Teknik- och fritidsutskottet 2013-01-23 Plats och tid Tekniska kontoret, klockan 8.30-12.00 Beslutande Leif Nilsson, ordförande (S) Ingemar Hellström (S) Övriga deltagare Per-Olow Dahlström, teknisk chef Leif Kihlström, fastighetschef Lennart Bengts, gatuchef Håkan Wallman, fritidschef Mona Hyttsten, sekreterare Utses att justera Ingemar Hellström Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1 17 Ordförande Justerande Anslag/Bevis Protokollet från teknik- och fritidsutskottet den 2014-01-23 är justerat och tillkännagivet genom anslag. Anslås under tiden 2014-01-29 2014-02-20 Protokollet förvaras i förvaltningshuset. Underskrift Mona Hyttsten
Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 2 Innehållsförteckning Ärendemening 1 Bokslut drift/investeringar 2 Hagge skola 3 Investeringar rapporter 4 Nästa möte Rapporter
Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 3 Tfu 1 Bokslut drift/investeringar Tekniska chefen redovisar budgetuppföljning 2013-12-31 för tekniska verksamheterna. Prognosen visar på ett bokslut med plusresultat. Teknik- och fritidsutskottet beslutar att godkänna informationen.
Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 4 Tfu 2 Hagge skola Dnr 2013.215 287 Familje- och utbildningsförvaltningen har stort behov av ytterligare skollokaler i Hagge. Detaljplanen kring Hagge skola omfattar så kallad prickmark där nybyggnation inte är tillåten. Att bygga ut skolan inom befintlig skolgård skulle medföra att utomhusmiljön vid skolan försämrades och det är inte ett långsiktigt hållbart alternativ. Samtal har förts med Länsstyrelsen Dalarna och de har uttalat sig positiv till en planändring. Teknik- och fritidsutskottet beslutar att uppdra till miljö- och byggnadsnämnden att prioritera en planändring vid Hagge skola att uppdra till tekniska kontoret ansöka om tillfälligt bygglov för ytterligare två moduler för att på kort sikt lösa behovet av ytterligare klassrum att föra diskussion med familje- och utbildningsförvaltningen om en långsiktigt hållbar lösning vid Hagge skola.
Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 5 Tfu 3 Investeringar rapporter Kyrkskolan Söderbärke kommer att projekteras under hösten. ------ Dnr 2014.29 291 Stegelbacken investering/underhåll Vattenskadan i matsalsbyggnaden kommer att ta tid att åtgärda. Halva lokalytan på bv kan användas under tiden. ------ Dnr 2010.249 822 Uppvärmning, sanitet Prästabadet Allt förberedande arbete är färdigställt. Plexiglasen från ishallen kommer inte att kunna användas till solfångardelen förrän sommarens hockeyskola är avslutad. Till dess kan fjärrvärme användas för uppvärmningen. ------ Dnr 2013.306 041 Ismaskiner Ambitionen är att inköpa en ny ismaskin till ishallen och en begagnad maskin till bandybanan. Det ska vara klart till höst/vintersäsongen 2014. ---- Dnr 2014.31 288 Bergaskolan kök Bergaskolans kök ska renoveras och medel är anslagna. Planering för flytt av matsalen pågår. Projektering och upprättande av förfrågningsunderlag har påbörjats. Teknik- och fritidsutskottet beslutar att uppdra till tekniska kontoret att fortsätta projekteringen för ombyggnad Bergaskolans kök. -----
Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 6 Forts Ishallen byte av styr- och reglersystem Förfrågningsunderlag är på väg att skickas ut. ----- Ishallen sarg Sargen kommer att bytas efter att sommarens hockeyskola är avslutad. Flera föreningar har hört av sig och anmält intresse att få ta över sargen från ishallen. Teknik- och fritidsutskottet beslutar att godkänna informationen.
Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 7 Tfu 4 Dnr 2013.310 300 Driftdirektiv för Bärkehus AB och Smedjebacken Energi & Vatten AB Med anledning av omorganisation av tekniskas verksamheter till Bärkehus AB och Smedjebacken Energi & Vatten AB har förslag till driftdirektiv upprättats. Bil Kommunstyrelsen beslöt 2013-12-10 att återremittera ärendet för ytterligare handläggning. Tekniska chefen föreslår att till dess att direktiven är reviderade ska ursprungsförslaget gälla. Teknik- och fritidsutskottet beslutar att till dess revidering av driftdirektiven genomförts, utgå från ursprungligt förslag till driftdirektiv.
Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 8 Tfu 5 Dnr 2013.216 295 Organisation - lokaler Tekniska chefen informerar om diskussionerna som förs när det gäller lokalisering av tekniska, SEAB och Bärkehus verksamhet. Teknik- och fritidsutskottet beslutar att uppdra till tekniska chefen upprätta beslutsunderlag gällande alternativen till lokalisering av SEAB, Bärkehus, tekniska kontoret och miljö- och byggkontoret.
Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 9 Tfu 6 Dnr 2014.32 107 Organisation värdering inventarier Förteckning har upprättats med värdering av de inventarier och fordon som är aktuella för ägarbyte i samband med omorganisationen mellan tekniska, SEAB och Bärkehus. Bil Teknik- och fritidsutskottets förslag till kommunstyrelsen: Frågan lämnas öppen.
Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 10 Tfu 7 Dnr 2014.33 253 Tolvsbo skola/bystuga Byalaget i Tolvsbo har anmält intresse att överta gamla Tolvsbo skola. Teknik- och fritidsutskottets förslag till kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen beslutar att överlåta gamla Tolvsbo skola (Stora Tolvsbo 7:17) för 1 krona till Tolvsbo Byalag, under förutsättning att ett köpeavtal med återköpsgaranti kan överenskommas.
Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 11 Tfu 8 Dnr 2014.34 821 Nyttjande av fotbollshallen, Barken Arena Från kanslichefen föreligger följande tjänsteskrivelse: Kommunen förvärvade fotbollshallen 2009 och sedan dess har intresset varit stort från föreningar både inom och utanför kommunen att använda sig av hallen. Intäkter ca 270,0 tkr per år. Under senare år har antalet hundklubbar som väljer att hyra in sig i hallen ökat och de flesta helger under våren har inbokade hundevenemang. En anledning till detta intresse är att motsvarande anläggningar i angränsande kommuner ej tillåter hundar i idrottshallar. Över tid så har allergirisker med att tillåta hundar i anläggningen aktualiserats, men teknik- och fritidsutskottet har 2012-09-19 beslutat att fotbollshallen ska uthyras till hundverksamhet. Denna diskussion har återigen aktualiserats och av den information som astma-och allergiförbundet ger ut avseende policy om pälsdjur hänvisas bl a till FN-konventionen om mänskliga rättigheter för personer med funktionshinder. Det innebär att det är diskriminering att hindra människor från att besöka olika miljöer p g a deras allergi. Av policyn anges specifikt att djurutställningar inte ska förläggas till ex vis idrottsanläggningar utan kan förläggas till ex vis ridanläggningar där mängden allergen redan är hög. Det faktum att hundaktiviteterna har ökat i volym innebär också att möjligheterna för SFK att arrangera cuper och turneringar i fotbollshallen har reducerats (vid dessa evenemang betalas gängse taxa), men även att andra fotbollsföreningar inte kan förlägga läger här (vanligt förekommande tidigare). Smedjebackens Fotbollsklubb (SFK) har ett avtal med kommunen avseende skötseluppdrag där föreningen bl a erhåller 10 hyresfria timmar/vecka, en månadsersättning på 5,0 tkr för att vara det fysiska värdskapet (20 tim/vecka)gentemot externa kunder i hallen. Föreningen ansvarar även för öppning och stängning vid all uthyrning under avtalstiden, samt snöskottning, sandning. Föreningen ansvarar även för upp- och nermontering av golvet i hallen. Även gällande fördelning av träningstider under vardagar har en diskussion aktualiserats och som är föranledd av det faktum att det idag är över 250 barn/ungdomar som spelar i SFK förutom de etablerade A-lagen.
Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 12 Forts Förslag till beslut: Teknik- och fritidsutskottet beslutar att annullera tidigare beslut i ärendet avseende uthyrning av Barken Arena till hundverksamhet. Teknik- och fritidsutskottet beslutar att annullera teknik- och fritidsutskottets beslut 2012-09-19 163 gällande uthyrning av fotbollshallen till hundverksamhet att uthyrning av fotbollshallen till hundverksamhet inte är tillåten, på grund av att hallen ska vara tillgäng även för personer med allergi att endast tillåta dispens för de redan inbokade hundtävlingarna den 8-9 februari, 15-16 februari, 15-16 mars samt 8-11 maj 2014.
Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 13 Tfu 9 Dnr 2011.306 826 Isbanan avtal IK Heros har synpunkter på hur avtalet gällande kostnader för uppstart av bandybanan ska tolkas. Teknik- och fritidsutskottet beslutar att mellan den 1-15 november svarar föreningen, enligt avtal, för 50 % av de rörliga energiavgifterna för kylaggregat och belysning, enligt gällande taxa, dock max 50 000 kronor.
Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 14 Tfu 10 Dnr 2013.192 805 Nyttjanderätts- och driftsavtal gällande digitalbioanläggning Förslag till nyttjanderätts- och driftavtal gällande digitalbioanläggning har upprättats mellan Smedjebackens kommun och Smedjebackens Folkets Husförening. Bil Teknik- och fritidsutskottets förslag till kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen beslutar att godkänna nyttjanderätts- och driftavtalet gällande digitalbioanläggningen att uppdra till kommunens firmatecknare underteckna avtalet.
Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 15 Tfu 11 Dnr 2014.35 261 Markarrende Uvberget Avtal om markarrende för placering av radiomast på Uvberget har löpt ut. Teknik- och fritidsutskottet beslutar att uppdra till tekniska kontoret upprätta nytt avtal för markarrende gällande radiomast på Uvberget.
Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 16 Tfu 12 Dnr 2013.269 007 Granskningsrapport Underhåll av gator och vägar Ärendebeskrivning PWC har på uppdrag av kommunrevisionen genomfört en granskning av kommunens underhåll av gator och vägar. Bil Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har kommunen fastställt tydliga mål, riktlinjer och aktuella underhållsplaner samt hur förhåller sig genomfört underhåll till behoven? Granskningsrapportens sammanfattning: Det bedöms att det är viktigt att kommunen arbetar långsiktigt för att komma tillrätta med det idag eftersatta underhållet. Ytterst ligger ansvaret för gator och vägar hos kommunstyrelsen. Bedömningen är att kommunstyrelsen behöver stärka och förbättra styrningen gällande mål och löpande uppföljning av gator och vägar i kommunen. Idag är uppdraget i kommunstyrelsen delvis otydligt vilket enligt revisionens bedömning beror på att kommunstyrelsen inte styr uppdraget med uppsatta mål och tydlig uppföljning. Verksamheten har i dag ett svagt IT-stöd för arbetet med underhållsplanering och det förordas ett verksamhetsanpassat IT-system som har inbyggda moduler både vad gäller grunduppgifter och simulering av framtida underhållsplaner. Revisionen rekommenderar att: rutinerna ses över och dokumenteras för att förbättra underhållsplanering både på kort och lång sikt ett systematiskt IT-stöd införskaffas för att underlätta det operativa arbetet kommunstyrelsen utifrån den inventerade och presenterade konsultrapporten fattar beslut om ambitionsnivå gällande vägunderhåll kommande 5-10 års period arbetet med att förbättra och utveckla en långsiktig underhållsplan med ekonomiska ramar prioriteras att den inventering och bedömning av vägstandard som gjorden 2012 utgör ett bra underlag för framtida underhållsplanering att det är viktigt att kommunen bestämmer ambitionsnivå och ekonomiska ramar när den långsiktiga underhållsplanen läggs fast.
Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 17 Forts Kommunrevisionen önskar kommunstyrelsens svar och kommentarer över granskningsrapporten senast den 31 januari 2013. Tekniska kontorets yttrande: Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har kommunen fastställt tydliga mål, riktlinjer och aktuella underhållsplaner samt hur förhåller sig genomfört underhåll till behoven. Kommentar Initialt kritiseras kommunstyrelsen för att inte styra uppdraget med uppsatta mål och tydlig uppföljning. Våra kommentarer kring detta är dels att den övergripande styrningen sker via budgetarbetet där prioriteringarna fastställs. Gatuunderhållet har inte prioriterats under 90-talet fram till ca 2008. Därefter har budgetramarna successivt ökats och gatusektionen har idag en bra budget utifrån kommunstorlek och vägnät, problemet med eftersläpningar kvarstår dock vilket fortfarande är en prioriteringsfråga i budgeten. Kommunen har en mycket liten organisation för att arbeta med dessa frågor och prioriteringarna har därefter skett utifrån de mest angelägna områdena, där bland annat policyn för gatubelysningar, enskilda vägar, parkeringsregler m.m kommit i turordning utöver den årliga underhållsplanering som efter fastställd budget upprättats. För att få en mer långsiktig planering utfördes 2012 en genomgripande utredning med dokumenterade fakta kring alla gator. Den har resulterat i en databas med åtgärdsförslag, prioriteringar och kalkyler. Den planen utgör i sig ett tydligt mål att uppnå. Den är även ett levande dokument som korrigeras efter vad som utförts i de årliga underhållsplanerna och i samverkan med ledningsägarna hos Smedjebacken Energi & Vatten samt beslutad budget. Teknik- och fritidsutskottets förslag till kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen beslutar att godkänna tekniska kontorets yttrande samt överlämna detsamma till revisionen som svar på granskningsrapporten.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-01-23 18 Tfu 13 Dnr 2013.270 007 Granskningsrapport Underhåll av kommunens fastigheter Ärendebeskrivning PWC har på uppdrag av kommunrevisionen genomfört en granskning av underhåll av kommunens fastigheter. Bil Revisionsfrågan som ska besvaras är om kommunens fastigheter underhålls enligt god fastighetsekonomi? Sammanfattande kommentarer och revisionell bedömning: Vår bedömning är att kommunens fastigheter i huvudsak har en blandad standard. Det finns ett eftersatt underhåll som inte är uppskattat eller grovt prissatt idag. Fastighetsavdelningen har dock en förteckning med ej genomförda underhållsåtgärder som totalt uppgår till 26,5 mkr. Vi bedömer att det är viktigt att kommunen så snart som möjligt implementerar ett fungerande datastöd så att underhållsplaner avseende planerat underhåll upprättas och kvalitetssäkras på ett systematiskt sätt både på kort och längre sikt. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen kompletterar redovisningsprinciperna med riktlinjer för vad som skall redovisas som underhållskostnader respektive investeringsutgifter. Riktlinjerna bör ligga till grund för att fördela underhållsrespektive investeringsmedel för finansiering av byggnadsprojekt. Vi bedömer att det är viktigt att budgeten tydligt anger fördelning av underhåll enligt underhållsplan och i förekommande fall underhållsmedel till särskilda större ombyggnadsprojekt. Vår rekommendation är vidare att fastighetsförvaltningen ser över kostnaderna för administration, fastighetsskötsel och drift men också lokalkostnaderna i dess helhet. Det är viktigt med strategisk lokalresursplanering kombinerat med administrativa och/eller ekonomiska styrmedel som leder till effektivare lokalutnyttjande. Eftersom inte kommunen arbetar strukturerat med planerat och löpande underhåll av fastigheterna så är vår bedömning att det inte är optimalt varken ur ett ekonomiskt eller verksamhetsmässigt perspektiv. Utöver dessa rekommendationer är också vårt råd att kommunen/bolaget gör en översyn av nuvarande fastighetskompetenser och arbetsfördelning för att skapa en professionell fastighetsförvaltning. Det bör göras oavsett om det 2014 kommer att finnas en koncerngemensam fastighetsförvaltning eller inte.
Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 19 Forts Kommunrevisionen önskar kommunstyrelsens svar och kommentarer över granskningsrapporten senast den 31 januari 2013. Tekniska kontorets yttrande Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Underhålls kommunens fastigheter enligt god fastighetsekonomi? Kommentarer: Kommunen besitter ett fastighetsbestånd som är ålderstiget och kräver stora insatser/åtgärder. Prioriteringen av fastigheternas underhåll var begränsad under 90-talet och fram till en bit in på 2000-talet. Ramarna har därefter successivt ökat både personellt och ekonomiskt. Politiskt har man prioriterat investeringar i skolor/förskolor under de senaste 10 åren. Däremot har underhållsbudgeten legat lågt under många år och periodvis varit nere på mycket låga nivåer vilket gradvis nu har förändrats, men det finns ett uppdämt behov. Revisionen ger kritik till att det inte finns ett planerat underhåll för fastigheterna. Det finns ett planerat underhålls som följs av tilldelad budget för året. Den är då prioriterad efter den ram som beslutats. Det revisionen har rätt i, är att den är mer en akut avhjälpande underhållsplan. Fastighetsavdelningen har idag inte en bemanning som klarar att upprätta en långsiktig underhållsplan. Under förutsättning att medel ryms i budgeten är tanken att under 2014 upprätta en underhållsplan via konsulter, alternativt gå ut med en anställningsförfrågan på en projektledartjänst/byggnadsingenjör. Detta för att få en strukturerad underhållsplan på lång sikt, för planering budgetramar m.m. Vidare är också ett datoriserat fastighetsprogram planerat tillsammans med kommunala bolaget Bärkehus AB. Detta för att få ett bra strukturerat verktyg för återkoppling, planering, bevakning, underhåll, investeringar etc. gällande fastighetsförvaltning. Synpunkter har lämnats för kostnader och administration vilket verkar skrivet utan konkreta jämförelser. Kostnadsmässigt har fastighetssektionen haft låga kostnader med en jämförelsevis liten och effektiv bemanning. Gällande lokalplanering finns en övergripande lokalgrupp med ansvariga från samtliga förvaltningar inklusive bolagen och VBU som träffas löpande för samordning av lokalbehoven. Hyrorna sätts utifrån självkostnad inklusive kapitaltjänst vilket bör medföra att hyresgästerna ska ha budget för de faktiska kostnaderna som uppstår vid nybyggnation. Tomma lokaler betalar man för tills ny användning av lokalerna kommer till stånd. Dessa två regler bör medföra att förvaltningarna reflekterar ordentligt innan nya lokaler begärs.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-01-23 20 Forts Angående åsikten att det bör vara en professionell fastighetsförvaltning så förstår vi inte riktigt det utifrån de beslut som tagits att samordna all praktisk verksamhet i bolagen. Att även överföra den kommunala planeringen till bolagen är en tidigare modell med mindre lyckat resultat. Idag är det vanligare i andra kommuner att planeringen förs tillbaka till de kommunala förvaltningarna från bolagen. Sammanfattningsvis konstaterar vi att fastighetssektionen arbetar efter en politiskt beslutad prioritering och budget, tillgängliga resurser för underhåll m.m. är en konsekvens av detta. Teknik- och fritidsutskottets förslag till kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen beslutar att godkänna tekniska kontorets yttrande samt överlämna detsamma till revisionen som svar på granskningsrapporten.
Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 21 Tfu 14 Dnr 2014.7 517 Parkeringstillstånd 2014.12 Bakgrund Ansökan om parkeringstillstånd för rörelsehindrad har inkommit, nr 2014.12. I läkarintyget står att den sökande kan gå 300 meter med hjälp av rollator. Den sökande kan således förflytta sig till fots inom rimligt gångavstånd från en parkeringsplats. Tekniska kontorets förslag till beslut: Ansökan om parkeringstillstånd för rörelsehindrad avslås. Teknik- och fritidsutskottet beslutar att avslå ansökan om parkeringstillstånd då den sökande kan förflytta sig inom rimligt gångavstånd från en parkeringsplats.
Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 22 Tfu 15 Dnr 2014.36 806 Komplettering av taxa för kommunala idrottsanläggningar Fritidskontoret har upprättat förslag till komplettering av taxan för kommunala idrottsanläggningar med avgift för uthyrning av fotbollshallen, Barken Arena. Bil Teknik- och fritidsutskottets förslag till kommunstyrelsen: Kommunfullmäktige beslutar att komplettera taxan för kommunala idrottsanläggningar med avgift för uthyrning av fotbollshallen, Barken Arena enligt fritidskontorets förslag.
Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 23 Tfu 16 Nästa möte Nästa möte med teknik- och fritidsutskottet hålls den 19 februari 2014, klockan 8.30 i polishuset.
Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 24 Tfu 17 Rapporter Policy bidrag till vägföreningar Badplats Vad avtal Snöåns Bystuga Underhåll gator Underhåll fastigheter Larmavtal Sponsoravtal