Nr 17 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-25 1(19) Tid och plats Tisdagen den 25 augusti 2015, klockan 08.30 12.00, 13.00 16.20 i Skållerudsrummet Beslutande Ledamöter Tommy W Johansson, ordf. (S) Andreas Jonsson (S) Gunnar Karlsson (C) Eva Pärsson, vice ordf. (M) Daniel Jensen (KD) Tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Tjänstemän Ingmar Johansson, kommunchef Ingrid Engqvist, chefssekreterare Peter Mossberg, fastighetschef 247 Nanna Bergquist, kommunarkivarie 248 Björn Lindquist, ekonomichef 249-250 Lars Nilsson, kultur- och fritidsutvecklare 251-252 Torbjörn Svedung, administrativ chef 253-255 Roland Andersson, fibersamordnare 253 Eva Nilsson Olsson, samhällsvägledare 256 Övriga Utses att justera Justerare Ersättare Andreas Jonsson (S) Daniel Jensen (KD) Justeringens plats och tid Melleruds kommunkontor den 27 augusti 2015, klockan 10.00 Justerade paragrafer 247-262 Underskrifter Sekreterare... Ingrid Engqvist Ordförande... Tommy W Johansson Justerande... Andreas Jonsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-25 Datum då anslaget sätts upp 2015-08-27 Datum då anslaget tas ned 2015-09-18 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift... Ingrid Engqvist
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-25 2 Innehållsförteckning 247 Styrsystem och brännare till panna på Klippvägen i Åsensbruk, projektbeskrivning 248 Överlåtelse av gravrätten för samtliga gravar till Svenska kyrkans pastorat i Mellerud 249 Årsredovisning för Stiftelsen Dal Västra Värmlands Järnväg (DVVJ) för 2014 250 Yttrande över Fyrbodals kommunalförbunds förslag till verksamhetsplan och budget för 2016 251 Kanalyran 2015, redovisning 8 252 Kultur- och fritidsfrågor 9 253 Utbyggnad av fibernätet, aktuell rapport 10 254 Teknisk lösning för digitalisering av kommunens nämndadministration 11 255 Personalfrågor 12 256 Företagsbesök 13 257 Arbetsordning för kommunfullmäktige i Melleruds kommun 14 258 Reglemente för kommunstyrelsen i Melleruds kommun 15 259 Medborgardialogen Tyck om Torget, uppföljning 16 260 Nominering av ledamot till styrelse/lag i Leaderområde Framtidsbygder Dalsland Årjäng Munkedal 261 Aktuella frågor 18 262 Rapporter 19 3 4 5 6 17
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-25 3 247 Dnr KS 2015/436.056 Styrsystem och brännare till panna på Klippvägen i Åsensbruk, projektbeskrivning Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att ge fastighetschefen i uppdrag att starta projektet Styrsystem och brännare till panna på Klippvägen i Åsensbruk och att lämna en slutredovisning när projektet är slutfört. På Klippvägen Åsensbruk har Melleruds kommun idag två pelletspannor installerade med två olika effekter (180 kw och 300 kw) och en oljepanna som spets vid behov. Dagens styrsystem och det mekaniska inmatningssystemet är utslitet och delvis ur funktion. På styrsystemet finns det ingen backup och support till längre. Syftet med projektet är att modernisera dagens bristfälliga och utgående system för att säkerställa driften och leverans av värme och vatten till kunderna. Målsättningen är också att öka livslängden på pannan då den nya brännaren avlastar befintlig panna. Projektet beräknas pågå från 15 oktober till 15 november 2015. Beslutsunderlag Projektbeskrivning. Tommy W Johansson (S): Fastighetschefen får i uppdrag att starta projektet Styrsystem och brännare till panna på Klippvägen i Åsensbruk och att lämna en slutredovisning när projektet är slutfört. Beslutet skickas till Fastighetschefen Ekonom samhällsbyggnadsförvaltningen
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-25 4 248 Dnr KS 2015/424.109 Överlåtelse av gravrätten för samtliga gravar till Svenska kyrkans pastorat i Mellerud Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att Melleruds kommun överlåter gravrätten för samtliga gravar till Svenska kyrkans pastorat i Mellerud då det inte är förenligt med svensk lagstiftning att en kommun utövar gravrätt. Svenska kyrkan i Mellerud inväntar besked kring huruvida Melleruds kommun ska fortsätta att stå som gravrättsinnehavare av sju gravar eller avsäga sig gravrätterna. I början av 1900-talet kunde en gravrätt gälla för all framtid, men detta har idag ersatts med tidsfrister om 15 eller 25 år, under vilka skötsel av enklare slag ingår för 1 500 respektive 2 500 kronor. För en av de gravar som Melleruds kommun står som gravrättsinnehavare av har gravrätten löpt ut, och för en annan utgår gravrätten i år. De övriga gravarna är i behov av större eller mindre åtgärder, om Melleruds kommun trots gällande lagstiftning väljer att förbli gravrättsinnehavare av dessa gravar är kommunen skyldig att betala för åtgärderna. Om kommunen å andra n överlåter gravrätten till samfälligheten, dvs. det pastorat inom svenska kyrkan som i nuläget har hand om gravskötseln, efterlevs lagen. För vissa av gravplatserna har gravskötsel ingått i de avlidnas testamenten som ett krav eller en önskan, för att den dåvarande kommunen skulle få förvalta de fonder, som bildats i samband med de upprättade testamentena. I samband med att dessa fonder permuterat formulerades nya villkor, vilka inte inbegriper gravvård för någon av gravarna, dessutom har de för ärendet aktuella fonderna avslutats, varför inga medel för gravvård finns att tillgå. Beslutsunderlag Kommunarkivariens tjänsteskrivelse med bilagor. Tommy W Johansson (S): Melleruds kommun överlåter gravrätten för samtliga gravar till Svenska kyrkans pastorat i Mellerud då det inte är förenligt med svensk lagstiftning att en kommun utövar gravrätt.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-25 5 249 Dnr KS 2015/419.042 Årsredovisning för Stiftelsen Dal Västra Värmlands Järnväg (DVVJ) för 2014 Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att Melleruds kommun beviljar styrelsens ledamöter ansvarsfrihet för räkenskapsåret 2014 med påpekandet att noterna i årsredovisningen ska överensstämma med resultat- och balansräkningen. Resultat- och balansräkning samt verksamhetsberättelse för stiftelsen Dal Västra Värmlands Järnväg (DVVJ) avseende 2014 föreligger. Bokslutet visar på ett positivt resultat 53,8 tkr Beslutsunderlag Resultat- och balansräkning samt verksamhetsberättelse 2014. Tommy W Johansson (S): Melleruds kommun beviljar styrelsens ledamöter ansvarsfrihet för räkenskapsåret 2014 med påpekandet att noterna i årsredovisningen ska överensstämma med resultat- och balansräkningen.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-25 6 250 Dnr KS 2015/362.041 Yttrande över Fyrbodals kommunalförbunds förslag till verksamhetsplan för 2016 Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att 1. Melleruds kommun ställer sig bakom Fyrbodals kommunalförbunds verksamhetsplan för 2016. 2. Melleruds kommun lämnar följande svar på angivna frågeställningar: Melleruds kommun har sedan starten av förbundet varit företrädare för principen med en liten basorganisation, finansierad utifrån kommunstorlek och att projektverksamheten och uppdragsverksamheten bör inriktas mot kärnverksamheterna och finansieras av de kommuner som har intresse att delta. Melleruds kommun har stor förståelse för en medlemsavgift som är kopplad till kostnadsutvecklingen. Vi har för flera av de bidragsfinansierade verksamheter som kommunen är medlem i varit med att koppla uppräkningen till prisindex för kommunal verksamhet (PKV) som ges ut av SKL. Melleruds kommun anser att det är förbundets direktion som är bäst skickade att se över basorganisationen så att det blir så liten och effektiv verksamhet som möjligt. Budgeten för denna bas räknas sedan upp med PKV-index för april året innan verksamhetsåret och finansieras med ett belopp per invånare. Fyrbodals Kommunalförbund ska före utgången av september månad varje år fastställa en verksamhetsplan för nästkommande år. Förslag till Verksamhetsplan för 2016 är utsänd på remiss till medlemskommunerna. Direktionen för Fyrbodals kommunalförbund vill även ha svar på följande frågeställningar från medlemskommunerna. Vad vill vi med vårt gemensamma kommunalförbund? Vilka frågor och arbetsuppgifter ska finnas på kommunalförbundet? Är det någon verksamhet som idag kommunalförbundet är engagerat i som bör avslutas? Hur ska våra uppdrag finansieras? För att få ordning på basfinansieringen finns det stöd för en medlemsavgift som är kopplad till kostnadsutvecklingen (en årlig uppräkning)? Synpunkter på verksamhetsplan 2016 och svar på frågorna ska ha inkommit till Fyrbodals kansli senast den 14 september 2015. Arbetsutskottet gav den 11 augusti 2015, 232, kommunchefen och ekonomichefen i uppdrag att ta fram förslag på synpunkter/svar. Redovisning ska ske vid arbetsutskottets sammanträde den 25 augusti 2015.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-25 7 Beslutsunderlag Verksamhetsplan 2015 för Fyrbodals kommunalförbund. Missiv med frågor. Förslag till yttrande. Tommy W Johansson (S): Melleruds kommun ställer sig bakom Fyrbodals kommunalförbunds verksamhetsplan för 2016. Melleruds kommun lämnar följande svar på angivna frågeställningar: Melleruds kommun har sedan starten av förbundet varit företrädare för principen med en liten basorganisation, finansierad utifrån kommunstorlek och att projektverksamheten och uppdragsverksamheten bör inriktas mot kärnverksamheterna och finansieras av de kommuner som har intresse att delta. Melleruds kommun har stor förståelse för en medlemsavgift som är kopplad till kostnadsutvecklingen. Vi har för flera av de bidragsfinansierade verksamheter som kommunen är medlem i varit med att koppla uppräkningen till prisindex för kommunal verksamhet (PKV) som ges ut av SKL. Melleruds kommun anser att det är förbundets direktion som är bäst skickade att se över basorganisationen så att det blir så liten och effektiv verksamhet som möjligt. Budgeten för denna bas räknas sedan upp med PKV-index för april året innan verksamhetsåret och finansieras med ett belopp per invånare.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-25 8 251 Dnr KS 2015/163.861 Kanalyran 2015, redovisning Arbetsutskottet beslut Arbetsutskottet godkänner redovisningen. Melleruds kommun beviljade den 24 mars 2015 Kanalyrekommittén 50 tkr i bidrag till genomförandet av Kanalyran 2015. Kultur- och fritidsutvecklaren lämnar en redovisning av årets Kanalyran.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-25 9 252 Kultur- och fritidsfrågor Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet godkänner redovisningen. Kultur- och fritidsutvecklaren redogör för aktuella kultur- och fritidsfrågor: KAOS-festival 2016 Kulturkaos ekonomisk förening kommer inte att genomföra en KAOS-festival under 2016 på grund av svårigheter med att få tag i personer som ställer upp och problem med finansiering m.m. Kulturnatta 7/11 Inbjudan har gått ut till alla arrangörer. Kartläggning idrottsföreningar En kartläggning av kommunens idrottsföreningar kommer att genomföras tillsammans med SISU.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-25 10 253 Dnr KS 2015/453.014 Utbyggnad av fibernätet, aktuell rapport Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet godkänner redovisningen och ger kommunchefen i uppdrag att ta fram ett förslag till bidragsansökan för utbyggnad av fiber till kommunens verksamheter. Redovisning av uppdraget ska ske vid arbetsutskottets sammanträde i 8 september 2015. Melleruds kommuns mål för fast bredband är "Minst ett fiberbaserat bredbandsnät ska erbjuda anslutning till samtliga hushåll, företag och offentliga verksamheter, både i tätbebyggt och glesbyggt område". Administrative chefen och kommunens ansvarige för fiberfrågor lämnar en aktuell rapport om utbyggnaden av fibernätet i kommunen. Tommy W Johansson (S): Kommunchefen får i uppdrag att ta fram ett förslag till bidragsansökan för utbyggnad av fiber till kommunens verksamheter. Redovisning av uppdraget ska ske vid arbetsutskottets sammanträde i 8 september 2015. Beslutet skickas till Kommunchefen Administrative chefen
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-25 11 254 Dnr KS 2015/70.005 Teknisk lösning för digitalisering av kommunens nämndadministration Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att 1. omdisponera 506 390 kronor ur investeringsbudgeten för inköp av pc till alla ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, byggnadsnämnden, kultur- och utbildningsnämnden och socialnämnden samt kommunens revisorer. 2. driftskostnaderna för pc belastar respektive styrelse/nämnd. Kommunstyrelsen gav den 11 februari 2015, 37, kommunchefen i uppdrag att ta fram en teknisk lösning för att digitalisera nämndadministrationen så att alla ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, byggnadsnämnden, kultur- och utbildningsnämnden och socialnämnden samt kommunens revisorer kan ta emot kallelser m.m. digitalt istället för i pappersform. Utredaren har fått i uppdrag att ta fram de juridiska dokument som krävs och administrative chefen har fått i uppdrag att ta fram förslag på teknisk lösning och utbildning för de förtroendevalda. Administrative chefen redovisar vilken teknisk lösning som är lämplig att köpa in och kostnaden för denna. Beslutsunderlag Prissammanställning angående pc till förtroendevalda. Tommy W Johansson (S): 506 390 kronor omdisponeras ur investerings-budgeten för inköp av pc till alla ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, byggnadsnämnden, kultur- och utbildningsnämnden och socialnämnden samt kommunens revisorer. Driftskostnaderna för pc belastar respektive styrelse/nämnd.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-25 12 255 Personalfrågor Förslag till beslut Arbetsutskottet godkänner redovisningen. T.f. personalchefen informerar om aktuella personalfrågor: Rekrytering/vakanser Arbete med rekryteringsprocesser och samarbetspartner pågår. Förbättra registrering och arkivering. Intresseförfrågan till andra kommuner om att samarbeta kring vissa tjänster. Löneadministrationen Fler gemensamma processer mellan dalslandskommunerna. Nya inom personal/löner Ny personalsekreterare anställd från 1/9. Ny löneassistent börjar 1/10 inhyrd till en början. Digitalisering av personalakter Digitaliseringen förenklar arbetsprocess och ökar tillgängligheten. Flextidsavtalet Nytt förslag under framtagande som ska förhandlas med facken. Anmälan om kränkning Anställd har anmält kommunen för kränkning med krav på ersättning. Extern utredning tillsats.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-25 13 256 Företagsbesök Kommunstyrelsens arbetsutskott träffar och får information om årets sommarsäsong hos fyra företag som är verksamma i och kring Dalsland Center i Håverud.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-25 14 257 Dnr KS 2014/616.003 Arbetsordning för kommunfullmäktige i Melleruds kommun Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunfullmäktige antar arbetsordning för kommunfullmäktige i Melleruds kommun enligt föreliggande förslag. Sammanfattning Den 1 februari 2014 trädde en förändrad kommunallag i kraft. Några av ändringarna berör kommunfullmäktige - bl.a. fullmäktiges mandattid, presidiets roll samt möjligheten att delta i sammanträde på distans. Sveriges Kommuner och Landsting har med anledning av förändringarna utarbetat ett normalförslag till arbetsordning. Lagändringar fram till den 1 januari 2015 har beaktats i dokumentet. I förslag till arbetsordning för kommunfullmäktige i Mellerud har ändringar gjorts i 1 Antalet ledamöter 2 Presidium 5 Tid och plats för sammanträdena 9 Sammanträden på distans 13 Ärenden och handlingar till sammanträdena 14 - Anmälan av hinder för tjänstgöring och inkallande av ersättare 39 Beredning av revisorernas budget 41 Reservation 42 Expediering och publicering Beslutsunderlag Cirkulär 2014:57 med bilaga. Förslag till arbetsordning för kommunfullmäktige. Kommunchefens tjänsteskrivelse. Tommy W Johansson (S): Arbetsordning för kommunfullmäktige i Melleruds kommun antas enligt föreliggande förslag.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-25 15 258 Dnr KS 2014/617.003 Reglemente för kommunstyrelsen i Melleruds kommun Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunfullmäktige antar reglemente för kommunstyrelsen i Melleruds kommun enligt föreliggande förslag. Sammanfattning I samband med att nuvarande kommunallag (1991:900) trädde i kraft år 1992, tog Svenska Kommunförbundet fram ett förslag till reglemente för kommunstyrelsen och riktlinjer för övriga nämnder. Förslaget har inte uppdaterats sedan 1992, och det har sedan dess skett ett stort antal ändringar i kommunallagen. Organisationen och arbetsformerna ute i kommuner och landsting har också genomgått stora förändringar. Det har medfört att reglementet för kommunstyrelsen i Melleruds kommun har reviderats vid några tillfällen. Sveriges Kommuner och Landsting har med anledning av förändringarna utarbetat ett normalförslag till reglemente för kommunstyrelsen. Lagändringar fram till den 1 januari 2015 har beaktats i dokumentet. Kommunstyrelseförvaltningen har tagit fram ett nytt förslag till reglemente för kommunstyrelsen med SKL:s normalförslag som grund. Det nya reglementet är inte så mycket förändrat vad gäller innehållet. Den stora förändringen är att dokumentet är omdisponerat och förtydligat, t.ex. när det gäller återrapporteringen till fullmäktige. Beslutsunderlag Cirkulär 2014:58 med bilaga. Förslag till reglemente för kommunstyrelsen. Kommunchefens tjänsteskrivelse. Tommy W Johansson (S): Reglemente för kommunstyrelsen i Melleruds kommun antas enligt föreliggande förslag.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-25 16 259 Dnr KS 2014/379.011 Medborgardialogen Tyck om Torget, uppföljning Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att ge kommunchefen i uppdrag att ta fram ett förslag på ett framtida Köpmantorg med utgångspunkt från det som framkommit i medborgardialogen Tyck om Torget. Förslaget ska därefter ställas ut för medborgarnas synpunkter. Redovisning ska ske vid arbetsutskottets sammanträde den 26 januari 2016. I samband med utvecklingen av ett nytt köpcentrum på Västerråda uppstod tankar kring Köpmantorgets utformning och hur det förblir ett levande torg. För att ta reda på vad mellerudsborna själva har för åsikter om torget genomfördes under våren 2015 medborgardialogen Tyck om torget. Målet med Tyck om torget var att lyssna in medborgarnas tankar kring torget. I processen ingick också att sammanställa och utvärdera resultatet och slutligen återkoppla till alla som deltagit med synpunkter och åsikter. En sammanställd utvärdering samt en utställning har funnit på biblioteket i Mellerud under sommaren 2015. Den 3 juni presenteras resultatet för kommunstyrelsen och den 17 juni för kommunfullmäktige. Under hösten kommer politikerna i Melleruds kommun att ta beslut om nästa steg. Tommy W Johansson (S): Kommunchefen får i uppdrag att ta fram ett förslag på ett framtida Köpmantorg med utgångspunkt från det som framkommit i medborgardialogen Tyck om Torget. Förslaget ska därefter ställas ut för medborgarnas synpunkter. Redovisning ska ske vid arbetsutskottets sammanträde den 26 januari 2016. Beslutet skickas till Kommunchefen
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-25 17 260 Dnr KS 2015/435.106 Nominering av ledamot till styrelse/lag i Leaderområde Framtidsbygder Dalsland Årjäng Munkedal Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att Melleruds kommun nominerar kommunstyrelseledamoten Gunnar Karlsson (C) som ledamot i Leader Framtidsbygder Dalsland Årjäng Munkedal under åren 2015-2020. En nomineringsprocess för beslutsgruppen LAG (local action group) i Leader Framtidsbygder Dalsland Årjäng Munkedal har startat. Ett årsmöte kommer att hållas den 15 september 2015 på Ragnerudsjöns camping i Färgelanda. En valberedning har utsetts som ska lägga fram förslag på styrelse/lag, revisorer och arvoden. I förslag till stadga för föreningen anges 9-13 ledamöter och det är valfritt att välja ersättare eller ej. Beslutsunderlag Brev till kommuner m.fl. om nominering av LAG-ledamöter. Tommy W Johansson (S): Melleruds kommun nominerar kommunstyrelseledamoten Gunnar Karlsson (C) som ledamot i Leader Framtidsbygder Dalsland Årjäng Munkedal under åren 2015-2020. Beslutet skickas till Leader Framtidsbygder Dalsland Årjäng Munkedal Gunnar Karlsson
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-25 18 261 Aktuella frågor Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet godkänner redovisningen. Kommunstyrelsens arbetsutskotts ledamöter och kommunchefen diskuterar aktuella frågor: Köpmannaföreningens möte Kommunchefen representerar kommunen vid mötet den 28/8. Västerråda köpcenter Melleruds Handels AB pågående projekteringsarbete. Nedläggningshot mot Nuntorps naturbruksgymnasium Kommunstyrelsens presidie och kultur- och utbildningsnämndens ordförande deltar vid möte i Vänersborg den 28/8. Västsvenska Turistrådet 18/9 Kommunstyrelsens presidie deltar vid besöksnäringsdag i Göteborg den 18/9. Effektiv och ansvarsfull alkoholpolitik Information på kommunstyrelsesammanträde under hösten 2015. Socialnämndens ekonomi/verksamhet Socialnämndens presidie och t.f. socialchefen kommer att informera kommunstyrelsen om ekonomi och verksamhet vid sammanträdet den 9/9. Beviljade bygdepengar Kommunen har betalat ut bidrag till Åsebro IF för grillkåta och till Dals Motorklubb för renovering av klubblokal. Konferens om utsatta EU-medborgare på Högskolan Väst 22/9 Marianne Sand Wallin (S) representerar kommunen. Kultur gör skillnad! Kulturkonferens i Åmål 10-11/9. Kommunchefen undersöker vem som kan representera kommunen. Dialogmöte med besök på NU-sjukvårdens nya akutmottagning Kommunstyrelsens ordförande och socialnämndens ordförande deltar. Hemvärnsövning i Mellerud 25-26/9 I samband med hemvärnsövningen genomförs en samverkansutbildning/övning med 25-30 deltagare från kommun, räddningstjänst, polis, militär m.fl. Sunnanå Hamn Försäljning av sjöbod.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-25 19 262 Rapporter Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet godkänner redovisningen. Kommunstyrelsens arbetsutskotts ledamöter och kommunchefen rapporterar från sammanträden m.m: Dalslands Turistråd.