E arkiv är en organisationsfråga Om kort- och långsiktig informationshantering ITSAM Arkiv, 14 april 2016
Det digitala samhället
Det nya informationssamhället
Uppkoppling Nätverk: storgarden Lösenord: rimforsa
Digitalisering skapar förändringar Atomer Hög vårdnivå Ägarskap Konsumenter Titta Institutionell identitet Utskick Systematisk planering Stängt Sakkunnig prövning Bits Stora volymer Delad information Upptäckare Skapa Löst samarbete Efterfrågan Flytande samverkan Öppet Allmän kunskap
Digitalisering skapar förutsättningar göra rätt, hitta rätt teknik säkerhet lagstiftning tillit kostnader
Information Minne Bevis Insyn Kommunikation
Informationshantering?
Ordning och reda?
Ordning och reda?
Informationssäkerhet?
Lagstiftning?
Förlegad teknik?
Tillit?
Kostnader? > 50
Tillvarata information? digital bygglov vadministration journalsystem rendehantering Facebook webbsida elevhälsovård ekonomisystem larmsystem Intranätet G: och H: lönesystem
Hållbar informationshantering
Hållbar informationshantering Hållbar : - över tid - ekonomiskt - enkelt och säkert
Hållbar informationshantering Mål - rätt från början - ordning och reda - enkelt och säkert Skapa garanter och tillit
Informationsflöde Verksamhetssystem Verksamhetens arkiv (närarkivet) Kommun- arkivet (slutarkiv) Verksamheten Ansvarsgräns Arkivet
Informationsflöde Verksamhetens arkiv (närarkiv)?? Verksamhetens arkiv (närarkiv) Kommun- arkivet (slutarkiv) Verksamhetssystem Verksamhetssystem Verksamhetssystem Verksamhetens arkiv (närarkiv) Från kaos och kostnader
Informationsflöde Verksamhetssystem Verksamhetens arkiv (närarkivet) Kommun- arkivet (slutarkiv) till hållbar informationshantering.
e-arkiv Verksamhetens Kommun- Verksamhetssystem e - a r k i v arkiv arkivet (närarkivet) (slutarkiv) Hållbar informationshantering
Vinster och nytta Medborgare Ledning Arkiv och IT registratur Ökad tillgänglighet till Bidrar till Säkerställer långsiktig Förenklar överföring offentlig information e-förvaltningsmål informationsförvaltning av information Ökad insyn Säkerställer kvalitet Ökad kvalitet Bidrar till bättre IT- och Förenklar vardagen Ökar effektiviteten Bättre återsöknings- informations-arkitektur Möjlighet till innovation Sparar resurser möjligheter Standardisering Tydliggör verksamhetskrav Förenklar
Att komma igång
Viktigt! e arkiv är ingen arkivfråga e arkiv är en organisationsfråga
Att beakta Organisation Information Informationssäkerhet
Att beakta Organisation - kompetens - resurser - struktur
Att beakta Information - vilken - kvalité - gallra mer
Att beakta Informationssäkerhet - sekretess, föreskrifter, säkerhet - klassificering!
Vision: hållbar informationshantering Verksamhetens Kommun- Verksamhetssystem e - a r k i v arkiv arkivet (närarkivet) (slutarkiv)
Förutsättningar Verksamhetssystem Verksamhetens arkiv (mellanarkiv) Arkiv (slutarkiv)???
Andra faktorer / sammanhang Kommunens/regionens bild för 2025? Nuvarande informationshantering? Digitaliseringens utveckling? Kompetens och resurser? Samarbete?
Kostnader
Kostnader Verksamhetens Verksamhetssystem arkiv (mellanarkiv) Arkiv (slutarkiv)
Kostnader Produkt eller tjänst? - programvaran, lagring, drift Anslutning verksamhetssystem - metadata (FGS), format Kompetens - resurser, konsulter - upphandling
Samsyn, samarbete, samverkan
Stöd från SKL Tydligare beskriva nyttan med e-arkiv Fokus från arkiv till informationshantering E-arkiv + öppna data + e-tjänster kommunicera hur det hänger ihop Utveckla stöd för att underlätta samverkan Gemensamma kravunderlag för uttag från verksamhetssystem Öka möjligheter till utbildning Samordnare för e-arkiv på SKL
Sammanfattad
Samband Organisation Teknik Utbildning Ekonomi Lagstiftning Säkerhet
Samverkan Ledningen Organisation Verksamheten Teknik Utbildning IT-funktionen Ekonomi Lagstiftning Säkerhet Arkivet
Samverkan Ledningen Organisation Teknik Utbildning Verksamheten Ekonomi Du Lagstiftning IT-funktionen Säkerhet Arkivet
Frågor Caspar Almalander Tel. 073-950 42 10 Epost caspar.almalander (@) skl.se