Serviceresor - förstudie

Transkript

1 Revisionskontoret PM NR 2/2014 Serviceresor - förstudie Helena Olsson Juni 2014 Postadress: Revisionskontoret, J A Hedlunds väg 5, Kristianstad Besöksadress: Ambulansvägen, Hus 19, Centralsjukhuset Kristianstad Telefon (växel): Fax: Organisationsnummer: Internet:

2 2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund och syfte Revisionskriterier Metod och genomförandet Regionövergripande Iakttagelser Granskningsområden Ställda skallkrav beträffande klimatanpassade fordon och angivna tidsramar för när detta ska vara klart och efterlevas Iakttagelser Skånetrafikens uppföljning av att dessa skallkrav efterlevs Iakttagelser Förekommande dispenser och storlek på avvikelser i förhållande till skallkraven Iakttagelser Slutsatser och bedömningar... 6

3 3 1. Sammanfattning Förstudiens övergripande frågeställning har varit att bedöma vilka skallkrav som Skånetrafiken har ställt vid senaste upphandling av serviceresor beträffande klimatanpassade fordon såsom gasbilar samt hur Skånetrafiken följer upp att dessa skallkrav efterlevs och eventuellt förekommande dispenser. Förstudiens sammanfattande bedömning av den övergripande frågeställningen är att Skånetrafiken vid senaste slutförda upphandling gällande serviceresor ställt skallkrav på att samtliga personbilar ska vara gasdrivna fordon till 100 procent från och med då avtalet trädde i kraft. Vidare ska uppföljning av att skallkraven efterlevs göras en gång om året vid kontrollbesiktningar som sker inom ramen för avtalet på oberoende kontrollstation samt att vissa stickprovskontroller ska ske ute på fältet under året. Påföljder vid kvalitetsavvikelser eller avtalsbrott finns inskrivna i upphandlingen gällande serviceresor. Inför uppstarten var det tio personbilar som fick dispens kopplat till försenad leverans. Dispensen gavs för 1,5 månad och i mitten av april 2014 skedde utbytet efter kontrollbesiktning av de tio gasdrivna bilarna. I nuläget finns således inga kvarstående dispenser. Den sammanfattande bedömningen av förstudien är att Skånetrafiken arbetar med att uppnå målet om att all trafik inom Skånetrafiken ska drivas med fossilfria och förnyelsebara bränslen senast år Vad gäller senast slutförda upphandling och dess skallkrav är det viktigt att kontrollbesiktningarna igångsätts i syfte att komma till rätta med de fall där eventuella brister föreligger. Vidare är det viktigt att utreda nuvarande problematik angående gasdrivna specialfordon. Förstudiens resultat föranleder i nuläget inte någon fördjupad granskning. 2. Inledning 2.1 Bakgrund och syfte Region Skånes verksamheter har betydande miljöpåverkan och ska bidra till ett hållbart samhälle genom konstruktiva lösningar för en ren miljö och genom att bedriva en klimatneutral, fossilbränslefri och klimatanpassad verksamhet. I Region Skåne utförs upphandling av serviceresor av Skånetrafiken. Revisorerna avser att granska vilka skallkrav som ställts vid senaste upphandling beträffande klimatanpassade fordon såsom gasbilar.

4 4 De frågor som revisorerna vill ha belysta är: Vilka skallkrav har ställts beträffande klimatanpassade fordon och finns det angivet tidsramar för när detta ska vara klart och efterlevas? Hur följer Skånetrafiken upp att dessa skallkrav efterlevs? Förekommer dispenser och i så fall med hur stor avvikelse mot ovannämnda skallkrav? 2.2 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Följande revisionskriterier har använts i denna granskning: Kommunallagen 1991:900 Trafikförsörjningsprogram för Skåne 2015 Region Skånes Miljöprogram Region Skånes verksamhetsprogram för klimatneutralt Skåne Skånetrafikens avtal gällande serviceresor Metod och genomförandet Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer med berörda tjänstemän inom Region Skåne. Rapporten är sakgranskad av berörda inom respektive område. Revisorskollegiets kontaktperson har varit Hans Johansson och revisionskontorets projektledare för granskningen har varit Helena Olsson. 3. Regionövergripande 3.1 Iakttagelser Kollektivtrafiknämnden har skrivit under en avsiktsförklaring för en hållbar kollektivtrafik. Av denna framgår bl a att all trafik inom Skånetrafiken ska drivas med fossilfria och förnyelsebara bränslen senast år För att uppnå det övergripande målet om en helt fossilfri trafik år 2020 har Skånetrafiken i sin upphandling av serviceresor uppmärksammat anbudsgivarna på att krav på fossilfritt bränsle kommer att ställas i framtida upphandlingar. Skånetrafiken arbetar även mycket med frågor om arbetsmiljö och trafiksäkerhet. Som ett led i detta arbete ställer Skånetrafiken krav på en utökad årlig fordons- och förarkontroll som kommer att utföras av en tredje part som Skånetrafiken anvisar. Syftet

5 5 med kontrollen är att säkerställa att entreprenören lever upp till ställda krav och de åtaganden som entreprenören har enligt avtalet. Kostnaden för kontrollen kommer att belasta entreprenören. 4. Granskningsområden 4.1 Ställda skallkrav beträffande klimatanpassade fordon och angivna tidsramar för när detta ska vara klart och efterlevas Iakttagelser Skånetrafiken har vid senast slutförda upphandling gällande serviceresor ställt skallkrav på att samtliga personbilar ska vara gasdrivna fordon till 100 procent från och med Drivmedlet ska i första hand vara fordonsgas och allra helst ska biogas användas. Andelen av annat drivmedel får maximalt uppgå till 10 procent på årsbasis. Med specialfordon avses sådant fordon som är anpassat och lämpligt för persontransporter av både rullstolsburna och gående resenärer såväl med som utan funktionshinder. För specialfordonen gäller inte detta krav utan endast skallkraven euroklassning och miljöklassning. Se utförligare beskrivning av euroklassning och miljöklassning Specialfordon som kan köra på gas finns endast i något provexemplar i Sverige men dock inte inom Region Skåne. Enligt Skånetrafiken är problemet att det inte får plats gastankar vare sig under fordonet, inne i fordonet eller ovanpå fordonstaket. Gastankarna kan inte placeras under fordonen på grund av fastställda låggolvskrav innebärande enkel påstigning för kunden. Vidare går det inte att placera gastankarna på taket på grund av tipprisken då fordonet i så fall blir för högt. Problemet är generellt i hela landet och Skånetrafiken försöker komma på en lösning ihop med fordonsleverantörerna. 4.2 Skånetrafikens uppföljning av att dessa skallkrav efterlevs Iakttagelser Skånetrafiken ska följa upp att dessa skallkrav efterlevs en gång om året vid kontrollbesiktningar som sker inom ramen för avtalet på oberoende kontrollstation samt genom att vissa stickprovskontroller sker ute på fältet under året. Sedan tidigare upphandling och även vid senaste slutförda upphandling av serviceresor ska entreprenören göra kvalitetsuppföljning i form av egenkontroll av fordonet. Egenkontrollen inrymmer dokumentation av bl a fordonsservice, uppfyllande av avtalade miljökrav, kopior på drivmedelsfakturor som är kopplade till respektive fordon

6 6 samt för gasdrivet fordon sammanställd dokumentation som visar förhållandet mellan användande av gas och eventuellt annat drivmedel för respektive fordon. Entreprenörens dokumentation ska vara tillgänglig för Skånetrafiken enligt särskild instruktion senast den 25 juni varje år. Upptäcks brister vid egenkontroll ska dessa åtgärdas omgående. Entreprenören ska i så fall upprätta åtgärdsplan som i sin tur ska godkännas av Skånetrafiken. 4.3 Förekommande dispenser och storlek på avvikelser i förhållande till skallkraven Iakttagelser Inför uppstarten var det tio fordon som fick dispens kopplat till försenad leverans. Dispensen gavs för 1,5 månad och i mitten av april 2014 skedde utbytet efter kontrollbesiktning av de tio gasbilarna. I nuläget finns således inga kvarstående dispenser. Part ska i alla avseenden fullgöra sina skyldigheter enligt avtalet. Om part brister vid fullgörandet av sina förpliktelser enligt avtalet äger motparten rätt att kräva fullgörelse. Sker ej fullgörelse inom skälig tid efter påpekande äger motparten rätt att avhjälpa bristen genom egen försorg och på den felande partens bekostnad. Vidare äger Skånetrafiken rätt att tilldela entreprenören skriftlig varning vid förseelse som strider mot krav eller villkor i avtalet. Om ett fordon avviker från ett avtalsenligt krav av väsentlig betydelse äger Skånetrafiken rätt att förelägga entreprenören att, inom en vecka eller den längre tid som Skånetrafiken bestämmer, avhjälpa bristen. Avhjälps inte bristen inom den stipulerade fristen får Skånetrafiken belägga fordonet med nyttjandeförbud tills bristen avhjälpts. Nyttjandeförbudet innebär att fordonet inte får användas vid utförande av trafikuppdraget och att entreprenören inte är berättigad till någon ersättning för den tid fordonet inte får användas. Om entreprenören använder fordon till trafikuppdraget som inte uppfyller samtliga angivna krav och specifikationer beträffande avtalad fordonskvalitet utgår vite med kr/dag och fordon såvida det inte finns särskilda skäl utanför entreprenörens kontroll som i så fall kan godkännas av Skånetrafiken. 4.4 Slutsatser och bedömningar Förstudiens sammanfattande bedömning av den övergripande frågeställningen är att Skånetrafiken vid senaste slutförda upphandling gällande serviceresor ställt skallkrav på att samtliga personbilar ska vara gasdrivna fordon till 100 procent från och med då avtalet trädde i kraft. Vidare ska uppföljning av att skallkraven efterlevs göras en gång om året vid kontrollbesiktningar som sker inom ramen för avtalet på oberoende kontrollstation samt att vissa stickprovskontroller ska ske ute på fältet under året.

7 7 Påföljder vid kvalitetsavvikelser eller avtalsbrott finns inskrivna i upphandlingen gällande serviceresor. Inför uppstarten var det tio personbilar som fick dispens kopplat till försenad leverans. Dispensen gavs för 1,5 månad och i mitten av april 2014 skedde utbytet efter kontrollbesiktning av de tio gasdrivna bilarna. I nuläget finns således inga kvarstående dispenser. Den sammanfattande bedömningen av förstudien är att Skånetrafiken arbetar med att uppnå målet om att all trafik inom Skånetrafiken ska drivas med fossilfria och förnyelsebara bränslen senast år Vad gäller senast slutförda upphandling och dess skallkrav är det viktigt att kontrollbesiktningarna igångsätts i syfte att komma till rätta med de fall där eventuella brister föreligger. Vidare är det viktigt att utreda nuvarande problematik angående gasdrivna specialfordon. Förstudiens resultat föranleder i nuläget inte någon fördjupad granskning... Helena Olsson Yrkesrevisor Certifierad kommunal revisor