1 [14] Rutin för posthantering (huvudregistrator) Förvaltningens post ska skickas via staben för registrering. Undantagen är mejl i individärenden som skickas direkt till och från verksamheten, dokument i individärenden som skickas från verksamheten i pappersform, handlingar och korrespondens som sker i verksamhetssystem och underlag för löneutbetalningar/uppdragsersättningar. Hanteringen ska ske i enlighet med gällande lagstiftning (Offentlighets- och sekretesslagen, Förvaltningslagen och Tryckfrihetsförordningen). Handlingar kopplade till synpunktshantering och jobbansökningar hanteras enligt särskilda rutiner i andra system (Artvise och Offentliga jobb). TILLÄMPNINGSOMRÅDE Denna rutin gäller för socialförvaltningen. DEFINITION Post Papperspost, e-post, fax och SMS. Internpost Faktisk internpost, d.v.s. sådan post som endast skickas inom förvaltningens enheter och områden. Endast det faktum att posten ligger i ett internkuvert gör inte att det verkligen rör sig om internpost. ANSVARSFÖRDELNING Förvaltningens huvudregistrator Lägger upp och avslutar ärenden i ärendehanteringssystemet Castor. Registrerar inkommande och utgående post. Är arkivredogörare (gallrar, rensar och levererar till centralarkivet i enlighet med gällande informationshanteringsplan). Handläggare Avser den medarbetare som, utifrån sitt uppdrag, tar emot eller skickar post eller på annat sätt hanterar en handling. Ansvarar för att hantera post och handlingar enligt förvaltningsgemensamma och enhets-/områdesspecifika rutiner. RUTINEN Inkommande post Post som inkommer till förvaltningen ska öppnas av registratorn dagligen. Detta gäller såväl för post som inkommer i pappersform, e-post till förvaltningens mejladress, e-post som handläggare vidarebefordrat till förvaltningens mejladress samt internpost. Handlingar som är specifikt riktade till socialnämnden i Gislaveds kommun registreras via postlistan i Castor till ärende i Castor. Övriga handlingar hålls ordnade i Castor utan ärendeanknytning och återfinns genom att söka i postlistan för aktuell dag eller genom sökning på dokumentet. Handlingar som innehåller integritetskänsliga personuppgifter (ex. personnummer och personuppgifter om lagöverträdelser) skrivs endast in i postlistan utan att handling bifogas.
2 [14] Undantag för registrering i Castor är följande: Handlingar av liten betydelse för verksamheten. Handlingar kopplade till synpunktshantering och jobbansökningar hanteras enligt särskilda rutiner i andra system (Artvise och Offentliga jobb), med undantag av spontanansökningar. Handlingar kopplade till individärenden registrering görs av respektive handläggare/enhet. Underlag till löneutbetalningar/uppdragsersättningar registrering görs av respektive handläggare/enhet Observera att domar från förvaltningsdomstolar (förvaltningsrätten, kammarrätten och Högsta förvaltningsdomstolen) även ska registreras i nämndens diarium och delges nämnden, det samma gäller för handlingar i tillsynsärenden av nämndens verksamheter som görs av annan myndighet. All inkommen post datumstämplas av den enhet som posten först inkommer till (stämplingen görs på handlingen och inte på kuvert etc.). I e-postmeddelanden och faxmeddelanden framgår datum för mottagande och dessa behöver på så vis inte stämplas. Handlingar gällande utredningar inom familjerätten som utreds tillsammans med annan kommun ska inte stämplas. Inte heller originalavtal mellan förvaltningen och annan part ska stämplas (stämpla ev. på kuvertet). Hanteringen av inkomna handlingar beskrivs detaljerat i Bilaga 1. I samband med registrering av handlingar används antagna principer för namngivning av dokument och användande av dokumenttyp se Bilaga 2 till rutin för posthantering och Rutin för registrering av handlingar och upprättande av ärenden. Öppnandet av post kräver fullmakt från de personer posten är adresserad till. Tänk på! Post ska registreras som inkommande med det datum som posten inkom till förvaltningen, inte med det datum då den registrerades eller skickades till registrator. Distribuering av inkommande post Efter att posten har registrerats och hanterats enligt ovan ska posten distribueras till respektive handläggare. Handlingar som finns tillgängliga digitalt ska skickas via mejl till berörd handläggare. Inkomna originalhandlingar som hålls ordnande och därmed inte behöver finnas förvarade i pappersform skickas via internposten. Tänk på! Det är viktigt att skilja på vem handlingarna är adresserade till och vem som faktiskt är mottagare, det är inte rimligt att förutsätta att utomstående ska kunna kommunens organisation. Partipolitisk post till politiker och facklig post till fackliga representanter är inte inkomna handlingar och ska inte öppnas eller registreras.
3 [14] Utgående post Post som skickas från förvaltningen ska registreras dagligen, det gäller för såväl post som skickas i pappersform och e-post som handläggare har vidarebefordrat till förvaltningens mejladress. Utgående handlingar, med undantag för handlingar av liten betydelse för verksamheten, skrivs in i postlistan genom ärendehanteringssystemet Castor. Kommunikation med tillsynsmyndigheter, expediering av beslut och eventuellt beslutsunderlag till utomstående (ej beslut i utskott och nämnd) samt svar på skrivelser från allmänheten registreras i ärende i Castor. Respektive enhet/område ansvarar för registreringen av handlingar tillhörande individärenden. Registreringen av handlingar tillhörande individärenden görs i personakt eller genom annan form av diarieföring (se även Rutin för posthanteringen för medarbetare och chefer). Övriga handlingar hålls ordnade i Castor utan ärendeanknytning och återfinns genom att söka postlistan för aktuell dag eller genom sökning på dokumentet. Hanteringen av utgående handlingar beskrivs detaljerat i Bilaga 1till rutin för posthantering. I samband med registrering av handlingar används antagna principer för namngivning av dokument och användande av dokumenttyp se Bilaga 2 till rutin för posthantering och Rutin för registrering av handlingar och upprättande av ärenden. Tänk på! Post ska registreras som utgående med det datum som posten skickades från förvaltningen, inte med det datum då den registrerades eller skickades till registrator. BILAGOR Bilaga 1 till rutin för posthantering (Hantering av inkommande, utgående och upprättade handlingar) Bilaga 2 till rutin för posthantering (Dokumenttyp och definitioner)
4 [14] Bilaga 1 Uppdaterad 2016-08-10 HANTERING AV INKOMMANDE, UTGÅENDE OCH UPPRÄTTADE HANDLINGAR Innehåll 1. INKOMMANDE POST... 5 Olika former av registrering av inkommande post... 5 1. 1 Ingen registrering alls (ej Castor)... 5 1.2 Ingen registrering gös av huvudregistratorn. Registrering görs av respektive enhet/område5 1.4 Registeras via postlistan och hålls ordnat... 6 1.5 Registeras via postlistan till ärende i Castor... 6 2. UTGÅENDE POST... 7 Olika former av registrering av utgående post... 7 2. 1 Ingen registrering alls... 7 2.2 Ingen registrering gös av huvudregistratorn. Registrering görs av respektive enhet/område7 2.3 Registreras via postlistan och hålls ordnat... 7 2.4 Registreras via postlistan till ärende i Castor... 7 3. UPPRÄTTADE HANDLINGAR... 8 Olika former av registrering av upprättade handlingar... 8 3.1 Ingen registrering alls (inget krav på förvaring)... 8 3.2 Registreras i personakter eller i annat system... 8 3.3 Hålls ordnade... 9 3.4 Registreras i Castor... 9 4. FÖRVARING... 10 Olika sätt att förvara handlingar... 10 4.1 Inga krav på förvaring... 10 4.2 Bevaras i personakt inom respektive verksamhet... 10 4.3 Hålls ordnade... 11 4.4 Förvaras i system... 11 4.5 Förvaras i ärende i Castor och i pappersakt... 12 4.6 Hålls ordnade fram till inaktualitet... 12
5 [14] 1. INKOMMANDE POST Olika former av registrering av inkommande post o Ingen registrering alls o Ingen registrering gös av huvudregistratorn. Registrering görs av respektive enhet/område o Postlista o Registrering av huvudregistratorn och berörd enhet/område o Registeras via postlistan och hålls ordnat o Registeras via postlistan till ärende i Castor 1. 1 Ingen registrering alls (ej Castor) o Reklam och kursinbjudningar. o Internpost och intern e-postkommunicering (reell internpost, d.v.s. ej beroende på om posten kommer i internkuvert eller inte). o Handlingar som är av uppenbar ringa betydelse för verksamheten. o Kommunikation som är av uppenbar ringa betydelse för verksamheten. o Ifylld egenproducerad enkät. o Fakturor (nämnden/förvaltningen) till kassan. o Fakturor (privatpersoner) till IFO (Åbjörnsgatan). o Tidningar och böcker. o Partipolitisk post till politikerna. o Facklig post till fackliga representanter. o Privatpersoners fakturor. o Feladresserad post. o Följesedel till beställningar. o Post adresserad med c/o-adresser (öppnas inte/stämplas på kuvert). 1.2 Ingen registrering gös av huvudregistratorn. Registrering görs av respektive enhet/område o Handlingar som tillhör individärenden både SoL, HSL och LSS (biståndsenheten, psykisk ohälsa och Åbjörnsgatan). o Ansökan om tjänster som inkommer i pappersform eller via mejl, skickas till berörd enhet/område och skannas där in i Offentliga jobb. o Handlingar gällande underlag för löneutbetalningar/uppdragsersättningar 1.3 Registrering av huvudregistratorn och berörd enhet/område o o Handlingar angående tillsyner från tillsynsmyndighet av förvaltningens verksamhet, ex. tillsynsprotokoll. Registreras i ärende i Castor och, då det rör sig om ett individärende, även av respektive verksamhet i personakt. Domar från förvaltningsdomstolar (förvaltningsrätt, kammarrätt och Högsta förvaltningsdomstolen). Registreras i postlistan och läggs i pärm till nämnden. Registreras även av berörd enhet/område i personakt.
6 [14] 1.4 Registeras via postlistan och hålls ordnat o Beslut, styrande eller rådgivande dokument från annan myndighet som rör nämndens verksamhet ex. cirkulär och meddelandeblad (gäller inte ärende som socialnämnden har behandlat). Utgångspunkten är att handlingar som kan återfinnas på annat sätt ex. annans myndighets hemsida inte bevaras. o Begäran om registerutdrag enligt PUL, skickas till kommunens PUL-ombud (kommunens arkivarie), kopia till nämndsekreteraren. o Spontanansökningar o Kommunikation med myndighet eller enskild som inte är av ringa betydelse och inte tillhör ett ärende. o Avtal och kontrakt (gäller ej avtal gällande individärenden). Skriv i dokumentbeskrivningen vilket skede avtalet är i (avtal för underskrift alt. undertecknat avtal). o Begäran om allmän handling. Beskriv vad begäran, gäller men inte vem som begär ut handlingen. För handlingar som redan är upprättade eller expedierade görs ingen registrering (det behöver däremot rapporteras till nämnden som delegeringsbeslut, gäller ej handlingar som finns på hemsidan). 1.5 Registeras via postlistan till ärende i Castor o Handlingar som rör anmälan om missförhållande eller vårdskada skrivs in i postlistan och registreras som tom händelse i Castor (lex Sarah och lex Maria). o Remisser som socialnämnden erbjuds att besvara, registreras oavsett om de besvaras eller inte. o Beslut från kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller annan nämnd i ärenden som socialnämnden ska eller har behandlat. o Skrivelse från allmänheten (nedskrivet meddelande, brev m.m.).
7 [14] 2. UTGÅENDE POST Olika former av registrering av utgående post o Ingen registrering alls o Ingen registrering gös av huvudregistratorn. Registrering görs av respektive enhet/område o Postlista o Registreras via postlistan och hålls ordnat o Registreras via postlistan till ärende i Castor 2. 1 Ingen registrering alls o Internpost och intern e-postkommunicering (reell internpost). o Kommunikation som är av uppenbar ringa betydelse för verksamheten. o Utkast och koncept, d.v.s. ej färdigställda handlingar som skickas för konsultation till annan myndighet. 2.2 Ingen registrering gös av huvudregistratorn. Registrering görs av respektive enhet/område o Handlingar som tillhör individärenden både SoL, HSL och LSS (biståndsenheten, psykisk ohälsa och Åbjörnsgatan). o Avtal och kontrakt angående individärenden o Underlag för löneutbetalningar/uppdragsersättningar 2.3 Registreras via postlistan och hålls ordnat o Skriftlig kommunikation (som inte är av ringa betydelse) om spontanansökan. o Anställningsavtal, förvaras hos respektive personalredogörare. o Avtal och kontrakt (ej gällande individärenden). Skriv i dokumentbeskrivningen vilket skede avtalet är i (avtal för underskrift alt. undertecknat avtal). o Kommunikation med myndighet eller enskild som innebär att en handling blir upprättad, samt berörd handling. o Svar på externa enkäter. o Kommunikation med myndighet eller enskild som inte är av ringa betydelse och inte tillhör ett ärende. o Utlämnande av allmän handling (beskriv vilka dokument som har lämnats ut, men inte vem som är mottagaren). Utlämnande av handling som är inkommen/upprättad eller expedierad behöver inte registreras i postlistan (däremot redovisas för nämnden som ett deleringersbeslut, det gäller dock inte de handlingar som finns att tillgå på hemsidan). o Delegeringsbeslut, avslag på begäran om utlämnande av handling (inget dokument registreras i Castor). 2.4 Registreras via postlistan till ärende i Castor o Kommunikation med tillsynsmyndigheter (ej kommunikation av ringa betydelse). o Expediering av beslut och eventuellt beslutsunderlag till utomstående (ej beslut i utskott och nämnd). o Svar på skrivelser från allmänheten.
8 [14] 3. UPPRÄTTADE HANDLINGAR Olika former av registrering av upprättade handlingar o Ingen registrering alls o Registreras i personakter eller i annat system o Registreras i ärende i Castor o Hålls ordnade 3.1 Ingen registrering alls (inget krav på förvaring) o Minnesanteckningar, d.v.s. en handling som har upprättats inom förvaltningen och som tillhör ett ärende, endast har tillkommit för ärendets föredragning eller beredning och som inte tillför ärendet någon ny fakta. o Utkast och koncept, d.v.s. ej färdigställda handlingar. 3.2 Registreras i personakter eller i annat system o Handlingar som tillhör individärenden. o Handlingar och information som hålls ordnade i verksamhetssystem Offentliga jobb, Stratsys, Palliativregistret och Streamflow).
9 [14] 3.3 Hålls ordnade o Protokoll och föredragningslistor för sociala utskottet, pensionärsrådet, rådet för funktionshinder och facklig samverkan samt övriga förekommande. Original förvaras hos registratorn. o Upprättade handlingar i verkställighetsärenden, beslut som fattas av tjänsteman inom ram för de rutiner som gäller för den löpande verksamheten. Ofta är frågorna redan reglerade i lag eller avtal, detta gäller exempelvis många personalärenden. Förvaras hos respektive handläggare. o Upprättade färdigställda handlingar som saknar ärendeanknytning, exempelvis mötesanteckningar som undertecknas av sekreteraren eller handlingar från utredningar/projekt som görs inom eller på uppdrag av den egna verksamheten. Förvaras på G-servern. o Rutinbeskrivningar och lathundar. Förvaras på G-servern. o Avtal och kontrakt som rör personalärenden, exempelvis fullmakt, anställningsavtal och blankett för sekretessmedgivande. Förvaras hos ansvarig tjänsteman/verksamhet. o Avtal och kontrakt, ej sådana som rör personalärenden. Förvaras i förvaltningsgemensamma pärmar. o Listor över delegeringsbeslut från verksamhetssystemen och delegeringsbeslut av allmän karaktär som delges nämnden. Förvara i förvaltningsgemensam pärm. o Dokumentation angående kurser, utbildningar och seminarier som verksamheten har anordnat i egen regi (inbjudan, sammanställning). Förvaras på G-servern. o Egenproducerad enkät. Förvaras på G-servern. o Sammanställning av egenproducerad enkät. Förvaras på G-servern. o Förteckning över befintliga personregister, skickas till kommunens personuppgiftsombud. o Handlingsplan beslutad av förvaltningen. Förvaras på G-servern. o Egenproducerat informationsmaterial, broschyrer eller affischer etc. Förvaras på G-servern. o Närvarolista och tjänstgöringsrapport för socialnämnden och utskotten (original till löneenheten). o Postlista (finns även i Castor). Förvaras hos registratorn. o Egenproducerad statistik. Förvaras på G-servern. o Listor med kontaktuppgifter. Förvaras på G-servern. o Verksamhetsberättelser. Förvaras i Castor. o Registerförteckning, PUL och dokumenthanteringsblankett, hålls ordnat hos personuppgiftsombudet. o IT-systemdokumentation, dokumentation om exempelvis uppdateringar och sammanställning av loggar. Förvaras hos utvecklingsledarna IT. 3.4 Registreras i Castor o Handlingar som tillhör ärenden som finns upprättade eller upprättas i Castor. o Arbetsutskottets och nämndens protokoll. o Föredragningslistor för arbetsutskottet och nämnden.
10 [14] 4. FÖRVARING Olika sätt att förvara handlingar o Inga krav på förvaring o Bevaras i personakt inom respektive verksamhet o Hålls ordnade o Förvaras i system o Förvaras i ärende i Castor och i pappersakt o Hålls ordnade fram till inaktualitet 4.1 Inga krav på förvaring o Reklam och kursinbjudningar. o Handlingar som är av uppenbar ringa betydelse för verksamheten. o Kommunikation som är av uppenbar ringa betydelse för verksamheten. o Internpost och intern e-postkommunicering (reell internpost). o Ifylld egenproducerad enkät. o Tidningar och böcker. o Minnesanteckningar, d.v.s. en handling som har upprättats inom förvaltningen och som tillhör ett ärende som endast har tillkommit för ärendets föredragning eller beredning och som inte tillför ärendet någon ny fakta. o Utkast och koncept, d.v.s. ej färdigställda handlingar. o Kopior av förekommande dokument. 4.2 Bevaras i personakt inom respektive verksamhet o Privatpersoners fakturor, IFO. o Handlingar som tillhör individärenden både SoL, HSL och LSS, IFO, LVU och LVM m.fl. o Domar från domstolar, registreras i personakter inom biståndsenheten eller IFO.
11 [14] 4.3 Hålls ordnade o Beslut, styrande eller rådgivande dokument från annan myndighet som rör nämndens verksamhet, ex. cirkulär och meddelandeblad (gäller inte ärenden som socialnämnden har behandlat eller ärenden som är sökbart hos annan myndighet). Utgångspunkten är att handlingar som kan återfinnas på annat sätt, ex. annan myndighets hemsida inte bevaras. o Anställningsavtal, förvaras hos respektive personalredogörare. o Protokoll och föredragningslistor för sociala utskottet, pensionärsrådet och rådet för funktionshinder, originalen förvaras i pärm hos förvaltningens registrator. Protokoll från facklig samverkan samt övriga förekommande, förvaras hos respektive sekreterare. o Upprättade handlingar i verkställighetsärenden, beslut som fattas av tjänsteman inom ram för de rutiner som gäller för den löpande verksamheten. Ofta är frågorna redan reglerade i lag eller avtal, detta gäller exempelvis många personalärenden. Förvaras hos ansvarig eller administratör. o Upprättade färdigställda handlingar som saknar ärendeanknytning, exempelvis mötesanteckningar eller handlingar från utredningar/projekt som görs inom eller på uppdrag av den egna verksamheten. Förvaras i mappen gemensamt på G-servern. o Rutinbeskrivningar och lathundar. Förvaras i mappen gemensamt på G-servern. o Avtal och kontrakt som rör personalärenden, exempelvis fullmakt, anställningsavtal och blankett för sekretessmedgivande. Förvaras hos ansvarig tjänsteman/verksamhet. o Avtal och kontrakt, inte sådana som rör personalärenden. Förvaras hos upphandlingen/och eller förvaltningsgemensam pärm. o Listor över delegeringsbesluten från verksamhetssystem och delegeringsbeslut av allmän karaktär som delges nämnden. Förvaras i pärm hos registratorn. o Dokumentation angående kurser, utbildningar och seminarier som verksamheten har anordnat i egen regi (inbjudan, sammanställning). Förvaras i mappen gemensamt på G- servern. o Egenproducerad enkät. Förvaras i mappen gemensamt på G-servern. o Sammanställning av egenproducerade enkäter. Förvaras i mappen gemensamt på G-servern. o Handlingsplan beslutad av förvaltningen. Förvaras i mappen gemensamt på G-servern. o Egenproducerat informationsmaterial, broschyrer eller affischer etc. Förvaras i mappen gemensamt på G-servern. o Närvarolista och tjänstgöringsrapport för socialnämnden och utskotten, hålls ordnade i pärm (original till löneenheten). o Följesedel till beställningar (till kassan) o Postlista (finns i Castor). o Egenproducerad statistik. Förvaras enligt regler för G-servern. o Svar på externa enkäter. Förvaras under gemensamt på G-servern. o Listor med kontaktuppgifter. Förvaras under gemensamt på G-servern. o Verksamhetsberättelser. Förvaras i Castor. o IT-systemdokumentation, dokumentation om exempelvis uppdateringar och sammanställningar av loggar. Förvaras hos utvecklingsledarna IT. 4.4 Förvaras i system o Ansökan om tjänster, Offentliga jobb. o Kommunikation med sökanden angående annonserade tjänster, görs via Offentliga jobb. o Synpunkter och klagomål och kommunikation med berörd. Förvaras i Streamflow. o Handlingar och information som hålls ordnade i diverse verksamhetssystem.
12 [14] 4.5 Förvaras i ärende i Castor och i pappersakt o Skrivelse från allmänheten (nedskrivet meddelande, brev m.m.). o Svar på skrivelser från allmänheten (ej individärenden). o Handlingar angående tillsynsärenden, ex. tillsynsprotokoll. o Kommunikation med tillsynsmyndigheter (ej kommunikation av ringa betydelse). o Remisser som socialnämnden erbjuds att besvara. o Beslut från kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller annan nämnd i ärenden som socialnämnden ska eller har behandlat. o Handlingar som tillhör ärenden som behandlas av arbetsutskottet och nämnden. o Arbetsutskottets och nämndens protokoll. o Föredragningslistor för arbetsutskottet och nämnden (ej i ärende). o Handlingar som rör anmälan om missförhållande eller vårdskada skrivs in i postlistan och registreras som tom händelse i Castor (lex Sarah och lex Maria). Förvaras i dokumentskåp hos registratorn. 4.6 Hålls ordnade fram till inaktualitet o Spontanansökningar, förvaras hos respektive personalredogörare.
13 [14] Bilaga 2 DOKUMENTTYP OCH DEFINITIONER Dokumenttyper att använda och definitioner av dessa Anmälan Anmälan från myndighet eller privatperson om inträffad händelse. Ansökan Skriftlig anhållan om något, t.ex. jobb, alkoholtillstånd eller bidrag. Avtal Förpliktande rättshandling mellan parter, t.ex. samverkansavtal eller konsultavtal. Begäran Anhållan, förfrågan eller uppmaning om att socialnämnden ska bistå med skriftliga uppgifter, ställningstagande eller annan åtgärd. Beslut Avgörande av myndighet. Detaljplan Plan för utformning av bebyggelse m.m. inom ett mindre område. Enkät Frågeformulär. Faktura Räkning som rör nämndens verksamhet. Intyg Handling som bevisar riktighet. Kommunicering Information till part i samband med handläggning av ett ärende. Protokoll Skriftlig redogörelse av ett sammanträde (gäller för både en paragraf och ett fullständigt protokoll). Rapport färdigställd utredning. Remiss Missiv i samband med översändning av ärende för behandling eller yttrande före beslut. Skrivelse Nedskrivet meddelande. Statistik Resultat från en undersökning som presenteras genom tabeller eller diagram. Styrdokument Dokument som styr verksamheten. Yttrande- Uttalande i ett ärende. Överklagan Bestridande av ett beslut.
14 [14] De här dokumenttyperna har vi valt att inte använda vid socialförvaltningen Anbud Anhållan Anställningsbeslut Arbetsskadeanmälan Elevvårdsärende Förfrågan Förslag till beslut Information Intresseanmälan Kontrakt Klagomål Meddelande Minnesanteckningar Motion Närvarorapport Offert Protokollsutdrag Redovisning Rehabärende Svar Tillbudsanmälan Utlåtande Åtgärdsprogram Övrigt