Rutin. Vid kränkande särbehandling Dnr 2018/186 A21

Rutin Vid kränkande särbehandling Dnr 2018/186 A21 Sammanfattning Lagstiftningens krav ch Högsklan Västs ansvar samt ärendehantering för medarbetare ch studenter Ansvarig för rutinen: HR-avdelningen Beslutad av rektr ch giltig frm 2018-02-12

Innehåll Inledning... 2 Lagar ch regler... 2 Vad är kränkande särbehandling ch vad rsakas det av?... 2 Exempel på kränkande särbehandling kan vara:... 3 Tecken på att kränkande särbehandling:... 3 Viktigt att tänka på!... 3 Ansvar ch förebyggande insatser... 4 Chefens ansvar... 4 Medarbetare ch studenter... 4 Tillämpning: När skall en utredning m kränkande särbehandling genmföras?... 5 Om någn blir utsatt/misstanke m att ha blivit utsatt för kränkande särbehandling - ansvar ch åtgärder... 5 Student/medarbetare (sm upplever sig/blivit utsatt)... 6 Chef/ansvarig... 7 1. Agera... 7 2. Enskilda kartläggande samtal... 7 Vid samtal med den sm utsatts är det viktigt att du sm chef:... 7 Vid enskilt samtal med den/dem sm förmdas kränka... 7 3. Analys... 8 4. Handlingsplan ch genmförande av åtgärder... 8 5. Uppföljning/avslut... 8 Frmell anmälan... 8 Sekretess ch dkumentatin... 9 1 (9)

Inledning Högsklan Väst skall vara ett lärsäte ch arbetsplats fri från kränkande särbehandling ch skall aktivt arbeta för att förhindra ch förebygga kränkande särbehandling. Högsklans värdegrund pekar ut att verksamheten vid Högsklan Väst utgår från ch försvarar principen m alla människrs lika värde där demkrati ch mångfald bidrar till scial välfärd, rättvisa ch hållbar samhällsutveckling (Högsklan Väst Strategisk plattfrm dnr 2017/1391). Högsklan är ch skall vara ett transparent ch öppet lärsäte, sm tar hänsyn till likheter för att främja individens möjligheter till arbete ch studier, samt för att utveckla verksamheten vid Högsklan Väst. Vi arbetar aktivt för att mtverka ch förhindra diskriminering, trakasserier, kränkande särbehandling ch tystnadskulturer. Anställda sm studenter ska behandlas ch mötas med respekt ch värdighet ch hänsyn skall tas till likheter för att främja individens möjligheter till arbete ch studier samt för att utveckla verksamheten vid Högsklan Väst (Riktlinje för Högsklan Västs arbete för att förebygga ch åtgärda diskriminering samt kränkande särbehandling, Dnr 2018/175 A 21). Vårt förhållningssätt skall präglas av tlerans för varandras likheter ch åsikter där alla, studenter sm medarbetare, har skyldighet att mtarbeta kränkande särbehandling. Högsklans värdegrund utgör tillsammans med den statliga värdegrunden ett fundament för hela verksamheten. Syftet med följande rutin är: Att infrmera m vad kränkande särbehandling är ch hur det kan förebyggas Att tydliggöra rller ch ansvar vid kränkande särbehandling Att beskriva ärendehanteringen/rutinen när någn har upplevt/anmält kränkande särbehandling på Högsklan Väst Att beskriva vilket stöd sm ges till medarbetare, studenter ch chefer i situatiner där någn har upplevt sig kränkt Lagar ch regler De begrepp ch definitiner sm används i detta dkument bygger främst på de definitiner sm anges i: - Arbetsmiljölagen (1977:1160) - Arbetsmiljöverkets föreskrifter: Organisatrisk ch scial arbetsmiljö (AFS 2015:4) samt Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) Vad är kränkande särbehandling ch vad rsakas det av? Definitinen av kränkande särbehandling återfinns i Arbetsmiljöverkets föreskrift Organisatrisk ch scial arbetsmiljö (2015:4) ch innebär handlingar sm riktas mt en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt ch sm kan leda till hälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap Kränkande särbehandling behandlas i föreskrifterna Organisatrisk ch scial arbetsmiljö (2015:4) samt i Systematiskt arbetsmiljöarbete (2001:1). Kränkande särbehandling skiljer sig från knflikter genm att de är återkmmande beteenden sm syftar till att stöta ut, skada eller förnedra en individ ch sm inte har kppling till någn av diskrimineringsgrunderna, för infrmatin m dessa läs Rutin för diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier ch repressalier vid Högsklan Väst, dnr 2018/185 A21. 2 (9)

Företeelser sm brukar kallas för mbbing, scial utstötning ch trakasserier kan benämnas sm kränkande särbehandling. Exempel på kränkande särbehandling kan vara: Förnedrande behandling i rd ch/eller handling, exempelvis kritisera ch/eller förlöjliga någn inför andra. Att bli systematiskt ignrerad ch inte hälsad på ch utesluten/utfrysning från gemenskap. Bli rättvist anklagad eller persnligt uthängd inför andra, förtal eller nedsvärtningar av en arbetstagare/student eller dennes familj. Medvetet undanhållande av arbetsrelaterad infrmatin eller lämnande av felaktig sådan samt medvetet sabterande eller försvårande av arbetets utförande. Ht ch skapande av rädsla, medvetna förlämpningar, överkritiskt eller negativt bemötande eller förhållningssätt (hån, vänlighet etc.). Tecken på att kränkande särbehandling: Bristfälliga arbetsinsatser knflikter upptar mycket energi ch tid ch i förlängningen blir arbetet lidande. Irniska anmärkningar irniska kmmentarer kan ge dig infrmatin m medarbetarnas/studenters syn på någn kllega/studiekamrat. Fientlighet ch tystnad i diskussiner kan du se m infrmella ledare, med sina stödtrupper, är direkt fientliga mt någn individ. Detta kan ske genm direkta påhpp, elaka kmmentarer eller genm gruppens tystnad. Uteslutning är det någn sm står utanför den sciala gemenskapen? När medarbetare ska samarbeta är alla delaktiga eller är det någn sm alltid får de tråkigaste uppgifterna? Krppsspråk var uppmärksam på krppsspråk. Detta avslöjar mycket m vilken inställning vi har till varandra. Vänder man knsekvent ryggen åt någn ch ignrerar någns inlägg? Sjukfrånvar utsatthet kan medföra sjukskrivning. Viktigt att tänka på! Kränkande särbehandling är inte att förväxla med tillfälliga knflikter, meningsmtsättningar ch prblem i samarbetsrelatiner sm förekmmer i de flesta arbets- ch studiemiljöer. Dessa syftar inte till att skada eller medvetet kränka någn till skillnad från kränkande särbehandling ch kan lösas genm samtal, lyssnande, accepterande ch med respekt för andras rätt till sin uppfattning. Exempel på knflikt: - Samarbetsprblem i en arbets- eller studentgrupp. - Medarbetare ch chef har lika åsikter ch är eniga m verksamhetens inriktning/arbetssätt ch/eller har lika uppfattningar m fördelning av till exempel ansvar, befgenheter ch lönesättning - Student ch lärare har lika uppfattningar ch är eniga m kursens upplägg ch genmförande eller betygsättning. Det är dck viktigt för ansvariga parter att snabbt hantera uppkmna situatiner, i en sluten ch dålig arbetsmiljö kan kränkande uttalanden ch handlingar få fäste ch utvecklas så att trakasserier uppstår. 3 (9)

Ansvar ch förebyggande insatser Rektr har det övergripande ansvaret för Högsklans arbetsmiljöarbete där kränkande särbehandling ingår. Arbetsenhetschefer det vill säga prefekter, högskledirektör, biblitekschef samt avdelningschefer inm institutin ch förvaltning har det direkta arbetsmiljöansvaret inm sina respektive institutiner/avdelningar för att förebygga, hantera ch utreda ärenden sm kan vara kränkande särbehandling i enlighet med mdellen angiven till vänster. Högsklan Västs strävan är att skapa ett sådant arbetsklimat att kränkande särbehandling inte förekmmer. Sm chef är det därför viktigt att i första hand mtverka att kränkning över huvud taget sker ch förebygga kränkande särbehandling av medarbetare. Ett viktigt redskap i att förebygga att kränkningar sker är det systematiska arbetsmiljöarbetet. Med hjälp av det systematiska arbetsmiljöarbetet har chefer tidigt möjlighet att fånga upp signaler på r, begynnande missnöje ch andra kränkande beteenden. De viktigaste verktygen i det systematiska arbetsmiljöarbetet ch förebyggande åtgärder är: Medarbetarsamtal Genmförande av ARK-undersökningen ch implementering av dess handlingsplaner. Infrmatin till alla anställda kring vad kränkande särbehandling är ch hur det kan ta sig i uttryck samt hur de skall agera ch vart de kan vända sig vid behv av stöd. Det ska vara väl känt för alla medarbetare ch studenter. Gd intrduktin för både medarbetare ch studenter för att skapa möjlighet att på ett bra sätt finna sig tillrätta i arbets- ch studentgruppen. Kmpetenshöjande insatser för chefer/ledare kring kmmunikatin ch bemötande, knflikthantering ch övriga arbetsmiljöfrågr Snabba insatser ch reaktiner på kränkande uttalanden ch lämpliga beteenden Anrdna utbildningar ch seminarier för att främja den gda arbetsmiljön Chefens ansvar Sm chef har du ansvar för arbetsmiljön ch skall agera m det kmmer till din kännedm m någn anställd eller student vid din avdelning/institutin utsatts för kränkande särbehandling. Om du sm chef får veta att någn utsätts för kränkningar har du skyldighet att mgående agera, utreda situatinen ch vidta relevanta åtgärder. Ta stöd av HR kring hur du bör hantera situatin. Det är av str vikt att den eller de sm ansvarar för utredningen har tillräcklig kmpetens ch kan vara partiska, därför kan det ibland vara lämpligt att anlita företagshälsvård eller annat externt stöd för utredningen. Medarbetare ch studenter Varje medarbetare ch student vid Högsklan Väst har ett eget ansvar för att i det vardagliga mötet med kllegr, studenter, studentkllegr, lärare ch andra anställda vid högsklan samt sökande till högsklan förebygga att kränkande särbehandling uppstår. Detta genm att respektfullt bemöta varandra ch verka för en miljö fri från kränkande särbehandling. Genm att påtala eventuella missförhållanden sm kmmer till din kännedm tar du ansvar för detta. Om du bevittnar att någn annan blir utsatt bör du tala med din närmsta chef m situatinen (medarbetare) eller avdelningschef/ansvarig lärare (student). Om det är chefen/ansvarig lärare sm är inblandad så kan du istället prata med HR-avdelningen, chefens chef (medarbetare), lärarens chef 4 (9)

(student) eller facklig representant/studentkår. Får du av en kllega veta att hen känner sig utsatt för kränkande särbehandling, ge denne det stöd du kan ge ch uppmuntra persnen att prata med den sm är ansvarig på avdelningen eller för utbildningen (det vill säga chef eller ansvarig lärare). Säkerställ att du har persnens gdkännande innan du kpplar in ytterligare persner. Tillämpning: När skall en utredning m kränkande särbehandling genmföras? Arbetsmiljölagen ch föreskrifterna m systematiskt arbetsmiljöarbete (2001:1) mfattar både anställda ch studenter. Arbetsmiljölagen (3 kap. 2 AML) säger att arbetsgivaren (för studenter i dessa fall ytterst respektive lärsätes ledning) skall vidta alla åtgärder sm krävs för att förebygga hälsa ch lycksfall. I 9 i föreskrifterna m systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) regleras att m någn arbetstagare (i dessa fall ckså studenter) råkar ut för hälsa eller lycksfall i arbetet ch m någt allvarligt tillbud inträffar i arbetet, ska arbetsgivaren/utbildningsanrdnaren utreda rsakerna så att risker för hälsa ch lycksfall i frtsättningen kan förebyggas. Denna regel betyder i detta sammanhang att m det finns tecken på att hälsa eller allvarligt tillbud inträffat sm är kpplat till infrmatin m kränkande särbehandling ska arbetsgivaren genmföra en utredning. I praktiken innebär det att undersöka, riskbedöma ch åtgärda brister i den rganisatriska ch sciala arbetsmiljön sm kan ge upphv till kränkande särbehandling. Föreskrifterna m Organisatrisk ch scial arbetsmiljö (AFS 2015:4) riktar sig till samtliga verksamheter där arbetstagare utför arbete för arbetsgivares räkning. Där ingår ckså arbetskraft sm hyrs in men innefattar inte dem sm genmgår utbildning, alltså inte studenter sm studerar vid en utbildning/kurs vid ett lärsäte. Studenter sm har en dktrandtjänst gör däremt det ch den studerande sm gör praktik på en arbetsplats. Enligt denna föreskrift skall arbetsgivare vara tydlig med att kränkande särbehandling inte accepteras (exempelvis i en plicy/riktlinje) samt ha rutiner för vad sm skall göras m kränkande särbehandling uppstår ch var den utsatte kan få hjälp (i enlighet med denna rutin) Denna rutin, för hantering av kränkande särbehandling vid Högsklan Väst, tar sin utgångspunkt både i Arbetsmiljölagen ch arbetsmiljölagens föreskrifter. Den inkluderar både anställda sm studenter vid lärsätet. Läs ckså Riktlinje för Högsklan Västs arbete för att förebygga ch åtgärda diskriminering samt kränkande särbehandling dnr 2018/175 A 21. Om den kränkande särbehandlingen har samband ch tydlig kppling med någn en eller flera av diskrimineringsgrunderna i diskrimineringslagstiftningen (2008:567) det vill säga kön, könsöverskridande identitet ch uttryck, etnisk tillhörighet, religin eller annan trsuppfattning, funktinshinder, sexuell läggning eller ålder så skall aktuellt ärendet hanteras ch utredas enligt rutinen vid diskriminering, sexuella trakasserier ch trakasserier, dnr 2018/185 A 21. Mer infrmatin m diskriminering hittar du på www.hv.se/likavillkr Anmälan m allvarliga tillbud skall anmälas till Arbetsmiljöverket. Hit räknas svårare fall av mbbing, kränkning ch trakasserier. Om någn blir utsatt/misstanke m att ha blivit utsatt för kränkande särbehandling - ansvar ch åtgärder 5 (9)

Nedan följer en beskrivning av vad dem sm upplever sig utsatt för kränkande särbehandling bör göra, vad ansvarig chef bör göra samt en beskrivning av lika rller ch ansvar. Student/medarbetare (sm upplever sig ha/har blivit utsatt) Om du sm medarbetare eller student blir utsatt för kränkande särbehandling ska du: 1. Om det är möjligt, säga ifrån klart ch tydligt till den sm utsätter dig att beteendet är önskat ch att du vill att det ska upphöra. Försök att vara så knkret sm möjligt med vilket beteende/uttalande du upplever sm kränkande. 2. Dkumentera det inträffade. Anteckna klckslag, datum, eventuella vittnen, händelsen ch vad den sm kränkte dig sade ch/eller gjrde, din reaktin ch upplevelse (vad, var, när ch hur) 3. För medarbetare: Rekmmendatinen är att kntakta din närmaste ansvarig chef ch begär ett enskilt samtal. Gäller den misstänkta kränkningen relatinen mellan dig ch din chef skall prblemet signaleras till en högre nivå, där överrdnad chef skall infrmeras ch tar över ansvar för att utreda ch hantera situatinen. För student: Rekmmendatinen är att prata med någn ansvarig, exempelvis prgram/kursansvarig eller ansvarig chef (för den utbildningen du går) ch begära ett enskilt samtal. Gäller den misstänkta kränkningen relatinen mellan dig ch din kurs- eller prgramansvarige skall prblemet signaleras till en högre nivå, där överrdnad chef tar över ansvar för att utreda ch hantera situatinen. Om du inte vill vända dig till ansvarig chef kan du ckså kntakta: Anställd HR chef ch HR-specialist Fackligt mbud Huvudskyddsmbud Lkala skyddsmbud Den sm tar emt infrmatinen ansvarar för att infrmera ansvarig chef. Säkerställ att du har persnens gdkännande innan du kpplar in ytterligare persner. Student HR-avdelningen Studenthälsan Studentmbud Externt stöd: Studentkåren Den sm tar emt infrmatinen ansvarar för att infrmera ansvarig chef. Säkerställ att du har persnens gdkännande innan du kpplar in ytterligare persner. 4. Ta emt erbjudande m bearbetning ch stöd m sådan bedöms sm viktig. Stöd kan ges via företagshälsvården (anställd) ch via studenthälsan (student). 5. Sök stöd ch hjälp hs din fackliga rganisatin eller skyddsmbud (medarbetare) alternativt till studentkåren (studenter). 6. Vill du göra en frmell anmälan, läs mer på sida 8. 6 (9)

Chef/ansvarig Nedan följer en beskrivning av hur du sm chef/ansvarig bör agera: 1. Agera Agera så det kränkande beteendet medelbar upphör, infrmerar överrdnad chef ch kntakta HR-specialist för stöd i utredningsarbetet ch hanteringen av den uppkmna situatinen. Ytterligare vägledning hittar du i Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2015:4 (för medarbetare) ch på www.av.se 2. Enskilda kartläggande samtal Kntakta de inblandade parterna ch genmför enskilda kartläggande samtal för att få en bild av händelsen. Medarbetare/student har möjlighet att ha med facklig representant/studentkår vid mötet. Vid samtal med den sm utsatts är det viktigt att du sm chef: Lyssnar förutsättningslöst ch undviker att värdera infrmatinen. Det är alltid den subjektiva upplevelsen hs den utsatta persnen sm avgör vad sm är kränkande. Ber medarbetaren/studenten att beskriva det inträffade så knkret sm möjligt. Bekräfta att du ser allvarligt på situatinen. Förklarar arbetsgivarens skyldighet att utreda mständigheterna ch vidta åtgärder m så krävs. Säkerställ att stöd ges till invlverade parter m så behövs. Stöd kan exempelvis kmma från företagshälsvården, facklig representant, studentkåren/studentmbudsman ch studenthälsan. Du sm chef beslutar vilket stöd sm är aktuellt. Rådgör med HR-specialist. Dkumentera den versin medarbetaren/studenten ger ch vad ni kmmer överens m. Stäm av anteckningarna så du uppfattat rätt. Beskriv den kmmande prcessen: att du kmmer ha samtal med den/de sm upplevs utsätta persnen för kränkande särbehandling. Vid enskilt samtal med den/dem sm förmdas kränka Kalla till enskilt samtal med den/de sm förmdas kränka ch infrmera samtidigt m att möjlighet att ha med facklig representant/stöd från studentkår finns. Behandla den andra persnen lika respektfullt sm den sm anser sig vara kränkt. Det är viktigt att tydliggöra att syftet med mötet är att klarlägga situatinen ch infrmera m arbetsgivarens syn på kränkande särbehandling ch skyldighet att agera. Dkumentera samtalet, stäm av med medarbetaren/studenten att du uppfattat situatinen rätt ch låt denne underteckna att den tagit del av dkumentatinen. Beskriv den kmmande prcessen ch vad sm kmmer hända framåt. Erbjud samtalsstöd/externt stöd m denne behöver det. För ckså samtal med vittnen m det bedöms sm nödvändigt (exempelvis m rd står mt rd). 7 (9)

3. Analys Gör en analys av situatinen ch frtsatta åtgärder, tillsammans med HR. Du kan ckså invlvera din närmsta chef sm stöd. Du kan eventuellt behöva följa upp med fler samtal ch/eller lämna över ärendet till andra stödfunktiner inm högsklans, ex. högsklans utsedda utredare (jurist) för frtsatt hantering alternativ knsultatin/stöd. När analysen är klar kring vad sm rsakat missförhållandena återkpplar du till den sm uppmärksammat/anmält ch den ärendet avser. Det är viktigt att i detta läge fkusera på lösningar sm kan accepteras av de inblandade ch sm gör att kränkningarna upphör. Om den medarbetare/student sm upplever sig utsatt/har blivit utsatt inte är nöjd med den lösning sm framkmmer genm dialg ch samtal ska chef så långt sm möjligt uppmuntra hen att lämna in en frmell anmälan (läs mer s.8). 4. Handlingsplan ch genmförande av åtgärder Dkumentera insatser ch uppföljning av dem i en handlingsplan sm är tidsatt. Genmför dessa åtgärder. 5. Uppföljning/avslut Följ upp åtgärderna ch utvärdera dem samt var bservant på arbetsklimatet genm att bservera frtsatta eller nya tecken på missförhållanden. Särskilt uppmärksamhet bör riktas till den sm varit utsatt, exempelvis genm att ha upprepande uppföljningssamtal. Det kan ckså vara aktuellt att kppla in extra stöd mt arbetsgruppen där situatinen utspelat sig. Rådgör med HR kring förslag på åtgärder. Frmell anmälan En anmälan kan ske skriftligen eller muntligen ch ska innehålla infrmatin m vad sm hänt, vem/vilka sm ska ha kränkt, eventuella vittnen ch annat sm är av vikt i sammanhanget. Du kan upprätta anmälan själv eller så skrivs den i dialg med chef eller annan ansvarig (exempelvis kurs/prgramansvarig). En anmälan m kränkande särbehandling är att betrakta sm en inkmmen handling till högsklan. Ärendet kmmer därför registreras hs registratr. Anmälan skall nedtecknas ch skickas till: - Registratr på Högsklan Väst, antingen via mail till registratr@hv.se eller per pst: Högsklan Väst Gustava Melins gata 2, 461 86 Trllhättan. Följande funktiner på Högsklan Väst kan ckså ta emt anmälan (ch vidarebefrdrar den då till registratr efter att ha nedtecknat anmälan ch fått den gdkänd av den sm vill anmäla): - Jurist/utredare (Akademi- ch ledningsstöd) - HR-chef - HR-specialist - Någn man har förtrende för (exempelvis chef, ansvarig lärare). Mttagare infrmerar berörd arbetsenhet (avdelningschef ch arbetsenhetschef) ch ansvarig för utredningen är respektive arbetsenhetschef det vill säga prefekt/biblitekschef/högskledirektör. Arbetsenhetschef sammankallar en rådgivande grupp sm består av utredare (jurist) vid Förvaltningen ch HR-specialist samt andra experter sm bedöms nödvändiga i utredningsarbetet (exempelvis företagshälsvården). 8 (9)

Högsklans utredare (jurist) genmför en utredning, sm dkumenteras skriftligen. Utredningen genmförs skyndsamt, bjektiv ch rättssäkert med respekt för samtliga inblandade ch med den diskretin sm situatinen kräver. Inblandade hörs, ch vad sm framkmmer under utredning ch sm har betydelse i ärendet delges berörda parter, sm ges möjlighet att yttra sig. Berörda chefer hålls kntinuerligt infrmerade, även huvudskyddsmbud infrmeras. När utredningen är avslutad upprättar utredaren ett skriftligt förslag till beslut sm arbetsenhetschef fattar beslut kring. Berende på situatinen kan det bli aktuellt med lika åtgärder ch ärendet kan hamna i Persnalansvarsnämnden (anställd) eller Disciplinnämnden (student). Sekretess ch dkumentatin En anmälan m kränkande särbehandling är att betrakta sm en inkmmen handling till högsklan. Ärendet kmmer därför registreras hs registratr 1. Mer infrmatin m kränkande särbehandling samt underlag/anmälningsblanketter m.m. finns på: www.hv.se/likavillkr Infrmatin för studenter: https://www.hv.se/student/rattigheter-skyldigheter-inflytande/ Infrmatin för medarbetare: https://wwwanstalld.hv.se/sv/min-anstallning/halsa-charbetsmilj 1 Allmän handling se Tryckfrihetsförrdningen (1949:105) 2 kap. 9 (9)