Individ- och myndighetsnämnden

Transkript

1 Innehållsförteckning Dagordning Budgetanpassning 2013 Budget 2014 / Plan Plan - uppföljning/egenkontroll Matdistribution till ordinärt boende Information om ombyggnation/flytt av äldreboende Lysekilshemmet Lysekils medverkan i socialjouren i Uddevalla Körkortsundervisning till placerade ungdomar Förslag till ersättning för särskilt förordnad vårdnadshavare Kontroll av försörjningsstöd Uppdatering av "Vägledande bestämmelser" SOSFS 2013:1 - Ekonomiskt bistånd Anmälningsärenden

2 Individ- och myndighetsnämnden kallas till sammanträde tisdagen den 20 augusti 2013, kl (OBS! tiden) i sammanträdesrum Borgmästaren, stadshuset, Lysekil, för behandling av följande ärenden: ÄRENDE Upprop samt val av justerare. Föregående justerare: Maria Forsberg Förslag, dagens justerare: Camilla Karlsson BILAGA Öppet sammanträde, utom i de punkter som markerats med sluten del eller där ordföranden så beslutar. Ekonomiärenden EK 1. Redovisning av verksamhetsstatistik och volymuppgifter 2. Budgetanpassning Förvaltningschefens tjänsteskrivelse - Budgetuppföljning per 31 maj 2013 (ärende till KS den 14 augusti 2013) 3. Muntlig redovisning av nämndens egna beslutade budgetuppföljningar - Att särskilt följa beräknade nivåer för hemsjukvård och hemtjänsttimmar under Att arbeta med förebyggande och hemmaplansbaserade åtgärder för barn och ungdomar - Att minska kostnaderna för försörjningsstödet 2012 samt att hålla kostnaderna på samma nivå Att en särskild bevakning och uppföljning behöver göras under 2013 med anledning av ev. behov av boendeplatser i gruppbostad LSS 4. Budget 2014 Plan (anvisningar från kommunchef och ekonomikontor) 5. Tidsplan för budget muntligt 6. Tidsplan för delårsbokslut muntligt EK 2 EK 4 Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

3 Vård och omsorg VOO 1. Granskning av äldreomsorgen på uppdrag från kommunens revisorer - information 2. Plan uppföljning/egenkontroll VOO 2 3. Matdistribution till ordinärt boende VOO 3 4. Information om ombyggnation/flytt av äldreboendet Lysekilshemmet Individ- och familjeomsorg IFO VOO 4 1. Lysekils medverkan i socialjouren i Uddevalla IFO 1 2. Körkortsundervisning till familjehems- och institutionsplacerade barn 3. Förslag till ersättning för särskilt förordnad vårdnadshavare för ensamkommande barn för kommunerna i Norra Bohuslän IFO 2 IFO 3 4. Kontroll av försörjningsstöd - redovisning IFO 4 5. Uppdatering av Vägledande bestämmelser IFO 5 Övrigt ÖVR 1. Muntlig redovisning a) Rapport, beslut om särskilt boende b) Domar c) Ungbo d) Förstärkt tjänst inom försörjningsstödshantering e) SOSFS Författningssamling 2013:1 Ekonomiskt bistånd f) Anmälan Lex Sarah g) Anmälan Lex Maria h) Anmälan om fel och brist avseende fakturahantering i) Kvarstående uppdrag från våren 2013 j) Kvarstående frågor från minnesanteckningar från våren 2013 k) Kvarstående önskemål om besök till nämnden l) Begärda utbildningsinsatser inom IMN ÖVR 1 e) Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

4 2. Anmälningsärenden ÖVR 2 3. Förvaltningschefen informerar 4. Övriga frågor NEDANSTÅENDE ÄRENDEN TILLHÖR DEN SLUTNA DELEN AV SAMMANTRÄDET A. Redovisning av delegationsbeslut Se pärm på smtr.bord B. Ansökan om serveringstillstånd, Brasseriet Sjökanten, Lysekil C. Ansökan om serveringstillstånd, Restaurang Oasen, Brastad D. Ansökan om serveringstillstånd, Café Lysmar, Lysekil E. Avgiftsbefrielse trygghetslarm E F. Personlig assistans enligt LSS F G. Tillfällig ledsagning enligt LSS G 1-2 H. Korttidsvistelse enligt LSS H I. Ledsagning enligt SoL I J. Yttrande till Inspektionen för vård och omsorg avseende handläggningen av individärende K. Övervägande enligt LVU K L. Ersättning till familjehem L M. Övervägande enligt SoL M N. Anmälan av ordförandebeslut N B C D J Kommunledningskontoret/amm Mats Karlsson / Anne-Marie Mattsson Ordförande Sekreterare Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

5 1 TJÄNSTESKRIVELSE Individ- och myndighetsnämnden Datum: 6 augusti 2013 Förvaltning: Socialförvaltningen Handläggare: Agneta Essén Telefon: E-post: agneta.essen@lysekil.se DELREDOVISNING/BUDGETANPASSNING AUGUSTI 2013-IMN Dnr: SON Sammanfattning Dokumentet ger en samlad bild över kommunens planering avseende nästa budgetuppföljning, nämndens beslutade egna budgetuppföljningar samt en genomgång över kvarstående utredningsuppdrag. Beskrivning av ärendet Budgetuppföljning Enligt kommunens planering kommer nämndernas nästa budgetuppföljning att redovisas i samband med delårsbokslutet 31 augusti Under sommaren har förvaltningens chefer gjort särskilda uppföljningar samt arbetat med sina prognoser för att underlätta och kvalitetssäkra delårsbokslutet. Nämndens egna beslutade budgetuppföljningar Nämnden (IMN) beslutade inför budgetarbetet 2013 att särskilt följa beräknade nivåer för hemsjukvård och hemtjänsttimmar under Vid nämndens möte den 20 augusti 2013 kommer en sådan redovisning att ske. Under 2012 beslutade IMN att arbeta med förebyggande och hemmaplansbaserade åtgärder för barn och ungdomar, vilket förväntas sänka kostnaderna för institutionsplaceringar Nämnden beslutade också att följa detta arbete särskilt under En särskild redovisning kommer därför att ske vid nämndens möte den 20 augusti SKL har varnat för högre kostnader för kommunerna 2013 och framöver för försörjningsstödet. Under 2012 vidtogs särskilda åtgärder med målet att minska kostnaderna för försörjningsstödet 2012 samt att hålla kostnaderna på samma nivå En särskild redovisning avseende försörjningsstödet kommer att genomföras vid nämndens möte den 20 augusti Nämnden har beslutat att en särskild bevakning och uppföljning behöver göras under 2013 med anledning av eventuellt behov av boendeplatser i gruppbostad Lss. Särskild redovisning kommer att ske till nämnden avseende detta vid nämndens möte den 20 augusti Ang särskild granskning avseende ekonomistyrningen Eftersom Vård- och omsorgsnämnden ( VON) och IMN i samband med budgetuppföljningen efter första kvartalet 2013 uppvisade väsentliga avvikelser från budget beslutade kommunchefen om att en särskild granskning skulle ske avseende ekonomistyrningen. Granskningen har skett enligt direktivet, både internt och externt. En särskild ledningsgrupp tillsattes för den interna granskningen. Den externa granskningen genomfördes av PWC. IMNs presidium har blivit kallade till en genomgång av den externa granskarens rapport den 20 augusti 2013, kl

6 2 Budgetåtgärder Kvarstående utredningar respektive budgetåtgärder Anpassning av platser i särskilt boende inom äldreomsorgen. Förvaltningen redovisade en utredning med förslag på beslut om särskilda boendeplatser till VON samt till IMN på extra nämnder i juli Vid VONs möte i juli beslutade de att ställa sig bakom utredningens förslag till beslut avseende Skaftöhemmet. VON beslutade också att återremittera förslag till beslut avseende Lysekilshemmet i avvaktan på kommunfullmäktiges (Kf) beslut om fördelning av medel ur den så kallade omstruktureringsfonden. Information om detta lämnades på IMNs extra sammanträde i juli Frågan återkommer därför i ett senare skede till IMN. Nyttjande av lokaler Det finns inom förvaltningen lokaler som ej används för kommunal verksamhet och delar av lokaler som skulle kunna nyttjas mer effektivt. De lokaler som är outnyttjade eller kan sägas upp är överlämnade till fastighetsenheten för vidare hantering. Nämnda lokaler ingår i ett av delprojekten i kommunens övergripande handlingsplan. Frågan återkommer därför i ett senare skede till IMN. Transportkostnader för matdistributionen Se utredningen i ärende Matdistribution till ordinärt boende, på dagordningen till nämndens möte den 20 augusti Bilkostnader. Socialförvaltningen har aviserat att en gemensam översyn av förvaltningens bilpark behöver genomföras. Möjligheten för förvaltningens bilar att ingå i den kommunala gemensamma bilpoolen har också aviserats. Slutligen har förvaltningen påtalat de höga kostnader som förvaltningen betalar för servicen av bilarna till Räddningstjänsten. I kommunens arbete med den övergripande handlingsplanen för bättre ekonomi ingår nu samtliga av dessa delar som ett projekt. Frågan återkommer därför i ett senare skede till IMN. Leverans av kyld mat Se utredningen i ärende Matdistribution till ordinärt boende, på dagordningen till nämndens möte den 20 augusti Förslag till beslut Individ- och myndighetsnämnden föreslås besluta att notera informationen SOCIALFÖRVALTNINGEN Agneta Essén Förvaltningschef, socialförvaltningen

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17 (5) Kommunstyrelsen Ekonomienheten INFORMATION OCH ANVISNINGAR FÖR 2014 ÅRS BUDGETARBETE SAMT PLAN FÖR 2015 OCH CIRKULÄR 2013:2 1 Budgetprocess Vår och Försommar Fas 1 Kommunledningen diskuterar övergripande prioriteringar och kommunövergripande målsättningar samt ekonomiska mål för kommunen. Fas 2 Beräkning av skatteintäkter och tillgängliga resurser utifrån SKL:s skatteprognos cirkulär 13:17. Övriga budgetförutsättningar delges i direktiv. Respektive nämnd/förvaltning har att redovisa övergripande konsekvenser av föreslagen rambudget. Rapportering via gemensam rapport i Stratsys (23 maj). Dialoger mellan kommunledning och nämnder/förvaltningar om verksamhets- och volymförändringar mm (27 maj 31 maj). Fas 3 Beslut i kommunstyrelse (12 juni) och kommunfullmäktige (27 juni) om budgetramar. Sensommar & Höst Fas 4 Nämndernas budgetarbete. Detaljbudgetar samt beskrivning av anpassning och utveckling av verksamheterna. Denna fas inleds direkt efter sommarsemestern och avslutas med presentation och dialog med kommunstyrelse (1 okt 3 okt). Fas 5 Beslut i kommunstyrelse (6 nov) och kommunfullmäktige (28 nov) om slutlig budget.

18 LYSEKILS KOMMUN Anvisningar Budget 2014 Cirkulär 2013:2 2 (5) 2 Förutsättningar juli 2013 Kommunfullmäktiges beslut på sammanträdet den 27 juni hade följande lydelse: Kommunfullmäktige beslutar att fastställa förslag till preliminära nämndsvisa ramar i budget Ramarna utgör planeringsförutsättningar inför höstens detaljbudgetarbete och skall noggrant konsekvensbedömas. Kommunfullmäktige beslutar att fastställa budgeterat överskott till 8,8 mnkr. De antagna nämndsvisa ramarna: KS 91,6 mnkr BYN 3,2 mnkr BIN 212,1 mnkr GymVux 69,8 mnkr IMN 118,3 mnkr VON 193,0 mnkr Beslutet innebär att nämnder/förvaltningar omgående skall påbörja anpassning av verksamheterna till beslutad ram. Detta för att i största möjliga omfattning gå helårseffekt på vidtagna åtgärder. Investeringsbudget 2014 kommer fastställas under hösten. Se anvisningar vid avsnitt 5. Anvisningar för arbetet med mål och måluppföljning 2014 kommer i separat dokument utarbetat av kommunchefen. 3 Anvisningar för detaljbudgetarbetet Vi går nu in i Fas 4 i budgetprocessen. Som utgångspunkt har nämnderna de antagna budgetramarna. Ekonomerna bistår budgetanvariga på förvaltningarna med att arbeta fram resp detaljbudget. De administrativa verktyg som finns till hands för att presentera detaljbudget med kommentarer är: Raindance budgetmodul vilken kommer vara uppdaterad att arbeta i fr o m vecka 33. Stratsys rapporten Budget 2014 samt Plan v2 vilken kommer aktiveras senast i vecka Raindance budgetmodul I budgetmodulen kommer driftsbudgeten liksom föregående år att registreras ansvarsvis med möjlighet att budgetera på hela kodsträngen. Önskvärt är att så likt som möjligt budgetera som redovisningen (stäm gärna av detta med ekonomiassistenter). Som stöd i registreringsoch avstämningsarbetet finns kolumnerna: Utfall föregående år (2012) Budget 2013 Budget 2014 Avvikelse (Budget 2014 jämfört med Budget 2013)

19 LYSEKILS KOMMUN Anvisningar Budget 2014 Cirkulär 2013:2 3 (5) Belopp registreras i tkr och med omvänt tecken jämfört med redovisningen. Intäkter utan något tecken framför och kostnader med minus framför. Verksamheter som har en tydlig periodisering över året skall periodiseras enligt matchningsprincipen, dvs intäkter skall matcha kostnader månadssvis. Viktigt att budgeterade periodiseringar harmonierar så långt det är möjligt med de under 2014 verkliga periodiseringarna i utfall. Kan inte detta säkras är periodisering i tolftedelar att föredra. Anges ingen periodiseringsnyckel blir budgeten fördelad i just tolftedelar. Ansvar som har någon typ av bidrag för sina anställda måste tänka på att budgeten också här skall harmoniera med redovisningen. Oftast handlar det om en bruttobudgetering dvs lönekostnaden för sig och bidraget(intäkten) för sig. Ett tips är att i så stor utsträckning som möjligt dokumentera det man registrerat. Det kan göras antingen direkt i kommentarsfältet (max 120 tecken) eller genom koppling till bifogat dokument (exempelvis en beräkning i Excel). När det gäller arbetet med personalbudget så har vi tyvärr ännu inte denna integrerad i Raindance (sannolikt till nästa års budgetarbete). För arbetet med Budget 2014 får man manuellt hämta uppgifter från Heroma, bearbeta och simulera i annat program (exempelvis Excel) för att slutligen mata in belopp i Raindance budgetmodul i kontoklass 5. Ingen behörighetsspärr finns för denna kontoklass i år. 3.2 Budgetskrivelse i Stratsys Det finns nu upplagt rapport för resp enhet i Stratsys Budget 2014 samt Plan nämnd v2, vilken nås från version 2014 i Stratsys. Rapportera koncentrerat och begränsat med fokus på väsentlighet under följande rubriker: Allmän verksamhetsbeskrivning (utgör underlag för nämndsredovisningarna i det centrala budgetdokumentet) Resultatbudget Ram-, ramförändring och åtgärder Verksamhetsförändringar och konsekvensanalys Investeringsäskanden Plan Stratsysrapporteringen skall vara klar senast 27 september. 4 Övriga budgetförutsättningar 4.1 Externa prisökningar Priser förväntas stiga med 1,3% (enligt KPI). Detta har varje nämnd/förvaltning fått kompensation för i samband med resursberäkningen och är inkluderat i tilldelade ramar. Någon central pott kommer inte att finnas.

20 LYSEKILS KOMMUN Anvisningar Budget 2014 Cirkulär 2013:2 4 (5) 4.2 Lönenivå och PO Löner skall budgeteras i 2012-års lönenivå. Lönekostnadsökningar beräknas centralt och fördelas när samtliga nya löner för 2013 är klara. PO-pålägget kommer att vara oförändrat jämfört med Detta uppgår för till 39,5%. I begreppet lön, vilket utgör bas för PO-pålägget ingår också semesterlönetillägg som beräknas till 1,5% av månadslön multiplicerat med tolv. 4.3 Internpriser Kostnader för internt köpta tjänster avseende exempelvis kost, städ, IT, bilar, telefonväxel mm skall budgeteras enligt avtal. Likaså interna hyror. Viktigt med kommunikation mellan köpande och säljande enhet så att resp budget överensstämmer. Glöm inte att motpart alltid skall registreras när det gäller interna affärer. Vid oklarheter gällande internpriser mm; kontakta ekonom Mikael Ingvarsson. 4.4 Kapitaltjänstkostnader Ekonomienheten kommer under detaljbudgetarbetets gång att förse nämnder/förvaltningar med budget för kapitaltjänstkostnader utifrån simulering i anläggningsregistret. 5 Investeringsbudget Kommunfullmäktige har inte beslutat om några ramar gällande investeringsbudget för Utrymmet kommer inte överstiga beräknade avskrivningar vilket för 2014 kommer att ligga i storleksordningen mnkr. Som underlag för slutlig investeringsbudget 2014 (som beslutas i KF 28 november) skall resp nämnd/förvaltning redogöra för investeringsäskanden i Stratsys. Respektive investeringspost skall överensstämma med Projektplanen avseende både benämning, belopp samt utgiftstidpunkt. Alla byggnationer samordnas av fastighetsenheten och skall i budgetprocessen redovisas av fastighetsenheten. De äskande som nämnder/förvaltningar lägger fram skall skickas till fastighetsenheten för kontroll och fastighetsenhetens komplettering av driftkostnadskalkyl samt sammanställning. 6 Plan Kommunfullmäktige fastställde i december 2012 att resultatmålet för 2015 skall vara 2% av skatteintäkter, fastighetsavgift och utjämningsbidrag. För 2016 har inget resultatmål fastställts. Ekonomienheten kommer under hösten inför KS presentera förslag till Plan uifrån den senaste skatteprognosen och med förslag på uppdaterade resultatmål för 2015 och Vilket resultatmål som beslutas är ju också avhängigt vilken skattesats som beslutas.

21 LYSEKILS KOMMUN Anvisningar Budget 2014 Cirkulär 2013:2 5 (5) Resp nämnd/förvaltning skall under avsnittet Plan redogöra för ekonomiska konsekvenser av större volym- och verksamhetsförändringar under dessa år. Utgå i detta skede ifrån oförändrade nämndsvisa ramar för 2015 och 2016 jämfört med Det är viktigt att arbeta igenom långtidsplaneringen noggrant för att öka handlingsberedskapen och ha en god framförhållning. 7 Sammanfattande tidplan och hållpunkter maj Arbete i nämnder/förvaltningar med KS förslag till preliminära budgetramar samt budgetskrivelse i Stratsys 23 maj Sista dag för nämndernas Stratsysskrivelse version maj Dialoger med nämndernas presidier, budgetberedningen och tjänstemän från förvaltningarna. 12 juni Ramar fastställs i KS 27 juni Ramar fastställs i KF Juli september Detaljbudgetarbete i nämnder/förvaltningar 19 aug 24 sep Förvaltningsövergripande sammanträden (se bilaga från kommunchef) 27 september Sista dag för nämndernas Stratsysskrivelse version oktober Dialoger med nämndernas presidier, budgetberedningen och tjänstemän från förvaltningarna. Oktober Konsolidering. Central budgetskrivelse utarbetas av ekonomienheten. 31 okt Skattesats beslutas 6 november KS fastställer slutlig budget för november KF fastställer slutlig budget för Frågor och svar Vid eventuella frågor; vänd er till Ekonomienheten: Centralt Jonas Malm 3123 Helena Svensson 3122 Verksamhetsekonomer Mikael Ingvarsson 3140 Eva-Marie Magnusson 3245 Ulrika Lind 3141 Sofia Öhrblad 3121 EKONOMIENHETEN

22 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunstyrelsen Datum: Förvaltn/enhet: Kommunledningskontoret Handläggare: Lena Fischer Telefon: 070/ E-post: SAMMANHÅLLEN PROCESS FÖR UPPFÖLJNING 2013 OCH BUDGET 2014 MED MÅL SAMT PLAN (BILAGA TILL BUDGETSKRIVELSE ) Tjänstemannaledningen i Lysekils kommun kommer under hösten 2013 att behöva ägna extra uppmärksamhet åt uppföljning av ekonomin för 2013 och åt planering och detaljbudgetarbete för Mål och nyckeltal för 2013 skall redovisas i samband med tertialrapporten för janaug 2013 per nämnd och förvaltning. Vidare skall mål och nyckeltal för 2014 utarbetas för samtliga enheter i samband med detaljbudgetarbetet. Kommunledningens sammanhållna process syftar till att skapa transparens genom att utgångspunkterna i detaljbudgetarbetet är öppna för alla att ta del av, att beräkningarna bygger på en kombination av volymer, prestationer och kostnader och att det råder enhetlighet i uppfattningarna om denna typ av nyckeltal. Planeringsprocessen kommer att ställa stora krav på anpassning vad gäller tidsplanering. Inplanerade tider för politiska agendan har undantagits. I övrigt gäller nedanstående tider för möten med förvaltningschefer, chefer inom KLK, samt för berörda ekonomer och nämnds- /förvaltningssekreterare. De planerade mötena enligt nedan kommer att ha karaktären av arbetsmöten med en blandning av föredragningar, bearbetningar och redovisningar. Vissa möten eller delar av möten kommer att vara tematiserade utifrån områden i handlingsplanen, budgetering vad gäller personal, statsbidrag och anspråk inom de olika förvaltningarna o.s.v. Respektive förvaltningschef och chef inom KLK ansvarar för att arbetet bedrivs enligt de beslut som tas vid de gemensamma mötena. FC/motsv. är föredragande vid mötena med stöd av ekonomer och vid vissa möten även av chefer på verksamhetsnivå. Mötenas innehåll fastställs efter hand utifrån de behov som identifieras. Samtliga möten hålls i Stadshuset. Lokaler meddelas senare. Kallelsen gäller alla om inte annat anges.

23 Tider Må 19 aug 9-12 Må 26 aug 9-16 Ti 27 aug On 28 aug 9-12 Må 2 sep Ti 3 sep 9-12 To 12 sep 9-12 Fr 13 sep 9-12 Ti 17 sep 9-16 BIN samt Gym/Vux On 19 sep 9-16 SBF och KLK Fre 20 sep 9-16 Socialförvaltningen Må 23sep 9-16 Ti 24 sep 9-16 KOMMUNLEDNINGSKONTORET Lena Fischer kommunchef

24 EGENKONTROLL 2013 IMN och VON Plan uppföljning/egenkontroll enligt SOSFS 2011:9 (M och S) Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (Detta är ett levande dokument ) IMN VON jan Rapport beslut om särskilt boende Rapport beslut om särskilt boende feb Rapport beslut om särskilt boende Information resultat Öppna jmf 2012 vård och omsorg om äldre Rapport fjärde kvartalet 2012 Anmälan till SoS ej verkställda beslut enligt SoL och LSS Rapport beslut om särskilt boende Information resultat Öppna jmf 2012 vård och omsorg om äldre mars Rapport beslut om särskilt boende Patientsäkerhetsberättelse Kvalitetsberättelse Rapport resultat Öppna jmf 2012 vård och omsorg om äldre Rapport beslut om särskilt boende Patientsäkerhetsberättelse Kvalitetsberättelse Rapport resultat Öppna jmf 2012 vård och omsorg om äldre Redovisning domar IMA

25 IMN VON april maj juni juli aug sept Rapport beslut om särskilt boende Redovisning domar IMA Redovisning domar IFO Rapport beslut om särskilt boende Rapport kvartal Anmälan till SoS ej verkställda beslut enligt SoL och LSS/IMA Redovisning av domar IFO Rapport beslut om särskilt boende Redovisning av domar 206 dnr SON Rapport beslut om särskilt boende Rapport kvartal Anmälan till SoS ej verkställda beslut enligt SoL och LSS/IMA Redovisning domar IMA Redovisning domar IFO Rapport beslut om särskilt boende Redovisning domar IMA Rapport beslut om särskilt boende Beslut om kvalitets- och utvecklingsdag den 28/ Rapport beslut om särskilt boende 28/5 Handlingsplan mest sjuka äldre, Kvalitetsberättelse, Patientsäkerhetsberättelse, Öppna jämförelser 2012 vård och omsorg om äldre Rapport beslut om särskilt boende Rapport beslut om särskilt boende Rapport beslut om särskilt boende

26 okt nov Redovisning domar IFO Rapport beslut om särskilt boende Redovisning av vidtagna åtgärder enligt handlingsplan efter Öppna jämförelser 2012 för Barn- och ungdomsvård/ IFO Redovisning av vidtagna åtgärder enligt handlingsplan efter Öppna jämförelser 2012 för Missbruks- och beroendevård/ IFO Resultat Öppna jmf 2013 Social barn- och ungdomsvård Resultat Öppna jmf 2013 Missbruks- och beroendevård Redovisning domar IMA Redovisning domar IFO Rapport beslut om särskilt boende Rapport kvartal Anmälan till SoS ej verkställda beslut enligt SoL och LSS/IMA Resultat Öppna jmf 2013 stöd till personer med funktionsnedsättning Redovisning av vidtagna åtgärder enligt handlingsplan efter Öppna jämförelser 2012 för Stöd till brottsoffer/ifo Resultat Öppna jmf 2013 Stöd till brottsoffer Rapport beslut om särskilt boende Läkemedelsavvikelser Rapport beslut om särskilt boende Resultat Öppna jmf 2013 stöd till personer med funktionsned-sättning Klagomål och synpunkter externt Klagomål och synpunkter (fel och brist)

27 dec Klagomål och synpunkter externt Klagomål och synpunkter (fel och brist) Redovisning domar IMA Redovisning domar IFO Rapport beslut om särskilt boende Resultat öppna jmf 2013 Ekonomiskt bistånd Domar Redovisning domar IMA Redovisning domar IFO Rapport beslut om särskilt boende

28 Att planera in hösten Prestationsresultat Senior Alert inklusive bedömning av munhälsa enligt ROAG (sista dag för inmatning i registret är 5 oktober) - Prestationsresultat Palliativa registret - Prestationsresultat SWEDEM - Punktprevalensmätning trycksår - Granskning av journaler, akter och annan dokumentation - Loggning i verksamhetssystem - Klagomål/Synpunkter från revisorer, Inspektionen för vård och omsorg (IVO) och andra intressenter - Anmälan lex Maria - Anmälan lex Sarah

29 TJÄNSTESKRIVELSE Vård- och omsorgsnämnden Datum: Förvaltning: Individ- och myndighetavdelningen Handläggare: Marianne Gammal Telefon: E-post: MATDISTRIBUTION TILL ORDINÄRT BOENDE Dnr: SON Uppdraget Vård- och omsorgsnämnden (VON) har beslutat, på förslag från individ- och myndighetsavdelningen, att ge individ- och myndighetsavdelningen i uppdrag att komma med förslag på besparingar inom ett antal områden. Förvaltningen har gått igenom samtliga verksamheter inom nämndens verksamhetsområde för att hitta nya besparingsmöjligheter. Ett av dessa är leverans av kyld mat till den som har beslut på matdistribution. Historia Lysekils kommun, socialförvaltningen, tecknade mars 2006 ett avtal med Samhall AB om matleverans av kyld mat till boende i Brastad och Brodalen i avvaktan på beslut rörande gemensamt kök för skola och äldreomsorg. Samhall åtog sig att tillaga samt en gång/vecka leverera kyld portionsförpackad lunch till brukare i ordinarie boende. Efter försöksperioden beslutade SON att återgå till leverans av varm mat i egen regi. Efter försöksperioden kunde man se en ökning brukare som önskade matleverans. Ytterligare information om försöksperioden har inte hittats. Nulägesbeskrivning Biståndsbeslut matdistribution Matdistribution är en biståndsbedömd verksamhet. Brukaren eller dennes företrädare ansöker om matdistribution hos biståndshandläggare på individ- och myndighetsavdelningen. Handläggaren utreder och beslutar om rätt till insats föreligger. Bistånds beviljas till den som inte har förmåga att själv laga mat beroende på psykiska eller fysiska tillkorta kommande. Matdistribution beviljas för varje dag i veckan och innebär endast att mat levereras till brukaren. Vid behov av ytterligare hjälp vid måltider t.ex. intag av måltid, tillsyn etc. beviljas det utöver matdistribution. Att bli beviljad matdistribution innebär att brukaren får färdig, varm mat levererad till sin bostad. Maten som distribueras tillagas av kommunens kostenhet och levereras via kommunens hemtjänst. Avgift för matdistribution och mat tas ut och debiteras i efterhand. Distributionsavgift uttas med 12

30 kronor/portion. Denna avgift är kopplad mot betalningsförmågan. För kost uttas avgift med 46 kronor. Denna avgift uttas utan koppling mot betalningsförmågan men den enskildes förbehållsbelopp höjs för att ge ett utrymme att betala kostavgiften. Kostnad för distribution av beviljad insats matdistribution Hemtjänsten ersätts för distribution av mat till ordinärt boende med 289 kr/timme. Beräkningen av ersättningens storlek utgår från tidsåtgång för distributionen. Hemtjänsten i Lysekils tätort ersätts utifrån en schablonberäknad tid medan Brastad, Lyse och Skaftö ersätts med 15 minuter/verkställd insats matdistribution, se nedan. Enhetscheferna i Lysekils tätort har gjort en beräkning att det går åt 3 timmar/dag för att leverera mat till ordinärt boende inom Lysekils tätort. Denna beräkning gjordes i samband med att matdistributionen i Lysekil området övertogs av hemtjänstens personal från att tidigare skötts av Taxi. Brastad, Skaftö och Lyse får en ersättning med 15 minuter/verkställd matportion. Underlag för fördelning av medel till hemtjänsten Vid fördelning av medel avseende matdistribution i ordinärt boende hämtas uppgifter från verksamhetssystemet. Underlaget/listorna visar vilka som har en beviljad och verkställd insats av matdistribution. Inte alla med beviljad insats matdistribution väljer att utnyttja denna möjlighet och vissa väljer att sporadiskt beställa mat. Detta syns inte i verksamhetssystemet (från och med mars månad hämtas uppgifter från vårt nya verksamhetssystem Magna Cura). Faktureringsunderlag för debitering till brukaren från kostenheten Kostenheten skickar varje månad en lista med namn på de brukare som beställt mat. Denna lista är underlag för debitering av mat till brukaren. Utifrån denna lista kan vi se hur många matportioner som har levererats till ordinärt boende. Kostnad för mat av beviljad insats matdistribution Socialförvaltningen köper mat från kostenheten för insatsen matdistribution enligt Socialtjänstlagen. Kostenheten debiterar socialförvaltningen. Kostnaden för mat består av två delar, en fast kostnad samt en rörlig kostnad, se nedan. Fast kostnad Lysekils tätort inkl. Lyse Brastad Skaftö kronor/månad kronor/månad kronor/månad Rörlig kostnad 19 kr/portion (Bilaga 3, Matkostand) Uppgifterna till beräkningarna är hämtade från Verksamhetssystemet Kostavdelningens debitering av kostander för mat (Matilda) Kostavdelningens fakturaunderlag för debitering av matdistribution till brukare Enhetschefernas uppgifter om planerad tid för matdistribution

31 Leverans av kyld mat Kontakt har tagit med Samhall som levererade kyld mat i Brastad Samhall är idag uppköpt av företaget Elit. Elit anlitar Matfabriken i Sala för tillagning av kyld mat. Samhall levererar sedan maten till brukaren. Med ett antal om ca matportioner per månad fördelade på ca 150 gäster är priset ca 55 kr 60 kr per levererad matportion (matkostand och leverans). Undantaget är leverans till öar som kräver båtförbindelse. Företaget har idag bl.a. kunder som Alingsås, Kungälv och Vårgårda. Slutsatser 1. Hemtjänstgrupperna över- och underkompenseras ekonomiskt för matdistribution. En översyn och justering av dagens beräkning av tidsåtgång behöver göras så att den fördelade ersättningen till de olika verksamhetsområdena speglar verkligheten (bilaga 1). 2. Av de som beviljas matdistribution är det flera som enbart beställer mat sporadiskt. Riktlinjer för biståndsbeslut matdistribution behöver ses över. Ett alternativ är att endast bevilja matdistribution till de brukare som är i behov av måltid dagligen (bilaga 2). 3. Totalkostand för leverans av varm mat tillagad av kommunens kostenhet och levererad av hemtjänsten i Lysekils kommun, exklusive bilar och bensin, kronor/år (utifrån maj 2013) (bilaga 4). 4. Beräknad totalkostnad för leverans av kyld mat enligt uppgift från Elit, tillagad mat av Matfabriken i Sala och levererad 1 ggr/vecka av Samhall, kronor/år (2013) (bilaga 4). Förslag till beslut Till nämnden för information Bilaga 1: Distributionskostnader Bilaga 2: Beslutade insatser, matdistribution Bilaga 3: Matkostnad Bilaga 4: Årskostnad för leverans av varm mat och årskostnad för leverans av kyld mat SOCIALFÖRVALTNINGEN Agneta Essén Socialchef Marianne Gammal Utredare