Malmö stad Kulturförvaltningen 1 (3) Datum 2014-01-29 Vår referens Anja Angsmark HR-konsult anja.angsmark@malmo.se Tjänsteskrivelse Årlig uppföljning av Malmö stads system för det systematiska arbetsmiljöarbetet arbetsmiljöprocessen KN-KFÖ-2014-00056 Sammanfattning Som arbetsgivare är vi skyldiga att följa upp vårt arbetsmiljöarbete. Vi ska dels följa upp vår arbetsmiljö och dels följa upp vårt system för det systematiska arbetsmiljöarbetet (AFS 2001:1 11 ). I uppföljningen av systemet för SAM redovisas resultatet av hur systemet har fungerat inom kulturförvaltningen under det senaste året. Även processen för uppföljningen redovisas samt en handlingsplan för de områden inom systemet för SAM som behöver utvecklas. Redovisningen av årlig uppföljning av systemet för SAM (beslutsunderlag, punkt 2) kommer att skickas in till HR-strategiska avdelningen inom Malmö stad. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att med godkännande lägga informationen till handlingarna Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Årlig uppföljning av Malmö stads system för det systematiska arbetsmiljöarbetet arbetsmiljöprocessen Redovisning av årlig uppföljning av system för SAM Beslutsplanering Kulturnämnden 2014-01-29 Ärendet Som arbetsgivare är vi skyldiga att följa upp vårt arbetsmiljöarbete. Vi ska dels följa upp vår arbetsmiljö och dels följa upp vårt system för det systematiska arbetsmiljöarbetet (AFS 2001:1 11 ). Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) är ett system för systematisk undersökning av arbetsmiljön, riskbedömning, åtgärder, planering, ledning, kontroll och uppföljning. Det kommun- SIGNERAD
gemensamma arbetssättet för arbetsmiljö, arbetsmiljöprocessen (beslutad i AGU 2012-04-11), är Malmö stads system för det systematiska arbetsmiljöarbetet. 2 (3) Syftet med uppföljningen är att ta reda på hur systemet har fungerat under det senaste året, identifiera eventuella förbättringar och undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete. Processen Inom kulturförvaltningen har uppföljningen av systemet för SAM skett i en planerad process i dialog i samverkansgrupp på institutionsnivå och förvaltningsnivå. Samverkansgrupperna har identifierat förbättringsområden och handlingsplaner som sammanställts av HR avdelningen för vidare presentation i förvaltningsråd och nämnd. Resultat Årlig uppföljning av systemet för SAM har genomförts och resultatet bedöms vara: Tillfredsställande Uppföljningen har visat att inga behov av åtgärder föreligger inom följande områden: - Samverkan - Policy och rutiner - Uppgiftsfördelning och kunskaper - Undersökning och riskbedömning - Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud - Extern sakkunnig hjälp - Uppföljning av SAM-arbetet Inte tillfredsställande Uppföljningen har visat behov på åtgärder inom följande områden: - Kunskaper (medarbetare) och instruktioner - Åtgärder, handlingsplan och kontroll De åtgärder/förbättringsbehov som identifierats ovan gäller den lokala hanteringen av det systematiska arbetsmiljöarbetet som dokumenteras i handlingsplanen som redovisas för nämnden. Handlingsplan - Arbetsmiljöutbildning för nya chefer/fackliga representanter/skyddsombud (våren 2014) - Utbildning i Malmö stads arbetsmiljöprocess för kulturnämndens förtroendevalda (januari 2014) - Utbildning i samverkansprocessen för samtliga chefer, fackliga representanter och skyddsombud (2014) Ansvarsfördelning Enligt kommunfullmäktiges reglemente ska kommunstyrelsen ha uppsikt över nämndernas verksamhet. Respektive styrelse/nämnd är anställningsmyndighet och har arbetsmiljöansvar. Nämn-
derna ska bedriva sin verksamhet enligt gällande arbetsmiljölagstiftning och arbetsmiljöpolicy samt ansvara för att systemet för det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp och fungerar på förvaltningsnivå och ute på arbetsplatserna. 3 (3) Ansvariga Elisabeth Lundgren Kulturdirektör
Malmö stad HR strategiska avdelningen Redovisning av årlig uppföljning av system för SAM Nämnd: Kulturnämnden Tid för genomförande: 2013-11-01 2013-12-31 Årlig uppföljning av system för SAM har genomförts och resultater bedöms vara: Obs. kryss sätts antingen i ruta för Helt tillfredsställande, Tillfredsställande eller Inte tillfredsställande. Vid kryss i alternativen Tillfredsställande eller Inte tillfredsställande ska även kryss sättas för de områden där det finns behov av mindre justeringar eller åtgärder. Helt tillfredsställande Uppföljningen har inte visat på behov av åtgärder. Tillfredsställande Endast behov av mindre justeringar inom nedan ikryssade områden. Samverkan Policy och rutiner Uppgiftsfördelning och kunskaper Kunskaper (medarbetare) och instruktioner Undersökning och riskbedömning Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud Åtgärder, handlingsplan och kontroll Uppföljning av SAM-arbetet Extern sakkunnig hjälp Inte tillfredsställande Uppföljningen har visat på behov av åtgärder inom nedan ikryssade områden. Samverkan Policy och rutiner Uppgiftsfördelning och kunskaper Kunskaper (medarbetare) och instruktioner Undersökning och riskbedömning Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud Åtgärder, handlingsplan och kontroll Uppföljning av SAM-arbetet Extern sakkunnig hjälp De åtgärder/förbättringsbehov som identifierats ovan och gäller lokala hanteringen av det systematiska arbetsmiljöarbetet dokumenteras i handlingsplan samt redovisas för nämnden i enlighet med arbetsmiljöprocessens rutin för Årlig uppföljning av system för systematiskt arbetsmiljöarbete. Om ni identifierat åtgärder/förbättringsbehov som avser den kommungemensamma arbetsmiljöprocessen ska dessa specificeras på sidan 2 i detta dokument. Forts nästa sida -> STADSKONTORET August Palms plats 1 205 80 Malmö Tel. 040-34 10 12 Org.nr. 212000-1124 www.malmo.se
2 (2) Ifyllt dokument skickas via mail till arzu.kamere@malmo.se på stadskontorets HR strategiska avdelning senast den 19 feb 2013. Frågor om genomförande av uppföljning samt redovisning av resultat besvaras av Anette Stachowicz Jönsson på HR strategiska avdelningen, tfn 34 10 12. Identifierade förbättringsbehov som avser den kommungemensamma arbetsmiljöprocessen: Samverkan Policy och rutiner Uppgiftsfördelning och kunskaper Kunskaper (medarbetare) och instruktioner Undersökning och riskbedömning Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud Åtgärder, handlingsplan och kontroll Uppföljning av SAM-arbetet Extern sakkunnig hjälp