Styrande rutindokument Arbetsinstruktioner Sida 1 (7) Instruktion KemRisk Innehållsförteckning Lagrum och styrande förutsättningar... 1 Syfte... 1 Ansvarsfördelning... 1 1.0 Logga in... 2 2.0 Söka kemikalie... 2 3.0 Lägg till/ta bort/ändra... 3 Att utföra en lagerökning... 3 4.0 Inventering... 4 Starta en inventering... 4 Genomföra en inventering... 4 Lägga till ny kemikalie... 6 Ta bort kemikalie... 6 Pausa inventering... 6 Avsluta inventering... 6 Attestera inventering... 6 Lagrum och styrande förutsättningar Enligt Arbetsmiljöverkets Kemiska Arbetsmiljörisker AFS 2011:19 ska säkerhetsdatablad, risk- och skyddsinformation för kemiska produkter alltid finnas tillgängligt. Syfte KemRisk är ett verktyg som samlar all information om de kemiska produkter som används i Region Norrbottens verksamheter. Denna instruktion ska hjälpa personalen att hantera verktyget. Ansvarsfördelning Chefer för varje avdelning ska initiera en inventering av sitt lager en gång per år.
Sida 2 (7) Beskrivning 1.0 Logga in På Insidan under Verktyg finns en snabblänk till KemRisk. Uppe i höger hörn klickar man på Logga in för att sedan fylla i användarnamn och lösenord. Då ser ni denna skärm: Här kan man söka efter produkters namn. Finns inte produkten får ni kontakta närmaste ansvarig för er avdelning. 2.0 Söka kemikalie I sökrutan kan du skriva in och söka på bl.a. produktnamn och CAS-Nr. Om du är osäker på en stavning eller på ett produktnamn så går det att byta ut en eller flera bokstäver mot en asterisk. Om du t.ex. skriver klorid* så kommer alla produkter som börjar på klorid upp. När du skrivit in din söksträng så klickar du på entertangenten eller klickar på sök för att få fram en träfflista. Ibland kan det visas produkter där namnet inte stämmer överens med din söksträng, det beror på att det finns en synonym till namnet som stämmer överens med söksträngen. För att ta reda på vilken synonym det är, klicka på produktraden och välj sedan Synonymer i sidhuvudet på informationssidan så visas alla de synonymer som är kopplade till namnet. Om du inte hittar din produkt i listan kan du klicka på sök vidare som visas under listan. Du får då upp flera olika sökalternativ som du kan välja mellan. I sidhuvudet på informationssidan visas produktens olika namn och identifieringsnummer. Till vänster finns olika flikar där man kan se produktens märkning enligt CLP, läsa information om första hjälpen och brandskydd samt titta på olika säkerhetsdatablad för produkten.
Sida 3 (7) 3.0 Lägg till/ta bort/ändra Det finns fyra sorters uppdateringar: Lagerökning Lagerminskning Flytt av artikel Byte av artikel eller förpackning Från huvudmenyn välj Lägg till/ta bort/ändra under Register. Du kan nu välja den avdelning och plats som uppdateringen avser. Att utföra en lagerökning I rullistan under Välj typ av lagerändring väljs lagerökning eller lagerminskning. Under Välj orsak till lagerändring väljs anledningen till ökning eller minskning i rullistan. Gå till Artikel som lagerökningen/lagerminskningen avser. Finns produkten redan i ert lager i KemRisk och ni bara ska ändra mängden klickar ni på produktens rad och under Lagerändring ändrar ni antalet förpackningar (det står + för lagerökning och för lagerminskning). OBS! Ni ska ange både öppnade och oöppnade förpackningar. Spara.
Sida 4 (7) Har ni en ny produkt som ska in i ert register går ni till Lägg till. Då kommer ni till sidan Sök efter den artikel du vill lägga till. Skriv in produktens namn och Sök. Klicka på produkten och sedan på förpackningsstorleken. Där kan det finnas olika storlekar på förpackningarna. Klicka på förpackningsstorleken och sedan på Välj. Då kommer ni till Lagerändring och där fyller ni i antalet öppnade och oöppnade förpackningar. Spara. Nu har ni lagt in den nya produkten i ert register. OBS! Rensa ut produkter som inte används dvs. bara är hyllvärmare eller likvärdigt. Dessa skickas sedan iväg med Stena Recycling för vidare hantering. 4.0 Inventering Starta en inventering Inventeringsfunktionen hittas under symbolen för Register. För att starta en inventering måste först omfattningen av inventeringen bestämmas. Detta görs genom att man i rullistan väljer ett av alternativen som finns tillgängliga. Man kan välja att göra en inventering i hela organisationen, en grupp av platser, en eller flera avdelningar, eller enskilda platser. Tänk på att inventeringen aldrig kan omfattas av platser utöver användarens behörighet. För att starta en inventering som omfattar hela organisationen väljs detta alternativ i rullistan för Välj omfattning. Om man har valt omfattningen Grupp av platser eller Avdelning får man också specificera vilken eller vilka grupper eller avdelningar man vill att inventeringen ska omfatta. Vill man göra en inventering för enskilda platser väljs först Plats i rullistan för omfattning. Klicka sedan på Visa till höger om den avdelningen som platsen du vill inventera finns på. Markera sedan de platser du vill inventera. Klicka sedan på Starta inventering. Genomföra en inventering Under Pågående inventeringar visas de startade inventeringarna och genom att klicka på Visa till höger visas de avdelningar eller platser som omfattas av den aktuella inventeringen. De färgade bollarna indikerar statusen på inventeringen.
Sida 5 (7) Klicka på Skriv ut underlag för att skriva ut en lista över de registrerade produkterna på platsen. Denna lista kan du ta med dig ut när du ska kontrollera aktuella mängder av dina kemikalier på ditt lager. Inmatning För att starta inmatningen klickar du på Inventera till höger om den plats du vill börja inmatningen på. I listan som visas kan du se de aktuella kemikalierna och de registrerade mängderna i form av oöppnade och öppnade förpackningar. Om antalet inte stämmer skriver du in rätt antal i redigeringsrutan under kolumnen Ändra. OBS! Det är inte antalet tillkomna eller minskade förpackningar som ska fyllas i, utan det faktiska antalet som vid inventeringen står på hyllan. Om kemikalien inte längre finns på platsen klickar du på krysset och raden kommer då strykas över. När inmatningen för en kemikalie är klar låser du raden genom att kryssa i rutan i kolumnen för Kontrollerad.
Sida 6 (7) Lägga till ny kemikalie Om en ny kemikalie har tillkommit, lägger du enkelt till denna genom att använda knappen Lägg till längst ner till vänster. En pop-up ruta visas där du får söka efter den kemikalie och den handelsvara du vill lägga till. Ta bort kemikalie Om en kemikalie inte längre finns på platsen och du vill ta bort den, klickar du på krysset för den rad du vill ta bort och raden kommer då bli överstruken. Pausa inventering Du kan när som helst pausa en inventering genom att klicka på Spara. Vill du återuppta den vid ett senare tillfälle klickar du återigen på knappen Inventera. Avsluta inventering När alla rader i listan stämmer och är kontrollerade kan inventeringen avslutas. Detta görs genom att du klickar på Spara och avsluta. Du kan i detta läge fortfarande gå in och göra ändringar i listan. Attestera inventering Efter att inventeringen är avslutad ska den attesteras. När en inventering är attesterad går det inte längre göra några ändringar. Klicka på knappen Attestera för att attestera inventeringen. Om omfattningen på inventeringen endast var en plats, kommer hela inventeringen attesteras och slutföras när du trycker på knappen Attestera första gången. Om inventeringen däremot omfattar flera platser, kommer en extra knapp Attestera visas när alla delplatser har attesterats. Det är inte ett krav att inventeringen ska avslutas med knappen Spara och avsluta innan man attesterar. När alla rader i inventeringen stämmer och är kontrollerade kan inventeringen attesteras direkt.
Sida 7 (7) OBS! Beroende på behörighetsnivå ser du endast de steg i inventeringen som du har behörighet att göra. Det kan betyda att du kan genomföra inventeringen på din avdelning men ej attestera den. Attesteringen sköts då av din administratör.