Projektplan 1 NY EKONOMI 2016 Införande av ny ekonomimodell och nytt ekonomisystem Upprättad av: Agneta Sjöfors Datum: 2013-12-20 Mall version 1.4 Postadress Box 117 221 00 LUND Besöksadress xx, xx Växel 046-222 00 00 Telefax 046-222 xxxx E-post xx@xx.lu.se Internet www.lu.se
SAMMANFATTNING Syftet med detta projekt är att införa en ny ekonomimodell och ett nytt ekonomisystem med utgångspunkt i det som förstudien Ny ekonomi - Översyn ekonomimodell och förberedelse inför byte/uppgradering av ekonomisystem kommit fram till. 2 Arbetet kommer att pågå februari 2014 december 2016, med sikte på ny ekonomimodell och nytt ekonomisystem i skarp drift den 1/1 2016. GODKÄNNANDE: Uppdragsgivare Projektledare.. Susanne Kristensson Agneta Sjöfors REVISIONSINFORMATION: Utgåva Datum Kommentar Ver 0.1 2013-12-20 Dokumentet upprättat AS Ver 0.2 2014-01-14 Redigerat AS
UPPDRAGSGIVARE Uppdragsgivare för projektet är förvaltningschef Susanne Kristensson. 3 BAKGRUND Universitetets nuvarande ekonomisystem måste ersättas. Under de närmaste åren kommer systemleverantören att succesivt minska systemsupport och underhållsfunktionen för nuvarande uppsättning vilket innebär att det kommer att fungera att behålla nuvarande systemversion i endast några få år. Nästa utvecklingssteg med befintlig systemleverantör motsvarar en uppsättning av ett helt nytt ekonomisystem. Oavsett om vi väljer att fortsätta med befintlig leverantör eller avropa/upphandla står vi således inför ett byte av ekonomisystem. Lunds universitet har på grund av de nya förutsättningarna inlett med en förstudie med syfte att, utifrån behov och krav för en effektiv ekonomistyrning av Lunds universitet, utreda vilket behov som finns av förändring i universitetets ekonomimodell. Med det som utgångspunkt har inom förstudien underlag tagits fram för beslut om införande av förändringar i ekonomimodell och byte/uppgradering av ekonomisystem. Ett underlag med fokus på ekonomimodell har varit ute på internremiss 7/11-16/12 2013. Svaren på denna remiss har påverkat hur effekt- och leveransmålen är utformade. Remissvaren innehåller även många synpunkter på en mer detaljerad nivå och de tas med i det fortsatta projektarbetet, bl a genom att de kopplas till projektets aktiviteter. SYFTE Syftet med detta projekt är att införa en ny ekonomimodell och ett nytt ekonomisystem. MÅL Effektmål En ekonomimodell och ett ekonomisystem som ger förutsättningar för en effektivare och mer värdeskapande ekonomihantering genom att de ger följande: Ett effektivt och tillförlitligt beslutsstöd o Målgruppsanpassat rapportstöd o Adekvat legal rapportering o En ändamålsenlig struktur för den interna rapporteringen o Stringent kontering som ger en bättre tillförlitlighet i utdata o Tydligt ägarskap och en tillförlitlig hantering av masterdata o Kortare ledtider En grund för välfungerande flerårig ekonomisk verksamhetsplanering o Det ska gå att enkelt och överskådligt planera, simulera och följa upp fleråriga projekt, per kontrakt och summerat till projekt/projektgrupp o Ta höjd för att på sikt möjliggöra flerårig ekonomisk verksamhetsplanering, t ex bemanningsplanering för utbildning, forskning och annan verksamhet o Både planering, simulering och uppföljning ska vara möjlig att göra med olika detaljeringsgrad
Enhetlighet och enkelhet o Förenkling och automatisering av den interna rapporteringen o Enhetliga rutiner för hur löneombokningar ska hanteras och konteras o Enhetliga rutiner för hur interna transaktioner ska hanteras och konteras o Förenklad hantering av interndebitering o Samordning/förenkling av kundfaktureringen, såväl intern som extern o Viss förenkling av full kostnadstäckningsmodellen o Översyn av attesthanteringen 4 Kommentar: Målet om enkelhet ska genomsyra allt arbete, medan målet om enhetlighet ska tillämpas med större försiktighet. Båda ska vägas mot ändamålsenlighet. Flexibilitet och anpassningsbarhet o Ökad flexibilitet avseende kodningsmöjligheter inom rimliga gränser (med tanke på målet om enhetlighet och enkelhet) o I största möjliga utsträckning använda standardfunktionalitet för att inte bli inlåst i dyra speciallösningar Ett ekonomisystem o En kundreskontra. Med bl a order/lagerfunktionalitet i ekonomisystemet reduceras behovet av kompletterande ekonomisystem o Pröva om det går att ersätta hela eller delar av Lupos o Om möjligt ersätta ekontrakt o Ersätta LUPP genom funktionalitet i nya ekonomisystemet och/eller i något av BI-systemen (Kuben och EOS) Kommentar: I många remissvar framförs önskemål om färre ekonomiadministrativa system och/eller enhetligare åtkomst till systemen. Leveransmål Kvalitetssäkring Detaljmodellerad kodplan Tydligt ägarskap och en tillförlitlig hantering av masterdata Principer och rutiner för upplägg/avslut av koddelar Tydlighet avseende ekonomisk organisation och ekonomiskt ansvar Identifierade gränssnitt avseende vad som görs på vilken nivå Genomförd samverkan med berörda projekt-, process- och systemledningar Översyn ekonomiska rutiner/processer Förbättrat ekonomistöd till forskning/projekt Kartläggning av behov och krav gällande ekonomisk verksamhetsplanering Enhetliga rutiner för hur internhandel generellt ska hanteras och konteras Definition av interna köp- och säljtransaktioner samt enhetliga rutiner för hanteringen och konteringen av dem Enhetliga rutiner för hur intäkts- och kostnadsfördelningar ska hanteras och konteras Förenkling av full kostnadstäckningsmodellen inklusive samfinansiering
Översyn av metod för fördelning och kontering av lönekostnader Enhetliga rutiner för hur löneombokningar ska hanteras och konteras Översyn av hanteringen av löpande semesterkostnad Samordnad/förenklad kundfakturering Samordning/förenkling av fler ekonomirutiner Översyn av attesthanteringen 5 Uppföljning/rapportering Adekvat legal rapportering En ändamålsenlig struktur för den interna rapporteringen Stöd/information Nya hemsidor, manualer etc framtagna och publicerade Användare utbildade i nya ekonomimodellen Användare utbildade i nya ekonomisystemet Användare utbildade i nya funktioner i andra system Utreda i vilken utsträckning universitetsgemensamma kodplaner, rapporter, manualer, hemsidor, utbildningar etc ska finnas på både svenska och engelska Systemrelaterat Genomförd verifiering och prioritering av insamlade krav och behov Detaljerad kartläggning av ny ekonomimodells påverkan på ekonomisystem och andra system Definition av vilka funktioner som ska finnas i nytt ekonomisystem och hur det påverkar systemkartan Detaljerad kartläggning av nytt ekonomisystems påverkan på andra IT-system Ekonomisystem anskaffat Ekonomisystem testat och installerat Ekonomisystem i skarp drift, inklusive integrationer med andra system Påverkade system anpassade Kodplaner konverterade Historisk data lagrad och åtkomlig i rimlig omfattning Driftssäkring Driftsatt förvaltningsorganisation Färdigt utbildningspaket inklusive fortbildningsplan för användare Färdig plan för uppföljning av projektets effektmål Leveransmålen kommer löpande att stämmas av med styrgruppen. Leveransmålen specificeras ytterligare och tidssätts i tidplanen (se nedan). AVGRÄNSNINGAR I detta projekt fokuserar vi avseende ekonomimodell på: Redovisningsplanen, d v s kodplanens uppbyggnad och funktion Ansvar och befogenheter avseende ekonomiska frågor Redovisningsprinciper Ekonomiadministrativa krav och rutiner, t ex Bokslut på institution När det gäller projekthantering avses ekonomiadministrativt stöd för planering/budgetering, uppföljning, rapportering, diarieföring och annan löpande ekonomiadministration av projekt. Främst för forskningsprojekt men även för övriga projekt och annan verksamhet med liknande
planerings- och uppföljningsbehov. På detaljnivå görs löpande avstämningar mot LUCRIS (projekt Gemensamt forskningsinformationssystem för Lunds universitet, LS 2013/326). 6 Under början av införandeprojektet kommer även ett antal avgränsningar att göras avseende funktioner och vilka av dessa som ska finnas i vilka system. Kommentar: Många av remissvaren har högst upp på sin prioriteringslista satt projekthantering (även långtidsplanering mer generellt), kontraktshantering och hantering av lönekostnader. Högt upp bland prioriteringarna ligger även internhandel/internfakturering, översyn attestordning, rapportöversyn, användarvänlighet, bokföring av löpande semesterkostnad och förenkling av full kostnadstäckningsmodellen. Att avgränsa alltför hårt inom dessa områden vore därför kontraproduktivt. RISKER Exempel på risker som allvarligt kan påverka tidplanen för projektet är bemanningsproblem samt förseningar i samband med upphandling. Riskanalys framgår av bilaga b (bifogas). Riskerna kommer att revideras regelbundet under projektets gång. ORGANISATION Uppdragsgivare Susanne Kristensson Styrgrupp Lise Bröndum (ordf) Birgitta Carlsson Gert Paulsson Jan-Inge Månsson Karin Ekborg Persson Karin Salomonsson Klas Malmqvist Stina Ahlenius Torun Forslid Viktor Öwall ekonomidirektör lönechef, Personal prefekt, Företagsekonomi, EHL avd chef, LDC avd chef, Utveckling, Universitetsledningens stab prefekt, Kulturvetenskaper, HT sektionschef, Forskning, samverkan och innovationer adm chef, Laboratoriemedicin Lund, M kanslichef, N prefekt, Elektro- och informationsteknik, LTH Projektgrupp Agneta Sjöfors (projektledare), Elisabeth Pupp (bitr projektledare), Helena Jönsson (bitr projektledare), Eva Stengard, Gun-Britt Dahnér, Johanna Fridqvist, Karin Olandersson med flera. Till projektet kommer att finnas ett antal referensgrupper. Projektet kommer dels att använda befintliga samverkansgrupper eller dylikt, t ex fakultetsekonomgruppen och SamIT, dels ett antal olika referensgrupper och arbetsgrupper som sätts samman utifrån vilken representation som behövs i de olika frågorna. Mer detaljer kring organisation och bemanning finns i bilaga c. Bilagan är ett levande dokument (bifogas ej).
DEFINITIONER Se appendix A. 7 KOMMUNIKATIONSPLAN Kommunikationsplan framgår av bilaga d. Planen är ett levande dokument som i nuläget är på en övergripande nivå. Detaljer utformas efterhand och går in i planeringen och uppföljningen av projektets aktiviteter. INTRESSENTANALYS De som påverkas mest inom Lunds universitet är de som arbetar med ekonomifrågor samt chefer och beslutsfattare, d v s de som använder den output som ekonomimodell och ekonomisystem genererar. I båda fallen avseende såväl projekt, avdelning och institution som fakultets- och universitetsförvaltning. Utanför Lunds universitet är det främst universitetets finansiärer samt myndigheter såsom Utbildningsdepartementet, Riksrevisionen och Ekonomistyrningsverket som berörs. Hantering av olika intressenter i projektets olika faser ingår i kommunikationsplanen. BUDGET Budgeten har tre beslutsperioder: Period 1: från projektstart t o m avtal är tecknat avseende ekonomisystem Period 2: från avtal till och med leveransprov av ekonomisystem Period 3: från leveransprov till och med projektavslut Beslut som har stor ekonomisk påverkan ska däremellan stämmas av med uppdragsgivaren. För period 1 krävs ca 5 Mkr. För period 2-3 estimeras kostnaderna till ca 20 Mkr. Revidering av budgeten görs i övergången mellan period 1 och 2, och inför period 3 fattas ett go/no go-beslut, inklusive eventuell revidering av budgeten. Estimerat takbelopp för projektet före revideringar är således ca 25 Mkr. Större delen finansieras av särskilt avsatta medel som prognostiseras uppgå till ca 22,5 Mkr per 2015-12-31 och ca 2 Mkr kan tas på sektionen Ekonomis driftbudget. Målsättningen är att framtida driftkostnad, givet samma funktionalitet som idag, ska hålla sig inom befintliga ramar. Detaljerad kalkyl tas fram efter period 1. Ambition finns att även göra en bedömning av möjliga effektivitetsvinster för de berörda processerna. Detaljerad budget finns i bilaga e. TIDPLAN Projekttid februari 2014 - december 2016, med måldatum för ny ekonomimodell och nytt ekonomisystem i skarp drift 1/1 2016. Grov tidplan, med milstolpar finns i bilaga a. Detaljerad tidplan med leveransmål, aktiviteter och milstolpar görs i separat dokument. Tidplanen uppdateras kontinuerligt.
Appendix A. DEFINITIONER 8 Affärssystem Affärssystem är informationssystem som stöder medarbetare inom flera funktioner i en verksamhet (till exempel order, produktion, distribution, marknadsföring och administration) med information på ett sätt som utnyttjar modern tekniks möjligheter till integrerad informationsförsörjning. Ekonomimodell En modell som utformas för att bidra till en effektiv och ändamålsenlig ekonomihantering, och i enlighet med de krav som regelverket ställer. Modellen ska tillgodose: interna ekonomiska informationsbehov och ge underlag för beslutsfattande/styrning externa intressenters krav på information legala krav Komponenter i ekonomimodellen är till exempel: Kodplanen: kostnadsställe, konto, aktivitet etc Redovisningsrutiner Ekonomiskt ansvar Förändringar i modellen påverkar: Ekonomi-, planerings-, uppföljnings-, personalprocesser System: redovisning, inköp, lön, budget, uppföljning m fl Ekonomistyrning Ekonomistyrning är formaliserade, informationsbaserade rutiner, strukturer och processer som en organisations ledning använder för att formulera strategier och genomföra dem genom att påverka beteenden i organisationen. Ekonomisystem Ett affärssystem som endast innehåller de moduler etc som utgör kärnan i ekonomihantering, såsom huvudbok, leverantörsreskontra, kundreskontra, anläggningsredovisning etc. Ofta även budget- och uppföljningsfunktionalitet samt moduler för tid- och projekthantering. Projekthantering I detta projekt avses ekonomiadministrativt stöd när det gäller planering/budgetering, uppföljning, rapportering, diarieföring och annan löpande ekonomiadministration av projekt. Främst för forskningsprojekt men även för övriga projekt och annan verksamhet med liknande planerings- och uppföljningsbehov. Redovisning Information om ekonomiska förhållanden och transaktioner uttryckt i monetära termer. Redovisningsplan Redovisningsplanen är en föreställningsram för redovisningens syften, principer och instruktioner Den består av två delar, kontoplan och objektplan. Kontoplanen klassificerar typer av ekonomiska händelser (t.ex. inköp av kontorsmaterial) medan de redovisningsobjekt som händelserna avser klassificeras i objektplanen (t.ex. verksamhet och projekt). Den ekonomiska redovisningen kan sägas bestå av två delar: externredovisningen och internredovisningen. Externredovisningen återspeglar vad som händer mellan organisationen och dess omvärld, medan internredovisningen speglar fördelning och förbrukning av resurser inom organisationen. Den senare är ofta en förfinad nedbrytning av externredovisningen. En huvuduppgift för redovisningen är att samla in, klassificera och lagra sådana data som behövs för intern och extern styrning av en organisations verksamhet. Rapporter om resultat,
ställning och likviditet för organisationen totalt, budgetuppföljning (jämförelse mellan budget och redovisade värden) för en avdelning på organisationen eller kostnader för ett särskilt projekt är exempel på information som måste kunna tas fram med hjälp av organisationens redovisning. Redovisningsplanen är en modell för klassificering av redovisningsdata och således ett verktyg för en god ekonomistyrning. 9 Redovisningsprinciper Inom bokföringen och redovisningen finns det ett antal viktiga principer som har styrt utvecklingen av bokföringen och som fortfarande är till hjälp vid utvecklingen av standarder (allmänna råd och rekommendationer) för bokföringen och redovisningen. Här förklaras några principer för bokföring och redovisning. Enhetsprincipen En redovisningsenhet antas vara en enhet (egen enhet) skild från andra intressenter. Enhetsprincipen innebär att ett företags redovisning skall vara särskild från den privata ekonomin och därmed skall inte händelser i den privata ekonomin inkluderas i företagets redovisning. Enhetsprincipen har även betydelse för koncernredovisningen där en koncern utgör en redovisningsenhet som inkluderar flera enskilda företag. Fortlevnadsprincipen Ett företag antas leva och fortsätta sin verksamhet för evigt. Principen har betydelse för hur tillgångar och skulder värderas. Om inte företaget förväntas fortleva skulle värdering ske till försäljningsvärden (likvidationsvärden). Väsentlighetsprincipen Principen innebär att man inte skall lägga ned för mycket arbete på obetydliga poster och värden. Har betydelse för klassificering av affärshändelser och periodisering. Matchningsprincipen Principen innebär att kostnader skall matchas mot intäkter. Det vill säga, kostnader uppstår för att intäkter skall kunna förvärvas. Har betydelse för bokföring av varulager och varukostnad (Kostnad för sålda varor) exempelvis. Försiktighetsprincipen Principen innebär att försiktighet skall iakttagas vid värdering av tillgångar. Värdering får inte bygga på allt för osäkra antaganden. Anskaffningsvärdet är oftast grunden för värdering av tillgångar. Lägsta värdets princip är en princip som kommer från försiktighetsprincipen som innebär att omsättningstillgångar skall värderas till det lägsta av verkligt värde och anskaffningsvärde. Det är svårt att motivera uppskrivningar av tillgångar men lättare att motivera nedskrivningar enligt försiktighetsprincipen. Jämförbarhetsprincipen Principen innebär att företag skall tillämpa samma redovisningsprinciper från år till år i så stor utsträckning som möjligt. Jämförbarhetsprincipen finns för att man skall kunna jämföra resultat och ställning mellan år i samma företag. Vid byten av redovisningsprincip skall företag räkna om tidigare års resultat och ställning enligt den nya redovisningsprincipen så att man kan jämföra siffrorna mellan åren. Kontinuitetsprincipen Principen innebär att det via balansräkningen skall finnas en koppling mellan åren. Utgående balans i balansräkningen år 1 skall in som ingående balans år 2. Post för post principen Principen innebär att de ingående delarna i en redovisningspost skall värderas var för sig. Exempelvis så skall de obetalda fakturorna i posten kundfordran värderas var för sig. Produkterna i posten varulager skall värderas var för sig i lagervärderingen.