Självservice Chef/Chefstöd Personec P Person Anställning Medvind Version 1.3 2009-11-17
2(24) Personuppgifter... 3 Personack... 5 Anteckningar... 6 Anställning... 7 Grunduppgifter... 7 Semester... 12 Övr sem ackar... 13 Arbetsgivarintyg... 13 Anställningsackumulatorer... 14 Konto... 15 Nyregistrering av månadsavlönad... 16 Nyregistrering av PAN timavlönad... 19 Nyregistrering av timavlönad... 21 Nyregistrering av vikare... 22 Definition av vilande anställning... 22 Avslut av anställning... 23 Borttag av anställningspost... 24
Person 3(24) Personuppgifter Under detta val kan du registrera, ändra eller titta på personuppgifter. Fliken Grunduppgifter, innehåller namn och utbetalningsadress. Du kan söka efter en person, lägga upp en ny person eller ta bort en person. Blanka ut personnummer/namn och klicka på Sök för att få upp en sökbild. Kom ihåg att du alltid måste klicka på Spara då du gjort en ändring. Användarid Registreras av Nacka Partner när användarkonto skapats på nyanställd. Som person kan man endast finnas i kommunen en gång, för att inte göra rapportering i onödan gör du först en sökning för att se om personen tidigare varit anställd. Ange personnummer på personen som ska nyanställas. Klicka på Sök finns personen inte tidigare registrerad i kommunen får du nedanstående signal
För att registrera en ny person klicka på Ny-knappen. 4(24) Ange personnummer och klicka på Nästa. Fyll i fälten enligt nedanstående, klicka dig vidare på Nästa tills du är klar och avsluta med att klicka på Slutför. Fliken Adresser, här har du möjlighet att registrera eller söka efter adress och anhörig adress. Fliken Utbildning Kompetens, funktionen tas i bruk senare. Fliken Pension, administreras av systemförvaltningen, värdena sätt per automatik. Fliken Person Företag, här finns företagsanknutna uppgifter t ex telefon, rumsnummer, fax, mobil och e-post adress. Ange det datum som är personens första anställningsdatum hos kommunen i rutan Anställd hos arbetsgivaren, kan t ex användas för att ta fram de som ska få 25-års gåva.
5(24) Person Barn. Här anges person/födelsenummer på den anställdes barn, registreras av den anställde själv. Denna uppgift används sedan vid registrering av föräldraledigheter. Vet man inte barnets födelsedatum, om t ex ledigheten påbörjas innan barnet är fött, går det bra att skriva ledighetens första dag som datum och senare ändra till rätt personnummer via knappen korrigera. Vill du direkt fortsätta att registrera uppgifter ang anställningen klickar du på länk, då startar guiden för anställningen upp. Vill du tillbaka till huvudmeny tryck Avbryt, Personen som du registrerade tidigare är sparad. Personack Här kan du titta på personens ackumulerade uppgifter. Månadsackumulatorer: t ex kontant bruttolön och preliminär skatt totalt. Årsackumulatorer: t ex bilkilometer och skattepliktig ersättning. Ackumulatorerna uppdateras efter verkställd lön.
6(24) Anteckningar Här visas eventuella anteckningar som finns på personen och det går även att lägga in en ny anteckning. För att läsa en befintlig anteckning i sin helhet, klickar du på raden med den anteckning du vill läsa.
Anställning 7(24) Grunduppgifter Består av 6 flikar. Grunduppgifter, Arbetstid-Lön, Pensionsuppgifter, Utvärderingsuppgifter, Försäkringsuppgifter och Verksamhetsbegrepp. I alla bilder kan du klicka på Översikt och få fram en matrikel över personens anställningar. Innehåll/utseende på matrikeln bestämmer du själv genom att ange i inställningarna vad du vill ska synas. Du kan med fördel välja alla fält eftersom de får plats på de flesta skärmar. Grunduppgifter här ser du alternativt kan ändra/lägga in uppgifter gällande anställningen, organisation, rekrytering/avslut och övriga uppgifter (ej rätt till övertid, km ersättning högre osv). När du angivit aktuella uppgifter och klickar på Spara sker en kontroll av att obligatoriska uppgifter är angivna. Lämnas obligatoriska fält tomma kommer en felsignal att visas, även lokala kontroller kan läggas in i systemet.
8(24)
9(24) Arbetstid-lön - Här ser du information angående sysselsättningsgrad och faktorer samt vilken månadslön/timlön den anställde har plus ev. lönetillägg. Månadsbeloppet anges med heltidslön. Den verkliga lönen samt timlönen räknas då ut maskinellt.
Timavlönad 10(24)
11(24) I Löneuppgifter tim rapporterar du timlönen som gäller för personen och datum i Löneplacerad. Fliken Pension, administreras av systemförvaltningen, värden sätt per automatik. Utvärderingsuppgifter Under utvärdering 1 anges om den anställde berörs av någon annan integration, här ska samtliga Medvindare registreras. Samt att alla som inte är lärare ska ha utvärderingsuppgift ej lärare.
12(24) Här registrerar du, ändrar eller tittar på uppgifter om anställningens Utvärderingsuppgifter. Semester Här visas personens semesteruppgifter, betalda semester dagar och sparade semesterdagar. Du kan se hur många semesterdagar personen har tagit ut och även hur många kvarstående dagar han/hon har. Värdet som visas är värdet efter senaste verkställda lön. Semestern beräknas från anställningens from-datum vid nyanmälan. Observera! I fältet Semester beräknad tom sätts datum maskinellt utifrån det datum som gäller för semestergruppens semesterår. Om val gjorts att semester ska beräknas efter anställningens tom-datum visas detta datum. Observera! Det finns ingen maskinell funktion där betald semester övergår till obetald semester. Frånvarodagar Ej semestergrundande/semestergrundande
13(24) Här hämtas de dagar som rapporterats i frånvaron. Klickar du på Simulera får du en uppgift på hur många dagar som ej är semestergrundande respektive semestergrundande. Övr sem ackar Övriga semester ackar visar en bild över vad som finns i ackumulatorerna när det gäller semester. Så många år tillbaka som semesteromställningen är gjord i systemet så länge kan du få fram semesterinformation per år tillbaka i tiden. Arbetsgivarintyg
14(24) Här kan du skapa arbetsgivarintyg. Du väljer vilken period intyget skall skapas för och väljer Arbetsgivarintyg eller Komplettering under Typ av intyg. Hanteras av NPA Personal. Anställningsackumulatorer Här kan du se anställningsanknutna ackumulatorer. Den vänstra kolumnen visar månadsackumulatorer. Den högra sidan visar årsackumulatorer.
15(24) Konto Konto/proc Här kan du se/koppla ett ansvar till en anställning. Om ansvar finns angivet i organisationsträdet kan det hämtas via Sök. Kodsträng för vald org visas under Huvudkonto/Procentfördelning. För att lägga till ytterligare ansvar kan du klicka på Ny fördelning och på så sätt få en ny registreringsrad. Fördelning Klicka på Ny fördelning, ange ansvar och Procent. Klicka på Spara. Kontroll görs maskinellt att den sammanlagda procentsatsen är 100.
Nyregistrering av månadsavlönad 16(24) Vid nyanmälan av en månadsanställning klicka på Ny post och ange: Anställningsnummer (Numret består av 5 siffror, de 2 första siffrorna är samma som de 2 första siffrorna i ansvaret, tex 51xxx. De 3 sista siffrorna anger löpnumret för anställningen, tex xx001. Detta ger anställningsnummer 51001). Anställningsnumret i P är inte unikt. From Malltyp för anställning Typ av lön Anställningsstyrande uppgift Klicka på Nästa När du gör en markering i fälten malltyp för anställning och anställningsstyrande uppgift får du automatiskt med dig uppgifter om beräkningsgrupp, anställningsgrupp och semestergrupp. Fyll i övriga fält utifrån avtal och anställningsavtal och klicka vidare på Nästa. Fältet Bev tom fylls i om det är en tidsbegränsad anställning. Lämnas obligatoriska fält tomma kommer automatiskt en felsignal att visas.
17(24)
18(24) I och med att du valde Organisation på föregående bild så kommer det att ligga ett förslag på ansvar. Vill du ha ett annat ansvar eller att det är blankt, Klicka på Välj org och sök fram de organisatoriska uppgifterna som gäller för personens anställning. Klicka sedan på Nästa Ange Arbetstidsvillkor, om du inte sätter något i Sem faktor och Kal faktor sätts maskinellt 1.00 och 1.40. Ange månadsbelopp under Löneuppgifter, heltidslön. Vid ändring av arbetstiden förändras månadsbeloppet verklig lön, maskinellt proportionerligt till arbetstidens förändring. Löneplacerad Datum och Sign anger när senaste förändring av lön var, läggs in manuellt eller importeras från Personec förhandling. Datum är obligatoriskt fält eftersom informationen används till novemberstatistiken. Klicka på Nästa Pensionsavtal och pensionsavgifter sätts maskinellt.
19(24) Uppgifter ska även fyllas i om Medvindskoppling detta gör du senare via menyn Grunduppgifter och Utvärderingsfliken. Nyregistrering av PAN timavlönad Vid nyanmälan av en PAN timavlönad klicka på Ny post och ange: Anställningsnummer From Malltyp för anställning Typ av lön (timlön) Anställningsstyrande uppgift
20(24) När du gör en markering i fälten malltyp för anställning och anställningsstyrande uppgift får du automatiskt med dig uppgifter om beräkningsgrupp, anställningsgrupp och semestergrupp. Fyll i övriga fält utifrån avtal och anställningsavtal och klicka vidare på Nästa. Fältet Bev tom fylls i om det är en tidsbegränsad anställning. Lämnas obligatoriska fält tomma kommer automatiskt en felsignal att visas. Anhörigvårdare PAN befattningskod 3554 Personlig Assistent PAN befattningskod 3556 Klicka dig framåt med hjälp av Nästa och fyll i övriga uppgifter enligt anställningsavtalet.
21(24) Ange heltidsmåttet som gäller för timanställningen, (heltidsmåttet styr vilken ersättning som utbetalas vid eventuell övertid). Ange Lönetyp (timlön), aktuell timlön och datum i Löneplacerad. OB-ersättning utvärderas och salderas i Medvind. Nyregistrering av timavlönad Vid nyanmälan av en timavlönad klicka på Ny post och ange: Anställningsnummer From Malltyp för anställning Typ av lön (timlön) Anställningsstyrande uppgift Klicka dig framåt med hjälp av Nästa och fyll i övriga uppgifter enligt anställningsavtalet. Ange heltidsmåttet som gäller för timanställningen, (heltidsmåttet styr vilken ersättning som utbetalas vid eventuell övertid). Ange Lönetyp (timlön), aktuell timlön och datum i Löneplacerad.
22(24) Nyregistrering av vikare Det är Bevakningsfältet som styr antalet betalda semesterdagar som redovisas Fältet Bev tom kan du också använda för att söka fram Bevakningslistor på just anställningar som upphör Definition av vilande anställning En vilande anställning är en tillsvidareanställning som inte är aktiv, dvs. det går inte ut någon lön Vilande anställning används när en tillsvidareanställd person tillfälligt arbetar på en annan anställning inom kommunen och båda tjänsterna har samma semestergrupp (vilande används istället för tjänstledighet och bara vid 100 % tjänstledighet).
23(24) I de fall tjänsterna inte har samma semestergrupp används inte vilande anställning utan man gör ett tjänstledighetsavdrag på grundanställningen och en nyregistrering på vikariatet Avslut av anställning Innan du gör ett avslut av anställningen bör du kontrollera så att inte någon Frånvaro Stående transaktion i Tillägg/Avdrag finns som har ett senare datum än avslutningsdatumet. Du måste antingen ändra tomdatum eller ta bort posten beroende på vad som ska gälla. Markera aktuell anställning under Anställning/Grunduppgift Klicka på Avsluta Ange avgångsdatum Ange avgångsväg och avgångsorsak Markera vad du vill göra med innestående semester, ferie/uppehåll och okompenserad övertid Klicka på Spara Du kan ånga ett avslut du gjort genom att klicka på knappen Avsluta igen, du får då upp en knapp. Klicka på den, svara OK på frågan som kommer
24(24) Borttag av anställningspost För Borttag av anställningsbryt och Borttag av hel anställning: Kontakta Nacka Partner Personal