01.JI^ Sida PROMEMORIA ITS 2009-03-19 Dag Laerfeldt IT Strategi Sammafattig IT-strategi har till uppgift att säkerställa att IT motsvarar orgaisatioes behov som de formuleras i Sidas fyra prioriterade verksamhetsmål och i Visio 2012. IT skall utformas och styras så att verksamhetes prioriterigar får det stöd som efterfrågas. Det är också väsetligt att IT äve ka fåga upp framtida, idag ite helt käda och preciserade behov i orgaisatioe. Först då ka IT ligga parallellt med verksamhetes kotiuerliga utvecklig och svara upp med ett flexibelt och avädbart stöd då det efterfrågas. IT-strategi har som syfte och mål att klargöra hur Sidas framtida vägval och prioriterigar ser ut 2009-2011 avseede IT. De talar äve om på vilket sätt IT avser att leverera resultat, hur grudläggade priciper för IT på Sida ser ut samt beskriver översiktligt hur IT ser ut idag och vad som avses ske uder verksamhetsperiode 2009-2011. Slutlige beskrivs hur resursbehov idag och framöver ser ut för Sida IT. För detaljerad iformatio hävisas till bilagor och uderliggade dokumet. Verksamhetsperspektiv Sidas Visio 2012 beskriver strategiska mål och värderigar för verksamhete och medarbetare. Visioe pekar på e verksamhet som har sitt huvudsakliga syfte att förbättra fattiga mäiskors villkor. Detta ka ske med e verksamhet som är måliriktad, effektiv och har kraft och kapacitet att göra skillad. Grudläggade är e mål och resultatstyrd verksamhet där resursplaerig och simulerig utgör väsetliga värde för verksamhetsplaerige. Vidare fis stora behov av att etablera gemesamma processer och flöde för isatser och aktiviteter. Samt att kua följa hur dessa förlöper över tid, mäta mot tid och resursallokerig och redovisa grade av måluppfyllelse. Sida är e världsomspäade orgaisatio på måga olika geografiska orter. Sida har e orgaisatio som förutsätter väl fugerade ätverk och samarbetsytor mella team och kompeteser, oavsett var ma befier sig. Mobilitet är således grudläggade. Sida har också e stor mägd data och kuskap som måste hållas aktuell, relevat och tillgäglig för hela orgaisatioe. Iformatios- och kommuikatiosbehovet är således stort, både itert me också extert. Behovet av utbyte och itegratio med adra aktörer är framträdade och e förutsättig för arbetet iteratioellt. Sida har som orgaisatio ett uttalat fokus på mål och resultat. Dessa fördelar sig geerellt på 1. ett övergripade pla för sveskt bistådsarbete och Team c:\managemenits\publickprojekt\ny plattform och arkitektur\it pla IT strategi\it-strategi.doc
2(9) Swede, 2. för Sidas itera resultat avseede krav på orgaisatioes förmåga att leverera och effektivisera sig samt svara upp mot satta resultat, och till sist 3. tydliga mål och resultat formulerade för varje medarbetare på Sida. Utgågsläget är att IT är e strategisk framgågsfaktor för att Sida skall å, aalysera och följa upp uppsatta mål och resultat - geom hela kedja av resultativåer. IT-strategi skall också sätta ramar och form för hur ma på effektivast sätt balaserar avädarbehov med verksamhetskrav och de prioriterigar som behöver göras. E modell för IT-styrig skall etableras på Sida. Styrige skall fokusera på beställaruppdraget, med adra ord verksamhetes behov och prioriterig formulerad som uppdrag till IT-leveratöre. IT-styrige lämar också uderlag till beslut för i vilket strategiskt sammahag prioriterigar sker. Processe för prioriterige skall vara trasparet och öppe så att verksamhete ser och förstår vilka val som gjorts. IT-strategi visar på de övergripade iriktige för IT på Sida. De kokretiseras i e IT-pla som motsvarar verksamhetes plaerig för 2009-2011 och som avspeglar gjorda IT-prioriterigar. De kompletteras i si tur i dokumetatio för "tekisk plattform och IT-arktitektuK på Sida. IT-stödet o IT skall upplevas utgöra ett reellt stöd för samtliga medarbetare och chefer så att verksamhetsmål och resultat ka uppås. Upplevelse skall vara mätbar och uppföljigsbar De eskilde avädare av IT skall i så hög utsträckig som möjligt erfara att erbjuda tillämpigar och applikatioer ger ett mervärde och effektiviserar arbetet. Målsättige är ett krav för ya applikatioer, och där det är möjligt med häsy till ekoomiska och tekiska begräsigar äve för äldre, befitliga system. Resultat: det skall vara lätt att skapa, bearbeta, lagra och å data, iformatio och kuskap Geom att etablera bärade priciper för hur de grudläggade iformatiosstrukture skall se ut ka e god IT-arkitektur läggas ovapå dea. Det är e förutsättig för att samverka och itegratio mella applikatioer och i grässitt skall ge avädare e god upplevelse och avädbarhet. E y IT-arkitektur skall etableras som tillgodoser detta. E strategisk satsig på ett sökverktyg skall geomföras. Då ka iformatio lättare idetifieras och göras tillgäglig.
3(9) Verksamhete har också ett eget asvar i att ställa krav på iformatioe och fastställa de iformatiosmodell som skall råda. E arbetsgrupp som späer över hela verksamhete med dess ätverk och som ka fastställa modelle skall etableras och bör hadledas och ges stöd av avdelig Kommuikatio och team IT-utvecklig. IT skall möjliggöra ett mobilt och flexibelt arbetssätt Sida är e orgaisatio där medarbetare och chefer i hög utsträckig arbetar utaför eller mella de "fasta arbetsplaste". Nätverk och kotakter utaför de ega arbetsgruppe är mycket valigt. IT skall här vara e möjliggörare så att flexibelt arbetssätt, både på huvudkotoret och i fält me äve uder resor eller vid hemarbete. Hög grad av mobilitet och tillgäglighet skall erbjudas. att avädbarhet är ett prioriterat krav på ya IT-lösigar Alla ya applikatioer och grässitt skall passera krav som verksamhete har på "god avädbarhet". Det är e bärade pricip för alla ya tillämpigar och i utveckligsoch desigarbet. IT-utvecklig skall ha e god kompetes iom området med specialistkuskap iom avädbarhet. att kvalitet, itegritet, skydd och säkerhet för data säkerställs Krav på hög säkerhet är väl uttalat frå cetral statsförvaltig. Numera är krave sträga och tvigade. IT-lösigar skall godkäas eligt de stadard som fastställs av Sida o IT skall effektivisera verksamhete och det idividuella arbetet. Effektivitete skall kua mätas och utvärderas Det iebär: att IT möjliggör processautomatiserig och processtyrig att IT möjliggör plaerig och simulerig att IT möjliggör uppföljig och aalys att IT möjliggör ett effektivt kommuikatios- och iformatiosflöde o IT är e förutsättig för att å verksamhetes mål för iter och exter kommuikatio och samarbete Det iebär:
4 (9) att e applikatiosplattform för sabbmeddelade, projektrum, delade arbetsytor, aslagstavlor, audiovisuell kommuikatio och ärvarosigalerig etableras att fuktioalitet fis i plattforme för e itegrerad och kostadseffektiv presetatiosyta som ger motsvarig fuktioalitet ett itraät för publicerig och iteraktivitet samt möjlighet till datakoppligar och sambad ut till exter webb och extraät. Det är speciellt viktigt att säkra möjlighete till utbyta av data mella Sida, UD, RK samt övrig förvaltigsorgaisatio. IT priciper Pricipera är vägledade i e geerell meig för iriktige av IT-beslut uderperiode Pricip Bakgrud De övereskoma arkitekture skall Malsättig att å e effektiv avädig följas av gjorda ivesterigar och tekikval geom att följa MSA och motsvarade beskrivigar för MS "best practices" och "Widows Guidelies" Om udatag skall ske frå ova gäller : Om det bedömds ödvädigt att göra - att det föreligger mycket goda " busiess avsteg frå plattform och arkitektur skall e case" kosekvesaalys geomföras. - tillkommade, extra, kostader aalyseras och fastställs ia geomförade av projektet - reviderad tidpla och projektpla aalyseras och fastställs ia projektet påbörjas Udvika lösigar " best of breed" till Det är väsetligt att bärade priciper för förmå för att hålla fast vid beslutad val av plattform arktitekur efterlevs. Dessa plattform och arkitektur är kostadseffektivitet, itegratio, uderhåll och strategisk lågsiktighet Grudfuktioalitet i vald plattform och Vid behov av y fuktioalitet aväds i arkitektur skall avädas. Egeutvecklig första had stadardiserade lösigar i udviks produkte som återaväds. Kofigurerig av och till och med midre modifierig är tillåte. Egeutvecklig udviks och sker edast i udatagsfall. IT-lösigar skall vara flexibla sarare ä Målsättig att erhålla erforderlig beståede verksamhetsytta Målsättig att erhålla ett tillräckligt bra IT- stöd som levereras i tid, sarare ä att att sträva efter ett perfekt IT-stöd som IT-lösigar skall vara " good eough " sarare ä perfekta
5 (9) Vi skall ta till oss y tekik sabbt sarare ä att leda tekikutvecklige Vi testar alltid lösigar ia de etableras Åstadkomma stabilitet och leveraskvalitet Vi strävar efter hög leveraskvalitet och stabil drift och uderhåll IT-styrig Sidas IT-strategi fastställs geom beslut av GD. De beslutas parallellt med motsvarade period för verksamhetsplaerig (VIP) och är giltig på motsvarade sätt lika läge. Till strategi hör e IT-pla. De kokretiserar vad som skall geomföras. IT-strategi sätter ramara för hur IT skall bedrivas, IT-plae vad som skall geomföras. Och är. Uderlag och beredig av IT-strategi och pla hateras iför VP i processe för VP. Utfallet är e IT-pla som har prioriterat två huvuddelar, ämlige förvaltig (Drift av IT som reda fis) och Utvecklig (IT som äu ite fis. Uderlaget tas upp i VP processe och bereds iför beslut av e IT-styrelse eller motsvarade. Uppgifte för IT-styrelse är att prioritera aktiviteter iom förvaltig och utvecklig så att de motsvarar adra styrade dokumet, Sidas visio, VP etc. IT-styrelse ka exempelvis utgöras av e del av Strategiska ledigsgruppe. De skall vara väl förakrad i och represetera hela verksamhete samt fokusera på att prioritera de IT-aktiviteter som skall geomföras och vilka som skall geomföras seare. E särskild process etableras för dea prioriterig. E motsvarade process etableras för omprioriterig uder pågåede verksamhetsår! Nya projekt vägs mot reda beslutade och avslås eller trycker uda ågot befitligt. IT arkitektur Sida väljer e arkitektur som motsvarar behov av datalagrig, bearbetig, processtöd, samarbetsytor, busiess itelligece, presetatio och kommuikatio med särskilt fokus på mobilitet och itegratio. Geom att välja produkter som var för sig ite i första had är "best of breed" me som reda frå börja är itegrerade med varadra, och som framför allt motsvarar verksamhetes krav på avädbarhet, grudläggade fuktioalitet och tillgäglighet, ka kostadera för drift, förvaltig och framtida utvecklig hållas lägre. Uder 2008 geomförs e exter aalys Sida IT-miljö på uppdrag av ITS. Utgågspukte var att kombiera krav frå verksamhete i sambad med y orgisatio, Sida visio 2012 och prioriterade verksamhetsområde, med krav på effektivserad drift och förvaltig av IT. Resultatet skulle speglas utifrå tre huvudalterativ, med adra ord att föreslå, på grudval av geomförd aalys, e applikatiosportfölj baserad på produkter i huvudsak frå IBM (tidigare miljö), Ope Source eller Microsoft. Aalyse rekommederade Microsoft.
6(9) Sammafattade argumet för val av MS är: 1. MS erbjuder IT-fuktioalitet för samtliga område iom Sidas verksamhet (frå kotorsprogram, ifrastruktur till verksamhetsystem) 2. MS leverar full itegratio mella samtliga applikatioer och system 3. MS erbjuder därmed också e väl geomarbetad avädbarhet, geomgåede, i samtliga grässitt och vyer som uderstryker upplevelser av "igekäbarhet och homogeitet" 4. MS erbjuder till fuktio och prestada tillräckligt bra produkter för Sidas verksamhet, baserat på Sidas datamägd, storlek på orgaisatio och kompetes 5. MS erbjuder e ehetlig tekisk plattform som kosoliderar de tekiska krave på kompetes avseede drift och support och som miimerar kostadera för uderhåll och framtida utvecklig Sida väljer därför e applikatiosportfölj med produkter frå Microsoft. Sida väljer också att aväda Microsoft stadardiserade struktur för 9T- architecture", MSA eller "MS " best practices ". Därmed väljer verksamhete också att aväda de reda ibyggda lösige för " service orieted architecture" (SOA, eller tjästeorieterad arktitektu). Slutsatse är att Sida bygger e IT-arkitektur som i si struktur och val av igåede produkter har förmåga att leverera e tillräckligt bra fuktioalitet i sia delar, och som helhet. Verksamhete bedöms därmed få merparte av si efterfrågade fuktioalitet iom rame för de tekiska plattforme parallellt med e kostadseffektiv IT-leveras. IT-leverase och dess processer Leverase av IT skall utgå frå tre målsättigar: Kvalitet och måluppfyllelse - baserat på etablerade övereskommelser mella verksamhet och IT-leveratör (SLA) Kostadseffektivitet och kotroll Uppföljig och mätbarhet Geom att arbeta med stadardiserade processer för IT- leverase skapas förutsättigar för att uppå måle. Sida väljer att aväda " best practice" av processtyrd leveras och etablerar därför ITIL som övergripade processmodell. IT-kostader IT på Sida fiasieras via aslaget. Sida väljer e modell för iter medelsfördelig baserad på att IT-leverase omsätter verksamhetes prioriterigsbeslut av omfattige på dels förvaltig och uderhåll, dels utveckligsbehov och ya IT-projekt och budgeterar för desamma. E bärade
7(9) pricip är att cetralisera IT-stödet och kostadskotrolle av detsamma. Det iebär att kostader för all IT är cetraliserad till avdelige för IT och itert service (ITS). Prioriterigsbeslut och fastställade av budget för IT sker iom rame för årlig VP samt i förädrigsprocesse uder reste av året och bärade priciper för om- och yprioriterig. Applikatiosportfölj Utgågspukte är att Sida etablerar e helt y IT-miljö baserad på Microsoft applikatiosportfölj och priciper för IT-arkitektur och tekisk plattform. Tillägg till applikatiosportfölje är avädadet av virtualiserig och termialfuktioalitet via Citrix och Vmware. Vidare kommer EPiServer att yttjas för extert webbsida uder VP-periode 2009-2011. Resultatet skall i elighet med IT-pricipera utvärderas kotiuerligt. E uppdaterad databas (CMDB) över aväda produkter och lösigar etableras uder 2009. Ifrastruktur E helt y ifrastuktur etableras i sambad med övergåge till Sidas ya ITplattorm. Bilde visar på förädrigsbilde i övergripade drag. ------------------------------------ 4 Implemetera de migrerade verksamhetssysteme successivt... ^ - - Nytt klietkofiguratioskocept -"Sida Kliet 1.0" (Statioär, Bärbar och Tu kliet) XP, 1126 -> Vista, IE7, ytt mobiltetskocept, Offliestöd, Office 2007 etc. Åtkomstportal, VPN-stöd, WAN-optimerig i Citrixplattform. ('Sida Applikatiosportal 1.0") Verktyg för Lotus Notes ^ Exchage, Outtook G:, Itraät ^ Sharepoit Ifrastruktur självbetjäig kocept och p0 fjärrkotor admiistratio ("Sida ('Mi Sida dator Se över itegratiosstöd och katalogsy. (BizTalk, Mils) Fjärrkotor 1.0") 1.0") Netware, e-directory -> Active Directory, File, Prit, DHCP, DNS etc. Novell Zeworks, Altiris -> Microsoft System Ceter Fysiska Servers -> VMware Virtualiserig Se över möjlighetera att förbättra kvalitä på WAN-kommuikatioe & bygga redudas! Bemaig och sourcig IT-leverase bemaas av två team fördelat på "beställar- utförarkoceptet". Resursbehovet adresserar dels verksamhetes behov av stöd, kapacitet och tillgäglighet, dels behovet av kompetes iom tekikområde och processer. Iom rame för team IT- utv och IT-drift är roller och fuktioer för systemförvaltig etablerade. Utvecklig, IT - och verksamhetsarktitektur samt avädbarhet är etablerad iom team IT-utv, drift, förvaltig och support iom team IT-drift.
8(9) IT-teame iom ITS i Geom Sidas val av y IT-arkitektur och y IT-plattform effektiviseras drift och förvaltig samt utvecklig och fuktioalitetsförbättrig så att de svarar upp mot verksamhetes behov bättre. Applikatiosportfölje reodlas och komplexitete miimeras. Därigeom miskar behovet av måga olika tekikkompeteser. Samtidigt som möjlighetera att erbjuda fuktioer, reda färdiga, i plattforme ökar väsetligt. Resultatet gör det möjligt att effektivisera drift och utvecklig. Särskilt iom driftteamet miskar behovet av resurser. Detta beskrivs i teamets kotextaalys för VP 2008. Målsättige är således att miska sårbarhet, skapa redudas och e ITleveras som motsvarar såväl verksamhetsbehov (SLA) som geerella krav på effektiviserig. Jämförade mätigar för utvärderig och uderlag till sourcigstrategi Sida IT skall kotiuerligt se över leverase i termer av mätig och aalys geom busiess case för att ge uderlag för beslut krig sourcigstrategi. Det iebär att produktioe av IT skall jämföras mot omvärlde utifrå ett urval aspekter. Dessa är i första had Kostad för drift, support och förvaltigsära utvecklig Kostad för utvecklig Kostad för kompetesförsörjig Tillgäglighet, kvalitet och kotroll
9(9) b Säkerhet och riskkalkyl Dea bechmarkig sker på uppdrag av GD till avdelige ITS. För team ITdrift fis ett uttalat uppdrag att uder plaerigsperiode effektivisera verksamhete resursmässigt. Riskhaterig och IT-säkerhet IT-risker skall hateras eligt verksamhetsgeerella sätt att hatera riskbedömig. Med adra ord skall e apassad pricip för "FISK" itegreras i leverase av IT. Mer specifikt skall e IT-säkerhetspolicy tas fram uder 2009 för IT och datakommuikatio. Policy skall dels hatera ett övergripade perspektiv för geerell IT- och iformatiossäkerhet, dels tre delområde med kokreta regler för respektiva område: 1. system- eller tjästeägara, 2. team IT-drift samt 3. avädara. Reglera föreslås ispireras av "basivå för iformatiossäkerhet", BITS, det vill säga för det ret IT-säkerhetsmässiga avseede tillgäglighet, kvalitet och skydd som ägs av KBM, uvarade MSB.