Årlig revisionsrapport Europeiska integrationsfonden - Årligt program 2008 2013:13
ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Datum: 2011-03-25 Dnr: 60-273/2011 ESV-nr: 2013:13 Copyright: ESV Rapportansvarig: Niklas Grönlund
FÖRORD Förord I detta ärende har avdelningschef Ulrika Bergelv beslutat. Uppdragsledare Niklas Grönlund har varit föredragande. Stockholm, den 25 mars 2011 Ulrika Bergelv Niklas Grönlund Rapporten sändes tillsammans med övriga avslutsdokument till EU kommissionen den 30 mars 2011. EU kommissionen avvisade rapporteringen och begärde kompletterande information från ansvarig och attesterande myndighet. Reviderade dokument skickades i augusti 2012. Till: EU kommissionen Generaldirektoratet för inrikes frågor Kopia Ansvarig myndighet, Svenska ESF-rådet Attesterande myndighet, Svenska ESF-rådet Riksrevisionen Justitiedepartementet 3
INNEHÅLL Innehåll Förord... 3 1 Allmän information... 6 1.1 De organ som medverkat i utarbetandet av rapporten... 6 1.2 Identifiering och motivering av viktigare förändringar av genomförandet av revisionsplanerna som avser det berörda årliga programmet... 6 1.3 Sammanfattande tabell av resultaten från revisionerna... 7 2 Systemrevisioner... 9 2.1 Organ som utfört revisionerna... 9 2.2 En sammanfattande förteckning över de revisioner som utförts... 9 2.2.1 Processer granskade inför avslut av årligt program 2007... 9 2.2.2 Processer granskade inför avslut av årligt program 2008... 9 2.3 Huvudsakliga resultat, rekommendationer och slutsatser som dragits i revisionsarbetet med avseende på förvaltnings- och kontrollsystemen... 9 2.4 Revisionsresultatens ekonomiska konsekvenser... 9 2.5 Ytterligare arbete, när så är lämpligt... 9 2.6 Angivelse av huruvida eventuella problem som konstaterats kan anses vara systemrelaterade och vilka åtgärder som vidtagits, inklusive en beräkning av eventuella finansiella korrigeringar... 10 2.7 Information om uppföljningen av revisionsrekommendationerna... 10 3 Projektrevisioner... 10 3.1 Organ som utfört revisionerna... 10 3.2 En sammanfattande förteckning över utförda revisioner och procentandelen av kontrollerade utgifter i förhållande till de sammanlagda stödberättigande utgifter som deklarerats till kommissionen... 10 3.2.1 Projektrevision inför årlig revisionsrapport avseende årligt program 2007... 10 3.2.2 Projektrevision inför årlig revisionsrapport avseende årligt program 2008... 11 3.2.3 Mål och omfattning på ESV:s projektrevisioner... 11 3.3 Huvudsakliga resultat, rekommendationer och slutsatser av revisionerna med avseende på de genomförda projekten... 11 3.3.1 Sammanfattning granskningsresultat och felprocent... 11 3.3.2 Systemfel som orsakar direkt finansiell påverkan... 13 3.3.2.1 Kostnad för egen personal hos offentligt organ, inklusive kostnader för särskilda ändamål... 13 3.3.2.2 Kostnad för köp av tjänst med fokus på offentlig upphandling... 14 3.3.2.3 Övriga felaktigheter som orsakat direkt finansiell påverkan... 15 3.3.6 Tidigare iakttagna systemfel (se Årlig revisionsrapport årligt program 2007, ESV dnr 60-1079/2010)... 16 3.3.6.1 På platsen besök i enlighet med tillämpningsföreskrifterna artikel 15.1c... 16 3.3.6.2 TA-medel... 16 4
INNEHÅLL 3.3.6.3 Ansvarig myndighets prövning av stödmottagares tillämpning av regelverk för offentlig upphandling... 16 3.3.6.4 Kostnad för personal hos offentliga organ... 16 3.3.6.5 Lokalkostnader... 16 3.4 Slutsatser som dragits från revisionsresultaten avseende effektiviteten hos förvaltnings- och kontrollsystemet... 16 3.5 Revisionsresultatens ekonomiska konsekvenser... 17 3.6 Ytterligare arbete, när så är lämpligt... 17 3.7 Information om uppföljningen av revisionsrekommendationerna... 17 3.8 Angivelse av huruvida eventuella problem som konstaterats kan anses vara systemrelaterade och vilka åtgärder som vidtagits, inklusive en beräkning av eventuella finansiella korrigeringar... 18 4 Uppföljning av revisionsverksamhet som omfattas av tidigare rapporter... 18 B. Yttrande om hur förvaltnings- och kontrollsystemen fungerar... 19 1. INLEDNING... 19 2. GRANSKNINGENS OMFATTNING... 19 3. YTTRANDE... 19 C. Validering av ansökan om utbetalning... 22 1. INLEDNING... 22 2. GRANSKNINGENS OMFATTNING... 22 3. YTTRANDE... 22 5
ALLMÄN INFORMATION 1 Allmän information 1.1 De organ som medverkat i utarbetandet av rapporten Revisionsmyndigheten Ekonomistyrningsverket (ESV) har självständigt utarbetat den årliga revisionsrapporten. 1.2 Identifiering och motivering av viktigare förändringar av genomförandet av revisionsplanerna som avser det berörda årliga programmet Inga större förändringar av revisionsplanerna har skett. 6
ALLMÄN INFORMATION 1.3 Sammanfattande tabell av resultaten från revisionerna Revisionsrapport Medlemsstat: Sverige Berört årligt program: Årligt program 2008 Ställningen per 25/03/2011 Fond Integrations fonden SYSTEMREVISIONER SOM AVSLUTATS SEDAN DEN SENASTE RAPPORTEN Berörda Berörda Revisionens Antal mandagar Datum för myndigheter processer omfattning som använts slutrapporten Ej tillämpligt Revisioner av projekt som är kopplade till det årliga programmet för 2008, SEK (varav medel ur Fond Projekt Slutlig Integrationsfonden Integrationsfonden Integrationsfonden Make an impact (2009-00147) Öppen dörr (2009-00107) Meritportfölj/ kulturell komopetensutveckling (2009-00130) stödmottagare Stadsdelsförva ltningen Biskopsgården, Göteborgs Stad Uppsala kommun Huddinge kommun, KomVUX/ SFI Integrationsfonden) Totala stödberättigande kostnader (a) Stödberättigande kostnader som omfattats av revision (b) 1 066 998 (777 606) 815 049 (593 983) 720 355 (487 745) 702 817 (475 870) 961 586 (703 758) 787 630 (576 467) Finansiell korrigering (c) 272 882 (198 876) 96 329 (65 223) 787 630 (576 467) Felpro cent (d = c/b) 33,5% 13,7% 100% 7
ALLMÄN INFORMATION Fond Projekt Slutlig Integrationsfonden Integrationsfonden 6 H - Hur han blev han, hur hon blev hon (2009-00142) SAL Språkanpassade läromedel (2009-00104) stödmottagare Landstinget Sörmland, Kultur och utbildning Stockholm stad Utbildningsförvaltningen Språkcentrum Totalt Totalt årligt program Totala stödberättigande kostnader (a) Stödberättigande kostnader som omfattats av revision (b) 1 257 919 (880 543) 1 067 242 (747 069) 816 760 (612 570) 624 070 (468 053) 4 823 618 SEK (3 462 222) (e) 12 783 203 SEK (9 575 519) 3 996 807 SEK (2 861 442) (f) 3 996 807 SEK (2 861 442) Finansiell korrigering (c) 299 490 (209 643) 326 083 (244 562) 1 782 414 (1 294 771) Täckningsgrad: (= f/e) = 31,3 (29,9) % Felpro cent (d = c/b) 28,1% 52,3% 44,6 (45,2) Beräkningar enligt SOLID/2010/15 Toleransnivå 2 % av 9 575 519: 191 510 SEK Identifierat felbelopp i urvalet: 1 294 771 1 SEK Felprocent [= c/a]: 37,40 % Av ESV bedömt stödberättigat gemenskapsbidrag i revisionens urval [=a-c]: 2 167 451 SEK. Av ansvarig myndighet vidtagna finansiella korrigeringar utifrån revisionens rekommendationer (Integrationfondsmedel i SEK): Meritportfölj (130) 430 776 Totalt 430 776 Kvarvarande icke stödberättigade kostnader i populationen: 863 995 SEK. Täckningsgrad efter ansvarig myndighets finansiella korrigeringar: 25,4 %. Felprocent i ansvarig myndighets rekvirerade medel: 9,02 % 1 Beloppet avviker med 1 SEK från ESV:s belopp i yttrandet och validering p.g.a. öresavrundiningar. 8
SYSTEMREVISIONER 2 Systemrevisioner 2.1 Organ som utfört revisionerna Revisionsmyndigheten, ESV. 2.2 En sammanfattande förteckning över de revisioner som utförts 2.2.1 Processer granskade inför avslut av årligt program 2007 Se årlig revisionsrapport, ESV dnr: 60-1079/2010, avseende årligt program 2007, rubrik 1.3 för vilka processer som är granskade. Se vidare rubrik 2.3.1 t.o.m. rubrik 2.3.4 i ESV dnr: 60-1079/2010 för resultat och bedömningar i respektive systemrevision. Processer som omfattats av systemrevisioner inför avslut årligt program 2007: Programplanering Urval och tilldelning Delegering av uppgifter (ingår alltid i våra systemrevisioner) Betalning 2.2.2 Processer granskade inför avslut av årligt program 2008 Se rubrik 1.3 ovan. Där framgår att inga systemrevisioner har slutförts sedan inlämnandet av årlig revisionsrapport avseende årligt program 2007 till dags dato. Dock är en pågående systemrevision på väg att avslutas men de kontradiktoriska förfarandena med attesterande myndighet är inte avslutade än. Processer som granskningen omfattat: attestering av utgifter delegering av uppgifter 2.3 Huvudsakliga resultat, rekommendationer och slutsatser som dragits i revisionsarbetet med avseende på förvaltnings- och kontrollsystemen Ej tillämpligt. 2.4 Revisionsresultatens ekonomiska konsekvenser Ej tillämpligt. 2.5 Ytterligare arbete, när så är lämpligt Ej tillämpligt. 9
PROJEKTREVISIONER 2.6 Angivelse av huruvida eventuella problem som konstaterats kan anses vara systemrelaterade och vilka åtgärder som vidtagits, inklusive en beräkning av eventuella finansiella korrigeringar Ej tillämpligt. 2.7 Information om uppföljningen av revisionsrekommendationerna Ingen uppföljning har hittills skett av revisionsrekommendationerna som lämnats. 3 Projektrevisioner 3.1 Organ som utfört revisionerna Revisionsmyndigheten ESV. 3.2 En sammanfattande förteckning över utförda revisioner och procentandelen av kontrollerade utgifter i förhållande till de sammanlagda stödberättigande utgifter som deklarerats till kommissionen Nedan (rubrik 3.2.1 3.2.3) lämnas på begäran av kommissionen icke obligatoriska uppgifter enligt regelverket. Se vidare avsnitt under rubrik 3.3.1 för årligt program 2008 avseende förteckning över utförda revisioner och dess procentandel av kontrollerade utgifter i förhållande till sammanlagda stödberättigade utgifter som deklarerats till kommissionen. 3.2.1 Projektrevision inför årlig revisionsrapport avseende årligt program 2007 Granskat projekt Datum för revision Expediering av rapport ABF (00102) juni-aug 2010 2010-10-11 Katrineholm (00098) juni-aug 2010 2010-10-27 Malmö (00144) juni-aug 2010 2010-10-27 Studiefrämjandet (00132) juni-aug 2010 2010-10-27 Södertälje (00138) juni-aug 2010 2010-10-11 Transkulturellt SLL (00106) juni-aug 2010 2010-10-11 ULL (00122) juni-aug 2010 2010-10-11 Länsbibl Umeå (00137) juni-aug 2010 2010-10-27 Justitiedep (00126) juni-aug 2010 2010-10-11 TA-medel okt-nov 2010 2010-11-17 10
PROJEKTREVISIONER 3.2.2 Projektrevision inför årlig revisionsrapport avseende årligt program 2008 Se även rubrik 1.3 ovan. Granskat projekt Datum för revision Expediering av rapport 2009-00147 nov 2010-jan 2011 2011-02-25 2009-00107 nov-dec 2010 2011-02-25 2009-00130 Dec 2010-jan 2011 2011-03-09 2009-00142 nov 2010-feb 2011 2011-03-09 2009-00104 nov 2010-dec 2010 2011-03-09 3.2.3 Mål och omfattning på ESV:s projektrevisioner Målet har varit att, i enlighet med grundläggande rättsakten Rådets beslut nr 2007/435//EG artikel 28.1 b, granska ett lämpligt urval åtgärder så att de redovisade utgifterna kontrolleras och där urvalet ska motsvara minst 10 % av varje årligt programs stödberättigade utgifter. Ansökan och beslut om utbetalning samt övriga relevanta handlingar har inhämtats hos ansvarig myndighet och stödmottagaren. Vid besök hos stödmottagaren har information om projektets genomförande erhållits och verifierats samt att verifikationer har granskats. Därefter har ytterligare kompletterande underlag vid behov inhämtats från stödmottagaren. I granskningen har korrektheten i utbetalade bidrag bedömts genom att använda revisionsmyndighetens checklistor avseende kraven i EG förordning 435/2007 samt EG förordning 457/2008. 3.3 Huvudsakliga resultat, rekommendationer och slutsatser av revisionerna med avseende på de genomförda projekten 3.3.1 Sammanfattning granskningsresultat och felprocent Projekt (projektnr) (2009-00147) Make an impact AM godkänt i SEK (varav finansiering ur IF) 1 066 998 (777 606) ESV granskat i SEK (varav finansiering ur IF) 815 049 (593 983) ESV finansiell korrigering i SEK (varav finansiering ur IF) 68 533+ 19 391+ 40 262+ (2009-00107) Öppen dörr 720 355 (487 745) 702 817 (475 870) 144 696= 272 882 (198 876) 96 329 (65 223) 11
PROJEKTREVISIONER (2009-00130) Meritportfölj/ kulturell kompetensutv 961 586 (703 758) 787 630 (576 467) 280 785+ 98 850+ 407 995= 787 630 (576 467) (2009-00142) 6 H - Hur han blev han, hur hon blev hon 1 257 919 (880 543) 1 067 242 (747 069) 26 344+ 199 127+ 36 934+ 37 085= 299 490 (209 643) (2009-00104) SAL Språkanpassade läromedel 816 760 (612 570) 624 070 (468 053) 272 463+ 53 620 = 326 083 (244 562) SUMMA 4 823 618 SEK (3 462 222) 3 996 807 SEK (2 861 442) 1 782 414 (1 294 771) Ansvarig myndighet har totalt godkänt 9 575 519 SEK. Täckningsgrad av totala gemenskapsmedel vid granskningstillfället: 29,9 %. Beräkningar i enlighet med SOLID/2010/15 Toleransnivå 2 % motsvarar övre gräns för felaktiga belopp i hela populationen (9 575 519 SEK): > 191 510 SEK. Identifierat felbelopp: 1 294 771 SEK. Felprocent avseende gemenskapsmedel i årligt program 2008 för revisionens stickprov: 37,4 %. Av ansvarig myndighet vidtagna finansiella korrigeringar utifrån revisionens rekommendationer, integrationsfondsmedel i SEK: Meritportfölj (130) 430 776 Totalt 430 776 Kvarvarande icke stödberättigade kostnader i populationen: 863 995 SEK. Granskad medfinansiering efter ansvarig myndighets finansiella korrigeringar: 2 430 666 SEK. Täckningsgrad efter ansvarig myndighets finansiella korrigeringar: 25,4 %. Felprocent i ansvarig myndighets rekvirerade medel: 9,02 % Revisionsmyndigheten har granskat 25,4 procent av gemenskapsstödet. Med hänvisning till tidsbrist har inga utökade granskningar hunnit genomföras för att utreda huruvida revisionens identifierade systemfel även förekommer i de projekt som inte omfattats av revision. ESV bedömer dock det sannolikt att åtminstone fel 12
PROJEKTREVISIONER avseende kostnad för personal hos offentliga organ torde förekomma i de projekt som inte omfattats av revision. Slutsats: Felprocenten överstiger Kommissionens fastställda toleransnivå två procent. Eftersom inga ytterligare finansiella korrigeringar kommer att vidtas så bedöms medlemsstatens slutredovisning innehålla väsentliga fel. Revisionen av projekt visar att förvaltnings- och kontrollsystemet inte fungerat effektivt i synnerhet avseende ansvarig myndighets kontroller för kostnader för köp av tjänst med fokus på efterlevnad av tillämpligt regelverk för offentlig upphandling och kontroll av efterlevnad av regelverket för kostnad för offentliganställdas egen personal inkluderande kostnader för särskilda ändamål. 3.3.2 Systemfel som orsakar direkt finansiell påverkan Nedanstående brister i ansvarig myndighets handläggning bedöms vara av systemkaraktär och förklarar 982 027 SEK motsvarande 76 % av ESV:s underkända kostnader (1 294 771 SEK) i det årligt program 2008. Ansvarig myndighet rekommenderas vidta åtgärder i syfte att eliminera att nedan iakttagna systemfel med direkt finansiell påverkan återupprepas. 3.3.2.1 Kostnad för egen personal hos offentligt organ, inklusive kostnader för särskilda ändamål Enligt ESV bedöms ansvarig myndighet i sin handläggning inte ha genomfört fullständiga prövningar av regeln särskilda villkor för offentliga organs personalkostnader enligt tillämpningsföreskrifterna bilaga XI rubrik II 1.1.1 avseende personal i stödmottagarens organisation som bara innehar en stödroll. Lönekostnader för personal som innehar en stödroll i projekten har tagits upp under direkta lönekostnader men borde tagits upp under indirekta kostnader. Belopp som av ESV bedömts vara icke stödberättigat i enlighet med bilaga XI och som beror på denna brist i ESV:s urval, 68 388 SEK enligt nedan, motsvarande 5 % av sammanlagt identifierat felbelopp. Felbelopp varav IF-medel Projekt Make an impact: 68 533 SEK 49 947 SEK Projekt 6 H: 26 344 SEK 18 441 SEK Summa: 94 877 SEK 68 388 SEK Enligt ESV bedöms ansvarig myndighet i sin handläggning inte ha genomfört fullständiga prövningar av regeln särskilda villkor för offentliga organs 13
PROJEKTREVISIONER personalkostnader enligt tillämpningsföreskrifterna bilaga XI rubrik II 1.1.2 avseende om fast anställd personal i stödmottagarens organisation har ersatts med övertidsersättning eller av en annan person som rekryterats i organisationen och som ersätter den anställda i projektet. Ansvarig myndighet bedöms inte heller ha genomfört fullständiga prövningar huruvida de visstidsanställdas anställning uteslutande avser projektgenomförandet. Belopp som av ESV bedömts vara icke stödberättigat i enlighet med bilaga XI för lönekostnader under denna kategori i ESV:s urval uppgår till 614 529 SEK enligt nedan, motsvarande 47 % av sammanlagt identifierat felbelopp. Felbelopp varav IF-medel Projekt Öppen dörr: 96 329 SEK 65 223 SEK Projekt Meritportfölj: 280 785 SEK 205 507 SEK Projekt 6 H 199 127 SEK 139 389 SEK Projekt SAL 272 463 SEK 204 347 SEK Summa: 848 704 SEK 614 466 SEK Avseende kostnader avsatta för särskilda ändamål bedömer ESV att ansvarig myndighet i sin handläggning inte har genomfört fullständiga prövningar av huruvida projektpartners i projekten uppfyller definitionen i tillämpningsföreskrifternas artikel 2 där det står att projektpartner är ett rättssubjekt som genomför ett projekt i samarbete med en slutlig stödmottagare genom att förse projektet med resurser och genom att få den del av gemenskapens stöd genom den slutliga stödmottagaren. I två av fallen nedan har inte projektpartnern tagit del av gemenskapens stöd medan i det tredje fallet så har såväl stödmottagaren i ansökan om stöd som partnerna i bifogade medfinansieringsintyg uppgett att de endast är medfinansiärer. Belopp som av ESV bedömts vara icke stödberättigat i enlighet med bilaga XI som beror på denna brist i ESV:s urval, 203 762 SEK enligt nedan, motsvarande 16 % av sammanlagt identifierat felbelopp. Felbelopp varav IF-medel Projekt Make an impact: 144 696 SEK 105 454 SEK Projekt Meritportfölj: 98 850 SEK 72 348 SEK Projekt 6 H 37 085 SEK 25 960 SEK Summa: 280 631 SEK 203 762 SEK 3.3.2.2 Kostnad för köp av tjänst med fokus på offentlig upphandling Enligt ESV bedöms ansvarig myndighet inte ha genomfört tillräckligt fördjupade bedömningar huruvida stödmottagarna har uppfyllt regelverket för offentlig 14
PROJEKTREVISIONER upphandling. I två fall nedan har direktupphandling skett där stödmottagaren först borde genomfört en upphandling medan i tredje fallet har en flerårig förlängning av ett ramavtal skett då en förnyad upphandling istället borde genomförts. I det senare fallet har ESV:s finansiella korrigering gjorts med 25 % i enlighet med Kommissionens riktlinjer för finansiella korrigeringar i samband med upphandlingar, ref COCOF 07/0037/03. Belopp som av ESV bedömts vara icke stödberättigat i enlighet med nationellt regelverk för offentlig upphandling och som beror på ovanstående brister i ESV:s urval, 95 348 SEK enligt nedan, motsvarande 7 % av sammanlagt identifierat felbelopp. Felbelopp varav IF-medel Projekt Make an impact: 40 262 SEK 29 343 SEK Projekt 6 H 36 934 SEK 25 854 SEK Projekt SAL: 53 620 SEK 40 215 SEK Summa: 130 816 SEK 95 412 SEK 3.3.2.3 Övriga felaktigheter som orsakat direkt finansiell påverkan Nedanstående fel bedöms inte vara av karaktären systemfel. Enligt Bilaga XI rubrik II 1.2.1a Resekostnader och traktamenten ska resekostnader för personal som redovisats under budgetrubrik S Lönekostnader avsatta för särskilda ändamål även tas upp under denna budgetrubrik. Så har inte skett varför ESV har bedömt att ett belopp om 14 132 SEK vara icke stödberättigade. Enligt Bilaga XI rubrik II.1.6. utläggande på entreprenad får inte kostnader för köp av tjänst överstiga 40 % av de direkt stödberättigande kostnaderna i ett projekt såvida detta inte har godkänts av ansvarig myndighet i förväg. ESV har funnit att en dylik prövning inte har skett i förväg. Ursprungligen hade ansvarig myndighet felaktigt beviljat stödmottagaren ersättning under Kostnad för personal avseende köp av konsulttjänster. Ett belopp om 227 200 SEK flyttades därför över till rubriken Köp av tjänst. Efter ESV:s slutliga justeringar för detta projekt får denna budgetpost inte överstiga 57 305 varpå 407 995 SEK bedömts vara icke stödberättigade kostnader. Felaktigt belopp som beror på ovanstående brister i ESV:s urval, 312 744 SEK enligt nedan, motsvarande 24 % av sammanlagt identifierat felbelopp. Felbelopp varav IF-medel Projekt Make an impact: 19 391 SEK 14 132 SEK Projekt Meritportfölj: 407 995 SEK 298 612 SEK Summa: 427 386 SEK 312 744 SEK 15
PROJEKTREVISIONER 3.3.6 Tidigare iakttagna systemfel (se Årlig revisionsrapport årligt program 2007, ESV dnr 60-1079/2010) 3.3.6.1 På platsen besök i enlighet med tillämpningsföreskrifterna artikel 15.1c ESV har i samband med granskning av årligt program 2008 noterat att ansvarig myndighet har genomfört på platsen besök i enlighet med tillämpningsföreskrifterna artikel 15.1c för att verifierat kostnader och underlag på plats hos stödmottagarna. 3.3.6.2 TA-medel ESV har inte genomfört granskning av TA-medel för årligt program 2008. ESV kan dock konstatera att ansvarig myndighet har tagit fram ett utkast till rutin för administrering av TA-medel i enlighet med ESV tidigare rekommendationer. Ansvarig myndighets efterlevnad av rutinen har dock inte verifierats. Rekommendationen bedöms i stort hanterad men rutinens implementering kommer att följas upp. 3.3.6.3 Ansvarig myndighets prövning av stödmottagares tillämpning av regelverk för offentlig upphandling Resultaten av revision av årligt program 2008 ger vid handen att de systemfel avseende ansvarig myndighets prövning av stödmottagares tillämpning av regelverk för offentlig upphandling som iakttogs från revision av årligt program 2007 kvarstår. 3.3.6.4 Kostnad för personal hos offentliga organ Resultaten av revision av årligt program 2008 ger vid handen att de systemfel avseende ansvarig myndighets prövning av Kostnad för personal hos offentliga organ som iakttogs från revision av årligt program 2007 kvarstår. 3.3.6.5 Lokalkostnader I revisionens stickprov för årligt program 2008 har systemfel avseende ansvarig myndighets prövning av Lokalkostnader som iakttogs från revision av årligt program 2007 inte iakttagits. 3.4 Slutsatser som dragits från revisionsresultaten avseende effektiviteten hos förvaltnings- och kontrollsystemet Felprocenten överstiger Kommissionens fastställda toleransnivå två procent. Eftersom inga ytterligare finansiella korrigeringar kommer att vidtas så bedöms 16
PROJEKTREVISIONER medlemsstatens slutredovisning innehålla väsentliga fel. Revisionen av projekt visar att förvaltnings- och kontrollsystemet inte fungerat effektivt i synnerhet avseende kontroller för Kostnad för personal inklusive Kostnader avsatta för särskilda ändamål och kostnader för Köp av tjänst med fokus på efterlevnad av tillämpligt regelverk för offentlig upphandling. Slutsats från systemrevisionen är att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar delvis men väsentliga förbättringar behövs. Sammantagen bedömning är att förvaltnings- och kontrollsystemet inte fungerar tillräckligt effektivt för att ge rimlig visshet om att de utgiftsredogörelser som lämnas till kommissionen är korrekta och ger som en följd härav inte rimlig visshet om att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. 3.5 Revisionsresultatens ekonomiska konsekvenser Se rubrik 3.3.1 ovan. Kvarvarande icke stödberättigade kostnader i populationen: 863 995 SEK. Felprocent i ansvarig myndighets rekvirerade medel: 9,02 % 3.6 Ytterligare arbete, när så är lämpligt Revisionsmyndigheten har granskat 25,4 procent av gemenskapsstödet. Med hänsyn till den knappa tid som stått till förfogande efter avslutet av årligt program 2007 fram t.o.m. dags dato samt utdragna kontradiktoriska förfaranden med såväl stödmottagare som ansvarig myndighet i samband med expediering av revisionsrapporterna så har inga utökade granskningar i de icke granskade projekten hunnit genomföras avseende kostnader som bedömts omfattas av systemfel (jämför avsnitt 3.3.2 ovan). I samband med granskning av årligt program 2009 kommer iakttagelserna och slutsatserna från granskningen av årligt program 2007 och 2008 ingå i revisionsmyndighetens riskanalys vid urval av kostnader som ska granskas. 3.7 Information om uppföljningen av revisionsrekommendationerna Se avsnitt 3.3.6 ovan. I samband med revision av avslut av årligt program 2009 kommer en uppföljning av rekommendationerna automatiskt att ske. 17
UPPFÖLJNING AV REVISIONSVERKSAMHET SOM OMFATTAS AV TIDIGARE RAPPORTER 3.8 Angivelse av huruvida eventuella problem som konstaterats kan anses vara systemrelaterade och vilka åtgärder som vidtagits, inklusive en beräkning av eventuella finansiella korrigeringar Se rubrik 3.3 ovan. 4 Uppföljning av revisionsverksamhet som omfattas av tidigare rapporter 4.1 Information om uppföljningen av tidigare revisionsrekommendationer Ej tillämpligt. 4.2 Information om systemrelaterade revisionsresultat från tidigare årliga program Se avsnitt 3.3.6 ovan. 18
UPPFÖLJNING AV REVISIONSVERKSAMHET SOM OMFATTAS AV TIDIGARE RAPPORTER B. Yttrande om hur förvaltnings- och kontrollsystemen fungerar Till Europeiska kommissionen 1. INLEDNING Revisionsmyndigheten Ekonomistyrningsverket har granskat hur förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar i Fonden för integration av tredjelandsmedborgare i fråga om de åtgärder som genomförts enligt det årliga programmet för 2008 i syfte att utfärda ett yttrande om huruvida systemen fungerar tillräckligt effektivt för att ge rimlig visshet om att de utgiftsredogörelser som lämnats till kommissionen är korrekta och, som en följd härav, rimlig visshet om att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. 2. GRANSKNINGENS OMFATTNING Granskningen utfördes i enlighet med revisionsstrategin för denna fond under perioden 01/12/2010 till 04/03/2011 och redogjordes i den årliga revisionsrapporten i avsnitt A. Granskningens omfattning har inte begränsats. 3. YTTRANDE På grundval av ovannämnda granskning anser Revisionsmyndigheten beträffande det aktuella årliga programmet att förvaltnings- och kontrollsystemet för Fonden för integration av tredjelandsmedborgare inte var förenligt med tillämpliga bestämmelser i den grundläggande rättsakten beslut 2007/435/EG och kommissionens beslut 2008/457/EG. Det fungerade inte tillräckligt effektivt för att ge rimlig visshet om att de utgiftsredogörelser som lämnats till kommissionen är korrekta, och som en följd härav, inte rimlig visshet om att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. Det negativa yttrandet grundar sig på följande: a) Systemfel: revisionens granskning av projekt visar att ansvarig myndighets kontroller vid handläggning av stödmottagares rekvisition för kostnad för egen personal hos offentliga organ har ej varit tillräckligt grundliga för att kunna försäkra att kostnaderna är stödberättigade i enlighet med tillämpningsföreskrifterna bilaga XI. Korrigering av beviljade stödberättigade kostnader avseende Kostnad för egen personal har ej skett i enlighet med revisionens bedömningar avseende projekt: Projekt 00147: 49 947+105 454= 155 401 SEK Projekt 00142: 18 441+139 389 +25 960 = 183 790 SEK 19
UPPFÖLJNING AV REVISIONSVERKSAMHET SOM OMFATTAS AV TIDIGARE RAPPORTER Projekt 00107: 65 223 SEK Projekt 00130: 205 507+72 348 = 277 855 260 701 = 17 154 SEK Projekt 00104: 204 347 SEK Summa 886 616 260 701= 625 915 SEK b) Systemfel: revisionens granskning av projekt visar att ansvarig myndighets kontroller vid handläggning av stödmottagares rekvisition för kostnad för köp av tjänst/vara har ej varit tillräckligt omfattande för att kunna försäkra att stödmottagarens kostnader uppfyller nationell lagstiftning avseende offentlig upphandling. Korrigering av beviljade stödberättigade kostnader avseende kostnad för köp av tjänst/vara har ej skett i enlighet med revisionens bedömningar avseende projekt: Projekt 00147: 29 343 SEK Projekt 00142: 25 854 SEK Projekt 00104: 40 215 SEK Summa 95 412 SEK c) Övriga felaktigheter som med finansiell påverkan på ansvarig myndighets finansiella rapportering: bristande prövning av regelefterlevnad avseende resekostnader för personal som ersatts med medel avsatta för särskilda ändamål och kostnader för köp av tjänst med respekt för regeln om maximalt 40 % av totala stödberättigade kostnader. Korrigering av beviljade stödberättigade kostnader avseende ovanstående kostnader har ej skett i enlighet med revisionens bedömningar avseende projekt: Projekt 00147: 14 132 SEK Projekt 00130: 298 612 170 075= 128 537 SEK Summa 312 744 170 075= 142 669 SEK Totala ej hanterade finansiella korrigeringar: 1 294 772 260 701 170 075 = 863 996 SEK Felprocent i slutlig rekvisition: 9,02 % 20
UPPFÖLJNING AV REVISIONSVERKSAMHET SOM OMFATTAS AV TIDIGARE RAPPORTER Ansvarig myndighet har inför upprättande av Årlig rapport, tabell 1 Ingående ekonomisk rapport, vidtagit vissa korrigeringar med anledning av revisionsmyndighetens iakttagelser och revisionsmyndigheten uppskattar mot denna bakgrund att ovan nämnda reservationen därefter berör 9,02 % av de sammanlagda rekvirerade stödberättigade utgifterna motsvarande 863 996 SEK. Det berörda gemenskapsbidraget uppgår således till 8 711 523 SEK. 21
UPPFÖLJNING AV REVISIONSVERKSAMHET SOM OMFATTAS AV TIDIGARE RAPPORTER C. Validering av ansökan om utbetalning Till Europeiska kommissionen 1. INLEDNING Revisionsmyndigheten Ekonomistyrningsverket, har för det årliga programmet för 2008 avseende Fonden för integration av tredjelandsmedborgare granskat resultaten av revisionen av detta program och har utfört det ytterligare arbete som den har bedömt vara nödvändigt i enlighet med vad som anges i rapporten. Revisionsmyndigheten har planerat och utfört detta arbete för att bedöma huruvida ansökan om slutbetalning av gemenskapsbidraget till det årliga programmet för 2008 är giltig och om de underliggande transaktioner som omfattas av utgiftsredogörelserna för detta årliga program är lagliga och korrekta. 2. GRANSKNINGENS OMFATTNING Granskningens omfattning har inte begränsats. 3. YTTRANDE På grundval av ovannämnda granskning anser Revisionsmyndigheten att den slutliga utgiftsredogörelsen inte på ett rättvisande sätt i allt väsentligt återger de utgifter som har betalats inom ramen för det årliga programmet och att ansökan om slutbetalning av gemenskapsbidraget till detta årliga program som en följd härav inte är giltig. a) revisionens granskning av projekt visar att ansvarig myndighets kontroller vid handläggning av stödmottagares rekvisition för kostnad för egen personal hos offentliga organ har ej varit tillräckligt grundliga för att kunna försäkra att kostnaderna är stödberättigade i enlighet med tillämpningsföreskrifterna bilaga XI. Korrigering av beviljade stödberättigade kostnader avseende Kostnad för egen personal har ej skett i enlighet med revisionens bedömningar avseende projekt: Projekt 00147: 49 947+105 454= 155 401 SEK Projekt 00142: 18 441+139 389 +25 960 = 183 790 SEK Projekt 00107: 65 223 SEK Projekt 00130: 205 507+72 348 = 277 855 260 701 = 17 154 SEK Projekt 00104: 204 347 SEK Summa 886 616 260 701 = 625 915 SEK 22
UPPFÖLJNING AV REVISIONSVERKSAMHET SOM OMFATTAS AV TIDIGARE RAPPORTER b) revisionens granskning av projekt visar att ansvarig myndighets kontroller vid handläggning av stödmottagares rekvisition för kostnad för köp av tjänst/vara har ej varit tillräckligt omfattande för att kunna försäkra att stödmottagarens kostnader uppfyller nationell lagstiftning avseende offentlig upphandling. Korrigering av beviljade stödberättigade kostnader avseende kostnad för köp av tjänst/vara har ej skett i enlighet med revisionens bedömningar avseende projekt: Projekt 00147: 29 343 SEK Projekt 00142: 25 854 SEK Projekt 00104: 40 215 SEK Summa 95 412 SEK c) Övriga felaktigheter med finansiell påverkan på ansvarig myndighets finansiella rapportering: bristande prövning av regelefterlevnad avseende resekostnader för personal som ersatts med medel avsatta för särskilda ändamål och kostnader för köp av tjänst med respekt för regeln om maximalt 40 % av totala stödberättigade kostnader. Korrigering av beviljade stödberättigade kostnader avseende ovanstående kostnader har ej skett i enlighet med revisionens bedömningar avseende projekt: Projekt 00147: 14 132 SEK Projekt 00130: 298 612 170 075= 128 537 SEK Summa 312 744 170 075= 142 669 SEK Totala ej hanterade finansiella korrigeringar: 1 294 772 260 701 170 075 = 863 996 SEK Felprocent i slutlig rekvisition: 9,02 % Ansvarig myndighet har inför upprättande av Årlig rapport, tabell 1 Ingående ekonomisk rapport, vidtagit vissa korrigeringar med anledning av revisionsmyndighetens iakttagelser och revisionsmyndigheten uppskattar mot denna bakgrund att ovan nämnda reservationen därefter berör 9,02 % av de sammanlagda rekvirerade stödberättigade utgifterna motsvarande 863 996 SEK. Det berörda gemenskapsbidraget uppgår således till 8 711 523 SEK. 23
ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn 08-690 43 00 Box 45316 Fax 08-690 43 50 ISSN: 104 30 Stockholm www.esv.se ISBN: