Så här har vi valt att arbeta i Vara 2008 12 18 Christina Salomonsson & Annette Ringdahl
Vara 16 000 invånare 1 350 medarbetare
Kultur som skapar möjligheter Samkörda arbetslag Regelbundna kommunövergripande utvecklingsinsatser sedan 1994 Ledarutveckling Samtliga chefer årliga utvecklingsinsatser motsvarande ca 40 200 timmar sedan 1992 Kultur som främjar förbättringar Befogenheter & ansvar Uppmuntra goda idéer Konstnärer på arbetsplatsen Kreativitet på dagordningen
Arbetslagsutveckling 2001
Verksamhetsutveckling 2005
Utvärderingar Brukarundersökningar vartannat år Äldreomsorg Barnomsorg Grundskola Gymnasieskola Baden Biblioteken Fritidsgårdarna Plan- och miljöområdet Handikappomsorg Konserthuset Medborgarenkäter vart 4:e år Arbetsklimatundersökning vartannat år
Vi blir färre som ska serva fler Pilotenhet 2004 Utbildar 10 leanhandledare våren 2006 Anställer 2 projektledare hösten 2006 våren 2010 1 tillsvidareanställd från hösten 2008 Start i äldreomsorgen men utan slut.
Några av verktygen Värdeflödeskarta Spagettidiagram Leanspel 5S Visualisering Lärande organisation Läs vår verksamhet (knappt startat)
5 S före och efter
Visualisering på arbetsplatsen
Deltagare Åtta ur arbetsgruppen deltar i värdeflödeskartläggningsarbetet Två handledare Kommundirektör inleder varje karta Resultatenhetschef och Förvaltningschef får redovisning tredje dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet
Värdeflödeskarta Avgränsning
Vilket var utgångsläget? Får ofta springa efter saker Skapar irritation Många extra steg Får ofta lämna brukaren mitt i en omvårdnadssituation Fel material inne hos brukaren
Värdeflödeskarta Avgränsning NULÄGE slöseri Framtida läge
Påfyllning av boendes förråd Kvänumsgården NULÄGE RFB: 1,3 % FRAMTIDA LÄGE RFB: 94 %
Vad behövde vi göra? Skapa ordning & reda i förråden Skapa ordning & reda i sköljarna Skapa rutin för påfyllning Strukturera upp i tvättstugorna Visualisering med foton och tydlig märkning
Värdeflödeskarta Avgränsning NULÄGE Framtida läge 30 60 90 slöseri
Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej Väldigt mycket tid läggs på att gå och hämta material. x Ingen rutin finns på påfyllning av förråd, ständiga brandkårsutryckningar. x Förbättringsområden Identifierat Har slöseriet minskat? Framtida förb. Ev. sidoeffekter Hos boende slöseri Ja Nej område + - Bestämma artiklar, mängd och plats som ska vara på rummen. Rörelse, omarbete x Upprätta blöjlista. Rörelse, omarbete x Blöjförrådet 5S i källarförrådet. Rörelse, omarbete,la ger x x Rörelse, omarbete,la 5S i blöjförrådet. ger x Upprätta rutin för överblivna blöjor. Lager x Skärverktyg alltid till hands. Rörelse x Vi behöver inte källarförrådet på samma sätt idag Beställning av varor går fortare idag Tvättstugan skåpen Planera och märka drag och vagn. Rörelse, omarbete x Skapa rutin för draghanteringen. Rörelse, omarbete x 5S garderober. Rörelse x Skölj 5S i sköljen. Rörelse x Rörelse, Märka upp, planera minilager. transport x Hittat yta för städvagnen Övrigt 5S köksgarderober. Rörelse x Upprätta karantänskåp. Lager x Inskaffa funktionell vagn. Rörelse x Kontrollerat regelverk ang. höjd på leverans. Kontakt med köket ang. kvittens. Kontakt med leverantörleveransadress. Transport, rörelse Transport, rörelse Transport, rörelse x x x Nuvarande höjd är godkänd Problem/förbättringsområde som ligger till grund för val av område Får ofta springa efter saker. Skapar irritation. Många extra steg. Får ofta lämna de boende under en omvårdnadssituation. Fel material hos de boende. Har tydlig förbättring skett? Ja Nej x x x x x
Diplom efter varje genomförd kartläggning
Lärdomar Vi tänker i slöserier Att ha aktivitetsansvar ökar engagemanget Vi har fått en större känsla för att kollegor är kunder till varandra Viktigt att våga prova Det är lättare att arbeta med förbättringar när man har tydliga mål Uppföljningsmötena är både piska och morot Vi har effektiviserat det dagliga arbetet vi vinner ju på det Förrådsbeställningen görs på kortare tid tack vare våra förbättringar Vikten av att informera alla; både muntligt och skriftligt Vad viktigt det är att utvärdera de förändringar man gör Lean/förbättringsarbete är nu en stående punkt på APG Allt går att förbättra
Arbetsklimatundersökning 2008 Om förbättringsarbete i form av Vara Lean (Kvänumsgården) Att arbeta med värdeflödeskartor har varit till stor nytta för min resultatenhet På min resultatenhet arbetar vi aktivt med att vidareutveckla våra förbättrade processer Att arbeta med 5S har varit till stor nytta för min resultatenhet 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Instämmer delvis & instämmer helt
Axplock av kartlagda flöden Socialförvaltningen: Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dagsrutiner 9.30 15.00 Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Samhällsbyggn. förvaltn. Felanmälansrutiner Arbetsrutiner kostenhet Arbetsrutiner Gatu & Park Ledning & Adm. Rekryteringsprocessen Upphandlingsprocessen
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Rätt Från Början % 2007 Enhet 1 Enhet 2 Enhet 3 Enhet 4 Enhet 5 Enhet 6 Enhet 7 Enhet 8 Enhet 9 Enhet 10 Enhet 11 Enhet 12 Enhet 13 Enhet 14 Enhet 15 Enhet 16 Nuläge Verkligt resultat
Antal genomförda kartläggningar per förvaltning 2006-2008 45 40 35 30 25 20 15 Flera förvaltningar Socialförvaltningen Bildningsförvaltningen Samhällsbyggnadsförvaltning Ledning & administration 10 5 0
Medarbetarnas upplevda effekter Irritationsmomenten minskar Stärker gruppgemenskapen Lättare att lämna jobbet på jobbet Gemensamt språk när man pratar om problem, inga syndabockar Mer tid till brukarna gör att man känner sig mer nöjd vid dagens slut Möjligheten att kunna påverka sin arbetssituation Ansvar och befogenheter att förändra Strävar mot ett gemensamt mål Allas delaktighet Helhetssynen; jag påverkar processen
Än så länge hänger frukten lågt! Stora förbättringar med små medel Vi går från bra till bättre steget mellan bättre till bäst är betydligt större! Det kommer att krävas större kreativitet längre fram för att hitta förbättringar som gör skillnad
Vi vandrar vidare Läs vår verksamhet Verktyg för snabb genomgång av hur lean en verksamhet är Flera steg
Kontinuerliga förbättringar i vardagen Leanhandledare utbildas Träning i att tänka utanför ramarna Lean ledarskap Verksamhetsutveckling 2009
Några vanliga frågor vi får och svar på dem
Inför ni det bästa i alla verksamheter sedan? Vi arbetar inte med Best Practice Arbetssättet att hantera och förbättra är viktigt att träna sig i. Risk att få passivitet då förbättringar upplevs komma uppifrån Vi tror på nyfikna och engagerade medarbetare Katalog med goda idéer Studiebesök Kontinuerligt lärande
Klockar ni medarbetarna? Vi jobbar inte med att mäta några faktiska tider eller rätt från början. Medarbetarna uppskattar själva alla mätetal som används. Poängen är inte själva åtgången av tid - utan förändringen och diskussionen.
Hur mycket pengar tjänar ni på detta? Vi räknar inte i form av pengar när vi gör förbättringarna. Upplevelsen bland brukare och medarbetare är viktigare. Lärandet kring metoder är det som ger oss fördelar (även ekonomiska) i framtiden.
Vad kostar det? I det ursprungliga sättet är en värdeflödeskarta ganska dyr: o o 8 medarbetare 3 dagar + 3 x 4 timmar Det nya sättet (karta på egen hand) ger ökad möjlighet till utveckling i vardagen. Vi har ett politiskt mål om att alla medarbetare ska använda 5 % av sin arbetstid till utveckling.
Läs mer om Vara kommun Kvalitetschef Maria Viidas 0512 310 66 maria.viidas@vara.se Projektledare Christina Salomonsson 0512 318 39 christina.salomonsson@vara.se Katarina Olsson Fernandinho 0512 319 13 katarina.olsson.fernandinho@vara.se Undersköterska Kvänumsgården Annette Ringdahl 0512 316 92 www.vara.se Föredrag & presentationer