Anbudsinbjudan avseende upphandling av lokalvård

Transkript

1 Dnr Anbudsinbjudan avseende upphandling av lokalvård Upphandlande enhet Arbetsgivarverket Box Stockholm Tel. växel: Telefax: Kontaktperson Andrea Mesko Tel E-post: Arbetsgivarverket är en förvaltningsmyndighet för statliga arbetsgivarfrågor och tillika en arbetsgivarorganisation. Arbetsgivarverket har cirka 65 anställda. Mer information om Arbetsgivarverket finns på Arbetsgivarverkets hemsida Härmed inbjuds Ni att lämna anbud enligt nedan angivna förutsättningar. Allmänt om uppdraget Arbetsgivarverket har lokaler på Kungsgatan 12-14, plan 8 och 9. I kontorslokalerna finns arbetsrum, konferensrum, gemensamma utrymmen, reception och korridorer. Vidare finns två våtrum (duschrum), tre pentryn samt två kök/matrum. Kontorslokalerna omfattar en yta om 2360 kvm. Upphandlingsform Detta är en förenklad upphandling enligt 6 kap. lagen (1992:1528) om offentlig upphandling. Administrativa bestämmelser Anbudet skall lämnas i två exemplar (original + kopia) i dubbla kuvert varav det inre märks med Anbud och ärendets diarienummer ( ). Anbudet skall sändas till följande adress: Arbetsgivarverket Box Stockholm 1

2 Formella krav på anbud Anbudsgivare skall iaktta följande: Anbudet skall vara skriftligt. Anbud via e-post accepteras ej. Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare. Samtliga angivna priser i anbudet skall vara i svenska kronor (SEK) exklusive moms. Om anbudet lämnas per fax skall det omgående bekräftas av anbudsgivaren med en egenhändigt undertecknad handling. Detta innebär i princip att den egenhändigt undertecknade handlingen skall skickas samma dag som fax lämnats. Anbud skall vara skrivna på svenska. Försändelsen bör inte ha någon företagsbeteckning. Om anbudsgivaren anser att anbudsuppgifter bör sekretessbeläggas skall anges vilka uppgifter som avses samt skälet härtill. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Anbudet skall vara Arbetsgivarverket tillhanda senast den 17 oktober Anbudsgivare svarar för att anbud är inkommet i rätt tid. Anbud som inkommer för sent beaktas ej. Observera att Arbetsgivarverkets öppettider är vardagar och att det inte är möjligt att lämna anbud direkt på Arbetsgivarverkets gatuadress på andra tider. Anbud skall vara bindande t.o.m. 31 januari Bekräftelse att anbudet gäller t.o.m. 31 januari 2006 skall anges i anbudet. Förfrågningsunderlaget För att säkerställa likabehandling och underlätta utvärdering av anbud ombedes anbudsgivaren att följa dispositionen i detta förfrågningsunderlag. Samtliga ställda krav skall kommenteras. Om ställt krav inte kommenterats äger Arbetsgivarverket rätt att tolka detta som att kravet inte är uppfyllt. Tillägg eller ändringar av förfrågningsunderlaget måste vara skriftliga för att vara gällande. Om detta blir aktuellt meddelas samtliga som har rekvirerat förfrågningsunderlaget från Arbetsgivarverket. Observera att de leverantörer som erhåller förfrågningsunderlaget från annan än Arbetsgivarverket skall anmäla sig till Arbetsgivarverkets kontaktperson för att få del av information. Krav på leverantören Juridisk ställning Anbudsgivaren skall kunna dokumentera att denne uppfyller kraven enligt 6 kap. 9 tredje stycket lagen (1992:1528) om offentlig upphandling. Anbudsgivare skall bifoga anbudet Skatteverkets blankett Begäran om upplysningar vid offentlig upphandling (SKV 4820), ifylld och undertecknad av Skatteverket. Blanketten kan hämtas från Skatteverkets hemsida, Uppgifterna i blanketten får inte vara äldre än tre månader. 2

3 Enligt nämnda paragraf kan en leverantör uteslutas från deltagande i upphandlingen om denne: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt laga kraftvunnen dom, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter Arbetsgivarverket kommer genom ovan nämnda blankett att kontrollera att anbudsgivaren är: registrerad i aktiebolagsregister, handelsregister eller liknande register registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter, om registreringsskyldighet föreligger fri från skulder för svenska skatter och socialförsäkringsavgifter Uppgifterna i blankett SKV 4820 återspeglar förhållandena den dag då kontrollen äger rum hos Skatteverket. I anbudet skall en kopia av företagets registreringsbevis, utfärdat av behörig myndighet, bifogas. Observera att för utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan anbudsgivare skall till sitt anbud bifoga intyg från myndigheter i det egna landet enligt följande: intyg om registrering i yrkes- och handelsregister i det land där leverantören är etablerad intyg från behörig myndighet i det land där leverantören är etablerad som visar att leverantören där betalat föreskrivna sociala avgifter intyg från behörig myndighet i det land där leverantören är etablerad som visar att leverantören där betalat föreskrivna skatter och avgifter Företaget Anbudsgivaren skall i anbudet lämna en kort beskrivning av företaget inklusive uppgifter om när företaget bildades och om antal anställda. Anbudsgivaren skall ange företagets omsättning under de tre senaste åren. Bifoga gärna årsredovisning. Om företaget är nystartat skall anbudsgivaren ange företagets omsättning under den tid då företaget haft verksamhet. För att underlätta kontakt skall anbudsgivaren även lämna följande företagsuppgifter: fullständigt firmanamn organisationsnummer adress telefonnummer faxnummer e-postadress kontaktperson under anbudstiden, inklusive kontaktuppgifter behörig avtalstecknare adress till företagets hemsida om sådan finns 3

4 Teknisk förmåga och kapacitet Lokalvård skall utföras enligt bifogat städschema (bilaga 1). Lokalvården skall vanligtvis utföras fr.o.m. måndag t.o.m. fredag under tidsintervallet kl Leverantören skall, om inte annat anges, tillhandahålla allt förbrukningsmaterial som behövs för att lokalvården skall kunna utföras i enlighet med städschemat. Arbetsgivarverket tillhandahåller förvaringsutrymme för städvagn och förbrukningsmaterial. Om anbudsgivaren önskar besiktiga lokalen, sker visning av lokalen efter överenskommelse med Arbetsgivarverkets kontaktperson. Kompetens Anbudsgivaren skall ha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra lokalvård i kontorsmiljö. Anbudsgivaren skall tillhandahålla personal med kompetens och erfarenhet inom lokalvård. Anbudsgivaren skall för uppdraget utse särskild städledare. Städledaren skall redovisas genom en kompetensprofil innehållande namn, anställningstid, teoretisk kompetens och tidigare yrkeserfarenhet. Städledaren och de personer som skall utföra lokalvården skall muntligt och skriftligt behärska svenska i sådan omfattning att de kan tillgodogöra sig information, anvisningar, säkerhetsbestämmelser, arbetsskyddsinformation, produktbeskrivningar m.m. som ingår som en del i lokalvårdsuppdraget. Anbudsgivare skall bekräfta att ställda krav uppfylls. Erfarenhet från tidigare genomförda liknande uppdrag Anbudsgivaren skall lämna tre referenser som bevis för tidigare genomförda uppdrag av liknande art. Av referenserna skall följande framgå: beskrivning/omfattning av uppdraget och en kontaktperson för respektive uppdrag med namn och telefonnummer. Uppgifterna avseende angivna kontaktpersoner skall vara aktuella. Kvalitetssäkring Anbudsgivaren skall i anbudet beskriva hur anbudsgivaren säkerställer att lokalvårdsuppdraget utförs i efterfrågad omfattning samt hur denne utför kvalitetskontroller löpande under uppdraget. Exempel på kvalitetsrapport bör bifogas. Miljösäkringssystem Anbudsgivare skall ha ett dokumenterat system som beskriver arbete med miljöfrågor. Till anbudet skall antingen ett intyg om certifiering enligt SS EN-ISO bifogas, eller en manual som minst skall visa: en miljöpolicy rutiner för ständiga förbättringar inom miljöområdet 4

5 Förstärkningsresurser Vid frånvaro av städledaren och/eller de personer som skall utföra lokalvården, skall anbudsgivaren kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Anbudsgivaren skall lämna bekräftelse på att ställda krav uppfylls. Prisuppgifter för förbrukningsmaterial, extra städarbeten och tilläggstjänster a) Förbrukningsmaterial Anbudsgivaren skall lämna prislista avseende nedanstående förbrukningsmaterial, som tillhandahålls av anbudsgivaren. Leverantören skall fylla på nedanstående förbrukningsmaterial vid behov. Plastmuggar till toaletterna 12cl, 4000 st./pkt Kökspapper 32 rl/bal Pappershanddukar 3600 st./bal Toapapper oblekt dubbelt 64 rl/bal Mini tork standard 12 rl/bal Tvål, typ Farena, Mevon 55 m.m. 6 st/pkt Diskmedel 1 liter, typ YES Utöver de uppgifter som skall utföras enligt städschemat i bilaga 1, skall anbudsgivaren kunna utföra extra städarbeten och tilläggstjänster enligt nedan. b) Extra städarbeten Leverantören skall lämna prislista, timdebitering, avseende extra städarbeten. Detta avser storstädning, flyttstädning, extra akut städning eller liknande. Dagtid vardagar, kl Kvällstid vardagar, kl Helg Storhelg c) Tilläggstjänster Leverantören skall lämna prislista avseende nedanstående tilläggstjänster. Fönstertvätt 2 sid. per styck Fönstertvätt 4 sid. per styck Tvätt av glasfönster mellan tjänsterum/sammanträdesrum och korridor, per styck Tvätt av entrémattor standard stl. per styck Pris traditionell golvvård kr/kvm (linoleummatta) Pris mattvätt kr/kvm 5

6 Utvärderingskriterier Vid prövning av anbud kommer Arbetsgivarverket att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. För att ett anbud skall kunna antas måste samtliga skall-krav i förfrågningsunderlaget vara uppfyllda. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas med beaktande av följande kriterier: Utvärderingskriterier Viktning A) Kvalitetssäkring och referenser 50 % B) Pris 50 % Kvalitetssäkring och referenser Vid utvärdering av detta kriterium kommer hänsyn tas till följande: Hur väl anbudsgivaren säkerställer att uppdraget utförs i efterfrågad omfattning och hur denne utför kvalitetskontroller löpande under uppdraget. Referensuppdrag och beställarens erfarenhet av anbudsgivarens sätt att utföra lokalvård. Den anbudsgivare som på bästa sätt uppfyller ställda krav kommer att erhålla maxpoäng (40 poäng). Varje del är värd 20 poäng enligt följande betygsskala: ej tillfredsställande=0, tillfredsställande=10, bra=15 och mycket bra=20. Kriteriet Kvalitetssäkring och referenser kommer att viktas till 50 %. Pris Priset kommer att bedömas utifrån den totala kostnaden för ett år. Vid en eventuell förlängning om ett år och därefter eventuell ytterligare förlängning om ett år skall priset vara detsamma. Anbudsgivaren skall lämna ett totalpris för lokalvård per år exklusive moms enligt bifogat städschema (bilaga 1). Utöver detta skall anbudsgivaren lämna prisuppgifter avseende förbrukningsmaterial, extra städarbeten och tilläggstjänster enligt sid. 5. Arbetsgivarverket kommer inte att ta hänsyn till eventuella tillfälliga rabatter. Det anbud som erbjudit det lägsta priset kommer att erhålla max 120 poäng. De övriga anbuden erhåller en lägre poäng relaterat till den procentuella differensen till lägsta pris (lägsta pris/anbudspris x maxpoäng). Kriteriet Pris kommer att viktas till 50 %. 6

7 Kommersiella villkor Nedanstående kommersiella villkor skall accepteras i sin helhet av den som lämnar anbud, vilket skriftligen skall bekräftas i anbudet. Avtalsperiod Avtalsperioden skall vara ett år från undertecknandet med möjlighet till förlängning med ett år i taget i max två år. Vid sådan förlängning av avtalet skall Arbetsgivarverket skriftligen anmäla förlängning till leverantören senast sex månader innan avtalsperiodens utgång. Avtalet upphör att gälla utan föregående uppsägning. Om leverantören trots upprepad skriftlig reklamation i väsentliga avseenden inte iakttar avtalsvillkoren har beställaren rätt att säga upp avtalet med en månads uppsägningstid. Avtalet upphör att gälla då uppsägningstiden har löpt ut. Fakturering/betalningsvillkor Fakturering skall ske månadsvis i efterskott med betalning 30 dagar efter fakturadatum, under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt. Underleverantörer Önskar anbudsgivaren anlita underleverantör/er under avtalstiden krävs skriftligt godkännande av Arbetsgivarverket. Ansvar Leverantören ansvarar för skador som vållas på beställarens lokaler, maskiner, utrustning m.m. genom slarv, felaktigt beteende, vårdslöshet eller försummelse från leverantören eller av dennes personal. Leverantören tecknar och vidmakthåller under avtalstiden erforderlig ansvarsförsäkring. Leverantören har fullständigt arbetsgivaransvar. Endast branschkunnig personal skall anlitas för uppdraget. Samtliga tjänster skall utföras av personal som har utbildning och specialistkompetens som motsvarar de krav som respektive arbetsuppgift ställer. Maskiner och redskap m.m. Leverantören tillhandahåller maskiner, redskap och miljöanpassade kemikalier som är lämpade för ytan som skall behandlas samt tyghanddukar i pentryn. Arbetsmiljö Ur arbetsmiljösynpunkt rekommenderade rengöringsmedel skall användas. Skyddsfrågor Beställaren ansvarar för samordning av skyddsfrågor enligt svensk lag. Leverantören är skyldig att medverka i skyddsfrågor vad gäller städverksamhet. Försäkring Leverantören skall ha ansvarsförsäkring för sin personal med lägst följande belopp: Vid personskada kr för varje skadetillfälle Vid sakskada kr för varje skadetillfälle Kreditering Eventuell utebliven städning krediteras från första dagen. 7

8 Tvist Tvist rörande tillämpningen av avtalet skall avgöras av allmän domstol enligt svensk lag. Arbetsgivarverket Bernt Johnsson Administrativ chef Bilaga Städschema (bilaga 1) 8

9 Städschema Lokaler Kontor, reception, vilrum Plocka upp skräp. Tömma och rengöra papperskorgar och askfat. Avfläcka glasdörrar, glasväggar och speglar. Rengöra saniteter och golv, diskbänkar, vaskar och torkmattor. Fylla på toalettmateriel och tömma sanitetsbehållare. Två gånger/ Dammtorka fria ytor på möbler och fönsterplattor. Avborsta arbetsplatser. Våtutrymmen: Grundlig rengöring av saniteter och golv En gång/ Dammtorka övriga inventarier och inredning. Avfläcka runt dörrhandtag och strömbrytare. Rengöra skrivbordsunderlägg Varannan Konferensrum Varje dag* Varje dag En gång/ Entré, korridor, Varje dag Varje dag Varannan hall, kapprum, trappa, rökrum Lunchrum Varje dag Varje dag En gång/ Våtutrymmen Varje dag En gång/ En gång/ Arkiv, förråd, En gång/ Var 4:e Varannan städrum Datarum En gång/ En gång/ En gång/ Altan Vid behov Vid behov Avborsta alt. dammsuga golvlister och stoppade möbler Var 4:e Var 4:e Var 4:e Var 4: e Bilaga 1 Fuktmoppa hårda golv En gång/ En gång/ Två gånger/ En gång/ Varannan En gång/månad Styrelserum Varje dag Varje dag Varje dag Varje dag Varje dag GD:s rum + Varje dag Varje dag Varje dag Varje dag Varje dag Dialogen Övrigt Torka av telefoner en gång/. Dammtorka maskiner, lampor, armaturer och fönsterbänkar en gång/. Rengöring av yta ovanpå bokhyllor en gång/kvartal. Rengöring av maskiner (tömning av kaffesump, rengöring av mikrovågsugnar). Dammsuga mattor en gång/. Styrelserummets matta skall dammsugas två gånger/. Fylla på papper i skåp under skrivare och i korridorer samt vid kopiatorer. Byte av glödlampor (tillhandahålls av Arbetsgivarverket) vid behov. Tömma stora returpappersbehållare en gång/. Byta diskborste, disktrasa, handdukar och se till att det finns diskmedel till diskmaskiner i kök och pentry (tillhandahålls av anbudsgivaren). Tvätt av 10 st. handdukar en gång/. *Med dag avses arbetsdag. 9