konsultremisser och svar, laboratoriesvar, röntgensvar,läkemedelslista, journalanteckning, vårdplan P Följa upp Utredningar eller vårdtillfällen, vårdplanering. Patienten kommer tillbaka eller remitteras till annan vårdenhet eller vårdgivare. Exempel på handlingar: Interna och externa konsultremisser och svar, laboratoriesvar, röntgensvar, journalanteckning, utskrivningsmeddelande, läkemedelsberättelse P 3.2 Hantera ambulans- och sjuktransporter Transportera patienter till, mellan och från vårdinrättningar. Exempel på handlingar: Ambulansjournal, beställningar och bekräftelse på beställningar P 3.3 Ta emot patienter i reception Patientmottagning i reception, kassaredovisning/kassahantering och telefonservice. Exempel på handlingar: Tidböcker, in- och utskrivningsliggare, kontokortsslipar (kvitton), makulerade kvittofakturor, återbetalningskvitton, kreditfakturor, kassaavstämning dagssaldo, insättningshandlingar bevakningsföretag Regionservice sköter administration, utbetalning mm för sjukresor inom VGR. P 3.4 Hantera tolktjänster Tolka vid behov. Teckentolk eller språktolk anlitas enligt regionala avtal. Exempel på handlingar: Tolkkvitto, beställning, bekräftelse på beställning PG 3.5 Hantera läkemedel P Styra läkemedelshantering och läkemedelsanvändning Omfattar processen att ta fram och hantera styrande dokument avseende läkemedelshantering och läkemedelsförbrukning samt att analysera, planera och följa upp på en strategisk nivå. Utbildning i läkemedelshantering hanteras under Kompetensutveckla Exempel på handlingar: Mötesanteckningar från läkemedelsrådet och Medicinska rådet, instruktioner för läkemedelshantering P Hantera läkemedelsförsörjning Omfattar processen från att vid inventering identifiera ett behov av läkemedel till beställning, mottagande av leverans, distribution till patientnära lager, administration till patient eller kassering vid hållbarhetskontroll. Exempel på handlingar: Rutindokument, orderbekräftelser, följesedlar, inventeringslistor, förbrukningslistor, signaturlistor P Utveckling av läkemedelshantering Omfattar arbetet med att utveckla läkemedelshantering och läkemedelsförsörjning. Från uppdrag till genomfört projekt och implementering av nytt arbetssätt eller utrustning. Exempel på handlingar: Uppdragshandlingar, rapporter, projekthandlingar P 3.6 Hantera medicinteknisk utrustning Processen omfattar hela den medicintekniska produktens livscykel, från utbytesbehov/investeringsbehov till framtagning av kravspecifikation, provuppställning, utvärdering, anskaffning, installation och drifttagning, förebyggande och avhjälpande underhåll, drift, service samt utrangering. Exempel på handlingar: Utbytesplan, investeringsspecifikation, förteckning över medicintekniska inventarier, provuppställningsavtal, hyresavtal, testprotokoll, serviceavtal, funktionskontroll, kvalitetskontroll, rutindokument, bruksanvisningar P 3.7 Hantera laboratorieverksamhet Omfattar beställningar, provtagningar och analyser av prov. Remisser och remissvar redovisas under 3.1. Bildmaterial hanteras under 3.1.4, och Upphandling ligger under Köpa in och upphandla 2.6. Journalhandlingar läggs under 3.1. Exempel på handlingar: Inkommande beställningsunderlag, mätresultat, utgående exemplar av provsvar P 3.8 Tillhandahålla ortopedteknik Omfattar inköp och egen tillverkning av ortopedtekniska produkter. Exempel på handlingar: informationsmaterial till patienter, individnummerlistor för egentillverkade ortoser, tillstånd från läkemedelsverket Medicinteknisk utrustning hanteras under 3.7. Remisser, journalanteckningar och andra handlingar som uppstår i vården av patienterna hanteras under 3.1 Vårda, undersöka och behandla. Upphandlingsärenden hanteras under 2.6 Köpa in och upphandla. P 3.9 Bedriva instrumentvård Genomföra och dokumentera sterilisering av instrument i autoklav, diskdesinfektor, spoldesinfektor mm för att skapa spårbarhet till sterila enheter. Hantering av autoklav, diskdesinfektor och liknande medicinteknisk utrustning, se processgrupp 3.6 Hantera medicinsk teknik. Exempel på handlingar: Autoklavdokumentation med spårbarhet till sterila enheter, batchlappar efter operation, gallerlistor, processförlopp/autoklavlistor, instrumentlistor, kodlapp, rutindokument P 3.10 Besluta om delegering av medicinska arbetsuppgifter Hälso- och sjukvårdspersonal, som är formellt kompetent för en medicinsk arbetsuppgift, överlåter den till någon som saknar formell kompetens för uppgiften (SOS-FS 1997:14) efter skriftligt delegeringsbeslut. Exempel på handlingar: Beslut om delegering av medicinska arbetsuppgifter PG 3.11 Hantera avvikelser och anmälningar i vården P Hantera anmälningar och tillsynsärenden i vården Anmälningsärenden och tillsyn i vården inklusive utredningar och händelseanalyser gällande patienter enligt Lex Maria till ansvarig myndighet och andra parter, tex IVO, Patientnämnderna m.fl. Synpunkter och klagomål som inte berör ett särskilt patientärende eller en specifik process hanteras i 1.8 Exempel på handlingar: Utredningar, korrespondens, beslut, händelseanalyser P Hantera avvikelser i vården Tillbud och avvikelser i vården och det systematiska kvalitetsarbetet att utreda orsak, åtgärd och samt följa upp händelser. Exempel på handlingar: Avvikelsehanteringssystem, enskilda avvikelserapporter, utredningar, sammanställningar/resultat av analyserade enskilda avvikelserapporter

8 Klassificeringsstruktur för Primärvårdsstyrelsen 6 Datum: Version: 01:2016 Dnr: PVV P Hantera journalförstöringsärenden Utredning och bedömning av journalförstöring av enskilda patienters journaler efter ansökan till ansvarig myndighet. Exempel på handlingar: Ansökan om journalförstöring, korrespondens med IVO, utredningshandlingar, beslut om journalförstöring. Korrespondens med systemleverantörer P Hantera försäkringsärenden i vården Utredning och bedömning av patientens skada efter vård efter patientens ansökan till ansvarig myndighet. Exempel på handlingar: Korrespondens med LÖF Landstingens Ömsesidiga Försäkringsbyrå, utredningshandlingar, m.m. VO 4. FORSKA OCH UTVECKLA Forskningshandlingar P 4.1 Kvalitetsgranska vården Journalgranskning och rapportering till kvalitetsregister P 4.2 Utveckla och hantera samverkansrelationer för forskning Exempel på handlingar: Protokoll och utvärderingar, underlag för kvalitetsgranskningar, kvalitetsregister Processen omfattar att skapa och upprätthålla externa kontakter inom forskning. Processen omfattar även administration av olika samverkansformer, t.ex forskningscentra, forskningsplattformar osv. Om relationerna leder till samarbete i form av forskningsprojekt redovisas det under 4.3 Bedriva forskningsprojekt i vården. PG 4.3 Bedriva forskningsprojekt i vården P Administrera och planera forskning Administrera och planera forskning. Exempel på handlingar: Samverkansavtal, konceptbeskrivningar, korrespondens,överenskommelser om samverkan, konceptbeskrivningar, tilläggsavtal, slutrapport för samverkansform, protokoll, kallelse, dagordning Exempel på handlingar i den här processen: Beslut fråt etikprövningsnämnden, avtal, protokoll, förstudierapport, interna regelverk, projektplan/forskningsprogram, protokoll, regler och policies, Standard Operation Procedure (SOP), uppdragsbeskrivning, Regelverk för god klinisk sed (GCP/IHC), korrespondens, anmälan/avanmälan PuO, blanketter för ID-nycklar, ekonomisk slutrapport P Genomföra forskning Genomföra forskningsarbete. Exempel på handlingar: information till forskningspersoner, manualer, biverkningsrapporter, forskningsjournal, grunddata/rådata, sammanställningar av grunddata/rådat, mät- och testresultat P Tillgängliggöra resultat av forskning Processen omfattar att tillgängligöra forskningsresultaten genom undervisning, föreläsningar, seminarier och olika former av publikationer. Exempel på handlingar: artiklar, böcker, vetenskapliga delrapporter, vetenskaplig slutrapportering, avhandling, presentationsmaterial, kurskompendier VO 5. UTBILDA P 5.1 Bedriva klinisk utbildning Bedriva klinisk utbildning av olika yrkeskategorier, både i egen regi och i samarbete med högskolor, yrkeshögskolor och gymnasieskolor och andra lärosäten. Omfattar hela processen, från beslut om antagning/placering till avslutad utbildning. Exempel på handlingar: Beslut om antagning/placering, schema och sekretessförbindelser, utbildningsplaner och handbok för handledare, checklista för handledare, intyg/betyg, faktureringsunderlag, lokala avtal Regionala avtal om tilldelningar och placeringar med mera är styrande dokument och redovisas under 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete. Sekretessförbindelse för anställda hanteras under Kompetensförsörjningsplaner är styrande dokument och redovisas under 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten. Övrig utbildning som inte är klinisk hanteras under Kompetensutveckla.

9 f\necronarkrver Avdelningen för tillsyn och rådgivning Mattias lsndin, hl 0t n a t ti a s. I m di n@ar ki t, nan n de n.go t e b o 2. s e Drc 649/16 Primärvårdsstyrelsen Marie-Louise Gefuert Beslut om qodkännande av klassificerinssstruktur för Primärvårdsstvrelsen Pimäwfudsstyrelsen hzr överlàmnât ett förslag till klassificeringsstruktur till Regionarkivet (arkivmyndigheten) enligt rderna föt processorientemd infotmationsredovisning i riktlinjerna beslutade av A.rkivnämnden , dm 185/1,5 72. Beslut Med stöd av delegerad beslutanderätthmjag beslutat följande: Klassificeringsstruktur upprättad ,-29, dnr PW för Primärvårdsstyrelsen är godkänd för Regionatkivets del. Primärvårdsstyrelsenhar att besluta om tìllämpning av struktuten i verksamheten. Av tillämpningsbeslutet ska fuamgà från och med vilket datum klassificedngsstrukturen ska tillämpas på myndigheten/i verksamheten. Regionatkivet önskar ett ptotokollsutdrag där Primärvårdsstyelsens beslut framgàr. Beslutets omfattning Klassificeringsstrukturen ska tillämpas på myndighetens verksamhet från och med det datum som Primärvårdsstyrelsen beslutar och gäller tills vidare. RE,GIONARKIVET Mats Buskas A.vdelningschef tillsyn och rådgivning Regionarkivet Box 2154, GÖTEBORG Besök : Otterhä I legata n 5 'Iel: Fax: E-post: arkivnamnden@arkivnamnden. goteborg.se Atk vmynd ghet föt Väsúa GötalandsÍegionen Regionark vet Vãnersborg Yav och ciiteborgs Stad V BOX 297, VÄNERSBORG Besök: Niklasbergsvägen 1 4 Iel: Fax: E-post: arkivnamnden@arkivnamnden. goteborg.se w

10 Västra Götalandsregionen 1 (4) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer PVV Primärvårdsområde v7 Handläggare: Maritha Bäck Telefon: E-post: maritha.back@vgregion.se Till primärvårdsstyrelsen Revisionsrapport Samverkan mellan Borås Stad och Västra Götalandsregionen avseende barn och unga med psykisk ohälsa Förslag till beslut Primärvårdsstyrelsen beslutar följande: 1. Primärvårdsstyrelsen godkänner handlingsplanen, utifrån de förbättringsområden som identifierats i revisionsrapporten, gällande samverkan mellan Borås Stad och Västra Götalandsregionen avseende barn och unga med psykisk ohälsa. Sammanfattning av ärendet En revision gällande samverkan mellan Västra Götalandsregionen och Borås stad avseende barn och unga med psykisk ohälsa genomfördes under hösten Granskningen omfattar Styrelsen för Södra Älvsborgs sjukhus, Primärvårdsstyrelsen och stadsdelsnämnd Norr i Borås stad. Revisionen lyfter fram ett antal områden som behöver förbättras och föreslår att en handlingsplan upprättas. Fördjupad beskrivning av ärendet Revisionen belyser ett angeläget område där samverkan är mycket viktig speciellt med tanke på att det för den här åldersgruppen ofta är fler parter som måste samarbeta och känna till varandras verksamhet än för andra åldersgrupper. Det pågår också förskjutningar av parternas uppdrag, vilket gör att det blir ytterst viktigt att samverka så att ingen faller mellan stolarna. Även om revisionen endast gjorts i en stadsdel i Borås och med bara tre av Närhälsans vårdcentraler är antagligen påpekandena relativt generella. Arbetet med att ta fram och genomföra handlingsplanen får ses som en process, där vissa delar redan påbörjats i den egna organisationen och andra kräver en Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, Hisings Backa, växel

11 Datum (4) Diarienummer PVV samverkan med alla berörda parter. Vissa kan göras lokalt medan andra behöver göras på en delregional eller regional nivå. Utifrån bland annat rapporten ser vi följande områden som speciellt behöver förbättras/utvecklas: Västbusprocessen Hur kan kallelsen utvecklas, så att problemställningen tydligt framgår, vilket underlättar ställningstagande till vem som ska delta på västbusmötena. Tydliggöra vilka som ska/behöver kallas och delta. Hittills har primärvården i ganska få fall blivit kallade. Avvikelseprocessen Säkerställa så att alla känner till att vi endast har en process för avvikelser och inte som det var tidigare med ett eget spår för avvikelser inom Västbus. Uppmuntra vidare till att skriva avvikelser och att se dessa som en möjlighet till ständiga förbättringar. Alla ska vara väl förtrogna med hur man anmäler en avvikelse. På delregional nivå behålla samordningsfunktionen för arbetet med avvikelser. Samordnad Individuell plan (SIP) Intensifiera arbetet med att genomföra och initiera samordnade individuella planer. Utbildning har genomförts och webbutbildning finns för att underlätta arbetet. Ansvarsgränser När det gäller den här frågan så pågår det arbete med att öka tydligheten på alla de tre nivåerna, lokalt, delregionalt och regionalt, med olika utgångspunkter. Remisser Utifrån en ökad tydlighet i uppdraget behöver parterna arbeta för en minskning av remisser som går i retur mellan enheterna. Arbeta för att innehållet i remisserna blir bättre, så att mottagande enhet lättare kan bedöma vilken insats som är den mest adekvata. Deltagande Varje part måste på ett bättre sätt, utifrån sitt uppdrag, delta med personer som har kunskap och mandat för att bidra till gemensamma lösningar som på bästa sätt gagnar målgruppen. Arbetsformerna för att genomföra förbättringarna sträcker sig över ett brett fält och inbegriper bland annat följande: I Borås stad har ledningsgruppen för Närvårdssamverkan redan haft en arbetsdag, där de tre parterna Södra Älvsborgs sjukhus, primärvården och Borås stad, arbetade fram en gemensam strategi. Vid detta möte togs en rad åtgärder fram, som anknyter till förbättringsområdena ovan och tidsattes när de skall följas upp, exempelvis att genomföra informationstillfällen kring förbättringsområdena.

12 Datum (4) Diarienummer PVV Under 2016 kommer en vårdutvecklare, inom Närvårdssamverkan Södra Älvsborg, på halvtid hålla ihop förbättringsarbetet kring barn och unga. En arbetsgrupp med personer från samtliga parter finns och kommer att ledas av vårdutvecklaren. Personerna i gruppen har speciell kompetens inom området barn och unga. För att förbättra vården av barn och unga har Närhälsan inom område V7 anställt psykologer med speciell kompetens inom området barn och unga, för att vara ett stöd till läkare och psykologer/psykoterapeuter. På ledningsnivå inom regionen kommer vi att ha möten mellan primärvård och specialistpsykiatrin där förbättringsområdena som rapporten pekar på kommer att vara fokus. Under våren ska också funktionen allmänläkarkonsult startas inom psykiatriområdet. Funktionen är ett sätt där läkare från specialistnivån och allmänläkarnivån möts och kommer fram till gemensamma synsätt. Vid konsultationsmötena mellan BUP och primärvård, som sker kontinuerligt, konkretiseras problemområdena i specifika patientfall. Utifrån lösningar i den här gruppen kan också mer generella lösningar arbetas fram. Slutsats Revisionsrapporten handlar om samverkan varför det är viktigt att det fortsatta arbetet sker gemensamt mellan de tre samverkande parterna. Ärendet har beretts av primärvårdschef. Referens i ärendet är primärvårdschef Maritha Bäck. Närhälsan Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Maritha Bäck Primärvårdschef Bilagor 1. Handlingsplan samverkan avseende barn och unga med psykisk ohälsa, diarienummer PVV Revisionsrapport Samverkan mellan Borås Stad och Västra Götalandsregionen avseende barn och unga med psykisk ohälsa

13 Datum (4) Diarienummer PVV Beslutet skickas till Revisionskollegiet, Regionens Hus, Vänersborg. Diariet.

14 Datum Diarienummer PVV Handlingsplan för samverkan avseende barn och unga med psykisk ohälsa Närhälsan område V7 Åtgärdsanalys Uppföljning Förbättringsområde Åtgärd När Ansvar Åtgärd genomförd Åtgärd inte genomförd Behov av ytterligare åtgärder. Västbusprocessen Under 2016 Fråga löst Fråga inte löst Orsak: Ange vilken/vilka: Hur kan kallelsen utvecklas, 1) Tydliggöra vilka som ska/behöver NVS samverkande parter så att problemställningen tydligt framgår kallas och delta. vilket underlättar ställningstagande till vem som ska delta på västbusmötena. Avvikelseprocessen Under 2016 Säkerställa så att alla känner till att vi 1) Uppmuntra vidare till att skriva NH V7 endast har en process för avvikelser och avvikelser och att se dessa som inte som det var tidigare med ett eget en möjlighet till ständiga förbättringar. spår för avvikelser inom Västbus. 2) Alla ska vara väl förtrogna med hur NH V7 man anmäler en avvikelse. 3) På delregional nivå behålla samordnings- NVS samverkande parter funktionen för arbetet med avvikelser. Samordnad Individuell plan (SIP) Under 2016 Vi behöver öka antalet SIPar för högre 1) Intensifiera arbetet med att genomföra och NH V7 kvalitet i vården. Utbildning har genomförts och initiera samordnade individuella planer. webbutbildning finns för att underlätta arbetet. 2) Säkra att alla har utbildning NH V7 Ansvarsgränser Under 2016 När det gäller den här frågan så pågår det 1) Genom lokalsamverkan och NVS samverkande parter arbete med att öka tydligheten på alla de överenskommelser skapa en sömlös vård tre nivåerna, lokalt, delregionalt och för patienten. regionalt, med olika utgångspunkter. Remisser Under 2016 På grund av otydlighet i remisser fördröjs 1) Skapa en ökad tydlighet i uppdraget NVS samverkande parter patenters ömhändertagande parterna behöver arbeta för en minskning av remisser som går i retur mellan enheterna genom att konsultera varandra i högre grad. 2) Arbeta för att innehållet i remisserna blir bättre NH V7 så att mottagande enhet lättare kan bedöma vilken insats som är den mest adekvata. Deltagande Under 2016 Vissa parter uteblir ofta. 1) Skapa ett fördelningssystem mellan parterna NVS samverkande parter Varje part måste på ett bättre sätt, utifrån sitt 2) Tydliggöra vilka kompetenser och mandat som NVS samverkande parter uppdrag, delta med personer som har kunskap behövs i olika grupper och mandat för att bidra till gemensamma lösningar som på bästa sätt gagnar målgruppen. Handlingsplanen upprättades

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer PVV Närhälsan Handläggare: Karin Rignér Telefon: E-post: Till Primärvårdsstyrelsen Motion av Eva Olofsson (V) och Nadia Mousa (V) om avgiftsfri influensavaccinering för riskgrupper Förslag till beslut Primärvårdsstyrelsen beslutar följande: 1. Primärvårdsstyrelsen godkänner förvaltningens förslag till remissyttrande daterat , och lämnar det till regionstyrelsen som sitt eget. Sammanfattning av ärendet I en motion föreslår Eva Olofsson (V) och Nadia Mousa (V) att Västra Götalandsregionen ska införa avgiftsfri influensavaccination för personer som är äldre än 65 år samt för dem som tillhör de av Socialstyrelsen definierade riskgrupperna. Primärvårdsstyrelsen har beretts möjlighet att lämna synpunkter på förslaget. Remissyttrandet ska vara inlämnat senast den 30 april Fördjupad beskrivning av ärendet Värdet av vaccination för dessa grupper har starkt stöd i vetenskapen och WHO rekommenderar en täckningsgrad på 75 %. SKL rekommenderar landstingen att ta bort avgiften vilket har skett i bland annat region Skåne och Stockholms läns landsting. En analys i Västra Götalandsregionen 2014 visade att det sannolikt är hälsoekonomiskt lönsamt att vaccinera riskgrupper. Förvaltningens bedömning är att avgiftsfri influensavaccination till riskgrupper bör införas för att öka täckningsgraden. Åtgärden är väl motiverad ur medicinsk synpunkt och bedöms vara kostnadseffektiv. Närhälsan chefläkaravdelningen Lillhagsparken 6, Hisings Backa, växel

54 Datum Diarienummer PVV (2) Finansiering Den slopade avgiften på 100 kr till riskgrupper har bedömts vara kostnadseffektiv ur ett hälsoekonomiskt perspektiv. Beredning Ärendet har beretts av Närhälsans chefläkaravdelning. Närhälsan Marie- Louise Gefvert Förvaltningschef Karin Rignér samordnande chefläkare Bilagor 1. Förslag remissyttrande daterat Motion av Eva Olofsson (V) och Nadia Mousa (V) om avgiftsfri influensavaccinering för riskgrupper, dnr RS Beslutet skickas till regionstyrelsen@vgregion.se Diariet.

55 1 (1) Förslag till remissyttrande Datum Diarienummer PVV Ert diarienummer RS Motion av Eva Olofsson (V) och Nadia Mousa (V) om avgiftsfri influensavaccinering för riskgrupper I en motion föreslår Eva Olofsson (V) och Nadia Mousa (V) att Västra Götalandsregionen ska införa avgiftsfri influensavaccination för personer som är äldre än 65 år samt för dem som tillhör de av Socialstyrelsen definierade riskgrupperna. Värdet av vaccination för dessa grupper har starkt stöd i vetenskapen, medan stödet för avgiftsfrihet däremot inte är helt belagt. WHO rekommenderar en täckningsgrad på 75 % för riskgrupper. SKL rekommenderar landstingen att ta bort avgiften och många landsting har redan tagit detta beslut, exempelvis region Skåne och Stockholms läns landsting. En snabb analys i Västra Götalandsregionen 2014 visade att det sannolikt är hälsoekonomiskt lönsamt att vaccinera riskgrupper. Studier har gjorts av effekterna av slopad avgift för andra förebyggande insatser. För exempelvis mammografiscreening i Stockholms läns landsting sågs en tydlig ökning i följsamhet då avgiften togs bort. Detta var särskilt uttalat i socioekonomiskt utsatta områden. Primärvårdsstyrelsen ställer sig positiv till att en avgiftsfri influensavaccination till riskgrupper införs, för att öka täckningsgraden med målet att nå av WHO rekommenderade 75 % för riskgrupper. Åtgärden är väl motiverad ur medicinsk synpunkt och bedöms vara kostnadseffektiv. Primärvårdsstyrelsen Ann-Sofie Alm ordförande Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, Hisings Backa, växel

56

57

58

59 1 (2) Förslag till remissyttrande Datum Diarienummer PVV Ert diarienummer RS Motion av Helén Eliasson (S) och H Linnarsson (S) om regionens ansvar för jämlik primärvård Sammanfattning Primärvårdsstyrelsen anser att motionens förslag att utreda vårdvalets effekter för möjligheterna att erbjuda jämlik primärvård i hela regionen inte är nödvändig, då bland annat en utredning från Hälso- och sjukvårdsavdelningen redan finns att tillgå. Primärvårdsstyrelsen ställer sig också positiv till att ta fram en Krav- och kvalitetsbok som möjliggör större anpassning till lokala förutsättningar och behov i regionens olika delar. Yttrande I en motion av Helén Eliasson (S) och H Linnarsson (S) föreslås att Regionfullmäktige ska uppdra åt Hälso-och sjukvårdsstyrelsen dels att utvärdera vårdvalets effekter för möjligheten att erbjuda en jämlik vård i hela regionen, dels att ta fram ett förslag till ny Krav- och kvalitetsbok som är bättre anpassad efter lokala förutsättningar och behov. Primärvården får i takt med medicinska landvinningar ett alltmer komplext uppdrag i att samordna vården och skapa kontinuitet för patienten. I motionen konstateras att sedan vårdvalet infördes så har antalet vårdcentraler i tättbefolkade områden ökat vilket är positivt. Samtidigt har intresset för att etablera sig på mindre orter varit lägre och konkurrensförhållandena ser därför olika ut beroende på lokala förhållanden. En ökad detaljstyrning i Krav- och kvalitetsboken gör det allt svårare för små aktörer i glesbygd att leva upp till kraven på fr.a. bemanning. Det faktum att samma förutsättningar gäller för alla vårdcentraler oavsett storlek riskerar att leda till oönskad centralisering. I motionen framhålls att detaljstyrningen blir kontraproduktiv och att befolkningens behov av nära vård samt olika förutsättningar i olika delar av regionen bör vara utgångspunkt för regelverket. Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, Hisings Backa, växel

60 2 (2) I motionen tar man även upp regionens tudelade roll som dels finansiär på lika villkor till alla aktörer, dels ytterst ansvarig för jämlik vård på lika villkor i hela Västra Götaland. Detaljstyrning och avsaknad av tydlig ägarstyrning påverkar enligt motionsställarna den egna verksamheten negativt. Inom Närhälsan har effekterna av den ökade detaljstyrningen under 2015 fått effekter i form av stängningar av vårdcentralerna i Dalum och Fritsla. I dessa fall gäller det kraven på läkarbemanning som inte fullt ut har kunnat uppfyllas. De skärpta krav som Krav- och kvalitetsboken 2015 innebär är enligt vår bedömning en ideal situation, som för närvarande inte är möjlig att uppnå i alla delar av regionen. Det bästa blir det godas fiende. Vår bedömning är att den medicinska säkerheten kan upprätthållas med smidigare lösningar när det gäller läkarnärvaro. När det gäller krav på tillgång till psykolog på alla vårdcentraler 2016 tillkommer ytterligare en faktor som hotar enheter på mindre orter och i glesbygd. Vi vill från Primärvårdsstyrelsen vidare framhålla att även modellen för specialistutbildning av allmänläkare inom regionens vårdval är kontraproduktiv då kraven på handledning har jämställts med råd och stöd från nära kollega i det vardagliga patientarbetet. Förslag till alternativa handledarmodeller vilka med bibehållen kvalitet skulle kunna förbättra läkarförsörjningen har ställts från Närhälsan men avvisats av regionen. Därmed uppstår en ond cirkel där vårdcentraler med bemanningssvårigheter inte heller kan arbeta konstruktivt med läkarförsörjningen på sikt. Vid en eventuell översyn av Krav- och kvalitetsboken föreslår vi att man också förhåller sig till vitesfrågorna. Från Primärvårdsstyrelsens sida har vi vid flera tillfällen kunnat konstatera att höga vitesbelopp utdömts på för oss tveksamma grunder såväl avseende situation som belopp. Primärvårdsstyrelsen anser att motionens förslag att utreda vårdvalets effekter för möjligheterna att erbjuda jämlik primärvård i hela regionen inte är nödvändig då bland annat en utredning från Hälso- och sjukvårdsavdelningen redan finns att tillgå, rd/vecko%20och%20informationsbrev/vg%20prim%c3%a4rv%c3%a5rd%20i% 20f%C3%B6rh%C3%A5llande%20till%20riksrevisionens%20rapport.pdf. Primärvårdsstyrelsen ställer sig också positiv till att ta fram en Krav- och kvalitetsbok som möjliggör större anpassning till lokala förutsättningar och behov i regionens olika delar. Primärvårdsstyrelsen Ann-Sofie Alm ordförande Marie- Louise Gefvert Primärvårdsdirektör