DR 2 RAPPORT 2013 MED BOKSLUT

DR 2 RAPPORT 2013 MED BOKSLUT SDF Hyllie Revisor: Fredrik Jerntorp Behandlad av revisorskollegiet 2013-09-25 Postadress: Stadshuset, 205 80 Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): 040-34 19 55 Hemsida: www.malmo.se/stadsrevisionen Email: malmostadsrevision@malmo.se

BESKRIVNING AV ÅRETS GRANSKNING... 3 1 SAMMANFATTANDE BEDÖMNING... 3 2 SDF HYLLIES UPPDRAG... 4 2.1 Verksamhetsområde... 4 2.2 Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret... 4 2.3 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål 2013... 4 3 VERKSAMHETSMÅL, MÅLUPPFÖLJNING OCH MÅLUPPFYLLELSE... 5 3.1 Mål & uppdrag... 5 3.2 Måluppföljning... 5 3.3 Måluppfyllelse... 6 3.4 s bedömning... 7 4 NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING EKONOMI... 8 4.1 Ekonomisk styrning... 8 4.2 Ursprunglig driftbudget 2013-01-01 samt utfall föregående år... 8 4.3 Nämndens reviderade och fördelade internbudget... 9 4.4 Investeringsbudget samt utfall föregående år... 9 4.5 Resultaträkning inklusive ekonomisk hjälp... 10 4.6 Fördelat resultat... 10 4.7 Budgetavvikelse per verksamhet... 11 4.7.1 Nämndens kommentar... 11 4.7.2 s Kommentarer... 11 4.8 Balansräkning... 12 4.8.1 Maskiner och inventarier... 12 4.8.1 Fordringar... 12 4.8.2 Kortfristiga skulder... 12 4.9 s bedömning... 12 5 PERSONAL... 13 5.1 Nyckeltal... 13 6 INTERN KONTROLL... 14 6.1 Nämndens interna kontrollplan... 14 6.1.1 Granskningsområden/kontrollmoment 2013... 14 6.2 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen... 15 6.3 s bedömning... 15 7 FÖRELÄGGANDEN FRÅN MYNDIGHETER... 16 7.1 Domar m.m. som gått emot SDF Hyllie 2013... 16 7.2 Gynnande nämndbeslut som inte verkställts inom tre månader... 16 8 VERKSAMHETSOMRÅDE FÖRSKOLA... 17 8.1 Nyckeltal... 17 9 VERKSAMHETSOMRÅDE SKOLA... 18 9.1 Nyckeltal... 18 9.2 Nyckeltal äldreomsorg... 18 10 VERKSAMHETSOMRÅDE INDIVID OCH FAMILJ... 19 10.1 Nyckeltal... 19 Sidan 2 av 19

Beskrivning av årets granskning Årets granskning avseende SDF Hyllie omfattar endast granskning/uppföljning av delårsbokslut 1 och 2. 1 Sammanfattande bedömning Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Nämndens verksamhetsmål är tillräckliga enligt revisionskontorets kriterier. Nämndens egna mål är kopplade till kommunfullmäktiges mål och huvuddelen av nämndens egna mål är mätbara, samt påverkningsbara på såväl lång som kort sikt. Totalt finns 31 effektmål angivna i nämndens verksamhetsplan. Nämndens måluppföljning bedöms som inte helt tillräcklig. SDF Hyllie har inte tagit ställning till om måluppfyllelsen förbättrats eller försämrats avseende samtliga mål och uppdrag per 130630. Samtliga mål och uppdrag har följts upp per DR 2 och hälften av de egna målen har följts upp löpande under året. Nämndens måluppfyllelse bedöms enligt revisionskontorets kriterier som inte helt tillräcklig. Huvuddelen av kommunfullmäktiges mål, uppdrag samt nämndens egna mål saknar ställningstagande för om målet/ uppdraget är uppfyllt eller ej. Utifrån nämndens uppföljning har revisionskontoret svårt att bedöma måluppfyllelsen. egen bedömning av måluppfyllelsen påvisar att flertalet mål, effektmål och uppdrag ej har uppfyllts. Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Bedömningen grundar sig på att internbudgeten periodiseras månadsvis efter verkliga förhållanden. Nämnden utför och följer upp utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys i enlighet med kommuncentrala riktlinjer. Förklaringar har gjorts till de budgetavvikelser som finns. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och föranleder ingen anmärkning. Intern kontroll Nämndens interna kontrollplan bedöms som tillräcklig. Den interna kontrollplanenen har föregåtts av en dokumenterad riskanalys. Internkontrollplanen innefattar både redovisning och verksamhetskontroll samt uppfyller KF:s reglemente. Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig. Samtliga kontrollmoment har rapporterats till nämnden per 2013-06-19. Granskningarna har utförts metodiskt och väldokumenterat. Det finns åtgärdsförslag för huvuddelen av kontrollmomenten där brister konstaterats. Sidan 3 av 19

2 SDF Hyllies uppdrag 2.1 Verksamhetsområde Stadsdelsfullmäktige ansvarar för pedagogisk verksamhet för barn och ungdomar 1 15 år, individ- och familjeomsorg, vård och omsorg samt stadsdelsanknuten fritid och kultur. För större delen av verksamheten har de olika stadsdelsfullmäktige ett så kallat befolkningsansvar, vilket betyder att stadsdelarna betalar för de invånare, som bor i respektive stadsdel, även när servicen ges i någon annan stadsdel eller av en icke kommunal utförare. Stadsdelsfullmäktige erhåller också anslag för bland annat drift av lokala bibliotek och boenden för funktionshindrade (LSS). Slutligen ansvarar stadsdelsfullmäktige för ekonomisk hjälp, där försörjningsstöd och introduktionsersättning ingår. 2.2 Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret Vid halvårsskiftet 2013 sker omfattande organisationsförändringar i Malmö stad. Stadsdel Hyllie och stadsdel Limhamn - Bunkeflo bildar tillsammans Stadsområde Väster. Ansvar för förskolan, grundskolan och LSS-verksamheten flyttas till nya förvaltningar för förskola, grundskola samt till Sociala resursförvaltningen. Arbetet med att förankra Hyllies målbild - Hela Hyllie Hållbart- hos samtliga arbetsledare avstannar på grund av Malmö stads övergripande omorganisation. Områdesprogrammet för ett socialt hållbart Malmö, med fokus Holma och Kroksbäck, går nu in på sitt tredje år. I och med den nya förvaltningsorganisationen som införs vid halvårsskiftet kommer Malmö stads samtlig fem nya stadsområden att ha ett Områdesprogram. 2.3 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål 2013 I kommunallagens, KL 8 kap 5 fastställs att budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret. I den kommunala redovisningslagen KRL 4 kap 5 framgår att förvaltningsberättelsen ska innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. I kommunfullmäktiges budget anges följande finansiella mål: För varje enskilt år skall intäkterna överstiga kostnaderna enligt balanskravet. Resultatet ska täcka värdesäkringen av eget kapital efter justering för den del av pensionsåtagandet som redovisas som en ansvarsförbindelse Resultatet ska täcka ökningen av hela pensionsåtagandet, d.v.s. även för den del som redovisas som en ansvarsförbindelse Resultatet ska anpassas till kommunens riskexponering och eventuella övriga osäker hetsfaktorer. Budgetdokumentet för Malmö stad 2013 anger att verksamhetens inriktning ska utgå från några centrala områden. De finns angivna i 27 stycken budgetmål. Sidan 4 av 19

3 Verksamhetsmål, måluppföljning och måluppfyllelse 3.1 Mål & uppdrag Verksamhetsplan 2013 utgör tillsammans med Internbudget 2013 beslutade styrdokument för förvaltningens verksamhet. Hyllies prioriterade mål 2013 har sin grund i de mål som kommunfullmäktige beslutat om i sin budget för Malmö stad. Utöver detta har Hyllie stadsdelsfullmäktige beslutat om ytterligare mål för stadsdelen. Med utgångspunkt från de övergripande målen har förvaltningen formulerat effektmål. Effektmålen finns i verksamhetsplanen som antogs av SDF Hyllie den 19 december 2012. Effektmålen är delvis mätbara och tidsbestämda samt tydliggör vad som ska åstadkommas under året. Flera av effektmålen är ej mätbara per 130630 då mätvärden tas fram i slutet av 2013. Totalt finns 27 kommunövergripande mål samt två egna mål specificerade i verksamhetsplanen. Kopplat till dessa mål finns 31 effektmål och 4 prioriterade uppgifter. Nämndens plan för likabehandling, jämställdhet och mångfald 2013 innehåller mål och indikatorer som i flera fall kan kopplas till målområdet Malmö stad som arbetsgivare. I budgeten för 2013 framkommer att budgettexten ska bli ett tydligare styrdokument. Alla skrivningar ska följas upp och resultatet bedömas, även de delar av texten som styr nämndernas verksamhet. "Planer och prioriteringar" benämns av stadskontoret som uppdrag. Stadskontoret har gått igenom texten och identifierat sammanlagt 155 uppdrag. Dessa har sedan av stadskontorets ledning gåtts igenom och fördelats på nämnderna utifrån vilken nämnd som ska göra vad. SDF Hyllie har tilldelats 44 uppdrag varav: 22 uppdrag avser barn och unga 4 uppdrag avser trygghet och kvinnofrid 5 uppdrag avser hemlöshet 2 uppdrag avser arbetsmarknad 3 uppdrag avser personalpolitik 2 uppdrag avser upphandling 2 uppdrag avser vård och omsorg 1 uppdrag avser kultur 2 uppdrag avser Malmös omgivning 1 uppdrag avser översyn för taxor och avgifter 3.2 Måluppföljning (inklusive uppdrag) SDF Hyllie har följt upp samtliga kommunfullmäktiges mål per DR 2. Uppföljningen kommenteras endast med vilka aktiviteter/åtgärder som genomförts. Uppföljningen saknar ställningstagande för om kommunfullmäktigemålen är uppfyllda eller ej, vilket försvårar revisionskontorets bedömning av nämndens måluppfyllelse. SDF Hyllie har följt upp 16 effektmål per DR 1 och samtliga effektmål per DR 2 2013. Uppföljningen beskriver vilka aktiviteter/ insatser som gjorts per 130630 men saknar ställningstagande för om effektmålen är uppfyllda eller ej. Nämndens uppföljning för- Sidan 5 av 19

svårar revisionskontorets bedömning av nämndens måluppfyllelse. För sju effektmål har ingen uppföljning redovisats då mätvärden saknas. Mätvärden saknas för mål avseende timavlönade, deltidsanställda, trygga malmöbor, brukarundersökning för äldre samt elevenkät. SDF Hyllie har följt upp samtliga 44 uppdrag som tilldelats nämnden. I stadskontorets anvisningar till uppföljningen av uppdrag i budget 2013 står följande: Fokus i uppföljningen ska vara på eventuella hinder som nämnden stött på i arbetet med uppdraget. Syftet med uppföljningen är att ge kommunstyrelsen underlag för eventuella beslut om omprioriteringar, korrigerande åtgärder, förtydligande av uppdrag etc. SDF Hyllies uppföljning beskriver kortfattat vad nämnden gör inom respektive uppdrag, men saknar ställningstagande för om uppdraget är utfört eller ej. Uppföljningen tydliggör inte hur det ser ut i stadsdelen för respektive uppdrag, utan enbart vilka åtgärder som tillsatts. I exemplet nedan anger SDF Hyllie för uppdraget 1.9 Skapa arbetsro i skolorna Skolorna har utifrån Malmö stads elevenkät arbetat med att definiera riskområden och utifrån dessa bedriver skolorna ett utvecklingsarbete, som följ upp av den årliga revideringen av likabehandlingsplanen. I exemplet ovan tydliggörs inte vad enkäten visade. Enligt stadskontorets anvisningar ska fokus vara på eventuella hinder som nämnden stött på i arbetet. Detta redovisas inte i SDF Hyllies uppdragsuppföljning. 3.3 Måluppfyllelse (inklusive uppdrag) SDF Hyllie tar ej ställning till måluppfyllelsen avseende fullmäktiges 27 kommunövergripande mål. Utifrån nämndens angivna åtgärder/ insatser har revisionskontoret tolkat måluppfyllelsen enligt nedan. Av de 27 målen bedöms 14 mål som uppfyllda. 3 mål bedöms som ej uppfyllda samt 10 mål är ej påverkningsbara/ saknar mätvärden. De mål som inte är uppfyllda avser ungdomsarbetslöshet, meningsfull fritid och ekologiska produkter. Avseende målet att ungdomar ska ha tillgång till en meningsfull fritid finns ett stort behov av mötesplats på Lindeborgsområdet. Någon ny mötesplats har inte tillkommit. Avseende målet att Ungdomsarbetslösheten ska minska har nämnden inte presenterat åtgärder och information gällande hur försörjningsstödets förändratts mot 2012. Måluppfyllelsen gällande SDF Hyllies egna mål, så kallade effektmål är svårbedömd i nuvarande struktur. Nämnden tar ej ställning till om målen är uppfyllda. Utifrån nämndens insatser/åtgärder har revisionskontoret tolkat måluppfyllelsen enligt nedan. bedömer att SDF Hyllie har uppnått 16 effektmål per 130630. Sju effektmål har ingen måluppfyllelse då inga mätvärden finns att tillgå. Åtta effektmål bedöms ha svag måluppfyllelse. Målen avser bland annat försörjningsstöd, förskolepersonal och läsförståelse för pojkar. Sidan 6 av 19

I Uppdragsuppföljning budget 2013 kommenterar SDF Hyllie uppdragen med genomförda aktiviteter/åtgärder. Uppdragsuppfyllelsen går inte att utläsa. Fokus i uppföljningen ska enligt stadskontorets anvisningar vara på eventuella hinder som nämnden stött på i arbetet med uppdraget, detta anges inte. 3.4 s bedömning Nämndens verksamhetsmål är tillräckliga enligt revisionskontorets kriterier. Nämndens egna mål är kopplade till kommunfullmäktiges mål och huvuddelen av nämndens egna mål är mätbara, samt påverkningsbara på såväl lång som kort sikt. Totalt finns 31 effektmål angivna i nämndens verksamhetsplan. Nämndens måluppföljning bedöms som inte helt tillräcklig. SDF Hyllie har inte tagit ställning till om målluppfyllelsen förbättrats eller försämrats avseende samtliga mål och uppdrag per 130630. Samtliga mål och uppdrag har följts upp per DR 2 och hälften av de egna målen har följts upp löpande under året. Nämndens måluppfyllelse bedöms enligt revisionskontorets kriterier som inte helt tillräcklig. Huvuddelen av kommunfullmäktiges mål, uppdrag samt nämndens egna mål saknar ställningstagande för om målet/ uppdraget är uppfyllt eller ej. Utifrån nämndens uppföljning har revisionskontoret svårt att bedöma måluppfyllelsen. egen bedömning av måluppfyllelsen påvisar att flertalet mål, effektmål och uppdrag ej har uppfyllts. Sidan 7 av 19

4 Nämndens styrning och uppföljning ekonomi 4.1 Ekonomisk styrning Riktlinjer för ekonomistyrning som reglerar dels ansvarsfördelningen mellan nämnd och förvaltning och dels inom stadsdelsförvaltningen är upprättade. I riktlinjerna regleras även ansvar för utarbetande av detaljbudget på olika nivåer inom förvaltningen. En detaljbudget fördelad på kostnadsställenivå görs och periodiseras månadsvis. Denna summeras upp till den periodisering av internbudgeten som stadsdelsfullmäktige fattar beslut om per kvartal (enbart 2013, annars per tertial). Utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys upprättas enligt kommuncentrala riktlinjer. Utfall analyseras i förhållande till budget och verksamhet. Hyllie stadsdelsfullmäktige har 2004-12-14 antagit Riktlinjer för ekonomistyrning för stadsdelsfullmäktige och stadsdelsförvaltning. 4.2 Ursprunglig driftbudget 2013-01-01 samt utfall föregående år Tabell: Totala kostnader/intäkter exklusive ekonomisk hjälp, tkr Utfall 2012 Budget 2013 Verksamhetens intäkter 1 241 699 1 244 004 Verksamhetens kostnader * ) -2 345 013-2 384 234 Finansiella intäkter/kostnader -1 212-1 212 Kommunbidrag 1 106 239 1 141 472 Resultat 1 713 0 Källa: Blankett till stadskontoret. *) personalkostnader, övriga kostnader, avskrivningar. Tabell: Ekonomisk hjälp, tkr Utfall 2012 Budget 2013 Verksamhetens intäkter 2 106 2 156 Verksamhetens kostnader * ) -109 751-103 298 Finansiella intäkter/kostnader 0 0 Kommunbidrag 84 145 101 142 Resultat -23 500 0 Källa: Blankett till stadskontoret. *) personalkostnader, övriga kostnader, avskrivningar. Sidan 8 av 19

4.3 Nämndens reviderade och fördelade internbudget Tabell: Resursfördelade medel till och med 2013-05-29, tkr Ombudgetering ny org Ombudgetering ny org Specifikation - beräkningsunderlag FoF Skola IoF VoO FR/KU Övrigt 204 589 282 416 82 140 519 490 7 791 24 946 342 581 3 306 550-99 345-134 889-41 398-262 748-2 351-11 080 105 244 147 527 41 323 260 940 5 440 13 866 Specifikation - beräkningsunderlag FoF Skola IoF VoO FR/KU Övrigt 0 166 0 2 203 9 163 3 788 0-85 0-1 101-4 504-1 790 0 81 0 1 102 4 659 1 998 4.4 Investeringsbudget samt utfall föregående år Tabell: Investeringsram och utfall, tkr Ram respektive utfall/år 2011 2012 2013 Ram 9 000 9 000 10 000 Utfall 5 637 4542 2788 Källa: Blankett till stadskontoret Sidan 9 av 19

4.5 Resultaträkning inklusive ekonomisk hjälp Resultaträkningen avser förvaltningens interna bokslut det vill säga såväl kommuninterna som externa transaktioner. Samtliga angivna belopp avser gällande siffror vid delårsrespektive årsbokslutstillfället. Tabell: Resultaträkning, tkr Tkr Budget 130630 Utfall 130630 Intäkter 623 284,90 643 067,46 Totala intäkter 623 284,90 643 067,46 Personalkostnader -385 346,70-398 423,31 Övriga kostnader -865 925,60-882 943,45 Avskrivningar -3 111,20-2 984,22 Totala kostnader -1 254 383,50-1 284 350,97 Nettokostnad -631 098,60-641 283,51 Kommunbidrag 631 709,80 631 709,80 Övriga finansiella intäkter 0,00 1,30 Övriga finansiella kostnader -611,20-637,99 KB & finansiella poster 631 098,60 631 073,11 Resultat efter KB & fin poster 0,00-10 210,40 Resultat 0,00-10 210,40 Tabell: Ekonomisk hjälp Tkr Budgett 130630 Utfall 130630 Intäkter 1 078,20 1 238,90 Totala intäkter 1 078,20 1 238,90 Övriga kostnader -50 606,80-58 964,00 Totala kostnader -50 606,80-58 964,00 Nettokostnad -49 528,60-57 725,10 Kommunbidrag 49 528,60 49 528,60 KB & finansiella poster 49 528,60 49 528,60 Resultat efter KB & fin poster 0,00-8 196,50 Resultat 0,00-8 196,50 4.6 Fördelat resultat Tabell: Verksamheternas ekonomi, tkr Verksamhetsområde Kommunbidrag Prognos DR 1 Utfall 130630 Ekonomisk hjälp 49 529-14 587-8 197 Fritid och kultur, anslag 4 660 0 147 Fritid och kultur, resurs 3 540 0 1 676 Förskoleverksamhet, resurs 105 908 0-2 705 Gem serv och övr., anslag 1 997 0 0 Gem serv och övr., resurs 11 063 300 276 Individ o familjeoms, resurs 42 603-2 872 204 Skola inkl skolbarno, anslag 81 0-26 Skola inkl. skolbarno, resurs 148 150 0 1 082 Vård o omsorg, anslag 1 102 0-372 Vård o omsorg, resurs 263 078 0-2 295 Resultat 631 710-17 159-10 210 Sidan 10 av 19

4.7 Budgetavvikelse per verksamhet 4.7.1 Nämndens kommentar Kostnadsutvecklingen under perioden var något högre än budget. Perioden har präglats av ekonomisk återhållsamhet. Inom verksamheten vård och omsorg har ett större åtgärdsprogram genomförts för anpassning till budgeterat kostnadsnivå. Kostnaderna för ekonomisk hjälp har ökat både i antal ärenden och genomsnittskostnad per ärende. Förskoleverksamheten visar en underskott på -2,7 Mkr vid halvårsbokslut. Det negativa utfallet för perioden beror främst på högre personalkostnader jämfört med budget i egna förskolor. En orsak till högre personalkostnader i perioden är något senare semesteruttag jämfört med budget. Denna effekt kommer att utjämnas under resten av sommaren och hösten. Vård och omsorg uppvisar ett resultat på -2,7 Mkr för perioden. Åtgärder som tagits i anspråk för att få ner antalet placeringar i korttidsboende har gett effekt och antalet placeringar ligger i genomsnitt 13 platser under budget. 4.7.2 s Kommentarer Totala utfallet per 130630 är - 2 Mkr exklusive ekonomisk hjälp. Med avdrag för 75 % av hemlöshetskostnaderna uppvisar nämnden en ekonomi i balans. För verksamheten vård och omsorg prognostiserades ett nollresultat per DR 1 2013. Verksamheten uppvisade ett underskott på -2,7 Mkr per 130630. Ekonomin inom vård och omsorg har de senaste åren varit bekymmersam för nämnden. I samband med budget 2013 beslutades om ett åtgärdplan för 10 Mkr för verksamheten. Vissa åtgärder är genomförda och andra är under genomförande. Huvudorsakerna till kostnadsökningarna är enligt förvaltningen ökande vårdtyngd inom hemtjänst samt en låg beläggningsgrad inom stadsdelens egna särskilda boende. För förskoleverksamheten prognostiserades ett nollresultat per DR 1 2013. Verksamheten uppvisade ett underskott på -2,7 Mkr per 130630. delar nämndens förklaring till felperiodisering av budgeten. Ingen åtgärdsplan har redogjorts för förskoleverksamheten, vilket delvis förklaras av att det prognostiserades ett nollresultat per DR 1. Sidan 11 av 19

4.8 Balansräkning Granskas i samband med årsbokslut. Balansposternas redovisade värden avser externredovisningen. Poster som avser kommuninterna fordringar/skulder redovisas inte. Kommentarer till balansposterna görs endast i de fall avvikelser och/eller felaktigheter finns i sättet att redovisa i förhållande till god redovisningssed. Anläggningstillgångar kommenteras emellertid alltid. 4.8.1 Maskiner och inventarier Utfall (tkr)/år 2010 2011 2012 130630 Samtliga anläggningstillgångar 22 499 21 544 20 474 19 074 Granskningen påvisade inga väsentliga avvikelser 4.8.1 Fordringar Granskningen påvisade inga väsentliga avvikelser 4.8.2 Kortfristiga skulder Granskningen påvisade inga väsentliga avvikelser 4.9 s bedömning Nämndens ekonomiska styrning bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Denna bedömning grundar sig att internbudgeten periodiseras månadsvis efter verkliga förhållanden. Nämnden utför och följer upp utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys i enlighet med kommuncentrala riktlinjer. Förklaringar har gjorts till de budgetavvikelser som finns. Stadsdelsfullmäktige Hyllies ekonomiska resultat för DR 2 2013 visar ett underskott på 2 014 tkr exkl. ekonomisk hjälp. Resultatet för ekonomisk hjälp visar ett underskott på - 8 196 tkr. Med avdrag för 75 % av hemlöshetskostnaderna uppvisar nämnden en ekonomi i balans. Åtgärderna för att få vård och omsorgs ekonomi i balans har inte varit helt tillräckliga. Ingen åtgärdsplan har presenterats avseende förskoleverksamheten. Granskningen av årsbokslutet har dokumenterats i särskild akt. Endast iakttagelser som bedöms kunna ha betydelse för ansvarsprövningen av nämnden skrivs in i denna rapport. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Avvikelser mellan budget och utfall kan i alla delar förklaras. Periodisering av intäkter/kostnader kan med rimlig säkerhet sägas vara korrekt. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Sidan 12 av 19

5 Personal 5.1 Nyckeltal Tabell: Personalstatistik Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall 130630 Antal anställda omräknade till heltid (inkl timavlönade) 1 822 1850 1898 Kvinnor, andel i % 85 86 86 Personal med utländsk bakgrund, andel i % 34 36 37 Total sjukfrånvaro i % 4,9 5,5 6,8 Källa: Uppgifterna är hämtade från HRut / Personec Ps Utdatamodul, utom för Utländsk bakgrund som görs i samarbete med SCB. Enligt SDF Hyllie kan sjukfrånvaroökning per 130630 förklaras utifrån vintertidens långa perioder av influensasjukdomar och liknande samt att förvaltningens ekonomiska situation med sparkrav och omfattande återhållsamhet haft en viss påverkan på sjuktalen. bedömer sjukfrånvaron som mycket hög. Sidan 13 av 19

6 Intern kontroll 6.1 Nämndens interna kontrollplan Hyllie stadsdelsfullmäktige har beslutat om intern kontrollplan för 2013. Totalt omfattar intern kontrollplanen 15 kontrollmoment. De övergripande målen med nämndens interna kontroll är att skapa en god kontrollmiljö. Lagstiftning, verksamhetsmål, policys, riktlinjer och rutiner ska kunna tillämpas på ett enkelt och naturligt sätt utifrån ett tydligt definierat ansvar och klart definierade befogenheter. Vidare ska ett systematiskt riskanalysarbete prioritera områden där högre sannolikhet föreligger att det blir fel och där felen kan leda till kännbara eller allvarliga konsekvenser. Kontrollerna ska integreras och anpassas till verksamheterna. Att kontrollaktiviteterna så långt som möjligt ska integreras i ordinarie verksamhet och ingå som integrerade delar i de processer som behövs för att nå de politiskt beslutade målen. Samt säkerställa att verksamhetsprocesserna kontinuerligt anpassas till förändrade förutsättningar. 6.1.1 Granskningsområden/kontrollmoment 2013 1. Kontroll att småbarnsgrupperna i förskolan sätts samman utifrån behov. 2. Kontroll att åtgärdsprogram skrivs för alla de elever i årskurs 3 och 6 som inte når målen. 3. Kontroll att befintliga riktlinjer för social dokumentation för omvårdnadspersonal inom vård och omsorg följs. 4. Kontroll att samtliga beviljade insatser utförs hos brukare inom ordinärt boende i enlighet med befintliga riktlinjer. 5. Kontroll att anhöriga till ensamstående demenssjuka erbjuds det stöd som de har rätt till. 6. Kontroll att ASI-intervjuer (ASI=Addiction Severity Index) genomförs inom individ- och familjeomsorgen enligt gällande rutin. 7. Kontroll att nätverksmöten genomförs före familjehemsplacering. 8. Kontroll att stadsdelens familjehem genomgår den utbildning som anordnas av kommunen, alternativt likvärdig utbildning i hemkommunen. 9. Kontroll av förekomst av försenade betalningar av leverantörsfakturor. 10. Kontroll av kontantförsäljning. Utöver förvaltningens egna granskningsmoment (1-10 ovan) har kommunstyrelsen beslutat om övergripande kontrollmål som ska följas upp av samtliga nämnder: 1. Säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning. 2. Säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende semester. 3. I samband med organisationsförändring ska överlämnande nämnder säkerställa rutiner för överlämnande av information och kunskap till den nya organisationen. Sidan 14 av 19

4. Säkerställa rutiner för att väsentliga risker i verksamheterna integreras i det interna kontrollarbetet. 5. Säkerställa rutiner för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen. Urvalet rutiner i den interna kontrollplanen har föregåtts av en riskanalys. Risker har identifierats och därefter bedömts utifrån konsekvens och sannolikhet i en fyrgradig skala. Intern kontrollplanen innehåller granskningsområde/kontrollmoment, uppgift om ansvarig, när granskningen ska ske, granskningsmetod och risk. 6.2 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen Den interna kontrollplanen 2013 för SDF Hyllie avser perioden januari-juni. Samtliga kontrollmoment ska följas upp och återrapporteras till förvaltningschefen senast 2013-04-30. Resultatet av uppföljningen för respektive kontrollmoment ska rapporteras till stadsdelsfullmäktige vid sammanträdet 2013-06-19 i särskilt ärende. Av rapporten ska framgå resultat och slutsatser av genomförd kontroll, bedömning av risken för kvarstående avvikelser, samt förslag till åtgärder. Samtliga kontrollmoment har redovisats enligt ovan. Av de 15 kontrollmomenten konstateras brister i 4 rutiner. Åtgärdsförslag har presenterats för nämnden. Kontroll att anhöriga till ensamstående demenssjuka erbjuds det stöd som de har rätt till. - Verksamheterna har bristande kunskaper om vilka brukare som har demensdiagnos. Kontroll att stadsdelens familjehem genomgår den utbildning som anordnas av kommunen, alternativt likvärdig utbildning i hemkommunen. - Endast hälften av familjehemsföräldrarna har gått utbildningen. Kontroll av förekomst av försenade betalningar av leverantörsfakturor. - Fortsatt brist i fakturahanteringen. Kontroll av kontantförsäljning. - Dokumenterade rutiner för kassahantering saknas. 6.3 s bedömning Nämndens interna kontrollplan bedöms som tillräcklig. Den interna kontrollplanenen har föregåtts av en dokumenterad riskanalys. Internkontrollplanen innefattar både redovisning och verksamhetskontroll samt uppfyller KF:s reglemente. Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig. Samtliga kontrollmoment har rapporterats till nämnden 2013-06-19. Granskningarna har utförts metodiskt och väldokumenterat. Det finns åtgärdsförslag för samtliga kontrollmoment där brister konstaterats. Sidan 15 av 19

7 Förelägganden från myndigheter Under detta avsnitt noterar revisionskontoret lagakraftvunna domar som har gått mot nämnd/styrelse, förelägganden från arbetsmiljömyndigheter, brandmyndigheten eller kritik mot handläggningen från annan tillsynsmyndighet såsom riksdagens ombudsmän (JO; JämO, DO), Skolverket, Socialstyrelsen eller Länsstyrelsen. Primärt tillfrågas nämndssekreteraren men kontroll av dessa uppgifter kan ske av revisionskontoret mot berörda myndigheter. tar i statistiken inte med domar/beslut som riktar sig mot enskilt driven verksamhet (t ex skola) som är lokaliserad inom stadsdelen, undantaget om tillsynsmyndigheten menar att Malmö stad har brustit i sin (eventuella) tillsyn som huvudman. 7.1 Domar m.m. som gått emot SDF Hyllie 2013 Från Datum Ärende Skolinspektionen 2013-05-29 Beslut från Skolinspektionen avseende anmälan mot Lindeborgsskolan, Dnr 72/13, inkommen 2013-05-29 Skolinspektionen har beslutat att ge en anmärkning när det gäller rätten till särskilt stöd, och ett föreläggande att vidta åtgärder. 7.2 Gynnande nämndbeslut som inte verkställts inom tre månader Beslut enligt SoL inom vård och omsorg Gynnande nämndbeslut enligt 4 kap. 1 SoL som inte har verkställts inom tre månader från dagen för beslut eller beslut som inte har verkställts på nytt inom tre månader från dagen då verkställigheten avbröts. Uppgifterna avser kvartal 2, rapporteringsdatum 2013-06-30. Stadsdel Insatstyp Tid som förflutit från beslutsdatum Hyllie Kontaktperson 4 månader 25 dagar Kvinn a Särskilt boende 3 månader 13 dagar Kvinn a Särskilt boende 3 månader 2 dagar Man Summa sdf 3 Kön Tid som förflutit från avbruten verkställighet Sidan 16 av 19

Stadsdelar 2012-09-30 2012-12-31 2013-03-31 2013-06-30 (kvartal 3) (kvartal 4) (kvartal 1) (kvartal 2) Hyllie 7 4 4 3 Beslut enligt LSS Gynnande nämndbeslut enligt 9 LSS som inte har verkställts inom tre månader från dagen för beslut eller beslut som inte har verkställts på nytt inom tre månader från dagen då verkställigheten avbröts. Uppgifterna avser kvartal 2, rapporteringsdatum 2013-06-30. Stadsdel Insatstyp Tid som förflutit från beslutsdatum Hyllie Bostad med särskild service Summa sdf 1 Stadsdelar 2012-09-30 2012-12-31 2013-03-31 2013-06-30 (kvartal 3) (kvartal 4) (kvartal 1) (kvartal 2) Hyllie 3 3 5 1 8 Verksamhetsområde Förskola 6 månader 10 dagar Man Kön Tid som förflutit från avbruten verkställighet 8.1 Nyckeltal Tabell: Kö till förskolan. Jan Feb Mars Apr Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec 2013: Alla 18 23 24 3 5 4 > 4 mån 0 0 0 0 0 0 2012: Alla 18 9 0 3 0 7 16 5 13 11 12 18 > 4 mån 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Källa: Elit, förskoleverksamhet. Uttaget per 1:e varje månad av Stadskontoret, SDF-avdelningen. Tabell: Barn per vuxen (indirekt personaltäthet i förskolan) Mätt/år Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall 130630 Barn per vuxen 5,3 5,1 Källa: Uppgifter per 15/10 respektive år från stadsdelarna till stadskontoret. Sidan 17 av 19

9 Verksamhetsområde Skola 9.1 Nyckeltal Tabell: Betyg. Procent av eleverna som har nått målen i samtliga ämnen. Skolor i stadsdelen/år 2010 2011 2012 130630 Malmös medelvärde andel som nått mål 60 61 63 62 Lindeborg andel som nått målen 70 69 51 65 Malmö idrottsgrundskola - - 91 84 Källa: Skolverkets betygstatistik för respektive år. Utöver denna tabell finns betygsstatistik som visar elevernas genomsnittliga meritvärde. Den statistiken beräknas i sin tur på elevernas 16 bästa ämnena, det vill säga att det normalt är något färre ämnen än för tabellen ovan. Vidare finns statistik över behöriga till gymnasiet (äldre intagningsregler), nationella prov och olika jämförelser mellan dessa. I den utsträckning någon statistisk uppgift borde föranleda särskild uppmärksamhet för stadsdelen utöver ovan återgiven betygstabell kan revisionskontoret ange det nedan under rubriken s noteringar och granskningar. Verksamhetsområde Vård och omsorg 9.2 Nyckeltal äldreomsorg Tabell: Antal vårdtagare och år Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall 130630 Ordinärt boende 1 595 1 628 1600 Särskilt boende 443 456 451 Samtliga vårdtagare 2038 2 084 2 051 Källa: Blankett till stadskontoret VoO. Tabell: Kostnad per vårdtagare och år (kr) Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall 130630 Ordinärt boende 141 324 139 450 141 349 Särskilt boende 546 931 569 673 608 480 Samtliga vårdtagare 229 413 233 627 244 069 Källa: Blankett till stadskontoret VoO. Hemtjänst Hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med den hemtjänst du har? Mycket nöjd/ganska nöjd, andel i %. Äldreboende Utfall 2012 Malmö stad 2012 73,8 78,0 83,6 77,2 Hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med ditt äldreboende? Mycket nöjd/ganska nöjd, andel i %. Källa: Brukarundersökning 2012 utförd av SCB på uppdrag av Socialstyrelsen. Utfall 2013 Malmö stad 2013 Sidan 18 av 19

10 Verksamhetsområde Individ och familj 10.1 Nyckeltal Ekonomisk hjälp Försörjningsstöd och introduktionsersättning Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall 130630 Kostnad per bidragshushåll och månad (kr) 7 650 7 807 7 985 Kostnad per bidragshushåll och månad (kr) Malmös genomsnitt. 7 437 7 735 8 337 Antal bidragshushåll per månad (genomsnitt) 1 079 1 166 1 233 Totalkostnad (tkr) 96 254 109 193 59 057 Källa: Blankett till stadskontoret. Institutionsplaceringar Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall 130630 Antal externa HVB-årsplatser, vuxna 8 12 10 Antal externa HVB-årsplatser, unga 14 11 9 Nettokostnad externa HVB-platser, vuxna, 6 186 7 961 3 847 tkr Nettokostnad externa HVB-platser, unga, tkr 14 384 11 395 4 291 Totalkostnad externa HVB-platser, tkr 20 570 19 356 8 138 Källa: Blankett till stadskontoret Hemlöshet Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall 130630 Antal hemlösa 64 68 Antal hotellnätter (boendedygn) 875 7 536* 7 662 Källa: blankett till stadskontoret samt statistik från SDF Kirseberg över antal hemlösa * Definitionen av boendedygn har ändrats mellan åren i verksamhetsmåtten. Under 2011 räknades vandrarhem och B&B som dygnsboende och inte hotell. Främsta ökningen inom hotell 2012 beror på att även vandrarhem finns med i kategorin. Socialstyrelsens definition av hemlös lyder: Person som saknar egen eller förhyrd bostad och som inte bor i något stadigvarande inneboendeförhållande eller andrahandsboende samt är hänvisad till tillfälliga boendealternativ eller är uteliggare. Personer som är inskriven på kriminalvårdsanstalt eller institution inom socialtjänst, SiS eller landsting räknas om han/hon planeras skrivas ut inom tre månader efter mätperioden men ännu inte har någon bostad ordnad. Som hemlös räknas också person som tillfälligt bor hos kompisar eller bekanta om han/hon på grund av bostadslöshet varit i kontakt med den uppgiftslämnande myndigheten/organisationen under mätperioden. Sidan 19 av 19