Utredningsuppdrag 17/13 Uppföljning av erbjudande om heltid, delrapport

Landstingsdirektörens stab HR-enheten TJÄNSTESKRIVELSE Sida 1 (1) Datum 2017-10-31 Diarienummer 170222 Utredningsuppdrag 17/13 Uppföljning av erbjudande om heltid, delrapport Förslag till beslut Landstingsstyrelsen godkänner delrapport över utredningsuppdrag 17/13 - erbjudande om heltid. Bakgrund I landstingsplan 2017-2019 fick landstingsdirektören i uppdrag att följa upp arbetet med erbjudande om heltid. Uppdraget har sin grund i tidigare utredningsuppdrag om att en modell med erbjudande om heltid skulle tas fram. Uppdraget slutredovisade 29 april 2016. Enligt införandeplan som redovisades den 7 juni 2016 är målet att erbjudande om heltid ska vara helt infört i landstinget 2018. I den inledande fasen har vissa delar av landstingets verksamheter deltagit och första gången en medarbetare kunde ansöka om heltid var 1 oktober 2016. I projektet har också utveckling av lokala administrativa rutiner och ekonomisk uppföljning skett. Utvärdering av ovan bestämdes att vara klar i oktober 2017 inför steg 2, då samtliga verksamheter inför erbjudande om heltid från och med 2018. Helen Persson Förhandlingschef Bilaga Utvärdering av etapp 1. Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Organisationsnr 232100-0073 Postadress Landstinget i Kalmar län Box 601 391 26 Kalmar Besöksadress Strömgatan 13 391 26 Kalmar Telefon 0480-810 00 vx Bankgiro 833-3007

Projekt: Erbjudande om heltid i Landstinget i Kalmar län Projektledare: Katarina Johansson Bitr. projektledare: Karolina Arvidsson Rapport:2017-10-01 Innehåll 1 Inledning... 3

2 Syfte... 4 3 Uppföljning av mål... 4 4 Ansöknings- och utfallsstatistik... 5 4.1 Landstinget i Kalmar län etapp 1... 5 4.2 Kommentar... 6 5 Beskrivning av arbetsgången i Landstinget för förvaltningarna i etapp 1... 6 6 Nyckeltalsredovisning... 6 6.1 Heltidsanställda på grundtjänst... 6 6.2 Ålder... 7 6.3 Mertid/fyllnadstid utveckling... 8 6.4 Timavlönade... 9 7 Lärdomar och analys från etapp 1... 9 7.1 Motiv för medarbetaren att avstå från heltid... 9 7.2 Organisatoriska reflektioner... 10 7.3 Facklig dialog... 10 7.4 Attraktiva erbjudanden... 10 7.5 Ålder... 10 7.6 Annonsering heltid... 10 8 Inför etapp 2... 11

1 Inledning Bakgrund Landstinget i Kalmar län står inför stora utmaningar i form av ökade vårdbehov, krav på ett bättre resursutnyttjande och en betydande generationsväxling. Organisationen ska attrahera rätt kompetens, bedriva en patientsäker vård och en effektiv verksamhet inom givna ekonomiska ramar. Det kräver omställning och förnyelse. I landstingsstyrelsen i juni 2016 togs beslut att arbeta vidare med implementering av en rammodell för erbjudande om heltid. I uppdraget ingick även att skapa förutsättningar för att alla utannonserade tjänster ska erbjuda heltidssysselsättning. I landstingsplanen för 2017-2019 står skrivet att landstinget ska erbjuda heltidsanställningar för att utveckla och behålla de medarbetare som finns hos oss. I landstingsplanen finns också ett uppdrag om att följa upp arbetet med erbjudande om heltid. Varje förvaltning har olika förutsättningar för arbete med att erbjudande heltidsanställningar. Ansvar för att lokal rutin och struktur tas fram ligger hos respektive förvaltning. Relevanta mål för utvärdering Etapp 1 Effektmål Erbjudande om heltid ska bidra till bilden av Landstinget i Kalmar län som en modern organisation och påverka bilden av landstinget som en attraktiv arbetsgivare. Landstingets medarbetare (tillsvidareanställda och visstidsanställda) som önskar arbeta heltid ska erbjudas möjlighet till heltidsarbete. Arbetsmål En landstingsgemensam riktlinje för hantering av erbjudande om heltid ska tas fram Delmål Skapa förutsättningar för att all utannonsering av tjänster ska ske på heltid Den inledande etappen med sju förvaltningar har möjlighet att ansöka från och med 2016-10-01 Utvärdering av etapp 1 ska vara klar 2017-10-01 inför etapp 2 för att dra nytta av förvaltningarnas erfarenheter under etapp 1 Utforma annonstext som ska gälla i samtliga annonser 3

2 Syfte Syftet med utvärderingen att följa upp relevanta mål med Erbjudande om heltidsprojektet samt att ge en nulägesbild av arbetet i de olika förvaltningarna som ingår i etapp 1: - Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, Västerviks- och Oskarshamns sjukhus - Primärvårdsförvaltningen - Psykiatriförvaltningen - Kalmar Länstrafik - Folktandvården - IT-förvaltningen 3 Uppföljning av mål Effektmålen ska bedömas på lång sikt, därför är det svårt att dra slutsatser efter etapp 1 gällande om Erbjudande om heltid har bidragit till att landstinget upplevs som en attraktiv arbetsgivare. Effektmålet att de som önskar arbeta heltid ska erbjudas möjlighet till heltidsarbete bör ses som uppfyllt i Etapp 1. Inom projektet har det tagits fram en landstingsgemensam riktlinje för hantering av erbjudande om heltid vilken innefattar arbetsgång och hantering i det personaladministrativa systemet Heroma. Arbetsmålet att skapa förutsättningar för att all utannonsering av tjänster ska ske på heltid, samt att delmålet att utforma en annonstext för möjlighet till heltid bör ses som uppfyllt. All annonsering i landstinget ska vara på heltid alternativt deltid med möjlighet till heltid uttalat i annonsen, enligt landstingsgemensam formulering. Delmålet att den inledande etappen med sju förvaltningar har möjlighet att ansöka från och med 2016-10-01, bör ses som uppfyllt. Delmålet att utvärdering av etapp 1 ska vara klar 2017-10-01 inför etapp 2 för att dra nytta av förvaltningarnas erfarenheter under etapp 1 bör ses som uppfyllt i och med denna utvärdering. 4

4 Ansöknings- och utfallsstatistik 4.1 Landstinget i Kalmar län etapp 1 Antal som tackat ja/inväntar erbjudanden Antal som tackat nej till erbjudande Antal som dragit tillbaka sin ansökan 2 8 44 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 Antal sökanden per personalkategori Per personalkategori Antal Undersköterska 37 Skötare 5 Medicinsk sekreterare 5 Distriktssjuksköterska 2 Sjuksköterska 2 Städare 1 Kurator 1 Fysioterapeut 1 Total 54 Antal sökande per ålder Ålder Antal 60-6 50-59 9 40-49 14 30-39 10 20-29 15 Ansökningsmönster, inkomna ansökningar över tid 5

4.2 Kommentar Av de inkomna ansökningarna återfinns majoriteten på Västerviks- och Oskarshamns sjukhus (40 ansökningar, 20170901). Där det framförallt är undersköterskor som har sökt heltidserbjudanden. Vid dessa två sjukhus har även förekommit enstaka ansökningar från andra yrkesgrupper. De flesta av dem som har skickat in en ansökan har vid tiden för ansökan arbetat på en högre sysselsättningsgrad än sin grundtjänst. På primärvårdsförvaltningen har 6 ansökningar inkommit, 20170901. På psykiatriförvaltningen har 5 skötare sökt heltidserbjudanden och här återfinns ansökningsstatistiken enda manliga sökande. Landstingsdirektörens stab har haft 3 ansökningar, samtliga på Landstingshälsan. Övriga förvaltningar: folktandvården, Kalmar länstrafik och IT-förvaltningen har i praktiken inte arbetat med projektet då heltid redan är utgångspunkten. 5 Beskrivning av arbetsgången i landstinget för förvaltningarna i etapp 1 På Västerviks- och Oskarshamns sjukhus har man valt att hantera heltidsansökningarna tillsammans med resursenheten. Sjukhusen har sett en fördel med att koppla den överskjutande delen av tjänsten till resursenheten. Och därmed bättre möjligheter till en samlad bild av eventuella ökade kostnader samt bra utnyttjande av arbetstimmar. Detta har inneburit att de sökande som fått heltidserbjudanden har fått information om att deras tjänster kan komma att hanteras av resursenheten. I dagsläget arbetar de flesta heltid på sin ursprungliga arbetsplats. På primärvårdsförvaltningen och psykiatriförvaltningen har heltidslösningar hittats på de egna arbetsplatserna. De medarbetare som inom Landstingshälsan har sökt har bland annat kunnat erbjudas heltidslösningar i kombination med arbete på annan förvaltning. 6 Nyckeltalsredovisning Nedan redovisas de nyckeltal som kopplas till projektet. Siffrorna avser hela landstinget. 6.1 Heltidsanställda på grundtjänst September 2017 Förvaltning Personer totalt Personer heltid Personer heltid % 35 IT-förvaltningen 104 104 100,0% 25 Folktandvården 400 379 94,8% 32 Kalmar länstrafik 93 86 92,5% 45 Centraladm verksamhet 143 132 92,3% 20 Psykiatriförvaltningen 549 496 90,3% 40 Landstingsservice 491 400 81,5% 10 Hälso- o sjukvårdsförvaltn 3 737 2 987 79,9% 15 Primärvårdsförvaltningen 786 609 77,5% 30 Bildnings o kulturförvaltn 175 127 72,6% 6

Andel heltidsanställda på grundtjänst fördelat på kvinnor och män September 2017 Förvaltning Kvinnor heltid Kvinnor heltid % Män heltid Män heltid % 35 IT-förvaltningen 33 100,0% 71 100,0% 25 Folktandvården 332 94,6% 47 95,9% 45 Centraladm verksamhet 99 93,4% 33 89,2% 20 Psykiatriförvaltningen 349 91,8% 147 87,0% 32 Kalmar länstrafik 54 91,5% 32 94,1% 10 Hälso- o sjukvårdsförvaltn 2 367 76,8% 620 94,8% 40 Landstingsservice 239 75,2% 161 93,1% 15 Primärvårdsförvaltningen 504 74,4% 105 96,3% 30 Bildnings o kulturförvaltn 84 71,2% 43 75,4% Trend andel heltidsanställda år 2015 till år 2017 6.2 Ålder Redovisning av andel heltidstjänst på grundtjänst bland tillsvidareanställda uppdelat per ålder 20170901: ÅldersGrp Personer totalt Personer heltid Personer heltid % 00-19 2 2 100,0% 20-29 578 493 85,3% 30-39 1 244 1 086 87,3% 40-49 1 598 1 377 86,2% 50-59 1 898 1 538 81,0% 60-1 158 824 71,2% Total 6 478 5 320 82,1% 7

I åldersgruppen 60 år och uppåt redovisas minst antal heltidsanställda i följande yrkesgrupper: Heltider åldersgrupp: 60-, datum: 170901. Redovisar de etikettgrupper med minst antal heltidsanställda Etikettpersonalgrupp Etikett Personer totalt Personer heltid Personer heltid % Köks- och måltidsarbete 601012 Måltidspersonal 18 9 50,0% Undersköterska, skötare m fl 207013 Undersköterska, vård-/specialavdelning 121 61 50,4% Undersköterska, skötare m fl 207014 Undersköterska, mottagning 49 26 53,1% Sjuksköterska 206090 Sjuksköterska, allmän 110 65 59,1% Sjuksköterska 206011 Distriktssköterska 28 18 64,3% Uppdelat på kvinnor/män i åldersgruppen 60 år och uppåt visar följande yrkesgrupper: Etikettpersonalgrupp Etikett Kvinnor heltid Kvinnor heltid %Män heltid Män heltid % Köks- och måltidsarbete 601012 Måltidspersonal 9 50,0% 0 - Undersköterska, skötare m fl 207013 Undersköterska, vård-/specialavdelning 57 48,7% 4 100,0% Undersköterska, skötare m fl 207014 Undersköterska, mottagning 25 52,1% 1 100,0% Sjuksköterska 206090 Sjuksköterska, allmän 60 58,8% 5 62,5% Sjuksköterska 206011 Distriktssköterska 16 64,0% 2 66,7% 6.3 Mertid/fyllnadstid utveckling Antal fyllnadstidstimmar minskar från föregående år. Övertiden i är i stort sett oförändrad. Ovan visas en bild på hur fyllnadstiden minskat för undersköterskor/skötare i Landstinget. Minskning är på nästan 25% ackumulerat efter augustimånad. Bland de Medicinska sekreterarna har fyllnadstiden minskat med nästan 31% ackumulerat efter augustimånad. 8

6.4 Timavlönade Arbetade timmar för timanställda totalt i Landstinget ackumulerat fram till sommaren är oförändrad, under sommarmånaderna finns en liten ökning. Ovan visas ett diagram på timavlönade undersköterskor/skötare. Här syns en viss minskning. 7 Lärdomar och analys från etapp 1 7.1 Motiv för medarbetaren att avstå från heltid En enkätundersökning har genomförts bland de som valt att dra tillbaka sin ansökning eller tackat nej. Signaler som framkommit är att medarbetare prioriterar fritid, har lång pendlingsväg, eller inte vill arbeta på andra enheter än den nuvarande. Motiven uppges också handla om ändrade familjeförhållanden. Många av de som dragit tillbaka arbetar på en sysselsättningsgrad högre än 90 %. En fokusgruppsintervju och enkät har genomförts hos deltidsanställda undersköterskor i primärvårdsförvaltningen. Syftet var att ta reda på varför det inte är fler i primärvården som sökt heltidserbjudanden. Svaren visar att även här har familjeförhållanden en stor roll i varför man väljer en deltidsanställning. Någon anger också att denne tidigare velat arbeta heltid men att den nu närmar sig pension och vill vara ledig någon extra dag i månaden. Verksamheten konstaterar att arbetet med att synliggöra möjligheten med att söka heltidserbjudanden måste fortsätta. 9

7.2 Organisatoriska reflektioner En förutsättning som har identifierats på Västerviks- och Oskarshamns sjukhus är vikten av gemensamma schemaperioder. Detta är ett arbete som pågår. Frågan om heltid kan behöva belysas i olika projekt som pågår samtidigt i Landstinget, såsom Bättre resursutnyttjande. En kontakt mellan projektledarna för de olika projekten är ett steg i ett medvetande om respektive projekt vilket skapar förutsättningar för fortsatt arbete. Frågan om heltid kan också behöva diskuteras i existerande forum såsom verksamhetsdialoger och medarbetarsamtalen. Detta har skett ibland annat Primärvårdsförvaltningen där ett flertal deltidsanställda finns. HR-funktionen har i samtliga förvaltningar varit en viktig resurs i arbetet med att stötta chefer i sitt uppdrag att behålla sina medarbetare och tillgodose de önskemål som uppkommit om heltidstjänstgöring. 7.3 Facklig dialog Dialogen med de fackliga organisationerna har varit viktig i syfte att skapa en delaktighet och förankring kring projektet i etapp 1. Projektledarna har därför valt att löpande ha kontakt med framförallt Kommunal och Vårdförbundet om hur projektet framskrider. 7.4 Attraktiva erbjudanden I de undersökningar som gjorts inom projektet har det framkommit att medarbetare har olika önskemål om hur de vill arbeta. För att erbjuda attraktiva anställningar till landstingets medarbetare är det viktigt att medarbetare får möjlighet att ha en dialog med sin chef om sin sysselsättningsgrad. Det är betydelsefullt att fånga upp vad den enskilda medarbetaren vill för att möta medarbetarens önskemål med arbetsgivarens behov av bemanning. 7.5 Ålder Statistik visar att störst andel deltidsanställda finns i åldersgrupperna 50-59 år och 60 år. De flesta som sökt i projektet har varit i åldrarna 20-29,30-39 och 40-49 år. Intresset av att arbeta en högre sysselsättning är den nuvarande verkar vara lågt bland medarbetar över 50 år. I de undersökningar som gjorts inom projektet har svaren varit att man velat arbeta heltid tidigare men inte fått och nu när man närmar sig pensionen värdesätts den lediga tiden istället för heltidsarbete. 7.6 Annonsering heltid En positiv påverkan på andelen heltidsanställda bedöms har getts av den förändrade formuleringen vid platsannonsering. Formuleringen som numera skrivs i samtliga jobbannonser som inte annonseras på heltid lyder: Landstinget i Kalmar län erbjuder alla medarbetare en anställning på 100 %. Önskar du arbeta heltid kan utökning av tjänst erbjudas vid annan arbetsplats." 10

8 Inför etapp 2 Vid årsskiftet 2017/2018 går resterande verksamheter in i projektet, det vill säga länssjukhuset, Diagnostiskt Centrum, bildningsförvaltningen och landstingsservice. I dessa verksamheter pågår förberedelsearbete och vissa framgångsfaktorer har identifierats som kan ha betydelse för målet att tillgodose önskemål om attraktiva heltidsanställningar. Ett undersökande arbete har genomförts med hjälp av enkäter, arbetsgrupper, referensgrupp och lokal facklig dialog. Förberedelsetiden har inneburit att man redan nu tänker i heltidstermer och man har kunnat erbjuda heltid till de medarbetare som fört fram sina önskemål om heltidsarbete. Sammanfattningsvis kan konstateras att förberedelsetiden upplevts som positiv för projektets framfart och de tre återstående verksamheterna bedöms kunna starta projekt Erbjudande om heltid på ett smidigt sätt. 11