Självbetjäning för arbetsgivare Användarhandledning Kom igång med Arbetsgivartjänsten Behörighetsadministration
Innehåll 1 DOKUMENTINFORMATION... 3 1.1 SYFTE... 3 1.2 AVGRÄNSNINGAR... 3 1.3 STÖD VID LÄSNING... 3 1.4 GENERELLA FUNKTIONER I ARBETSGIVARTJÄNSTEN... 4 2 KOM IGÅNG MED ARBETSGIVARTJÄNSTEN... 5 2.1 BEHÖRIGHET TILL ARBETSGIVARTJÄNSTEN... 5 2.1.1 Tilldelning av behörighet... 5 2.1.2 Olika typer av behörighet... 5 2.2 E- LEGITIMATION ELLER LÖSENORD... 6 2.2.1 Skaffa e-legitimation... 6 2.2.2 Beställ lösenord... 6 3 INLOGGNING... 7 3.1 LOGGA IN MED E-LEGITIMATION... 7 3.2 LOGGA IN MED LÖSENORD... 8 3.2.1 Byt lösenord och ange kontrollfråga... 10 3.2.2 Glömt lösenord... 11 4 MINA SIDOR... 12 5 ADMINISTRERA ANVÄNDARE... 13 5.1 LÄGG TILL NYA ANVÄNDARE... 13 5.2 HANTERA BEFINTLIGA ANVÄNDARE... 16 5.2.1 Ändra uppgifter om användare... 17 5.2.2 Detaljerad information om användare... 18 5.2.3 Ta bort användare... 19 6 KONTAKT... 20 Försäkringskassan Sid. 2 (20)
1 Dokumentinformation Denna användarhandledning vänder sig till dig som vill börja använda Arbetsgivartjänsten och till dig som ska administrera ditt företags användare av Arbetsgivartjänsten. Tjänsterna finns på Försäkringskassans webbplats, www.forsakringskassan.se, under fliken arbetsgivare. 1.1 Syfte Användarhandledningen ska underlätta för dig när du använder Försäkringskassans självbetjäning (Arbetsgivartjänsten). 1.2 Avgränsningar Handledningen beskriver inte lagar eller regelverket. Information om lagar och regler kan du hitta på Försäkringskassans webbplats. 1.3 Stöd vid läsning För att du lättare ska förstå vad som ska göras markeras text som visas på skärmen, katalog- och filnamn med typsnittet Lucida Console, t.ex. Klicka på knappen Spara. Hänvisningar visas med kursiv text. Sist i dokumentet hittar du uppgifter om vart du vänder dig om du har frågor. Försäkringskassan Sid. 3 (20)
1.4 Generella funktioner i Arbetsgivartjänsten I beskrivningen av Arbetsgivartjänsten gäller följande: Fält markerade med asterisk (*) är obligatoriska. Du kan använda tabuleringstangenten för att navigera mellan fälten och knapparna. Alla knappar kan aktiveras med hjälp av kortkommandon. Kortkommandot för en knapp är Alt-tangenten och knappens första bokstav (t.ex. Alt+L för Lägg till). Observera att kortkommandot för Skriv ut sidan är Ctrl+P. Hänvisningar visas med kursiv text. För att lämna en programbild kan du klicka på knappen Avbryt eller på en annan flik. Du kan stänga hela applikationen genom att klicka på ikonen Logga ut. Eventuella uppgifter som du inte sparat rensas när du klickar på Avbryt, byter flik eller loggar ut. I varje tjänst finns Informationsikoner som beskriver hur du ska fylla i olika fält. Försäkringskassan Sid. 4 (20)
2 Kom igång med Arbetsgivartjänsten 2.1 Behörighet till Arbetsgivartjänsten Behörighet beställer du genom att fylla i blanketten Underlag för att använda självbetjäning (blankett 5063). Den hittar du på Försäkringskassans webbplats: www.forsakringskassan.se/arbetsgivare/arbetsgivartjansten/kom_igang_med_arbe tsgivartjansten. Du kan antingen fylla i blanketten på din dator och skriva ut den på din lokala skrivare, eller beställa en blankett som postas till företaget. På blanketten fyller du i vem som ska vara behörighetsadministratör. Behörighetsadministratören ansvarar sedan för att lägga till övriga användare. Behörig representant på företaget undertecknar blanketten och skickar den till Försäkringskassans kundcenter för partner på den adress som finns på blanketten. När behörighetsadministratören finns upplagd skickar Försäkringskassan ett e-postmeddelande till honom eller henne som då kan lägga upp de övriga användare som arbetsgivaren eventuellt har utsett. Dessa användare får sedan också ett e- postmeddelande från Försäkringskassan om att de kan börja använda självbetjäningstjänsterna. 2.1.1 Tilldelning av behörighet Behörighetsadministratören lägger till, ändrar och tar bort användare. Varje användare måste själv se till att han eller hon har en e- legitimation eller lösenord för att kunna logga in till tjänsten. 2.1.2 Olika typer av behörighet Det finns två olika typer av behörighet. Behörighet Administratör Användare Funktion Kan lägga till, ändra och ta bort användare. Kan använda alla funktioner i arbetsgivartjänsten. Kan använda alla funktioner i arbetsgivartjänsten. Det är alltid behörighetsadministratören lägger till användare. Om du inte vet vem som är din behörighetsadministratör kan du kontakta Försäkringskassan Sid. 5 (20)
Kundcenter för partner som då ber din behörighetsadministratör kontakta dig. 2.2 E- legitimation eller lösenord Förutom behörighet till Arbetsgivartjänsten måste du kunna identifiera dig. Det gör du genom att logga in med e-legitimation eller lösenord. Om du redan har en e-legitimation kan du använda den. Har du ingen e-legitimation kan du ladda ner en från din internetbank. Om du inte vill använda din e-legitimation kan du beställa ett lösenord från Försäkringskassan för att få tillgång till Arbetsgivartjänsten. Idag finns ingen möjlighet att använda Arbetsgivartjänsten om man inte har ett svenskt personnummer eller ett samordningsnummer. Anledningen till detta är att personer utan svenskt personnummer eller samordningsnummer inte kan skaffa en e-legitimation eller ett lösenord för att logga in till tjänsten. 2.2.1 Skaffa e-legitimation En e-legitimation skaffar du hos en utgivare av e-legitimationer. Här kan du se vilka utgivare som utfärdar e-legitimation: http://www.forsakringskassan.se/privatpers/om_sjalvbetjaning/e_leg/ladda_ner_e -legitimation/ladda_ner_e-legitimation 2.2.2 Beställ lösenord Om du inte har en e-legitimation kan du beställa lösenord på www.forsakringskassan.se under fliken arbetsgivare. Länk till beställning finns på Kom igång med Arbetsgivartjänsten. I och med din beställning av lösenord samtycker du till att dina personuppgifter behandlas i Försäkringskassans system. Vid beställning av lösenord måste du ange personnummer för att en säker identifiering ska kunna göras och för att försändelsen med inloggningsuppgifterna ska skickas till rätt person. Lösenordet skickas till din folkbokföringsadress eftersom det är dina personliga inloggningsuppgifter. Försäkringskassan Sid. 6 (20)
3 Inloggning När du fått din behörighet och skaffat en e-legitimation eller lösenord kan du logga in till tjänsten. När du loggat in kommer du till Startsidan varifrån du sedan navigerar vidare till önskad tjänst. I det här avsnittet beskrivs hur du loggar in med e-legitimation eller med lösenord. Här beskrivs också hur du gör om du glömt ditt lösenord samt hur du byter ditt lösenord. 3.1 Logga in med e-legitimation För att logga in med e-legitimation: 1. Gå in på Försäkringskassans hemsida www.forsakringskassan.se och välj fliken Arbetsgivare. 2. Klicka på Arbetsgivartjänsten/Logga in högst upp i vänstra hörnet. 3. Klicka på den e-legitimation du vill använda. 4. En ruta för inloggning visas. Hur sidan för inloggning ser ut beror på vilken utgivare av e-legitimation du har. Här ser du ett exempel på hur det ser ut vid inloggning med BankID. Försäkringskassan Sid. 7 (20)
Inloggning med e-legitimation från BankID 1. I fältet BankID väljer du det BankID som du vill använda. I fältet Lösenord anger du ditt lösenord. 2. Tryck på knappen Jag legitimerar mig. Är alla uppgifterna rätt kommer du till startsidan för självbetjäning för arbetsgivare. 3. Vill du inte logga in klickar du på knappen Avbryt. 3.2 Logga in med lösenord För att logga in med lösenord: 1. Gå in på Försäkringskassans hemsida www.forsakringskassan.se och välj fliken Arbetsgivare. 2. Klicka på Arbetsgivartjänsten/Logga in högst upp i vänstra hörnet. 3. Klicka på Lösenord. Försäkringskassan Sid. 8 (20)
4. Följande bild visas. Inloggning med lösenord 1. I fältet Personnummer anger du ditt personnummer i format ÅÅÅÅMMDDNNNN. 2. I fältet Lösenord anger du ditt lösenord. Du har fem försök på dig att logga in. Efter fem felaktiga försök blir ditt konto låst. Första gången du loggar in kommer du automatiskt till en sida där du ska byta ditt lösenord (se nedan). Du ska också ange en kontrollfråga och svar på frågan. Kontrollfrågan ska du använda om du glömmer ditt lösenord och behöver få det skickat till dig via länken Glömt användarnamn och lösenord innan du klickar Logga in. Försäkringskassan Sid. 9 (20)
Om du vid en senare inloggning vill byta ditt lösenord igen markerar du i rutan Byt lösenord. 3. Klicka på Logga in för att logga in. Är inloggningsuppgifterna rätt kommer du till startsidan för självbetjäning för arbetsgivare. Klicka på länken Beställ lösenord om du vill beställa lösenord. Klicka på länken Glömt användarnamn och lösenord om du glömt ditt lösenord. 3.2.1 Byt lösenord och ange kontrollfråga Byt lösenord och ange kontrollfråga Första gången du loggar in måste du ange en kontrollfråga samt byta ditt lösenord (börja i steg 1 nedan). Om du tidigare varit inloggad och markerat rutan för att byta lösenord kan du välja om du vill byta både kontrollfråga och lösenord (börja i steg 1) eller bara byta lösenord (börja i steg 3). 1. I listan för Kontrollfråga väljer du din fråga. 2. I fältet Ditt svar anger du ditt svar på frågan. 3. I fältet Nytt lösenord anger du ditt nya lösenord. 4. I fältet Nytt lösenord igen anger du lösenordet en gång till. 5. Klicka på knappen Byt lösenord för att spara de nya uppgifterna. Försäkringskassan Sid. 10 (20)
Lösenordet ska vara minst 8 tecken och innehålla minst två bokstäver och två siffror. 3.2.2 Glömt lösenord Har du glömt ditt lösenord klickar du på länken Glömt lösenord. Glömt lösenord 1. I fältet Personnummer fyller du i ditt personnummer i format ÅÅÅÅMMDDNNNN. 2. I fältet Välj kontrollfråga väljer du din fråga. 3. I fältet Ange svar på frågan anger du svaret på din fråga. 4. Klicka på knappen Skicka nytt lösenord. Du får en bekräftelse på att lösenord skickas med rekommenderat brev till din folkbokföringsadress. Om du glömt din kontrollfråga och/eller svaret på frågan måste du kontakta Kundcenter som tar bort ditt användarkonto så att du kan beställa ett nytt lösenord. Försäkringskassan Sid. 11 (20)
4 Mina sidor För att se uppgifter om din behörighet och dina kontaktuppgifter klickar du på fliken Mina sidor. Mina sidor 1. Dina uppgifter visas. Har du behörighet för flera organisationsnummer väljer du aktuellt organisationsnummer i en lista och klickar på knappen Visa. Dina uppgifter för valt organisationsnummer visas då. 2. Lägg till eller ändra önskade uppgifter. Vill du ha löpande information om självbetjäningstjäning markerar du rutan för Utskick. När rutan är markerad visas det som en grön bock. Vill du ta bort bocken klickar du i rutan en gång till. 3. Klicka på knappen Spara, så sparas dina uppgifter. Försäkringskassan Sid. 12 (20)
5 Administrera användare Under fliken Administrera användare kan du som är behörighetsadministratör lägga till nya användare och hantera befintliga användare. I det här avsnittet kan du läsa om hur du lägger till, tar bort eller ändrar uppgifter om användare på ditt företag. Administrera användare 5.1 Lägg till nya användare För att lägga till nya användare av tjänsten klickar du på Lägg till nya användare under fliken Administrera användare. Försäkringskassan Sid. 13 (20)
Lägg till nya användare av självbetjäningstjänsten 1. I fältet Företag* visas företagets organisationsnummer och namn. Har du behörighet för flera organisationsnummer väljer du aktuellt organisationsnummer i en lista. 2. Ange Personnummer* på den person du vill lägga till. Det anges i format ÅÅÅÅMMDD-NNNN. 3. Ange Förnamn*. 4. Ange Efternamn*. 5. Ange Telefon*. Telefon är endast obligatoriskt för behörighet A - Administrera användare. 6. Ange E-post*. 7. Ange om den nya användaren ska vara Administratör* genom att klicka i Ja eller Nej. Som administratör får den nya användaren möjlighet att lägga till, ändra och ta bort användare. 8. Klicka på knappen Lägg till så flyttas personen till listan för Nya användare. Försäkringskassan Sid. 14 (20)
Listan för nya användare För att ta bort en person i listan för Nya användare klickar du på ikonen med en papperskorg. För att lägga till fler nya användare för samma företag börjar du om i steg 1. 9. Klicka på knappen Spara när du lagt till alla nya användare så sparas uppgifterna. 10. En bekräftelse över anmälda personer visas. Du kan skriva ut bekräftelsen genom att klicka på knappen Skriv ut sidan. Ett e-postmeddelande med uppgifter om genomförd registrering skickas automatiskt till den eller de personer du lagt till som nya användare. Klicka på knappen Stäng för att stänga bekräftelsen. Försäkringskassan Sid. 15 (20)
Bekräftelse på att ny användare av tjänsten lagts till 5.2 Hantera befintliga användare För att ändra uppgifter om en användare, läsa detaljerad information om en användare eller ta bort användare klickar du på Hantera befintliga användare under fliken Administrera användare. Ändra, läsa om eller ta bort befintliga användare 1. I fältet Företag* visas företagets organisationsnummer och namn. Har du behörighet för flera organisationsnummer väljer du aktuellt organisationsnummer i en lista och klickar på knappen Visa. 2. Lista över samt liga användare på företaget visas. Du kan sortera alla fält i listan utom Administratör genom att klicka på den rubrik du vill sortera på. Sorteringsordningen är Försäkringskassan Sid. 16 (20)
stigande. Vill du ha fallande ordning klickar du på rubriken en gång till. För att ändra uppgifter om en användare klickar du på ikonen med en penna. För att läsa detaljerad information om en användare klickar du på ikonen med ett förstoringsglas För att ta bort en person som användare klickar du på ikonen med en papperskorg. 5.2.1 Ändra uppgifter om användare För att ändra uppgifter om en användare klickar du på Hantera befintliga användare under fliken Administrera användare. I listan som då visas klickar du på ikonen med en penna. Ändra uppgifter om en användare 1. I fältet Företag visas företagets organisationsnummer och namn. 2. I fältet Personnummer visas användarens personnummer. 3. Ändra önskade uppgifter genom att skriva in nya uppgifter i ett eller flera fält. För att ta bort eller lägga till administrationsbehörighet markerar du Ja eller Nej vid valet Administratör. 4. Klicka på knappen Spara. 5. En bekräftelse med användarens uppgifter visas. Du kan skriva ut bekräftelsen genom att klicka på knappen Skriv ut sidan. Klicka på knappen Stäng för att stänga bekräftelsen. Försäkringskassan Sid. 17 (20)
Bekräftelse på att uppgifter om en användare ändrats 5.2.2 Detaljerad information om användare För att se detaljerad information om en användare klickar du på Hantera befintliga användare under fliken Administrera användare. I listan som då visas klickar du på ikonen med ett förstoringsglas. Detaljerad information om en användare Detaljerad information om användaren visas. För att skriva ut informationen klickar du på knappen Skriv ut sidan. För att stänga bekräftelsen klickar du på knappen Stäng. Du kan även lämna programbilden genom att klicka på en annan flik. Du kan stänga hela applikationen genom att klicka på ikonen Logga ut. Försäkringskassan Sid. 18 (20)
5.2.3 Ta bort användare För att ta bort en användare klickar du på Hantera befintliga användare under fliken Administrera användare. I listan som då visas klickar du på ikonen med en papperskorg. Ta bort en användare Klicka på knappen Ta bort för att ta bort användaren. Klicka på knappen Avbryt om du inte vill ta bort användaren. Du kan skriva ut uppgifterna om användaren genom att klicka på knappen Skriv ut sidan. Observera att du måste göra detta innan du tar bort användaren. För att lämna programbilden kan du klicka på Avbryt eller på en annan flik. Du kan stänga hela applikationen genom att klicka på ikonen Logga ut. Användaren tas inte bort om du klickar på Avbryt, byter flik eller loggar ut. Försäkringskassan Sid. 19 (20)
6 Kontakt Har du frågor om din behörighet ska du i första hand vända dig till din behörighetsadministratör. Vid frågor om e-legitimation ska du i första hand vända dig till din utgivare av e-legitimation. För övriga frågor kan du vända dig till Kundcenter för partner. Telefon 0771-17 90 00 E-post arbetsgivare@forsakringskassan.se Fax 0533-179 20 Du hittar också information på: www.forsakringskassan.se/arbetsgivare. Försäkringskassan Sid. 20 (20)