Sammanträdesprotokoll 1-10

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll 1-10 Sammanträde med Valnämnden Sammanträdesdatum 27 januari 2010 Plats och tid Stadshuset A491 klockan Närvarande ledamöter Anna Brokås, Marja Ramsin, Lars-Evert Larsson, Anngerd Thegel, Ingrid Cedervall och Sten Helleng. Tjänstgörande ersättare Ulf Larsson. Vid protokollet Gunnar Lignell Justeras Anna Brokås (ordförande) Marja Ramsin Västerås stad, Konsult och Service VÄSTERÅS STAD ANSLAGSBEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på kommunens anslagstavla. Protokoll från Valnämnden Sammanträdesdatum Justeringsdatum Anslagsdatum Datum för nedtagande Förvaringsplats Valnämndens kansli, rum C132

2 VÄSTERÅS STAD Frånvarande ledamot Birgitta Carlstedt Övriga närvarande Projektledare Håkan Lif, valsamordnare Maria Lindberg, Anna Eriksson, Ulla Leijon ( 1-3) och nämndens sekreterare Gunnar Lignell. Övriga närvarande ersättare Håkan Barrefors, Martin Westher, Gunnar Anger, Gunilla Bergström Pedersen, Margit Ekberg och Carina Gustavsson. VN Protokolljustering Valnämnden utsåg Marja Ramsin att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll. VN Presentation av ny medarbetare på valkansliet Sekreteraren Gunnar Lignell presenterade kort den tänkte nye sekreteraren i nämnden, Anna Eriksson. Anna arbetar på Konsult och Service/Utredning och Statistik som utredare och är tänkt att ta över sekreterarrollen i nämnden efter valet Anna hälsades välkommen till nämndens arbete. VN Informationsplan för valåret Projektledare Ulla Leijon från Konsult och Service/Information hade på uppdrag av valkansliet arbetat fram en kommunikationsplan inför valet Planen hade tillställts nämnden i förväg och presenterades vid sammanträdet. Information om möjligheten att förtidsrösta och rösta på valdagen skall ges i såväl webb (hemsidan), i artiklar notiser i VLT/VT, i pressmeddelanden, annonser, på stortavlor information i bussar med mera. Den totala kostnaden för detta informationspaket uppgår till drygt kronor. Information i kommersiell radio eller på SF Bio är inte medräknat i denna summa. Frågan blev föremål för diskussioner i nämnden, varvid framhölls att just frågan om var man kan förtidsrösta är en viktig fråga att lyfta fram. Under rubriken Övriga förslag framhölls också att spridning av visst material i alla offentliga byggnader borde övervägas och att medierna Öppna kanalen och NärRadion bör undersökas. Det är också viktigt att frågan om vilka ytterligare språk än svenskan som informationen skall ges på ytterligare utreds. Frågan om Västerås eventuella funktion som finskt förvaltningsområde blir då särskilt viktig. Ordförande tackade för informationen. Kommunikationsplanen tas upp för beslut vid nästa nämndsammanträde.

3 VÄSTERÅS STAD VN Förtidsröstning på köpcentra Projektledaren Håkan Lif redogjorde för hur långt valkansliet kommit i frågan. Positivt förhandsbesked har lämnats från ICA Maxi på Erikslund. När det gäller Coop Forum på Stenby har fastighetsägaren meddelat att förhandlingar pågår med en intressent att hyra den yta som utnyttjades vid valet år Detta försvårar möjligheterna på Stenby. ICA Maxi Hälla har meddelat att röstning inte är möjligt där av utrymmesskäl, men att ytor utanför på något sätt kan användas för röstning. Valkansliet kommer att ta ytterligare kontakt med livsmedelshandeln på Hälla Syd för att utröna om där finns möjlighet att arrangera förtidsröstning. Frågan blev föremål för diskussion i nämnden varvid frågan om att finna en mobil lösning väcktes. En mobil lösning med röstmottagning där vi inte kan komma fram i särskilda lokaler kan vara ett intressant alternativ att utreda. Valnämnden uppdrar åt valnämndens kansli att arbeta vidare i frågan om förtidsröstning vid externa köpcentra och att utreda frågan om det är möjligt att inom de budgetramar som nämnden disponerar till årets val ordna en fungerande mobil lösning. Nämnden uppdrar också åt förste vice ordförande Marja Ramsin att diskutera frågan i Demokratigruppen för att där kanske finna en ekonomisk lösning på en eventuell mobil satsning. VN Förtidsröstning på vissa gymnasieskolor Vid valet till EU-parlamentet år 2009 genomfördes för första gången förtidsröstning på 10 gymnasiseskolor i staden. Erfarenheterna från den förtidsröstningen hade tidigare redovisats vid nämndens sammanträde den 20 oktober 2009 (VN ). Det konstaterades då att relativt få röster hade tagits emot och att en stor andel av dessa röster var lärare och annan personal på skolan. En röst mottagen på en gymnasieskola har kostnadsberäknats till cirka 700 kronor. Valmyndigheten har också i sin handbok inför valet 2010 framhållit som en ny omständighet att när det gäller just förtidsröstningen skall lokaler med begränsat tillträde, såsom arbetsplatser där endast den egna personalen har tillträde undvikas i största möjliga utsträckning. Gymnasieskolorna har uttryckt att de inte vill bli betraktade som en helt öppen plats och det finns skolor i staden där alla besök skall anmälas i expedition. Med beaktande av detta och med omtanke om ekonomin för valet ställde sig nämnden avvisande till att genomföra val på gymnasieskolor vid detta val. Valnämnden beslutar att förtidsröstning inte skall ske på några gymnasiseskolor vid kommande val år En eventuell mobil lösning skall dock utredas för att kunna användas vid större gymnasieskolor i staden.

4 VÄSTERÅS STAD VN Ekonomiskt utfall för valåret 2009 och budget för valåret Projektledaren Håkan Lif redogjorde för budgetutfallet för valåret 2009 och kunde konstatera att nämndens verksamhet hållit sig inom de stipulerade ramarna på 3,6 miljoner kronor. Utfallet för 2009 års verksamhet gav ett överskott på drygt kronor. Beträffande budgeten för valåret 2010 hade frågan varit uppe i nämnden för beslut vid sammanträdet den 20 oktober 2009 (VN 42). Budgeten för valåret 2010 är kronor högre än för valet år 2009, främst beroende på fler valförrättare och något högre ambitioner vad gäller förtidsröstningen. I det budgetförslag som utdelades finns ett visst budgetöverskridande. Håkan Lif betonade att det finns svårigheter att i detalj kunna budgetera personalkostnaderna vid ett val på grund av att så många människor är inblandade och att timuttagen skiljer sig mellan de olika valdistrikten. Budgetramen för Valnämnden har fastställts av kommunfullmäktige. Detaljbudgeten för valåret 2010 bordläggs till nästa sammanträde för att möjliggöra för nämnden att göra de omprioriteringar som man finner nödvändiga inom de givna budgetramarna. Frågan om en finansiering av en eventuell mobil enhet skall också från nämnden tas upp med stadens Demokratigrupp. VN Verksamhetsberättelse för valåret Sekreteraren redogjorde kortfattat för verksamhetsberättelsen som delades ut vid sammanträdet. Från detta år har verksamhetsberättelserna getts en fast form med givna rubriker. I verksamhetsberättelsen konstaterades bland annat att förtidsröstningen vid EU-valet varit mycket framgångsrikt och att nära var tredje röst var en förtidsröst. Valdeltagandet ökade i Västerås med cirka 10 procentenheter. Verksamhetsberättelsen lades med godkännande till handlingarna VN Attest och utanordningsrätt för år 2010 Sekreteraren redogjorde kortfattat för förslaget till attestuppdrag under valåret Attestuppdragen fördelas mellan valkansliets medarbetare och nämndens ordförande. Nämnden beslutar enligt presenterat förslag.

5 VÄSTERÅS STAD VN Kommande sammanträde Valnämnden sammanträder nästa gång den 9 februari klockan 17:00. Sekreteraren ordnar lokal. Separat kallelse kommer att skickas ut per e-post och till dem som inte kan nås med den vanlig post. VN Avslutning Ordförande avslutade sammanträdet och tackade nämndens ledamöter och ersättare för ett väl genomfört sammanträde. Efter sammanträdet samlades nämnden och valkansliet på restaurang Limone för att gemensamt inta en måltid.