CTM Release Notes 7.5.5

CTM Release Notes 7.5.5 Sida 1 av 13

1 CTM RELEASE NOTES 7.5.5... 3 1.1 TED ANNONSER OCH 48-TIMMARSREGELN... 3 1.2 REDIGERA LÄNKADE KRAV/KRITERIER I UPPHANDLINGEN... 3 1.2.1 PROCESSMALLEN... 4 1.2.2 LÄNKADE/KOPIERADE KRAV - SKILLNADEN... 4 1.3 UTVÄRDERINGSVERKTYGET... 5 1.4 EXTERN ANVÄNDARE (AGENT)... 5 1.5 ACHILLES (TRANSQ OCH SELLICHA)... 5 1.6 VIDAREBEFODRA INBJUDAN (SOM LEVERANTÖR)... 7 1.7 ANNONSER... 8 1.8 STÄNG/AVSLUTA AVTAL... 9 1.9 ÖVRIGA SMÅÄNDRINGAR... 10 1.9.1 MOTTAGARLISTAN MINIMERAD... 10 1.9.2 FÖRHANDSVISNING AV TILLDELNINGSMEDDELANDET... 11 1.9.3 EXPORT AV PRISER FRÅN MÄNGDFÖRTECKNING PER DELKONTRAKT... 11 1.9.4 FRÅGOR/SVAR MODULEN EXPORT TILL EXCEL... 12 1.10 KÄNDA FEL OCH SUPPORTFALL UPPDATERADE... 12 Sida 2 av 13

1 CTM Release notes 7.5.5 Detta dokument beskriver version 7.5.5 av CTM. Ingen av ändringarna eller funktionalitet i denna release påverkar existerande funktionalitet, om inte nämnd nedan. Eventuell utbildning kan utföras efter release om önskas. 1.1 TED annonser och 48-timmarsregeln 48-timmarsregeln för TED (EU) annonser är implementerad, denna är beskriven in Artikel 52-1 (Offentliggörande på nationell nivå) för direktivet (Directive 2014/24/EU). Användandet av 48-timmarsregeln är frivilligt per myndighet och inte angett att användas. Kontakta support ifall ni vill att annonser till TED ska följa 48-timmarsregeln. 1.2 Redigera länkade krav/kriterier i upphandlingen Vid tillägg av krav/kriterier har det funnits två val länka eller kopiera dem från mallen (se nedan förklaring på skillnaden) och efter länkning har det inte varit möjligt att ändra kravet. Det finns nu möjlighet att styra hur krav/kriterier redigera länkade krav och möjlighet för administratörer att bestämma (via processmallen) hur krav/kriterier ska läggas till en upphandling. När en upphandlare lägger till krav/kriterier från mall finns endast Lägg till, ifall det ska länkas eller kopieras bestäms av processmallen. Lägg till från mall Krav/kriterier läggs till upphandlingen och det indikeras med en länkningsikon att de är länkande. Sida 3 av 13

För att redigera, klicka på länken och redigera som vanligt. När kravet är ändrat bryts länken och kravet hanteras därefter på samma sätt som när det kopierades eller lades till direkt på upphandlingen. 1.2.1 Processmallen Som administrator har du möjlighet i processmallen att styra hur krav/kriterier skall läggas till i upphandlingen. Länka och tillåt ändring av krav/kriterier i upphandling Det är möjligt att redigera kravet i upphandlingen, men om det inte görs uppför sig kravet som ett länkat krav. Detta är förvalt värde för samtliga processmallar efter uppdateringen av CTM. Förhindra redigering av krav/kriterier i upphandlingen (länkning från mall) Det är inte möjligt att efter kravet är tillagd från mallen att redigera kravet i upphandlingen. Kopiera krav/kriterier till upphandling Kraven blir alltid kopierade och det finns inte möjlighet till länkning 1.2.2 Länkade/Kopierade krav - skillnaden Länkade krav Sida 4 av 13

En länkad fråga hjälper leverantören vid ifyllnad av sitt anbud. Om leverantören har svarat på samma krav i en tidigare upphandling är samtliga svar från det tidigare anbudet förifyllt och leverantören behöver endast klicka på Spara, dvs tidsbesparande. Används med fördel för de standardkrav som ställs i de flesta upphandlingar. Kopierad redigerat krav Leverantören måste manuellt skriva in svaret till varje krav, utan något ytterligare hjälp från CTM att återanvända tidigare angedda svar. 1.3 Utvärderingsverktyget Nedan gäller det webbaserade utvärderingsverktyget. Interna krav På interna krav, dvs de som inte syns för leverantören, går det nu att ange vikter, poäng och/eller mervärde (beroende på utvärderingsmodell). För pågående upphandlingar har de interna kraven markerats till att inte utvärderas och därmed behöver inga ändringar göras för pågående upphandlingar. Tilldelade leverantörer markeras med en stjärna Den/de tilldelade leverantörerna är markerade med en stjärna i utvärderingen. 1.4 Extern användare (Agent) Externa användare är något som används ifall konsulter eller annan ej anställd personal ska jobba med upphandlingarna eller avtalen i CTM. Dessa externa användare kan aldrig tilldelas någon roll högre är begränsad redigerare, dvs de har inte möjlighet att publicera någonting externt från myndigheten, tex. annonser till TED. Som myndighet har du nu möjligheten att ge externa användare rättigheten att publicera annonser till TED, Doffin, TenderNed, udbud.dk, Contracts Finder eller EU-Supply s lokala sida. Om du vill tillåta externa användare att publicera, kontakta EU-Supply support. 1.5 Achilles (TransQ och Sellicha) Vid tillägg av leverantörer från en sökning i Achilles systemen TransQ eller Sellicha har det tidigare inte funnits möjlighet att välja leverantör ifall leverantören är registrerad flera gånger i CTM databasen. Ifall det finns dubletter går det nu att välja vilken av dessa som ska läggas till i upphandlingen. Sök och exportera i Achilles, och val av sökresultat i CTM har samma förfarande och är inte ändrat. Sida 5 av 13

Efter sökning från Achilles är vald görs nu en sökning och matchning av leverantörer i CTM som har samma Achilles-id, organisationsnummer och e-post domän. Hittas mer än en leverantör visas en lista på de leverantörerna och det finns möjlighet att välja vilken som ska läggas till på upphandlingen. Välj leverantör Sida 6 av 13

Till vänster på sidan visas informationen från Achilles och till höger de matchade leverantörerna i CTM. Beslut om vilken CTM-leverantör behöver endast göras om det flera leverantörer som matchar utsökningen. Vid träff markeras fältet i kolumnen till höger. Integration till Achilles är en egen modul i CTM, kontakta din lokala CTM distributör för mer information. Ni behöver även kontakta Achilles för att använda denna integration fullt ut. 1.6 Vidarebefodra inbjudan (som leverantör) Många leverantörer har flera registreringar i CTM (baserat på företagsstruktur och eget val), vilket ibland leder till att myndigheten skickar inbjudan till fel CTM-leverantör. Det har tidigare varit en manuell process tillsammans med myndigheten och EU-Supply support för att säkra att rätt CTMleverantör får inbjudan till upphandlingen. För att undvika den manuella processen är det nu möjligt för en leverantör att skicka vidare en inbjudan till upphandling till en annan CTM-leverantör som har samma e-post domän. Vidarebefodra som leverantör Leverantören kan välja en annan CTM-registrerad leverantör att skicka inbjudan till. Listan av leverantörer som går att välja är de med samma e-post domän som ursprungsinbjudan skickades till. Sida 7 av 13

Leverantören kan inte skicka vidare inbjudan till förnyade konkurransutsättningar, dynamiska inköp och mini-upphandlingar, dvs de processer där det finns en föregående kvalificeringsprocess. När leverantören vidarebefodrar loggas det i aktivitetslistan och syns för myndigheten. 1.7 Annonser Ytterligare hjälptext för språkvalen i annonserna. Ändringen gäller TED, Doffin och TenderNed. Sida 8 av 13

1.8 Stäng/avsluta avtal För avtal finns det nu möjligheten att stänga/avsluta avtal, liknande funktionaliltet för avsluta upphandling. Syftet med denna funktionalitet är att flytta på från Utgått till stängd om avtalen inte kommer förnyas eller om något avtal skapades felaktigt. Som myndighet kan ni bestämma om ni vill använda denna funktionalitet eller inte. Det finns en länk i checklistan där avtalet kan stängas. Stängda avtal visas i fliken för stängda, visas för myndigheter och leverantörer. Som administrator har du möjligheten att öppna avtalet igen, avtalet kommer hamna på samma status som det hade innan stängningen. Sida 9 av 13

Gällande regler för stängda avtal Det kan inte redigeras Notifieringar om kontrakt som går ut skickas inte ut Det är inte möjligt att skapa förnyade konkurransutsättningar Det är inte möjligt att skapa ändringar 1.9 Övriga småändringar 1.9.1 Mottagarlistan minimerad När ett meddelande skickas och efter val av mottagare är listan av mottagare minimerad och du måste klicka för att se detaljerna. Då visas mottagarna inklusive namnet på leverantören. Sida 10 av 13

Detta är implementerat i all meddelandefunktionalitet inom upphandlingsmodulen, dvs inbjudan, tilldelning, vanliga meddelande etc. 1.9.2 Förhandsvisning av tilldelningsmeddelandet Innan tilldelningsmeddelande skickas är det nu möjligt att förhandsvisa meddelandet med de ifyllda variablerna, tex jämförelsepriset för den mottagande leverantören. Förhandsvisning med variabler är endast tillgängligt när man skickar meddelande till en leverantör i taget. Detta beror på att om det är flera mottagare kan systemet inte visa alla variabler samtidigt, men vet inte vilken leverantör förhandsvisningen gäller. 1.9.3 Export av priser från mängdförteckning per delkontrakt Export av leverantörernas priser i mängdförteckningen är nu per delkontrakt och inte för hela upphandlingen. Delkontraktet väljs i rullistan. Exporten ger ett blad för översikt med samliga leverantörers priser och sedan ett ytterligare blad per leverantör. Sida 11 av 13

1.9.4 Frågor/Svar modulen export till Excel Exporten av Frågor och svar i Frågor/Svar modulen gäller även nu för ej publicerade frågor. 1.10 Kända fel och supportfall uppdaterade Support case No Description 36704 37984 39985 40744 40998 41220 53965 54594 54955 32533 Anti-virus scanning uppdaterad för att hantera större last av uppladdade dokument 42404 47725 49845 50758 47571 64613 67006 75648 77873 21873 33041 33331 Tillgång till dokument för externa användare är rättat 33983 Mottagare för förnyade konkurransutsättningar och när leverantörer har tilldelat ansvar inom ramavtalsupphandlingen fungerar nu 54144 34343 34364 Tillåt publicering (till TED) om avbruten upphandling innan sluttiden har passerats. 56988 34766 Datum i rapporter formateras med hänsyn till inloggad användare 34767 62904 36948 Sortering av krav/kriterier fungerar nu även för numeriska namn, dvs börjar på 1 75182 66343 35966 Ta bort förnyad konkurransutsättning är rättat 69663 70868 73205 74640 66743 68952 36005 36202 Sido-visningen inom Frågor/Svar modulen fungerar även när antalet frågor överstiger 100. 73370 73377 36719 37092 71347 36470 Dynamiska formulär och möjligheten att ange som giltigt vid specialfall fungerar 73123 37122 Rapporten för upphandlingar visar nu alla upphandlingar inom organisationen när man är inloggad som administratör 74396 36934 Access nekad för visaa användare är nu rättat för sidan med konfidentiella anbud 74423 36877 Ta bort upphandling där leverantörer är importerade från Achilles fungerar nu 74842 37005 Automatisk stängning av planerat inköp vid publicering till CTM-sidan är nu rättad 75683 37158 Listan av upphandlingar visar nu korrekt antal anbud även efter sluttiden när det inte visas framsteg, rättningen gäller för upphandlingar utan anbudslåda. 76241 37057 36843 Meddelandevariabeln $awarded_lots fungerar nu på upphandlingar med flera delkontrakt Sida 12 av 13

77482 37199 Avtalstillägg avtalslistan och i Excel-exporten för ramavtal är nu justerade till samma rad. Sida 13 av 13