Arkiveringsrekmmendatiner Del 3: Bakgrund fi2 förvaltningsinfrmatin infrmatinsleveranser Prjektet Arkiveringsrekmmendatiner syftar till att ge en genmlysning av knsekvenser för dagens vägval vid beslut för lagring av de digitala infrmatinsmängder sm skapar infrmatinsbygget. Val av exempelvis arkiveringsfrmat är alltid fastighetsföretagets, men prjektet skall leverera kunskap m alternativ ch knsekvenser i ett perspektiv på krt respektive lång sikt. Prjektet redvisas i Del 1: Prjektdefinitin, Del 2: Begrepp, Del 3: Bakgrund, Del 4: Kartläggning, Del 5: Rapprt med rekmmendatiner fi2 förvaltningsinfrmatin www.fi2.se e-pst inf@fi2.se Sida 1
Innehållsförteckning Prjektet... 3 1 Arkivhantering... 4 1.1 Infrmatinskedjan... 5 1.2 Sök- ch spårbarhet... 6 1.3 Publicering... 7 1.4 Vidareanvändning... 8 1.5 Datakmmunikatin system... 9 1.6 Samrdning... 9 1.7 Intelligent infrmatin... 10 1.8 Kvalitetssäkring... 11 1.9 Arkivering... 11 1.10 Säkerhet ch backup... 11 1.11 Gallringsplan... 12 2 Infrmatinsmängder... 14 2.1 Dkument... 14 2.2 Mdeller... 15 2.3 Objektinfrmatin... 18 3 Kravställande... 20 3.1 Tillämpningsanvisning... 20 3.2 CAD-manual... 20 3.3 BIM-manual... 20 3.4 Infrmatinsleveranser till förvaltning... 21 4 Tekniken... 22 4.1 Filfrmat... 22 4.2 CAD-tekniken, hur ser verkligheten ut?... 24 4.3 Versiner ch frmat... 27 4.4 Systemskifte... 27 4.5 IFC... 28 4.6 Datakmmunikatin frmat... 28 5 Förändringar i förvaltningsskedet... 31 5.1 Förändringar i den byggda miljön... 31 5.2 Förändringar i den digitala miljön... 31 6 Förvaltningens behv av infrmatin... 32 fi2 förvaltningsinfrmatin www.fi2.se e-pst inf@fi2.se Sida 2
Prjektet Prjektet Arkiveringsrekmmendatiner syftar till att ge en genmlysning av knsekvenser för dagens vägval vid beslut för lagring av de digitala infrmatinsmängder sm skapar infrmatinsbygget. Val av exempelvis arkiveringsfrmat är alltid fastighetsföretagets, men prjektet skall leverera kunskap m alternativ ch knsekvenser i ett perspektiv på krt respektive lång sikt. Prjektet delas in i tre delar, Begrepp ch definitiner, bakgrund, kartläggning samt rapprt. Nedan följer kartläggning av behv sm fastighetsbranschen har vid arkivering av digital infrmatin över tiden samt vilka prblem sm behöver lösas. Rapprtdelen ska sedan lämna rekmmendatiner till lösningar. Lagar ch förrdningar skapar medelbara behv för förvaltningen ch arkivhantering. Det ligger även ett strt värde i att ha en gd arkivering med tanke på den affärsnytta det ger att ha kntrll över förvaltningsinfrmatinen. Sm underlag för de rekmmendatiner sm ges i rapprtdelen, utförs en intervju bland ti stra förvaltare. Syftet med undersökningen är att kartlägga behv ch skapa en uppfattning m hur situatinen ser ut idag. Rapprten tar sedan avstamp från svaren på frågrna ch belyser lika prblem inm mrådet. Målet är att ge rekmmendatiner inm de mråden där det är relevant ch detta görs i dkumentet Arkiveringsrekmmendatiner Rapprt. Författare Jan-Mikael Kristianssn Infrmatinsbyggarna AB Arbetsgrupp Per Erlandssn, prjektledare B Jhanssn Henrik Sjöberg Rbert Priller Leif Gustafssn Jan-Anders Jönssn Väin Tarandi Anders Mberg Reginservice Skåne Föreningen för förvaltningsinfrmatin Landstingsfastigheter Sörmland Graphisft Vasakrnan Åkej AB KTH CAD-Q fi2 förvaltningsinfrmatin www.fi2.se e-pst inf@fi2.se Sida 3
1 Arkivhantering Arkivering under förvaltning ch användning, Bygghandlingar 90 del 8 1 De dkument ch andra infrmatinsmängder sm prduceras under förvaltningsskedet bör kntinuerligt bli föremål för arkivering. Syftet är även här att garantera åtkmst under längre tid, ch det kan även vara att behålla histrisk infrmatin i frm av äldre versiner. Man måste ta ställning till vilken infrmatin sm behöver bevaras. En arkiveringsplan ska avhandla: Gallringstid ch åtgärder. Hur länge beräknas infrmatinen vara i aktiv användning ch vad ska man sedan göra med den arkivera eller radera? Ska lika versiner av ett dkument arkiveras, eller enbart den senaste gällande? Ansvar. Ska arkivering utföras centralt eller ska det överlåtas åt varje medarbetare? Vilket systemstöd behövs i så fall för hanteringen? Lagringsmedia. Hur lättillgängligt ska materialet vara? Lätt åtkmligt material kan arkiveras på hårddisk för direkt åtkmst, medan annat med fördel lagras på billigare, lösa media sm cd, dvd eller band. Vilken beständighet krävs? Magnetmedia kan vid rätt förvaring bevara data i cirka 5 år, medan ptiska media har betydligt längre hållbarhet sm dck kan variera berende på leverantör. Typiska tider är mellan 10 ch 50 år. Söksystem. Inm en rganisatin kan det vara lättare att upprätthålla en enhetlig tillämpning av metadata än i prjekt. Därför bör man särskilt studera detta, ch i möjligaste mån ckså autmatisera metadatafångsten (t ex genm att extrahera ur sidhuvuden eller namnrutr). Filfrmat. Vilka rutiner behövs för uppdatering av arkiverad infrmatin? Byte av prgramvara eller nya prgramversiner innebär fta nytt filfrmat, ch befintligt material behöver bevakas för att när så krävs knverteras för frtsatt åtkmst. Behörighet. Känslig infrmatin måste skyddas mt behörig åtkmst, samtidigt sm tillgängligheten ska garanteras för behöriga persner. Eftersm rganisatinen förändras över tiden behöver behörigheter bygga på rller, inte persner. Spårbarhet. Vilka krav utifrån eller inm rganisatinen har man på att kunna spåra infrmatinens ursprung, relaterad infrmatin eller ansvar för infrmatin? Stöd för sådana krav måste finnas i arkivsystemet ch i rutiner vid arkivering. 1 Bygghandlingar 90 del 8 fi2 förvaltningsinfrmatin www.fi2.se e-pst inf@fi2.se Sida 4
1.1 Infrmatinskedjan Från ett arkiveringsperspektiv är infrmatinen central. Den skapas ch levereras till förvaltningen enligt kravställande dkument ch leveransspecifikatiner. I förvaltningen ska infrmatinen användas på många lika sätt. Nedanstående bild visar de övergripande behv sm påverkar arkiveringen på ett eller annat sätt. Krav på publiceringsfrmat Publiceras Beslutsunderlag Infrmatin skapas enligt krav Krav på editeringsfrmat Vidareanvänds Infrmatin revideras Aktualiseras Infrmatin checkas ut Krav på arkiveringsfrmat Arkiveras Bild 1.1 Infrmatinskedjan från ett arkiveringsperspektiv. Krav på publiceringsfrmat för lika behv blir en viktig del för att infrmatinen ska kunna kmmuniceras behindrat. Infrmatin sm publiceras kan vara lika typer av dkument sm manuellt eller autmatiskt publiceras från ett system till ett annat. Ett exempel är publicering till webbsidr eller intranät där infrmatin behöver uppdateras kntinuerligt. Då infrmatinen ska editeras behöver frmatet andra egenskaper sm möjliggör detta utan att infrmatin går förlrad. I vissa fall måste dck viss infrmatinsförlust accepteras då det inte går att säkerställa förmågan att kunna editera över en längre tid. Infrmatinskedjan riskerar att brytas främst på grund av bristande rutiner ch felaktiga filfrmat. fi2 förvaltningsinfrmatin www.fi2.se e-pst inf@fi2.se Sida 5
Med arkivhantering menas här den hantering sm ska säkerställa att digital infrmatin lagras på ett sådant sätt att den kan användas i framtiden. Generellt finns några tänkbara behv sm behöver fungera över tid. Dessa behv är att ha förmåga att: Söka ch spåra infrmatin Publicera Vidareanvända Kmmunicera, t ex med mellan datasystem Samrdna Hantera intelligent infrmatin Lita på Arkivera Behven varierar i mfattning berende på rganisatin. Det är tänkbart att det finns fler typer av behv, men vanstående behandlas i detta dkument. Gallring av dkument ch gallringsfrist är ämnen sm ckså behöver behandlas i samband med arkivering. 1.2 Sök- ch spårbarhet För att kunna hitta infrmatin innebär det att den måste vara sökbar. Traditinellt användes pärmar ch analga fil- ch ritningsarkiv sm krävde sina rutiner för att användaren skulle kunna hitta det sm söktes. Idag lagras huvuddelen av infrmatinen digitalt på lika sätt ch detta medför helt andra prcesser. Hur infrmatinen lagras har str betydelse. Om infrmatinen lagras på t ex CD eller liknande media på bestämd plats, blir det naturligtvis svårt för andra att tillgdgöra sig den. Om infrmatinen registreras med metadata, lagras i en databas ch görs sökbar genm indexering, blir möjligheten att hitta det sm söks mycket större. Att kunna spåra var infrmatinen skapades för att till exempel hitta ansvar för infrmatinen kan ckså vara viktigt. Förutm behvet att hitta de fysiska filerna på en lagringsplats, behöver även infrmatin inuti datafiler vara sökbara. Det kan handla m egenskaper sm är knutna till bjekt på ett eller annat sätt. Ett exempel kan vara att förvaltaren vid arbete med miljödkumentatin, behöver veta vilka material lika byggdelar i en byggnad består av. Vid arkivering behöver bestämmas vilken metadata sm ska registreras samt vilken lagringsmedia sm är lämplig. Bild 1.2 - Förutsättningar för gd sökbarhet illustreras. fi2 förvaltningsinfrmatin www.fi2.se e-pst inf@fi2.se Sida 6
1.3 Publicering Att publicera innebär att infrmatinen behöver kunna distribueras ut till ch utanför rganisatinen samt att den görs tillgänglig för de sm har behv av den. Det kan handla m allt ifrån publicering av lägenhetsritningar på Internet till enkla e-pst utskick. Bild 1.3 Publicering via lika medier. Att kunna läsa ch visa det sm publiceras är inte alltid självklart. För att kunna göra detta krävs särskilda prgramvarr till respektive filtyp. Alla i en rganisatin kan av kunskaps- ch kstnadsmässiga skäl, inte ha prgramvarr till alla datafrmat. Bild 1.4 Dkumentvisare Publiceringen kräver rätt filfrmat ch att mttagarna kan använda infrmatinen för att till exempel läsa på skärm ch skriva ut. fi2 förvaltningsinfrmatin www.fi2.se e-pst inf@fi2.se Sida 7
1.4 Vidareanvändning Vid starten av ett byggprjekt ställer beställaren eller förvaltaren krav på infrmatinen. Vid skapandet editeras textdkument ch mdeller med lika prgramvarr. Att kunna senare kunna vidareanvända denna digitala infrmatin är en central fråga för arkiveringen. Det innebär främst att nödiga mtag kan undvikas. Ett exempel kan vara när en mbyggnad ska prjekteras ch befintliga ritningar går att använda, dvs vidareprjektering ch/eller revidering av befintlig infrmatin är möjlig. Detta minskar kstnader för prjektet ch rganisatinen kan mer effektivt genmföra lika förändringar. Bilden nedan visar ett vanligt behv av vidareanvändning, att kunna revidera vektrbaserat underlag. I detta fall är det en dörr vars insättning i väggen ska anpassas efter ett visst mått. Bild 1.5 Revidering för insättning av dörr. Tillgången till det redigerbara frmatet ger i detta fall en str tidsvinst jämfört med att rita m all grafik. Finns inte det redigerbara frmatet så är mritning är det enda alternativet för vidareanvändning vid prjektering med mderna verktyg. Har då riginalinfrmatinen arkiverats på rätt sätt medför det alltså även reducerade kstnader. En annan viktig fråga är att datafrmat ch versiner av prgramvarr inte får bli ett prblem då infrmatinen ska vidareanvändas. Även m grafiken är en viktig del för att beskriva den byggda miljön, så finns det även infrmatin sm inte är grafik. Oavsett vilket behöver infrmatinen förpackas på rätt sätt för vidareanvändning. fi2 förvaltningsinfrmatin www.fi2.se e-pst inf@fi2.se Sida 8
1.5 Datakmmunikatin system I detta avsnitt beskrivs behvet av att kunna kmmunicera infrmatin. Det är inte samma sak sm att kmmunicera infrmatinsmängder, där fysiska filer kmmuniceras genm distributin, mttagning ch läsning. Kmmunikatin mellan lika datasystem är i många rganisatiner mfattande. Att hämta data från ett system för att sedan nyttja i ett annat, sker ibland utan att vi egentligen tänker på det. Databaser tillhandahåller infrmatin ch användaren kanske väljer att använda den på webben eller i någn annan applikatin. Exempel på sådan kmmunikatin kan vara tidrapprtering till eknmisystem eller ärendehantering för prjekt eller supprtärenden. Kmmunikatinen behöver även fungera när arkiverad infrmatin ska vidareanvändas. Bilden nedan visar ett exempel på datakmmunikatin mellan arkiv, system 1 ch system 2 vid ett tänkt scenari för vidareprjektering. Infrmatin exprteras ur arkivet i frm av fi2xml. System 1 imprterar infrmatinen samt tillför grafik. System 2 imprterar ch vidareanvänder infrmatinen i prjekteringen ch exprterar sedan tillbaka till arkivet. Bild 1.6 Ett exempel på datakmmunikatin. Några prblem vid datakmmunikatin är bristen på standardiserade ch neutrala frmat för överföring av infrmatin, eller brister i kmmunicerande system. 1.6 Samrdning Med ökad kntrll över infrmatinen ökar även behvet av att samrdna aktiviteter kring arkiveringen. Tydliga rutiner behöver införas ch ansvarsmråden delas ut. Istället för att enskilda medarbetare uppfinner sina egna metder för att arbeta med infrmatinen, är det mer ratinellt med en gemensam strategi. Rutinerna ch samrdningen kring arkiveringen är det mest grundläggande ch en abslut förutsättning för gd arkivering. Förutm brist på fungerande rutiner kan brist på kmpetens ch insikt i ämnet vara anledningar till att gd samrdning är svår att uppnå. fi2 förvaltningsinfrmatin www.fi2.se e-pst inf@fi2.se Sida 9
1.7 Intelligent infrmatin Med intelligent infrmatin avses här exempelvis parameterstyrda bjekt sm innehåller fastighetsinfrmatin eller infrmatin m t ex byggdelar i en mdell. För att kunna tillgdgöras sig nyttan med tekniken, behöver rganisatinen skaffa sig kunskap inm mrådet. Antingen genm att internt ha resurser eller att införskaffa kmpetensen utifrån. Nedan ett exempel från en BIM-mdell sm visar några egenskaper hs ett fönster. Bild 1.7 Ett exempel på intelligent infrmatin i en BIM-mdell. Det går förstås att i princip fylla mdellerna ch bjekten inuti, med hur mycket infrmatin sm helst. Det är dck endast en begränsad del sm verkligen kmmer till nytta för förvaltningen. Grundläggande beslut är att bestämma vilken intelligent infrmatin sm ska lagras ch hur den ska lagras. Kmpetensen att hantera BIM-relaterade system behöver finnas inm rganisatinen. fi2 förvaltningsinfrmatin www.fi2.se e-pst inf@fi2.se Sida 10
1.8 Kvalitetssäkring Att kunna lita på infrmatinen sm är arkiverad är naturligtvis viktigt. Det kan låta självklart, men prblem med överlagring av redundant ch felaktig infrmatin är en risk. Det är lätt att så att säga ta det säkra före det säkra ch lagra allt. Risken finns då att exempelvis versiner av dkument förväxlas ch dkument sm från början var avsedda sm kpir misstas sm riginal. Bild 1.8 Kvalitetssäkring Även m överflödig infrmatin kan hanteras i arkivet, finns risken att den över tiden blir helt felaktig ch pålitlig. 1.9 Arkivering De van nämnda behven ska alltså fungera vid lagring. Det ständigt växande infrmatinsflödet, ställer långt högre krav än den traditinella arkiveringen ch en sammanställning av rutiner för arkivering kan aldrig bli kmplett. Denna rapprt tar avstamp från dagens teknik ch ger rekmmendatiner för hur fastighetsbranschens behv ska tillgdses. Det finns några huvudalternativ för arbete kring digital arkivering. Ett är att i datrmiljö försöka återskapa ch emulera den tekniska miljö sm infrmatinsmängderna tidigare användes i. Det är dck mycket svårt rent praktiskt. Alla rekmmendatiner i denna rapprt kmmer att tillhöra det andra alternativet sm innebär systematisk migrering. I strt sett innebär det att infrmatinen knverteras med jämna mellanrum till de frmat sm är aktuella för tiden. Ett exempel kan vara infrmatinsmängden BIM-mdeller sm genm särskilda rutiner uppdateras kntinuerligt för att viktig infrmatin inte ska gå förlrad. Det främsta prblemet med systematisk migrering är att den är relativt resurskrävande. Svårigheten att ha en bra översikt på datafrmat ch prgramversiner är ckså en aspekt. 1.10 Säkerhet ch backup Säkerhetsbackup ch virusskydd är en grundförutsättning för all lagring. Varje rganisatin ansvarar själva för att de interna säkerhetskraven efterlevs. Detta dkument handlar m arkivering ch frågr sm rör detta ch då faller rutiner för säkerhet ch backup lite utanför ämnet. Därför kmmer det inte att behandlas ytterligare. fi2 förvaltningsinfrmatin www.fi2.se e-pst inf@fi2.se Sida 11
1.11 Gallringsplan För arkivet behöver en gallringsplan upprättas. Det är en aktivitet sm föregås av att man dessförinnan har gjrt en bedömning av handlingarnas infrmatinsvärde på lång sikt ch dkumenterat detta. Syftet med gallring är att se till att infrmatinen sm lagras är aktuell ch relevant. Förutm riksarkivet är även kmmuner ch landsting arkivmyndigheter ch har sina egna gallringsplaner för handlingar. Även privata rganisatiner har behv av gallringsplan för att inte riskera redundant eller felaktig infrmatin i arkivet. I ch med den ökade mängden digitala handlingar ch dkument behöver rutinerna utökas till att innefatta även dessa. Offentliga rganisatiner ch myndigheter har en utökad skyldighet att bevara handlingar jämfört med till exempel privata blag. Enligt arkivlagen (ArkL 3 ) ska exempelvis kmmuner bevara handlingar för att tillgdse: Rätten att ta del av allmänna handlingar Behvet av infrmatin för juridiska frågr ch för förvaltningen Frskningens behv Egentligen syftar begreppet gallring endast på allmänna handlingar. Om en handling inte är en allmän handling, används begreppet rensning. I detta dkument behandlas visserligen mycket infrmatin sm inte är allmänna handlingar ch i digitalt frmat, men begreppet gallring har en tydlig innebörd ch känns igen av branschen. Det behöver göras lika rutiner för digital ch analg gallring. Juridiska handlingar är fta endast giltiga sm riginal även m elektrnisk signering visserligen förekmmer. Det är dck lika allvarligt att gallra en digital allmän handling utan stöd av gallringsbeslut sm m samma sak skulle ske med riginalet. Histrisk infrmatin Infrmatin har lika bäst före datum ch en viss halveringstid. Sönderfallet varierar med vilken typ av infrmatin det handlar m. En verksamhetsberättelse ska t ex lagras så länge verksamheten finns medan ett besiktningsprtkll har en annan livslängd. Här handlar det m fastighetsinfrmatin ur ett generellt perspektiv ch en rimlig nivå för arkiveringen behöver bestämmas. Gallringsfrist Den ökade digitala infrmatinsmängden kan i många fall öka behvet av gallring ch även öka frekvensen. Det skapas idag mer infrmatin sm har liten ch krtsiktig betydelse för verksamheten än när infrmatinen var analg. Ett exempel kan vara dkument sm skapas för att ge infrmatin genm Internet eller intranät. Denna typ av dkument kan exempelvis ha en gallringsfrist på ett eller ett par år medan miljödkumentatin kan ha en frist på 10 år. En arkivmyndighet har ett krav att arkivera fastighetsinfrmatinen så länge sm rganisatinen existerar. Övriga rganisatiner bestämmer gallringsfrist för lika typer av handlingar utefter de behv sm finns. Nedan ges några exempel. fi2 förvaltningsinfrmatin www.fi2.se e-pst inf@fi2.se Sida 12
Dkument Besiktningsprtkll Ritningar Miljöplan Mötesdkument Drift- ch underhållsanvisning Exempel på gallringsfrist Enligt besiktningsintervall, t ex 2 år Så länge byggnaden ägs av rganisatinen 10 år 1 år Så länge byggnaden ägs av rganisatinen Svårigheten ligger i att bestämma hur lång tid lika typer av infrmatin ska sparas. Gallring innebär att infrmatin förstörs ch därför bör följande beaktas sm ett minimum. Hur juridiska aspekter påverkas Allmänhetens rätt till insyn (för ffentliga rganisatiner) Framtida frskning Infrmatinens vikt för den egna rganisatinen Gallring genmförs i följande rdning: 1. En bedömning görs av lika handlingars infrmatinsvärde på lång sikt ch detta dkumenteras. 2. Utifrån vanstående resultat upprättas en gallringsplan dels för analg infrmatin ch dels för digital infrmatin. 3. Beslut m gallring tas. Detta ska ske i samråd mellan ansvariga för arkiveringen inm rganisatinen. Enskild tjänsteman får inte besluta m gallring. 4. Verkställande av gallring. I gallringsplanen anges vilken frekvens sm gäller för gallring. En rekmmendatin är att gallring genmförs i början av året eftersm många gallringsfrister då löper ut. 5. Ett gallringsprtkll upprättas ch undertecknas av ansvarig. 6. De dkument sm inte är handlingar, t ex arbetsdkument eller tillfälliga dkument, bör rensas med jämna mellanrum. Detta kan gälla minnesanteckningar, kpir, utkast eller annan infrmatin sm av en eller annan anledning spelat ut sin rll. fi2 förvaltningsinfrmatin www.fi2.se e-pst inf@fi2.se Sida 13
2 Infrmatinsmängder Nedan följer en redvisning utav lika infrmatinsmängder sm är aktuella i förvaltningen. Sm underlag för att kartlägga vilken infrmatin sm är viktig att säkerställa över tiden, genmförs enkätintervjuer med ti fastighetsförvaltare. Dessa redvisas i bilaga 2. En grundläggande fråga är infrmatinsmängdernas förmåga att kunna kmmuniceras över tiden. 2.1 Dkument Med dkument avses här digitala textdkument, ritningar, scheman, prtkll, mail etc. De är indelade i dkumenttyper sm t ex administrativa, tekniska, juridiska ch eknmiska dkument. Dkument i traditinell mening sm är klassade efter innehåll ch är versinshanterade. Se en striktare definitin i bilaga 1 Begrepp ch definitiner. I juridisk mening är det numera fastställt att magnetband, CD eller liknande inspelningsbar media ckså skall räknas sm dkument. 2 Eftersm rutiner kring arkivering påverkas av hur filfrmaten är uppbyggda ch för vilket syfte, indelas dkumenten här i lika kategrier. 2.1.1 Textdkument Textdkument är en typ av dkument sm läses, frmateras ch editeras av rdbehandlare. Exempel på denna kategri av dkument kan vara mötesdkument, meddelanden, planeringsdkument eller beskrivningar. I teknisk mening består så kallade textfiler enbart av text ch har då vanligast filändelsen.txt. Här breddas definitinen så att textdkument även kan innehålla bilder eftersm de flesta prgram för textdkument även hanterar detta inuti frmaten. 2.1.2 Vektrgrafik Är en kategri av dkument sm består av grafik med gemetriska entiteter, såsm punkter, linjer, cirklar ch dylikt. Dessa är av mer teknisk karaktär ch kräver mer kmplicerad prgramvara för editering ch visning. Utvecklingen går frt ch versiner ch frmat är mycket föränderliga ch det medför vissa prblem vid hanteringen. Det är därför en viktig del av rutinerna för arkivhanteringen att ha kunskap m prgramvarr ch frmat sm relaterar till vektrgrafik. Exempel på dkument med vektrgrafik är ritningsdefinitinsfiler, elscheman, mätresultat ch mdeller. Även m mdeller rent definitinsmässigt kan kallas dkument, så behandlas de separat nedan på grund av deras särskilda egenskaper. 2.1.3 Bild ch raster Kan innefatta ftgrafi, handritad bild, ftmntage, datrgenererad bild, film, VR-presentatin eller bildspel. Bilder ch rasterfiler går liksm vektrgrafik igenm en snabb utveckling. Frmat för t ex filmer uppdateras fta ch det krävs särskilda så kallade kdek för att extrahera kmprimerad videdata. 2 http://sv.wikipedia.rg/wiki/dkument fi2 förvaltningsinfrmatin www.fi2.se e-pst inf@fi2.se Sida 14
2.1.4 Funktin Nedan finns en matris sm visar relevansen av lika funktiner för respektive dkumenttyp. Funktin/Kategri Textdkument Vektr frmat Bild/Raster Förmåga att söka x x x Förmåga att visa x x x Förmåga att vidareanvända x x x Förmåga att editera x x - Förmåga att kmmunicera x x x Förmåga att samrdna x x x Förmåga att hantera intelligent infrmatin - x - 2.2 Mdeller Generellt används mdeller i byggbranschen för att gestalta en byggnad i lika skeden. De är en digital representatin av byggnadens verkliga egenskaper. Utifrån mdellerna skapas ritningar sm presenterar hela eller delar av byggnaden i en viss skala. Då det talas m analga mdeller avses här utskrifter till pappersfrmat från en digital mdell. En mdell behöver i egentlig mening inte bestå av grafik, men här avses digitala vektrbaserade byggnadsmdeller. Dessa kan vara av två typer, bjektrienterade, sm ftast är definierade i tre dimensiner, eller icke bjektrienterade mdeller sm ftast endast har två dimensiner. Objektrienterade mdeller innehåller vanligtvis en större mängd infrmatin i frm av egenskaper på t ex byggdelar, vilket gör lagring över tid mer kmplext. 2.2.1 Olika mdeller för lika syfte Mdeller kan även indelas i underkategrier berende på hur de används ch i vilket skede i byggprcessen. Designmdell, används fta i tidiga skeden ch för att kmmunicera grafiken mellan lika aktörer i byggprjekten. Prduktinsmdell, används under prjekteringen ch genm hela prduktinen av byggnaden. Förvaltningsmdell, används i förvaltning ch är fta en avskalad versin av prduktinsmdellen. Endast infrmatin sm är relevant för förvaltningen visas. 2.2.2 BIM-mdeller I mdern prjektering talas idag m så kallade BIM-mdeller. Det är ett övergripande begrepp för de mdeller sm används i en BIM relaterad prcess under en byggnads livscykel. Begreppet BIM är inte en viss datafiltyp eller infrmatin skapad med ett visst dataprgram. Det är ett kncept sm bygger på att en byggnads infrmatin ska kunna kmmuniceras ch användas i alla skeden, från prjektering till byggande ch vidare till förvaltningen. Det är en mycket lvande utveckling inm branschen sm de senaste ti åren har blivit allt vanligare. Se även kapitel 1.7 Intelligent infrmatin. fi2 förvaltningsinfrmatin www.fi2.se e-pst inf@fi2.se Sida 15
Principiellt sett kan BIM-mdeller vara icke bjektrienterade, men i praktiken är de i strt sett uteslutande skapade med parameterstyrda bjekt. BIM-teknlgin medför möjligheten att skapa ch lagra infrmatin inuti bjekt. Objekten kan vara byggdelar såsm väggar, dörrar ch fönster sm har justerbara parametrar för grafik eller andra egenskaper såsm exempelvis ljud- eller brandklass. Vilka egenskaper sm bjekten innehåller varierar berende på syftet med mdellerna ch var i byggnadens livscykel de befinner sig. En str fördel med bjektrienterade mdeller är m den infrmatin sm lagras är standardiserad. Då blir det enklare att kmmunicera bjektegenskaper mellan lika system. Ett exempel på en sådan standard för infrmatinsöverföring i förvaltningen är fi2xml. För att knkretisera nyttan med BIM-teknlgin ges några exempel nedan. Ett tydligt behv för förvaltningen är att ha kntrll över verksamhetens utrymmen. I BIMmdeller definieras lika typer av arer såsm NTA, BRA ch klassifikatiner sm LOA, BOA ch ÖVA. Objekten sm avgränsar utrymmen, väggar, dörrar, pelare etc möjliggör en autmatisk ch exakt redvisning. Vidare kan denna infrmatin med hjälp av fi2xml, kmmuniceras vidare t ex till ett dkument- eller fastighetssystem. Samgranskning ch kllisinskntrller är ett annat knkret exempel på när BIM-mdeller kmmer till sin fördel. Eftersm mdellerna vanligtvis har en tredje dimensin för grafiken, kan respektive prjektör se var byggnadsbjekt riskerar att kllidera. Genm att tidigt ch kntinuerligt under prjekteringen göra kllisinskntrller, minskas risken för önskade överraskningar under byggandet ch ger i förlängningen mindre kstnader för förvaltningen. Att arbeta med BIM behöver inte alls innebära att all infrmatin samlas i en enda mdell. Det kan tvärtm vara en fördel ch rent av nödvändigt att dela upp infrmatinen. Ett exempel kan vara en uppdelning av mdellen mellan lika discipliner sm arkitekt, knstruktin eller installatiner. Vidare behöver inte all infrmatin sparas i BIM-mdellerna. Det är i flera fall klkt att endast påföra en referens sm pekar på infrmatin utanför BIM-systemet. Det ger exempelvis stra fördelar då BIMmdellen inte behöver belastas med stra mängder infrmatin eller att uppdateringar kan ske enklare i system sm är avsedda för specifik infrmatin. Ett exempel kan vara infrmatin m material på byggdelar där en enkel kppling via GUID från byggdel till material underlättar. BIM-mdeller skapas i system där utveckling av nya funktiner leder till att versiner ch frmat byts en eller flera gånger per år. Efter bara några år kan alltså en mdell bli så inaktuell att versinen den skapades i inte längre finns att tillgå. Histriskt sett sker även ett systemskifte vart 10-15 år. Detta innebär i praktiken att mdellerna behöver knverteras till det nyare systemet för att kunna användas. Vid alla knverteringar sker en infrmatinsförlust ch det gäller att minimera denna. Den kanske mest tydliga infrmatinsförlusten sker för grafik, men även egenskaper inuti mdeller ch bjekt kan gå förlrade eller förvanskas. Särskilt känsliga är då bjektrienterade mdeller. Nedan en bild sm någt förenklat förklarar prblematiken. fi2 förvaltningsinfrmatin www.fi2.se e-pst inf@fi2.se Sida 16
Originalmdell Knverterad mdell Objektbaserad grafik Objektbaserad grafik Förvanskad bjektinfrmatin Icke bjektbaserad grafik Icke bjektbaserad grafik Bild 2.2 Illustratin vid knvertering av mdeller. Medan icke bjektbaserad grafik vanligtvis går att knvertera utan att grafiken förändras, ger en knvertering av bjektmdeller en viss infrmatinsförlust både grafiskt ch för bjektegenskaper. 2.2.3 Exprt ch imprt av mdeller Både bjekt ch bjektens egenskaper skapas i CAD-system ch det är även här sm editering måste ske. Lagring i ett frmat sm fungerar över tiden är därför särskilt viktigt. Att m ti år kunna återanvända mdellerna istället för att rita m allt, sparar naturligtvis både tid ch andra resurser. Se även kapitel 4 Tekniken. De stra CAD-sytemen har imprt- ch exprtfunktiner samt är certifierade inm IFC. Vid arkiveringstillfället exprteras mdellen till en IFC-fil ch lagras för framtida användning. Denna fil kan vid ett senare tillfälle imprteras till samma CAD-system eller till ett CAD-system från annan systemleverantör. 2.2.4 Hantering av 2D grafik Rent definitinsmässigt kan 2D-grafik bestå av intelligenta bjekt. Det vanligaste är dck att grafiken består av grundläggande vektrentiteter sm linjer, cirklar, bågar etc. Tillsammans kan de bilda mer kmplexa sammanhängande bjekt sm blck för namnrutr, blanketter, beteckningar, symbler ch måttsättning. Även m bjektmdellering med BIM- ch CAD-verktyg möjliggör att 2D-grafik kan styras genm lika visningslägen, förekmmer 2D-grafik alltjämt sm enskilda entiteter i mdellerna. Då IFC i dagsläget inte hanterar 2D-grafik, måste denna infrmatin i mdellerna hanteras på annat sätt. fi2 förvaltningsinfrmatin www.fi2.se e-pst inf@fi2.se Sida 17
2.3 Objektinfrmatin Sm nämns i stycket van innebär knvertering förlust av viss infrmatin. Därför bör minsta gemensamma nämnare bestämmas för bjektrienterade mdeller. Varje rganisatin behöver bestämma vilken infrmatin sm är viktig att kunna lagra över tiden. Ett sätt att angripa prblematiken är att definiera så kallade basmdeller. Dessa mdeller innehåller en lägsta nivå av infrmatin sm ska lagras. Exempel på bjekt i en byggnadsmdell för arkitekt är: Väggar Dörrar Fönster Glaspartier Bjälklag Grund Tak Innertak Pelare Balkar Trappr Hissar Utrymmen (arer) För förvaltningen är det naturligtvis viktigt att lagra bjekt från andra discipliner såsm Knstruktin, El, Vent ch VS. I många fall kan det vara viktigare att lagra infrmatin sm serviceintervaller för drift eller egenskaper för ventilatinssystem. Listan kan göras mycket lång ch i detta dkument ges därför exempel. Varje bjekt innehåller i sin tur en mängd lika parametrar ch egenskaper. Det kan vara allt ifrån brand ch ljudklasser till vilket srts lås sm tillhör en specifik dörr. Nedan följer ett exempel på vad en förvaltare kan behöva lagra för bjektet utrymme. Gemensamt GUID Område Byggnad Våningsplan Rums ID Rumsnamn/Benämning Beskrivning (kmmentarer) Användning Energideklaratin Area Klass Yta m² (Basarea) NTA BRA BTA Atemp BIA BOA LOA ÖVA fi2 förvaltningsinfrmatin www.fi2.se e-pst inf@fi2.se Sida 18
Funktin Städ Status Drift Kmmunikatin Persnal Verksamhet Städnivå Svårighetsgrad Glvbeläggning Frekvens Städmetd Nytt Befintligt Rives Rumsfunktin BSAB Kder Interna kder Övriga egenskaper Rumshöd Omkrets Uthyrning Status Datum Prblemen ur arkiveringssynpunkt är att kmma fram till vilka infrmatinsmängder sm ska sparas ch vilka frmat sm går att lita på över tiden. I de fall bjektinfrmatin finns behöver man klargöra vad sm ska sparas ch vara medveten m viss infrmatinsförlust berende på hur lagring sker. 2.3.1 Funktin Tabellen nedan visar relevansen av lika behv för bjektrienterade respektive icke bjektrienterade mdeller. Behv att Objektrienterad mdell Icke bjektrienterad mdell Söka x x Visa x x Publicera x x Editera x x Kmmunicera, t ex med mellan datasystem x x Samrdna x x Hantera intelligent infrmatin x - fi2 förvaltningsinfrmatin www.fi2.se e-pst inf@fi2.se Sida 19
3 Kravställande För att skapa rdning ch reda i dkument, ritningar ch mdeller sm finns i förvaltningen, behöver rganisatinen ställa krav genm styrdkument. Lite mer generellt, de infrmatinsmängder sm levereras till förvaltningen, behöver följa vissa krav. Dessa krav ska fungera sm riktlinjer dels för de sm skapar ch levererar infrmatinen, men även för de sm ska ta emt ch använda den. Detta underlättar samrdning ch infrmatinsspridningen blir bättre. Nedan ges fyra exempel på styrdkument för kravställande. 3.1 Tillämpningsanvisning Tillämpningsanvisning är upprättad av Föreningen För Förvaltningsinfrmatin ch enligt Bygghandlingar 90 del 8. Anvisningarna har samma struktur ch kapitelindelning vilket ger tydliga rekmmendatiner. Syftet med denna anvisning är att ge riktlinjer för digitala leveranser till ch från förvaltning. Anvisningarna innehåller en allmän del sm är branschgemensam ch en del med bilagr sm kan anpassas för respektive rganisatin. Nedan visas en bild sm förklarar hur strukturen är uppbyggd. Svensk Standard Bygghandlingar 90, del 8 Bilagr 1-6 FFI Tillämpningsanvisningar Bild 3.1 Tillämpningsanvisningar 3.2 CAD-manual Begreppet CAD-manualer har använts under lång tid inm branschen. Dessa manualer ger anvisningar m alltifrån namngivning av CAD-filer, lagerstrukturer, strukturer inuti filer, linjebredder, linjefärger till hur ritningsarbetet ska gå till rent CAD-tekniskt. Det är vanligt att manualen även innefattar hantering av alla digitala dkument ch får ett vidare begrepp sm dkumenthanteringsmanual eller likvärdigt. 3.3 BIM-manual Allteftersm bjektmdeller blev allt vanligare ch begreppet BIM intrducerades, följde även sk BIM-manualer. Dessa tar förutm CAD-tekniska krav, höjd för den infrmatin sm finns lagrad inuti bjekten. Det är alltså inte nödvändigtvis grafiken sm är det primära, utan infrmatinsmängder sm kan ha helt andra egenskaper. fi2 förvaltningsinfrmatin www.fi2.se e-pst inf@fi2.se Sida 20