NORDMALWGSKOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott 1 (12) Plats och tid: KS-sammanträdesrum, kl13.00-14.40 Beslutande: Ingemar Sandström (c) ordfårande Inger Israelsson (-) Christer Holm (s) ersättare får Ulla-Maj Andersson (s) Övriga närvarande: Chatarina Gustafsson (m), ersättare Kurt-Allan Egelby, kommunchef Sofia Gustafsson, sekreterare Lena Einarsson, ekonomichef Utses att justera: Inger Israelsson (-) Justeringens tid och plats: Kommunkontoret,3 oktober 2013 k114.00 Underskrifter Sekreterare: Paragrafer 71-79 Ordförande: Justerande: Inger I~sson (-) Justerandes sign
NORDMALWGSKOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott 2 (12) ANSLAGIBEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ : Datum fôr anslags uppsättande: Kommunstyrelsens 2013-10-03 arbetsutskott Datum fôr anslags nedtagande: 2013-10-24 Förvaringsplats Protokollet fôr Kommunkansliet, Nordmaling Underskrift: Justerandes sign
NORDMALINGS Kommunstyrelsens KOMMUN arbetsutskott 3 (12) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 71 Fastställande av föredagningslista 4 72 Information 5 73 Revisionsrapport - Inköpsprocessen 6 74 Åtgärder för budget i balans 2014 7 75 Delårsrapport januari- augusti 2013 8 76 Uppföljning av Riktlinjer för kravhantering och fakturering 9 77 Överföring av bidrag till föreningar och organisationer från socialnämnden till kommunstyrelsen 10 78 Revidering av bidragsreglemente för ideella föreningar 11 79 Kommunstyrelseseminarium 2013 12 Jus e an sign Utclragsbestyrkande
NORDMALmOSKOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott 71 Sarnrnanträdesdaturn 4 (12) Fastställande av fóredagningslista Föredragningslistan fastställs enligt föreliggande förslag.
NORDMALmGSKOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott 5 (12) 72 Information Kostnadsökning och minskade intäkter för busstrafiken Kollektivtrafikmyndigheten har besvarat kommunstyrelsens ordförandes skrivelse angående kostnadsökningar ror busstrafiken. -e:
NORDMALmGSKOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott 6 (12) 73 Dnr KS 2013-258-059 Revisionsrapport - Inköpsprocessen KPMG har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Nordmalings kommun granskat inköpsprocessen i kommunen, med fokus på samhällsbyggnadsförvaltningen. Syftet med granskningen är att bedöma om inköpsprocessen fungerar tillfredsställande med avseende på intern kontroll. KPMG bedömer att inköpsprocessen fungerar tillfredsställande, men vissa brister har noterats. Med anledning av det rekommenderas kommunstyrelsen vidta ett antal åtgärder. Beslutsunderlag Granskningsrapport - inköpsprocessen Tjänsteskrivelse, ekonomichef 20 13-08-19 Förslag till beslut: Att inköps- och upphandlingspolicyn revideras och implementeras under år 2014. Att upphandlingsrådet bjuder in Umeå kommuns upphandlingsenhet till en utbildningsdag under hösten 2013. Att kommunledningen tillsammans med samhällsbyggnadskontoret får i uppdrag att revidera delegationsordningen avseende ramavtaloch avrop. Att kommunens samtliga relevanta avtaliämnas in till kansliet för upplägg i avtalsdatabasen. Att samhällsbyggnadsutskottet utreder väsentliga riskfaktorer i inköpsprocessen och följer upp dem via sin internkontrollplan för år 2014. Kommunstyrelsen förslag beslutar enligt följande: 1. Ekonomichefens yttrande godkänns och överlämnas till revisionen. 2. Inköps- och upphandlingspolicyn revideras och implementeras under år 2014. 3. Upphandlingsrådet bjuder in Umeå kommuns upphandlingsenhet till en utbildningsdag under hösten 2013. 4. Kommunledningen tillsammans med samhällsbyggnadskontoret får i uppdrag att revidera delegationsordningen avseende ramavtaloch avrop. 5. Kommunens samtliga relevanta avtaliämnas in till kansliet för upplägg i avtalsdatabasen. 6. Samhällsbyggnadsutskottet utreder väsentliga riskfaktorer i inköpsprocessen och följer upp dem via sin internkontrollplan för år 2014.
NORDMALINGS Kommunstyrelsens KOMMUN arbetsutskott 7 (12) 74 Dnr KS 2013-374-041 Åtgärder för budget i balans 2014 Vid kommunfullmäktiges sammanträde 2013-06-24 59 beslutades att kommunstyrelsens budgetram för 2014 skall vara 66730000 kronor. Den uppräknade ramen för 2014 uppgick ti1l67 457000 kronor. Besparing för kommunstyrelsen uppgår dänned till 727 000 kronor. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, kommunchef 2013- Kommunledningskontoret har upprättat förslag på sparåtgärder för kommunstyrelsens verksamheter: Bidrag till ideell verksamhet, minskning Hyressubvention tilllokalhyror, minskning Budgetanpassning resebidrag högskolestuderande, tillägg Budgetanpassning resebidrag nyinflyttade, minskning Driftsbidrag studieorganisationer, minskning Budgetanpassning lönebidrag till föreningar, minskning Upphörande av driftsbidrag till 250 000 kronor 130000 kronor 15 000 kronor 15 000 kronor 50000 kronor 70000 kronor 150000 kronor Nordmalingsbygdens Folkets Husförening, minskning Budgetanpassning, hemsändningsbidrag, minskning 70 000 kronor Bidraget för byutvecklingsbidrag, tas bort/minskning 30000 kronor Renoveringsbidraget till bygdegårdsföreningar tas bort/minskning 50 000 kronor Budgetanpassning av medfinansiering i projekt: Grön framtidsgård, minskning Green citizens of Europé/Be green, ökning Barockfestivalen, ökning Buffert proj ektmedel, ökning Köpt av tjänst: Kvinnojouren Umeå, ökning Norrskensalliansen, ökning 8000 kronor 44 000 kronor 50000 honor 50000 kronor 50 000 kronor 80000 kronor Samhällsbyggnadskontoret Taxejusteringar VA-verksamhet, 400 000 kronor/år Totalt: 934 000 kronor Kommunstyrelsen balans 2014. förslag godkänner upprättat förslag på sparåtgärder för en budget i ~ gn
NORDMALWGSKOMMUN Smnmanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott 8 (12) 75 Dur KS 2013-378-042 Delårsrapport ianuari- augusti 2013 Ekonomikontoret har upprättat förslag på delårsrapport per 31 augusti 2013. Av rapporten framgår att kommunen totalt redovisar ett underskott på 3 miljoner kronor per augusti 2013. Kommunkoncernen med VA-verksamhet redovisar ett underskott på 2,2 miljoner kronor. förslag Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner delårsrapport per 31 augusti 2013. ~--- Justyr~s sign
NORDMALmOSKOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott 9 (12) 76 Dnr KS 2013-103-003 Uppfôljning av Riktlinjer för kravhantering och fakturering Kommunfullmäktige fastställde 2013-04-15 28 en uppdatering av Riktlinjer för kravhantering ochfakturor från 2008-09-29. I samband med fastställandet beslutades att uppföljning av rutinerna presenteras till kommunstyrelsens arbetsutskott den 3Oseptember. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, ekonomichefen 2013-09-20 Förslag till beslut: att samhällsbyggnadskontoret och barn- och utbildningsförvaltningen tar fram skriftliga rutiner med tydlig ansvarsfördelning när det gäller avstängning/avhysning och att socialförvaltningen tar fram skriftliga rutiner när det gäller brukare som hamnar efter med betalningen. att nämnderna ser över sina delegationsordningar fordringar. när det gäller eftergift av yrkanden í arbetsutskottet Ingemar Sandström (c) yrkar att ekonomichefen får i uppdrag att ta fram förslag på rutiner och arbetssätt för att säkerställa att respektive förvaltning har en fungerande kravhantering. beslut Ekonomichefen får i uppdrag att ta fram förslag på rutiner och arbetssätt för att säkerställa att respektive förvaltning har en fungerande kravhantering. Ärendet tas åter upp på arbetsutskottets sammanträde ijanuari 2014. Expediering För verkställighet Ekonomichef
NORDMALWGSKOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott 10 (12) 77 Dnr KS 2012-578-701 Överfóring av bidrag till föreningar och organisationer från socialnämnden till kommunstyrelsen Socialnämnden föreslog den 2012-06-26 121 att kommunfullmäktige beslutar att bidrag till föreningar och organisationer inom handikappverksamheten i Nordmalings kommun överfårs till kommunstyrelsens ansvarsområde. Reglementet får utbetalning av bidrag till föreningar och organisationer inom handikappverksamheten i Nordmalings kommun fastställd av kommunfullmäktige den 2000-02-28 15 föreslås samtidigt bli upphävd. Beslutsunderlag Socialnämndens beslut 2012-06-26 121. Reglemente får utbetalning av bidrag till föreningar och organisationer inom handikappverksamheten i Nordmalings kommun. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2012-12-03 135 Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2013-04-29 39 att bidragsreglementet skall ses över i syfte att minska bidragsutbetalningarna motsvarande 10 % samt utreda möjligheten att endast betala bidrag till föreningar med ungdomsverksamhet. Förslag på nytt" bidragsreglemente får ideell fritidsverksamhet i Nordmalings kommun" i detta ingår även hanteringen av tidigare av socialnämnden utbetalade bidrag till föreningar och organisationer inom handikappverksamheten. Tjänsteskrivelse, kommunchef, 2013- Förslag till beslut - Anta" Bidragsreglemente får ideell fritidsverksamhet i Nordmalings kommun" enligt särskild beslutspunkt. - Upphäva reglementet får utbetalning av bidrag till föreningar och organisationer inom handikappverksamheten i N ordmalings kommun enligt beslutet KF 2000-02-28 15, Dnr 98 SN0179-701. förslag Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar enligt följande: 1. Reglementet får utbetalning av bidrag till föreningar och organisationer inom handikappverksamheten i Nordmalings kommun (fastställt av kommunfullmäktiges 2000-02-28 15) upphävs. 2. Bidragen ska hanteras av kommunstyrelsen.
NORDMALmGSKOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott 11 (12) 78 Dnr KS 2013-373-805 Revidering av bidragsreglemente för ideella föreningar Vid arbetsutskottets behandling av budget 2014 den 29 april2013 39 beslutade arbetsutskottet att bidragsreglementet ska ses över i syfte att minska bidragsutbetalningarna med motsvarande 10 procent samt att utreda möjligheten att endast betala bidrag till ungdomsverksamhet. Beslutsunderlag protoko1l2013-04-29 39 Förslag på nytt reglemente "bidragsreglemente N ordmalings kommun" Tjänsteskrivelse, kommunledning, 2013-09-17 för ideella föreningar i förslag Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige fastställer upprättat förslag på bidragsreglemente för ideella föreningar.
NORDMALWGSKOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott 79 Dnr KS 2013-363-009 12 (12) Kommunstvrelseseminarium 2013 Umeåregionen inbjuder till kommunstyrelseseminarium den 21 november 2013 i Ömsköldsvik. förslag Kommunstyrelsen beslutar att kommunstyrelsens ordinarie ledamöter inbjuds till kommunstyrelseseminariet 2013.