släpper inte taget Tydliga rutiner sparar tid i Vara Pernille är föräldraledig men har svårt att hålla sig borta från jobbet som hamnchef.

En tidning om ledarskap från fackförbundet SKTF nr 3 juni 2008 Lösnummerpris 60 kr släpper inte taget Pernille är föräldraledig men har svårt att hålla sig borta från jobbet som hamnchef. SID 8 GÖR DET SJÄLV. Bjud på dig själv för arbetsglädjens skull SID 24 LEAN-METODEN.. Tydliga rutiner sparar tid i Vara SID 14 Kyrkans lönehöjningar SID 4 Det är okej att stressa SID 28 Skapade nytt behandlingshem SID 34 Enkät: Ledarskapets förutsättningar SID 4

ANNONS Vad kan vi göra för dig? Med våra IT-system, utbildningar, konferenser och böcker: klargörs personalens värde sänks sjukfrånvaron effektiviseras rehabiliteringsprocessen struktureras arbetsskadehanteringen kartläggs och analyseras arbetsmiljön värderas hälso- och arbetsmiljöarbetet Konferenser/utbildningar: Metodicum rehabdagar 2008, 25-26 september, Berns Salonger, Stockholm. Årets tema är ansvar och etik. Medverkar gör bland annat socialförsäkringsminister Cristina Husmark Pehrsson och arbetsmarknadens parter. Gör en preliminär anmälan på vår hemsida så meddelar vi dig när programmet är komplett. Arbetstidslagen och effektiv verksamhet, 4-5 september, Näringslivets hus, Stockholm. Konsten att balansera mellan rätt kompetens, lagkrav, hälsa, sociala önskemål och önskad sysselsättningsgrad med mera. Andra dagen väljer du mellan nio olika workshops. Hälsobokslut, 16-17 september, Stockholm. Hälsobokslut, 9-10 oktober, Göteborg. Hälsobokslut, 14-15 oktober, Stockholm. Hälsobokslut, 4-5 november, Stockholm. Hälsobokslut, 13-14 november, Malmö. Hälsobokslut, 9-10 december, Stockholm. Vilka ekonomiska effekter ger hälsa respektive ohälsa hos personalen? Vilka nyckeltal är relevanta? Hur kan du genom hälsoförbättrande åtgärder förbättra organisationens produktivitet och lönsamhet? Personalekonomi, Hälsa, ohälsa och lönsamheten/rehabiliteringens Ekonomi, 4 dagar, 13-14 november + 3-4 december, Stockholm. Ett ekonomisk synsätt på hälsofrågor. Vilka intäkter och kostnader påverkas av hälsa och hälsoförändringar i företaget och samhället? Hur utvärderar du hälsoförbättrande åtgärder med hjälp av ekonomiska efterkalkyler? Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar, 2 eller 3 dagar, genomförs endast på uppdrag. För företag och organisationer samt chefer som vill hantera sjukskrivnings- och rehabiliteringsprocessen korrekt. Kontakta Lars Törnqvist, Ann-Louise Norling eller Ulla Korpi så berättar vi mer och skräddarsyr utbildningen efter dina behov. Du kan få samtliga utbildningar på hemmaplan anpassade efter dina behov. Våra produkter: Hälsobokslut online, HBO. IT-systemet HBO ger dig en standardiserad, kvalitetssäkrad och mellan enheter samt mellan företag och organisationer jämförbar metod för hälso- och arbetsmiljöläget. För att få reda på var i organisationen åtgärder ska prioriteras, vilken inriktning åtgärderna ska ha och utvärdera om åtgärder ger önskat resultat samt sätta mål och budget för hälso- och arbetsmiljöarbetet. Kontakta Veronika Törnqvist, Jonas Gustafsson eller Therése King så berättar vi vad vi kan göra för dig. TiA, Tillbaka i Arbetet. IT-systemet TiA effektiviserar frånvarohanteringen.tia består av delsystemen Sjuk- och friskanmälan samt Rehabilitering. Vitsen med systemen är en förenklad, snabbare, säkrare, överblickbar dialog i företaget och mellan företaget och företagshälsovården. Med TiA är det inget som faller mellan stolarna. Kontakta Ann-Louise Norling eller Ulla Korpi så berättar vi vad vi kan göra för dig. SAM Arbetsskadehantering. IT-systemet SAM Arbetsskadehantering minskar olycksfallen genom att tillvarata erfarenheter av skador och tillbud. Kontakta Ulla Korpi eller Christian Grönberg så berättar vi vad vi kan göra för dig. Frågeformulär/enkäter. För dig som vill veta hur: Effektiv och motiverad organisationen är? Stressnivån är? Kommunikationen fungerar? De ergonomiska förhållandena ser ut? eller något annat som berör hälsa och arbetsmiljö så kan vi hjälpa dig att få fram svaret.vi skräddarsyr även enkäter efter dina önskemål.vi har mer än 30 års erfarenhet av enkätundersökningar. Kontakta Chanett Erlebach eller Meikel Jungner så berättar vi vad vi kan göra för dig. Tfn 0586-421 00, info@metodicum.se www.metodicum.se

Chefen i fokus Nummer 3 juni 2008 innehåll Vikten av att andas G ör rätt med en gång, och spara tid. Det är kärnan i lean production en metod med ursprung i bilindustrin som nu nått den kommunala världen. Det handlar om att kartlägga verksamheten och skapa rutiner för att jobba smartare och snabbare. Chefen i fokus har besökt Vara där cheferna prisar metoden, bland annat för att den gör medarbetarna mer delaktiga. Men det finns också andra röster som talar om riskerna, inte minst när det gäller arbetsmiljön. Läs mer med början på sidan 14. Dessutom i detta nummer: sjökaptenen Pernille som gått i land och tips på hur chefen skapar arbetsglädje. Och så den eviga önskan om att få balans i tillvaron: Du lovar dig själv att sluta stressa, men det fungerar aldrig. Och du får dåligt samvete inför dig själv. Känns det bekant? I så fall kan du få lite tröst på sidorna 28 29 av Dan Hasson som lär oss att det är okej att stressa, bara vi varvar ner emellanåt. Efter några timmars koncentration kan det räcka med en enkel andningsövning, efter en månads hårt slit behöver du ta det lugnt i ett par veckor säger han. Något att tänka på inför sommarsemestern. Ta vara på värmen! Helena Ingvarsdotter Chefredaktör Hör av dig! Har du tips, idéer eller synpunkter så tveka inte att höra av dig. Mejla helena.ingvarsdotter @chefenifokus.se eller ring 08-789 64 61. Marita Svenssons personal effektiviserade städningen med hjälp av lean. SID 14 REPORTAGE 8 Full fart framåt. Pernille Silfverberg Utgaard är föräldraledig från tjänsten som hamnchef. Men hon har svårt att hålla sig borta. Trots fyra barn, en kaninfarm och en man som seglar jorden runt vill hon inte släppa helt. 14 Toyotamodellen. Lean är en metod för att jobba smartare som hämtats från bilindustrin. Nu har den även nått välfärdssektorn. Följ med till Vara kommun där ett äldreboende sparade fem timmar och tjugo minuter i veckan på att lägga om städrutinerna. 27 Från kirurg till stå-uppare. Nils Simonsson ägnar sig åt att försöka lära folk det de redan vet. Till exempel att de ska äta, sova och motionera ordentligt. Att de borde ta vara på den tid de har. Men det räcker inte att påpeka det man måste få människor att känna att de vill ändra sig. 28 Stressa vidare. Det är inte farligt att stressa. Bara man vilar sig lite däremellan. Receptet är att skapa enkla rutiner i vardagen för att varva ner och återhämta sig, säger forskaren Dan Hasson. Belöna dig själv, ta fikarast eller gör en andningsövning, uppmanar han. AVDELNINGAR 4 CHEFSENKÄTEN Politiker inte aktiva för det goda ledarskapet. 13 LAGAR & REGLER Rätten till semester. 24 GÖR DET SJÄLV Så skapar du arbetsglädje. 30 BÖCKER 31 FRÅGA DIN OMBUDSMAN 32 KORT FRÅN SKTF 34 MIN KARRIÄR Jan Bennet skapade det behandlingshem han tyckte saknades. ANNA-LENA LUNDQVIST ADRESS Box 7825, 103 97 Stockholm Besök: Kungsgatan 28 A E-POST red@chefenifokus.se www.sktf.se www.chefenifokus.se CHEFREDAKTÖR Helena Ingvarsdotter 08-789 64 61 070-379 64 61 helena.ingvarsdotter @chefenifokus.se ANSVARIG UTGIVARE Kent Källqvist 08-789 64 55 kent.kallqvist@sktf.se FORMGIVNING Erik Uppenberg 08-789 64 51 erik.uppenberg@sktf.se LAYOUT Camilla Birkström 08-789 65 84 camilla.birkstrom@sktf.se TEKNISK REDAKTÖR Erik Larsson 08-789 65 31 erik.larsson@sktf.se SKRIBENTER Åsa Bolmstedt Sofia Brax Lasse Nilsson Charlotte Rudenstam Lars Soold ANNONSFÖRSÄLJARE d.a.media 08-786 03 34 annons@da-media.nu INSÄNT MATERIAL Tidningen ansvarar inte för insänt, ej beställt material. Allt material i Chefen i fokus lagras och publiceras elektroniskt. I princip publiceras inget material med förbehåll mot denna hantering. Chefen i fokus är medlem av OMSLAG Sofia Sabel TRYCK VTT, Vimmerby medeltal 2007 är 15 800 Chefen i fokus är en medlemstidning. Producerad av SKTF media AB Utgiven av SKTF Chefen i fokus NR 3 JUNI 2008 3

inkorgen CHEFSPANELEN Politiker inte aktiva i ledarskapet SKTF har undersökt hur aktiva de lokala politikerna är för att skapa goda förutsättningar för ledarskapet. Inte så värst, är svaret från cheferna. Cheferna tycker inte att politikerna tar en aktiv roll för att skapa förutsättningar för ett gott ledarskap i kommuner och landsting. Det visar en förstudie till en större, kommande undersökning om ledarskap inom välfärdssektorn som SKTF har gjort. Chefer inom kommuner och landsting har fått svara på frågor om vilka förutsättningar de har för att utöva ett professionellt ledarskap. SKTF menar att även om inte politikerna ska peta i detaljer är det viktigt att de ställer krav på ett modernt ledarskap. Men studien visar att det finns mer att önska i den frågan. En av frågorna i undersökningen handlade om politikernas engagemang i ledarskapet. Resultatet visar att inte ens bland de högsta cheferna tycker man att politikerna tar en aktiv roll för att skapa förutsättningar för ett professionellt ledarskap. Endast hälften svarar ja eller ja, men inte tillräckligt på den frågan. Ledarskapets förutsättningar är avgörande för att man som chef ska kunna arbeta effektivt med verksamhets- och arbetsplatsutveckling. Att mer än varannan högre chef anser att politikerna inte i tillräcklig omfattning tar en aktiv roll i dessa frågor är därför olyckligt, kommenterar Stig Wendefors, ansvarig för chefsfrågor i SKTF. Tittar man på de övriga chefsnivåerna svarar över 60 procent obetingat nej på frågan om politikerna är aktiva för att skapa ett bra ledarskap. Studien visar dessutom att bara varannan chef får tillräckligt med kompetensutveckling i sitt ledarskap. RESEARCH GERRY ANDERSSON TEXT HELENA INGVARSDOTTER GRAFIK CAMILLA BIRKSTRÖM bra ledarskap Fråga: Tycker du att dina politiker tar en aktiv roll för att skapa förutsättningar för ditt proffessionella ledarskap? Svar: 80 70 60 50 40 30 20 10 10% 14% 0 7% Ja Ja, men inte tillräckligt Nej Så gjorde vi undersökningen: En webbaserad enkät gick ut via e-post till 763 chefer under perioden 28 februari till 6 mars 2008. 437 svarade, vilket ger en svarsfrekvens på 57,3 procent. Undersökningen gör inte anspråk på att vara vetenskaplig men ger en spontan och direkt fingervisning om situationen som den ser ut just nu hos chefer inom välfärdssektorn. ANNONS 43% HÖGSTE CHEF MELLANCHEF FÖRSTA LINJENS CHEF 29% 25% Handledning och utbildning för chefer och arbetslag Utbildad handledare med pedagogisk och psykosocial inriktning. Flerårig erfarenhet av handledning och utbildning inom omsorg och skola. 50% 61% 61% LÖNESTATISTIK Kyrkans chefslöner I det här numret publicerar Chefen i fokus lönestatistik för chefer och arbetsledare inom Svenska kyrkan. Siffrorna är från 2007 och är hämtade från den partsgemensamma statistiken. YRKE SNITT* LÖNESPANN** Diakoni Församlingsdiakon/arbetsledare 25 400 23 500 30 500 Prästuppgifter Kyrkoherde 37 600 34 500 42 700 Komminister/arbetsledare 28 800 26 800 32 300 Arbetsledande uppgifter Kyrkogårdsföreståndare 25 300 22 500 31 000 Arbetsledare 23 500 21 100 26 800 Krematoriemästare/föreståndare 22 500 21 400 26 800 Skogvaktare 33 900 31 400 35 200 Annan arbetsledande uppgift 22 300 20 500 24 100 Chefsuppgifter Chef inom kyrkogårdsförvaltningen 32 000 26 700 40 000 Chef inom fastighetsförvaltningen 36 500 30 400 42 000 Kansli-/verksamhetschef 38 000 31 100 48 800 Kyrkokamrer 29 200 25 200 34 200 Avdelnings-/enhetschef 40 000 30 600 48 500 sus.larsson@bredband.net Tel. 070 226 33 51 www.susannelarsson.nu Susanne Larsson *Snitt = medianlön (50 procent tjänar mer, 50 procent mindre) **Lönespann = 80 procent har en lön i detta intervall (de 10 procent som tjänar mer samt de 10 procent som tjänar mindre har undantagits för att extremvärden ska undvikas) 4 Chefen i fokus NR 3 JUNI 2008

Mer tid överst på önskelistan Det chefer vill ha är förstås högre lön. En del vill ha hjälp med barnpassning, städning eller matlagning och andra vill ha gratis tjänstebil. Men det är inte det viktigaste. Enligt en undersökning som Synovate gjort på uppdrag av tidningen Chef bland 500 svenska chefer är den vanligaste drömförmånen inte något glamoröst. Vad de flesta chefer vill ha är mer ledig tid. En av fyra chefer sätter det som sin högsta önskan. Chefer hamnar i karantän ANNONS De högsta cheferna inom Stokab, Stockholms stads fiberoptikbolag får lova att, om de slutar, inte gå till konkurrenter inom 12 månader. Andra nyckelpersoner får 6 månaders karantän. Den som bryter mot avtalet blir skadeståndsskyldig. De medarbetare som inte ingår i ledningsgruppen får höjd månadslön med 1 000 kronor som tack för att de skriver på. Ledningsgruppen på sex personer får inget extra. Avtalen är kortfattade och det finns inget skrivet om bolaget ska stå för lön till den som hamnar i karantän. Det finns stark kritik mot avtalen bland flera medarbetare och nära hälften har inte skrivit på, men frågan är känslig och ingen av de anställda vill uttala sig. Men enligt vad SKTF-tidningen erfar tycker en del av de berörda att avtalet är bra för att det ger mer i lön och för att det ger en sorts status : en arbetstagare som arbetsgivaren vill hålla i så hårt måste vara attraktiv. Andra är tveksamma och undrar hur de ska försörja sig under karantänen om de inte får nytt jobb någon annanstans än hos konkurrenterna. Den spetskompetens som vissa har är starkt branschanknuten, och det finns helt enkelt inte så många andra arbetsgivare än konkurrenterna att välja på om man vill byta jobb inom sitt yrke. I privat sektor är det inte ovanligt att företag försöker begränsa medarbetarnas möjligheter att gå till konkurrenter i enskilda anställningsavtal. Men i kommunal sektor är sådana klausuler ovanliga. Jag har aldrig stött på det tidigare, säger SKTF:s förbundsjurist Sussanne Lundberg. Det betyder förstås inte att det inte kan förekomma, men hade det varit vanligt borde jag ha känt till det. Förr var en bra chef den som klarade mycket. Nu är en bra chef den som kan hantera sin otillräcklighet. Eliane Forsse, personalchef på Universitetssjukhuset i Örebro, om att ingen chef kan vara bra på precis allt. Intervjuad i personaltidningen Tebladet. Olika chefer behöver olika stöd Vilka stödinsatser för chefer är bäst? En UGL-kurs eller handledning? Svaret är: Både och. En avhandling som bygger på en studie från Södersjukhuset i Stockholm visar effekterna av olika slags stöd- och utvecklingsinsatser till första linjens chefer. Bland annat handlar det om skillnaden i effekt mellan den gruppdynamiska chefskursen UGL (som pågår under fem dagar) och av handledning för chefer i grupp (en gång/månad). Svaret är att det beror på vilken chef det handlar om och att de båda metoderna kompletterar varandra. Nya chefer har mest nytta av UGL och mer erfarna chefer hade mest nytta av grupphandledning. Det mest effektiva är att nya chefer går UGL, följt av handledning i grupp med chefskolleger under några års tid. Det rapporterar tidningen Personal och ledarskap. 44% AV PERSONALCHEFERNA I SVENSKA FÖ- RETAG HAR ERFARENHET AV ATT KAN- DIDATER LJUGIT ELLER UNDANHÅLLIT VIKTIG INFORMATION I EN ANSTÄLL- NINGSPROCESS. DETTA VISAR EN NYLI- GEN GENOMFÖRD UNDERSÖKNING SOM INFOTORG GJORT TILLSAMMANS MED STOCKHOLMS HANDELSKAMMARE. Chefen i fokus NR 3 JUNI 2008 5

inkorgen Pressade chefer i omsorgen Alla kommuner utom en fick backning på omsorgschefernas arbetsmiljö när Arbetsmiljöverket granskade tio kommuner i Värmlands, Västmanlands och Örebro län. Cheferna befinner sig ofta i en omöjlig sits, de har otillräckligt med befogenheter och resurser i förhållande till de uppgifter och det ansvar som ingår i deras uppdrag. Så sammanfattar arbetsmiljöinspektören Anita Lyxell situationen för enhetscheferna. I undersökningen har chefer, skyddsombud, fackliga företrädare och politiker intervjuats. Granskningen visar att arbetsbelastningen är generellt hög både när det gäller mängd och svårighetsgrad. Kraven och förväntningarna har ökat och många känner sig klämda och utsatta. Cheferna har svårt att hinna träffa och stötta sin personal vilket leder till frustration både för dem själva och för de anställda. De administrativa uppgifterna har blivit fler, nya lagar och regler gör att rutiner måste ändras. Förutom mängder av ANNONS Ledarskap, arbetsmiljö och hälsa i kommuner och landsting möten och ständiga krav på olika redovisningar dyker det ofta upp tillfälliga uppdrag som måste lösas snabbt. Cheferna är lojala och ambitiösa och har ofta svårt att begränsa sig. Många uppger att de arbetar mer än åtta timmar om dagen och en del tar med sig arbetsuppgifter hem, både för att hinna med och för att få arbetsro och tid för reflektion. Två av tre krav från Arbetsmiljöverket handlar om att arbetsgivaren måste undersöka chefernas arbetssituation och bedöma om det finns risk för att de kan drabbas av skador eller sjukdom på jobbet. Arbetsmiljöverket kommer att följa upp granskningen och föreslår några åtgärder för att situationen ska bli bättre: anställ fler chefer minska mängden arbetsuppgifter förstärk det administrativa stödet ge cheferna tillgång till stöd för andra arbetsuppgifter Kommunerna som granskats är Arboga, Degerfors, Fagersta, www.suntliv.nu/arbetsmiljoarbete Visst är det så att man ibland känner sig otillräcklig, frustrerad och klämd. Men jag tycker ändå att vi har tagit tag i saken nu, säger Britt- Inger Olsson, enhetschef i Sunne. Sunne hamnar på listan från Arbetsmiljöverket eftersom arbetsmiljön för chefer lämnar övrigt att önska. En av cheferna inom kommunens omsorg är Britt-Inger Olsson, som under många år arbetat med att skapa en bättre arbetsmiljö för sin personal och blivit prisbelönt för att hon lyckats bra (Kompetensgalans pris för Mänskligt ledarskap 2004). Hon håller med om att hennes och kollegernas arbetssituation är pressad emellanåt. Det administrativa arbetet tenderar att växa år från år, med högre krav på dokumentation. Det är en diskussion som pågår här mellan mig och mina kolleger tillsammans med vår chef. Vi håller på och ser över vad vi egentligen behöver. För det kan vara svårt att se när man är uppe i verksamheten. Kanske behöver vi administrativt stöd, eller också behöver vi bli fler chefer. Personligen skulle hon önska att någon kunde ta över Kumla, Kungsör, Lindesberg, Sala, Sunne, Säffle och Årjäng. Den enda kommunen som klarade sig utan anmärkningar var Fagersta. Chefen måste våga släppa ÖYVIND LUND Britt-Inger Olsson TEXT LASSE NILSSON hennes operativa arbetsuppgifter under en period så att hon kunde få ägna en månad då och då åt ett projekt eller en utredning för att kunna utveckla verksamheten. Britt-Inger Olsson tror att bästa sättet att förbättra arbetsmiljön för chefer är att fortsätta arbeta med personalen och bryta upp hierarkierna som lever kvar på många håll. Allt jag gör för att förbättra deras arbetsmiljö, för med sig att mina medarbetare blir mer och mer självständiga. De klarar sig mer och mer själva och jag vill se mig själv som en motor för utvecklingsarbetet. Chefen måste släppa på ansvaret, våga delegera och sluta peta i detaljer. Det gäller att få gruppen att ta ansvar för det gemensamma resultatet, att alla ser sitt eget ansvar och tar tag i de problem som dyker upp. Med stöd från chefen förstås. Britt-Inger Olsson tror att en del av problemen för cheferna handlar om att de lever kvar i en gammal yrkesroll, där de skulle vara den som fixade allt. Sedan är det också så att vi alltid skulle vilja ha mer resurser för verksamheten. Men jag tycker att vi ska fokusera på det vi har. Det är ändå ganska mycket vi kan göra. TEXT HELENA INGVARSDOTTER 6 Chefen i fokus NR 3 JUNI 2008

ANNONS RingUp finns i hela Sverige I en djungel av erbjudanden på datorer, telefoner, telefonväxlar, operatörer och abonnemang ska man känna sig trygg med sin leverantör. RingUp är en oberoende telekomkedja vars mål är att alltid leverera rätt kommunikationslösning till ditt företag. Välkommen till oss du också! Vi hjälper företag att kommunicera.

porträttet I HAMN Hon är sjökaptenen som gått i land. En danska som slagit sig ned i Bohuslän och som vill få saker att hända. Jag älskar att segla fullriggare. Att klättra i masten, arbeta med riggen och känna doften av trä och tjära. TEXT LARS SOOLD FOTO SOFIA SABEL Pernille Silfverberg Utgaard är hamnchef i Tanums kommun. Med det följer ansvar för kustområden och hamnar längs en lång sträcka i norra Bohuslän, med sommaridyller som Fjällbacka, Hamburgssund och Grebbestad. I dagsläget blir det dock varken klättrande i master eller något arbetat inne på kontoret i Tanum. Hon är mammaledig med sitt fjärde barn. Familjens hus ligger helt för sig självt någon mil söder om Strömstad. En smal grusväg är enda vägen fram genom skogen innan gårdsplanen öppnar sig med ett boningshus och en ladugård. Husen ligger lugnt inbäddade mellan två bergsväggar och på baksidan, åt havet till, breder en stor äng ut sig. Fåglarna kvittrar och solen värmer en dag i början av maj och Jacob, åtta månader, sover i vagnen. Hej och välkommen. Jag har hållit honom vaken tills nu så att vi ska kunna prata i lugn och ro. Klockan är nyss slagen tio och hon har tidigare på morgonen skjutsat de tre andra barnen till förskola och skola. Hennes man Gunnar Silfverberg Utgaard, en av kaptenerna på Ostindiefararen i Göteborg (ett skepp som seglade 1700-talsrutten till Kina och gick i mål förra sommaren), är ute på uppdrag på sjön. Så detta är en period då hon själv tar hand om barnen, huset samt parets kaninuppfödning och försäljning av garnprodukter. fakta Pernille Silfverberg Utgaard Titel Hamnchef Ålder 36 år Bor Gården Rörmyr någon mil söder om Strömstad. Familj Man och fyra barn, 7, 6, 4 år och ett på 8 månader. Fritid All tid går till barn, familj och kaninverksamhet. Intressen Natur och hav. Läser Hinner inte med så mycket nu Musik Allätare: pop, rock och blues. Pernille Silfverberg Utgaard blev styrman vid 21, kapten när hon var 25 och fick efter ytterligare utbildning behörighet som kapten på oceangående fartyg. Jag har hunnit med ett par varv runt klotet. Men nu är jag här och blev glad åt att någon vill intervjua mig. Det har varit mycket media här för att träffa min man. Inne i huset finns inte mycket plats över. Det är som när man lever på båt. Allt måste ha sin bestämda plats. Fast snart får vi större, när min man är klar med utbyggnaden, säger hon och pekar in mot nybyggda rum. Paret fann huset för åtta år sedan när de sökte boende på landet där de kunde ha djur. De första åren pendlade hon till ett jobb på ett uthyrningsföretag för sjömän i Oslo. När tredje barnet kom fungerade det inte längre. Då sökte grannkommunen ny hamnchef. Det var inte lätt att övertyga dem om att jag skulle klara av jobbet med tre barn, en kaninfarm och en man som är på sjön. Men det gick. Att vara hamnchef i Tanums kommun innebär att leda verksamheten för nio hamnar med såväl fiske, småbåts- som gästhamnar. Till det kommer ansvar för en lång kuststräcka med tillhörande strider om arrenden och sjöbodar. Hamnarna är sommarpärlor som betyder mycket för många människor. Det är en viktig uppgift jag har fått. Är det något som går fel är det jag som har ansvaret. 8 Chefen i fokus NR 3 JUNI 2008

Pernille Silfverberg Utgaard är hamnchef i Tanum vilket innebär ansvar för nio hamnar med fiske, småbåtshamnar och gästhamnar.

Peter Fröjdfeldt är fotbollsdomare vid sidan av sitt chefsjobb. Ett heltidsarbete det också. NIKLAS LARSSON/DN/SCANPIX Peter Fröjdfeldt kommer inte att sakna att vara en kändis i rampljuset den dagen han lägger av med domarsysslan. Pernille Silfverberg Utgaard är föräldraledig från sin tjänst som hamnchef, men håller ändå kontakt med jobbet. Här i samspråk med Kjell Johansson, som arbetar i Grebbestads hamn. Det ska hända något varje dag, annars är jag inte riktigt nöjd. Det handlar mycket om säkerhet och särskilt om brandskydd eftersom nytt regelverk för brandsäkerhet i gästhamnar kom år 2006. Pernille Silfverberg Utgaard började som hamnchef 1 januari 2006 och hann med ett och halvt år på tjänsten innan hon blev mammaledig. Jag lägger ned min själ i jobbet och det har varit en hel del att göra för att nå upp till gäl- lande bestämmelser. Det har handlat mycket om brandsäkerhet, räddningsstegar, och livbojar, men också om krav för att värna om miljön: spilloljetankar, bensinstationer, septiktankanläggningar med mera. Det har varit ett stort jobb för mig. Engagemanget gör att hon inte helt vill släppa taget, trots föräldraledigheten. Efter en inkörningsperiod på en månad lämnade hon den dagliga driften till sin vikarie. Men en del arbete har hon behållit. Hon får information om allt som kan vara bra för henne att veta, det blir ungefär ett samtal i veckan med kontoret och så arbetar hon då och då hemifrån. Då blir det lättare för mig att komma tillbaka. Jag vill gärna vara med lite på sidlinjen så att jag kan säga vad jag tycker och tänker. Jag vill att arbetet skall fortsätta i den riktningen jag har arbetat. Egentligen skulle jag gärna vara mycket mer involverad. Men jag har mina begränsningar och känner mig lite splittrad när det gäller hur jag ska väga min tid. Ett gnyende ljud kommer från vagnen på gräsmattan. Han skall ha mat nu och då får jag vara 10 Chefen i fokus NR 3 JUNI 2008

porträttet tyst. Efter det kan vi fortsätta en stund. Sen ska jag åka och hämta barnen. Då kan vi åka ner till hamnen i Grebbestad. När pojken är nöjd och belåten visar hon runt bland kaninburarna med ett hundratal angorakaniner med olika färg på pälsarna. Verksamheten var tänkt som back-up om hon inte skulle hitta något jobb. Nu har hon och hennes man fortsatt med uppfödning, tillverkning och försäljning av garnprodukter i ett litet familjeföretag med hemsida på nätet. Det är många som undrar hur jag hinner med. Hur jag orkar. Men jag har aldrig, aldrig varit i närheten av att inte orka. Kaninerna är mitt andningshål. Här kopplar jag av, får tid med mig själv en stund varje dag och så får jag det jag saknar från sjön. Att vara sjöman eller bonde är ganska besläktat. Man tycker om naturen och trivs med att vara ensam. Att hantera konflikten mellan att vilja mycket med jobbet och behovet att ägna sig åt familjen är inte helt lätt. Jag vill ju gärna säga att det hanterar jag jättebra. Men det är frustrerande. Jag vill mycket, min tid räcker aldrig till och jag är ständigt i den konflikten. Det handlar inte bara om jobb gentemot privatliv, utan också om barn kontra firman, husbygge mot hur mycket de ska vara ute på Pernille Silfverberg Utgaard om...... debatten om bottenfärger Det är viktigt att värna om miljön. Men det är ett svårt dilemma. Det är inte helt säkert att det är bättre att ha giftfri bottenfärg och att folk sedan använder starkt giftiga tvättmedel för att få bort havstulpaner och smuts... det ökande antalet fritidsbåtar Det är helt klart ett problem. I gästhamnarna sjön med sin eka. Samtidigt finns drömmen om en segelbåt där. Jag fokuserar på det jag mäktar med för att inte gapa över för mycket. Jag arbetar projektorienterat med upphandlingar, avtal och annat pappersarbete som jag kan sköta hemifrån utan kundkontakter, så att jag kan ta det i den takt som passar mig. Hon har funderat på riskerna med att hamna vid sidan om när hon är mammaledig och har känt en viss osäkerhet, en känsla som har lagt sig med tiden. Det är kanske speciellt för en chef. Man styr ju, men jag kan ju inte påverka hur de styr när jag inte är där, säger hon och skrattar. Hon vill komma tillbaka på 75 procent av heltid och arbetar för att vikarien skall vara kvar på 50 procent. Det behövs. För jag hinner inte med utvecklingsarbetet. Om jag hinner med det kommer vi att spara in de extra pengar lönen kostar. Men vad är det som driver henne till allt detta? Det är inte att hon är rädd att någon annan ska ta hennes plats. Hon beskriver sig som ganska trygg i sig själv, hon vet att hon är duktig. Men hon vill ha ordning och reda. Att saker och ting skall fungera bra, att folk ska veta vad som gäller. Och hon vill se en utveckling i det hon håller på med. Jag tycker om att skapa, om att se saker hända. Saker och ting får inte vara i status quo. Min tid är viktig. Det ska hända något varje dag, annars är jag inte riktigt nöjd. Klockan närmar sig tolv och det börjar bli dags att hämta barnen. Skolan ligger någon mil handlar det framför allt brandsäkerhet. Det gäller att planera och förtöja så att man snabbt kan ut båtar om de skulle börja brinna.... frågan om båtkörkort Det ska helt klart vara körkort på sjön. Det är så mycket olika moment och regler man behöver kunna för att det ska fungera och vara säkert för alla. ANNONS Lean för service och tjänster på Akutkliniken i Kalmar 1-3/9! Fler kursstarter på webben. Lean i kommuner och landsting Våra utbildningar i lean genomförs mitt i pågående verksamhet eller i form av upplevelsebaserade spel. De leds av lärare med mångårig erfarenhet av att implementera lean. Stort utrymme ges till diskussion och reflektion kring dina möjligheter att lyckas med leanarbetet. Därför är vi Sverges största utbildare inom lean. www.plan.se/lean Chefen i fokus NR 3 JUNI 2008 11

porträttet söderut i en skogsglänta. Det är rast och hon får leta runt bland husen för att samla ihop alla tre. Det är så bra att de går på samma ställe. Här har de det bra och bara en kilometer ner till badet. Eftersom jag är hemma med den lilla får jag bara ha dem på förskolan 15 timmar i veckan. Hon väljer kustvägen ner till Grebbestad, en hamn och ett samhälle som på sommaren sjuder av liv och under semestern är fullpackad med båtar redan tidigt på eftermiddagarna. Men nu är det lugnt. Några få restauranger är öppna och bara ett fåtal båtar ligger vid kaj. Barnen har fått sina glassar och hon visar runt längs bryggan. Under förra året lät vi dykare kontrollera alla bryggor och kajer för att få fram en underhållsplan. Vi förstärkte bryggorna på undersidan, la nya trädäck och har lagt stenmassor på botten för att stabilisera bryggan och vägen förbi hamnen. Hela bryggan i Grebbestad skall byggas om under de närmaste tre åren. Pernille Silfverberg Utgaard och Kjell Johansson i Grebbestads hamn. ANNONS Här i hamnen håller hennes tre vaktmästare till. De är hennes förlängda arm för allt som måste ordnas och hållas efter i hamnarna. De har jobbat med hamnarna mycket längre än vad jag gjort, så det är ett samspel, men det måste vara en som har sista ordet om man inte är överens. Som ledare vill hon ge sina medarbetare frihet under ansvar. Alla vet vad de ska göra. Det är mer när något avvikande händer som de behöver ha kontakt med mig. Under vandringen på bryggan ser hon saker som behöver åtgärdas. En planka som sitter lös, ett däck vid en kajkant som skall fungera som avbärare för angörande båtar. Sånt här kommer upp på vaktmästarnas arbetslista. Ibland kan det hända att de prioriterar annorlunda än vad jag har tänkt. Då kan jag säga till specifikt om en detalj. Hamnar och båtar är en mansdominerad värld. Jag har jobbat i mansdominerad verksamhet hela livet och är ganska tekniskt och logiskt lagd. Ibland möter hon en viss förvåning inför att hon är kvinna på sin post. En del verkar också lite imponerade. Jag har en känsla av att många tycker det är starkt, lite häftigt. Det känns inte fel. 12 Chefen i fokus NR 3 JUNI 2008

lagar & regler Rätten till semester Har du koll på hur lång semester dina anställda har? Det regleras både i lagen och i kollektivavtalet, om ett sådant finns. TEXT HELENA INGVARSDOTTER ILLUSTRATION NICKAN JONASSON Alla anställda har rätt till 25 semesterdagar per år enligt lagen. Och beroende på arbetsplatsens kollektivavtal kan det handla om fler än så. Anställda inom kommuner och landsting har från det året de fyller 40 rätt till 31 semesterdagar och från det år de fyller 50 har de 32 dagars semester. I det nya avtalet som SKTF förhandlat fram för kyrkans anställda, som blev klart under våren, finns en nyhet när det gäller semester. Från och med år 2010 får alla under 40 år två extradagar, det vill säga 27 dagars semester. Anställda över 40 har som tidigare 31 dagar och anställda över 50 har 32. I de flesta av SKTFs avtal tjänar man in semester samma år som man tar ut den, man får alltså förskottssemester. Semesteråret räknas efter kalenderår, från och med 1 januari till och med 31 december. Slutar anställningen innan årets slut blir den anställda återbetalningsskyldig för de dagar han eller hon tagit ut men ännu inte tjänat in. Oavsett om man arbetar heltid eller deltid har man rätt till de antal semesterdagar som lagen eller kollektivavtalet anger. En anställd har rätt till fyra veckors sammanhängande semester på sommaren, och arbetsgivaren måste i god tid ge den anställda möjlighet att tala om när han eller hon vill ha semester. Sedan får arbetsgivaren avgöra när den blir, med hänsyn till vad verksamheten kräver. Om det finns synnerliga skäl, till exempel att nästan alla på arbetsplatsen blir sjuka, kan en anställd bli skyldig att avbryta semestern och återgå i arbete. Man har rätt att spara semesterdagar i fem år och ta ut dem som en längre sammanhängande ledighet. I de flesta av SKTFs avtal får man spara upp till 40 dagar. Källa: SKTF vad säger lagen Semesterlag (1977:480) 5 (delar av paragrafen) Anställes arbetstagare för arbete, som avses pågå högst tre månader och omfatta högst sextio timmar, och varar arbetet ej längre tid, saknar arbetstagaren rätt till semesterledighet. I fråga om arbetstagare som i annat fall anställes för begränsad tid får avtalas, att arbetstagaren ej skall ha rätt tillsemesterledighet. Vad nu sagts gäller ej, om anställningsavtalet avser eller anställningen varar längre tid än tre månader. 6 Arbetstagare som byter anställning har rätt till semesterledighet i den nya anställningen endast i den mån han icke redan har fått sådan ledighet. 12 Om ej annat har avtalats, skall semesterledigheten förläggas så, att arbetstagaren får en ledighetsperiod av minst fyra veckor under juni-augusti. Även utan stöd av avtal får sådan semesterperiod förläggas till annan tid, när särskilda skäl föranleder det. 14 Semesterledighet får ej utan arbetstagarens medgivande förläggas till uppsägningstid. Skulle vid uppsägning från arbetsgivarens sida uppsägningstiden helt eller delvis infalla under redan utlagd semesterledighet och beror uppsägningen på förhållande som ej hänför sig till arbetstagaren personligen, skall semesterledighetens förläggning i samma mån upphävas, om arbetstagaren begär det. Första och andra styckena gäller ej i den mån uppsägningstiden överstiger sex månader. Chefen i fokus NR 3 JUNI 2008 13

STÄDA RÄTT Fem timmar och tjugo minuter per vecka. Så mycket arbetstid sparade ett av Varas äldreboenden in, när de kartlade sin städprocess med hjälp av lean. Ett begrepp som de flesta av oss kanske inte kopplar till offentlig sektor utan till bilindustri och löpande band. TEXT SOFIA BRAX FOTO ANNA-LENA LUNDQVIST

effektivisering SPARA TID Grazyna Lundgren, till vänster, är en av dem som gjort om städprocessen på Stenkilsgården utanför Vara. Chefen Marita Svensson fick hålla sig undan, åtminstone i början. Chefen i fokus NR 3 JUNI 2008 15

effektivisering UTVECKLING MED HJÄL LÖPANDE BAND-METOD Lean production utvecklades ursprungligen för att effektivisera inom bilindustrin. Tanken är att jobba smartare och spara tid. Kan en sådan tuff industrimetod verkligen användas inom välfärdssektorn? Det tycker man i alla fall i Vara. Där har metoden införts på alla enheter inom äldreomsorgen. Hennes personal skrattade så de vek sig. Det hörde Marita Svensson varje gång hon gick förbi konferensrummet. Varje gång önskade hon att hon var en fluga på väggen där inne. Så här i efterhand medger hon att det var ovant att inte själv leda processen. Jag har aldrig varit med om att stå utanför innan, det kändes ganska konstigt. Men nu vet jag ju hur bra det blev. Marita Svensson är chef på Stenkilsgården, ett äldreboende inrymt i ett lågt men utbrett tegelhus i ett skogsbryn i det lilla samhället Stora Leverne, utanför Vara. I våras hade personalen på hennes tre boendegrupper själva fått välja varsin process de ville kartlägga och effektivisera enligt leanmetoden. Till Marita Svenssons förvåning hade alla tre valt städningen. Marita Svensson, chef på äldreboendet Stenkilsgården, tycker att de anställda utvecklats av att själva få delta i arbetet med att skapa bättre effektivitet. Det som nu pågick i konferensrummet var att undersköterskorna och vårdbiträdena på äldreboendegruppen stod med whiteboardpennor och ritade upp städningens alla led på tavlan, medan de två leanhandledarna höll sig i bakgrunden. Själv var hon portad. Där inne uppskattade de hur lång tid varje led brukar ta, hur många led som egentligen är onödiga och hur ofta det händer att varje led utförs rätt från början. Därav skratten. Det var väl inte så värst hög rätt från början -procent. På den tredje dagen släpptes Marita Svensson in i rummet och blev invigd i slutsatserna. Förslag som skulle halvera antalet led i städprocessen och bespara avdelningen fem timmar och tjugo minuter i veckan. Nu går hon bara och väntar på att en sista, fjärde arbetsgrupp ska göra en karta. Självförtroendet har ökat hos många i de grupper som gjort detta. De som aldrig brukade prata på möten, de pratar i dag. Det kommer att underlätta för mig när alla har samma tänk. Det är mycket roligare att jobba med rutiner som man själv har tagit fram. Det var en tillfällighet som gjorde att Vara kommun halkade in på lean 2004. Egentligen höll man på med ett arbetstidsförsök på ett annat äldreboende. I konceptet ingick att medarbetarna skulle ägna en bestämd andel av sin arbetstid åt verksamhetsutveckling, och då råkade man ta in en konsult som arbetade med något som kallades lean. Arbetstidsförsöket på äldreboendet floppade. Däremot var alla nöjda med den delaktighet som leankonsultens kartläggning gett medarbetarna. Lean är en ganska omfattande effektiviseringsfilosofi, ursprungligen framtagen för bilindustrin, vars huvudsyfte är att hitta och ta bort slöserier. Ett viktigt verktyg är just värdeflödeskartläggningar. (se faktaruta) Vad vi inte insåg från början, var att lean handlar så mycket om filosofi, grundtankar om hur man styr en organisation, säger Maria Viidas, Vara kommuns kvalitetschef. Sedan har det bara rullat på. Hon berättar 16 Chefen i fokus NR 3 JUNI 2008

P AV att Vara kommun 2006 valde att utbilda tio egna leanhandledare bland medarbetare som redan arbetade med utvecklingsarbete. Det var ju rätt dyrt att anlita externa konsulter. Dessutom utlyste man två tjänster som på heltid skulle ägna sig åt lean. Sedan dess har alla chefer fått genomgå ett dagslångt leanspel, och satt tänderna i en fiktivt exempel. Responsen har varit god, enligt Maria Viidas. De tycker det är positivt. De får en metod att få medarbetarna delaktiga i det vardagliga förbättringsarbetet. Och det innebär inget merarbete för dem själva. I april hade de hunnit göra 35 leankartläggningar i Vara kommun. Nu gör vi i stort sett en ny karta varje arbetsvecka, säger Maria Viidas. Äldreboendena var först ut, i dag har samtliga enheter tagit itu med åtminstone en process. Enstaka enheter inom teknisk förvaltning, skola och handikappomsorg har också provat på. Och den centrala administrationen har rent av kartlagt sin inköps- och sin rekryteringsprocess. De står och tittar in i klädkammaren där hemma, Maria Viidas och hennes man. Han skakar på huvudet. Maria Viidas är en eldsjäl när det gäller att införa lean-metoden i kommunens arbete. Hon har upptäckt en viss form av ledarskap krävs för att det ska fungera. Vill man inte jobba målstyrt med förändring med stor tillit till medarbetarna passar man inte som chef i Vara. ANNONS FÖRETAGSFEST OMBORD PÅ M/S BIRGER JARL - ÖSTERSJÖNS PÄRLA! M/S Birger Jarl är det äkta kryssningsfartyget, som med mässing, mahogny och maritima detaljer ger dig känslan av att verkligen vara till havs. M/S Birger Jarl tar varken bilar eller last, bara glada passagerare! Fartygets storlek skapar en gemytlig och familjär atmosfär som ofta går förlorad på större kryssningsfartyg. - Med andra ord perfekt för en lyckad fest! Men för en lyckad kryssning krävs mer än ett genuint fartyg och trevlig personal. God mat i gott sällskap gör upplevelsen fulländad. I våra priser ingår därför smörgåsbord på utresan mot Mariehamn och brunch på väg hem till Stockholm genom världens vackraste skärgård. Trubadur, pianist och karaoke står för underhållningen i vår Cocktailbar, medan husbandet bjuder upp till dans i Skybaren samt disco i Remmaren Bokningstelefon: 08-456 22 00 Från 425:-/pers inkl hyttplats, smörgåsbord & brunch. Gäller vid bokning av minst 20 pers, avresa fredag el lördag t.o.m. 16/11-08. Ev bussanslutning tillkommer, Åldersgräns 23 år. - www.anedinlinjen.se Chefen i fokus NR 3 JUNI 2008 17

effektivisering Maria Viidas har just organiserat om och satt upp vit eltejp på hyllkanterna, med prydlig textning: stumpor, byxor, stickade tröjor... Mannen får syn på något och lutar sig fram för att läsa. T-shirts långärmade... t-shirts kortärmade Skiljer du på dem? Ja, svarar Maria Viidas. Och varje gång du har plockat in, så får jag packa om. Efter det har hon inte behövt packa om någon mer gång. Man blir ju lätt lite störd, säger Maria Viidas med viss självironi. Vi som jobbar med detta har börjat se slöserier överallt. Hon brinner verkligen för lean. Sedan ett år tillbaka sitter hon i styrelsen för Lean forum, en ideell organisation med syfte att sprida idéerna i vidare kretsar. När Maria Viidas får frågan vem som är eldsjälen bakom lean i Vara, pratar hon lite svepande om kommundirektören, kommunalrådet och några andra politiker. När vi av en tillfällighet träffar kommundirektören Gert Norell i kommunhusets kafeteria, och han får samma fråga, tvekar han inte en sekund. Det är ju Maria! Vara kommun är inte riktigt som andra kommuner. Det måste sägas. Det hände något 1991. Kommunen fick ett nytt kommunalråd, Vi har definitivt fått det mycket lugnare och hinner med mycket mer. Gert Norell blev ny kommundirektör, och så anställdes Maria Viidas. Då höll Vara på att låna till driften. Den nyblivne kommundirektören fick ta på sig sin svarta kostym och meddela att Vara måste spara 60 miljoner kronor det året, 15 procent av budgeten. Året därpå gick man över till resultatenheter och cheferna delegerades mycket mer ansvar. De fick också kompetensutveckling inom budgetarbete och personalansvar. 2001 drog Vara på sig riksuppmärksamhet genom att skicka samtliga medarbetare på utbildning på Mallorca under parollen Det vinnande laget och den goda arbetsplatsen. Fyra år senare bar en motsvarande utbildning iväg till Island. Lean var ingen stor grej att ta till sig, säger Maria Viidas. Det stämde bra in med våra grundtankar. Egentligen hade vi arbetat länge utifrån leanfilosofin utan att veta om det. Det var mer verktygen som var en nyhet för oss. En viktig pusselbit i varför Vara blivit Sveriges ledande leankommun bidrar kommundirektören Gert Norell med, där i kafeterian. Han visar sig ha ett brinnande intresse för utvecklingsfrågor och har medvetet arbetat med att lyfta bort verksamhetsutvecklingen från den politiska nivån. Vi har egna pengar för att arbeta med utveckling. Det blir så tungarbetat om man hela tiden måste fråga om lov. Det visar sig till och med att man arbetar mycket internationellt. Vi har hela tiden medarbetare ute i världen som tittar på saker och ting. Det var som ett slag i ansiktet, tyckte Peter Sandberg. Åtminstone där i stunden. Han är chef på fastighetsenheten, som förra året gjorde en kartläggning av sina rutiner för inkommande felanmälningar. Felanmälningarna hade länge varit ett problem, inkorgarna hade varit alldeles för många. Folk anmälde via telefon, via lappar, via mail, via fax. Eller allra värst: De högg personal i farten och berättade vad de behövde ha åtgärdat när du ändå är här. Värdeflödeskartläggningen Arbetsgruppen får först tycka till om vilken process den vill kartlägga, på ett personalmöte. Därefter förbereds kartläggningen av enhetschefen, representanter för arbetsgruppen och två leanhandledare (samt eventuell andra som påverkar processen). Man spikar vilken process man ska jobba med, och vad man vill uppnå. Man bestämmer också vad ev vunnen tid ska användas till, eftersom den alltid ska återföras till verksamheten. Själva kartläggningen tar tre sammanhängande dagar. Den genomförs av max åtta representanter från arbetsgruppen. Till sin hjälp har de två leanhandledare. Kommundirektören är med en stund och inleder den första dagen. Första dagen kartlägger man nuläget: Identifierar alla led i den utvalda processen och uppskattar mätetal: hur lång tid de tar, hur mycket väntetid som finns och hur ofta varje led blir rätt från början (rfb). Och så letar man slöserier. Dag två övergår man till det framtida läget: hur man skulle vilja jobba istället, hur man kan få bort slöserierna, kan man kapa några led, kan man underlätta arbetet med visuella markeringar och hur skulle mätetalen bli då? Den tredje dagen tar man fram handlingsplaner för att nå framtidsläget. Förändringarna ska gå Andra valda verktyg Förutom kartläggningen, har Vara också valt att arbeta med följande leanverktyg: 5 S (sortera, strukturera, städa, standardisera, skapa vana). Visualisering (t ex ett streck i lakansförrådet: Så här mycket lakan behöver det finnas). Felsäkring genom enkla kontroller (att bygga in varningssignaler att genomföra på 90 dagar, utan extra resurser. Som avslutning presenterar man planerna för resultatenhetschef och förvaltningschef. Hela arbetsgruppen involveras i att verkställa handlingsplanen. Kartläggningen följs upp tillsammans med handledarna, under tre halvdagar, efter 30, 60 respektive 90 dagar. På den sista uppföljningen uppskattar man återigen mätetalen för att se var man hamnat, och hur mycket tid man frigjort. så att fel kan upptäckas snabbt). Enstycksflöde (att försöka avsluta ett moment innan man börjar på nästa). PDCA (planera, genomföra, analysera, förändra). Standardiserat arbetssätt (om alla gör likadant, kan man tillsammans utveckla metoden så att den blir ännu bättre). 18 Chefen i fokus NR 3 JUNI 2008

Peter Sandberg, chef på fastighetsenheten, tycker att arbetet med lean har lett till att hans anställda jobbar bättre och hinner mer. Tiden som blir över ska användas till energibesparande åtgärder. Det fanns ingen struktur, dagarna blev sönderryckta för mina fastighetsskötare. Egentligen brukar inte resultatenhetschefen vara med när man gör en leankartläggning, men Peter Sandberg valde att vara det ändå. Han kommer aldrig att glömma ögonblicket när en av leanhandledarna räknade ihop rätt från början-faktorn för alla led, och fick fram siffran för hela processen: 2.8 procent. Det var faktiskt en lite chockartad upplevelse, säger han. Jag sa det till våra handledare, att detta är ju matematiska häxkonster. Alla siffror var ju bara rena uppskattningar. Men kartläggningen ledde till att många led kunde sorteras bort. I dag anmäls alla fel via en särskild blankett på fax eller via intranätet. Standardiserat arbetssätt är en av grundpelarna i lean-metoden. Chefen i fokus NR 3 JUNI 2008 Eller på akuttelefonen. Förr fick vi ibland springa och hämta material i bilen eller verkstaden, nu ser vi redan i anmälan vad det är för fel och vad vi behöver för grejer. Alla andra enheter är också noggrant informerade om de nya rutinerna. Dessa står för säkerhets skull också att läsa i den Fastighetspärm, som finns utplacerad i alla 55 fastigheter. Där ska de också sätta in sina anmälningar och vår personal kan lämna återkoppling om vi till exempel beställt en reservdel och väntar på den. Då slipper vi få in fler anmälningar under tiden. Sista uppföljningen visade på hela 58 procent rätt från början. Enligt uppskattningarna ska den tio man starka enheten i snitt ha tjänat in 75 timmar i veckan, det är nästan två heltider. Jag tycker själv det låter lite väl häftigt, säger Peter Sandberg. Men vi har definitivt fått det mycket lugnare och hinner med mycket mer. Den tid som bliv över har de i vilket fall enats om att använda till att lägga mer krut på energibesparande åtgärder. Peter Sandberg kan tänka sig att använda metoden igen. Men man kanske inte måste jobba precis på det sättet, räkna minuter och sekunder. Jag tror det funkar ändå. Två rum bort från Peter Sandberg sitter förvaltningschefen Lars Henström. Han fick kartläggningen presenterad för sig den tredje dagen. Jag tycker det är en kanongrej. Har man en dålig rutin blir det alltid en massa irritation, och så ringer de till den högste ansvarige. Försvinner den biten får ju jag en lugnare tillvaro... Det här med lean är väl inte bara av godo, tror jag, säger Åsa Heij Bengetgård, SKTF-avdelningens ordförande i Vara, när vi ses på legendariska konditori Nordpolen, ett stenkast från kommunhuset. Det är säkert bra att man får gå in i detalj och se hur man egentligen arbetar. Men avsikten från början var väl inte bara att öka effektiviteten. Effekten i förlängningen är väl att man kan spara personal? Vi måste vara observanta på att man inte börjar skära ner. Det tycker jag är jätteviktigt. Lean har lite dåligt rykte, säger Maria Viidas. 19

Åsa Heij Bentegård är SKTF-ordförande i Vara-avdelningen. Hon tycker inte att lean bara är av godo, eftersom det lätt kan leda till att man skär ner för mycket på personalen. Det är ett problem hon återkommer till igen och igen. Verktygen är oerhört kraftfulla. Använder man dem inte tillsammans med grundfilosofin, kan de naturligtvis användas till att dra ner på verksamheten. Fast som vi ser det är det inte lean längre då, utan något annat. I svensk litteratur om lean handlar det mest om bilindustrin, om mager organisation. Men riktig lean handlar inte om att säga upp folk. Det handlar inte om att arbeta snabbare utan om att jobba smartare. I Vara ska vunnen tid alltid återföras till processen. Vilket Maria Viidas arbetat noggrant med att tydliggöra. Redan i förberedelserna inför en kartläggning finns det en blankett där man ska ange vad eventuell vunnen tid ska användas till. Däremot finns det en annan anledning till varför kommunen är så angelägen om att effektivisera sina verksamheter. Vi har ju ett dilemma säger Maria Viidas. Mängden äldre ökar. Och människor får över lag kortare arbetsliv pluggar längre och pensioneras tidigare, samtidigt som andelen sjukskrivna ökar. Det ger helt andra förutsättningar för framtidens verksamhet. Och tyvärr är kommunal sektor inget som står högt i kurs bland ungdomarna. Vi kommer att blir färre som jobbar, för det kommer att finnas färre att tillgå. Och då måste vi kunna jobba på ett annat sätt om medarbetarna inte ska knäcka sig. Då gäller det att man kan hantera en ganska stor mängd brukare. Man kan säga att det är en förberedelse inför sämre tider. Vi kommer att ha mindre resurser att rör oss med. Med lean har vi infört ett verktyg för att hantera det. På konditori Nordpolen blir lokala SKTF-ordföranden Åsa Heij Bengtegård nästan mållös när hon får höra om framtidsscenariot. Jag tycker att det låter lite konstruerat, säger hon när hon låtit det sjunka in. För huvudorsaken för mig att folk inte vill jobba i äldreomsorgen är ju att det är slitsamt. Och lönen. Gör man inte något åt det, så finns det väl ingen metod i världen som göra saken bättre? Problemen på äldreboendegruppen hade börjat när de fick fler boende med svår demens på Stenkilsgården. De gemensamma ytorna hade tidigare städats på natten. Men nu fann sig nattpersonalen helt upplåst av oroliga åldringar. Istället var det dagpersonalen som fick ta över städområdet. Problemet var bara att ingen riktigt visste när de skulle göra det. Det var heller inte riktigt sagt hur de flesta gjorde ungefär som hemma. Men de tunga dammsugaren var krånglig att släpa med sig i alla korridorer. Och det var ett evigt springande till det avigt belägna städförrådet för att hämta grejer. Effekten blev att det sällan blev gjort. Och det blev allt smutsigare, berättar undersköterskan Grazyna Lundgren. Egentligen är det hennes chef, Marita Svensson, som börjat berätta. Men Grazyna Lundgren, som vi träffar på i en korridor, tar snart över eftersom hon kan detaljerna på sina fem fingrar, hon var ju själv med och omarbetade städprocessen. Hon berättar engagerat om värdeflödeskartläggningen förra våren. Plötsligt blev det tydligt hur mycket tid som gick åt för att det saknades rutiner. Eller standards, som man säger på lean. Sedan dess har boendegruppen haft expertbesök från kommunens centrala städenhet. Som följd har de drastiskt dragit ner på dammsugandet, till förmån för mopp. Det finns nu tydliga rutiner för hur städningen ska gå till. Numera använder alla städvagnen, som alltid står färdiglastad enligt en förbe- 20 Chefen i fokus NR 3 JUNI 2008