Stadsarkivet Handläggare: Anna Ruthström Inspektionsrapport 2018:10 DNR 5.1.1-716/2018 Sida 1 (10) 2018-06-27 Hantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB) Närvarande från bolaget: Jenny Svedin Amanda Abraham Åsa Lövenvald Mee Nilsson tf enhetschef Kontorsservice/ arkivansvarig arkivarie (konsult) arkivarie (del av inspektion) enhetschef Affärsstödsenheten/ systemförvaltare (del av inspektion) Närvarande från Stadsarkivet: Anna Ruthström inspektionsförrättare Ylva Taubert Lindberg protokollförare SAMMANFATTNING SISAB inspekterades 2018-05-22. Hanteringen av allmänna handlingar hos bolaget är god och arkivorganisationen arbetar proaktivt med arkiv- och dokumenthanteringsfrågor. Under inspektionen framkom att man behöver arbeta mera med styrdokumenten, t.ex. behöver hanteringsanvisningarna uppdateras och en bevarandeförteckning upprättas. Det är också viktigt att bolaget säkerställer att arkivförvaringen i de nya lokalerna som bolaget ska flytta till uppfyller arkivkraven. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 2 (10) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger SISAB att: - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. - Se till att hanteringsanvisningarna utgår från verksamhetens processer enligt klassificeringsstrukturen. - Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex information på gruppdiskar i nätverket, webbplatser och sociala medier) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge som den ska finnas kvar. - Utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Verkställa gallring. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla allmänna handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Bolaget ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. - Uppdatera, revidera och avsluta bevarandeförteckning för tidigare arkivbildning samt upprätta en bevarandeförteckning för nuvarande arkivbildning så att de kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningarna ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. SISAB ska senast den 2019-03-31 inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.
Sida 3 (10) Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar SISAB att: - Ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling. FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivregler är antagna av styrelsen Kommunfullmäktige har genom ett ägardirektiv fattat beslut om att de kommunala bolagen ska följa stadens arkivregler. SISAB har antagit stadens arkivregler i samband med ett styrelsesammanträde den 8 mars 2016. Arkivansvaret har fastställts och arbetsuppgifter har fördelats SISAB har fastställt arkivansvaret i en skriftlig instruktion. Enligt instruktionen är Catarina Kamph arkivansvarig, men hon är tillfälligt ersatt av Jenny Svedin fram till och med årsskiftet. I instruktionen framgår vidare att bolaget har två arkivhandläggare och fyra arkivredogörare. Vilka de är och deras roller framgår av instruktionen. Bolaget uppger att arkivorganisationen fungerar bra. Även om bolagsledningen inte alltid ser ett behov av att kommunicera med den arkivansvariga så arbetar man inom arkivorganisationen mycket proaktivt och ser till att frågor kring arkiv- och dokumenthantering lyfts när det behövs. Stadsarkivet påpekar att arkivinstruktionen måste uppdateras om det blir ett permanent byte av arkivansvarig. Även hänvisningen till gallringsbeslut SSA 2007:12 behöver ersättas med hänvisning till nu gällande beslut (SSA 2016:01). Ytterligare ett påpekande som stadsarkivet gjorde är att arkivreglerna i Stockholms stad beslutas av kommunfullmäktige och ingen annan. Eftersom styrdokument endast fastställs en gång per år inom bolaget tipsar stadsarkivet om att man kan ha en separat bilaga till arkivinstruktionen där namnen på de som har olika roller i arkivorganisationen anges. Det är också möjligt att hänvisa till gallringsbeslutet 2016:01 i mer generella termer så behöver arkivinstruktionen inte uppdateras då gallringsbeslutet eventuellt uppdateras. Om styrelsens beslut att följa stadens arkivregler som antagits av kommunfullmäktige inte är formulerat generellt så kan det vara lämpligt att tänka på det även där nästa gång arkivreglerna ska antas.
Sida 4 (10) Bevaka arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Arkivansvarig uppger att arkivorganisationen har bra överblick över vad som är på gång och bevakar att arkivfrågor omhändertas vid förändringar. Just nu står bolaget inför en flytt då de ska lämna sina lokaler i Årstadal och i stället flytta in i Palmfelts center vid Globen. I de nya lokalerna kommer det finnas ett begränsat utrymme för personalen att förvara handlingar och nu pågår ett stort arbete med att gå igenom dokumentationen för att se vad som ska gallras och vad som ska bevaras. I samband med detta kommer nya rutiner för arkivläggning och diarieföring tas fram och man kommer också försöka få medarbetarna att arbeta mera digitalt. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Bolaget uppger att kunskapsnivån kring hantering av allmänna handlingar är lite skiftande, men att alla anställda har grundläggande förståelse för att man arbetar inom en offentlig verksamhet och vad det innebär. Registraturen har fått en central roll inom bolaget och man vet att man kan vända sig dit om man har frågor. Tyvärr ingår inte arkivfrågor i den obligatoriska utbildningen för nyanställda. För att fånga upp alla nyanställda bjuder registraturen i stället in till öppet hus två gånger per månad då man får lära sig mer om offentlighetsprincipen och hantering av allmänna handlingar. Även de som har arbetat länge inom bolaget är välkomna då för att uppdatera sina kunskaper. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns SISAB har en officiell funktionsbrevlåda. Registratorerna öppnar e- posten som kommer dit och diarieför det som ska diarieföras samt fördelar posten. En del handläggare diarieför utgående post själva, men oftast är det registratorerna som gör det. Det finns fullmakter för postöppning och det finns alltid någon på plats som kan sköta postöppning och diarieföring. Bolaget tror att det mesta diarieförs men det är svår att veta helt säkert med de upprättade handlingarna. Mycket information lagras i andra verksamhetssystem och diarieförs därför inte. Det finns en stor medvetenhet kring att sekretessklassade handlingar inom kärnverksamheten ska diarieföras, exempelvis riskbedömningar och offerter. Personalhandlingar med sekretess hanteras endast i personalsystemet och det råder osäkerhet kring om
Sida 5 (10) personalsystemet uppfyller offentlighets- och sekretesslagens krav på registrering av handlingar som omfattas av sekretess (OSL 5 kap, 2 ). Detta är något som bolaget behöver kontrollera. Två gånger per år påminner registratorerna om att avslutade ärenden ska avslutas i diariet. En del handläggare avslutar sina ärenden själva, i annat fall avslutar registratorerna ärendena. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar SISAB har en dokumenthanteringsplan som ses som ett levande dokument och som regelbundet uppdateras. Medarbetarna upplever att den är lite svår att förstå och därför gör man ibland utsnitt av de processer som är relevanta för olika delar av verksamheten och kompletterar med lathundar för att öka förståelsen. Stadsarkivet tycker att hanteringsanvisningarna över lag är mycket bra då de förefaller innehålla verksamhetens alla handlingar, innehåller hänvisningar till aktuella gallringsbeslut samt visar tillämpningen av gallringsbeslut SSA 2016:01 för gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse. Under inspektionen kommenterade stadsarkivet följande: Övergripande - Vissa processnamn i hanteringsanvisningarna stämmer inte överens med processerna i klassificeringsstrukturen. Detta gäller exempelvis för processerna 2.2, 2.4 och 3.1. - Kolumnrubrikerna Handlingsslag och Handlingstyp har bytt plats på vissa ställen. - I kolumnen Beslut hänvisas ibland till GDPR. Eftersom bevarande och gallring inte regleras i GDPR är det en missvisande hänvisning. - På vissa gallringsbara handlingstyper står det slutarkivering e- arkiv. Dessa handlingar ska inte arkiveras i e-arkivet. Se exempelvis handlingar under handlingsslag 2.1-2 och 3.1-5. - I kolumnen Sekretess är det bra med hänvisning till relevant paragraf i OSL. Detta görs för vissa handlingstyper men inte för alla. - För digitala bevarandehandlingar står det i kolumnen Slutarkivering ibland Ej löst ännu, ibland e-arkiv och ibland är fältet tomt. Det är svårt att tolka de tomma fälten. Flik Admin - Informationen är svår att förstå och en förklarande text skulle därför behövas.
Sida 6 (10) Flik 1 - Handlingstyp 1.2-2 Protokoll från skyddsrond. På denna handlingstyp är det två års gallringsfrist men i kolumnen Slutarkivering står det Ej löst ännu. Flik 3 - I process 3.1-3 står det Titel i Handlingstypskolumnen och även andra värden i fält i den processen verkar felaktiga. Förekommer eventuellt på flera ställen. - I process 3.1-3 Lagrad övervakningsfilm från ej tillståndspliktig kamera hänvisas till GDPR i beslutskolumnen. Hänvisning bör i stället göras till lag eller beslut som styr gallring, här eventuellt kameraövervakningslagen. - Process 3.1-3 Ritningar kan vara bra att redan i Handlingstypskolumnen förtydliga att detta inte omfattar alla ritningar. - Inkonsekvens i vilka kolumner (rubrik/handlingstyp) som fylls i, se process 3.3-5 och 3.3-6. Kan förekomma på flera ställen. Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. Se till att hanteringsanvisningarna utgår från verksamhetens processer enligt klassificeringsstrukturen. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Digital information i IT-system SISAB lagrar digital information i ett antal egna IT-system, exempelvis Facit för fastighetsrelaterad information, Antura för projektinformation, Public 360 för diarieförda ärenden och Insikt för budget och uppföljning. Just nu pågår arbete med att upphandla ett ritningssystem och stadsarkivet uppmanar SISAB att man redan från början säkerställer att man kommer att kunna arkivera informationen i systemet. På stadsarkivets webbplats finns vägledningen Att ställa arkivkrav på IT-system som kan vara till hjälp i det arbetet. Dessutom använder bolaget de stadsgemensamma systemen Agresso och IA Incidentrapportering. Det har inte varit aktuellt att leverera information från de egna ITsystemen som används nu till stadens e-arkiv ännu. Anslutningsprojekt till e-arkivet för det gamla IT-systemet Agresso Ekonomi, som användes innan man gick över till den stadsgemensamma installationen av Agresso, kommer troligtvis att
Sida 7 (10) påbörjas i början av 2019. Bolaget har en tillfällig arkivlösning för att ha tillgång till informationen i systemet under den tid som de måste hålla informationen. För de stadsgemensamma systemen ansvarar stadsledningskontoret för arkivleveranser till e-arkivet. Gruppdiskar på nätverket Information lagras också i gemensamma gruppdiskar på nätverket och i samband med att GDPR införs ser man över innehåll och behörigheter i dessa. Det saknas bolagsgemensamma riktlinjer för hur man ska arbeta med mappstrukturen och det har gjort att sökbarheten inte är så bra. Stadsarkivet påpekar att SISAB måste säkerställa bevarandet av informationen och föreslår att de skapar bevarandemappar som ett sätt att säkerställa detta. Strukturen i dessa kan följa bolagets klassificeringsstruktur och behörigheten begränsas så att endast några få kan lägga in information där. Övrig personal bör endast ha läsrättigheter. Webbplats, intranät och sociala medier SISAB har en webbplats samt ett intranät som inte har arkiverats. Man använder sig också av Facebook och så har man en blogg och en kanal på Youtube. Informationen i de sociala medierna har inte arkiverats. Stadsarkivet rekommenderar bolaget att ta hjälp av vägledningen Att arkivera webb och sociala medier i Stockholms stad för att värdera informationen som publicera och utifrån det bestämma vad som ska arkiveras och hur. Strategi för bevarande Stadsarkivet upplyser om att det ska finnas en strategi för hur den digitala informationen ska bevaras. I strategin ska ingå ansvarsfördelning, informationsvärdering och en plan för när och hur informationen som ska bevaras ska arkiveras. Godkända skrivmateriel används SISAB avropar kontorsutrustning och skrivmateriel från stadens ramavtal, vilket borgar för att produkterna är arkivgodkända. Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex information på gruppdiskar i nätverket, webbplatser och sociala medier) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge som den ska finnas kvar. Rekommendationer Ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling.
Sida 8 (10) TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns SISAB har ett specifikt gallringsbeslut (SSA 2016:08) som gäller för den egna verksamheten. Bolaget tillämpar dessutom stadens generella gallringsbeslut för exempelvis personal, löner, räkenskapsinformation, bygg- och anläggningsprojekt samt upphandling. I hanteringsanvisningarna redovisas tillämpningen av det generella beslutet för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (SSA 2016:01) redovisas. Gallringsbeslut tillämpas delvis Bolaget uppger att informationen i verksamhetssystemen inte har gallrats i enlighet med gallringsbesluten eftersom informationen inte är metadatasatt med hänsyn till gallring. I och med den förestående flytten gallras mycket av informationen som finns i pärmar samt på den gemensamma gruppdisken. Då samma information ofta lagras på flera ställen är det svårt att överblicka om beslutad gallring genomförs fullt ut. Stadsarkivet påpekar att gallring är någonting som ska göras kontinuerligt i samband med att gallringsfristerna löper ut. Det finns en misstanke om att oreglerad gallring kan ha förekommit tidigare, bland annat i samband med att personalen har uppmuntrats att gallra så mycket som möjligt av sin e-post. Det finns behov av informationsvärdering SISAB uppger att det publiceras mycket information på intranätet som inte sparas någon annanstans. Informationen behöver värderas utifrån ett bevarande- och gallringsperspektiv. Vid behov ska en gallringsframställan till stadsarkivet göras. Eftersom informationen på webbplatsen och i de sociala medier som bolaget använder inte har arkiverats behöver man värdera även denna information och utreda vad som ska arkiveras, hur och när. För webbplatser och sociala medier är det inte säkert att det behövs ett specifikt gallringsbeslut från stadsarkivet eftersom det som ska gallras brukar kunna gallras med hänvisning till att informationen är av tillfällig eller ringa betydelse (SSA 2016:01). Läs mer i stadsarkivets vägledning Att arkivera webb och sociala medier i Stockholms stad. Utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. Verkställa gallring.
Sida 9 (10) ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokal och dokumentskåp Bolagets arkivhandlingar ska senast i samband med kontorsflytten flyttas till de nya lokalerna i Palmfelts center. Det mesta är redan nu flyttat. I de nya lokalerna kommer handlingarna att förvaras i en lokal som inte uppfyller kraven för en arkivlokal eller i dokumentskåp. Stadsarkivet upplyser om att för handlingar som ska bevaras eller har en gallringsfrist som överstiger två år gäller Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2013:04) gällande klimat, brandskydd, ventilation osv. Dessa föreskriver bland annat att brandskyddet ska uppnå klass EI120, dvs att lokalen/dokumentskåpet kan stå emot brand i minst två timmar. Om detta inte är möjligt kan man söka dispens från stadsarkivet för ett lägre brandskydd. För att få dispens från brandskyddet krävs kompenserande åtgärder i form av exempelvis automatiskt brandlarm som är kopplat till brandkåren, att räddningstjänstens insatstid är max 10 minuter och att det finns ett skalskydd med inbrottslarm. Lägsta brandskyddet som stadsarkivet kan godkänna med kompenserande åtgärder är EI60. Innan en arkivlokal tas i bruk ska den godkännas av stadsarkivet. Arkivfunktionen försöker styra arbetssättet till att bli mer digitalt för att på så sätt minimera behovet av att använda förvaringslokaler som inte uppfyller gällande föreskrifter. Dock behöver de handlingar som har längre gallringsfrist än två år förvaras på ett säkert sätt fram till att de levereras till centralarkivet - det gäller även om det är en kortare tid. Förvaringen skulle kunna lösas med dokumentskåp. Observera att dokumentskåpen ska vara i brandsäkerhetsklass EI120, dispens ges för EI60 om kompenserande åtgärder vidtas. Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras.
Sida 10 (10) DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivning finns SISAB har en arkivbeskrivning som uppdaterades senast i december 2017. Arkivbeskrivningen ger en bra överblick och innehåller alla de uppgifter som ska ingå i en arkivbeskrivning. Den behöver dock uppdateras med rätt namn för arkivansvarig och arkivhandläggare. Bevarandeförteckning SISAB har en arkivförteckning som avslutades 2013. En bevarandeförteckning togs fram år 2015, men den har inte uppdaterats sedan dess. Förteckningen ska följa klassificeringsstrukturen och bolaget har haft flera sådana, den senaste började användas år 2017. Bolaget behöver se över och slutföra bevarandeförteckningen/arna för tidigare arkivbildning och upprätta en för nuvarande arkivbildning. Arkivet ska vara förtecknat fram till och med föregående år. Uppdatera, revidera och avsluta bevarandeförteckning för tidigare arkivbildning samt upprätta en bevarandeförteckning för nuvarande arkivbildning så att de kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningarna ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. 2018-06-27 Anna Ruthström Inspektionsförrättare