Hälsa och funktionsstöd. Driftnämnden Öppen specialiserad vård Uppföljningsrapport

Hälsa och funktionsstöd Driftnämnden Öppen specialiserad vård Uppföljningsrapport 1 2014 1

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Sammanfattning och analys 2. Ekonomi 3. Personal 4. Produktion och tillgänglighet 5. Kvalitet 6. Uppföljning av policys BILAGOR 7. Mål och inriktning 2014 8. HSU-uppdrag 2014 9. Styrkort 10. Intern kontroll 11. Miljöbokslut 12. Faktaruta 13. Verksamhetsstatistik 14. Verksamhetsstatistik, kommentarer 15. Investeringar 2

1. Sammanfattning och analys Ekonomi Åtgärder Prognos Resultatet efter mars månad visar på ett överskridande mot budgeten med 1 854 tkr. Försämringen av resultatet i förhållande till förra månaden beror dels på försening av reglering av ekonomiska förehavanden mellan förvaltningarna och dels på försenade fakturor. Reglering av besparing 2014 har inte skett fullt ut. Februari månadsresultat borde varit ett underskott på 1 038 tkr beroende på ovanstående faktorer. Underskottet ligger till största delen på handikappverksamheten och inom personalområdet. Restriktivitet vid tillsättning av vakanser, pensionsavgångar och vikariat kommer att genomföras. Prognosen för 2014 är beräknad till ett underskott på 1 500 tkr efter åtgärder för ekonomi i balans. Tillgänglighet Verksamheterna ligger väl i fas med tillgänglighetsmålet 80 procent inom 60 dagar förutom Syncentralen som ligger på 50 procent och Resurscentrum för kommunikation Dako (Dako) som ligger på 74,1 procent. Återgärder för ekonomi i balans kommer att påverka tillgängligheten inom bland annat hörselvården. Produktion Personal Produktionen ligger i nivå med eller över målen förutom för ungdomsmottagningen där det ligger något under målen. Antalet tjänster har ökat i förhållande till 2013 bland annat beroende på att egen förvaltning har bildats. Detta innebär att förvaltningen har anställt vissa strategiska resurser istället för att köpa dem från Hallands sjukhus. 2. Ekonomi och prognos Hälsa och funktionsstöd exklusive Hjälpmedelscentrum Kontoklass (tkr) Utfall jan mar 2013 Utfall jan mar 2014 Per budg VERKSAMHETENS INTÄKTER -62 727-64 701-65 003-302 PERSONALKOSTNADER 32 002 34 886 33 402-1 484 MATERIAL OCH VERKSAMHET 16 359 16 357 16 698 341 VERKSAMHETSKOSTNADER 12 703 14 663 14 322-341 AVSKRIVNING OCH RÄNTA 521 648 581-67 SUMMA -1 142 1 853 0-1 853 Diff 3

Personalkostnaden är 1 484 tkr högre än budgeterat. Planerade personalnedskärningar, som beror på besparingen i budget, har inte effektuerats fullt ut. Stor restriktivitet vid tillsättning av vakanser, pensionsavgångar och vikariat kommer att genomföras. Detta kommer att få till följd att tillgängligheten försämras och produktionsmålen inte uppnås. Hjälpmedelskostnaderna är 231,4 tkr högre inom basenheten kommunikation och det har förskrivits 258 fler hörapparater än förra året. Hjälpmedelscentrum Hjälpmedelscentrum Ack utfall 2013 Ack Utfall 2014 Ack Budget 2014 Avvikelse INTÄKTER -200-204,5-188 16 PERSONALKOSTNADER 7409 8 048 8 532 484 MTRL OCH VHTSKOSTNADER 4282 4 356 3 998-358 RÄNTEINTÄKTER OCH KOSTNADER 12-144 -147-3 RESULTAT 11503 12 056 12 195 139 SÅLT UTFÖRANDE -11503-12 056-12 194-139 Det ekonomiska resultatet är som förväntat. Avvikelsen för personalkostnaderna beror på att nyrekryteringar inte slutförts. Samtidigt har det varit ett högt tryck på verksamheten även under helgerna vilket medfört att timanställda har behövts. Nedan redovisas hela hjälpmedelsförsörjningen som Hjälpmedelsnämnden har ansvar för och där driftnämnden har ansvar för det köpta utförandet. Hjälpmedelsnämnden Ack utfall 2013 Ack Utfall 2014 Ack Budget 2014 Avvikelse INTÄKTER -8754-9 535-9 433 102 PERSONALKOSTNAD 214 106 105-1 HJÄLPMEDELSKOSTNADER 11949 13 474 13 011-463 KÖPT UTFÖRANDE 11503 12 056 12 195 139 VERSAMHETSKOSTNADER -98 487 773 286 GRUNDANSLAG O FIN INTÄKTER -15697-15 917-15 900 17 RESULTAT -883 671 751 80 Hjälpmedelskostnaderna har ökat i jämförelse med 2013. Prognos på helår för Hjälpmedelsnämnden är +-0. 3. Personal inklusive Hjälpmedelscentrum Hälsa och funktionsstöd har nyligen inlett sitt andra kalenderår som ny förvaltning. Fortfarande pågår etableringsprocessen som ny förvaltning och inom HR-området sker en fortlöpande utveckling av olika områden. Nedan nämns vad som skett hittills under året inom personalområdet. 4

Förvaltningen har under årets inledande månader gjort en översyn av processen kring arbetsmiljöronder och egenkontroller och tydliggjort arbetsgången i detta. Dessutom har förvaltningen kompletterat egenkontrollerna från Hallands sjukhus som genomförs, med en kompletterande checklista anpassad för Hälsa och funktionsstöds verksamheter. Dessa åtgärder ska öka möjligheterna att belysa förbättringsområden i verksamheterna och dessutom öka kvalitén på arbetsmiljöronderna. Utvärdering av detta sker senare i år. Därutöver har en riskinventering avseende hot och våld genomförts i samband med arbetsmiljörondsarbetet. Hälsa och funktionsstöd har i år genomfört löneöversyn som egen förvaltning. En väl genomförd löneöversynsprocess ses som en viktig del i lönebildningen och arbetet med kompetensförsörjning på kort och lång sikt. Förvaltningens löneöversynsprocess har genomförts på ett bra sätt som helhet och de utbildningsinsatser som skett inför löneöversynen är en av anledningarna till detta. Dels har samtliga chefer genomgått en utbildning i hur en löneöversynsprocess fungerar. Dels har förvaltningens personalstrateg besökt verksamheternas arbetsplatsträffar (APT) och informerat om löneöversynsprocessen. Detta har varit mycket uppskattat och underlättat att genomföra årets löneöversyn. Kompetenskartläggning genom verktyget Olivia pågår på flertalet enheter och har kommit olika långt. Ytterligare ett antal enheter befinner sig i planeringsstadiet för att inleda denna form av kompetenskartläggning senare under året. Antal anställda Heltid Heltid Deltid Deltid K M K M Tot Tillsvidare Administration-ledning 26 5 2 33 Ekonomi- och transportpersonal 3 7 10 HoS sjuksköterskor mfl 40 34 74 HoS undersköterskor mfl 1 9 10 Medicinsk sekreterare 11 5 16 Rehab/paramed 112 8 25 1 146 Teknisk personal 2 30 1 1 34 Övrig personal 13 3 6 22 Tillsvidare Sum: 208 53 82 2 345 Ovan anges antalet tillsvidareanställda per AID, kön och heltid/deltid per 2014-02-28. För motsvarande period föregående år uppgick totalt antal anställda till 336 stycken. Utökningen har varit naturlig i utvecklingen av en ny förvaltning. Vissa strategiska resurser har anställts istället för att köpas från Hallands sjukhus. 5

6 5 4 3 2 1 0 Sjukfrånvaro jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec 2013 2014 Diagrammet ovan visar sjukfrånvaron per månad. Sjuktalet för januari-februari 2014 uppgår till 4,9 procent. En jämförelse med föregående år kan göras från och med februari. Sjukfrånvaron för februari 2013 var cirka 0,3 procent högre 2014 (5,1 mot 4,82). Av den totala andelen sjukfrånvaro utgör långtidssjukskrivna 52 procent, det vill säga sjukskrivna mer än 90 dagar. Med enstaka undantag är sjukdomsorsakerna för medarbetarna i denna grupp ej arbetsrelaterade. Arbetsgivaren har i dessa fall inte möjlighet att arbeta förebyggande men är behjälplig i den utsträckning som är möjlig för att rehabilitera tillbaka medarbetarna. För den senaste 12-månadersperioden (R12 1303-1402) visar total sjukfrånvaro ett värde på 4,4 procent. 60000 50000 40000 30000 20000 10000 0 Närvarotid jan feb mars april maj juni juli aug sept okt nov dec 2013 2014 Diagrammet ovan anger närvarotid per månad. Konstateras kan att närvarotiden för perioden januari-februari 2014 uppgår till 92 815 timmar, vilket motsvarar 78 procent av totalen. Föregående år uppgick närvarotimmarna till 90 633, vilket innebär att antalet timmar medarbetarna finns i produktion har ökat. Antalet timmar utförda av timanställda uppgår till 1 884, vilket motsvarar 1,07 tjänst för perioden januari-februari 2014. Motsvarande siffror för samma period förra året uppgår till 1 759 timmar, motsvarande 1,0 tjänst. Hälsa och funktionsstöd använder 6

ytterst lite timanställda då verksamheterna till stor del kräver erfarenhet och kontinuitet hos medarbetarna, vilket är svårt att uppbringa genom timanställda. Förvaltningen har inte heller någon nämnvärd andel mertid/övertid. Bemanning och rekrytering Viss personalomsättning sker fortlöpande inom förvaltningen. Några verksamheter har det senaste halvåret haft en ostabilare personalgrupp med medarbetare som gått över till tjänst utanför regionen. Detta är en ny företeelse som arbetsgivaren måste finna verktyg för att hantera. Upplevelsen är att det har blivit svårare att rekrytera rätt kompetens, inte minst gäller detta nya medarbetare med erfarenhet i sin profession som krävs inom en specialistverksamhet. Personalkostnader utfall 2014 budget 2014 diff utfall 2013 budget 2013 HFS 34 886,1 33 402,2-1 483,9 32 002,4 32 267,5 265,1 HMC 8 048,2 8 532,0 483,8 7 409,1 7 709,8 300,7 Total 42 934,3 41 934,2-1 000,1 39 411,5 39 977,3 565,8 diff Personalkostnaderna, exklusive hjälpmedelscentrum, visar på ett underskott om cirka 1,5 mkr jämfört med budget för perioden januari-mars 2014. Till detta finns flera orsaker. Vid några enheter har överanställningar skett för att klara tillgänglighetsmålen. Viss dubbelbemanning har också skett på grund av introduktion och kunskapsöverföring mellan ankommande och avgående personal. Vidare kan klargöras att tidigare deltidsanställda medarbetare som sökt och erhållit heltidsanställning och där arbetsgivaren inte funnit finansiering på utökningen bidrar till kostnad utanför budget. Åtgärderna för att nå en personalkostnad i balans kommer att vara flera och variera beroende på verksamhet. Vakanshållning kommer att ske, vissa timanställda kommer att avslutas och vikariat kommer inte att förlängas. I vissa fall kan ökad bemanning och ökad personalkostnad kompenseras av att verksamheter kan sälja tjänster till andra aktörer. För vissa av de återstående underskotten gentemot budget kommer genomlysning att behövas för att klargöra vilka åtgärder som ska vidtas. Gällande kostnaden för deltidsanställda medarbetare som numera arbetar heltid ska en upprepad genomlysning ske av vilka möjligheter det finns för förvaltningen att finansiera dessa. 4. Produktion/tillgänglighet Hälsa och funktionsstöd exklusive Hjälpmedelscentrum Produktionen ligger i fas med eller över planeringen för basenheten kommunikation. Tillgängligheten når inte fullt upp till målen om omhändertagande inom 60 dagar. För mars är aktuell tillgänglighet 74 procent (Dako), 89 procent (hörselvården), 50 procent (syncentralen) för omhändertagande inom 60 dagar. Tillgängligheten för hörapparatutprovningar inom 60 dagar är 95 procent. Andel väntande till 7

hörapparatutprovning inom 60 dagar är 96 procent. Tolktillgängligheten är fortsatt hög, 99 procent. Tolkuppdragstiden ökar varje år. Det är framför allt skrivtolkuppdragen som står för ökningen. Uppföljning av prestationer på barn- respektive vuxenhabiliteringen visar att man når upp till budget för prestationer. En ökning av antal vårdåtgärder jämfört med 2013 syns på både barn- och vuxenhabiliteringen. Bemanning av läkare i Kungsbacka, som tidigare var problematisk, har ökat tillgänglighet till nybesök och återbesök hos läkare. Nybesök har genomförts till 93 procent inom 60 dagar på barnhabiliteringen och planerat är att 85 procent ska genomföras inom 60 dagar. Tillgänglighet till vuxenhabiliteringen är planerad till 90 procent inom 60 dagar och under mars månad har tillgänglighet till nybesök varit 100 procent inom 60 dagar. Alla nybesök, 100 procent, till hela habiliteringen har varit inom 90 dagar och så ser det även ut för planerade nybesök. Produktionen fortsätter att öka inom kvinnohälsovården, 9,8 procent för sjukvårdande behandlingar och 9 procent för läkarbesök, jämfört med 2013. Produktionen inom ungdomsmottagningarna är i balans för sjukvårdande behandlingar och läkarbesöken visar på en knapp ökning jämnfört med 2013. Prognosen är att cirka 5500 kvinnor kommer att kallas till cytologprovtagning, vilket är färre än för 2013. Hörsamheten att ta dessa prov ligger strax under 60 procent. Fortsätter samma trend kommer denna produktion att minska vilket då även gör att laboratoriekostnaden kommer att sjunka mot 2013 års utfall. Tillgängligheten till ABCD-samtal inom kvinnohälsovården pendlar mellan 5 dagar upp till 9,4 dagar. Tillgängligheten till nybesök barnmorska inom ungdomsmottagningarna är mellan 4,25 dagar upp till 12,6 dagar. Tillgängligheten till nybesök kurator varierar från 0 dagar upp till 9,5 dagar. Vid nybesök till kurator tas hänsyn till ärendets art, akuta besök prioriteras varför tid till återbesök är längre. Denna siffra följs ej. Eftersom ungdomsmottagningarna har dragit ner med 1,5 kuratorstjänst har en striktare prioritering införts med mer hänvisning av ungdomarna till sina vårdcentraler eller till psykiatrin. Sjukvårdande behandling Utfall ack mars Utfall ack mars Förändring fg år Årsbudget % av 2013 2014 Antal % 2014 årsbgt Barnhab. 5 123 5 476 353 6,9% 20 200 27,1% Vuxenhab 1 962 2 532 570 29,1% 7 450 34,0% Hörselv. 5 391 6 056 665 12,3% 22 700 26,7% Syncentr. 969 977 8 0,8% 3 500 27,9% Dako 369 366-3 -0,8% 1 200 30,5% KHV 18 821 19 230 409 2,2% 67 300 28,6% UM 5 239 5 221-18 -0,3% 22 000 23,7% 8

Läkarbesök Utfall ack mars Utfall ack mars Förändring fg år Årsbudget % av 2013 2014 Antal % 2014 årsbgt Barnhab. 283 289 6 2,1% 1150 25,1% Vuxenhab 20 24 4 20,0% 50 48,0% Hörselv. 37 54 17 45,9% 200 27,0% Syncentr. 9 3-6 -66,7% 20 15,0% KHV 1035 1157 122 11,8% 4200 27,5% UM 261 216-45 -17,2% 900 24,0% Utförda nybesök 2014 60 dgr 90 dgr Syncentralen 50,0% 86,4% Hörselvården 88,8% 94,7% Dako 74,1% 100,0% Habilitering, barn 85,0% 100,0% Habilitering, vux 100,0% 100,0% Hörapparatutprovning 97,3% 98,5% 100 Tillgänglighet till hörapparatutprovning 95 90 85 80 75 70 9

maj-12 aug-12 nov-12 feb-13 maj-13 aug-13 nov-13 feb-14 Hjälpmedelscentrum Tillgänglighet Hjälpmedelscentrum % 102 100 98 96 94 92 90 88 86 84 82 Lagervaror med leverans inom 5 arbetsdagar Beställningsordrar med leverans inom 15 arbetsdagar Avhjälpande underhåll avslutat inom 10 arbetsdagar Högprioriterade varor med leveranstid inom 2 arbetsdagar jan-mars 2013 jan-mars 2014 Målområden Samtliga områden ligger på samma nivå jämfört med 2013, förutom avhjälpande av underhåll, som ökat. Antal mottagare med hjälpmedel Antal 34 000 33 500 33 000 32 500 32 000 31 500 31 000 30 500 30 000 29 500 29 000 Antal mottagare med hjälpmedel Antal mottagare med hjälpmedel maj-12 apr-13 apr-14 30 790 31 980 33 692 10

Antal Huvudhjälpmedel hos mottagare 250 000 200 000 150 000 Antal 100 000 50 000 0 Antal Huvudhjälpm edel hos Antal Huvudhjälpmedel hos mottagare maj-12 mar-13 apr-14 183 168 199 753 223 372 Såväl antalet mottagare av hjälpmedel som antalet huvudhjälpmedel ökar kontinuerligt. Ökningen har hittills kunnat hanteras genom rekonditionering och återanvändning av hjälpmedel. 5. Kvalitet Arbetet med effektivisering i verksamheten fortsätter och mätningar pågår av processindikatorer. Kvalitetsmätning pågår i Hörselbron och resultatet visar en god kvalitet för Hörselvården i Halland. Verksamheten deltar också i det nationella registret för vuxna med hörselnedsättningar. Alla patienter med hörselnedsättning över 70 db ska erbjudas att delta. Hörselvården, Syncentralen och Tolkverksamheten deltar i NYSAM-arbetet för att ta fram nyckeltal för respektive verksamhet, dessutom görs en gemensam kvalitetsenkät årligen. Det noteras en kraftig ökning av avvikelser inom området IT och kommunikationsteknik, avbräck i telefoni och datanätverk framförallt i Kungsbacka och Falkenberg, vilket inte är påverkbart från verksamheten. En händelseanalys har gjorts och resulterat i nya rutiner kring omhändertagande vid mätavvikelser på ÖNH. Återkoppling sker mestadels på APT. Ett ärende till Patientnämnden rörande tillgänglighet för tidsbokning, ärendet hanterat och återkoppling har skett till både patient och patientnämnd. Habiliteringen går in i ett nytt kvalitetsregister under 2014 för att öka kvaliteten och kunna följa upp insatser för små barn med autism och för stöd till föräldrar. Detta görs på bred front i hela Sverige. Arbetet är baserat på evidensmaterial som är framtaget inom habilitering nationellt. 11

Kvinnohälsovården följer via Graviditetsregistret gravidas levnadsvanor och frågar om eventuell våldutsatthet. Detta dokumenteras och följs. Kvinnohälsovården följer även upplevd kvalitet vad gäller bemötande, delaktighet, tillgänglighet och trygghet där resultaten är mellan 79 90 procent. Avvikelser på cellprovsprocessen fortsätter, men har blivit färre. Kvinnohälsovården införde en gemensam telefonrådgivning för cellprovspatienter under april månad 2013 för bättre rådgivning vid användandet av Mina vårdkontakter. Patologen ändrade sina rutiner under 2013 vilket också bidragit till förbättringen. På ungdomsmottagningarna fortgår framtagandet av vårdrutiner. HMC UM KHV Hab Kom Rehab Summa Antal avvikelser 2013 33 14 84 18 15 0 164 Antal avvikelser 2014 46 20 37 9 19 1 132 Varav 44,6 procent är avslutade och 63 procent är riskbedömda. 6. Uppföljning av regionen beslutade policys Verksamheterna bedrivs enligt Region Hallands policys. Genom APT sker samverkan. Genom medarbetarsamtal, lönesamtal och lönesättande samtal samt medarbetarenkäter drivs den formella medarbetarpolicyn. I princip samtliga medarbetare har deltagit i utbildningen Miljö för alla och miljöombud finns på samtliga enheter. Alla inköp görs efter Region Hallands avtal och Arbetsmiljöpolicyn följs. Arbetsmiljö finns som stående punkt på APT-agendan. Skyddsronder genomförs årligen. Samverkansgrupp finns inom samtliga basenheter. Genomgång av Likabehandlingsplan görs på APT årligen. Margareta Ödman Driftnämndens ordförande Gun Harplinger Förvaltningschef 12

2014-04-14 13(40) BILAGA 7 MÅL OCH INRIKTNING 2014 samt verksamhetsplan för HFS Texten i de färgade rutorna är Driftnämnden Öppen specialiserad vårds (DN ÖSV) mål och uppdrag till förvaltningen Hälsa och funktionsstöd. Gemensamma mål och uppdrag till förvaltningen VÅRD Säkerställ fortsatt ansvar för uppdraget kring tillgänglighet i avvaktan på eventuellt nytt beslut utifrån kommande förstudie. Uppdraget från DN ÖSV genomförs genom fortsatt köp av kompetens i fysisk och kommunikativ tillgänglighet från Hallands sjukhus. Kommentar: Enligt plan. REGION HALLAND SOM ARBETSGIVARE Medverka aktivt i Region Hallands arbete att stärka konkurrens- och attraktionskraften som arbetsgivare. Förvaltningschefen ger personalstrategen i uppdrag att säkra att förvaltningens lönebildningsprocess håller en god kvalité samt är en del av Region Hallands lönebildning. Förvaltningschefen ger samtliga chefer i uppdrag att upprätta en kompetensutvecklingsplan för avdelningen som utgår från verksamhetens uppdrag och behov. Mål: Resultatet i medarbetarundersökningen 2014 ska visa ett Kommentar: Samtliga arbetsplatser har haft besök av personalstrateg på APT och informerats om löneprocessen. Alla medarbetare ha erbjudits lönesamtal. Komptetensplanerna kommer att revideras och göras gemensamma för länet. Arbetet påbörjat i ledningsgruppen av förvaltningschefen. Kompetenskartläggning med hjälp av verktyget Olivia pågår på flera enheter. Ytterligare flera enheter befinner sig på planeringsstadiet.

14(40) högre totalindex jämfört med 2012. personalstrategen i uppdrag att säkra att förvaltningens 012. Samtliga chefer ska ha förutsättningar att utöva sitt ledarskap. Säkerställ hög grad av delaktighet för chefer och medarbetare i verksamhetens utveckling. Förvaltningschefen ska genomföra en översyn som säkerställer att samtliga chefer har rimliga förutsättningar att utöva sitt ledarskap utifrån såväl organisatoriska som kompetensmässiga aspekter. Förvaltningschefen ska tillse att det finns välfungerande mötesforum på samtliga nivåer i organisationen som säkerställer att delaktighet möjliggörs för varje medarbetare. Kommentar: Översyn är påbörjad i ledningsgruppen. Samtliga mottagningar har regelbundna APT vilket möjliggör delaktighet för alla medarbetare och verksamheterna har en gemensam samverkansgrupp. Likabehandlingsplan tas upp vid skyddsronder. Samtliga chefer och medarbetare ska vara insatta i personalpolicyn. Genomför implementeringen av Region Hallands personalpolicy. Förvaltningschefen ger personalstrateg i uppdrag att samordna riktade utbildningsinsatser för förvaltningens chefer. Varje chef ansvarar därefter för att implementering sker på samtliga arbetsplatser genom APT samt i alla samverkansgrupper. Kommentar: Arbetet är inte påbörjat. Personalpolicyn ej antagen. 14

15(40) Säkerställ att löneöversynsprocessen inom förvaltningen håller hög kvalitet. Förvaltningschefen uppdrar åt samtliga chefer att genomföra utvecklingssamtal med samtliga medarbetare samt att en individuell handlingsplan för varje medarbetare skapas. Vidare ska samtliga medarbetare erbjudas lönesamtal. Kommentar: Utvecklingssamtal är genomförda eller planerade. Framtagande av individuell handlingsplan/ utvecklingsplan/kompetensplan görs. Samtliga medarbetare har erbjudits lönesamtal. Löneprocessen är genomförd med god kvalité. Förvaltningens HR-strateg har deltagit och informerat om löneprocessen på respektive mottagnings APT. Medarbetarsamtal genomförs under kvartal 2 och 3. EKONOMI Säkerställ att samtliga chefer har ekonomiskt ansvar och befogenheter inom sitt område. Förvaltningschefen ger ekonomerna i uppdrag att säkerställa att förvaltningens hantering av ekonomiskt ansvar och befogenheter följer rutin avseende verkställighetsbeslut. MILJÖ Verka för en ökning av antal möten på distans. Förvaltningschefen ska förbättra möjligheterna för att genomföra fler möten på distans genom att säkerställa att adekvat utrustning finns. Kommentar: Månatlig ekonomiuppföljning på alla nivåer med dialog om kostnadseffektivitet. Attestordning finns och uppdateras kontinuerligt. Arbetet med produktions- och kapacitetsplanering har kommit olika långt på de olika enheterna. En utbildningsinsats kommer att genomföras under våren. Kommentar: Videokonferenser genomförs vid alla möten där det är relevant. Resor görs i största möjliga mån med tåg alternativt samåkning. Telefonmöten och videomöten har genomförts då 15

16(40) det är möjligt. Ytterligare videoutrustning kommer att införskaffas där det finns behov. Rutin finns hur telefonmöten planeras och genomförs och en rutin för resekort är framtagen. Förvaltningschefen ska utreda möjligheterna för och konsekvenserna av att införa ekologiskt kaffe på samtliga arbetsplatser Översyn ska påbörjas. 16

17(40) Mål och uppdrag till habiliteringen, kommunikation samt kvinnohälsovården och ungdomsmottagningen VÅRD Säkerställ att rutiner och riktlinjer för identifiering, dokumentation och omhändertagande avseende våld i nära relationer upprättas, efterlevs och följs upp. Förvaltningschefen ger verksamhetscheferna i uppdrag att säkerställa att arbetet inom respektive verksamhet sker utifrån rutiner och riktlinjer avseende våld i nära relationer. Kommentarer: Inom kommunikation har kuratorerna ett huvudansvar för att informera om gällande rutiner på APT. Personal från varje enhet inom habiliteringen har utbildats, dialog förs på varje enhet. Kvinnohälsovården och ungdomsmottagningarna har arbetat fram en rutin för våld i nära relationer som är framtagen efter Region Hallands övergripande rutin. Säkerställ utveckling av E-hälsotjänster inom förvaltningen. Förvaltningschefen och verksamhetscheferna ska tillsammans göra en nulägesbeskrivning och en plan för fortsatt utveckling av E-hälsotjänster. Kommentarer: Möjlighet att boka besök i Mina vårdkontakter kommer på sikt att införas i samtliga verksamheter inom kommunikation där det kan vara aktuellt. It-ombud och IT-samordnare på habiliteringen samlas med verksamhetschefer i april för planering. Kvinnohälsovårdens E-tjänster kan inte utvecklas mer innan nya VAS är i drift. Ungdomsmottagningarna har startat upp en översyn av tänkta tjänster. 17

18(40) Fortsatt utveckla delaktighet i verksamheterna mot att möta människor utifrån perspektiven delaktighet, inflytande och mångfald. Prioriterade grupper är ungdomar och personer med funktionsnedsättningar. Förvaltningschefen ger verksamhetscheferna i uppdrag att fortsatt utveckla perspektivet och arbetssättet att verksamheterna ska utformas utifrån de olika behov som invånarna vi möter har. Kommentarer: Inom basenheten kommunikation kommer undersökning av invånarnas behov att göras via enkäter och telefonintervjuer. Hörselteamet deltar i projekt kring delaktighet. Ständigt förbättringsarbete pågår inom habiliteringen. Diskussioner förs om IT-baserade behandlingsmetoder bland annat kvinnohälsovården och ungdomsmottagningarna har startat upp en översyn. Identifiera och påbörja minst en handläggningsöverenskommelse inom angeläget område. Utveckla samverkansformer och vårdprocesser med andra aktörer både internt i Region Halland och externt. Förvaltningschefen och verksamhetscheferna ska tillsammans göra en prioriterad plan för aktuella områden. Utifrån planen ska aktiviteter göras för att initiera handläggningsöverenskommelse. Förvaltningschefen ger verksamhetscheferna i uppdrag att beskriva de samverkansformer och vårdprocesser som är aktuella för verksamheten samt göra en plan för identifierade utvecklingsbehov. Kommentarer: Handläggningsöverenskommelse ska göras mellan habiliteringen och psykiatrin. Hörselvården ÖNH Syncentralen Ögonkliniken Hjälpmedelsansvaret Region Halland Kommunen fr a skolan Kvinnohälsovården och ungdomsmottagningarna har ett antal processer som identifierar utvecklingsbehov. 18

19(40) Graviditetsprocessen, Oplanerad graviditet, psykisk ohälsa. Finns med som underlag när vi tar fram vårt grunduppdrag. Varje kvalitetsregister genererar underlag för minst en förbättring i verksamheten årligen. Säkerställ att verksamheterna deltar i relevanta kvalitetsregister. Förvaltningschefen ger verksamhetscheferna i uppdrag att säkerställa utveckling av verksamheten utifrån de kvalitetsregister verksamheterna deltar i. Förvaltningschefen ger verksamhetscheferna i uppdrag att identifiera om verksamheterna kan upphöra med sitt deltagande i något kvalitetsregister. Kommentar: Kommunikation kommer att ha en dialog kring de register verksamheterna deltar i eller kommer att delta i. Nytt kvalitetsregister HabQ, som ska införas kommer att på ett bättre sätt säkerställa att alla familjer erbjuds stöd samt kommer att följa vilka insatser barn med autism kommer att erbjudas och få. Kvinnohälsovården deltar i Gravíditetsregistret samt i Cytburken. Båda ger säkerställd statistik 1g/år. För att tillfullo kunna arbeta med kvalitetsvariabler i Cytburken behövs ett verksamhetsanpassat kallelsesystem. Ta fram grunduppdrag för aktuella områden. Chefer och medarbetare på förvaltningen ska beredas möjlighet att vara delaktiga i arbetet. Gränssnittet ska särskilt beaktas. Områdena är: Habiliteringen Ungdomsmottagningen Kvinnohälsovården Resurscenter för kommunikation Dako 19

20(40) Hörselvården Syncentralen Tolktjänst Förvaltningschefen ger verksamhetscheferna i uppdrag att arbeta fram förslag till grunduppdrag i samverkan med chefer och medarbetare, och med ett särskilt beaktande av gränssnitt mot andra aktörer. Kommentar: Gemensam struktur för arbetet har tagits fram i Hälsa och funktionsstöds ledningsgrupp. Kommunikation ska göra en inventering av lika verksamheters uppdrag i landet. Dialog kring hur vi kan beskriva uppdragen i Halland pågår. Grunduppdraget kommer att förtydligas. Habiliteringen har ännu inte påbörjat arbetet. Kommer att genomföras under 2014. Ungdomsmottagningarna har påbörjat arbetet i samband med driftsnämndens nya uppdrag. Kvinnohälsovården är i uppstartsprocessen. Mål och uppdrag till habiliteringen HÄLSA Säkerställa att kompetens inom motiverande samtal finns. Förvaltningschefen ger verksamhetschefen i uppdrag att säkerställa att kompetens finns hos medarbetarna inom habiliteringen. VÅRD Genomföra utvecklingsarbete i samverkan med psykiatrin med syftet att tydliggöra gränssnitt och underlätta vårdprocessen. Förvaltningschefen och verksamhetschefen ska tillsammans med ledningen för psykiatrin fortsätta det gemensamma Kommentar: Kompetensutveckling erbjuds personalen. Varje enhet har kompetens i området. Kommentar: Arbetet är påbörjat. 20

21(40) utvecklingsarbete som påbörjats under 2013. Bidra med kompetens i projektet samt säkerställ att verksamheterna anpassas till ett friare val av hjälpmedel. Förvaltningschefen ger verksamhetschefen i uppdrag att delta med specifik kompetens i arbetet med att ta fram en modell för införande av Friare Val av hjälpmedel i Region Halland. Verksamheten ombesörjer att information sprids i medarbetargruppen och till de nära brukarorganisationerna samt att verksamheten anpassas utifrån kommande förutsättningar. Mål och uppdrag till kommunikation VÅRD Genomför en utredning om, och kostnadsberäkna, möjligheten till att inrätta döv-team. Förvaltningschefen ger verksamhetschefen i uppdrag att ta fram en beskrivning på hur ett dövteam kan skapas i Region Halland. Beskrivningen ska göras utifrån de fyra perspektiven; invånare, verksamhet, medarbetare och ekonomi. Utifrån nuläge och omvärldsanalys ska två alternativa förslag tas fram, ett av dessa ska vara kostnadsneutralt. Genomför en utredning om behov av tillgänglighet inom hörselvården till exempel i inlandskommunerna. Förvaltningschefen ger verksamhetschefen i uppdrag att analyserar hur behovet av hörselvård i Hallands inland ser ut. Kommentar: Personal från habiltieringen har deltagit i arbetsgruppen. Verksamhetschefen har deltagit i referensgrupp. Habiliteringens hjälpmedelsråd är informerat och har fört information vidare till arbetsplatserna. Kommentar: Arbetsgrupp bildad. Omvärldsanalys påbörjad. Kommentar: Kommer att slutföras i höst 21

22(40) Utifrån behovet tas ett kostnadsneutralt förslag fram på effektiv resursfördelning i länet. Specifikt fokus på tillgänglighet av nära hjälpmedelsservice är av stor vikt. Bidra med kompetens i projektet samt säkerställ att verksamheterna anpassas till ett Friare val av hjälpmedel. Förvaltningschefen ger verksamhetschefen i uppdrag att delta med specifik kompetens i arbetet med att ta fram en modell för införande av Friare Val av hjälpmedel i Region Halland. Verksamheten ombesörjer att information sprids i medarbetargruppen och till de nära brukarorganisationerna samt att verksamheten anpassas utifrån kommande förutsättningar. Kommentar: Deltar aktivt i arbetsgruppen. Involverar medarbetare på den egna enheten. Informerar på brukarråd till brukarorganisationer Mål och uppdrag till kvinnohälsovården och ungdomsmottagningen HÄLSA Täckningsgraden för cellprovsscreening ökas till 90 procent. Säkerställ fortsatt god generell täckningsgrad för cellprovsscreening samt att genomföra utvecklingsarbete mot riktade grupper med lägre täckningsgrad. Förvaltningschefen ger verksamhetschefen i uppdrag att genomföra utvecklingsarbete för ökad täckningsgrad mot riktade grupper med lägre täckningsgrad, såsom kvinnor som invandrat till Sverige och de kvinnor som upprepade gånger uteblivit från cellprovstagningen. Dessutom behöver den Kommentar: Inom området med cellprovsscreening har ett samarbete inletts med Salut projektet i Halmstad samt att varje kallelse till cytologprov innehåller information på 9 språk för bättre förståelse för utlandsfödda kvinnor. Kvinnohälsovården planerar tillsammans med Västra Götalandsregionen en 22

23(40) generellt goda täckningsgraden fortsatt säkerställas för att uppnå målet 90 procent. cellprovsvecka vecka 20 med en ambulerande buss som kommer att göra stopp på strategiska områden i Halland som har lägre täckningsgrad. Förhoppningen är att det blir ett medialt intresse om vikten att ta sina screeningprover. En ökning av antalet tagna cellprover medför en ökad laboratoriekostnad. Säkerställa att kompetens inom motiverande samtal finns. Utveckla riktlinjer för hantering av identifierad övervikt och fetma i samverkan med andra vårdgivare. Särskild uppmärksamhet riktas mot ungdomar. Förvaltningschefen ger verksamhetschefen i uppdrag att säkerställa att kompetens finns hos medarbetarna inom kvinnohälsovården och ungdomsmottagningen. Kommentar: Kvinnohälsovårdens och ungdomsmottagningarnas barnmorskor är utbildade i metoden motiverande samtal. Vid nyanställning ingår detta i introduktionsplanen. Förvaltningschefen ger verksamhetschefen i uppdrag att ansvara för utveckling av riktlinjer för vidare omhändertagande av ungdomar och kvinnor med identifierad övervikt och fetma hos vårdaktörer med uppdrag för detta. 23

24(40) VÅRD Inför integrerad tidbokning via Mina vårdkontakter för ungdomsmottagningen. Förvaltningschefen uppdrar åt verksamhetschefen att initiera och medverka till införandet av integrerad tidbokning via Mina vårdkontakter på ungdomsmottagningen. Utred möjligheten att införa RGS-webb inom kvinnohälsovården. Förvaltningschefen uppdrar åt verksamhetschefen att genomföra utredningen. Förvaltningschefen uppdrar åt verksamhetschefen att ta fram en konsekvensbeskrivning av att införa RGS-webb inom kvinnohälsovården. Beskrivningen ska göras utifrån perspektiven invånare, verksamhet, medarbetare och ekonomi. Kommentar: Ungdomsmottagningarna kommer att utse en pilotmottagning för att starta upp webbtidböcker. Arbetet är i planeringsfasen. Kommentar: Kvinnohälsovårdens och ungdomsmottagningarnas ledningsgrupp har bjudit in personal från RGS för en första information. 24

25(40) BILAGA 8 Hälso- och sjukvårdsstyrelsens uppdrag till driftnämnder och lokala nämnder 2014 HSS uppdrag till samtliga driftnämnder Uppdrag Följer inte plan Följer plan delvis Följer plan Kommentar HÄLSA Mål: Hälsan i befolkningen ska vara jämlik och bland de tre bästa i Sverige Arbeta i enlighet med hälsofrämjande X På Dako delas ergonomibroschyrer ut för arbete vid hälso- och sjukvård. datorer till förskrivare och brukare. Syncentralen ställer frågor om hälsa och ger förslag på fysiska aktiviteter för personer med synnedsättning. Personal inom habiliteringen, kvinnohälsovården och ungdomsmottagningen har kompetens i motiverande samtal och arbetar med hälsofrämjande insatser. VÅRD Mål: Invånarna ska erbjudas god och jämlik hälso- och sjukvård 25

26(40) Ge vård på rätt vårdnivå i enlighet med LEON-principen (Lämpligaste Effektiva Omhändertagande nivå) och som en del i detta uppdrag Säkra att patienten (åter)-remitteras till närsjukvården då specialistvårdens resurser inte längre behövs. Säkra förekomst och efterlevnad av rutiner och riktlinjer för identifiering, dokumentation och omhändertagande avseende våld i nära relationer. Medverka i arbetet med kommande förändringar av hemsjukvården. X X Patienter remiteras och överförs till kommun eller primärvård. Följer plan. Har inte varit aktuellt under perioden. Mål: Invånarna ska ha stort inflytande och vara mer delaktiga i vården Medverka i och driva införandet av nya e- hälsotjänster samt vidta de verksamhetsåtgärder som krävs för att utveckla detta i syfte att stärka patienternas delaktighet. X Följer plan. Fokusera särskilt på ett arbets- och förhållningssätt som aktivt främjar invånares inflytande och delaktighet. X Regionhandikapprådet är engagerad i regional samverkan (taktisk grupp funktionsnedsättning) och Friare val av hjälpmedel. Brukarråd finns inom samtliga verksamheter inom kommunikation. Hemsidor görs tillgängliga. Arbete pågår med den nationella hjälpmedelsdatabasen. Arbete pågår med framtagande av halländsk modell för Ett Friare val av hjälpmedel. Inom habilitgeringen fortsätter arbetet med att öka patientens delaktighet i sin habiliteringsplanering. 26

27(40) Mål: Vården ska vara säker och ges med hög kvalitet Delta i framtagandet av relevanta X handläggningsöverenskommelser och annat gränsdragningsarbete. Enligt plan. Delta i aktuella mätningar och nå resultat som är nationellt ledande samt visa ständiga förbättringar över tid. Delta i relevanta kvalitetsregister och uppnå hög täckningsgrad i dessa samt vidta förbättringsarbete utifrån resultat. Delta i systematiskt kvalitets- och förbättringsarbete i syfta att minska vårdrelaterade skador samt kvalitetsbristkostnader. Samtliga berörda förvaltningar ska delta i utbildningen och införandet av RGS-webb (Råd-Givning-Stöd) för beslutstöd (1177). KOMMUNIKATIONER X X X X Alla verksamheter inom handikappverksamheten deltar i NYSAM. Alla verksamheter deltar i adekvata kvalitetsregister. Arbete med avvikelser. Patientsäkerhetsmätning. Pågår. Mål: Invånarnas och företagens tillgång till e-tjänster ska öka Samtliga vård- och tandvårdsmottagningar sak erbjuda invånartjänsterna mina vårdkontakter och ett basutbud av tjänster. Varje mottagning ska öka antalet ärenden som kommer in från invånare via Mina vårdkontakter med minst 20 procent under 2014. X Pågår. 27

28(40) Region Halland som arbetsgivare Se bilaga personaluppföljning EKONOMI Inom nämndens verksamhet skapa delaktighet och förståelse för verksamhetens ekonomiska helhet och som en del i detta uppdrag utveckla ansvarstagande för kostnadskontroll och produktionsstyrning på lägsta lämpliga nivå i verksamheten. X Månatlig ekonomiuppföljning på alla nivåer med dialog om kostnadseffektivitet. Attestordning finns och uppdateras kontinuerligt. Arbetet med produktions- och kapacitetsplanering har kommit olika långt på de olika enheterna. En utbildningsinsats kommer att genomföras under våren. HSS uppdrag till Driftnämnden Öppen specialisera vård Uppdrag Följer inte plan Följer plan delvis Följer plan Kommentar HÄLSA Mål: Hälsan i befolkningen ska vara jämlik och bland de tre bästa i Sverige Täckningsgraden för cellprovsscreening i X Enligt plan. Halland ska öka. Utveckla arbetet med personer med begynnande eller utvecklad övervikt och fetma. VÅRD Mål: Invånarna ska erbjudas god och jämlik hälso- och sjukvård X Utreda och kostnadsberäkna möjligheten till att inrätta döv-team. X Kontakt med Närsjukvård inte inledd. Följer plan, arbetsgrupp utsedd, omvärldsanalys påbörjad. 28

29(40) Utreda behov av tillgänglighet inom hörselvården till exempel i inlandskommunerna. Inom habiliteringen ansvara för att i samverkan med Driftnämnden Psykiatri fortsätta arbetet med tydliggörande av gränssnitt. Ha fortsatt ansvar för uppdraget kring tillgänglighet i avvaktan på eventuellt nytt beslut utifrån kommande förstudie. X X X Utredning påbörjad. Påbörjat uppdrag om kartläggning och gemensam målbild. Fortsatta möten planerade under våren. Köper tjänst från Hallands sjukhus. Mål: Invånarna ska ha stort inflytande och vara mer delaktiga i vården Förbered verksamheten för och bidra till ett X Enligt plan. Friare val av hjälpmedel. Mål: Vården ska vara säker och ges med hög kvalitet Inom Hälsa och funktionsstöd ta fram och eventuellt revidera grunduppdragen inför beslut i HSS. Gränssnitten ska särskilt beaktas. Områdena som berörs är: habilitering ungdomsmottagning mödrahälsovård Dako hörselvård syncentral tolktjänst X Arbete påbörjat inom Hälsa och funktionsstöds ledningsgrupp och kommer att slutföras under 2014. 29

30(40) BILAGA 9 Styrkort 2014 Hälsa och funktionsstöd Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Mål TILLGÄNGLIGHET Väntande till ha.utprovn. inom 60 dgr 94,5% 94,7% 97,3% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% >80% Utförda ha.utprovn. inom 60 dgr 55,3% 74,9% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% >80% PRODUKTION, i relation till 2013 sjukv.behandling -Hkv 108,3% 107,8% 111,5% >100 -KHV 97,4% 98,3% 102,2% >100 -UM 88,2% 96,5% 99,7% >100 läkarbesök -Hkv 82,8% 97,3% 106,0% >100 -KHV 107,9% 110,0% 111,8% >100 -UM 78,0% 87,2% 82,8% >100 EKONOMI Avvikelse mot per budget -Hkv 162,5 413,0 1 808,2 >0 -KHV 272,3-277,2 84,0 >0 -UM 70,0 9,5-38,8 >0 -HMC -14,8-5,5 0,9 >0 Summa förvaltning 490,0 139,8 1 854,3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 >0 Prognos -Hkv 0,0 0,0-1 500 >0 -KHV 0,0 0,0 0 >0 -UM 0,0 0,0 0 >0 Summa förvaltning 0,0 0,0-1 500 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 >0 PERSONAL Arbetad tid i relation till 2013 100,0% 105,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% Sjukfrånvaro 2014 4,6% 5,1% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 30

2014-04-14 31(40) BILAGA 10 INTERN KONTROLL Återrapportering angående intern kontrollplan 2014 Driftnämnden Öppen specialiserad vård Enligt fastställt reglemente för intern kontroll ska respektive nämnd/styrelse varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Driftnämnden Öppen specialiserad vård har fastställt en intern kontrollplan för Hallands sjukhus Halmstad och Hallands sjukhus Varberg samt Hälsa och funktionsstöd gällande verksamhetsåret 2014. Detta dokument är en uppföljning av fastställd intern kontrollplan i anslutning till uppföljningsrapport 1. Den interna kontrollplanen för 2014 omfattar sex områden, varav området Arbetsmiljö endast återrapporteras i samband med årsrapport. Övriga områden återrapporteras i samband med uppföljning 1 och 2. 1. Patientomhändertagande Kontrollmoment - Att fastställda vårdriktlinjer efterlevs. Hälsa och funktionsstöd Att rutiner som finns i verksamheterna fungerar följs upp i samband med genomgångar av vårdprocesserna. Samtliga inkomna avvikelser hanteras av avdelningschef och/eller medicinskt ledningsansvarig läkare. Om ny rutin behöver tas fram så förankras detta på APT. Om det är en högriskåtgärd, görs en händelseanalys. 2. Patientsäkerhet och kvalitet Kontrollmoment - Att struktur finns för att säkerställa att systematiskt patientsäkerhetsarbete bedrivs. Redovisning av struktur och arbetsmodell. Hälsa och funktionsstöd Patientsäkerhet för Hälsa och funktionsstöds verksamheter avser sekretess och informationsöverföring. Avvikelser hanteras i avvikelsesystemet. 3. Personal Kontrollmoment - Att kompetensförsörjningsbehovet på kort och lång sikt identifieras systematiskt på förvaltningsnivå.

32(40) För att fånga kompetensbehovet har arbetet delats in i olika aktiviteter med tydlighet i uppdrag och ansvar inom verksamheten, vilket beskrivs i tabellen nedan. Vad Hur Ansvarig Tydliggöra kompetensbehov på kort och lång sikt vid vakanser då behov av ersättningsrekrytering uppstår. Genom att upprätta kravprofil som tydliggör kompetensbehovet. Chef med stöd av PAkonsult vid behov. Tydliggöra och säkra individens kompetens i relation till uppdraget. Kartläggning/ identifiering av verksamhetens kompetensbehov för att nå mål och uppdrag. Modellen är ett stöd för att definiera kompetenskrav för olika funktioner eller för en hel arbetsgrupp. Modellen synliggör befintlig kompetens och framtida kompetensbehov på arbetsplats-, grupp- eller individnivå. Kartläggning av medarbetarnas befintliga kompetenser. Inventering av framtida pensionsavgångar kopplat till olika yrkeskategorier. Via individuella utvecklingsplaner som diskuteras en gång per år i samband med medarbetarsamtalet. Med stöd av kompetensinventeringsmodell Olivia. Genom registrering i Personec HR skapas förutsättningar för förvaltningen och regionen att arbeta med strategisk kompetensutveckling och kompetensförsörjning ur ett långsiktigt perspektiv. I samband med årsbokslut görs inventering av åldersstruktur kopplat till förvaltningens yrkeskategorier för att identifiera långsiktigt kompetensbehov kopplat till framtida pensionsavgångar. Respektive chef. Respektive chef. Medarbetarna ansvarar för att registrera sin kompetens i systemet och cheferna för uppföljning av registrering. Personalavdelningen. Vad Hur Ansvarig Inventering vakanser/bristområden. Utifrån vakanssituationer/ bristområden görs sammanställningar av behoven för att kunna ta fram handlingsplan med åtgärder. Till exempel vakansbehovet sjuksköterska natt och behovet av framtida specialistsjuksköterska 32 Personalavdelningen utifrån behov i verksamheten.

33(40) Inventering sommarrekrytering. för att kunna prioritera uttagning till vidareutbildning. Utifrån behov av sommarvikarier görs sammanställning av säkrad rekrytering för att kunna följa vakansläget och ta fram handlingsplan med åtgärder. 4. Ekonomi Kontrollmoment - Säkerställa att avskrivningar av investeringar sker enligt plan. Ekonomiavdelningen kommer att överföra anläggningsregistret från det tidigare ekonomisystemet MEA till Agresso. Genom att nya kontrollmetoder tillämpas kan man säkerställa att avskrivningarna kommer att ske enligt plan. 5. Ekonomi Kontrollmoment - Att delegationsordning finns för fakturahantering och att den efterlevs. En attestlista finns och ska efterföljas. Attestfunktionen och rättigheterna till att attestera behöver säkras i ekonomisystemet Agresso och systemets svagheter har tagits upp i ekonomichefsforumet. Hälsa och funktionsstöd Gun Harplinger förvaltningschef 33

34(40) Bilaga till återrapportering intern kontrollplan 2014 Intern kontrollplan 2014 för Driftnämnden öppen och specialiserad vård Hälsa och funktionsstöd Område Kontrollmoment Kontroll-ansvar Kontrollmetod Rapportering Patientomhändertagande rapporterade avvikelser Genomgång av FC i bilaga till UR1, UR2 och Att fastställda vårdriktlinjer efterlevs OC/VC årsrapport Patientsäkerhet och kvalitet Personal Arbetsmiljö Ekonomi Ekonomi Att struktur finns för att säkerställa att systematiskt patientsäkerhetsarbete bedrivs Att kompetensförsörjningsbehovet på kort och lång sikt identifieras systematiskt på förvaltningsnivå Att fastställd Arbetsmiljöpolicy och Arbetsmiljöriktlinjer följs och att system finns för att bedriva det systematiska arbetsmiljöarbetet Säkerställa att avskrivningar av investeringar sker enligt plan Att delegationsordning finns för fakturahantering och att den efterlevs SPoK/VC Personalchef/ HR strateg FC/Förvaltningsövergripande samverkansgrupp Ekonomichef/ Controller Ekonomichef/ Controller Redovisning av struktur och arbetsmodell Redovisning av eventuella brister i förvaltningens systematik att identifiera kompetensförsörjningsbehovet på kort och lång sikt Att fastställd arbetsmiljöpolicy och arbetsmiljöriktlinje efterlevs i samband med skyddsrond på förvaltningsnivå Kontroll av anläggningsreskontra Stickprov för kontroll av efterlevnad FC i bilaga till UR1, UR2 och årsrapport FC i bilaga till UR1, UR2 och årsrapport FC i bilaga till årsrapport FC i bilaga till UR1, UR2 och årsrapport FC i bilaga till UR1, UR2 och årsrapport 34

35(40) BILAGA 11 MILJÖ Hälsa och funktionsstöds miljö- och klimatprofilen ska gälla hela verksamheten och vara tydlig, långsiktig och föredömlig med minskad miljöpåverkan Målfokus 2014 är minskad miljöpåverkan från tjänsteresor. Koldioxidutsläpp från lokala och nationella tjänsteresor ska minska. Status: Miljöpåverkan genom utsläpp av koldioxid från tjänsteresor redovisas för resor med bilpoolsbil. Det finns inte jämförbar statistik för första kvartalet 2013 utan en beräkning är gjord utifrån årsuppgifterna 2013. Antalet körda mil och därmed minskade koldioxidutsläpp från resor med bilpoolsbilar beräknas ha minskat med 40 procent. Det är en stor minskning, om det inte har skett motsvarande ökning med egen bil eller verksamhetsbilarna. Är det en reell minskning har troligen videokonferenser och digitala möten skett i större utsträckning samt att fler medarbetare har samåkt och åkt kollektivt. Årsuppföljning 2013 km ton CO2 Delårsuppföljn 1 km ton CO2 Beräknad förändring Bilpool 80765 17,154 Bilpool 12204 2,592 60% minskning med ca 40 % Verksamhetsbilar 757550 114,542 Verksamhetsbilar 0,000 0% Egen bil 105830 22,478 Egen bil 0,000 0% 35

36(40) BILAGA 12 Faktaruta HÄLSA OCH FUNKTIONSSTÖD Janmar Janmar Uppdrag Verksamhetsstatistik 2013 2014 Jan-mar Barnhabilitering Antal remisser 71 82 Antal nybesök 66 54 Antal barn/ungd som erhållit insats 813 823 Antal insatser/besök 5 406 5 765 5 338 varav läkarbesök 283 289 288 Vuxenhabiliteringen Antal som fått insatser 408 426 Antal insatser/besök 1 982 2 556 1 875 varav läkarbesök 20 24 13 Kommunikation Besök Hörselvården 5 428 6 110 5 725 varav nybesök 401 484 Hörapparatutprovning 1 193 1 451 1 375 Besök syncentralen 978 980 950 varav nybesök 66 72 Genomf. tolktimmar 1 309 1 329 tolktillgänglighet 98,9% 99,4% Nya ärenden DaKo 68 50 Kvinnohälsovård Läkarbesök 1 035 1 157 1 050 Sjukvårdande behandling 18 821 19 230 16 825 Ungdomsmottagning Läkarbesök 261 216 225 Sjukvårdande behandling 5 239 5 221 5 500 Hjälpmedelscentrum 2014 2013 Antal huvudhjälpmedel ute hos mottagare per den 31/3 223 372 199 753 Antal mottagare med hjälpmedel per den 31/3 33 692 31 980 Reparationer av hjälpmedel slutfört inom 10 arbetsdagar 94% 89% 36

37(40) Leverans av beställningssortimentet inom 15 arbetsdagar 93% 94% Leverans av lagerhållet sortiment inom 5 arbetsdagar 97% 98% Leverans av högprioriterade hjälpmedel inom 2 arbetsdagar 100% 100% 37

38(40) Bilaga 13 verksamhetsstatistik LÄNSSJUKVÅRD - EGEN PRODUCERAD VERKSAMHET Förvaltning: Hälsa och funktionsstöd Handikappverksamheten Utfall 2013-03 Utfall 2014-03 Budget 2014-03 Avvikelse 2014-03 Årsbudget 2014 BARNHABILITERINGEN Antal remisser 71 82 82 Antal nybesök 66 54 54 Antal barn o ungd som fått insatser 813 823 823 Antal insatser/besök 5 406 5 765 5 338 427 21 350 varav läkarbesök 283 289 288 1 1 150 VUXENHABILITERINGEN Antal remisser 76 56 56 Antal nybesök 67 49 49 Antal som fått insatser 408 426 426 Antal insatser/besök 1 982 2 556 1 875 681 7 500 varav läkarbesök 20 24 13 11 50 Utfall Utfall Budget 2013-2014- 2014- Avvikelse Årsbudget 03 03 03 2014-03 2014 KOMMUNIKATION Hörselvården Besök 5 428 6 110 5 725 385 22 900 varav nybesök 401 484 484 Hörapparatutprovning 1 193 1 451 1 375 76 5 500 Syncentralen Besök 978 980 880 100 3 520 varav nybesök 66 72 72 Tolktjänst Genomförda tolktimmar 1 309 1 329 1 329 Tolktillgänglighet 98,9% 99,4% Dako Nya ärenden 68 50 50 38

39(40) BILAGA 14 Kommentarer och analyser till bilaga verksamhetsstatistik, uppföljningsrapport 3 mån 2014 Produktionen ligger i fas med eller över planeringen. Tillgängligheten når inte fullt upp målen om omhändertagande inom 60 dgr. För mars är aktuell tillgänglighet 74 procent (Dako), 89 procent (Hörselvården), 50 procent (syncentralen) för omhändertagande inom 60 dgr. Tillgängligheten för hörapparatutprovningar inom 60 dagar är 95 procent. Andel väntande till hörapparatutprovning inom 60 dagar är 96 procent. Vakanser har funnits på optikertjänst, pedagogtjänst och sekreterartjänst på syncentralen under årets första månader. Här finns fortfarande viss eftersläpning, just nu pågår introduktion. Tolktillgängligheten är fortsatt hög, 99 procent. Tolkuppdragstiden ökar varje år, skrivtolkuppdragen står för ökningen, möts genom att utbilda fler tolkar med den kompetensen. Intäkter från bildtelefoniförmedling används för att möta det större personalbehovet. Uppföljning av prestationer på barn- respektive vuxenhabiliteringen visar att man når upp till budget för prestationer. En ökning av antal vårdåtgärder jämfört med 2013 syns på både barn- och vuxenhabiliteringen. Bemanning av läkare i Kungsbacka, som tidigare var problematisk, har ökat tillgänglighet till nybesök och återbesök hos läkare. Nybesök har genomförts till 93 procent inom 60 dagar på barnhabiliteringen och planerat är att 85 procent ska genomföras inom 60 dagar. Tillgänglighet till vuxenhabiliteringen är planerat till 90 procent inom 60 dagar och under mars månad har tillgänglighet till nybesök varit till 100 procent inom 60 dagar. Alla nybesök, 100 procent, till hela habiliteringen har varit inom 90 dagar och så ser det även ut för planerade nybesök. Produktionen fortsätter att öka inom kvinnohälsovården med totalt 9,8 procent för sjukvårdande behandlingar och med 9 procent läkarbesök jämnfört med 2013. Produktionen inom ungdomsmottagningarna är i balans för sjukvårdande behandlingar och läkarbesöken visar på en knapp ökning jämnfört med 2013. Prognosen till antal kvinnor att kalla till cytologprov är cirka 5500 stycken prov färre än för 2013. Hörsamheten att ta dessa prov ligger strax under 60 procent. Följer vi samma trend kommer denna produktion att minska vilket då även gör att laboratoriekostnaden kommer att sjunka mot 2013 år utfall. Tillgängligheten till ABCD-samtal inom kvinnohälsovården pendlar mellan 5 dagar upp till 9,4 dagar. Tillgängligheten till nybesök barnmorska inom ungdomsmottagningarna är mellan 4,25 dagar upp till 12,6 dagar. Tillgängligheten till nybesök kurator varierar från 0 dagar upp till 9,5 dagar. Vid nybesök till kurator tas hänsyn till ärendets art, akuta besök prioriteras varför tid till återbesök är längre. Denna siffra följs ej. Eftersom ungdomsmottagningarna har dragit ner med 1,5 kuratorstjänst har en striktare prioritering införts med mer hänvisning av ungdomar till sina vårdcentraler eller till psykiatrin. Lönekostnaderna har därmed minskat med 122 tkr. 39