E-BOK NY SOM HR-CHEF Detta bör du ha koll på Detta bör du ha koll på
2 INNEHÅLL Introduktion 3 Förväntningar på HR-rollen 4 Så, var ska man börja? 5 En HR-modell i fyra nivåer 6 Förstå organisationen 8 Mål och måluppfyllelse 9 Gör processerna mer lönsamma 10 Håll dig uppdaterad 12
3 INTRODUKTION Grattis till dig som är HR-chef! HR har en betydande roll för att företaget ska kunna leverera enligt affärs strategin, följa etiska riktlinjer och (inte minst) HR-processer. HR inbegriper allt som handlar om relationen mellan arbetsgivare och arbetstagare och jobbar man med HR-frågor ser man bland annat till att lagstiftning på området följs. HR samarbetar med ledningen, chefer, förtroendevalda och andra partners och hjälper till att bygga upp organisationen och företagskuklturen. När man är ny i en HR-roll är det viktigt att bekanta sig med organisationen, produkterna, arbetsprocesserna, behoven, kunderna etc och det är viktigt att klargöra förväntningarna gentemot alla parter i organisationen. För att lyckas bäst är det viktigt att du definerar de olika rollerna som finns i företaget, och att du förstår vilka krav som ställs på din arbetsplats. Denna e-bok ger en kort introduktion och tips på viktiga uppgifter för en ny HR-chef. Lycka till! Simployer Tholin & Larsson
4 FÖRVÄNTINGAR PÅ HR-ROLLEN HR-medarbetare förlitar sig på förtroende, trovärdighet och ett gott rykte i organisationen. Företag som har en HR-funktion har tydliggjort att HR-frågor är viktiga men det kan ändå vara oklart vilken roll HR faktiskt bör ha i organisationen. Som färsk HR-chef är det därför extra viktigt att klargöra vilka förväntningar som ställs på din roll, och att du visar vad du kan bidra med för att nå ökad vinst. Många företag som har en HR-avdelning saknar tyvärr strategiskt tänkande kring HR. Om ditt företag inte redan har en HR-strategi, kan det vara läge att arbeta fram en sådan. HR kommer naturligtvis att leverera personaluppgifter och nyckeltal regelbundet, men det är viktigt att HR-chefen också förstår och levererar särskilt anpassad information till företagets verksamhet. Din HR-strategi bör därför inte vara för generell, utan tas fram för att främja just din verksamhets mål. Ta dig tid för att analysera vilka dessa är och hur er utvecklingsplan ser ut. Det är HR:s uppgift att utforma effektiva processer, verktyg och metoder. Dessutom ska HR även utbilda personalen i HR-frågor, samt utveckla och stödja chefer som också arbetar med personal- och HR-frågor.
5 SÅ, VAR SKA MAN BÖRJA? Bra HR-arbete utförs på flera nivåer, både kortsiktiga och långsiktiga strategier bör finnas. Tala med chefer och nyckelpersoner som känner verksamheten väl, så att du får en inblick i hur och var det är viktigt att investera; i början kanske du vill ta tag i det som brinner först, innan du tar dig an mer allmänt arbete och börjar planera framåt. Vissa åtgärder kan vara enkla men inte leda till synliga resultat direkt, medan andra kan vara mer komplicerade och kräva större krafttag från flera avdelningar på din arbetsplats. Se till att identifiera de olika behoven i din organisation och börja planera. Lägg lite extra tyngd på de behov som visar vikten av en aktiv personalavdelning. Kom ihåg att tänka långsiktigt och strategiskt med HR-arbetet, även om det är de kortsiktiga åtgärderna där resultaten snabbt blir synliga som de anställda och företaget uppskattar inledningsvis. Det lönar sig i längden.
6 EN HR-MODELL I FYRA NIVÅER När man ska ta fram en HR-strategi är det lämpligt att dela in den i olika nivåer. HR-specialist David Ulrich visar med denna modell de olika arbetsområdena från det dagliga personalarbetet till mer långsiktigt strategiskt arbete. 1 2 Strategiska organisationsfrågor FRAMTIDA STRATEGISK INRIKTNING Förändringsbehov Ledningsgruppsarbete Talent Management HR-strategi Förändringssarbete Talangutveckling Kompetensanalyser PROCESSER MÄNNISKOR 4 Expert på HR-administration Lön Pension Rekrytering m m Personligt välmående Kommunikation med medarbetare Samtal om sjukfrånvaro m m 3 DAGLIGA UTGIFTER
7 Som modellen illustrerar är det skillnad mellan den dagliga verksamheten, som HR måste ha kontroll över, och mer tidskrävande, strategiskt arbete. Ledningen räknar med en operativ HR-avdelning som har koll på allt som rör anställning t ex sjukdom, semester, pension och rekrytering. När de dagliga rutinerna fungerar kan man börja dra de större penseldragen. Vissa uppgifter kan vara att utveckla strategier, kompetensplaner, hjälpa chefer att utveckla talanger och att planera långsiktigt. Det första steget för att uppnå detta är att få inblick i ledningsgruppens arbete och se till att HR är en naturlig del i verksamhetsutvecklingen. Det är viktigt att betona att den operativa delen av HR måste fungera innan man kan börja arbeta med helheten och tänka strategiskt. För att frigöra tid för detta arbete är det viktigt att ha bra systemstöd och personalhandböcker. På detta sätt får du tid över för att arbeta med strategisk HR.
Ny som HR-chef Detta bör du ha koll på 8 FÖRSTÅ ORGANISATIONEN Som HR-chef är det först och främst viktigt att förstå hur ditt företag fungerar. Det finns många roller och olika dynamik mellan avdelningar som du måste ha insikt i. HR spelar en viktig roll på många olika plattformar inom organisationen och du är ansvarig för att formulera strategier som drar maximal nytta av de mänskliga resurserna på bästa möjliga sätt. HR-avdelningen ska i många fall också bidra till de mål som företaget har satt upp. Det är viktigt att du förstår hur företaget arbetar för att kunna jobba mer målmedvetet med de anställda för att öka värdeskapandet. De allra bästa medarbetarna inom HR är de som verkligen förstår den bransch de är en del av. Försök att hitta lämpliga ord och uttryck som används i verksamheten och som speglar det dagliga arbetet. På så vis bli lättare att genomföra en personal strategi, förklara den och få acceptens för den. Undersökningar bekräftar det vi instinktivt vet: att organiserade, innovativa och integrerade HR-funktioner representerar en dramatisk skillnad både i hur de anställda och företaget presterar. David Ulrich, HR from the Outside in: Six Competencies for the Future of Human Resources
9 MÅL OCH MÅLUPPFYLLELSE Börja med att sätta upp mål inom HR som stödjer de övergripande målen i organisationen. Bestäm därefter hur du ska mäta och följa upp dem. Analysen av resultatet visar vilka förbättringsområden du bör fokusera på och är en god hjälp för både chefer och medarbetare. När du genomför aktiviteter inom HR-området är det viktigt att dessa är förankrade, enkla att förstå och tillämpa, samt bidrar till samsyn i verksamheten. Aktiviteterna bör baseras på fakta och forskning, men också anpassas till det dagliga arbetet. För att lyckas bör du ha med dig cheferna och få dem att också ta fram aktiviteter som överensstämmer med de mål du har satt upp. Det finns bra stödverktyg som hjälper HR med just detta. Kom ihåg att alltid återkoppla resultat av de undersökningar som du genomför! Det är viktigt att HR skapar åtgärder och tar reda på vad som ger bra eller dåliga resultat och återkopplar detta till verksamheten, så att både chefer och medarbetare får en tydlig bild av vad som fungerar och vad som inte gör det.
10 GÖR PROCESSERNA MER LÖNSAMMA HR ska vara ett stöd för ledarna i organisationen och bidrar därmed som en viktig resurs för verksamhetens värdeskapande. Tydliga rutiner, statistik och uppföljning är en viktig del i detta arbete. Det kan t ex innebära att producera rapporter över sjukfrånvaron i företaget, att anställda får adekvat och kompetent handledning, eller andra processer som HR har direkt eller indirekt ansvar för. Ta reda på hur ditt företag hanterar detta idag. HR måste också se till att de processer om de ansvarar för inte bara är så effektiva som möjligt, de måste också vara lönsamma. Det finns olika system och handböcker som kan förenkla detta arbete. Kolla med din chef om ilka HR-verktyg som finns i ditt företag, och hur de används idag. Om verksamheten inte har några HR-verktyg att tillgå kan det vara en bra idé att räkna på, och presentera, fördelarna det skulle innebära för företaget att börja använda HR-verktyg i den dagliga driften. Exempel: En chef med personalansvar kan ha administrativa uppgifter som innebär att rapportera sjukfrånvaro, semester, arbetstid m m. Ta reda på hur mycket tid som personen använder för att följa upp detta, och hur mycket tid som skulle kunna frigöras om de hade använt ett system. Vilka fördelar, i kvalitet och pengar, finns det om dessa processer hanteras effektivt, kvalitativt och enhetligt? I vissa områden kan du ha liknande beräkningar för de anställda, HR och andra stödroller.
11 Det finns bra HR-system och handböcker som är enkla och användarvänliga, vilket gör det lättare för både medarbetare och chefer att hitta svar på sina frågor och följa upp sina arbetsuppgifter. Vissa HR-system är också förankrade i lagstiftningen på ett sätt som gör att chefen kan vara säker på att uppgifterna hanteras på ett korrekt sätt. Som HR-ansvarig bör du vara medveten om i vilken riktning du vill utveckla organisationen, och ha en färdig plan att visa på hur du ska nå dina uppsatta mål. Ofta kräver investeringar i HR-system beslut på ledningsnivå, eftersom många anställda berörs. Genom att göra beslutsfattandet som ett business case är det ofta lättare att genomföra investeringar, då alla på så vis kan få en tydlig bild och uppfattning av din plan, inklusive genomförande och det önskvärda resultatet.
12 HÅLL DIG UPPDATERAD Till följd av den ständigt pågående utvecklingen inom HR-området, har du enkelt tillgång till nya trender och riktningar och möjlighet att bli uppdaterad om vad som händer. Det finns många bra nyhetsbrev, facktidningar och rapporter som är värda att följa. Många HR-specialister använder också bloggar aktivt och erbjuder intressanta podcasts med professionellt innehåll. HR utvecklas ständigt, och saker som vi ansåg vara effektiva för tio år sedan kanske inte alls är speciellt lönsamma i dagens arbete. Med enkla åtgärder kan du alltså hålla dig informerad och ge din verksamhet värdefull kunskap och få en viktig fördel gentemot konkurrenterna. Lycka till i din roll! För fler e-böcker, artiklar, webinar och annat matnyttigt prenumerera på våra nyhetsbrev eller följ oss i våra sociala medier.