Projektet Ny i Vården. Delrapport 2. December Gerd Eriksson, projektledare

Transkript

1 Projektet Ny i Vården Delrapport 2 December 2014 Gerd Eriksson, projektledare 0

2 Projektstart 3 mars 2014 projekttid 18 månader Samverkanspartners i projektet är Östersunds Kommun med vård-och omsorgsförvaltningen och socialförvaltningen samt Arbetsförmedlingen Sammanfattning I september 2013 genomfördes vid Socialförvaltningen i Östersund en inventering som visade att det uppskattningsvis fanns 364 personer inskrivna inom område Försörjning. Av dessa beräknades 129 personer vara direkt arbetsföra, 132 personer vara arbetsföra med stöd och 103 personer ha betydande rehabiliteringsbehov. En uppskattning görs att det i gruppen arbetsför med stöd finns 39 personer som sannolikt kan tänka sig en praktikplats inom vårdoch omsorgsförvaltningen. I dagsläget har 34 personer föreslagits från socialförvaltningen och 14 personer har deltagit eller deltar i projektet. De övriga har antingen själva tackat nej till deltagande eller har fallit bort utifrån de inklusionskriterier som skapades. Projektidén att framarbeta en metod för praktik inom vårdsektorn för personer som står utanför arbetsmarknaden finansieras av Samordningsförbundet i Jämtland (Samjamt) och utförs i samverkan mellan vård- och omsorgsförvaltningen, Socialförvaltningen och Arbetsförmedlingen. Målgruppen för mottagande arbetsplatser var kommunens egna särskilda boenden (SÄBO) i den första urvalsprocessen men kom under den fortsatta processen att även erbjudas privata utförare, dock utan att någon extern utförare valde att delta. Målgruppen för deltagarna kom att utökas så den även innefattar personer yngre än 25 år, då urvalet av deltagare var begränsat i den först tänkta målgruppen. Alla i målgruppen står utanför arbetsmarknaden och uppbär försörjningsstöd. Metodens hörnstenar består av urval av både arbetsplatser och deltagare för bästa möjliga förutsättningar och matchning; introduktion till både arbetsplatser och deltagare för att alla ska känna sig förberedda för uppgiften; stöd till både enheter och deltagare utifrån behov; uppföljning regelbundet för att fånga upp funderingar och för att utvärdera praktiken. Sammanfattningsvis under projektet så här långt ses ett varierat stödbehov till deltagare där framgångsfaktorer tycks vara just det individuella stödet och tillgängligheten från stödperson. Att finna rätt praktikplats och att följa upp praktiken regelbundet är en annan viktig faktor för att ge individen de allra bästa förutsättningarna. Handledares engagemang och bemötande är i flera fall avgörande för hur väl deltagare finner sin roll på arbetsplatsen och hur de utvecklas till att bli möjliga medarbetare i framtiden. Att mötas av en positiv inställning och uppmuntran är för alla människor av största vikt men kanske ännu större för de som befunnit sig i ett utanförskap under en längre tid. Att projektet bygger på frivillighet från alla parter tror vi är avgörande för att lyckas. Att projektet haft tydliga inklusionskriterier för deltagare så att en realistisk målsättning med projektet faktiskt är inträde på arbetsmarknaden genom timanställning eller målsättningen att se om vården kan vara ett framtida yrkesval och möjlighet är även det av stor vikt, för både deltagare och arbetsplatser. 1

3 Innehållsförteckning Mål... 3 Målgrupp... 4 Målgrupp individ... 4 Målgrupp arbetsplats... 4 Begreppsdefiniering... 4 Projektet namn Ny i Vården... 4 Praktik... 4 Riskanalys... 5 Samverkan... 5 Arbetsgrupp... 5 Styrgrupp Uppföljning/utvärdering och rapportering... 6 Nulägesbeskrivning... 6 Studiebesök... 6 Aktiviteter i samordningsförbundets regi... 7 Urval enheter och deltagare... 7 Matchning deltagare och praktikplats... 8 Introduktion och förberedelse inför praktik till deltagare och handledare... 9 Uppföljning deltagare, handledare, socialsekreterare och enhetschefer... 9 Informationsspridning Inventering befintliga organisationer Implementering Finansiering Reflektioner Vilka har deltagit i projektet Ny i vården, stämmer det? Samverkan en arbetsmetod Rekrytera och matcha deltagare och arbetsplatser Innan praktikstart Vilka stödbehov har framkommit Svårigheter som framkommit under projekttiden Slutsats

4 Arbetets bakgrund och syfte finns beskrivet i delrapport 1 och upprepas därmed inte i denna rapport. Mål Det övergripande målet för projektet är att utforma ett metodstöd för individuell introduktion till arbetsmarknaden inom kommunal verksamhet. Målet är även att utveckla ett samarbete mellan förvaltningarna som deltar i projektet och bidra till arbetskraftsförsörjning inom vård och omsorgsförvaltningen. Detta innebär att; Arbeta fram en metod för individuell introduktion till arbetsmarknaden Arbeta fram en metod för mottagande av praktikanter och nyanställda med behov av extra stöd Arbeta för att den enskilde genom inträde på arbetsmarknaden, med hjälp av stöd och en välkomnande arbetsmiljö, ska nå ökad självständighet och egen försörjning. Utifrån de övergripande målen har tidsatta delmål formulerats för arbetsgruppen att arbeta mot. Tredje gruppens praktikstart i januari 2015 Ny gruppträff med handledare under januari 2015 Fjärde och sista gruppen påbörjar praktik under mars Styrgruppsbeslut i januari om praktik under denna period även ska erbjudas på andra förvaltningar Delrapport maj 2015 För att mäta måluppfyllelse har ett antal effektmål formulerats. Detta är utfallet under perioden mars-december 2014 där praktiken för deltagarna inleddes augusti månad. 1. Hur många har deltagit i projektet och med vilken varaktighet. Målet är att lyckas stärka och motivera personer att prova vårdyrket under första året Till och med december har 14 deltagare skrivits in i projektet för att prova på/återinträda i vårdyrket 2. Har någon gått till anställning i någon form och med vilken varaktighet i sådana fall En person har gått till anställning 50 % och fyra personer har fått timanställning via bemanningsenheten i Östersund. Varaktigheten är inte känd. Två av dessa fyra kommer i januari att övergå till anställning med förstärkt särskilt anställningsstöd under sex månader. 3. Har någon påbörjat utbildning i någon form En person har inlett kontakter med LärCentrum i Östersund för att utarbeta en framtida utbildningsplan med målet att bli undersköterska 3

5 4. Har insatsen lett till bättre upplevd hälsa för deltagarna Vid inskrivning i projektet fyller deltagare i en självskattning där de på en skala 0-10 markerar sin upplevda hälsa. Genomsnittligt värde vid inskrivning var 6.85 där 0 = mycket dåligt och 10 = mycket bra. Alldeles för få är helt utskrivna ur projektet för att en jämförelse skall vara möjlig 5. Går det att se skillnad på kostnaderna för ekonomiskt bistånd Flera personer har i olika omfattning fått inkomst från annan huvudman i och med praktik under projektet. Fyra personer har under/efter praktikperioden arbetat som timanställd vikarie på praktikplatsen. Utifrån att flera deltagare har fått aktivitetsstöd tack vare praktiken samt väntar lön för arbetade timmar kommer de att vara beroende av ett lägre försörjningsstöd. Målgrupp Det finns i projektet två olika perspektiv, både ett individperspektiv och ett arbetsgivarperspektiv Målgrupp individ Målgruppen har under projektets gång utökats till att även gälla personer under 25 år och som riskerar att hamna i en lång arbetslöshet. Övriga kriterier gällande lång frånvaro alternativt inte lyckats att ta sig in på, arbetsmarknaden samt uppbär försörjningsstöd kvarstår. Målgrupp arbetsplats Särskilda boende med heldygnsomsorg (SÄBO) enligt Socialtjänstlagen och som drivs i Östersunds kommuns regi. Under hösten kom även privata boenden att erbjudas ta emot praktikanter men ingen extern utförare har ännu deltagit i projektet. Begreppsdefiniering Begrepp kan vara svåra att definiera och är många gånger omtvistade vad de egentligen står för. Det har under arbetets gång framkommit hur otydlighet i begrepp kan skapa förvirring Projektet namn Ny i Vården Namnet har inte varit optimalt då det förespeglat för enheter, socialsekreterare och även deltagare att det är ett projekt för dem som inte har tidigare erfarenhet av vårdarbete. Bland våra 14 deltagare är det tolv deltagare som har erfarenhet av vårdarbetet, ibland flera års erfarenhet. Fyra av dessa har även en avslutad undersköterskeutbildning. Praktik Ordet praktik kan ha många olika betydelser. I vården bedrivs praktik under flera olika former. Det är bland annat studenter från olika vårdutbildningar, personer som har en praktik för att träna språket och personer som arbetstränar. Detta gör att det kan uppstå oklarheter vad praktiken ska innehålla och vad handledare kan förvänta sig. Vi har här sett att det är av största vikt att ha en klar målsättning med praktiken och göra uppföljningar för att inte fastna på en bekväm nivå. Det är av största vikt att ge de enskilda individerna möjlighet och utrymme att utvecklas. Att se varje individs förutsättningar och vad dennes mål med praktiken är. Är det att bli en vikarie eller är det att prova på vårdyrket och utvecklas som individ. Ordet kan även ha en hämmande inverkan på deltagaren som inte fullt ut vågar eller vill kliva in i de sysslor som utförs på ett särskilt boende med hänvisning till att de är praktikanter. 4

6 Riskanalys Arbetet med riskanalyser fortgår under hela projekttiden då vi ser det som ett instrument i arbetet. En del risker ses som ganska konstanta medan andra risker minskar, ökar, försvinner eller tillkommer. Inför varje styrgruppsmöte presenteras en uppdaterad riskanalys och vilka åtgärder som planeras för att möta riskerna. Under det fortsatta arbetet har exempelvis risken som vi tidigare identifierat gällande samarbete mellan olika instanser minskat. Detta därför att ett gott samarbete med arbetsförmedlingen har etablerats, med regelbundna träffar med speciellt utsedda kontaktpersoner. En riskfaktor som tillkommit är att det i deltagargruppen finns en stor procent av frånvaro från praktiken hos en del personer (bilaga 1) Samverkan Varje månad träffas alla samverkanspartners i projektet, två arbetsförmedlare samt samordnare från socialförvaltningen och vård- och omsorgsförvaltningen. Vid dessa gemensamma träffar lyfts frågor kring deltagarnas medverkan och utveckling, eventuella problem som uppkommer, frågor kring de olika systemen som råder inom området samt erfarenheter från projektet. Arbetsförmedlarna är även tillgängliga för frågor mellan planerade möten. De kan snabbt svara på funderingar som uppkommer, och ge besked gällande deltagares möjligheter till stöd inom arbetsförmedlingens ramar. Samverkan sker även inom kommunens egen verksamhet. Socialförvaltningen och vård och omsorgsförvaltningen lär känna varandras områden och olika inriktning. Vid planering av praktikplatser används bemanningsenhetens kunskap om vikariebehov och deras kunskap om introduktion till nya medarbetare. Arbetsmarknadsenhetens chef informeras om projektets erfarenheter då projektets verksamhet ligger inom deras område. Samverkan har även skett genom att deltagare i projektet fått möjlighet till anställning efter praktik genom deras och arbetsförmedlingens försorg. Arbetsgrupp Arbetsgruppen kommer att förändras då samordnare från socialförvaltningen går till annan tjänst. En ny samordnare kommer att rekryteras internt med start från februari. Projektledaren/samordnaren från vård- och omsorgsförvaltningen arbetar nu 100 % i projektet. Vi gör bedömningen att det är möjligt att byta personal utan alltför stort tapp av kompetens genom att det sker i den senare delen av projektet då mycket av strukturerna är satta samt att vi valt ett arbetssätt med gemensam insyn och delaktighet i varandras områden. Det kan dock vid personalbytet påverka det individuella stödet under en tid då stödet till stor del handlar om trygghet och det etablerats genom att bygga upp en relation. Det kan även till viss del komma att påverka arbetet framåt då den nya samordnaren behöver tid att sätta sig in i arbetet och verksamheten. Styrgrupp Styrgruppens sammansättning har varit konstant. Gruppen består av tre ordinarie medlemmar, representerat från de olika aktörerna i projektet. Vid vartannat styrgruppsmöte inbjuds även ett ytterligare chefsled från varje verksamhet. Utifrån frågor på dagordningen inbjuds även andra deltagare från verksamheter som tangerar projektet och som kan vara aktuella vid en eventuell implementering, samt representant från Samordningsförbundet. 5

7 Sedan projektstart har fyra styrgruppsmöten hållits varav två av dem varit utökade med fler representanter. Styrgruppen är även tillgänglig för frågor som dyker upp mellan de ordinarie träffarna. Uppföljning/utvärdering och rapportering Skriftliga rapporter presenteras till styrgrupp och till Samordningsförbundet. Första delrapporten lämnades i juni 2014, den andra i december 2014 och den sista planeras till maj Slutrapport avges i september SUS, (Sektorsövergripande system för uppföljning av samverkan och finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet), är ett system för att följa upp resultaten av samverkan och finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet. Syftet med systemet är att underlätta lokal, regional och nationell uppföljning av samverkan samt ge möjlighet att kunna leda och styra inom ramen för samverkan. Försäkringskassan är den myndighet som är systemägare för systemet SUS, men systemet är myndighetsgemensamt. Det innebär att de inblandade myndigheterna (Arbetsförmedlingen, kommuner, landsting och Försäkringskassan) har ett gemensamt ansvar för att uppgifter om bland annat insatser, aktiviteter och projekt som finansieras med medel från socialförsäkringen registreras i systemet. I detta projekt kommer SUS- rapporteringen att sträcka sig över perioden då vi inleder arbetet med deltagarna och 2-4 veckor efter avslutad praktik. Detta för att det ska vara möjligt att göra uppföljning efter praktiken och för att det ska vara möjligt för deltagare att behålla kontakten för eventuellt fortsatt stöd. För deltagare som avslutar praktiken i förtid, både på egen begäran eller de som avslutas av oss i projektet sträcker sig SUS-rapporteringen endast till praktikslut. Nulägesbeskrivning Här följer en beskrivning av vad som företagits i arbetsgruppen och hur långt projektet hunnit till dags dato. Studiebesök Vi har fortsatt försökt sätta oss in i verksamheter som vi samarbetar med och med verksamheter som bedriver liknade arbetet Då Arbetsförmedlingens regelverk är så komplext och skiljer sig åt från socialförvaltningens genomförs flera telefonmöten med chef och handläggare där. Vi gör åter ett besök där den 5 september för att ytterligare sätta oss in i systemet. Vid detta möte bestämmer vi hur det fortsatta samarbetet ska utformas så att det blir praktiskt genomförbart och fungerande. Då Bemanningsenheten är den verksamhet inom kommunen som administrerar timanställningar till vård och omsorgsförvaltningen görs ett besök där den 14 augusti. Detta för att förstå den verksamheten och för att efterhöra hur behovet av vikarier ser ut inom olika enheter. Med kunskap om vikariebehovet kan vi möjligen styra praktikplatser till verksamheter som har behov. Dock finns det fler tungt vägande faktorer som avgör var en praktik ska bedrivas och det är inte alltid bäst att det är på enheter med stort vikariebehov. En fortsatt kontakt med bemanningsenheten upprätthålls via telefon och e-post och vid behov fysiska träffar. 6

8 Den 26 augusti görs åter ett besök på arbetsmarknadsenheten, Östersunds kommun, för att inhämta ytterligare kunskap om den verksamhet som bedrivs för vuxna där. Kommunal är den fackliga organisation som funnits med när projektet diskuterats i Förvaltningsledning på Östersunds kommun. Då de är en part som undertecknar avtalen för praktik görs ett besök den 26 augusti hos deras representant. Detta för att det inte ska finnas några frågetecken kring praktiken och för att de ska känna sig informerade. Aktiviteter i samordningsförbundets regi Flera gemensamma sammankomster i samordningsförbundets regi har genomförts. Den 3 oktober inbjöds till en samjamt-dag och den 11 november anordnar samordningsförbundet en projektledardag. Dessa dagar är värdefulla då de ger en möjlighet till erfarenhetsutbyte med andra projekt och projektledare. Vi i projektet har även stöd av en processstödjare från förbundet. Arbetet med att delta i utvecklingen av projektverktyget Dreamler avslutas av förbundet då verktyget inte utvecklats i den takt som önskats. Urval enheter och deltagare De enheter som i första omgången kom att delta i projektet var; Fältvägen i Torvalla, Solsången på Körfältet, Tallbacka på Solliden och Hemgården i Fåker. I den andra omgången kom Mobacka på Solliden, Slåttergården och Barkvägen i Torvalla samt Frösöstrand och Västervik på Frösön att delta. Urvalen kom till stor del att basera sig på praktikdeltagarnas bostadsort samt enheternas möjlighet att erbjuda de enskilda individerna det stöd de hade behov av. Vi har upplevt en positiv anda bland chefer och deras medarbetare för att ta emot praktikanter. Urvalet av handledare på enheten kom i första hand enhetschefer att genomföra utifrån sin kännedom av personalens intresse och personlig förmågor. I en del fall utifrån en diskussion om vilka egenskaper handledaren behövde besitta. På de flesta enheter utsågs två personer att vara handledare. Då vi försökt matcha deltagare och arbetsplats utifrån bådas förutsättningar innebär det att det mesta av arbetet med urvalet av enheter sker parallellt med urvalet av deltagare, detta medför att tiden blir begränsad för att träffa alla arbetsgrupper. Det hade underlättat processen om urvalet av enheter hade kunnat göras innan urvalet av deltagare var klart. Då skulle vi kunnat förbereda enheterna för uppgiften bättre. Vi upplever dock att de enheterna som deltagit i projektet har en stor vana att ta emot nya medarbetare/praktikanter/studenter så de har kunskap och kompetens för uppgiften. Vi har träffat alla chefer och handledare innan praktikstart och på några enheter har vi haft möjlighet att även träffa arbetsgruppen innan praktikstart. Urvalsprocessen gällande deltagare går som planerat genom socialsekreterare på socialförvaltningen som först identifierar möjliga personer. Därefter diskuterar socialsekreterare klienterna med samordnare från socialförvaltningen och först därefter diskuterade vi i projektet möjligheter och förutsättningar för de enskilda individerna. För de som tidigare befunnit sig inom vård och omsorgsförvaltningen, antingen genom arbetet eller tidigare praktik efterfrågas om samtycke att ta referenser. 7

9 Detta görs endast för att efterhöra om det finns speciella skäl till att de inte är kvar inom verksamheten och för att identifiera eventuella behov av utökat stöd för att återinträda. Innan processen fortskrider behöver även arbetsförmedlingen kontaktas för att se om de kan bevilja praktik för individen. Detta behöver vara helt klart innan ytterligare kontakt tas med individen och erbjudande om praktik utgår. Under urvalsprocessen ingår ett stort mått av motiverande och jag-stärkande samtal till deltagarna. För några är det ett stort steg att prova en bransch de inte har någon erfarenhet ifrån och för andra kan det finnas ett motstånd mot praktik som de upplever inte leder någonstans då de tidigare gjort flera praktiker. I detta arbete ingår även att identifiera individens behov. I den första urvalsprocessen identifierades 17 personer av socialsekreterare som möjliga deltagare till projektet. En stor andel tackade nej till deltagande, bland annat av fysiska och psykiska begränsningar och problem med barnomsorg. Kvar blev fem personer, tre kvinnor och två män i åldrarna år. I nästa urval identifierades 11 personer och fem personer kom att ingå i den gruppen, fyra kvinnor och en man i åldrarna år. Under senare delen av november påbörjades rekryteringen till den tredje gruppen. Sex personer identifierades och gruppen kom att bestå av fyra personer, två män och två kvinnor i åldrarna år Sammantaget har projektet fått förfrågningar från socialsekreterare om 34 personer och 14 personer skrivits in i projektet. Medelåldern är 37 år och gruppen har haft försörjningsstöd upp till 7 år. Sammanlagt i de tre grupperna har fem personer med annan språkbakgrund än svenska deltagit. Utbildningsnivån för deltagarna är mellan grundskola till högskola/universitet och fyra personer har en undersköterskeutbildning. Matchning deltagare och praktikplats I arbetet med att matcha deltagare och enhet kom som tidigare beskrivits bostadsorten att ha stor betydelse, detta utifrån möjlighet att transportera sig till arbetsplatsen. Då flera deltagare har tidigare erfarenhet av vården har även flera av dem erfarenhet från vissa av våra äldreboenden. Vi har valt att inte placera dem på samma arbetsplats där de tidigare befunnit sig och det valet baserar sig på att de ska få möjlighet att komma till en ny arena med nya möjligheter. På grund av sekretess är det omöjligt att helt öppet beskriva svårigheter som deltagarna kan ha utan det måste vara deltagares eget val vad de vill delge sin/sina handledare. En del saker har de dock varit öppna med och för dem som tidigare varit timanställda men avslutat sin anställning finns det ibland svårigheter som vi kunnat arbeta öppet med Det är viktigt att göra matchningen så fort det är möjligt så att arbetet med att skriva avtal med praktikplatsen kan inledas. Dessa avtal skrivs mellan arbetsförmedlingen (deltagarens handläggare), enhetschef på boendet samt facklig företrädare. 8

10 Introduktion och förberedelse inför praktik till deltagare och handledare Introduktionen till den andra gruppen byggde vidare på det material vi använde oss av vid det första tillfället. Vi träffades i grupp och även denna gång i lokaler på Rådhuset. Vi har även denna gång använt materialet flexibelt utifrån deltagarnas tidigare erfarenhet och utifrån deras delaktighet i diskussionerna. Introduktionen består av fyra gruppträffar innan praktikstart och en träff under praktiken. Båda grupper har efter varje träff fått ge en anonym reflektion över tillfället. helt OK mycket och bra information längtar tills praktiken börjar mina ord för dagen är omtänksamhet och förståelse alla människor är lika värda tack för god morotskaka det här har varit lärorikt och mycket kul att få vara med om lärorikt och intressant Åtta deltagare i introduktionen De har även efter praktikstart ombetts svara på frågor kring introduktionen och upplägget som helhet (bilaga 2). Där uppger de flesta att det var positivt att träffas i grupp och få teoretisk introduktion. Flera efterfrågade även praktisk introduktion vad gäller till exempel lyftteknik. En deltagare hade önskat mer information om palliativ vård. Samtliga deltagare upplevde det som värdefullt att få göra ett studiebesök på arbetsplatsen och träffa handledarna före praktikstart. Deltagarnas erfarenheter och synpunkter tas tillvara i den utveckling vi gör av materialet och upplägget. Introduktionen till handledare sker inte på samma sätt. Det finns inte utrymme i en undersköterskas vardag att gå från arbetet och det finns inte utrymme för enheterna att bekosta vikarier. Introduktionen har skett på så sätt att varje praktikdeltagare gör ett studiebesök innan praktikstart och får vid det tillfället träffa sin/sina handledare och då berätta lite om sig själv. Vid de tillfällen då det finns speciella omständigheter eller svårigheter har samordnarna kontakt med handledare innan för att stötta och fånga upp funderingar. Uppföljning deltagare, handledare, socialsekreterare och enhetschefer Uppföljning av praktiken påbörjats andra veckan de är ute på arbetsplatsen. Då gör båda samordnarna ett gemensamt besök och träffar deltagare och handledare. Detta görs för att snabbt fånga upp frågor och upplevelser. Därefter följer en regelbunden uppföljning som för de flesta sker varannan vecka. Vi ser dock till de individuella behoven och önskemålen och anpassar besöken utifrån det. Vid den andra träffen använder vi en hjälpmall med frågor för att strukturerat följa upp hur praktiken fortlöper, vilken utveckling som skett och vad som behöver utvecklas mer. Detta görs för att ge deltagare och handledare ett verktyg och ett mål att arbeta mot (bilaga 3). 9

11 Vi försöker att vid varje tillfälle vi besöker deltagare även träffa handledare. Ibland är det inte möjligt då handledare inte har utrymme i sitt arbete att gå ifrån, men vi kan vid de tillfällena inhämta information via telefon. Vi har även haft en gemensam träff dit alla handledare inbjöds och elva stycken hade möjlighet att delta. Vid denna träff fokuserade vi på att ta del av handledares erfarenhet och behov samt att ge deltagarna möjlighet att delge varandra erfarenheter. Vid handledning får man reflektera och definiera sin yrkesroll Om jag vet mer om bakgrunden kan jag stötta deltagaren bättre Det behövs tid för handledning Det vore bra med mer utbildning, att få gå handledarutbildning Är bra med en mentor, någon att bolla med Fem handledande undersköterskor I januari planeras ännu en träff för handledare Den 19 november träffade vi tre socialsekreterare för att efterhöra hur de upplevt projektet och arbetsuppgiften med att göra det första urvalet bland sina klienter. De var positivt inställda till projektet och uttryckte att det inte tagit tid från deras ordinarie arbete eftersom det varit en enkel hantering utan många formella beslutsvägar. Har varit smidigt, inte så krångligt. Det har inte behövts en lång uppsats Har inte känts besvärligt, bra att bolla tankar Två ansvariga socialsekreterare Till viss del hade det till och med inneburit en minskad arbetsbelastning då samordnare från socialförvaltningen följt deltagaren under praktiken och socialsekreteraren inte behövt kalla till träffar. Har även till viss del frigjort tid när samordnare tagit ansvar för individen Ansvarig socialsekreterare Ett önskemål framkom dock som gällde informationsöverföring från projektet. Kommunikationen behöver utvecklas så att socialsekreteraren blir mer informerad om hur praktiken fortlöper för dennes klient. Uppföljning med enhetschefer sker genom personliga träffar och telefonkontakter. Det har inte framkommit att praktiken inneburit någon ökad arbetsbelastning för cheferna. Flera har sett det som en möjlighet att rekrytera nya vikarier. Det har varit positivt och inte genererat mer arbete Ansvarig enhetschef på praktikplatsen Informationsspridning På samordningsförbundets hemsida publiceras delrapporter och slutrapport. Information läggs ut på kommunens intranät och hänvisar med länk till samordningsförbundet Information sprids även genom att samordnare i projektet ibland deltar i socialsekreterarnas behandlingskonferenser och även deltar då enhetscheferna på de särskilda boendena har träffar samt ledningsträffar inom socialförvaltningen och vård- och omsorgsförvaltningen. 10

12 För att hålla intressenter informerade produceras lägesbrev som tillsänds sektorschefer och enhetschefer inom vård- och omsorgsförvaltningen, chefer och arbetsförmedlare på arbetsförmedlingen samt till teamchefer och socialsekreterare på socialförvaltningen. Inventering befintliga organisationer Inom kommunen finns en uppbyggd verksamhet som ansvarar för introduktionen till nyanställd personal samt till vikarier. Grunden i introduktionen är likartad men den vi bedrivit i dessa grupper är mer anpassad till de enskilda individernas förutsättningar och sker i mindre grupper. Om möjlighet frigörs skulle befintlig verksamhet kunna rymma en del av detta. Dessutom är det så att för deltagare i projektet som erbjuds arbete som timvikarie kommer de att delta i kompetensgruppens introduktion för nyanställda så för dessa deltagare blir det en hel del upprepningar Ett annat område är arbetsmarknadsenhetens verksamhet. De har Navigatorcentrum för ungdomar och den verksamheten liknar det arbete vi bedriver i projektet, och där finns erfarenhet att arbeta med individuellt stöd. Dock har de ett större antal individer de stöttar än vad som varit fallet under projektet. Inom socialförvaltningen finns en vana bland socialsekreterare att söka efter passande insats för individen, och om möjligheter ges, att slussa dem vidare till verksamhet som passar. Implementering Detta arbete fortgår under hela projektet. Det är en process som löper parallellt med allt annat arbete och syftar till att idéer som framkommer i projektet och som bedöms vara av värde att arbeta vidare med förankras och ges möjlighet att fortleva i ordinarie verksamhet. Styrgruppen delges erfarenheter från projektet som ett underlag i deras vidare tankar kring implementering och en preliminär implementeringsplan kommer att skapas. Finansiering Projektet finansieras av Samordningsförbundet Jämtland och budget löper utan anmärkning. Projektet har inte rekvirerat hela det tänkta beloppet, men det kan delvis förklaras med att en samordnare anställdes lite senare än planerat och den andra samordnaren inte arbetade heltid den första tiden. Nästa rekvisition av medel kommer att göras den 15 januari Reflektioner Vilka har deltagit i projektet Målgruppen tycks inte vara så stor som kalkylerat så ålderskriteriet förändrades till att även gälla personer under 25 år togs. Det har visserligen funnits förslag på deltagare från socialsekreterare men vid diskussioner framkommer faktorer som påverkar möjligheten att arbeta inom vården. Dessa faktorer är bland annat fysiska nedsättningar och alltför bristfälligt språk. Trots förändringen av ålderskriteriet är de flesta deltagarna fortfarande över 25 år. 11

13 Glädjande har det inte varit svårt att finna praktikplatser till deltagarna. Enheterna har varit positiva till att ta emot deltagare i projektet och i dagsläget har nio av femton enheter som drivs i kommunal regi deltagit och två ytterligare kommer att inlemmas i januari Vi har erbjudit externa utförare att delta i projektet men de har av olika själ tackat nej, framförallt strukturella förändringar inom deras organisationer. Ny i vården, stämmer det? Begrepp och hur vi benämner saker har stor betydelse för hur saker uppfattas. Det hade varit lättare att arbeta under ett annat projektnamn som inte så entydigt hänvisar till att vara ny i vården. Det har i arbetet visat sig att de flesta av våra deltagare (85 %, n=12) har erfarenhet av vårdarbete och för en del har det uppstått ett motstånd då de känt att de inte passar in i urvalsgruppen då de har flerårig vana eller utbildning. För enheterna förespeglas att deltagarna står utan erfarenhet och det kan om det inte tydligt framgår hämma utveckling och ansvarstagande. Samverkan en arbetsmetod Projektet har tydligt visat på vinster för individen med samverkan, framförallt samverkan mellan socialförvaltningen och arbetsförmedlingen. Det har i flera fall uppdagats ett större behov av stöd till individerna än vad som tidigare varit känt. Detta är förståeligt utifrån att vi i projektet haft tid och möjlighet att bättre bygga upp en relation med deltagare och därmed göra en djupare kartläggning utifrån den enskilde individens förutsättningar och behov. Detta har i flera fall resulterat i ett annat stöd och möjlighet från arbetsförmedlingen till individen. Samverkan mellan förvaltningarna i Östersunds kommun har även utvecklats främst genom att insyn skapats i de olika förvaltningarnas områden. Socialförvaltningen har fått en större insyn i vad arbete inom vård och omsorg innebär och vilka förutsättningar individen behöver besitta för att bli anställningsbar inom vårdyrken. De har även fått en inblick i faktorer som kan vara ett hinder för arbete inom vårdsektorn. Vård och omsorgsförvaltningen har genom projektet sett att det inom kommunen finns mänskliga resurser som med rätt stöd kan komma att bli en tillgång. De behöver inte alltid hjälp med att lära sig vårdarbetet utan vi behöver vara ett stöd för att bygga socialt självförtroende Handledande undersköterska Är så roligt att kommer att få anställning via arbetsmarknadsenheten - så har hon god tid på sig - blir säkert en jättebra sommarvikarie Ansvarig enhetschef Rekrytera och matcha deltagare och arbetsplatser Inför de senaste rekryteringsomgångarna har vi sett ett minskat antal förslag från socialsekreterare på deltagare. Det kan tyda på att det inte finns fler i målgruppen som även uppfyller inklusionskriterierna till vård och omsorg men det finns sannolikt fler deltagare för satsningar inom andra branscher. Det är dock inget vi inventerat just nu. 12

14 För socialsekreterares möjlighet att rekrytera bland sina klienter är det bra om inte urvalsprocessen ligger före jul och sommar. Detta då det vid dessa tider är en ökad arbetsbelastning för dem och då minskar tiden de kan lägga på denna extrauppgift. Att rekrytera praktikplatser kan med tiden försvåras då det är ett stort ansvar att ta emot någon på en tre månaders praktik och detta konkurrerar med alla andra åtaganden enheterna har gällande praktikanter och studenter. Vi tror att det är viktigt att ge enheterna utrymme att tacka nej om de känner att det inte finns utrymme i verksamheten Det har med tydlighet visat sig hur viktig matchningen deltagare/handledare-arbetsplats är för en lyckad praktik. Att vara lyhörd för de behov som individen har men även att de som får uppdraget som handledare har en vilja att ge det stöd som behövs. Svårigheter vid matchning är att inte fullt ut kunna avslöja behov på grund av sekretess. Det måste vara individen själv som bestämmer vad de vill delge arbetsplatsen och inte. Detta är även ett medvetet ställningstagande från projektets sida då vi vill att alla ska ges en möjlighet utifrån sin situation i dagsläget. På försök ska vi till kommande grupp erbjuda deltagare att formulera ett brev till arbetsplatserna där de själva väljer vilken information de vill dela med sig av, vilka förväntningar och mål de har med praktiken samt vilka eventuella behov av stöd de upplever sig ha. En annan svårighet vid matchningen är att det i vissa fall är svårt med busstrafiken till arbetsplatsen. Det är svårt vid arbete på obekväm arbetstid att ta sig till och från arbetsplatsen. Detta har gjort att vi vid urvalet även beaktat bostadsort. Att arbetsplatsen ligger så tillgängligt som möjligt från hemmet ger även bättre förutsättningar vid en eventuell timanställning. Innan praktikstart Båda grupperna har genomgått introduktion där vi träffat gruppen fyra gånger. Vi har även för den ena gruppen haft en gruppträff under praktikens senare hälft. Det var inte möjligt vid nästa grupp då vi inte hade mer än två av fem deltagare kvar i projektet. Vi har varit flexibla i vårt upplägg vid introduktionen då grupperna haft olika behov och förutsättningar. Det är stor skillnad kunskapsmässigt hos deltagarna, några är färdigutbildande undersköterskor men de har inte hunnit befästa sin kunskap då de inte arbetat efter utbildningen, några har flerårig vana från vårdarbete och ett fåtal har ingen erfarenhet alls. Detta gör att materialet för några kan upplevas som en upprepning och för andra vara helt ny kunskap. Introduktionen lägger stor vikt vid bemötande, etik och personcentrerad omvårdnad och deltagarnas egna erfarenheter. Alla väljer dock på vilket sätt och om de vill vara delaktiga i diskussioner. Som beskrivits tidigare är det inte en homogen grupp människor utifrån likartade yttre kriterier. En del kan uppleva det som ett stort steg att ta plats i en grupp de inte känner. Alla gör studiebesök på den arbetsplats som blivit utsedd och det har av deltagarna upplevts positivt. Trots att vi under introduktionen varit tydliga i vikten av att passa tider, komma på arbetet när man ska och hur de ska meddela arbetsplatsen att de är sjuka ser vi att det inte blir självklart för alla deltagare. Några har svårigheter med de sociala kontrakt som finns på arbetsplatser. 13

15 Vilka stödbehov har framkommit Trots att projektet till i december inte haft mer än 14 deltagare har vi med tydlighet sett att alla individer haft ett utökat stödbehov för att ta sig in på arbetsmarknaden. Båda grupperna har haft ett stort behov av stöd men det har varit av skiftande karaktär. De allra flesta har behövt motiverande och jag-stärkande samtal. För några har behovet kvarstått under hela projektet och för andra har det varit störst i det inledande skedet. Att upptäcka och se vad individen behöver för stöttning utvecklas under tid, det är svårt att under korta och enstaka möten se det faktiska stödbehovet. Det är även svårt för individen att vara ärlig och berätta om svårigheter vid ytliga och korta kontakter med olika myndighetspersoner. Kartläggningsprocessen över faktiska behov och resurser startar vid de inledande kontakterna och fortgår under introduktionen och den fortsatta kontakten under praktiken. Fokus ligger på att identifiera individens behov med störst fokusering på styrkor utan att förringa svårigheter och rädslor. Viktigt är att stödpersonen är tillgänglig och att det snabbt är möjligt att få kontakt. Ibland räcker det med stödsamtal i telefon men andra behöver träffas fysiskt för samtal. Tillgängligheten gäller även att vara ett stöd/följeslagare i kontakter och möten med andra instanser, exempelvis arbetsförmedlingen, utbildningsanordnare och bemanningsenheten. Stödet är även att matcha deltagaren och praktikplatsen. Det är viktigt att arbetsplatsen kan möta individen och att de har förståelse för olika behov. Även personkemin påverkar men det är en faktor som inte går att matcha då det inte är möjligt för deltagare och handledare att själva välja. Vi försöker att se till de faktiska behoven, exempelvis utökad trygghet eller tydlighet/gränsdragning och förmedlar det till chef som med sin personkännedom kan göra urvalet av handledare. För några deltagare vi tagit in i projektet har det uppdagats ett behov av en annan verksamhet innan praktikstart då vi sett svårigheter att kliva in i ordinarie verksamhet. De har inte varit redo för alla de krav vad gäller närvaro och förmåga att ta eget ansvar. Många saknar den arbetslivserfarenhet som gör att de kan sakna en känsla för värdet av ett arbete och att deras insats är värdefull. Det har för en del varit svårigheter att uppfatta så kallade sociala kontrakt, alltså arbetslivets etiska koder. För deras del hade det varit bättre med en verksamhet som eventuellt utrett dem vad gäller speciella stödbehov eller förberett dem för arbetslivets krav och förväntningar. En sådan verksamhet behöver dock vara strukturerad och inriktad på just de uppdagade svårigheterna och med en tydlig och regelbunden uppföljning Några deltagare har visat en stor utvecklingspotential men det är viktigt med tillräckligt lång tid och anpassat stöd och stöttning från handledare. Viktigt har även varit de strukturerade uppföljningar som gjorts för att uppmärksamma eventuella problem och behov av extra stöd i omvårdnadsarbetet. Det har med tydlighet visat sig att det finns hinder för att själv ta sig in på arbetsmarknaden. Stödet till enheterna och handledarna är inte lika tydligt. Viktigt har dock även här varit tillgängligheten från kontaktperson, att det finns en person att vända sig till när det uppstår frågor eller problem. En del i stödet till handledarna var gruppträff, dock är det inte möjligt att genomföra dessa så ofta och behovet är kanske inte heller så stort för täta träffar. Däremot tyckte de närvarande att det var av stort värde att träffa varandra och där få diskutera andra handledares erfarenheter. 14

16 Det framkommer önskemål från handledare att de behöver handledarutbildning och att de önskar mer kunskap om integration och etniska skillnader. Behovet av tid framhålls, att de har utrymme i sitt arbete för detta uppdrag. Det medför ett extra engagemang och tid behövs för handledning och reflektion. Vad gäller behovet av språkstöd har projektet endast haft fem deltagare med annan språkbakgrund än svenska. Flera av dem har tidigare sökt arbete via bemanningsenheten men inte erbjudits timanställning. Projektet har således inte så stora erfarenheter av hur vi tillsammans ska föra dessa personer närmare samhället och arbete. Ett hinder för dem kan ha varit att de inte fått en chans att faktiskt visa upp sin språkkunskap då det vid korta kontakter och med nervositet kan försämra deras faktiska språkkunskaper. Vi har dock i projektet försökt att vara tydliga i att det är av största vikt att fortsätta utveckla sitt svenska språk, både muntligt och skriftligt, för att göra sig anställningsbar och att verkligen tala om när de inte förstår. Detta för att vår tidigare erfarenhet säger att flera säger sig förstå trots att så inte är fallet. Det kan bero på kulturella skillnader eller att de inte vill uppfattas som okunniga. Vi har inte tagit in personer i projektet med mycket stora språksvårigheter då den handledande personalen inte mäktar med att ge dem den tid de behöver och att det inte är realistiskt att de efter praktik faktiskt bli timanställd eller går direkt till studier. Att hela tiden försöka förklara enkla ord och saker blir en belastning då det tar sådan tid Handledande undersköterska Har projektet haft någon betydelse för deltagare För deltagare i projektet har det inneburit att faktiskt få in en fot i yrkeslivet med en framtida möjlighet till egen försörjning. Klart är att dessa personer inte skulle ha erbjudits den möjligheten med endast tre dagars introduktion som är det vanliga inom vården utan de behöver en längre tid för att växa in i arbetet. Flera av dem har tidigare försökt att ta sig in via bemanningsenheten men utan att lyckas. Många har även ett behov av att bygga upp självkänsla och självförtroende för att våga ta för sig och att kliva in i en arbetsgrupp. Vi har även erbjudit några deltagare möjlighet att förlägga sista delen av sin praktik till annan enhet med stort vikariebehov för att maximera deras möjligheter att försörja sig som timanställda eller så har arbetsförmedlingen beviljat förlängning av praktiken med ett par veckor för samma syfte. Detta har gällt personer som fått extra arbete på den enhet de praktiserat men där vi ser att det inte kommer att göra dem självförsörjande. Vi kan idag se att av de sex personer som fullföljt/är ute på praktik, har fem personer antingen erbjudits arbete som timanställd helt bekostad av de enheter som de arbetar på, arbete 6 månader som undersköterska 100 % samfinansierat av arbetsförmedlingen och arbetsmarknadsenheten eller ett arbete som vårdbiträde/personlig assistent på 50 %. En person planerar övergång till undersköterskestudier. Fyra personer är inskrivna i projektet och har påbörjat introduktionen men ej påbörjat sin praktik ännu. Även för de personer som avbrutit projektet ser vi det som en möjlighet för dem att få rätt stödinsats från arbetsförmedlingen då överlämning har gjorts till ansvarig arbetsförmedlare 15

17 där deltagarens resurser och utvecklingsområden har beskrivits. Deltagare får också möjligen en egen insikt om vilket yrkesval som känns rätt Svårigheter som framkommit under projekttiden Svårigheter i projektet är att finna rätt matchning, att ge den enskilde individen så bra förutsättningar som möjligt att växa och utvecklas. Praktiska problem som uppstår kan vara svårigheter med barnomsorg för deltagare utan ett socialt nätverk och möjligheten att med buss ta sig till och från arbetsplatsen på obekväm arbetstid. Det kan även vara så triviala saker som bra arbetsskor. Att de ekonomiska möjligheterna inte inrymmer inköp av extra skor. En annan svårighet uppdagar sig när det gäller att erbjudas timanställning via bemanningsenheten. För att vara tillgänglig för arbete behövs en dator för att finnas i systemet som vikarie. Trots att det i samhället finns möjligheter till åtkomst av dator på exempelvis bibliotek är det svårt att varje dag kontrollera sin datakalender då arbetspassen bokas in på det sättet. Det finns även svårigheter för några då de saknar datavana och det inte finns något stöd från arbetsförmedlingen gällande basala datakunskaper. Deltagare kan ha svårigheter som gör att det inte är lämpligt att fortsätta praktiken. Vi har vid två tillfällen avbrutit praktik för deltagare redan efter tre veckor och det har skett då vi inte sett en reell chans för deltagarna att komma in och arbeta som timvikarie efter tre månader av olika anledningar. Då ser vi det som slöseri med handledares tid och insats och även deltagarnas tid och engagemang och vi anser då att det riktiga är att avbryta och ge deltagare en chans till en annan inriktning stödd av arbetsförmedlingen. Slutsats Trots ett relativt litet material kan vi se att det för individer är viktigt med ett individuellt anpassat stöd för att närma sig arbetsmarknaden. Det behövs tillräckligt med tid för att bygga relationer så att en karläggning av styrkor och svagheter ska bli rättvis. Vi kunde även se att det bland några av deltagarna fanns ett behov av en annan insats innan praktikstart i en ordinarie verksamhet. De hade varit hjälpta av att börja i en verksamhet där de getts möjlighet att träna på de saker som behöver fungera när man är på en arbetsplats. Bland annat att fånga upp så kallade sociala kontrakt och träna att gå till ett arbete regelbundet och på fasta tider. Generellt är personalen på särskilt boende bra på att möta och ta emot praktikanter men de uppger att de önskar att fler får handledarutbildning och att det ges tid till uppdraget. Vi har även dragit lärdomar kring tidsplanering i projekt. En praktikperiod kan inte starta eller fortgå under de tider då det är mycket semestrar (juni-augusti och jul-trettonhelgen). Då är det många vikarier som arbetar och även om de gör ett alldeles utmärkt arbete har de inte förutsättningar att även vara handledare. Det är även en tid som socialsekreterare har en ökad arbetsbelastning och då har de inte tid och möjlighet att arbeta med att rekrytera deltagare till ett projekt. Därför är det viktigt att planera praktikgrupperna tidsmässigt. Vi vill även att de ska ges de bästa förutsättningarna för att få timanställning och då är det optimalt att sluta sin praktik innan sommarsemestrar och innan jul för att ges möjlighet att börja arbeta timmar. 16