Malmö stad Revisorskollegiet 1 Protokoll Sammanträdestid 2018-01-24 kl. 16:00 Sluttid: 18:30 Plats Möllevången 2-4 ande ledamöter Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Utses att justera Sten Dahlvid (S), Ordförande Per Lilja (M), Vice ordförande Berit Söderholm (S), Revisor Claes Forsberg Carlsson (S), Revisor, 1-3, 5-12 Robabeh Taeri (S), Revisor Pia Landgren (S), Revisor Göran Hellberg (V), Revisor Andreas Holmgren (MP), Revisor, 1-3, 5-12 Berit Sjövall (M), Revisor Åke Christiansson (M), Revisor Rune Andersson (L), Revisor Kurt Leo Halvardsson (SD), Revisor, 1-3 Ulf Axel Olof Hägg (SD), Revisor George Smidlund, Revisionsdirektör Christin Menander, Nämndsekreterare Malin Tell, Sweco, 4 Fredrik Edler, Sakkunnig, 5 Fredrik Jerntorp, Sakkunnig Nina Hellström, Sakkunnig, 6 Per Nilsson, Sakkunnig, 6, 8-9 Åsa Rasmusson, Sweco, 4 Per Lilja (M) Justering 2018-01-25 Protokollet omfattar 1-12 Underskrifter Sekreterare... Christin Menander Ordförande... Sten Dahlvid (S) Justerande... Per Lilja (M)
ÄRENDELISTA 1 Upprop och val av justerare samt tid för justering 2 Fastställande av dagens föredragningslista 3 Föregående sammanträdesprotokoll 4 Miljöfarlig mark och verksamhet 5 Granskning av verifikationer och löpande bokföring 6 Granskning av upphandlingar 7 Rapportering från styrgrupperna och lekmannarevisorerna 8 Uppföljning och självskattning av intern kontroll 2017 9 Intern kontroll 2018 riskanalys 10 Revisorskollegiets nämndsbudget 2018 11 Attestförteckning 2018 för Stadsrevisionen 12 Revisionsdirektören informerar 2
3 1 Upprop och val av justerare samt tid för justering att utse Per Lilja (M) att justera protokollet den 25 januari klockan 11.00 på revisionskontoret.
4 2 Fastställande av dagens föredragningslista att fastställa föredragningslistan.
5 3 Föregående sammanträdesprotokoll att lägga protokollen från revisorskollegiets sammanträde 2017-12-13 samt från arbetsutskottets sammanträde 2017-12-07 och 2018-01-18 till handlingarna.
6 4 Miljöfarlig mark och verksamhet SR-2017-54 Malin Thell och Åsa Rasmusson från Sweco Environment AB informerar om granskningen av Malmö stads hantering av förorenade områden och farligt avfall i samband med Malmö stads exploatering och rivnings-/ombyggnadsprojekt. Syftet med granskningen var att bedöma och kartlägga hur arbetet med inventering och sanering av förorenad mark bedrivs i Malmö stad. Vidare var syftet att bedöma och kartlägga om Malmö stad har en tillräcklig intern kontroll avseende hantering av farligt avfall vid rivning, ombyggnad och tillbyggnad samt markföroreningar. Granskade nämnder bedöms i allt väsentligt ha etablerade rutiner och processer för att inventera och sanera förorenad mark. Den interna kontrollen avseende hantering av farligt avfall vid rivning, ombyggnad och tillbyggnad samt markföroreningar bedöms som inte helt tillräcklig. Egenkontrollen bör ses över för att helt kunna säkerställa att hanteringen utförs i enlighet med gällande lagstiftning. Granskningen har påvisat ett antal väsentliga förbättringsområden. att godkänna missivet efter mindre justeringar att översända rapporten och missivet till stadsbyggnadsnämnden, miljönämnden, tekniska nämnden fastighetskontoret och servicenämnden för yttrande senast 2018-03-31. Yttrandet ska ge svar på rapportens slutsatser och bedömning samt ange vilka åtgärder som nämnderna avser att vidta. att översända rapporten och missivet till kommunstyrelsen för möjlighet till yttrande senast 2018-03-31. et skickas till Stadsbyggnadsnämnden Miljönämnden Tekniska nämnden FK Servicenämnden Kommunstyrelsen sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL 180124 miljöfarlig mark och verksamhet RAPP KOLL 180124 miljöfarlig mark och verksamhet MISSIV KOLL 180124 miljöfarlig mark och verksamhet
7 5 Granskning av verifikationer och löpande bokföring SR-2017-94 Fredrik Edler informerar om granskningen av verifikationer och löpande bokföring. Syftet med granskningen har varit att bedöma om servicenämndens verifkationer och löpande bokföring är rättvisande och den interna kontrollen är tillräcklig. Servicenämndens interna kontroll gällande verifikationer och löpande bokföring bedöms sammantaget som tillräcklig och resultatet av verifikationsgranskningen bedöms sammantaget ge en rättvisande bild av räkenskaperna. Genomförd granskning visar på ett antal väsentliga iakttagelser och avvikelser som revisorskollegiet ser allvarligt på. att godkänna missivet att översända rapporten och missivet till kommunstyrelsen och servicenämnden för yttrande senast 2018-02-28. Yttrandet ska, per avvikelse, ge svar på vilka åtgärder kommunstyrelsen och servicenämnden avser att vidta med anledning av de delvis allvarliga synpunkter och rekommendationer som framförts i rapporten. et skickas till Kommunstyrelsen Servicenämnden sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL 180124 Verifikationsgranskning RAPP KOLL 180124 Verifikationsgranskning MISSIV KOLL 180124 Verifikationsgranskning
8 6 Granskning av upphandlingar SR-2017-131 Per Nilsson och Nina Hellström informerar om granskningen av upphandlingar inom grundskolenämnden och gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. Utifrån genomförd granskning är bedömningen att de båda nämnderna inte har säkerställt att samtliga direktupphandlingar genomförs enligt lagar, riktlinjer och med en tillräcklig intern kontroll. När det gäller efterlevnad av ramavtal har det i granskningen noterats att i de fall det funnits giltiga ramavtal för leverantörerna i våra stickprov, har dessa efterlevts. Granskningen har vidare visat att både gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen och grundskoleförvaltningen har rutiner för direktupphandling. Dessa bedöms inte ha fått fullt genomslag i hela organisationen ännu. Området inköp och upphandling är i fokus och det pågår flera aktiviteter på båda förvaltningarna som ska säkerställa en bättre efterlevnad av lagar, rutiner och riktlinjer. Av rapporten framgår dock att nämnderna bör stärka den interna kontrollen avseende direktupphandling samt säkerställa att det finns en ändamålsenlig uppföljningsstruktur. att godkänna missivet att översända rapporten och missivet till grundskolenämnden, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden och kommunstyrelsen för yttrande senast 2018-03-05. Yttrandet ska ge svar på vilka åtgärder grundskolenämnden och gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden avser att vidta med anledning av de brister som identifierats i rapporten. Kommunstyrelsens yttrande ska utgå ifrån styrelsens roll att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Kommunstyrelsens yttrande ska redogöra för området idéburet offentligt partnerskap ur ett upphandlingsperspektiv samt för eventuella åtgärder som styrelsen avser att vidta utifrån rapportens identifierade brister. et skickas till Grundskolenämnden Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Kommunstyrelsen sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL 180124 Granskning av upphandlingar RAPP KOLL 180124 Upphandlingar MISSIV KOLL 180124 Upphandlingar
9 7 Rapportering från styrgrupperna och lekmannarevisorerna Informeras från möte i styrgruppen SKOLA och från lekmannarevisorerna i MKB Fastighets AB. Ordföranden informerar om en artikel i Sydsvenska dagbladet 2018-01-21 avseende alkolholkonsumtion när Malmös kommunbolag gör utlandsresor. Lekmannarevisorerna diskuterar hur de kommer att förhålla sig till denna artikel. Ett mejl har inkommit till Stadsrevisionen 2018-01-21 med anledning av artikeln i Sydsvenska dagbladet. Denna inkomna skrivelse kommer att behandlas på revisorskollegiets arbetsutskotts sammanträde 2018-02-08. att godkänna informationen från styrgruppen, ordföranden och lekmannarevisorerna.
10 8 Uppföljning och självskattning av intern kontroll 2017 SR-2016-76 Per Nilsson informerar om uppföljningen av arbetet med intern kontroll 2017 för revisorskollegiet och förslag till självskattning av nämndens arbete med intern kontroll 2017. Under 2017 har intern kontroll genomförts inom följande områden: Bokslutsgranskning kvalitet Revisionsprojekt kvalitet Årlig granskning - kvalitet Bristande arbetsplatsträffar Bristande avtalshantering Bristande förmåga att upprätthålla samhällsviktiga funktioner Intern och extern representation Detta är en sammanfattning av den återrapportering som tidigare har skett till revisorskollegiet 170529, 170927 och 171213. att godkänna sammanfattningen av nämndens arbete med intern kontroll 2017 att godkänna självskattningen av nämndens arbete med intern kontroll 2017. sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL 180124 Uppföljning och självskattning av intern kontroll 2017 Uppföljning intern kontroll 2017 Självskattning avtalshantering Gemensamma kriterier utvärdering av intern kontroll (revisorskollegiet 2017)
11 9 Intern kontroll 2018 riskanalys SR-2017-115 Per Nilsson informerar om arbetet med riskanalys 2018 och presenterar förslag till riskanalys 2018 för revisorskollegiet. Analysen ska ligga till grund för intern kontrollplan 2018 för revisorskollegiet. Riskanalys och intern kontrollplan 2018 ska senast beslutas på revisorskollegiets sammanträde 180214. Revisorskollegiet diskuterar risker inom riskkategorierna arbetsmiljö och HR. att bordlägga förslaget till riskanalys 2018 inför beslut om riskanalys och internkontrollplan 2018 på revisorskollegiets sammanträde 180214. sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL 180124 Intern kontroll 2018 riskanalys Förslag till riskanalys 2018 (Revisorskollegiet)
12 10 Revisorskollegiets nämndsbudget 2018 SR-2018-2 Revisionsdirektören informerar om revisorskollegiets nämndsbudget 2018 som innehåller nämndens ansvar, mål, planering av verksamhet och ekonomi. Revisorskollegiet har inte beslutat om något nämndsmål till kommunfullmäktiges målområde 1-8 efter revisorskollegiet har gjort bedömningen att nämnden inte kan bidra till att uppnå dessa kommunfullmäktigemål under 2018. Revisionsdirektören informera om revisorskollegiets nämndsmål till kommunfullmäktiges målområde 9 - En stad med bra arbetsvillkor. Revisorskollegiets kommunbidrag 2018 uppgår till 11525 tkr. att godkänna nämndsbudget 2018 att godkänna periodiseringen av kommunbidraget för 2018 att diskutera nämndsmålen vid revisorskollegiets och revisionskontorets gemensamma planeringskonferens 2018. sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL 180124 Revisorskollegiets nämndsbudget 2018 Namndsbudget 2018 KOLL 180124
13 11 Attestförteckning 2018 för Stadsrevisionen SR-2018-4 Attestreglemente och tillämpningsanvisningar för Malmö stad är antagna av kommunfullmäktige 2008-11-27 och gäller från och med 2009-01-01. årligen om en attestförteckning för Stadsrevisionen. Revisionsdirektören informerar om Stadsrevisionens attestförteckning för 2018. att godkänna Stadsrevisionens attestförteckning för 2018. sunderlag Tjänsteskrivelse KOLL 180124 Attestförteckning 2018 Attestreglemente och attestförteckning 2018
14 12 Revisionsdirektören informerar Revisionsdirektören informerar om pågående rekrytering för två revisorer efter Christel Lundberg som slutade sin anställning 2018-01-18 och efter Nina Hellström som slutar sin anställning 2018-03-14. Erik Mogård som rekryterades i höstas börjar sin anställning 2018-04- 01. Ordföranden informerar om pågående rekrytering av ny revisionsdirektör. Rekryteringsbolaget Lisberg AB har anlitats för rekryteringen. Platsannonsen har godkänts av ordföranden och kommer i dagarna att publiceras där sista ansökningsdatum är den 11 februari 2018. Revisorskollegiets arbetsutskottet kommer att hålla i anställningsintervjuerna. Det är planerat att arbetsgivareutskottet fattar beslut om tillsättningen av revisionsdirektör den 4 april 2018. Ordföranden kommer att bjuda in till en avtackning av nuvarande revisionsdirektör på eftermiddagen den 21 februari 2018. Ordföranden informerar om planeringen för Starevs årskonferens i Malmö den 30-31 maj 2018. Revisionsdirektören och Fredrik Jerntorp är ansvariga för konferensen. att godkänna informationen.