Chefens kommunikativa uppdrag - Dag 3 Stadsdelsförvaltningen Centrum Åsa Helldén Ruocco Tina Fors
Dag 1 Dag 2 Dag 3 Effektiv kommunikation Kommunikativt ledarskap Kommunikativa förmågor Kommunikationsplanering Kommunikationsplanering forts Formulera budskap Retorik och presentationsteknik Dialog för ägarskap och handling Hemuppgift: Be kollega och/eller medarbetare reflektera över hur du kommunicerar i vardagen, utifrån bilden Ledarens kommunikativa förmåga. Hemuppgift till nästa gång: Pröva att formulera och presentera ett budskap. Effektiva möten Gästföreläsare Dialogcafé
Dagens program 08.30 Introduktion, reflektion hemläxa Effektiva möten 09.15 Kaffe 09.30 Effektiva möten 11.30 Lunch 12.30 Gästföreläsare Marie Werner 13.30 Mötet som en process 14.15 Kaffe 14.30 Dialogcafé 15.30 Min handlingsplan, utvärdering 16.00 Avslut
Hemuppgiften: Formulera och kommunicera i en aktuell fråga 1. Välj en aktuell fråga som du behöver kommunicera med dina medarbetare om 2. Fundera på hur dina medarbetare fungerar 3. Vad vill du ska hända när du har kommunicerat (veta, känna, göra) 4. Formulera ditt budskap och pröva att kommunicera det med hjälp av budskapsmodellen - Reflektera över hur det fungerade och ta med till nästa utbildningstillfälle
Utveckla ett budskap med hjälp av budskapsmodellen VAD
Vilket är huvudbudskapet? Vad handlar detta om? Vad är det viktigaste? Vilka delbudskap och argument kan förstärka huvudbudskapet? Svar på frågor som kommer att ställas. Vad innebär detta? Hur påverkas verksamheten och medarbetarna? Vilka är de konkreta konsekvenserna? VAD Vad är bakgrunden? Orsaker? Varför? Vad ska göras möjligt? Vilka problem ska lösas? Vad kan komplettera, fördjupa eller nyansera? Vilka exempel kan förstärka huvudbudskapet? Vad innebär det för mig? Vad innebär budskapet för gruppen och specifika målgrupper?
Sid 48 i boken Exempel på budskapets byggstenar
Reflektion kring hemuppgiften Hur lyckades jag med att kommunicera budskapet? Coacha varandra två och två: 2 x 10 min Vad blev effekten av kommunikationen? Vad fungerade bra? Vad kan jag förbättra? Hur kan jag göra det? Hjälp varandra att dra slutsatser och hitta förbättringsidéer.
Åtta steg för att planera kommunikationen
Kaffe
Reflektionsövning: Vad kännetecknar ett effektivt möte? Individuellt ca 5 min: 1. Fundera över hur ett framgångsrikt möte ser ut. 2. Skriv ner ord som ni tycker kännetecknar ett framgångsrikt möte. I par ca 5 min: 1. Dela med er vad ni skrivit till bordsgrannen. 2. Enas om tre ord som ni tycker bäst kännetecknar ett framgångsrikt möte. 3. Reflektera över hur det ser ut hos er idag. Gemensam reflektion
Alla dessa möten
Mötet - kostnad eller investering?
Den egna inställningen är A och O Möten är arbete! Vi har räknat på vad mötesminuterna kostar. Genomsnittlig timkostnad för Göteborgs Stads medarbetare är 500 kr Inkl PO). Några exempel: 1. Ett entimmasmöte med 5 deltagare kostar: 5 x 500 = 2 500 kr 2. Två sådana möten per vecka under ett helt år kostar: 5 x 500 x 45 x 2 = 225 000 sek 3. 15 minuters försenat möte p g a att alla väntar på en sen deltagare eller deltagare som gått ut från rummet för ett telefonsamtal kostar: 4 x 500 x 0,25 = 500 kr
Kommunikationskanaler Personliga kanaler/aktörer Mekaniska kanaler 5 4,80 4,67 4,5 4 3,5 3 4,16 3,29 3,91 4,08 4,32 4,26 3,53 3,41 3,51 3,82 3,61 3,56 4,24 3,74 3,75 3,38 3,49 3,24 3,95 3,56 3,71 3,62 3,31 3,59 2,5 2 1,5 1 Nöjd Viktigt
Möten ibland Oklart syfte Oförberedda deltagare Oförberedd mötesledare För långa Stickspår Dålig tidsrespekt Enformiga och tråkiga Alltid samma personer som pratar
Vad har ni för möteskultur?
Sagt om möten i Gbg Centrum " Många av oss i gruppen upplever att det är arbetsgivarens träff, men egentligen ska det ju vara tvärtom. Det blir lätt monolog från chefen. Vi tycker dock att det är tydligt att det finns stort behov av APT då de är fullsmäckade och ofta drar ut på tiden." APT som jag har haft har jag varit nöjd med. Varför? Det har funnits möjlighet för alla att komma med frågor i god tid innan, mötena har varit levande efter vad vi har behövt ta upp, vi har haft ett brukarfokus. Vi har haft möjlighet att ändra form, t ex fick vi mer tid (1h) vilket jag tyckte var värdefullt. Alltid skrivna APT-protokoll och alltid både fasta punkter och aktuella händelser."
Sagt om möten i Gbg Centrum, forts För många år sedan fick vi tips att dagordningen kunde innehålla rubrikerna : information/återkoppling, dialog, problemlösning, beslut i dagsläget finns endast rubrikerna information/återkoppling och dialog på dagordningen. Problemlösning och beslut har ramlat bort, det speglar vårt APT allt idag går fort. Vi kan påbörja diskussioner och fördjupningsfrågor som inte slutförs, missnöje uppstår, med frågan varför la vi tid på det här? Vi tappar taget då det går för lång tid för uppföljning. Vi skulle ha en eller två planeringsdagar/år (alt halvdagar) där vi går djupare in på saker som känns viktiga för gruppen, vi hade en i höstas det var så många punkter på den halvdagen så vi tappade en del, innan dess kommer jag inte ihåg när vår grupp hade ett planeringsdag/tillfälle.
Hur fungerar möten? (benchmarkundersökning, NK) - Q07.1 - Våra möten är tidseffektiva. 3,44 4,43 - Q07.2 - Vi har givande diskussioner på våra möten. - Q07.3 - Vi håller de överenskommelser vi ingår på våra möten. 3,60 3,71 4,51 4,59 Skala 1-5: 5=instämmer i hög grad/ mycket vik7gt 3=neutral 1=instämmer inte alls/ inte alls vik7gt Instämmer Viktigt 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
Möten och dialog kan skapa stora effekter Ingen Effekt: effekt, rykten, spekulation Effekt: Kännedom, förståelse och kunskap Effekt: Engagemang, ägarskap, handling Ingen information Tryckt info, intranät, e-post Muntlig information Muntlig information med möjlighet att ställa frågor Dialog: hur och varför? Dialog: hur, varför och sätta mål (Gissa) Veta Känna Göra
Vad ska vi ha för möte? Information Dialog Beslut 1. Mål Informationsöverföring 2. Innehåll Vad som hänt/ gäller, färdiga lösningar/beslut Förståelse, intresse, aktivitet Nya idéer, problem att lösa, utveckla möjligheter Fatta beslut som alla förstår och accepterar Info och fakta som beslutsunderlag. Argument för och emot. 3. Förberedelse Kom som du är Rätt inställning en förutsättning för framgång Alla måste vara väl pålästa och förberedda
Dialog kring rätt frågor möjliggör; medskaparansvar, ägarskap och handling Dialog Ledarna ansvar är att klargöra VAD som ska göras och VARFÖR Medarbetarna är delaktiga i HUR uppgifterna ska lösas
Användningsområden för dialogen Max sju bäst förutsättning för dialog! Klargöra värderingar, ramar och spelregler Formulera och bryta ner mål Utveckla/utvärdera ny affärsplan, verksamhetsplan Skapa mening i ett förändringsarbete Kreativitet och idéutveckling Utforska nya perspektiv
Ska alla vara med på mötet?
Övning: Skatta dig själv som mötesledare Använd utvärderingsformuläret Skatta på en skala 1-5 hur viktigt du tycker följande påståenden är Skatta på en skala 1-5 hur pass väl du tycker att påståendena stämmer på dig 1 = Helt oviktigt/stämmer inte alls Jag - mötesledaren 5 = Mycket viktigt/stämmer helt
Utvärderingsmall (betyg 1-5) 1. Som mötesledare uppfattas jag som tydlig 2. Jag ser till att involvera deltagare i de beslut som fattas 3. Jag engagerar deltagare i hur arbetsuppgifter bör lösas 4. Jag får deltagare att samtala kring frågor som är viktiga 5. Jag stödjer och uppmuntrar dialogen mellan deltagarna 6. Jag är bra på att lyssna 7. Jag känner mig bekväm i min roll som mötesledare 8. Som mötesledare tar jag lagom mycket plats 9. Jag är uppmärksam på motstridigheter bland deltagarna och hanterar dem konstruktivt Viktigt Stämmer på mig 10. Som mötesledare är jag bra på att knyta ihop säcken
Lunch
Välkommen Marie Werner
Dialogcafé: Hitta lösningar på utmaningar med möten Steg 1: Formulera dina utmaningar (ca 15 min) 1. Fundera enskilt över utmaningar du upplever i något av de möten du deltar i. 2. Dela med er till varandra runt bordet. 3. Välj bordsvis en av gruppens utmaningar. Formulera 4. Skriv ner utmaningen (efter att ni stämt av med kursledaren) på ett blädderblock och sätt upp det på väggen.
Dialogcafé: Hitta lösningar på utmaningar med möten Steg 2: Brainstorma (ca 30 min) 1. Varje grupp ställer sig vid sin utmaning/blädderblock. Läs upp er utmaning och låt övriga grupper ställa klargörande frågor 1. Gruppen roterar för att i tur och ordning besöka varje station Vid varje station: 1. Brainstorma fram idéer och förslag på lösningar för att möta utmaningen Brainstorma 2. Tänk fritt, se inga begränsningar 3. Skriv ner alla tankar på blädderblocksbladet
Dialogcafé: Hitta lösningar på utmaningar med möten Steg 3: Sammanfatta (ca 20) Gruppen är tillbaka vid sin egen utmaning Sammanfatta 1. Gruppera idéerna och förslagen 2. Prioritera utifrån faktorer som hinder/möjligheter, effektivitet, nytta 3. Formulera ert gemensamma prioriterade förslag på lösning (ev. på ett nytt blädderblocksblad) 4. Varje grupp presenterar sitt slutgiltiga lösningsförslag för övriga
Kaffe
Möten är delar av en process Före Under Efter
Före mötet, skapa rätt förväntningar Syfte, förväntningar, agenda Gör agendan intressant, se till att det finns något oväntat Gör tydligt vad som är informations- och beslutspunkter Sätt självfallet ut en sluttid
Inled mötet rätt Skapa rätt stämning från början Det ska kännas viktigt om det är viktigt Rätt lokal för mötet Skapa energi Mötesledarens framtoning presentationsteknik, retorik, kroppsspråk
Att tänka på under mötet Mötesledare Är jag tydlig med syftet? Får alla komma till tals? Parkerar jag sådant som inte hör till mötet? Har jag utsett någon att ta anteckningar? Summerar jag besluten? Mötesdeltagare Tar jag ansvar för att det blir ett effektivt möte? Säger jag min mening under mötet och inte efteråt? Låter jag andra deltagare komma till tals? Ställer jag klargörande frågor?
Varför, varför, varför? Att få svar på frågan varför är en av våra mäktigaste drifter Vår största utmaning i kommunikationen är att vi antar att den andre vet varför Ställ klargörande frågor!
Avsluta mötet Vad går vi vidare med? Efter varje punkt eller i slutet av mötet? Skaffa kvitto/sammanfatta! Budskap som ska föras vidare? Protokoll/anteckningar
Att tänka på efter mötet Utvärdering av mötet Uppnådde vi målet med dagens möte? Följdes agendan? Höll vi tiden? Kunde mötet varit kortare? Var mötet och deltagarna väl förberedda/pålästa? Kom alla som ville/borde till tals? Vad kan vi göra bättre nästa gång? Inför nästa möte Vilka beslut/åtgärder vidtogs? Detta skall jag ha kollat upp/utfört inför nästa möte! Överblivna punkter?
Hur skapas mer dynamik och effektivitet - Mötesformen sitter i väggarna Skolsalsplacering Rundabordsdiskussioner Stå-upp-möten Promenadmöte Powermöten
Hur skapas mer dynamik och effektivitet - Variera med olika inslag i möten Incheckning Övriga frågor först Veckans lärdom eller guldpeng Olika former av laget runt Reflektion Akuthjälpen
Hur skapas mer dynamik och effektivitet - Olika mötesroller Mötessammankallaren Ordförande Fixaren Vän av ordning Observatören Sammanfattaren Protokollföraren Samma person behöver inte ta på sig alla roller
Min handlingsplan 1. Några aha-upplevelser? 2. Några idéer om hur du kan stärka dig som mötesledare och/ eller mötesdeltagare? Tips! Skriv ner några punkter i din handlingsplan. Minst tre saker du ska: börja göra, sluta göra, förändra och/eller göra mer av.
Slutreflektion Sammanfatta med två ord vad du tar med dig från utbildningen. Utvärdering! Tack - och lycka till!