Revisionsrapport Löpande granskning av den interna kontrollen i administrativa rutiner Landstinget Västmanland Inger Hansén Viveca Karlsson Thomas Lidgren Landstingsstyrelsens förvaltningar April 2014
Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Inledning 2 2.1 Bakgrund 2 2.2 Revisionsfråga 2 2.3 Revisionsmetod 2 3 Granskningsresultat 3 3.1 Landstingsgemensamma funktioner 3 3.2 Primärvård, Psykiatri och Handikappverksamheten 5 3.3 Västmanlands sjukhus 7 Landstinget Västmanland
1 Sammanfattande bedömning På uppdrag av landstingets revisorer har sedan 2001 granskat den interna kontrollen i ett antal administrativa system. Årets granskning har omfattat löpande bokföring (rättelse av fel), förråd/lager, kundfakturor och löner. De granskningar som avser Kostnämnden redovisas i en separat rapport. Det pågår ett arbete med att förbättra den interna kontrollen inom landstinget, men det är svårt att se några större effekter av detta på de rutiner/områden som vi har granskat. Noteras dock att lokal skriftlig instruktion har tagits fram för Hörcentralen med avseende på lagerprocessen samt avstämning av förrådssystemet mot huvudboken. Rättelse av fel sker fortfarande inte i enlighet med kraven i Kommunala Redovisningslagen vid alla förvaltningar, men förbättring har skett vid vissa enheter. Åtgärder behöver dock fortfarande vidtas för att kunna uppfylla lagens krav. Granskningen av förråd visar fortfarande på brister som behöver åtgärdas, bl. a avstämning mellan huvudbok och förrådssystem. Granskningen av kundfakturor (hyror och såld vård) visar att delar av rutinerna inte är skriftliga dokumenterade, avser främst de delar som handhas på förvaltningsnivå. Vidare saknas processbeskrivningar över hela flödet ( från ax till limpa ). En förutsättning för en god intern kontroll är att rutinerna är dokumenterade och att det finns processbeskrivningar som ger en helhetsbild över de olika delarna i flödet. Vid sakgranskningen har framkommit att det pågår ett arbete inom Ekonomiservice med att dokumentera instruktioner/checklistor/blanketter som ska kopplas till enhetens processkartor. Arbetet beräknas vara klart till sommaren och kommer att publiceras i ledningssystemet. Vidare framgår att man inom Ekonomiservice kommer att se över sina rutiner för att ytterligare förbättra den interna kontrollen avseende utförda arbetsuppgifter. Förvaltningarnas delar återstår således att dokumentera. För att säkerställa att korrekt belopp faktureras behöver kontroller ske såväl som en del i rutinen som i efterhand. Vi kan konstatera att det sker kontroller avseende debiterade hyror. Vad gäller debiterad vård har noterats att Ekonomiservice gör kontroller för de delar som de har ansvar för i rutinen, men att kontroller på förvaltningsnivå saknas. Det sker heller inte några systematiskta kontroller på förvaltningsnivå av att kunden debiteras korrekt belopp avseende vården. Kontrollerna på förvaltningsnivå behöver förbättras. Det saknas f.n. en dokumentation som tydliggör ansvarsfördelningen mellan löneservice och förvaltningarna vad avser lönehanteringen. Detta är landstinget medveten om och det pågår en översyn. I översyn bör särskilt beaktas att ansvarsfördelningen tryggar en god intern kontroll. Det behöver således klargöras i vilka fall möjligheterna ska finnas för såväl löneservice som förvaltning att ändra inregistrerade uppgifter. Vid granskningen av att faktiskt arbetat tid stämmer med anställningsbevis/anställningsregister noterades några lönetillägg vid såväl Västmanlands sjukhus som PPHV. Vi har begärt in dokument som styrker tilläggen och kan konstatera att för en person saknas sådant dokument. För två personer är dokumentet inte underskrivet av beslutsfattande chef. Rutinerna för detta behöver förbättras. Landstinget Västmanland 1 av 11
2 Inledning 2.1 Bakgrund Landstingsfullmäktige fastställde 991122/23 ett övergripande internkontrollreglemente för Landstinget Västmanland. Reglementet har uppdaterats 2008-06-17 och 2012-02-22. Av reglementet framgår ansvarsstrukturen för den interna kontrollen, från landstingsstyrelse, nämnderna, landstingsdirektör, förvaltningschef, verksamhetsansvariga till övriga anställda. Plan för granskning av den interna kontrollen skall årligen tas fram. Nämnderna och övriga verksamheter skall varje år anta en särskild plan för nästkommande års granskning/uppföljning av den interna kontrollen. I denna plan skall ingå vad som ska granskas, vilka reglementen policys eller regler som berörs, vem som är ansvarig för granskningen och när granskningen skall rapporteras. Planen skall överlämnas till Landstingsstyrelsen för fastställande. Resultatet av uppföljningen skall löpande eller senast i samband med att delårsrapport 2 lämnas rapporteras till Landstingsstyrelsen. Landstinget har en fungerande struktur för sitt arbete med intern kontrollplan. På uppdrag av landstingets revisorer har sedan 2001 granskat den interna kontrollen i ett antal administrativa system. Granskningen har skett utifrån den revisionsfråga och revisionsmetod som beskrivs nedan. De granskningar som avser Kostnämnden redovisas i en separat rapport. 2.2 Revisionsfråga Syftet med granskningen är att ge svar på om Landstingsstyrelsen och dess förvaltningar har en tillräcklig kontroll. Tillförlitligheten och säkerheten i några administrativa rutiner skall bedömas. 2.3 Revisionsmetod Granskningen sker årligen. Några områden har valts ut för granskning. Årets granskning avser dels en uppföljning av rutiner/processer där brister tidigare har noterats, dels ett nygammalt område. De granskade rutinerna/processerna är: löpande bokföring (rättelse av fel), förråd/lager, kundfakturor och löner. Utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv har för respektive område valts ut ett antal kontrollmål/revisionsfrågor. För dessa görs en bedömning av dels befintliga regler och rutiner, dels förvaltningens egna kontrollaktiviteter. Bedömningen sker utifrån genomgång av dokument och intervjuer. I vissa fall görs även en verifiering av rutinen. Varje kontrollmål/revisionsfråga betygssätts i enlighet med nedanstående betygsskala. Mycket bra = Säkra och ändamålsenliga rutiner finns och är dokumenterade. Alla berörda i organisationen känner till dem och tillämpar dem fullt ut. Bra = Säkra och ändamålsenliga rutiner finns och är dokumenterade. Kunskapen om och tillämpningen av rutinerna är god men kan förbättras. Godkänd = Säkra och ändamålsenliga rutiner finns och är dokumenterade. Brister finns i kunskap och tillämpning, dock ej inom de mest väsentliga avsnitten alternativt Rutinerna och dokumentationen av dem kan förbättras. Befintliga rutiner tillämpas på ett acceptabelt sätt. Landstinget Västmanland 2 av 11
Ej helt godkänd = Säkra och ändamålsenliga rutiner finns och är dokumenterade. Stora brister finns i kunskap och tillämpning. alternativt Brister finns i såväl rutinernas ändamålsenlighet som dokumentation. = Regler och rutiner finns och är dokumenterade, men kunskapen om dem och tillämpningen är mycket bristfällig. alternativt Erforderliga rutiner är mycket bristfälliga eller saknas helt. alternativt Ingen förbättring har skett gentemot förra granskningen i de fall omdömet där var högst godkänt med tvekan. Det förekommer i ett fall att till omdömet läggs med tvekan, d.v.s. godkänd med tvekan. I sådana fall är omdömet lägre än godkänd, men högre än ej helt godkänt. Granskningsresultaten har löpande kommunicerats med berörda handläggare vid förvaltningarna och sammanfattas nu i en rapport. Rapporten har varit föremål för sakgranskning under mars månad 2014. 3 Granskningsresultat I detta avsnitt redovisas för varje förvaltning och för de granskade enheterna en samlad bedömning av den interna kontrollen utifrån gjord granskning. Vidare redovisas i tabellform resultatet av granskningen avseende de olika områdena. Såväl betyget som motiveringen till satt betyg redovisas i tabellen. Observeras kan att betygen är satta utifrån vad som gällde vid granskningstillfället. I de fall förvaltningen och de granskade enheterna som ett resultat av vår granskning vidtagit åtgärder har detta kommenterats särskilt efter tabellen. Avslutningsvis redovisas i varje avsnitt våra förslag till åtgärder för att ytterligare förbättra den interna kontrollen vid förvaltningen och de granskade enheterna. 3.1 Landstingsgemensamma funktioner Vi bedömer att den interna kontrollen avseende debitering av hyror i huvudsak är tillräcklig, men processen/rutinen bör dokumenteras. För övriga granskade rutiner har noterats stora brister i den interna kontrollen. Rutin Kontrollmål Betyg Motivering Löpande bokföring Rättelse av verifikationer uppfyller kraven i KRL och felaktiga transaktioner rättas löpande. Granskningen visar på en förbättring jämfört med förra granskningen med avseende på hänvisning på ursprungsverifikaten, men en försämring beträffande information på rättelseverifikationen. Av den anledningen är omdömet oförändrat. Landstingets senaste övergripande tilläggsanvisning för rättelse av bokföringsorder gäller fr. o m 2009-04- 01. Av det totala stickprovet om Landstinget Västmanland 3 av 11
Förråd/lager 1 Förrådssystem finns (data, excel eller manuellt) och insättningar och uttag registreras i systemet Löpande avstämning sker mellan huvudbok och förrådssystem. Avstämningen dokumenteras och åtgärder vidtas vid differenser Inventering av förrådet/lagret sker enligt plan och inventerat värde stäms av mot huvudbok och förrådssystem Rutinen för kundfakturering avseende lokaler är skriftligen dokumenterad Kundfakturor 2 Det finns kontroller i rutinen som säkerställer att kunderna debiteras korrekt belopp Bra 20 fanns det sju rättelseverifikationer på vilka det saknades uppgift om ursprungsverifikationen. Däremot angavs vad som har korrigerats. För dessa 20 var det möjligt att granska 12 ursprungsverifikationer. På åtta av dessa hade notering skett i enlighet med lagens krav. Förrådssystem finns enbart för delar av förrådet. Ingen förbättring har skett sedan förra granskningen. Ingen förbättring har skett sedan förra granskningen. Löpande avstämning sker ej. Ingen förbättring har skett sedan förra granskningen. Av den anledningen sänks omdömet till ej godkänd. Skriftlig dokumentation av rutinen saknas. Manual finns till Landlords hyresmodul som ger ett gott stöd till handläggaren i den tekniska hanterinen av systemet men ger inte någon helhetsbild av processen och arbetsgången vid hyresdebitering. Av den anledningen ges omdömet ej godkänd. Debitering sker till stor del helt automatiskt. Hyror går ut med rätt belopp förutsatt att de är korrekt registrerade i Landlord. Fel torde upptäckas i samband med den månatliga uppföljningen. Det finns även kontroller inför debiteringen som ska säkerställa att rätt hyra debiteras efter att eventuella förändringar skett av avtalen. Vissa kontroller görs även av Ekonomiservice i samband med inläsningen av Landlord-filer. Vi har verifierat rutinen genom att göra ett stickprov av fem 1 Granskningen avser driftenhetens förråd 2 Granskningen avser hyresfakturering på fastighetsenheten Landstinget Västmanland 4 av 11
Det finns en systematisk intern kontroll som säkerställer att landstingets anvisningar och regler för kundfakturering tillämpas Godkänd avtal för att säkerställa att fakturering har skett och med rätt belopp. Inga avvikelser har noterats. Verksamheten gör månatliga avstämningar. Rutinen har däremot inte varit föremål för någon intern kontroll. Vid sakgranskningen har framkommit att det pågår ett arbete inom Ekonomiservice med att dokumentera instruktioner/checklistor/blanketter som ska kopplas till enhetens processkartor. Arbetet beräknas vara klart till sommaren och kommer att publiceras i ledningssystemet. Vidare framgår att man inom Ekonomiservice kommer att se över sina rutiner för att ytterligare förbättra den interna kontrollen avseende utförda arbetsuppgifter. För att ytterligare förbättra den interna kontrollen och därmed tillförlitligheten och säkerheten i de enskilda systemen/rutinerna rekommenderar vi att följande åtgärder vidtas: Informera om vilka krav som finns vid rättelse av transaktion och förbättra kontrollen av att lagens krav och landstingets anvisningar följs. Ta fram ett fungerande förrådssystem för driftenhetens förråd som gör det möjligt med löpande avstämningar mellan systemet och huvudboken samt även gentemot faktisk inventering. Processen för kundfakturering av hyror bör dokumenteras av fastighetsenheten inkl. vilka kontroller som ska ske som del i processen/rutinen och vilka kontroller som ska ske i efterhand. 3.2 Primärvård, Psykiatri och Handikappverksamheten Vi bedömer utifrån gjord granskning att det finns brister i den interna kontrollen inom samtliga granskade områden. Positivt är dock rättelse av verifikationer i enlighet med lagens krav har förbättrats. Rutin Kontrollmål Betyg Motivering Löpande bokföring Rättelse av verifikationer uppfyller kraven i KRL och felaktiga transaktioner rättas löpande. Godkänd med tvekan Granskningen visar på förbättring jämfört med förra granskningen. Av den anledningen har omdömet höjts. Landstingets senaste övergripande tilläggsanvisning för rättelse av bokföringsorder gäller fr. o m 2009-04-01. Verifiering en visade att när det gäller information på rättelseverifikationen är efterlevnaden av landstingets tillämpningsanvisningar och KRL fullständig. När det gäller hänvisning på ursprungsverifikaten noterades Landstinget Västmanland 5 av 11
denna gång två verifikationer som saknade detta. Att jämföra med 15 stycken i förra granskningen. Taxor för vården ligger registrerade i Cosmic respektive Profdok. Filer från systemet skickas i stort sett iväg dagligen till Agresso. Ekonomiservice gör en kontroll av att alla filer har kommit fram. Ekonomiservice ansvarar för att fakturor sammanställs rätt utifrån de underlag som de får. Vidare gör man vissa kontroller av inlästa filer för att uppenbara fel ska upptäckas och åtgärdas. Några djupare kontroller görs inte av Ekonomiservice. I vårt stickprov hittades inga fel. Men eftersom det inte finns någon kontroll av att alla kunder blir fakturerade eller att oavsiktliga felregistreringar upptäcks kan omdömet inte bli bättre än ej helt godkänt. Inga kontroller sker av detta. Kundfakturor 3 Löner Det finns kontroller i rutinen som säkerställer att kunderna debiteras korrekt belopp Det finns en systematisk intern kontroll som säkerställer att landstingets anvisningar och regler för kundfakturering tillämpas. Det finns dokumenterade riktlinjer och rutiner som tydliggör ansvarsfördelningen mellan löneservice och förvaltningen Det finns en ansvarsoch arbetsfördelning i handläggningen som tryggar en god intern kontroll Det finns dokumenterade riktlinjer och rutiner beträffande vilka kontroller som ska göras innan respektive efter löneutbetalning och av vem Dokumenterade riktlinjer som tydliggör ansvarsfördelningen saknas. Översyn av rutinerna pågår dock. Ansvarsfördelning finns i stort mellan verksamhet och löneservice. Möjligheten att ändra varandras registreringar skapar dock osäkerhet. I dokumentet Lönehandbok/löneprocessen anges vilka kontroller som ska ske av löneservice. Tillämpliga delar av dokumentet kommer att brytas ner för att användas av ansvariga chefer. I nuläget får ansvariga chefer den 8:e varje månad rapport Tjänstgöringsuppgift för godkännande. Denna rapport innehåller dock enbart uppgifter om grundschema och avvikelser mot detta per medarbetare. Inga lönebelopp finns varför 3 Granskningen avser primärvården. Landstinget Västmanland 6 av 11
Löneutbetalningen grundas på faktisk arbetad tid (d.v.s. hänsyn tas till ev. avvikelser från schemaläggning och/eller baseras på attesterad tidredovisning/tidrapportering) 4 Faktisk arbetad tid stämmer med anställningsbevis/anställningsregister 5 Bra det inte kan göras någon rimlighetsbedömning. F.n. undersökts om rapporten Utanordningslista kan användas istället. Dokumentation finns i form av beskrivning av systemet. Verifieringen omfattade 10 personer avseende löneunderlaget för november jämfört med tjänstgöringsuppgift för oktober. Inga avvikelser noterades. Verifieringen omfattade 10 personer avseende löneunderlaget för november jämfört med anställningsbevis. För två personer inom vuxenpsykiatrin noterades att dessa fick lönetilllägg. Dokument som styrker tilläggen finns, men dessa är inte underskrivna av beslutsfattande chef. Av den anledningen ges omdömet ej helt godkänt. Vid sakgranskningen har framkommit att det pågår ett arbete inom Ekonomiservice med att dokumentera instruktioner/checklistor/blanketter som ska kopplas till enhetens processkartor. Arbetet beräknas vara klart till sommaren och kommer att publiceras i ledningssystemet. Vidare framgår att man inom Ekonomiservice kommer att se över sina rutiner för att ytterligare förbättra den interna kontrollen avseende utförda arbetsuppgifter. För att ytterligare förbättra den interna kontrollen och därmed tillförlitligheten och säkerheten i de enskilda systemen/rutinerna rekommenderar vi att följande åtgärder vidtas: Informera om vilka krav som finns vid rättelse av transaktioner och förbättra kontrollen av att lagens krav och landstingets anvisningar följs. Primärvården behöver ta fram en rutin för kontroll av dels att alla kunder blir fakturerade, dels att rätt belopp har fakturerats kunden. Vilka systematiska kontroller som årligen bör ske av Primärvården avseende kundfakturering bör fastställas. I nuvarande översyn av ansvarsfördelningen mellan löneservice och förvaltning vad avser lönehantering behöver säkerställas att arbetsfördelningen tryggar en god intern kontroll. Det behöver klargöras i vilka fall möjligheterna ska finnas för såväl löneservice som förvaltning att ändra inregistrerade uppgifter. Dokument som avser lönetillägg ska skrivas under av beslutsfattande chef. Komplettering bör således ske avseende de två tilläggen som noterades i granskningen. Vidare bör dessa dokument vara lättillgängliga. 3.3 Västmanlands sjukhus Vi bedömer utifrån gjord granskning att det finns brister i den interna kontrollen inom samtliga granskade områden. 4 Denna del av granskningen avser enbart psykiatrin. 5 Denna del av granskningen avser enbart psykiatrin. Landstinget Västmanland 7 av 11
Rutin Kontrollmål Betyg Motivering Förråd (Hjälpmedelscentrum) Förråd (Hörcentralen) Inventering görs av och/eller tillsammans med oberoende person Löpande avstämning sker mellan huvudbok och förrådssystem. Avstämning dokumenteras och åtgärder vidtas vid differenser. Ingen förändring jmf med förra granskningen, vilket innebär att oberoende deltar ej i inventeringen. Av den anledningen ges omdömet ej godkänd. Rutinen är nu dokumenterad, men löpande avstämning mellan huvudbok och förrådssystem under år 2013 har inte skett i avsedd utsträckning. Två avstämningar har dock gjorts under året, en i september och en i december. Differenser har upptäckts vid avstämningen såväl i september som i december. Trots att rutinen nu är dokumenterad och att två dokumenterade avstämningar gjorts under året så kvarstår tidigare omdöme, eftersom differenser har noterats vid båda avstämningstillfällena. Inventering av förrådet/lagret sker enligt plan och inventerat värde stäms av mot huvudbok och förrådssystem. Nya skriftliga rutiner har tagits fram, men de har inte börjat tillämpas under år 2013. Av den anledningen ges omdömet ej godkänd. Inventering görs av och/eller tillsammans med oberoende person. Skriftliga lokala rutiner för detta saknas. Oberoende deltar ej vid inventering. Ingen förbättring jämfört med förra granskningen. Kundfakturor, sluten vården Rutinen för kundfakturering avseende vård till andra landsting och till kommuner i länet är skriftligen dokumenterad Det finns kontroller i rutinen som säkerställer att kunderna Nya rutiner har införts i och med att Ekonomiservice fr. o m år 2014 ska ta över faktureringsprocessen. Skriftliga rutinbeskrivningar finns, men de är inte i alla delar färdigställda. De skriftliga rutinerna innehåller viss information om kontrollåtgärder. Det är vidare oklart vilka anvisningar/rutiner som finns på klinikerna för registrering och hantering av underlag för fakturering. Vid Ekonomiservice görs systematiska kontroller för att säkerställa att kunderna debi- Landstinget Västmanland 8 av 11
Kundfakturor, öppen vården Löner debiteras korrekt belopp Det finns en systematisk intern kontroll som säkerställer att landstingets anvisningar och regler för kundfakturering tillämpas. Det finns kontroller i rutinen som säkerställer att kunderna debiteras korrekt belopp Det finns en systematisk intern kontroll som säkerställer att landstingets anvisningar och regler för kundfakturering tillämpas. Det finns dokumenterade riktlinjer och rutiner som tydliggör ansvarsfördelningen mellan löneservice och förvaltningen teras rätt belopp utifrån erhållna underlag från klinikerna. Det är dock oklart vilka kontroller som klinikerna gör för att säkerställa rätt registreringar och rätt fakturaunderlag. Av den anledningen kan omdömet inte bli bättre än ej helt godkänt. Inga sådana kontroller görs. Ej helt godkänd Vid Ekonomiservice görs systematiska kontroller för att säkerställa att kunderna debiteras rätt belopp utifrån erhållna underlag från klinikerna. Det är dock oklart vilka kontroller som klinikerna gör för att säkerställa rätt registreringar och rätt fakturaunderlag. Av den anledningen kan omdömet inte bli bättre än ej helt godkänt. Sådana kontroller görs ej. Dokumenterade riktlinjer som tydliggör ansvarsfördelningen saknas. Översyn av rutinerna pågår dock. Det finns en ansvarsoch arbetsfördelning i handläggningen som tryggar en god intern kontroll Ansvarsfördelning finns i stort mellan verksamhet och löneservice. Möjligheten att ändra varandras registreringar skapar dock osäkerhet. Det finns dokumenterade riktlinjer och rutiner beträffande vilka kontroller som ska göras innan respektive efter löneutbetalning och av vem I dokumentet Lönehandbok/löneprocessen anges vilka kontroller som ska ske av löneservice. Tillämpliga delar av dokumentet kommer att brytas ner för att användas av ansvariga chefer. I nuläget får ansvariga chefer Landstinget Västmanland 9 av 11
den 8:e varje månad rapport Tjänstgöringsuppgift för godkännande. Denna rapport innehåller dock enbart uppgifter om grundschema och avvikelser mot detta per medarbetare. Inga lönebelopp finns varför det inte kan göras någon rimlighetsbedömning. F.n. undersökts om rapporten Utanordningslista kan användas istället. Löneutbetalningen grundas på faktisk arbetad tid (d.v.s. hänsyn tas till ev. avvikelser från schemaläggning och/eller baseras på attesterad tidredovisning/tidrapportering) Faktisk arbetad tid stämmer med anställningsbevis/anställningsregister Bra Godkänd med tvekan Dokumentation finns i form av beskrivning av systemet. Verifieringen omfattade 15 personer avseende löneunderlaget för november jämfört med tjänstgöringsuppgift för oktober. Inga avvikelser noterades. Rutin finns. Verifieringen omfattade 15 personer avseende löneunderlaget för november jämfört med anställningsbevis. För två personer inom medicinkliniken och en inom kärlkirurgen noterades utbetalning av lönetillägg. För två av dessa kunde tilläggen styrkas genom dokument underskrivet av beslutfattande chef, men för en person på medicinkliniken saknas dokument som styrker tillägget. Av den anledningen ges omdömet godkänt med tvekan. Vid sakgranskningen har framkommit att Hörcentralen har uppdaterat sina rutiner avseende inventering av förrådet vilket innebär att oberoende ska delta vid inventeringen. I övrigt har framkommit att det pågår ett arbete inom Ekonomiservice med att dokumentera instruktioner/checklistor/blanketter som ska kopplas till enhetens processkartor. Arbetet beräknas vara klart till sommaren och kommer att publiceras i ledningssystemet. Vidare framgår att man inom Ekonomiservice kommer att se över sina rutiner för att ytterligare förbättra den interna kontrollen avseende utförda arbetsuppgifter. För att ytterligare förbättra den interna kontrollen och därmed tillförlitligheten och säkerheten i de enskilda systemen/rutinerna rekommenderar vi att följande åtgärd vidtas: Komplettera rutinbeskrivningen avseende inventering av förråd för Hjälpmedelscentralen med avseende på oberoende persons deltagande i inventeringen. Löpande avstämning bör fortsättningsvis ske mellan huvudbok och förrådssystem vad avser hörcentralens förråd. Landstinget Västmanland 10 av 11
Vi förutsätter att inventering sker av hörcentralens förråd 2014 och att värdet stäms av mot huvudbok och förrådssystem. Dokumentera hela flödet inkl. vilka kontroller som ska ske vad avser fakturering av sluten vård och öppen vård gentemot kommuner och andra landsting. (Som framgår ovan har arbetet vad avser Ekonomiservices del i rutinen påbörjats) Inför systematiska efterhandskontroller för att säkerställa att regler och anvisningar följs vad avser faktureringen. (Som framgår ovan har arbetet vad avser Ekonomiservices del i rutinen påbörjats) I nuvarande översyn av ansvarsfördelningen mellan löneservice och förvaltning vad avser lönehantering behöver säkerställas att arbetsfördelningen tryggar en god intern kontroll. Det behöver klargöras i vilka fall möjligheterna ska finnas för såväl löneservice som förvaltning att ändra inregistrerade uppgifter. Det är inte tillfredsställande att dokument som styrker utbetalt lönetillägg saknas för en person vid medicinkliniken. Detta behöver åtgärdas. 2014-04-11 Viveca Karlsson Projektledare Gun-Britt Alnefelt Uppdragsledare Landstinget Västmanland 11 av 11