Samfälligheten Porfyren Kallelse till årsstämma Styrelsen hälsar medlemmarna Välkomna till ordinarie årsstämma Onsdagen den 21 mars 2018 kl. 19.00 i Lillsjöskolans matsal Verksamhetsberättelse och övriga möteshandlingar bifogas Styrelsen 1
Dagordning för årsstämman den 21 mars 2018 1. Stämmans öppnande 2. Godkännande av röstlängd 3. Fastställande av dagordning 4. Stadgeenlig kallelse till stämman 5. Val av funktionärer för stämman Ordförande och sekreterare Två protokolljusterare tillika rösträknare 6. Styrelsens verksamhetsberättelse 7. Styrelsens ekonomiska redovisning 8. Revisorernas berättelse bilaga 1 9. Fastställande av resultat- och balansräkning 10. Ansvarsfrihet för styrelsen 11. Motioner från medlemmarna. 12. Laddning av elbilar bilaga 2 13. Underhållsfond Redovisning av fondens utveckling bilaga 3 Beslut om underhållsinsatser samt kostnadsram 2018 bilaga 4 14. Fråga om extra utdebitering för snöröjningen bilaga 5 15. Styrelsens förslag till budget och årsavgift för år 2018 bilaga 6 16. Val av funktionärer för år 2018 bilaga 7 Ordförande mandattid Tre ordinarie medlemmar 2 år Två styrelsesuppleanter Två revisorer Två revisorssuppleanter Val av maskinister Valberedning 17. Övriga frågor 18. Meddelande om hur protokollet från årsstämman kommer att göras tillgängligt 19. Avslutning av stämman 2
Styrelsens verksamhetsberättelse för 2017 Styrelsen för Porfyrens samfällighetsförening får härmed lämna följande verksamhetsberättelse för år 2017. Styrelsen har under året haft följande sammansättning: Ordförande Pär Söderblom Kassör Hans Söderholm Sekreterare Liselott Bernberg Ledamöter Linda Arijoensuu Mohammad Tahwildaran Jesper Sjöholm Gun Zebühr Suppleanter Elin Lilly Stefan Timber Styrelsen har hållit 8 sammanträden under året. Underhåll De traditionella vår- och höststäddagarna har hållits och våra gemensamma markområden har putsats och fejats under vår- och höststädningarna En arbetsgrupp bestående av medlemmar i samfälligheten har skött sommarens underhåll. Markarbeten Två parkeringsplatser vid östra parkeringen har asfalterats och 10 nya parkeringsplatser har anlagts vid västra garagen med infart från Mineralvägen. Från parkeringen har en grusad gångväg byggts fram till den befintliga parkeringen. En boulebana har anlagts vid östra änden av Malmstigen. Parkeringen vid molokerna har lagts igen och besåtts. Snöröjning Samma entreprenör som sedan 2012 har stått för snöröjningen. Markeringskäppar har satts ut för att underlätta för snöröjarna att avgöra var kantstenar och andra hinder finns. Speciellt har boulebanan markerats för att hindra snöupplag på den. 3
Parkeringen i området Ekonomi Ekonomin är god. Våra utgifter har under 2017 varit lägre än budgeterat bland annat på tack vare minskade kostnader för el och sophämtning. Med tanke på att det förmodligen kommer en större andel elbilar eller hybrider i vårt område med krav på laddning planerar styrelsen en utredning av behovet av att rusta upp elanläggningarna i våra garage. Informationsbrev Under året har 7 informationsbrev sänts ut till samfällighetens medlemmar Till sist Vill styrelsen tacka alla medlemmar för det gångna året och för de arbetsinsatser som gjorts i samband med vår-sommar och höstunderhåll och för alla övriga initiativ som tagits. På styrelsens vägnar Pär Söderblom Ordförande 4
5
6
7
8
Porfyrens Samfällighetsförening Bilaga 2 Laddning av elbilar och hybrider Med tanke på de utveckling som sker inom elbilssektorn är det en del problem som vi måste hantera. I dag får man nyttja den gemensamma elen i garagen till motorvärmare, kompletterande belysning vid smärre reparationer mm. Några frågeställningar: 1. Ska möjligheten att ladda sin bil från det gemensamma nätet finnas? Ska den enskilda betala elförbrukningen? Hur separerar vi uttagen? 2. Ska det finnas laddningsuttag i garagen? Hur många? 3. Kan vi avsätta några utomhusparkeringar för laddning från särskilda uttag? Finansiering? Enskild betalning? I dagsläget vet vi att det nuvarande elnätet inte håller för laddning av fler bilar samtidigt. I sommar kommer även en ny lag träda i kraft som kräver kompletterande installation för laddning av alla typer av elbilar. Det finns säkert fler frågor att ta ställning till. Styrelsens förslag är att årsstämman avsätter 10 000 kr ur fonden med uppdrag åt styrelsen att tillsammans med någon sakkunnig att utreda olika lösningar och deras konsekvenser och att styrelsen i god tid före årsstämman 2019 redovisar olika alternativ för beslut av stämman. 9
Underhållsfondens utveckling 2017 Bilaga 3 Ingående värde 2017-01-01 Insättning Summa Kostnader 2017 Ny parkering, västra garagen Amortering Ränta Boulebana Summa Kostnader, enligt beslut på stämman Överföring av 2016 år resultat Utgående saldo 2017-12-31 188 864 kr 97 000 kr 285 864 kr 137 307 kr 38 183 kr 22 774 kr 3 550 kr 201 824 kr 225 100 kr 24 819 kr 108 859 kr 10
Fonden 2018 Bilaga 4 Ingående värde 2018-01-01 Tillkommande insättning Summa 108 859kr 97 000kr 205 859kr Kostnader 2018 Amortering G+P 46 332kr Ränta G+ P 26 352kr Utredning elladning i garagen 10 000 kr Oförutsett 5 000 kr Summa 87 684 kr Utgående värde 2018-12-31 Överföring av 2017 års resultat ca 118 175 kr 23 000 kr 141 175 kr 11
Porfyrens Samfällighetsförening Bilaga 5 Fråga om extra utdebitering för snöröjning För 2017 ligger kostnader för snöröjningen något under budget tack vare det varma vädret under hösten För år 2018 har styrelsen i budgeten räknat med samma kostnader som 2017 men ett kraftigt snöande under den fortsatta delen av vintern samt i höst kan innebära att det inte räcker. Styrelsen vill därför ha samma möjligheter som de senaste åren att göra en extra utdebitering när vi vet det verkliga utfallet. Styrelsen föreslår att årsmötet beslutar om att en extra utdebitering på maximalt 500 kr får göras om snöröjningskostnaderna överstiger den föreslagna budgeten. 12
Porfyrens Samfällighetsförening Bilaga 6 Budget 2018 Utfall Förslag 2017 2018 Intäkter Medlemsavgifter inkl. fond 737 200 737 200 Räntor 361 300 Parkeringstillstånd+elbil -18 900 5 200 Summa intäkter 738 461 742 700 Kostnader Städ och underhåll Fonden 140877 15 000 Gräsklippning 24277 26 000 Övrigt 8775 15 000 Elförbrukning 29342 35 000 Comhem TV 92362 94 000 Comhem Bredband 160048 161 000 Snöröjning 59178 65 000 Försäkringar 10960 11 000 Förvaltning redovisning 3779 4 000 Fonden Diff. årlig avsättn. -104925 9 316 Avbetalning 38294 46332 Räntekostnad 22675 26352 Styrelsearvoden inkl. soc. avg. 29332 30 000 Sophämtning 186893 190 000 Medlemsinfo/Verksamhet 0 1 000 Parkering 2875 3 000 Övriga kostnader 4578 5 000 Summa kostnader 709 329 737 000 Årets resultat Kassaflöde 29 132 5 700 Styrelsen föreslår att årsavgiften 2018 blir 7600 kr som betalas med 3 800 kr senast den 30/4 2018 och med 3 800 kr senast den 31/10 2018. 13
Samfälligheten Porfyren Bilaga 7 Valberedningens förslag till val av funktionärer 2018 Styrelseledamöter Ordf. Pär Söderblom Ord. Liselott Bernberg Ord Jesper Sjöholm Ord Elin Lilly Suppl. Charles Kridiotis Suppl. Gun Zebühr Revisorer Ord. Anders Eklöf Ord. Göran Zebühr Suppl. Astrid Thorin Suppl. Göran Inestam Maskinist Stefan Timber Antal år 2 år 2 år 2 år Valberedning 2018 Ekkehart Lötzsch sammankallande Roger Gerdin Urban Karlsson 14