Verksamhetsbudget 2013

Christel Modin - p6cm01 E-post: christel.modin@vasteras.se Kopia till Stadsledningen TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) 2013-01-22 Dnr: 2012/81-BaUN-041 Barn- och Ungdomsnämnden Verksamhetsbudget 2013 Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden godkänner den föreliggande budgeten och ger Barn- och utbildningsförvaltningen i uppdrag att arbeta fram åtgärder för att åstadkomma budget i balans på enhetsnivå. Uppdraget ska samverka med andra ekonomiska styrsystem exempelvis förändrad internhyresmodell. Ärendebeskrivning Budget för 2013 innehåller en beskrivning av verksamheternas budget utifrån avkastningskrav, nivå på overhead och dess fördelning, fördelning övriga gemensamma kostnader, lokalfrågan och ett fokus på enheter med särskilt kritiska problem lyfts fram. Bilagor Reviderade ersättningar för budget 2013 barn- och ungdomsnämnden 2012/81-BaUN Verksamhetsbudget 2013 barn- och ungdomsnämnden 2012/81-BaUN Skickad av: Christel Modin - p6cm01

1 2012-12-04 Dnr: 2012/81-BaUN-041 Rev. 2013-01- Christel Modin christel.modin@vasteras.se 021-39 26 86 Verksamhetsbudget 2013 Barn- och ungdomsnämnden

VÄSTERÅS STAD 2 Innehållsförteckning Verksamhetsbudget 2013 1 Inledning 3 Beskrivning av den kommunala grundskolan 3 Beskrivning av den kommunala förskolan 4 Beskrivning av Resultatkraven 4 Beskrivning av OH 5 Gemensamma kostnader 6 Social vikt och Särskilda undervisningsgrupperna (SU- grupp) 6 F-5-skolor och 6-9-skolor 7 Hällbyskolan och Bäckbyskolan 7 S:t Ilians skola 7 It kostnader 7 Kritiska enheter 8 Utvecklingsprojekt 2013 8 Drift och inköp, möjlig effektivisering (7Mkr) 8 Skolskjuts, möjlig effektivisering (5,0 Mkr) 8 Centrala kostnader inom Barn- och Ungdomsförvaltningen 9 Lokaler, möjlig effektivisering (15,0 Mkr) 9 Lokaler 9

VÄSTERÅS STAD 3 Inledning I maj 2012 beslutade kommunfullmäktige att den kommunala skolan skulle organiseras under de pedagogiska nämnderna. Det konkreta uppdraget formulerades sedan i juni av kommunstyrelsen där det fastställdes att den nya organisationen skulle träda i kraft 1 januari 2013. Den kommunala skolan har under flera år brottats med ekonomiska bekymmer och redovisat avsevärda underskott. Den nya organisationen kommer att kraftsamla för att återigen få en budget i balans och skapa en långsiktig hållbar ekonomi för de kommunala förskolorma och skolorna. Ekonomienheten driver verksamhetsbudgetprocessen/uppföljning och ansvarar för ekonomisk planering tillsammans med organisationens övriga delar med särskilt fokus linjechefer. Enheten har ett utvecklingsuppdrag för att stärka kompetens inom ekonomiområdet för hela organisationen. Beskrivning av den kommunala grundskolan Den kommunala grundskolan har under flera år haft ekonomiska bekymmer. Utfall 2010 var -27,9 Mkr och 2011 redovisades ett underskott på -20,7 Mkr och årets resultat beräknas bli ca -5,0 Mkr. Kostnaden för en kommunal grundskoleelev är lägst bland våra jämförelsekommuner. 95 000 Kostnad grundskola kr per elev 2007-2011 90 000 85 000 80 000 75 000 70 000 65 000 60 000 Jönköping Linköping Genomsnitt Norrköping Uppsala Västerås Örebro 55 000 50 000 2007 2008 2009 2010 2011

VÄSTERÅS STAD 4 Beskrivning av den kommunala förskolan Den kommunala förskolan har inte tidigare år haft ekonomiska bekymmer. Utfall 2010 var + 9,6 Mkr och 2011 redovisades ett överskott på +5,4 Mkr och årets resultat beräknas bli ca 2,6 Mkr. Kostnaden för ett kommunalt förskolebarn är bland de högre bland våra jämförelsekommuner. 140 000 Kostnad förskola, kr/inskrivet barn 2007-2011 130 000 120 000 110 000 100 000 90 000 80 000 Jönköping Linköping Genomsnitt Norrköping Uppsala Västerås Örebro 70 000 60 000 2007 2008 2009 2010 2011 Beskrivning av Resultatkraven Resultatkravet är vad enheten förväntas prestera i resultat för att samla ihop pengar till att täcka för de enheter som går med underskott. Det sätts huvudsakligen utifrån lokalnettot. Resonemanget är att om du får mer hyresintäkter än du har hyresutgifter så har enheten bättre förutsättningar att leverera ett överskott. Enheternas resultatkrav finns med som bilaga i slutet av dokumentet. Resultatkraven på verksamhetsområdesnivå är inte resultatpåverkande utan syftar till att enheterna skall få likvärdiga förutsättningar att bedriva verksamhet. Lokalersättningsmodellen (där minst 45 % av lokalkostnaden är en fast ersättning, resterande del av hyran förväntas i modellen täckas av den rörliga hyresersättningen per elev) medför idag olikheter i enheternas förutsättningar. Låg kvadratmeterkostnad och många elever medför ett positivt lokalnetto, hög kvadratmeterkostnad och få elever ett negativt. I budget 2013 är spannet för lokalnettot från +1,1 (Ormkärrsskolan) till -2,6 Mkr (Bäckbyskolan). Resultatkravet för förskolan utgår helt från lokalnettot. För grundskolan tas förutom lokalnettot, även viss hänsyn till enhetens övriga förutsättningar. Den

VÄSTERÅS STAD 5 del av resultatkravet som ligger utanför lokalnettot uppgår normalt till högst +/- 0,5 Mkr per enhet, för de flesta betydligt mindre. Det ytterligare resultatkravet har sin grund i att lokalersättningsmodellen totalt generar underskott, främst inom grundskolan. Den summa som totalt delas ut för lokalersättning understiger den totala hyran med ca 6-7 Mkr. Bäckbyskolans resultatkrav uppgår till -3,4 Mkr, varav lokalnetto -2,6 Mkr. S:t Ilians resultatkrav uppgår till -2,4 Mkr, varav lokalnetto -2,0 Mkr. En översyn av ersättningsmodellerna har påbörjats, med syfte att utveckla modellerna så att behovet av korrigerande resultatkrav på enhetsnivå minimeras. Beskrivning av OH Från 2013 kommer det att finnas en overheadbeskattning. Tidigare har det fördelats en från verksamhetschef och en från proaros ledningskontor. Till 2013 kommer berörda enheters kostnader, främst beställarenheten, planeringsenheten och ekonomienheten att belasta verksamhetschefens budget. Vissa i nämnda enheter har redan annan finansiering och kommer inte att belasta enheterna. De preliminära beräkningarna visar att OH totalt kan komma att sänkas med ca 7,0 Mkr, möjligtvis är det en försiktig bedömning. Grundskolan får en sänkning av OH på ca 4,3 Mkr och förskolan en sänkning med ca 1,5 Mkr. De enheter som inte finansieras via enheternas overhead är: Direktörsnivån 2 personer 2,9 Mkr Nämndenheten 17 personer 11, 5 Mkr Styrning/Stöd 3 personer 2,3 Mkr De enheter som finanserias via enheternas overhead till största delen är: Ekonomienheten 16 personer 10,6 Mkr Förskola 7 personer 5,3 Mkr Grundskola F-5 6 personer 4,9 Mkr Grundskola 6-9 5 personer 3,4 Mkr Gymnasieskola 6 personer 4,7 Mkr Planeringsenheten 8 personer 6,4 Mkr Beställarenheten 11 personer 9,3 Mkr

VÄSTERÅS STAD 6 Gemensamma kostnader Gemensamma kostnader som fördelas på enheterna inom grundskolan: TB SU-grupper TB Stödteam Resurser särskola Skolhälsovård Läs-, syn- hörselpedagog Praktik, placering TB Förberedelseklass Totalt 16,9 Mkr 8,3 Mkr 1,6 Mkr 1,2 Mkr 2,3 Mkr 2,0 Mkr 3,0 Mkr 35,3 Mkr Fördelningsgrunden för kostnaderna ovan är huvudsakligen styrt utifrån antal elever. TB SU-grupper och TB Stödteam fördelades tidigare utifrån social vikt. Från 2013 är antal elever fördelningsgrund även för dessa tjänster. Förskolan har även de några gemensamma kostnader: Stödteam Placeringsassistenter Syn- o hörselpedagog Samordnare specialbeställningar Totalt 1,9 Mkr 2,3 Mkr 0,3 Mkr 0,1 Mkr 4,6 Mkr Fördelningen av kostnader görs utifrån antal barn. Till och med 2012 har stödteamet fördelats utifrån social vikt. Från 2013 fördelas det utifrån antal barn. Social vikt och Särskilda undervisningsgrupperna (SUgrupp) Den sociala vikten har fram till 2012 legat till grund för fördelning av täckningsbidrag för Stödteam och SU-grupper. Stödteamet betalas helt med täckningsbidrag och för SU-grupperna betalas huvuddelen av kostnaderna med täckningsbidrag, förutom ett belopp motsvarande rörliga eleversättningen. Detta har inneburit att skolor med hög social vikt fått bära största delen av kostnaderna för dessa resurser. I budget 2013 fördelas kostnaderna för Stödteam och SU-grupper utifrån antal elever. Alla skolor är då med och betalar en proportionell andel av resurserna. Skolor med hög social vikt får behålla mer av den, för att kunna göra satsningar utifrån elevernas behov.

VÄSTERÅS STAD 7 Stödteamet och SU-grupperna har elever från så gott som alla kommunala skolor. En viss överrepresentation finns från skolorna med högst social vikt men den nya fördelningsgrunden ger en rättvisare fördelning mellan enheterna. F-5-skolor och 6-9-skolor Elever i år 6 i en 6-9-skola ersätts fortfarande som en 1-6 elev. Kostnaden för en år 6-elev i en 6-9 skola skiljer sig inte från kostnaden för en 7-9-elev. Detta innebär att ca 15 % av år 6-elevens kostnad inte möts av motsvarande intäkt. En bidragande orsak till en sämre ekonomi på 6-9-skolorna. Hällbyskolan och Bäckbyskolan Sofiaskolan lämnar sina lokaler och flyttar in i Hällbyskolan under slutet av 2013, och delar av Hällbyskolans elever flyttar in på Bäckbyskolan och en ny organisation skapas. Den ekonomiska effekten av detta är inte klarlagt, hyran för Sofiaskolan kommer successivt att sänkas och försvinna, men nödvändiga ombyggnationer kommer att öka hyran på Hällbyskolan och Bäckbyskolan. De ekonomiska konsekvenserna bör belysas ytterligare i enlighet med det uppdrag som Barn- och ungdomsförvaltningen fick av nämnden i december 2012. S:t Ilians skola Två externt förhyrda förskolor, Madicken och Urberget planerar att flytta in i S:t Ilian under 2013. Nödvändiga anpassningar i skollokalerna måste göras för att fungera som förskolelokaler, samtidigt så försvinner hyreskostnaden för de externt förhyrda lokalerna. De ekonomiska konsekvenserna bör belysas ytterligare i enlighet med det uppdrag som Barn- och ungdomsförvaltningen fick av nämnden i december 2012. It kostnader Den kommunala grundskolan tog för några år sedan beslut om att satsa på 1:1 datorer, en elev/en dator. De har successivt infört datorerna från 2009 och utrullningen är i stort genomförd 2013, det som återstår är några årskurser. Den ursprungliga kalkylen visade att satsningen skulle vara fullt finansierad samma år. Kalkylen har dock visat sig underfinansierad, och under 2012 ligger ungefär 11,2 Mkr ofinansierad. Läget inför 2013 är i stort sett likadant och det saknas även då finansiering med ungefär samma belopp. Totalt kostar datorerna ca 31,6 Mkr 2012 på grundskolan. Den nya prismodellen för IT inklusive beräkning för samtalskostnad fördyrar för den kommunala förskolan med ca 1,2 Mkr och samtidigt sänkts kostnaden för grundskolan med ca 0,8 Mkr.

VÄSTERÅS STAD 8 En ny upphandling kommer att ske i början av 2013 och där finns en möjlighet till att få ekonomiskt fördelaktiga avtal. Kritiska enheter Det är flera enheter som kommer att ha svårt att klara resultatkraven 2013 De två enheter som förväntas generera största underkotten 2013 är S:t Ilian skolan och Bäckbyskolan. Både skolornas grundproblem är minskat antal elever och för stora lokaler. För Bäckby finns en planering, att skapa en F-9- skola tillsammans med Hällbyskolan som inte har kostnadsberäknats ännu. I samband med det minskas totala lokalytorna och personal kan samnyttjas. Bäckbyskolans lokalnetto är ca - 2,5 Mkr och deras kostnader för datorer ca 1,7 Mkr på helår. För S:t Ilian skolan pågår diskussioner om åtgärder. Det finns tankar att flytta in förskola i lokalerna men det är inte helt klart ännu och finns därför inte med i budget 2013. S:t Ilians lokalnetto är ca - 2,0 Mkr och deras kostnad för datorer på helår ca 1,7 Mkr. Även Skiljebo och Malmaberg har stora problem att få ekonomin i balans. Skiljebo har, via aktiva åtgärder, gjort en kraftig resultatförbättring senaste året. I grunden är dock även deras problem minskat antal elever. Malmabergsskolan tappar också elever och har många elever med särskilda behov. En särskild genomlysning av skolans förutsättningar pågår för närvarande. Utvecklingsprojekt 2013 Förslag på projekt som kan sänka kostnaden för de kommunala enheterna. Beloppen på besparingarna gäller för alla skolverksamheter tillsammans Drift och inköp, möjlig effektivisering (7Mkr) Fokus på att identifiera, föreslå åtgärder samt genomföra åtgärder för att minska kostnader inom el, värme, städ, kopiatorer, kaffe, IKT-utrustning mm. Översyn inköpsrutiner med målsättning att handla rätt produkter från rätt leverantörer på rätt sätt. Det leder till besparing i både tid och pengar. Projektet bör också etablera rutiner för framtiden för att säkerställa att resurserna kring dessa delar används så effektivt som möjligt. Lokaler och datorer bör hanteras i särskilda projekt och därför avgränsas bort från detta. Skolskjuts, möjlig effektivisering (5,0 Mkr) Nya avtal är på gång, ett 1/7 2013 och ett 1/7 2014. Dessa två ger oss möjlighet att minska våra kostnader om vi har en effektiv organisation kring skolskjuts samt att vi har med skolskjuts som en del när vi planerar våra

VÄSTERÅS STAD 9 verksamheter. Hur kan vi planera verksamheterna på ett sätt så att kvalitén ej påverkas (alt höjs) men transporterna minskar? Centrala kostnader inom Barn- och Ungdomsförvaltningen Utreda verksamhetsnyttan med samtliga roller inom den centrala overheaden. Mycket gott arbete görs idag centralt men det är osäkert om allt i slutändan leder till någon nytta för våra verksamheter. Projektet bör identifiera om respektive enhet centralt fungerar effektivt eller om det finns utvecklingspotentialer som kan leda till ett mer effektivt arbete som i sin tur kan leda till lägre OH-kostnader. Projektet bör också granska nuvarande systemkostnader, lokalkostnader mm som ligger centralt för att säkerställa effektivt nyttjande av de centrala OH-resurserna. Lokaler, möjlig effektivisering (15,0 Mkr) Arbetet drivs redan i lokalsamordningsgruppen med tillhörande styrgrupp. Här bör man sätta upp målsättningar på hur mycket lokalkostnaderna ska minska till ett givet datum samt delmål på vägen för att sätta tryck i lokalomställningsfrågan. Lokaler Alla lokalförändringar måste bygga på en långsiktighet. Syftet med den nya internhyresmodellen som är under arbete är att effektivisera, ett led i att få ökad rörlighet och kortare kontraktstider och också på sikt kunna avveckla lokaler som inte behövs. Arbetet för samordning av lokalförsörjningen i kommunen har också stärkts. En del i det arbetet är att ökat nyttjandet av lokaler under flera tider på dygnet och året. Vi behöver också utveckla nya mätetal som visar bland annat graden av samnyttjande. Översyn av avskrivningstiden för lokalanpassningar utifrån verksamhetens behov bör också harmonieras med användningstiden. Nu finns ett behov av förskolelokaler. Under några år har detta lösts genom att placera förskolor i lokaler som tidigare var skolor.

VÄSTERÅS STAD 10 Resultat av förändrad fördelningsmodell, nyckeln ej social vikt utan elevantal jmf 2012 Skola SU- grupp Stödteam Resultat av förändrad fördelningsmodell Barkaröskolan - 171 310-80 167-251 477 Rösegårdsskolan - 56 751-24 147-80 898 Bäckbyskolan 614 723 304 700 919 423 Dingtuna skola - 197 415-93 530-290 945 Ekeby skola - 48 935-23 241-72 176 S:ta Gertruds skola 394 310 194 420 588 730 Håkantorpsskolan - 78 995-33 449-112 444 S:t Ilians skola 986 609 487 621 1 474 230 Lövängsskolan - 227 390-108 531-335 921 Fredriksbergsskolan 266 181 133 027 399 208 Norra Vallbyskolan - 101 232-45 998-147 230 Nybyggeskolan 297 873 157 014 454 887 Hammarbyskolan 14 927 9 558 24 485 Fridnässkolan - 79 936-37 780-117 716 Trollbacksskolan 482 808 239 076 721 884 Vallbyskolan 304 510 150 884 455 395 Apalbyskolan 233 507 120 795 354 302 Blåsboskolan - 217 702-103 263-320 964 Herrgärdsskolan 99 355 51 946 151 301 Emausskolan 103 731 53 058 156 788 Kristiansborgsskolan - 56 285-19 833-76 118 Ormkärrskolan - 425 104-201 461-626 565 Piltorpsskolan - 11 671-2 553-14 224 Rönnbyskolan - 545 008-259 058-804 066 Rönnby förskoleklass 0 Skallbergsskolan 18 942 14 354 33 295 Önstaskolan - 222 920-102 545-325 464 Bjurhovdaskolan 143 819 73 989 217 809 Brandthovdaskolan - 137 927-64 713-202 640 Ekbergaskolan - 103 551-46 770-150 321 Hamreskolan - 277 052-131 666-408 718 Hökåsenskolan - 178 022-83 264-261 286 Irstaskolan - 618 183-292 912-911 095 Malmabergsskolan 23 070 14 544 37 613 Skiljeboskolan 367 330 183 973 551 303 Storängsskolan 169 882 85 125 255 007 Tillbergaskolan - 174 909-79 404-254 313 Viksängsskolan - 658 215-309 233-967 447

VÄSTERÅS STAD 11 Hällbyskolan 66 935-130 568-63 632 Orrestaskolan 0 Tortunaskolan 0