KONSULTUPPDRAG SLUSSEN, Arkitekt

Dnr E2008-006-00300 Handling 1 KONSULTUPPDRAG SLUSSEN, Arkitekt Administrativa föreskrifter 2008-03-07 Dessa Administrativa föreskrifter är upprättade med hjälp av AF Konsult 97

2 (13) B B1 BESTÄLLARINFORMATION ORIENTERING OM BESTÄLLARENS VERKSAMHET En stor andel av marken inom Stockholms kommuns gränser ägs av staden. Exploateringskontoret förvaltar, utvecklar och exploaterar stadens mark. Slussenområdets trafikanläggningar med kajer, lokaler mm ligger på stadens mark och Exploateringskontoret har projektledningsansvaret för att utveckla området inför framtiden. B2 ORIENTERING OM OBJEKTET Slussenområdet i Söderström har sedan Stockholms tillkomst haft stor betydelse för handel och kommunikationer av olika slag. Slussens konstruktioner är nu till större delen uttjänta. De måste rivas och ersättas med nya anläggningar utformade för att klara dagens och framtidens krav på ett välfungerande stadsliv. B3 ORIENTERING OM PROJEKTET Hösten 2003 avslutades formgivningstävlingen för Nya Slussen. Det vinnande förslaget har sedan dess bearbetats. Detaljplaneprocessen för ombyggnationerna av Slussenanläggningen har påbörjats och under hösten 2007 genomfördes ett programsamråd och valet stod mellan Nya Slussen och en återuppbyggnad av dagens utformning. Beslut om inriktning i den fortsatta planeringen togs i slutet av 2007, och inriktningen blev då Nya Slussen, men gestaltningen kommer att studeras vidare. Enligt den översiktliga tidplanen för projektet är ambitionen att åstadkomma förutsättningar för byggstart 2012 där en del förberedande arbeten behöver påbörjas redan 2011. B4 BESTÄLLARENS ORGANISATION FÖR PROJEKTET B4.1 Byggherre B4.2 Beställare Stockholms stad genom dess Exploateringskontor. Stockholms stad genom Exploateringskontoret Box 8189 104 20 Stockholm

3 (13) B4.21 Beställarens ombud Mårten Frumerie Exploateringskontoret Box 8189 104 20 Stockholm B4.3 Utsedda konsulter Inom trafik och konstruktion har följande konsulter upphandlats: Trafik Tyréns Konstruktion ELU-Konsult

4 (13) U UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Lagen om offentlig upphandling (LOU) tillämpas för upphandlingen. U1 FORMER FÖR UPPHANDLING U1.1 Upphandlingsförfarande Öppen upphandling enligt LOU. U1.2 Ersättningsform Rörligt arvode U1.3 Särskilda upphandlingsförutsättningar Eventuellt tilldelningsbeslut gäller under förutsättning att beslut inte fattas enligt 7 kap 2 lagen om offentlig upphandling om att upphandlingen skall göras om eller att den får avslutas först sedan rättelse gjorts. U2 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG U2.1 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag finns tillgängligt för kostnadsfri nedladdning från www.opic.com U2.2 Förteckning över förfrågningsunderlag 1. Dessa Administrativa Föreskrifter, 2008-03-07 2. Anbudsprövningsmall 3. Anbudshandlingar 3.1 Anbudsformulär 3.2 Referensblankett företag 3.3 Framsida till anbudskuvert 4. Introduktion, Slussen - ett av Stockholms mest spännande stadsbyggnadsprojekt 5. Uppdragsprogram, utgångspunkter för arkitektarbete (Distribueras vid uppdragsstart) 6. Slussen, Program (Samrådshandling) 7. Slussen, Program, bilaga 2 (Samrådshandling) U2.4 Frågor under anbudstiden Frågorna ska senast 2008-04-07 ställas via e-post eller skriftligt till: marten.frumerie@expl.stockholm.se Mårten Frumerie Exploateringskontoret Box 8189 104 20 Stockholm

5 (13) Svar på frågor av betydelse för anbudsgivningen kommer senast 2008-04-11 att via e-post eller skriftligen delges alla som rekvirerat förfrågningsunderlag. U3 ANBUDSGIVNING U3.1 Ansökans form och innehåll Anbud ska lämnas på anbudsformulär, handling 3. Behörig firmatecknare eller delegat ska underteckna anbudsformuläret. Undertecknandet innebär att samtliga krav och kommersiella villkor enligt förfrågningsunderlaget accepteras. Anbud får inte innehålla reservationer. U3.2 Ansökningstidens utgång Ansökan skall vara beställaren tillhanda senast 2008-04-16. U3.3 Ansökans giltighetstid Ansökande är bunden av sin ansökan i 60 dagar från den sista dagen för mottagande av ansökan. U3.4 Adressering Anbudet skall vara inneslutet i neutralt kuvert märkt SLUSSEN Arkitekt 2008-04-16 och sändas eller lämnas till: Exploateringskontoret Registraturet Box 8189 104 20 Stockholm Besöksadress: Fleminggatan 4. Framsida till anbudskuvert (handling 3.3) används lämpligen. Anbud kan också lämnas i Tekniska nämndhusets reception eller efter stängning i kontorets brevlåda som är belägen vid handikappingången strax till vänster om huvudentrén (10 meter in på gården). Anbud och avböjande brev får inte lämnas via fax eller med e-post eller liknande elektronisk överföring. U3.5 Sekretess i anbud Som myndighet omfattas Exploateringskontoret av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling skall kunna hemlighållas måste stöd för detta finnas i sekretesslagen. Efter det att beslut om leverantör och anbud fattats är inkomna anbud som regel offentliga. Av 8 kap 10 i sekretesslagen följer dock att sekretess gäller

6 (13) för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Om anbudet ska sekretessbeläggas måste det klart och tydligt framgå vad i anbudet som ska sekretessbeläggas samt motiven till varför anbudet eller delar av anbudet ska sekretessbeläggas. Viktigt är också att tydliggöra på vilket sätt en skada kan uppstå om inte anbudet sekretessbeläggs. Det är myndigheten, dvs Exploateringskontoret, som enligt sekretesslagen skall besluta om en uppgift skall sekretessbeläggas. U5 ANBUDSPRÖVNING En förutsättning för att prövning ska ske är att anbud inkommit i rätt tid och innehåller rätt handlingar. Prövning och utvärdering av anbud kommer att göras i enlighet med bifogade anbudsprövningsmall (handling 2). U5.4 Tilldelningsbeslut Efter anbudsprövningen fattas beslut om tilldelning av uppdraget och avtal träffas. Avtalet villkoras enligt A14 nedan. U5.5 Meddelande om tilldelningsbeslut Upplysning om tilldelningsbeslut kommer att skriftligen meddelas anbudsgivarna samt efter begäran även till övriga leverantörer. Meddelandet omfattar resultatet av upphandlingen och en sammanfattning av anbudsprövningen. U6 BESTÄLLNING Upphandlingen avslutas med att avtal träffas i form av ett kontrakt eller en beställning, vilken genom underskrift bekräftas av konsulten. Avtalet villkoras enligt A14 nedan.

7 (13) A AVTALSFÖRESKRIFTER För uppdraget och eventuella följande uppdrag gäller ABK 96 med nedan angivna ändringar och tillägg. A1 PARTERNAS FÖRHÅLLNINGSSÄTT A1.1 Uppdragsgenomgångar A1.2 Förmåga Uppdraget kan inledas med ett startmöte med visning av området om önskemål finns. Vid behov kommer ytterligare informationsmöte att arrangeras under uppdragstiden. För eventuella följande uppdrag kommer särskilda genomgångar att hållas. För uppdrag gäller att konsultens personal skall ha god utbildning, kunskap och erfarenhet av de arbetsuppgifter som uppdraget omfattar. Konsultens personal skall också ha dokumenterad kunskap i relevanta lagar, förordningar och föreskrifter mm. Konsulten skall alltid tillse att personal med rätt kompetens används i uppdraget. A2 UPPDRAGETS OMFATTNING A2.1 Uppdragstyp Utredningsarbete/Projektering A2.3 Fackområde Arkitekt med hög klass och erfarenhet av fysisk gestaltning av komplexa stadsmiljöer innehållande trafiklösningar, byggnader och kommersiella ytor. Ytterligare fackområden som erbjuds för uppgiften skall redovisas i ansökan med angivande av personer och dessas företagstillhörighet. A2.4 Precisering av uppdragets omfattning Upphandlingen avser fyra arkitektkontor. Uppdraget delas in i följande tre etapper: Etapp 1: Under tre månader utarbetar de fyra upphandlade arkitekterna jämte Nyréns arkitekter (som varit med och utvecklat Slussen sedan tävlingen 2003) fram varsitt förslag på Slussen. Budget ska lämnas för etapp 1 i anbudsformuläret, se handling 3.1. Förslagen ska: - Redovisas på så sätt att det går att bedöma gestaltning och infogande i stadsbilden.

8 (13) - Visa på hur kraven på funktioner och tillgänglighet uppfylls, se Uppdragsprogram, utgångspunkter för arkitektarbete, handling 5 (Distribueras vid uppdragsstart). - Innehålla planer, sektioner och ytsammanställningar för att underlätta bedömningen av bl a kostnader och intäkter. Efter den första fasens slut görs en avstämning av de olika förslagen. Förslagen kommer att utvärderas av en grupp tjänstemän från staden. Utvärderingskriterier kommer att vara hur väl förslaget stämmer mot stadsmiljö, kulturmiljö, avbördning, trafiklösning, kollektivtrafik samt slutligen en samlad arkitekturbedömning. Till detta kommer en genomförandeanalys vad gäller ekonomi och tid. Denna sammanställning leder till ett beslut om vilka förslag som ska arbetas vidare med. Etapp 2: Målsättningen är att gå vidare med ett eller flera arkitektkontor i formgivningsarbetet av Slussen fram till färdig detaljplan. Denna etapp beräknas att pågå under 1,5-2 år och kommer att bedrivas i nära samarbete med Stadsbyggnadskontoret tillsammans med andra intressenter som berörs av nya Slussen. Etapp 3: Den sista etappen i uppdraget innebär att säkerställa att formgivningen följer de intentioner som utarbetats fram i etapp 1 och 2 under framtagandet av bygghandlingar. För eventuella följande uppdrag preciseras omfattningen vid beställning av respektive uppdrag. För att påbörja någon av de tre etapperna krävs att arbetet avropas från beställaren. A2.5 Myndighetskontakter Konsulten tar inga egna kontakter med myndigheter utan att stämma av med beställaren. A2.6 Kostnadsstyrning av objektet Kostnadsstyrning ingår ej i uppdraget. Om konsulten ser lösningar som kan medföra kostnadsökningar eller besparingar skall beställaren meddelas för beslut. A2.8 Information Konsulten ska vara beredd på att svara på frågor från media och andra intressenter, rörande delar av projektet med godkännande från beställaren. Detta samarbete och exakta ansvarsroller kommer att utarbetas efter att konsulten och beställaren hittat ett gemensamt arbetssätt.

9 (13) A2.9 Datorstöd Redovisning och leverans av handlingar under projektet ska ske i digital form. Programvara ska godkännas av beställaren. A3 ORGANISATION A3.1 Konsultens projektorganisation A3.11 Ombud Konsulten får inte utan beställarens godkännande ersätta personal i uppdraget. Uppdragen kommer tidvis att genomföras under tidspress. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Anbudsgivaren ska därför kunna tillhandahålla konsult som kan ersätta projektansvarig och denne reserv ska på samma sätt kunna svara upp mot förfrågningsunderlagets ställda krav som för den som initial utses att vara projektansvarig. Anbudsgivaren ska bevisa erforderlig förmåga och kapacitet för att kunna utföra uppdraget. Detta bevisas genom en företagspresentation med allmän beskrivning av företaget och dess organisation som ska bifogas anbudet. Anbudsgivare ska i anbudet ange om delar av uppdraget, och i så fall vilka, som kommer att utföras av underleverantörer samt uppge dess företagsnamn. Samma krav redovisade under U2.1 gäller även för underleverantörer och det åligger anbudsgivaren att kontrollera och förvissa sig om att de lever upp till ställda krav. Ansökande skall namnge ombud för uppdraget. A3.12 Underkonsulter Före anlitande av underkonsult i eventuellt uppdrag efter uppdraget skall konsulten inhämta beställarens godkännande samt omfattning och ersättning avtalas. A3.2 Kvalitetssystem, miljöledningssystem A3.21 Kvalitetsplan, annan kvalitetssäkring För uppdraget skall konsulten redovisa kvalitetsplan för genomförandet. Kvalitetsplanen skall innehålla följande: Rutiner för dokumentstyrning (interna samt externa) Rutiner för granskning av framtagna handlingar Rutiner för ändrings- och tilläggsarbeten Rutiner för tidsavstämning Rutiner för kostnadsavstämning Rutiner för behandling och uppföljning av felprojektering Rutiner för hantering av kvalitetsdokument Rutiner för kontakt med berörda myndigheter för beställarens räkning

10 (13) A4 GENOMFÖRANDE A4.1 Planering av uppdraget Konsulten skall inför uppdragets start redovisa sin planering av hur uppdraget ska genomföras. Parterna skall i samråd följa upp planeringen under uppdragets genomförande. A5 TIDER A5.1 Tidplan Målsättningen är att detaljplanearbetet ska vara avslutat årsskiftet 2009/2010. Denna målsättning kräver att plansamrådet sker under början av 2009 och att utställning sker under hösten 2009. För eventuella uppdrag efter etapp 1 skall konsulten upprätta tidplan i samråd med beställaren A5.2 Uppdragsstart Uppdraget startar snarast efter det att upphandlingen är avslutad, vilket beräknas inträffa maj 2008. A5.4 Färdigställandetid Färdigställandetiden för etapp 1 bedöms till september/oktober 2008. Etapp 2 påbörjas hösten 2008 och bedöms hålla på till årsskiftet 2009/2010. A6 ANSVAR A6.1 Ansvarstidens början Uppdraget är slutfört då konsulten överlämnat allt producerat material och ett slutmöte hållits alternativt att beställaren avbryter uppdraget. A7 NYTTJANDERÄTT OCH ÄGANDERÄTT A7.1 Nyttjanderätt Beställaren har rätt att använda resultatet av uppdraget. Beställarens rätt innefattar även framtida användning. A7.2 Äganderätt Med ändring av ABK 96 7 ska samtliga originalhandlingar inkl. datamedia och dylikt innehållande uppdragsresultatet omedelbart efter slutfört uppdrag överlämnas till beställaren och förbli dennes egendom.

11 (13) A7.21 Arkivering av handlingar Beställaren ombesörjer all arkivering av originalhandlingar. Handlingarna ska levereras av konsulten till beställaren i en, för beställaren, lämplig form samt på ett för beställaren lämpligt sätt. Om uppdragsresultatet överlämnas som PDF ska även de bakomliggande handlingarna (word, excel, JPEG-bilder, dwg-filer, illustrationer mm) överlämnas på separat CD-skiva. A9 ERSÄTTNING A9.1 Arvode A9.11 Rörligt arvode Timarvoden skall anges enligt anbudsformulär. Timarvoden skall inkludera kostnader förenade med användning av konsultens alla kontorshjälpmedel inkl datorer, plottrar, kopiatorer, instrument, etc samt kostnader för resor inom Storstockholm. Konsulten skall lämna förslag till budget i anbudsformuläret, handling 3.1. Slutlig budget upprättas i samråd med beställaren. A9.2 Ersättning för ändringar och tilläggsarbeten Med tillägg till ABK 96 4.5 och ändring av 9.3 sista stycket gäller att för ändrings- och tilläggsarbeten skall omfattningen och avtalas innan arbetena får påbörjas. Samma timarvoden som i anbudet skall gälla. A9.3 Särskild ersättning Särskild ersättning betalas endast för följande moment enligt ABK 96 9.4 a. instrument, fältutrustning eller laboratorieundersökning. Priser skall anges i anbudet. e. Rese- och traktamentskostnader för sådana resor utanför Storstockholm som beordrats av beställaren f. Underkonsulter som erfordras av kompetensskäl. Underkonsult som erfordras av kapacitetsskäl ersätts enligt anbudets timarvoden utan administrationspålägg. Administrationspålägg på särskild ersättning enligt verifierade självkostnader utgår med 5 %. Kopiering för större distribution (tex förfrågningshandlingar) skall utföras av kopieringsföretag anvisat av beställaren. Fakturan betalas av beställaren. Administrationspålägg betalas ej. A9.4 Ersättning för kostnadsändring Timarvoden indexregleras kalenderårsvis enligt utvecklingen av indextalet i Faktorprisindex för konsulttjänster K84. Basmånad är april 2008. Omräkningsmånad är mars. De nya timarvodena ska gälla från nästföljande april årsvis. Andra ersättningar indexregleras ej.

12 (13) A10 BETALNING A10.2 Fakturering Fakturering får göras månadsvis i efterhand. Av fakturan skall framgå arten och omfattningen av det arbete som faktureras samt summan av tidigare fakturerade nettoarvoden för samma beställning. Till faktura ska bifogas tidrapport enligt Exploateringskontorets mall. För avtalade utlägg skall nettobelopp och administrationspålägg särredovisas samt verifikationer bifogas. Faktureringsavgifter eller andra expeditionsavgifter utgår ej. Samlingsfakturor accepteras endast efter särskild överenskommelse. Faktura märks med specifikt löpnummer. På faktura skall anges: namn på beställare, beställningsnummer, leverantörsreferens och telefonnummer, momsregistreringsnummer (VAT), uppgift om innehav av F-skatt för aktuellt år, nettobelopp, mervärdeskatt och bruttobelopp. Fakturabelopp skall vara öresavrundat till närmaste hela krontal. Fakturor med ofullständig redovisning av ovan angivna uppgifter accepteras ej och kan komma att returneras för komplettering. Betalningstid är trettio dagar efter det att komplett faktura ankomststämplats hos beställaren. A11 AVBESTÄLLNING, HÄVNING Med tillägg till ABK 96 11 gäller: 1. Konsulten är skyldig att fullgöra sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet och Sverige. Skulle konsulten eller underkonsult brista i fullgörandet av ovan angivna äger beställaren rätt att häva avtalet. 2. Beställaren har även rätt att häva detta avtal om företrädare för eller anställd hos konsulten under avtalstiden, och i sin roll som företrädare för eller anställd hos konsulten, blir dömd för olaga diskriminering eller om konsulten tvingas betala ut skadestånd enligt följande lagstiftning: o Jämställdhetslagen (1991:433) o Lag (1999:130) om åtgärd mot etnisk diskriminering i arbetslivet o Lag (1999:132) om förbud mot diskriminering i arbetslivet av personer med funktionshinder o Lag (1999:133) om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av sexuell läggning. Ovan angivna föreskrifter gäller även anlitade underkonsulter i alla led, varvid ansvar och kontroll åligger konsulten. Vid hävande på ovan angivna grunder

13 (13) har konsulten ej rätt till ersättning för utebliven vinst på ej genomförd del av uppdraget. Beställaren kan med en månads varsel häva avtalet utan några krav på ersättning från leverantören. A12 KONSULTANSVARSFÖRSÄKRING Konsultansvarsförsäkring med ansvarsförsäkringsbelopp om lägst 120 basbelopp skall tecknas och vidmakthållas, så att den gäller under hela ansvarstiden. Bevis om att ovan nämnda försäkring har tecknats skall överlämnas till beställaren senast inom fyra veckor från beställning. Bevis om att förnyad försäkring finns skall överlämnas till beställaren senast en vecka före det att försäkringen går ut. I annat fall äger beställaren rätt att teckna försäkring på konsultens bekostnad. A14 AVTALETS GILTIGHET Beställning av uppdrag gäller under förutsättning att beslut inte fattas enligt 7 kap 2 lagen om offentlig upphandling om att upphandlingen skall göras om eller att den får avslutas först sedan rättelse gjorts.