Rapport Införande av e-beställningar i staten

Regeringsuppdrag Rapport Införande av e-beställningar i staten Statusrapport - juni 2010 2010:8

ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Publikationen kan laddas ner som tillgänglig PDF och beställas från www.esv.se. Word-formatet kan tillhandahållas via Publikationsservice. Datum: 2010-06-30 Dnr: 10-91/2010 ESV-nr: 2010:8 Copyright: ESV Rapportansvarig: Anders Nyström

Förord Förord Detta är Ekonomistyrningsverkets (ESV) avrapportering av arbetet hittills i regeringsuppdraget att leda och samordna statens införande av e-beställningar 1. Målet är att myndigheterna ska kunna hantera egna och utgående beställningar elektroniskt senast vid utgången av 2013. I detta ärende har vikarierande generaldirektör Bo Strömberg beslutat. Utredare Anders Nyström har varit föredragande. 1 Finansdepartementet 2007/9783 (delvis) 3

Innehåll Innehåll Förord... 3 1 Sammanfattning... 6 2 Inledning... 9 2.1 Syfte och mål... 9 2.1.1 Effektmål... 9 2.2 Avgränsningar... 10 2.3 Tidigare avrapportering av uppdraget... 11 3 Lägesrapport... 13 3.1 Införandet av e-beställningar följer plan... 13 3.2 Stödja och informera myndigheter om vad som krävs vid en övergång till elektroniska beställningar... 14 3.2.1 Genomförda aktiviteter... 14 3.2.2 ESV:s fortsatta arbete... 15 3.3 Stödpaket för effektivisering av inköp med elektroniska beställningar... 16 3.3.1 Genomförda aktiviteter... 17 3.3.2 ESV:s fortsatta arbete... 17 3.4 Samordna kontakter med statens leverantörer... 17 3.4.1 Genomförda aktiviteter... 17 3.4.2 ESV:s fortsatta arbete... 18 3.5 Styrning och reglering... 18 3.5.1 Genomförda aktiviteter... 19 3.5.2 ESV:s fortsatta arbete... 19 3.6 Utveckling, förvaltning och stöd kring gemensamma e-handelsstandarder... 19 3.6.1 Genomförda aktiviteter... 19 3.6.2 ESV:s fortsatta arbete... 20 3.7 Internationella utvecklingstrender... 20 3.7.1 Genomförda aktiviteter... 21 3.7.2 ESV:s fortsatta arbete... 21 3.8 Följa upp utvecklingen av myndigheternas införande av elektroniska beställningar... 21 3.8.1 Genomförda aktiviteter... 22 3.8.2 ESV:s fortsatta arbete... 22 4 Förslag till regeringen om förlängt uppdrag... 23 5 Tydliga krav på myndigheterna behövs... 24 6 Riskanalys och realiserbara besparingar... 25 6.1 Riskanalys... 25 6.2 Realiserbara monetära besparingar som e-beställningsprojektet ger upphov till... 26 6.2.1 ESV:s tidigare principiella ställningstaganden ang hemtagning... 26 6.2.2 Hur stor är besparingen vid införande av elektroniska beställningar?... 26 6.2.3 Hur realiseras besparingen?... 27 6.2.4 Hur fördelar sig besparingarna på olika nivåer i statsförvaltningen och vid vilken tidpunkt kan besparingen realiseras?... 29 7 Beroenden av och påverkan på annan verksamhet... 34 4

INNEHÅLL 7.1 Upphandling av statliga ramavtal för e-handelstjänst... 34 7.2 Kammarkollegiet... 34 7.2.1 Uppdrag att förbereda och genomföra inordnande av inköpsverksamheter inom den statliga inköpssamordningen... 35 7.3 Riksarkivet... 35 7.4 Koncentration av administrativ stödverksamhet... 36 7.5 Sveriges Kommuner och Landsting... 36 7.6 Utredning om upphandlingsstödjande verksamhet... 36 7.7 Övrig samverkan... 37 Bilaga 1 Jämförelse för större initiativ inom området effektiv administration38 5

SAMMANFATTNING 1 Sammanfattning I denna rapport redovisas arbetet som ESV genomfört i regeringsuppdraget att leda och samordna statens övergång till elektroniska beställningar. Rapporten innehåller också planer för kommande arbete samt förslag till regeringen kring nödvändiga beslut inom området. Införandet av e-beställningar följer plan Vårt arbete med att leda och samordna införandet av e-beställningar har hittills varit inriktat på att skapa förutsättningar för myndigheternas praktiska arbete med införandet. ESV har lanserat ett stöd för effektivisering av inköpsverksamheten med elektroniska beställningar. Stödet innehåller bland annat förändringsarbetets faser, detaljerad information om lämpliga aktivteter i respektive fas i förändringsarbetet och exempel och tips. Stödpaketet bidrar till att dela på kunskap och att sprida goda exempel i statsförvaltningen. Många myndigheter har redan inlett sitt förändringsarbete och använder stödpaketet i sitt förändringsarbete. Vårt samlade stöd till myndigheterna illustreras av figuren nedan. Figur 1 ESV:s stöd till myndigheterna vid införandet av e-beställningar i staten www.esv.se/e-handel Kunskapsdelning Informationsdagar Nyhetsbrev Samordna kontakten med statens leverantörer Upphandling & förvaltning av statliga ramavtal e-handelstjänst Uppföljning av införandet e-handel@esv.se Externa föredrag Utbildning Föreskrifter & allmänna råd Utveckling, förvaltning & stöd kring e-handelsstandarder Bevaka internationella utvecklingstrender Stödpaket för effektivisering av inköp med elektroniska beställningar Vi har prioriterat och kommer att fortsätta att prioritera arbetet med information till myndigheterna. Det finns ett stort intresse för införandet av elektroniska beställningar. Vid de informationsdagar vi genomförde i juni deltog cirka 300 myndighetsrepresentanter och nyhetsbreven som vi skickar ut har cirka 450 mottagare. ESV har även i ett parallellt projekt upphandlat statliga ramavtal för e-handelstjänst, se 7.1. Ramavtalen avseende e-handelstjänst innehåller fullständiga funktioner för att 6

Sammanfattning elektroniskt beställa varor och tjänster, administrera pris- och produktkataloger samt för att hantera fakturor elektroniskt. I arbetet med gemensamma standarder för elektronisk handel inom offentlig sektor (Single Face To Industry) har vi arbetat tillsammans med Sveriges Kommuner och Landsting och Kammarkollegiet och bland annat medverkat i arbetet med att uppgradera Sveordern 2 till de specifikationer som publicerats av det europeiska projektet CEN/ISSS Business Interoperability Interfaces for Public procurement in Europé (CEN/BII) 3. Under våren har ESV haft inledande kontakter med några branschorganisationer för leverantörer av varor och tjänster till staten. Arbetet med att samordna kontakterna med statens leverantörer kommer att intensifieras under hösten. Under hösten ändrar arbetet med införandet av e-beställningar karaktär. Hittills har arbetet i huvudsak varit inriktat på att skapa bra förutsättningar, men i höst inleds en mer operativ fas. I den kommande fasen involveras fler personer ute på myndigheterna och hos leverantörer till staten i förändringsarbetet. Praktisk användning av olika delar av det tillgängliga stödet i förändringsarbetet bidrar till ett lyckat införande av e-beställningar i staten. Utan formella krav på myndigheterna riskeras de positiva effekterna ESV har tidigare föreslagit 4 en samlad reglering av e-faktura och e-beställningar. Regeringen bör så fort som möjligt ställa formella krav på myndigheternas införande av e-beställningar. Det finns en betydande risk i att de formella kraven inte kommer på plats i god tid. Detta leder till att myndigheterna inte sätter av resurser och prioriterar nödvändiga verksamhetsförändringar utan bara inför ett it-system utan någon klar målsättning. Det kan i sin tur leda till att de förväntade positiva effekterna kostnadsbesparingar och förenklad hantering minskar dramatiskt eller helt uteblir. Uppföljning av införandet kan påbörjas efter formellt beslut om krav på myndigheterna vid övergång till e-beställningar I samverkan med ESV:s projekt kring administrativa nyckeltal har vi arbetat med att ta fram indikatorer för att mäta utgångsläge och följa upp införandet av elektroniska beställningar i staten. Vi har även påbörjat arbetet med att ta fram en modell och 2 Sveorder 2.0 (BII03 Order Only) beskriver en process som endast inbegriper meddelandet elektronisk order. Ordermeddelandet kan avse både varor och tjänster, och dessa kan beskrivas antingen genom text i fri form eller med artikelsystematik enligt en katalog per definierade och unikt identifierade artiklar. Se www.svefaktura.se för mer information 3 http://www.cen.eu/cen/sectors/sectors/isss/activity/pages/ws_bii.aspx 4 ESV 2009:34 7

SAMMANFATTNING tillhörande kriterier för att följa upp myndigheternas införande av elektroniska beställningar. ESV avser att färdigställa arbetet med indikatorer och modeller för uppföljning under hösten. I nära anslutning till beslut om formella krav på införandet av elektroniska beställningar avser vi att mäta utgångsläge och börja följa upp myndigheternas införande. Långsiktig finansiering behöver säkras för hela genomförandet ESV har i budgetunderlaget för 2011 2013 5 föreslagit att regeringen fattar beslut om en långsiktig finansiering av uppdraget att leda och samordna införandet av elektroniska beställningar i staten. ESV menar vidare att uppdraget bör fortgå till och med 2014 för att hantera utestående frågor och möjliggöra uppföljning av införandets sista etapp. 5 ESV diarienummer 24-179/2010 8

INLEDNING 2 Inledning 2.1 Syfte och mål Denna lägesrapport är ESV:s avrapportering av arbetet hittills i regeringsuppdraget att leda och samordna statens införande av elektroniska beställningar i statsförvaltningen 6, i fortsättningen benämnt Uppdraget. Regeringens mål 7 är att myndigheterna ska kunna hantera egna och utgående beställningar elektroniskt senast vid utgången av 2013. När införandet av e-beställningar i staten är genomfört den 31 december 2013 är ESV:s mål att: samtliga myndigheter arbetar strategiskt med sina inköp. myndigheterna kan hantera sina beställningar elektroniskt. ESV har lett och samordnat statens införande av e-beställningar och lämnat stöd och information till myndigheterna och till deras leverantörer som underlättat införandet. ESV har följt upp utvecklingen av myndigheternas införande av elektroniska beställningar. ESV har samordnat kontakten med statens leverantörer för att ha underlättat leverantörsanslutningar. ESV har deltagit i standardiseringsarbetet inom Single Face To Industry (SFTI) tillsammans med Sveriges Kommuner & Landsting och Kammarkollegiet och där förvaltat och gett stöd kring de standarder som rekommenderas för den offentliga sektorn, varu- och tjänsteleverantörer samt IT-företag. ESV har gett förslag till formell reglering i förordning och föreskrifter som senare beslutats inom området. ESV har också ansvarat för att ge ut föreskrifter samt hanterat dispenser knutet till dessa regler. ESV har lämnat flera delrapporter och en slutrapport om uppdraget som helhet till regeringen. 2.1.1 Effektmål Den lönsamhetsbedömning som ESV redovisade i tidigare uppdrag 8 visar att det finns en stor potential i ett samordnat införande av elektroniska beställningar i statsförvaltningen. Hos många myndigheter finns både besparingspotential i att effektivisera inköpsverksamheten samt kvalitetspotential genom att stärka den interna styrningen 6 Finansdepartementet 2007/9783 (delvis) regeringsbeslut 2009-06-16 och 2010-01-21 7 Regeringens proposition 2009/10:175 Offentlig förvaltning för demokrati delaktighet och tillväxt, sidan 31. 8 Införandet av elektroniska beställningar i staten, ESV 2008:14 9

Inledning och kontrollen inom området. Hanteringen av beställningar, leveranser och fakturor stegen efter själva upphandlingsprocessen kan förenklas genom nya rutiner och användning av IT-stöd. På så sätt frigörs resurser som istället kan utnyttjas för att förbättra kvaliteten och servicen i myndigheternas verksamhet. Detta förenklar också hanteringen för statens varu- och tjänsteleverantörer. Övergången till e-beställningar består av två centrala delar. 1. Utformning av processer, rutiner och mål för inköpsverksamheten. 2. Införande av IT-stöd som stödjer de definierade inköpsprocesserna. För att lyckas med övergången är det viktigt att myndighetens ledning engagerar sig i förändringsarbetet och avsätter resurser för arbetet. ESV visade 2008 att den största vinsten vid införande av e-beställningar i staten är att köpa varor och tjänster för lägre priser på sikt. Detta bestod i tre delar. Prisbesparingar avser bättre kunskaper om myndighetens behov, vilket på sikt ger möjligheter till bättre upphandlingar och därmed lägre priser för de inköp som görs i myndigheten. ESV har bedömt att dessa prisbesparingar är 0 procent 2010 och upp till 4 procent 2015, räknat på myndighetens totala inköpsvolym exkl. försörjningssektorerna. Ökad ramavtalstrohet innebär att myndigheten bättre utnyttjar fördelarna med ramavtal och faktiskt betalar enligt de avtalade priserna som myndigheten åstadkommit i ramavtalen. ESV har inte värderat denna nytta i pengar. Ökad prismedvetenhet innebär att beställare som använder IT-stöd tydligare ser vad saker faktiskt kostar, vilket underlättar prisjämförelser. ESV har inte värderat denna nytta i pengar. De interna processerna för att hantera beställningar, leveranser och fakturor kan effektiviseras ytterligare så att manuella moment och dubbelarbete försvinner. ESV har bedömt tidsbesparingen till 5-10 minuter per beställning. Det finns flera nyttor av kvalitativ karaktär som är svåra att värdera i pengar, men som ändå kan vara av mycket stor betydelse för verksamheten. Det gäller exempelvis förbättringar avseende, intern styrning och kontroll, rättssäkerhet, möjligheter till uppföljning, IT-mognad och miljövinster. ESV har inte värderat dessa kvalitetsaspekter i pengar. 2.2 Avgränsningar I detta uppdraget ingår inte följande delar: ESV kommer inte att analysera de delar av inköpsprocessen som berör upphandlingsprocessen. Dessa delar ansvarar Kammarkollegiet för i ett särskilt 10

INLEDNING regeringsuppdrag om ett Nationellt Upphandlingsstöd. Se i övrigt under avsnitt 7.2 där samverkan med Kammarkollegiet redovisas. Detta projekt omfattar inte att upphandla statliga ramavtal för IT-stöd för e- handel. Det görs i ett separat projekt inom ESV. En kort redovisning av detta arbete görs i avsnitt 7.1. 2.3 Tidigare avrapportering av uppdraget I den lägesrapport 9 ESV lämnade till regeringen i december 2009 redovisades planer för kommande arbete samt förslag till regeringen kring nödvändiga beslut inom området. ESV begärde att regeringen skulle förlänga uppdraget att leda och samordna statens införande av e-beställningar till ESV för den återstående perioden till och med 2014. ESV menar att uppdraget bör fortgå ytterligare ett år för att hantera eventuella kvarvarande problem efter införandets sista etapp. Den 21 januari 2010 beslutade 10 regeringen om ett förlängt uppdrag till ESV. ESV har i rapporten 2008:20 föreslagit att en ny förordning skulle skapas för att samla reglering kring elektronisk fakturahantering och elektroniska beställningar 11. I dagsläget regleras elektronisk fakturahantering i förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Någon reglering av elektroniska beställningar finns inte. ESV redovisade förslag till tillägg och ändringar i förordningar i lägesrapporten. Förslagen omfattar samlad hantering av reglering kring e-faktura och e-beställningar i form av kraven: att hantera fakturor elektroniskt (befintlig) att hantera beställningar elektroniskt (ny) gällande standardformat för e-faktura (befintlig) gällande standardformat för e-beställningar (ny) ESV menar att regeringen så fort som möjligt bör fastställa förslagen till ändringar i förordningar som specificeras i rapporten samt ge ESV föreskriftsrätt inom området. I lägesrapporten redovisades även förslag till innehåll i kommande föreskrifter. ESV redovisade också ett förslag till införandeplan med tre etapper där ett senaste datum fastställs då myndigheterna ska vara färdiga för respektive grupp. ESV föreslog att kravet att myndigheter ska hantera sina beställningar elektroniskt träder i kraft redan den 1 januari 2012. Dispens kan sedan ges för de myndigheter som inte 9 Införande av e-beställningar i staten, Statusrapport december 2009, ESV 2009:34 10 Finansdepartementet 2007/9783 (delvis) 11 Se ESV 2008:20. 11

Inledning ingår i etapp 1 med ett år och för myndigheter i etapp 2 respektive två år för myndigheter i etapp 3. De små 12 myndigheterna ges undantag från införandet. I rapporten finns ESV:s analys och redovisning av vissa särskilda frågor såsom små och medelstora företag, köp av tjänster samt tillgänglighet för personer med funktionshinder. Arbetet har bedrivits nära myndigheter och tillsammans med berörda samverkansparter. 12 Med små myndigheter avses myndigheter med i färre än 50 medeltalanställda, se ESV 2009:34 sidan 20 12

Lägesrapport 3 Lägesrapport Nedan följer en sammanställning av ESV:s arbete hittills under 2010. Uppdelningen baseras på den indelning som finns i regeringens uppdrag till ESV och som vi arbetar efter i projektet. För varje område redovisas genomförda aktiviteter och planerade aktiviteter för fortsatt arbete. Förslag från ESV som kräver åtgärder av regeringen redovisas i avsnitt 4 och 5 i denna rapport. 3.1 Införandet av e-beställningar följer plan Vårt arbete med att leda och samordna införandet av e-beställningar har hittills varit inriktat på att skapa förutsättningar för myndigheternas praktiska arbete med införandet. ESV har lanserat ett stöd för effektivisering av inköpsverksamheten med elektroniska beställningar. Stödet innehåller bland annat förändringsarbetets faser, detaljerad information om lämpliga aktivteter i respektive fas i förändringsarbetet och exempel och tips. Stödpaketet bidrar till att dela på kunskap och att sprida goda exempel i statsförvaltningen. Många myndigheter har redan inlett sitt förändringsarbete och använder stödpaketet i sitt förändringsarbete. Vi har prioriterat och kommer att fortsätta att prioritera arbetet med information till myndigheterna. Det finns ett stort intresse hos myndigheterna kring elektroniska beställningar. Vid de informationsdagar vi genomförde i juni deltog cirka 300 myndighetsrepresentanter och nyhetsbreven som ESV skickar ut har cirka 450 mottagare. ESV har även i ett parallellt projekt upphandlat statliga ramavtal för e-handelstjänst, se 7.1. Ramavtalen avseende e-handelstjänst innehåller fullständiga funktioner för att elektroniskt beställa varor och tjänster, administrera pris- och produktkataloger samt för att hantera fakturor elektroniskt. I arbetet med gemensamma standarder har vi inom ramen för SFTI bland annat medverkat i arbetet med att uppgradera Sveordern till de specifikationer som publicerats av det europeiska projektet CENBII. Under våren har ESV haft inledande kontakter med några branschorganisationer för leverantörer av varor och tjänster till staten. Arbetet med att samordna kontakterna med statens leverantörer kommer att intensifieras under hösten. 13

LÄGESRAPPORT Under hösten ändrar arbetet med införandet av e-beställningar karaktär. Hittills har arbetet i huvudsak varit inriktat på att skapa bra förutsättningar, men i höst inleds en mer operativ fas. I den kommande fasen involveras fler personer ute på myndigheterna och hos leverantörer till staten i förändringsarbetet. Praktisk användning av olika delar av det tillgängliga stödet i förändringsarbetet bidrar till ett lyckat införande av e-beställningar i staten. 3.2 Stödja och informera myndigheter om vad som krävs vid en övergång till elektroniska beställningar I arbetet med att leda och samordna införandet av e-beställningar i staten planerar ESV att ge myndigheterna stöd och information på flera olika sätt. Nedan beskrivs ett flertal delar av stödet: 3.2.1 Genomförda aktiviteter Under 2010 har ESV hittills arbetat med följande aktiviteter inom arbetsområdet: Arbetet med att utveckla, ta fram och förvalta stöd och information har drivits i nära samarbete med myndigheterna. ESV arbetar i dagsläget med en referensgrupp med cirka 25 myndigheter. ESV har även haft särskild kontakt med myndigheter som vi tidigare identifierat som förebilder, vilket innebär att dela med sig av erfarenheter och delta i kvalitetssäkringen av ESV:s utformning av stödpaketet. På ESV:s webbplats www.esv.se/e-handel - har vi löpande samlat och kommunicerat kring införandet av elektroniska beställningar i staten. Kommunicerat utifrån den informations- och kommunikationsplan för projektarbetet som ESV tidigare tagit fram. Planen beskriver bland annat målgrupper, budskap och kanaler för informationsspridning. ESV har skickat ut ett exemplar av boken 13 E-handel. Redovisning och juridik till myndighetens kontaktperson för e-beställningar för att sprida praktiska erfarenheter kring införande av elektronisk handel i offentlig sektor. Syftet med boken är att visa hur lagstiftning och regelverk blir tillämpliga när traditionell pappersbaserad handel byts ut mot elektroniska handelsmeddelanden och förändrade arbetssätt. Tre nyhetsbrev har skickats till myndigheternas kontaktpersoner för införande av elektroniska beställningar för att informera om nytta, motiv och konsekvenser av införandeprojektet. Medverkat vid åtta externa seminarier, konferenser och nätverk för att informera myndigheter, varu- och tjänsteleverantörer samt systemstödsleverantörer om statens införande av elektroniska beställningar. 13 http://www.sfti.se/mer/litteratur.html 14

Lägesrapport Anordnat en informationsdag för myndigheter för att informera om arbetet med elektronisk handel (e-beställningar och e-faktura) i staten och för att lyfta fram goda exempel. Informationsdagen hölls vid tre tillfällen och närmare 300 personer deltog. Tillsammans med samordningsfunktionen för statlig inköpssamordning kommunicerat med de myndigheter som upphandlar statliga ramavtal angående vad som krävs av dessa för att effekterna av arbetet med elektroniska beställningar ska kunna realiseras vad avser statliga ramavtal. Löpande besvarat frågor från myndigheter och varu- och tjänsteleverantörer till exempel via funktionsadressen e-handel@esv.se. Löpande projektledning av uppdraget vilket bland annat inkluderar planering, budgetering och uppföljning av aktiviteter, styrning av osäkerheter, styrgruppsarbete, referensgruppsarbete, projektgruppsarbete, samordning, introduktion av nya projektmedlemmar, ändringshantering, erfarenhetsutbyte, samt diarieföring. 3.2.2 ESV:s fortsatta arbete Nedan redovisas de aktiviteter inom området som ESV avser att genomföra under resterande del av 2010 och början av 2011. Fortsätta att arbeta med att utveckla, ta fram och förvalta stöd och information i nära samarbete med myndigheterna. Utöver nuvarande nätverk avser ESV att etablera ytterligare nätverk. Löpande kommunicera information via ESV:s webbplats. Goda exempel och förebilder kommer att lyftas fram. Skicka ut nyhetsbrev minst varannan månad till myndigheternas kontaktpersoner för e-beställningar för att informera om aktuella frågor kring införandet. Medverka vid minst tio externa seminarier, konferenser och nätverk för att informera myndigheter, varu- och tjänsteleverantörer samt systemstödsleverantörer om övergången till elektroniska beställningar. Anordna informationsdagar för myndigheterna för att presentera de statliga ramavtal som ESV tecknat för e-handelstjänst. Anordna minst fyra informationsdagar för myndigheterna för att informera om arbetet med införande av elektroniska beställningar och för att lyfta fram goda exempel. Informationsträffarna genomförs i december 2010 och i maj/juni 2011. Besvara frågor från myndigheter och varu- och tjänsteleverantörer till exempel via funktionsadressen e-handel@esv.se. Analysera, strukturera vanligt återkommande frågor för att därefter publicera svar på återkommande frågor på vår webbplats. Löpande projektledning av uppdraget vilket bland annat inkluderar planering, budgetering och uppföljning av aktiviteter, styrning av osäkerheter, 15

LÄGESRAPPORT styrgruppsarbete, referensgruppsarbete, projektgruppsarbete, samordning, introduktion av nya projektmedlemmar, ändringshantering, erfarenhetsutbyte, samt diarieföring. 3.3 Stödpaket för effektivisering av inköp med elektroniska beställningar 14 ESV tar successivt fram ett stödpaket som ger ett övergripande ramverk för det förändringsarbete som statsförvaltningen står inför. Den stödjande dokumentationen som erbjuds paketeras inom ramen för detta stödpaket. Praktiska erfarenheter från kommuner, landsting och internationellt utgör en grund för stödpaketet och genom användning av stödpaketet kan myndigheter ta del av lärdomar från förebilder inom området. Syftet med stödpaketet är att bidra till att minska myndigheternas egen resursförbrukning i förändringsarbetet samt lättare samordna sitt eget arbete med övriga myndigheters arbete. Stödpaketet gör det möjligt att återanvända och sprida erfarenheter inom statsförvaltningen. Stödpaketet är ett frivilligt stöd, som kan användas efter eget behov. Stödpaketet innehåller bland annat förändringsarbetets faser, detaljerad information om lämpliga aktivteter i respektive fas i förändringsarbetet och exempel och tips. Stödpaketet kommer att bli färdigt under hösten. Stödpaketet baseras på en myndighetsorienterad införandeprocess i olika faser och kommer att levereras i olika delleveranser baserat på de olika faserna. Varje fas kommer att innehålla syfte, mål, lämpliga deltagare, arbetsgång, fördjupning och exempel/mallar. Varje fas innehåller också definierade mätpunkter för att stämma av sitt eget arbete mot. Figur 2 Övergripande förändringsprocess vid införande av e-beställningar Förändringsprocessen ovan, som den presenteras i ESV:s stödpaket, är elektroniskt navigerbar och de sex faserna bryts i stödpaketet ner ytterligare en nivå för att ge tillräckligt detaljerat stöd till myndigheterna. 14 http://www.esv.se/amnesomraden/effektivadministration/ehandel/stodpaketebestallningar 16

Lägesrapport 3.3.1 Genomförda aktiviteter Under 2010 har ESV hittills arbetat med följande aktiviteter inom arbetsområdet: Vidareutvecklat stödpaketets omfattning, format och grundläggande struktur sedan första versionen publicerades i december 2009. Stämt av stödpaketets upplägg, omfattning och inriktning med uppdragets styrgrupp, referensgrupp och samverkansgrupp. Samlat in praktiska erfarenheter från myndigheterna avseende fas 1 i stödpaketet och utifrån detta uppdaterat självtestet 15 för myndigheternas inköpsverksamhet, uppdaterat presentationspaket för att beskriva bland annat nytta med införandet av elektroniska beställningar och lagt till fler exempel från myndigheterna. Denna version publicerades i mars 2010. I juni publicerade ESV nästa delleverans av stödpaketet. Den versionen innehåller detaljerade beskrivningar och exempel för fas 1-3 i Figur 2. För fas 4-6 är innehållet beskrivet mer översiktligt beskrivet. De delar som berör projektledning och förändringsledning beskrivs endast grundläggande då detta avser generella kunskaper ute hos myndigheterna som ej specifikt är beroende av införandet av elektroniska beställningar. 3.3.2 ESV:s fortsatta arbete Nedan redovisas de aktiviteter inom området som ESV avser att genomföra under resterande del av 2010 och början av 2011. Producera och publicera ytterligare delleveranser av stödpaketet. Detaljerade beskrivningar och exempel för fas 4-6 avser ESV att publicera i december 2010. Förvalta och vidareutveckla färdiga delar av stödpaketet. 3.4 Samordna kontakter med statens leverantörer I arbetsområdet ingår att förmedla information till statens prioriterade varu- och tjänsteleverantörer samt att samordna myndigheternas kontakt med dessa företag. Syftet med detta är att underlätta arbetet för myndigheterna med att ansluta leverantörer. I arbetet ingår även att sprida information om SFTI:s standarder och att göra information tillgänglig om enskilda leverantörer och offentliga köpare. 3.4.1 Genomförda aktiviteter Under 2010 har ESV hittills arbetat med följande aktiviteter inom arbetsområdet: 15 Självtestet ger en fingervisning om hur stort förändringsarbete som myndigheten står inför. 17

LÄGESRAPPORT Förvaltat och vidareutvecklat SFTI:s partsregister för elektronisk handel. Registret är en webbaserad tjänst för att söka och visa uppgifter om köpare respektive säljare och deras användning av SFTI:s standarder inom e- handelsområdet. Informerat myndigheterna på möten och via informationsmaterial om hur man arbetar med leverantörsanslutning. Fortsatt samarbetet med statlig inköpssamordning för att anpassa statliga ramavtal till elektronisk handel. Bjudit in och arrangerat informationsmöte för leverantörer inom ramen för SFTI tillsammans med Almega. Inom ramen för SFTI tagit kontakter med Företagarna om samverkan kring utbildning för leverantörer; skriftlig information via deras kanaler är första steget därefter möten. Deltagit i diskussioner om kravställning kring elektronisk handel i kommande upphandlingar avseende statliga ramavtal för vissa områden. Syftet är att göra det möjligt att handla elektroniskt på statliga ramavtal som tecknas. 3.4.2 ESV:s fortsatta arbete Nedan redovisas de aktiviteter inom området som ESV avser att genomföra under resterande del av 2010 och början av 2011. Ta fram stöd- och informationsmaterial som syftar till att underlätta myndigheternas arbete med leverantörsanslutning. Detta ingår som en del i stödpaketet (fas 4). Anordna tio kortare informationsmöten, till exempel i form av frukostmöten, för statens varu- och tjänsteleverantörer. Vid behov arrangera möten mellan myndigheter och leverantörer för att påskynda leverantörsanslutning. Ta fram information till leverantörerna om statens införande av elektroniska beställningar. Informationen beskriver hur leverantörerna påverkas och kommer bland annat att spridas via ESV:s webbplats som särskilt vänder sig till leverantörer, www.e-fakturera.nu. 3.5 Styrning och reglering Arbetsområdet omfattar att ta fram förslag till regeringen kring formella krav, författningstexter rörande förordningar och föreskrifter och införandeplan för myndigheterna för elektroniska beställningar samlat med redan existerande reglering av fakturahanteringen. Längre fram i införandet ingår också knutet till arbetsområdet även stöd i tillämpning av regler och hantering av undantag. Behov av formell reglering behandlas i avsnitt 5. 18

Lägesrapport 3.5.1 Genomförda aktiviteter Under 2010 har ESV hittills arbetat med följande aktiviteter inom arbetsområdet: Haft en löpande dialog med Finansdepartementet i frågor kring reglering av elektroniska beställningar. 3.5.2 ESV:s fortsatta arbete Under förutsättning att regeringen fattar beslut om formell krav för elektroniska beställningar i staten planerar ESV följande aktiviteter inom arbetsområdet under resterande del av 2010 och början av 2011. Ta fram och fastställa föreskrifter och allmänna råd i enlighet med (kommande) föreskriftsrätt. Fastställa införandeplan med utgångspunkt i regeringens bedömning i den förvaltningspolitiska propositionen (2009/10:175), sidan 60ff, om att 75 % av statsförvaltningen kommer att ha infört elektroniska beställningar vid utgången av 2012. Detta kommer att ske efter nödvändig förankring hos myndigheter. Vid behov revidera införandeplan samt bevilja undantag. Vid behov ta fram handledning inom området som förklarar regelverket. Hantera ansökningar om undantag. Förvalta regelverk i form av föreskrifter, allmänna råd och eventuella handledningar. 3.6 Utveckling, förvaltning och stöd kring gemensamma e-handelsstandarder ESV driver tillsammans med Sveriges Kommuner och Landsting och Kammarkollegiet under namnet Single Face To Industry (SFTI) ett löpande arbete med att rekommendera standarder för elektronisk handel inom offentlig sektor. I arbetet deltar kommuner, landsting, statliga myndigheter, leverantörer av varor och tjänster, leverantörer av system och tjänster. Exempel på standarder som rekommenderas är Sveorder och Svefaktura. Tekniskt stöd kring standarderna lämnas av SFTI Tekniskt Kansli och samtliga myndigheter kan ställa frågor kring standarderna till tekniskt.kansli@skl.se. 3.6.1 Genomförda aktiviteter Under 2010 har ESV hittills arbetat med följande aktiviteter inom arbetsområdet: Deltagit i SFTI:s löpande verksamhet i form av styrgrupp, beredningsgrupp, kanslimöten och flertalet arbetsgrupper. 19

LÄGESRAPPORT Deltagit vid lansering av arbetet med förenklingar av standarder för avancerade e-beställningar i Scenario 6 Avrop mot ramavtal genom definition av basinnehåll. Medverkat i arbete att etablera en enklare produktkatalog (pris- och produktinformation) som har XML-syntax. Medverkat i arbetet med att uppgradera Sveordern till de specifikationer som publicerats av det europeiska projektet CEN/BII. Medverkat i arbete att ta fram kompletterande stöd för SFTI Sveorder. Medverkat i arbete med att ta fram ny affärstransaktion orderöverenskommelse. Den kan användas för att hantera behov i köparens organisation som leder till ett så kallat manuellt avrop, det vill säga att handla genom att ringa, skicka e-post, skicka fax eller göra beställningen på leverantörens webbplats. I SFTI:s regi erbjudit utbildning inom området, bland annat grundkurs elektronisk handel, fortsättningskurs elektronisk handel, avtalen vid elektronisk handel och praktiskt införande av elektronisk handel. 3.6.2 ESV:s fortsatta arbete Nedan redovisas de aktiviteter inom området som ESV avser att genomföra under resterande del av 2010 och början av 2011. Delta i SFTI:s löpande verksamhet i form av styrgrupp, beredningsgrupp, kanslimöten och flertalet arbetsgrupper. Medverka i arbetet med marknadsföring av den uppdaterade Sveordern för implementering på leverantörssidan. Marknadsföring av den nya affärstransaktionen orderöverenskommelse. Medverka i arbete kring hur ny lagstiftning implementerats. Ta fram stöd ur teknisk synvinkel såsom verifieringstjänst för Sveorder, Fulltextfakturan och stilmall för Sveorder. Medverka i arbete att ta fram handledningar kring arkivering, sekretess vid elektronisk handel och Sveorder. Konkretisering av ytterligare arbetsgrupper görs längre fram i verksamhetsplanering för 2011. Fortsätta att erbjuda utbildning inom området i SFTI:s regi. Under hösten erbjuds kurser i förstudie vid införande av e-handel, grundkurs e-handel, fortsättningskurs e-handel, god exempeldag, projektledarträff, arkivering elektroniskt, avtalen vid e-handel och webbaserade kurser om Svefaktura och Sveorder. 3.7 Internationella utvecklingstrender ESV deltar aktivt i det internationella arbetet inom e-handelsområdet, bland annat genom att representera Sverige i PEPPOL och genom internationellt 20

Lägesrapport standardiseringsarbete inom ramen för SFTI. Detta bidrar i sin tur till att förbättra ESV:s stöd till myndigheterna. 3.7.1 Genomförda aktiviteter Under 2010 har ESV hittills arbetat med följande aktiviteter inom arbetsområdet: Utbytt erfarenheter med Norge om införande av elektronisk handel och elektroniska fakturering. Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet (FAD) leder just nu ett arbete 16, med deltagande från Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI), för ett obligatoriskt införande av elektronisk faktura i Norge. Införandet innebär bland annat krav på leverantörerna att skicka elektronisk faktura till staten senast 1 juli 2012. Använt erfarenheter och material från Danmark i framtagningen av ESV:s stödpaket för införandet av elektroniska beställningar. Inom ramen för SFTI deltagit i CEN-workshopen Business Interoperability Interfaces on public procurement in Europe Phase 2 (WS/BII 2) 17. Målen för workshopen är att tillhandahålla ett grundläggande ramverk för teknisk interoperabilitet avseende elektronisk handel i Europa. ESV samordnar det svenska deltagandet i PEPPOL:s arbetsgrupp för e-faktura. ESV har även att deltagit med teknisk expertis inom arbetet avseende projektledning, kommunikation och arkitektur. 3.7.2 ESV:s fortsatta arbete Nedan redovisas de aktiviteter inom området som ESV avser att genomföra under resterande del av 2010 och början av 2011. Fortsatt erfarenhetsutbyte med våra nordiska grannländer och andra Europeiska länder. Särskilt följa upp Danmarks nya lag 18 om elektronisk handel från 12 april 2010. En nyhet i lagstiftningen är bland annat obligatorium för myndigheterna att kunna skicka elektroniska beställningar. Fortsätta att samordna det svenska deltagandet i PEPPOL. Fortsätta att inom ramen för SFTI delta i CEN/BII 2. 3.8 Följa upp utvecklingen av myndigheternas införande av elektroniska beställningar ESV ska, enligt uppdraget, följa upp utvecklingen av myndigheternas införande av elektroniska beställningar. 16 http://www.difi.no/emne/anskaffelser/elektronisk-faktura 17 http://www.cen.eu/cen/sectors/sectors/isss/activity/pages/ws_bii.aspx 18 http://www.itst.dk/digitale-losninger/nemhandel/om-bekendtgorelse-ny-titel/ 21

LÄGESRAPPORT 3.8.1 Genomförda aktiviteter Under 2010 har ESV hittills arbetat med följande aktiviteter inom arbetsområdet: I samverkan med ESV:s projekt kring administrativa nyckeltal har vi arbetat med att ta fram indikatorer för att mäta utgångsläge och följa upp införandet av elektroniska beställningar i staten. Påbörjat arbetet med att ta fram en modell och tillhörande kriterier för att följa upp myndigheternas införande av elektroniska beställningar. 3.8.2 ESV:s fortsatta arbete Nedan redovisas de aktiviteter inom området som ESV avser att genomföra under resterande del av 2010 och början av 2011. Färdigställa arbetet kring indikatorer för elektronisk handel för att kunna mäta utgångsläge och följa upp effekter av införandet av elektroniska beställningar. I nära anslutning till att regeringen fattar beslut om formell reglering av elektroniska beställningar fastställa modellen för uppföljning av myndigheternas införande. När modellen för uppföljning av myndigheternas införande fastställts, kvartalsvis eller utifrån behov följa upp införandet via en webbenkät och återrapportering via trafikljus. Uppföljningen kommer även att användas för att identifiera behov av eventuella ytterligare åtgärder som behöver vidtas för att införandet av elektroniska beställningar ska bidra till förväntade effekter. Årligen följa upp administrativa nyckeltal och andra indikatorer, till exempel för elektroniska beställningar, för att visa på uppnådda effekter från 2011. 22

Förslag till regeringen om förlängt uppdrag 4 Förslag till regeringen om förlängt uppdrag ESV har fått regeringens uppdrag att leda och samordna införandet av elektroniska beställningar i staten. Målet är att myndigheterna ska kunna hantera utgående beställningar av varor och tjänster elektroniskt vid utgången av 2013. I regeringens beslut 19 finns finansiering för ESV:s genomförande av uppdraget bara för 2010. För att möjliggöra en god projektplanering anser ESV att den långsiktiga planeringen och finansieringen av projektet bör säkerställas under 2010. ESV har i budgetunderlaget 20 för 2011 2013 föreslagit att regeringen fattar beslut om en långsiktig finansiering av regeringsuppdraget att leda och samordna införandet av e-beställningar i staten. ESV föreslår att regeringen tillskjuter 6,6 miljoner kronor årligen som fördelar sig enligt följande: 5 miljoner kronor årligen för arbetet att leda och samordna övergången till elektroniska beställningar i statsförvaltningen 1,6 miljoner kronor årligen för arbetet med gemensamma standarder inom offentlig sektor genom medverkan i Single Face To Industry (SFTI). 19 Finansdepartementet 2007/9783 (delvis) 20 ESV:s diarienummer 24-179/2010 23

Tydliga krav på myndigheterna behövs 5 Tydliga krav på myndigheterna behövs Regeringen bedömer 21 att statliga myndigheter senast vid utgången av 2013 bör kunna hantera sina beställningar av varor och tjänster elektroniskt. Regeringen skriver vidare att ESV föreslagit 22 ett stegvist införande och att regeringen bör reglera införandet på motsvarande sätt som vid genomförandet av elektroniska fakturor. Det etappvisa införandet innebär att cirka 75 procent av statsförvaltningen kommer att ha infört e-beställningar redan vid utgången av 2012. Små myndigheter med färre än 50 anställda bör undantas enligt ESV. ESV menar att regeringen måste göra det tydligt för myndigheterna vad de behöver göra genom att ställa formella krav på myndigheterna för att: Ge frågan prioritet så att myndigheter inleder förändringsarbetet och avsätter tillräckliga resurser. Tydliggöra kraven på förändringar både i myndigheters verksamhet och avseende IT-stöd. Kraven stödjer arbete för att uppfylla effektmålen som är prisbesparingar, förenklad hantering samt förbättrad kvalitet och service. Regeringen bör så fort som möjligt ställa formella krav på myndigheternas införande av e-beställningar. Det finns en betydande risk i att de formella kraven inte kommer på plats i god tid. Detta leder till att myndigheterna inte sätter av resurser och prioriterar nödvändiga verksamhetsförändringar utan bara inför ett it-system utan någon klar målsättning. Det kan i sin tur leda till att de förväntade positiva effekterna kostnadsbesparingar och förenklad hantering minskar dramatiskt eller helt uteblir. Det gäller framför allt myndigheterna som berörs i etapp 1 av införandet, men kan också leda till dåligt anseende för införandet och påverka kommande etapper negativt. De delar av ESV:s uppdrag som avser att följa införandet hos myndigheterna försvåras av att införandeplanen inte formellt kan fastställas. ESV ska enligt uppdraget bedöma behovet av reglering på området. Sedan ESV:s avrapportering i december 2009 och de förslag till reglering som då lämnades har inget ytterligare behov av reglering konstaterats. 21 Regeringens proposition 2009/10:175 Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt, sidan 60 ff. Riksdagsbehandlad 2 juni 2010. 22 ESV 2009:34 24

RISKANALYS OCH REALISERBARA BESPARINGAR 6 Riskanalys och realiserbara besparingar I detta avsnittet redovisas ESV:s arbete med riskanalys i e-beställningsinförandet och analys av realiserbara monetära besparingar som införandet av elektroniska beställningar ger upphov till. 6.1 Riskanalys ESV genomför löpande en uppdatering av den ursprungliga riskanalysen som upprättades inom projektet i syfte att identifiera risker som kan utgöra hinder och hot mot projektets måluppfyllelse. Syftet med riskanalysen är också att kunna vidta nödvändiga åtgärder i god tid för att hantera och om möjligt eliminera identifierade risker. De kritiska risker som finns för närvarande och hur dessa hanteras summeras nedan: Tabell 1 Kritiska risker Risk Beskrivning Åtgärd Formella krav om e- beställningar kommer för nära tidpunkten för införande Formella krav som gör det tydligt vad som krävs av myndigheterna vid ett införande av e-beställningar drar ut på tiden, vilket leder till att myndigheterna inte sätter av resurser och prioriterar nödvändigt förändringsarbete för att nå förväntade effekter. Risk för att det bara blir ett it-systeminförande utan förankring och nödvändiga förändringar i verksamheten. Detta kan i sin tur leda till att positiva effekter blir mindre eller helt uteblir. Det gäller framför allt myndigheterna som berörs i etapp 1 av införandet, men kan också leda till dåligt anseende för införandet och påverka kommande etapper negativt. Delar av ESV:s uppdrag som avser att följa införandet hos myndigheterna försvåras av att införandeplanen inte kan fastställas. ESV är aktiva i dialogen med Finansdepartementet. ESV kommunicerar tydligt om regeringens bedömning i den förvaltningspolitiska propositionen 23 och kopplingen till ESV:s förslag till införandeplan 24. Regeringen bedömer att 75 procent av statsförvaltningen ska ha infört e-beställningar till utgången av 2012. För att nå dit krävs att den statliga förvaltningen följer den införandeplan ESV tidigare föreslagit. Stort förändringsarbete hos myndigheter Tidigt byte av e- fakturalösning Myndigheter vidtar inte tillräckliga åtgärder i sitt förändringsarbete Vissa myndigheter behöver byta dagens e-fakturalösning redan före införandet av e-beställningar. ESV är aktiva i rollen att ge stöd och information, fastställer formella föreskrifter och allmänna råd i god tid, har tät uppföljning samt visar förebilder och lyfter fram egna incitament för myndigheterna. Information och stöd minimerar eventuella problem. 23 Regeringens proposition 2009/10:175, Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt, sidan 60 24 ESV 2009:34 25

Riskanalys och realiserbara besparingar Riskanalysen uppdateras fortlöpande i arbetet i enlighet med ESV:s projektmodell. 6.2 Realiserbara monetära besparingar som e- beställningsprojektet ger upphov till Bedömningar i detta avsnitt bygger på ESV:s tidigare principiella ställningstaganden och lönsamhetsbedömningen 25 för införandet av e-beställningar. I denna analys gäller lönsamhetsbedömningen tidsperioden 2010 2016. 6.2.1 ESV:s tidigare principiella ställningstaganden ang hemtagning ESV har i tidigare rapporter kring effektivisering av statlig administration framfört följande: Det behövs både mer kraftfulla incitament och minskade hinder för enskilda myndigheter. Ett tillräckligt förändringstryck behöver upprätthållas under en längre period. Detta tryck måste skapas från statsmaktsnivån. Ett ekonomiskt tryck som driver på utvecklingen behöver skapas. Myndigheterna bör åtminstone initialt få behålla en del av den bedömda besparingen. o ESV är mycket tveksam till att försöka beräkna besparingen för varje enskild myndighet. o ESV bedömer därför att det lämpligaste för att ta hem effektiviseringsvinster till statskassan är ett generellt produktivitetstryck på myndigheterna, vilket samtidigt skapar ett förändringstryck. 6.2.2 Hur stor är besparingen vid införande av elektroniska beställningar? De bedömda realiserbara besparingarna som införandet av elektroniska beställningar i staten ger upphov till är framförallt knutet till de kostnadsbesparingar som ESV redovisat i lönsamhetsbedömningen 26. Kostnadsbesparingen består av tre delar: Prisbesparingar avser bättre kunskaper om myndighetens behov, vilket på sikt ger möjligheter till bättre upphandlingar och därmed lägre priser för de inköp som görs i myndigheten. ESV har bedömt att dessa prisbesparingar är 0 4 procent, räknat på myndighetens totala inköpsvolym exkl. 25 ESV 2008:14 26 ibid 26

RISKANALYS OCH REALISERBARA BESPARINGAR försörjningssektorerna. Potentialen uppgår till 1,4 miljarder kronor 27 ackumulerat över 2 år för införande och 5 års användning. Ökad ramavtalstrohet innebär att myndigheten bättre utnyttjar fördelarna med ramavtal och faktiskt betalar enligt de avtalade priserna som myndigheten åstadkommit i ramavtalen. ESV har inte värderat denna nytta i pengar då denna är mycket svårbedömd. Ökad prismedvetenhet innebär att beställare som använder IT-stöd tydligare ser vad saker faktiskt kostar, vilket underlättar prisjämförelser. ESV har inte värderat denna nytta i pengar då denna är mycket svårbedömd. 6.2.2.1 Avgränsning i denna analys Genom att införa e-beställningar i staten får myndigheterna en förenklad hantering, vilket avser de interna processerna för att hantera beställningar. Vidare kan leveranser och fakturor effektiviseras ytterligare så att manuella moment och dubbelarbete försvinner. I tidigare underlag kring lönsamheten har även denna nytta räknats med i pengar. ESV har bedömt tidsbesparingen till 5-10 minuter per beställning. Den delen av lönsamhetsbedömningen uppstår på ett stort antal ställen i förvaltningen och är svårare att direkt realisera och är därför inte medräknad i denna analys. 6.2.3 Hur realiseras besparingen? Övergången till e-beställningar består av två centrala delar. 1. Utformning av processer, rutiner och mål för inköpsverksamheten för myndigheterna. 2. Införande av IT-stöd som stödjer de definierade inköpsprocesserna. För att myndigheterna ska lyckas med övergången är det viktigt att dess ledning engagerar sig i förändringsarbetet och avsätter resurser för arbetet. Det är avgörande att ha ett heltäckande och integrerat angreppssätt för att förbättra inköpsverksamheten. Inköpsuppdrag från ledningsnivå definierar inköpsverksamhetens övergripande uppgift för att länka till och stödja verksamhetsstrategin, vilken i sin tur anger inköpsstrategi för att segmentera, prioritera och ange övergripande angreppssätt för produktgrupper. Produktgrupperna bidrar till att skapa en hierarkisk struktur över myndighetens inköp genom att klassificera inköpen i lämpliga huvudkategorier och underkategorier. Syfte med kategoriseringen är att skapa en struktur som kan användas i arbetet med att analysera, klassificera och styra myndighetens inköp. 27 Potentialen innefattar inte längre myndigheter med färre än 50 anställda, som en följd av att de undantas från införandet. 27

Riskanalys och realiserbara besparingar Specifika strategier för olika produktgrupper inkluderar analys av inköpsvolym, leverantörsmarknad och verksamhetsbehov för att sätta urvalskriterier för leverantörer. Produktgruppsstrategin kommer i sin tur driva organisationsstruktur och styrning vilken påverkar målbilden för IT-stöd för alla produktgrupper vilken beskriver hur produktgrupper köps i en integrerad systemmiljö. Denna miljö stödjer sedan hemtagning av besparingar genom hög avtalstrohet baserat på information, inköpsprocesser och riktlinjer enligt ovan vilket möjliggörs av byggblocken för inköpsförmåga kompetens, visibilitet genom information, standardverktyg, metoder och tekniker samt god ledarskapsförmåga och konsekvent agerande. Med detta på plats och i praktisk användning finns möjligheter för myndigheterna att i en kontrollerad process, vilket illustreras i figuren nedan, gå från en bedömd lönsamhet till en realiserad besparing. När besparingen realiserats krävs beslut om hur den ska användas, till exempel som reinvestering i verksamheten eller om en budgetreduktion ska ske eller en kombination av flera alternativa användningssätt är att föredra. Figur 3 Inköpsbesparingar i olika nivåer Inköpsbesparingar slår igenom i budgetprocessen så att besparingar genererar vinst eller möjlighet till reinvestering Identifierad besparing Identifierad besparing enligt nyttovärdering i beslutad produktgruppsstrategi Levererad besparing Potentiell besparing enligt nytecknade avtal, vid full avtalstrohet Realiserad besparing Avrop mot tecknade avtal, vilket realiserar besparingen avtalstrohet mot tecknade avtal säkerställs med hjälp av e-beställningar Omringad besparing Besparing redo för reinvestering eller vinsthemtagning när verksamheten spenderar mindre pengar inom en viss produktgrupp, som en effekt av bättre avtal, kan budgeten reduceras 6.2.3.1 Hemtagning förutsätter åtgärder och integrering Åtgärder behöver vidtas för att den beräknade potentialen/lönsamheten ska realiseras i form av en kostnadsminskning i myndigheterna för att dels effektivt implementera initiativet, dels integrera detta med andra åtgärder för att få en optimal lösning. 28

RISKANALYS OCH REALISERBARA BESPARINGAR Lönsamhetsbedömningarna omfattar både kostnadsminskningar som relativt enkelt kan identifieras och tas hem (t.ex. hela årsarbetskrafter) och mer diffusa effekter (t.ex. relativt små tidsvinster för många personer) som ofta kan nyttiggöras först som en av flera förändringar vid en samlad översyn av verksamheten. I vissa fall kan en nytta vara av värde för verksamheten, även om den inte kan tas hem som en ren kostnadsbesparing. Det kan istället ge utrymme för verksamhetsutveckling. Mindre myndigheter har oftast större andel diffusa kostnader på grund av mindre grad av specialisering (men oftast också större sårbarhet). Vissa enskilda myndigheter kommer inte att ha praktisk möjlighet att nå så långt som ESV:s bedömning för helheten säger. Det finns dock andra som sannolikt kan göra en ännu större effektivisering i sin verksamhet. 6.2.4 Hur fördelar sig besparingarna på olika nivåer i statsförvaltningen och vid vilken tidpunkt kan besparingen realiseras? I lönsamhetsbedömningen 28 har vi delat upp myndigheterna mellan olika typfall, eftersom att det finns stora skillnader mellan myndigheterna. Uppdelningen har gjorts utifrån två kriterier: Transaktionsvolymer Processer för elektroniska beställningar 28 ESV 2008:14 29

Riskanalys och realiserbara besparingar De olika kriterierna beskrivs nedan: Tabell 2 Presentation av olika typorganisationer Typ Beskrivning Lev. fakturor 29 M1 32 M2 M3 M4 M5 Små och medelstora myndigheter, rapporterar ej till TDB. Kommer sannolikt att använda enkla lösningar för e-inköp. Andelen av den totala inköpsvolymen elektroniskt är liten. Medelstora myndigheter, rapporterar ej till TDB. Kommer sannolikt att använda enklare lösningar för e-inköp. Andelen av den totala inköpsvolymen som hanteras elektroniskt är medelstor. Medelstora myndigheter, rapporterar ej till TDB. Kommer sannolikt att använda enklare lösningar för e-inköp. Andelen av den totala inköpsvolymen som hanteras elektroniskt är stor. Stora/medelstora myndigheter som rapporterar till TDB. Kommer sannolikt att använda avancerade lösningar för e-inköp. Andelen av den totala inköpsvolymen som hanteras elektroniskt är stor. Stora myndigheter som rapporterar till TDB. Kommer sannolikt att använda mer avancerade lösningar för e-inköp. Andelen av den totala inköpsvolymen som hanteras elektroniskt är mycket stor. Antal i gruppen 30 2000 20 Förslag till införandeplan 31 10 000 45 Etapp 3 30 000 45 75 000 50 275 000 20 Etapp 2 Etapp 1 Införandet av elektroniska beställningar medför stora möjligheter till prisbesparingar på de inköp som genomförs. Bedömningen nedan av prisbesparingar grundar sig på en vägd bedömning mellan erfarenheter från organisationer som infört elektroniska beställningar och på potentialer som internationella organ bedömt. För att kunna realisera dessa nyttor krävs att inköp hanteras som en strategisk fråga. Det går inte att enbart införa ett IT-stöd för inköpsprocessen för att realisera dessa nyttor. Tabell 3 Prisbesparing per år Prisbesparing 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Besparing/år 0 % 0 % 1 % 2 % 3 % 4 % I kalkylerna har hänsyn tagits till att myndigheterna inte förväntas realisera den fulla potentialen som elektroniska beställningar medger. I praktiken kan många hinder förekomma och det vore fel att anta att nyttan skulle falla ut till hundra procent. Det är mycket svårt att göra en korrekt uppskattning av hur stor del av potentialen som kommer att realiseras. En del av tidsbesparingarna ligger inom myndigheternas administration och är lättare att effektuera, än om den vore utspridd i organisationen. 29 Medelvärde antal lev.fakturor, Sammantaget har staten ca 11 miljoner årliga leverantörsfakturor. Grupperingen av myndigheterna ovan, baseras på skilda förutsättningar hos olika myndigheter. Underlaget om volymuppgifter baseras på sammanställningar i TDB samt bedömningar som ESV gjorde tillsammans med Riksgälden i förstudien för e-fakturering i staten. 30 Antalet myndigheter avser ungefärligt antal myndigheter som är bokföringsskyldiga och ska lämna årsredovisning enligt Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring 31 Övergripande koppling mot ESV:s förslag till införandeplan (ESV 2009:34) för myndigheterna 32 Här har gruppen minskats med 70 myndigheter jämfört med i lönsamhetsbedömning, utifrån att myndigheter med färre än 50 anställda undantas. 30

RISKANALYS OCH REALISERBARA BESPARINGAR I diagrammet nedan redovisas de antaganden som gjorts för hur hemtagningen av nyttor sker på aggregerad nivå: Diagram 1 Utveckling av hemtagning av nyttor för staten som helhet Utveckling av effekthemtagning 80% 60% 40% 20% Realisering i praktiken 0% 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Ur diagrammet framgår att realiserade nyttor, sett ur statens perspektiv, planar ut vid 75 % av maximal nytta. Det är dock viktigt att understryka att detta utgör ett medelvärde. Det finns enskilda myndigheter som kommer att ta hem fulla potentialen, likaväl som det finns myndigheter som tar hem ännu mindre del av nyttan. Tabellen nedan visar hur besparingen vid ett bra införande kan realiseras på olika nivåer och när den tidigast kan realiseras med ESV:s lönsamhetsbedömning 33 som utgångspunkt. Tabell 4 Möjlig årlig besparing baserad på nettonytta vid införandet av e- beställningar exklusive nyttor för förenklad hantering (alla belopp tusentals kronor har diskonterats med 4 procent till 2010-års nivå) Myndighetstyp 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 M1-1 503 1 051 7 950 13 177 M2-1 817-10 351 5 553 45 898 62 827 M3-8 080-3 649 103 877 276 598 418 415 M4-15 783-193 356-25 691 23 199 55 560 85 397 M5-22 250-146 483 96 089 310 039 601 607 782 303 Staten inkl. stabsfunk. -9 480-45 648-356 589 48 304 437 383 984 983 1 359 590 33 ESV 2008:14 31

Riskanalys och realiserbara besparingar När det gäller kostnaderna som är förknippade med införandet av elektroniska beställningar i staten för de olika myndigheterna, så är en viktig komponent de aktiviteter som behöver genomföras inom projekt och senare i fortlöpande arbete ute på myndigheterna. Även företagen kan behöva vissa aktiviteter i varierande omfattning. ESV kommer som central förvaltningsmyndighet att genomföra en rad aktiviteter av förberedande och stödjande karaktär. Tabell 5 Kostnader, prisbesparingar, årligt nettonytta och diskonterad årlig nettonytta baserad på nettonytta vid införandet av e-beställningar exklusive nyttor för förenklad hantering (alla belopp tusentals kronor) 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Kostnader 9 480 47 474 385 687 164 293 194 278 136 965 137 243 Prisbesparingar 0 0 0 218 628 705 955 1 335 348 1 857 559 Årlig nettonytta -9 480-47 474-385 687 54 335 511 676 1 198 383 1 720 316 Årlig besparing, diskonterad* -9 480-45 648-356 589 48 304 437 383 984 983 1 359 590 * har diskonterats med 4 procent till 2010-års nivå Införandet av elektroniska beställningar innebär också en rad systemrelaterade kostnader beroende på vald lösning. Finansiella effekter som lån, amorteringar och räntor motsvaras inte av resursförbrukning och har därför inte tagits upp i lönsamhetskalkylen 34. Licenser Avgifter för tjänster i samband med överföring av elektroniska dokument och inköpssystem Support och underhåll Konsultarvoden för förstudie och införanden Kostnaderna för respektive organisationstyp har beräknats enligt vissa schabloner. En viktig fråga att ställa sig när förvaltningen ska gå från ord till handling är vilka hinder som finns för att realisera de önskvärda och teoretiskt beskrivna nyttorna. En teoretisk rationalisering, som bland annat innefattar förändrat arbetssätt, står och faller med erfarenheten, förankringen och attityden hos de berörda medarbetarna. Ett förändringsarbete kan och bör inte styras utifrån ett ingenjörsmässigt och objektivt 34 ESV 2008:14 32

RISKANALYS OCH REALISERBARA BESPARINGAR sätt. Det ligger en stor utmaning i att skapa samsyn och engagemang hos förändringsarbetets deltagare och intressenter. En it-baserad verksamhetsutveckling av inköpsprocessen är komplex och omfattar många beroenden och faktorer. Medborgarnas och företagens förväntningar, regeringens krav samt de enskilda myndigheternas förutsättningar att genomföra utvecklingen och klara av att, på ett kontrollerat sätt, hantera den komplexiteten påverkar möjligheterna att nå de önskade effekterna. Komplexiteten i utvecklingen av effektiva inköpsprocesser i statsförvaltningen påverkas bland annat av följande faktorer: kultur homogen eller flera professioner och kulturer resurser begränsade eller många manår förändringsarbetets betydelse lågt eller högt politiska förhållanden förankrat eller motsättningar intressenter få och förutsägbara eller många och svåra att förutsäga, utvecklingen på marknaden av varor och tjänster förväntat resultat förutsägbart, definierbart eller sammansatt och svårt att förutsäga leverans en sammanhängande eller många olika placering samma plats eller många olika tidsramar generösa eller snäva organisation mindre inom samma verksamhet eller många verksamheter som deltar, omorganisationer etc. lösning och teknik känd, standard eller nyutvecklad Sammantaget påverkar också dessa faktorer möjligheterna att följa effekterna av ett enskilt initiativ som till exempel införandet av elektroniska beställningar. ESV avser att tillsammans med myndigheterna utreda möjligheterna att följa införandet med hjälp av standardiserade gemensamma indikatorer. 33

BEROENDEN AV OCH PÅVERKAN PÅ ANNAN VERKSAMHET 7 Beroenden av och påverkan på annan verksamhet 7.1 Upphandling av statliga ramavtal för e-handelstjänst ESV offentliggjorde sitt beslut att tilldela kontrakt den 17 juni avseende upphandling av statligt ramavtal för E-handelstjänst. Ramavtalen innehåller fullständiga funktioner för att elektroniskt beställa varor och tjänster, administrera pris- och produktkataloger samt för att hantera fakturor elektroniskt. E-handelstjänsten möjliggör därmed en obruten elektronisk hantering från det att beställaren till exempel väljer varan/tjänsten från en sortimentsförteckning fram till dess att fakturan är bokförd. Grundläggande för e-handelstjänsten är att den ska kunna kommunicera med myndigheter och leverantörer med olika tekniska plattformar och systemlösningar. Ramavtalet för E-handelstjänst omfattar även funktionalitet för att hantera fakturor. Upphandlingen har genomförts inom ramen för den statliga inköpssamordningen och samordnades särskilt med ESV:s övriga upphandlingar av ekonomiadministrativa system. Som framgår av upphandlingsprotokollet avser ESV att teckna ramavtal med följande leverantörer: Visma Proceedo AB Logica Sverige AB ebuilder AB Två av de företag som deltagit i upphandlingen har hos Förvaltningsrätten begärt överprövning av ESV:s beslut. Förvaltningsrätten har den 24 juni fattat ett interimistiskt beslut vilket innebär att ESV inte kan avsluta upphandlingen innan Förvaltningsrätten tagit ställning till inlämnade begäran om överprövning. ESV kan för närvarande inte lämna några besked om de tidsmässiga effekterna av överprövningarna men återkommer så snart besked kan lämnas. För den som vill veta mera om det beslut som ESV har fattat så finns ESV:s upphandlingsprotokoll tillgängligt på www.esv.se/omesv/upphandling. 7.2 Kammarkollegiet ESV har fortlöpande kontakter med Kammarkollegiet i syfte att samordna de båda myndigheternas arbete som nära angränsar med varandra. Kammarkollegiet deltar i 34

Beroenden av och påverkan på annan verksamhet styrgruppen för ESV:s projekt att leda och samordna införandet av elektroniska beställningar i staten. I arbetet med upphandling av statliga ramavtal för e-handelstjänst har Kammarkollegiet också deltagit i styrgruppen. Ett fortsatt arbete har skett sedan december med att samordna presentationssätt av centrala delar i myndigheternas inköpsprocesser. Kammarkollegiet genomför processkartläggning av upphandlingsprocessen i syfte att bidra till en helt elektronisk inköpsprocess. Detta arbete bygger vidare på den processkartläggning som ESV genomförde under 2008 för delar av inköpsprocessen. Kammarkollegiet har i början av 2010 gått in som en av tre huvudmän i Single Face To Industry (SFTI) tillsammans med ESV och Sveriges Kommuner och Landsting. ESV och Kammarkollegiet för löpande diskussioner om samordning kring frågor som rör strategiskt inköp, information till myndigheter och leverantörer och vanligt förekommande frågor, vilka kan struktureras och presenteras i en så kallad FAQ (Frequently Asked Questions). 7.2.1 Uppdrag att förbereda och genomföra inordnande av inköpsverksamheter inom den statliga inköpssamordningen Regeringen har uppdragit 35 åt Kammarkollegiet att förbereda och genomföra inordnandet av upphandlingsverksamheterna som sker genom ramavtal, och som avser statlig inköpssamordning vid vissa myndigheter senast den 1 januari 2011. En framgångsfaktor vid införande av elektroniska beställningar i staten är att de statliga ramavtalen är anpassade till elektronisk handel. ESV kommer därför att föra en dialog med Kammarkollegiet kring hur övergången till elektroniska beställningar påverkar kravställandet i kommande upphandlingar av statliga ramavtal. 7.3 Riksarkivet ESV har löpande samverkan med Riksarkivet i en rad frågor. Knutet till införandet av elektroniska beställningar förs en diskussion med Sveriges Kommuner och Landsting, Kammarkollegiet och Riksarkivet kring arkiveringsfrågor för inköpsprocessen som helhet. Syftet med detta är att ge vägledning för myndigheter, kommuner och landsting kring hur arkiveringsreglerna ska tillämpas i praktiken. 35 Finansdepartementet2010/2733 (delvis) 35

BEROENDEN AV OCH PÅVERKAN PÅ ANNAN VERKSAMHET 7.4 Koncentration av administrativ stödverksamhet Regeringen bedömer 36 att för att öka effektiviteten och minska administrationskostnaderna i statsförvaltningen bör myndigheterna pröva om den administrativa stödverksamheten ska utföras i samverkan eller i annan regi. En viktig fråga framöver blir att samordna övergången till elektroniska beställningar med en utveckling mot mer koncentrerad hantering av administrativ stödverksamhet i statsförvaltningen. ESV och E-delegationen har inlett en dialog kring dessa frågor för att hålla varandra uppdaterade inom området. Det bör finnas synergieffekter mellan arbetet med elektroniska beställningar och en mer koncentrerad administrativ hantering. Mindre och medelstora myndigheters framtida effektivisering av inköpsverksamheten med elektroniska beställningar skulle kunna underlättas och ytterligare effektiviseras om detta arbete helt eller delvis kunde ske myndighetsgemensamt. 7.5 Sveriges Kommuner och Landsting ESV samverkar sedan 2005 nära med Sveriges Kommuner och Landsting inom ramen för Single Face To Industry (SFTI) för att ge rekommendationer om standarder och stöd för deras användning. Sedan början av 2010 deltar även Kammarkollegiet i detta arbete som en av huvudmännen. SFTI riktar sig både till offentliga köpare, leverantörer till offentlig sektor och de företag som erbjuder it-system och tjänster inom området. Samtliga dessa aktörer deltar också i arbetet med att ta fram rekommendationer för standarder och stöd för deras användning. Samarbetet inom SFTI har visat sig vara en viktig framgångsfaktor i införandet av e- faktura 2005 2008. ESV ser det angeläget att fortsätta detta arbete. 7.6 Utredning om upphandlingsstödjande verksamhet Regeringen har uppdragit 37 åt Statskontoret att dels utreda och lämna förslag på hur upphandlingsstödjande verksamheter i statlig regi kan samordnas, dels utreda hur stabsstödet på upphandlingsområdet bör utvecklas för att möta Regeringskansliets behov. Införandet av elektroniska beställningar påverkas av Statskontorets arbete bland annat på grund av kopplingen till ESV:s upphandlingsverksamhet och transaktionsdatabasen (TDB) i informationssystemet Hermes. TDB innehåller 36 Regeringens proposition 2009/10:175, Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt 37 Finansdepartementet 2010/2735 (delvis) 36

Beroenden av och påverkan på annan verksamhet information om statliga myndigheters inköp av varor och tjänster från utomstatliga leverantörer. 7.7 Övrig samverkan ESV har också i arbetet haft kontakter med Konkurrensverket och Tillväxtverket bland annat inom ramen för den samverkansgrupp som finns för detta uppdrag. 37

BEROENDEN AV OCH PÅVERKAN PÅ ANNAN VERKSAMHET Bilaga 1 Jämförelse för större initiativ inom området effektiv administration e-faktura e-beställningar SAMMA 38 Typ av kalkyl Lönsamhetskalkyl med nuvärden Översiktlig potentialbedömning i förstudie Perspektiv Investeringskalkyl med 2 år införande och 5 års användning Årlig effekt vid genomförande i full skala. Förslag: Stegvis genomförande med lönsamhetskalkyl för varje etapp. Omfattning Myndighetsekonomisk, samhällsekonomisk Myndighetsekonomisk med statsfinansiellt perspektiv Framtagning Kostnadsbesparingar Förenklad hantering Kombination av workshops med myndighetsrepresentanter samt omvärldsstudier. Ca 100 miljoner kr ackumulerat över 5 års användning. Ca 4,3 miljarder kr över 5 års användning. Ca 3,5 miljarder ackumulerat över 5 års användning. Ca 1,3 miljarder över 5 års användning. Erfarenhetsbaserat (Gartner Group, Accenture m.fl, nordiska länder, stora myndigheter med interna servicecenter) + BESTAstatistik Alla kostnadseffekter: 650-900 milj. kr. motsv. 750-1050 årsarbetskrafter. Förbättrad kvalitet och service Kostnader (både uppstartskostnader och löpande förvaltningskostnader) Lönsamhetspotential= Kostnadsbesparingar +Förenklad hantering -Kostnader Beskrivet i rapporterna, men ej värderat i pengar. Ca 0,5 miljarder kr Ca 1,0 miljarder kr Partiellt bedömt för första steget (8 milj. kr. för ESV:s del) + berörda myndigheter får tas inom bef. ram. Uppstart för ev. nytt servicecenter ej bedömt. 3,9 miljarder= 0,1 4,3-0,5 3,8 miljarder= 3,5 1,3-1,0 Ej bedömt ESV har tagit fram kalkyler utifrån likartade principer, men som skiljer sig åt ur vissa avseenden: 38 E-delegationen har i sitt förslag till strategi i oktober 2009 (SOU 2009:86, avsnitt 6, bilaga 6) uppskattat besparingspotentialen för gemensamma verksamhetsstöd med stöd av Accenture AB till 500-1.200 milj. kr/år i fullskala. Bedömningen baseras på kostnadsdata från de myndigheter som ingår i delegationen och Accentures erfarenhetsmässiga effektiviseringspotentialer och ligger i samma storleksordning som ESV:s bedömning från 2007 i SAMMA-rapporten. Krävs nyetablering av servicecenter beräknas en investeringskostnad på 200 milj. kr. årligen som delvis kan minska mht pensionsavgångar och anslutningstakt. 38

Beroenden av och påverkan på annan verksamhet Bedömningen kan utgöras av beräknat nuvärde för en period baserat på en investeringskalkyl över flera år inklusive kostnader för införande och förvaltning eller ha karaktär av översiktlig potentialbedömning i en förstudiefas. Beroende på initiativets karaktär kan bedömningen avse enskilda myndigheter, statsförvaltningen i sin helhet eller även omfatta effekter i övriga samhället. Som en följd av ovanstående så redovisas resultat på lite olika sätt: Lönsamhet i form av nuvärde för en viss period. Lönsamhet årsvis för en viss period. Effektiviseringspotential vid förväntad fullskaligt genomförande exklusive kostnader för förändringsarbetet (som kan redovisas separat och ev. enbart partiellt). En jämförelse mellan större initiativ återfinns i tabellen ovan. 39

ESV utvecklar och förvaltar en effektiv ekonomisk styrning av staten. Vi tar fram bra beslutsunderlag för den ekonomiska politiken. Vi skapar goda förutsättningar för regering och riksdag till en tydlig och effektiv styrning av statliga myndigheter. Vi säkerställer god tillgång för myndigheterna till bra metoder och effektivt stöd i sin verksamhetsstyrning ESV har bred och djup kompetens och arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn 08-690 43 00 Box 45316 Fax 08-690 43 50 ISSN: 104 30 Stockholm www.esv.se ISBN: