Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport 2017:01 DNR 5.1.1-18113/2016 Sida 1 (10) 2017-03-08 Hantering av allmänna handlingar hos Stadsbiblioteket Närvarande från Stadsbiblioteket: Lena Nilsson adm. chef/arkivansvarig Kulturförvaltningen Maria Högwall arkivarie Kulturförvaltningen Rickard Hedberg adm. chef Stadsbiblioteket Anna Wåglund kommunikationschef Stadsbiblioteket Oskar Laurin chef Digitala biblioteket Katti Hoflin chef Stadsbiblioteket (närvarade endast på slutet) Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg inspektionsförrättare Anna Ruthström protokollförare SAMMANFATTNING Stockholms stadsbibliotek (SSB) inspekterades av Stadsarkivet den 31 januari 2017. Inspektionen avsåg SSB:s hantering av allmänna handlingar både pappersbaserade och digitala. Verksamheten inspekterades senast år 2011. Hanteringen av allmänna handlingar hos SSB är i stor del god, men Stadsarkivet identifierade en del brister. Arkivorganisationen behöver förtydligas och den allmänna kunskapsnivån behöver förstärkas på vissa punkter för att säkerställa förutsättningar för en god arkivhantering och en god förvaltning. Informationsredovisningen behöver uppdateras och kompletteras. Verksamheten strävar efter att arbetssättet ska vara digitalt och har en god digital hantering. Den behöver dock förbättras inom vissa områden och för vissa handlingstyper för att säkerställa ett långsiktigt bevarande. Detta gäller för till exempel digitala fotografier. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 2 (10) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER förelägger Stadsbiblioteket att: - Bevaka konsekvenser för arkivhanteringen vid: Kommande eventuell renovering av huvudbibliotekets lokaler. Eventuell överföring av Regionsbibliotekets verksamhet till SLL. - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. - Utreda möjligheten att gallra både analoga och digitala handlingar och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex fotografier och filmer) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge som den ska finnas kvar. - Uppdatera och förtydliga arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. - Komplettera och förtydliga bevarandeförteckningen (PIR) så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Förvaltningen ska senast den 2018-01-31 inkomma med en åtgärdsrapport där Stadsbiblioteket skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.
Sida 3 (10) Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Stadsbiblioteket att: - Formellt utse arkivombud som kan bevaka hanteringen av allmänna handlingar och praktiskt sköta arkivhanteringen på olika enheter/arbetsställen. - Se över möjligheten att förstärka resurserna inom förvaltningens arkivfunktion både utifrån ett kortsiktigt behov av att åtgärda akuta brister och ett långsiktigt behov av att säkerställa samt bibehålla en god informationshantering. - Ge arkivombud och personal tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. Se över hur anställda kontinuerligt blir informerade och hur kunskapsnivån kan upprätthållas. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta hand om post på de olika biblioteken och ev. andra lokala arbetsplatser samma dag som den kommer in. Detta gäller även personadresserad post. Ansvarsfördelning och rutiner ska göras kända inom organisationen. - Registrera allmänna handlingar i högre grad. - Kontrollera att hanteringsanvisningarna tillämpas.
Sida 4 (10) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Kulturförvaltningen som SSB tillhör organisatoriskt har i en skriftlig instruktion fastställt ansvar och roller både för förvaltningen och för de i förvaltningen ingående avdelningarna. Förvaltningen har utsett den administrative chefen Lena Nilsson till övergripande arkivansvarig för Kulturförvaltningens samtliga avdelningar. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats I dagsläget är en arkivarie tillsvidareanställd vid Kulturförvaltningen. Hon har ensamt ansvar för hela förvaltningen och delar sin tid mellan arkivarieuppgifter och registratoruppgifter. Tidigare fanns det ytterligare en tillsvidareanställd arkivarie som mellan 2012 och oktober 2016 arbetade 25 % med Stadsbibliotekets arkivbildning och 75 % som nämndsekreterare. Under denna persons två föräldraledigheter ersattes dock inte arkivariefunktionen. När tjänsten blev vakant hösten 2016 ersattes denna med en ny tjänst som består av 40 % registrator och 60 % nämndsekreterare. Den 1 februari 2017 anställs en arkivarie som under en 6 månader lång projektanställning bland annat ska slutföra Kulturhusets arkivbildning. Inom kulturförvaltningen har arkivombud utsetts, dock inte formellt på SSB. Enhetschefer är kontaktpersoner vid diskussioner och fungerar som arkivombud, men rollen är inte formellt fastställd. Kulturförvaltningen har beskrivit fördelningen av arbetsuppgifter i en arkivinstruktion. Utreda möjlighet till ytterligare resurser Kulturförvaltningens verksamhet har en stor bredd, både geografiskt och organisatoriskt sett. Idag har förvaltningen en tillsvidareanställd arkivarie, med undantag av Stadsmuseet som har en egen lokal arkivfunktion, men man hade tidigare två fasta arkivarier. För att kunna upprätthålla en god informationshantering och för att inte riskera att eftersatt arbete uppstår eller växer sig större, behövs en långsiktig planering där tillräckliga resurser kan avsättas. Stadsarkivet rekommenderar därför förvaltningen att utreda möjligheterna att förstärka resurserna inom arkiv- och informationshanteringen, för att kunna arbeta fokuserat och långsiktigt med dessa frågor. Bevaka arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Huvudbibliotekets fastighet på Odengatan/Sveavägen ska eventuellt renoveras i en nära framtid och i samband med det kan ytterligare arkivarbete uppdagas, exempelvis en ökad mängd insamlade handlingar som ska ordnas och förtecknas. Arkivarien är involverad
Sida 5 (10) i arbetet med planering och förberedelser inför eventuell flytt av verksamhet. SSB har på uppdrag utfört verksamhet för Regionbiblioteket som organisatoriskt tillhör Stockholms läns landsting (SLL). Det pågår en utredning om denna verksamhet vilket kan leda till att utförande helt ska gå över till SLL. Vilken myndighet som ska ansvara för vilka handlingar har ännu inte reglerats och detta behöver ses över. Bevaka konsekvenser för arkivhanteringen vid: - Kommande eventuell renovering av huvudbibliotekets lokaler. - Eventuell överföring av Regionsbibliotekets verksamhet till SLL. Rekommendationer Formellt utse arkivombud som kan bevaka hanteringen av allmänna handlingar och praktiskt sköta arkivhanteringen på olika enheter/arbetsställen. Se över möjligheten att förstärka resurserna inom förvaltningens arkivfunktion både utifrån ett kortsiktigt behov av att åtgärda akuta brister och ett långsiktigt behov av att säkerställa samt bibehålla en god informationshantering. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapen om allmänna handlingar är generellt god, men behöver höjas inom vissa områden. Det behövs en plan för hur ett kontinuerligt arbete med att bibehålla kunskapsnivån kan läggas upp. Personalen har en god kunskap kring allmänna handlingar och rutiner, speciellt för specifika områden. Detta gäller framför allt mer traditionella handlingar, men det finns en större okunskap kring till exempel e-post, e-postloggar och sociala medier. Arkivarie deltar vid introduktion för nyanställda chefer. Till nyanställd personal som arkivarien får kännedom om genom chefer skickas en arkivvårdshandledning. Arkivarien har arbetat upp ett kontaktnät med projektverksamheter för att på så sätt informera om arkivfrågor. Tidigare har det genomförts en informationsinsats riktad till enhetschefer, vilka informellt fungerar som arkivombud. Efter nytillsättningar och omorganisation behövs en ny sådan då det är oklart hur hög kunskapsnivån och medvetandegraden är.
Sida 6 (10) Verksamhetsreprentanter ser ett behov av att öka kompetensen kring hur kunskapen praktiskt ska tillämpas. Bland annat har en ny handledning för sociala medier tagits fram och det har påbörjats ett arbete med att t ex samordna rutinerna kring klagomål på sociala medier med redan befintlig klagomålsprocess. Rekommendationer Ge arkivombuden samt övrig personal tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. Se över hur anställda kontinuerligt blir informerade och hur kunskapsnivån kan upprätthållas. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns SSB:s diarieföring utförs av Kulturförvaltningens centrala registratur (CA). E-post styrs till stor del till funktionsbrevlådor och analog post styrs till Kulturförvaltningens postadress i Rinkeby. Det händer att post kommer till de olika biblioteken och det är där oklart hur postöppningen sköts. Troligtvis hanteras den då av lokal vaktmästare. Arkivarien (som även arbetar som registrator) upplever att det som bör komma till registraturen i analog form också kommer dit. Det är något oklart om det registreras mindre än vad som är lämpligt, detta gäller framför allt för e-post. Verksamheten själv säger att kunskapen skulle behöva öka kring hur e-post ska hanteras. Handlingar rörande medborgarnas enskilda boklån omfattas av sekretess och hanteras i ett speciellt register som uppfyller registrering i enlighet med Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)(OSL). I dagsläget sköter arkivarien arbetet vid CA. Det finns en ersättare vid t ex sjukdom och semester. I dagarna börjar ytterligare en person som kommer fungera som ersättare. Med nuvarande lösning vad gäller ersättare är organisationen sårbar och för en så stor verksamhet som Kulturförvaltningen anser Stadsarkivet att antalet ersättare bör vara fler. SSB har upprättat fullmakter för öppnande av inkommande post, inklusive e-posten. I samband med semester går information ut till chefer om en påminnelse om att ledig personal ska se till att e-post läses kontinuerligt. Det förekommer att personalhandlingar som kan omfattas av sekretess, exempelvis sjukintyg från Försäkringskassan, inte registreras.
Sida 7 (10) Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar SSB har framtagna hanteringsanvisningar som dock inte är fullständiga och är i behov av översyn och uppdatering. Även spridningen av dem behöver ses över. Hanteringsanvisningarna behöver också i vissa fall kompletteras med både processer och handlingstyper samt uppdateras avseende hänvisningar till gallringsbeslut och förtydligade kring när handlingar överförs till e- arkiv Stockholm. Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. Rekommendationer Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta hand om post på de olika biblioteksfilialerna, och ev. andra lokala arbetsplatser, samma dag som den kommer in. Detta gäller även personadresserad post. Ansvarsfördelning och rutiner ska göras kända inom organisationen. Registrera allmänna handlingar i större utsträckning (sekretessbelagda uppgifter/ upprättade och expedierade handlingar/e-post etc.). Kontrollera att hanteringsanvisningarna tillämpas. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns SSB har ett gallringsbeslut (SSA 2014:18) rörande låntagaruppgifter. I övrigt följer SSB de generella gallringsbeslut som finns inom staden. Gallringsbeslut tillämpas SSB gallrar enligt befintligt gallringsbeslut. Det finns en god rutin för att omhänderta att statistik redovisas i verksamhetsberättelser. Förvaltningsplanen för systemet Book-IT (system för lånehantering) behöver dock uppdateras för att säkerställa att gallring faktiskt sker. Det finns behov av informationsvärdering Det finns ett behov av att se över gällande gallringsbeslut. Verksamheten ser i första hand att handlingar för betalningshistorik samt information i Book-IT behöver utredas. Vad gäller Book-IT görs sammanställningar över besök, lån, m.m. som enligt gällande regler skickas till Kungliga Biblioteket och dessa kan vara av intresse att bevara. Eventuellt behöver även informationen i Bibblix
Sida 8 (10) (applikation för tips och e-böcker) värderas. I samband med en gallringsutredning för nämnda handlingar är det lämpligt att se över om någon ytterligare komplettering eller förändring behöver genomföras i övrigt inom verksamheten. Utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingar förvaras i arkivlokal SSB har sina handlingar samlade i arkivlokal i Frihamnen. På Odengatan finns en arkivlokal där en mindre mängd (knappt 1 hm) gallringsbara räkenskapshandlingar förvaras. Lokalen är inte formellt godkänd av Stadsarkivet och enligt uppgift från Kulturförvaltningens arkivarie ska handlingarna flyttas därifrån inom kort. Dokumentskåp används inte SSB använder idag inga dokumentskåp. Vid kommande inventering och insamling av verksamhetens handlingar kommer det att framgå om det då finns behov av att skaffa dokumentskåp. Allmänna handlingar förvaras eventuellt oskyddade Det är oklart hur arkivexemplar av upprättade analoga trycksaker hanteras. Arkivarien har samlat trycksaker i digital form i ärendeoch dokumenthanteringssystemet Platina. Verksamheten ser själva ett behov av se över hanteringen av trycksaker. Arkivarien kommer i samband med kommande inventering att få en överblick i vilken omfattning handlingar förvaras ute i verksamheten. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att bevara handlingar i digital form Arkivarien har gjort en genomgång för att kartlägga format och förvaring av film/video och påbörjat en insamling av samt digitaliserat filmer som är i VHS-format (som inte är arkivgodkänt). SSB har inget digitalt stöd eller verktyg för att hantera fotografier så att metadatasättning samt återsökning underlättas. Behovet av ett
Sida 9 (10) sådant verktyg är stort, eftersom de många fotografierna idag förvaras på spridda kataloger på nätverket. Vid inspektionen framkom att kommunikationsverksamheten under senare tid börjat hantera foton på Flickr. Detta är en webbaserad tjänst och säkerställer inte ett långsiktigt bevarande. Fördelen med att Flickr börjat användas är dock att det fotografiska materialet är samlat och mer överskådligt. Arkivarien kommer att bli involverad och insatt i det forsatta arbetet. SSB behöver arbeta med att värdera, gallra och metadatasätta fotomaterialet samt se över lagringen. Diskussion fördes också om att i förlängningen se över möjligheterna med exempelvis årliga leveranser till stadens e-arkiv av ett urval foton. Arkivarien genomför insamlingar av Facebook-flöden, men andra sociala medier samt bibliotekets podcast behöver hanteras på ett sådant sätt att ett långsiktigt bevarande säkerställs. Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex fotografier och filmer) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge som den ska finnas kvar. Detta gäller i första hand fotografier och filmer, men även podcast och sociala medier. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver uppdateras SSB har en arkivbeskrivning som upprättades år 2011, men som inte har uppdaterats sedan dess. Arkivbeskrivningen behöver ses över både för att säkerställa att uppgifterna i den är korrekta och för att förtydliga vissa punkter. Bland annat saknas uppdaterade uppgifter om gällande gallringsbeslut. Bevarandeförteckning behöver kompletteras SSB har en bevarandeförteckning som behöver kompletteras, uppdateras och förtydligas. Bland annat saknas flera arkiverade serier/processer och hänvisningen till Platina från och med år 2009 behöver förtydligas med hur man söker de diarieförda ärendena i systemstödet samt vad ärendena rör. Det ska också tydligare framgå att SSB har handlingar i styrande och stödjande processer under verksamhetsområde 1 och 2, även om dessa hanteras centralt inom Kulturförvaltningen. Detta gäller både analoga och digitala handlingar.
Sida 10 (10) Uppdatera och förtydliga arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Komplettera och förtydliga bevarandeförteckningen (PIR) så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. 2017-03-08 Christina Moberg Inspektionsförrättare